1
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dibahas topik penelitian yang diangkat diikuti alasan pengambilan topik tersebut, serta bagaimana cara penulis melakukan pendekatan dalam melakukan penelitian ini. Dimulai dari topik pembahasan yang diangkat kemudian diturunkan menjadi pemaparan masalah pada perusahaan yang akan menjadi dasar penulis dalam melakukan penelitian. Dari masalah yang dipaparkan, penulis batasi dengan lingkup yang sesuai yang akan menjadi bahan penelitian ini.
I.1 Latar Belakang
Pada era modern saat ini, perkembangan teknologi informasi dimanfaatkan oleh manusia untuk menyelesaikan semua pekerjaan dan segala aspek kehidupan yang ditandai oleh berkembangnya Teknologi Informasi. Selain berdampak pada segala aspek kehidupan manusia, perkembangan teknologi informasi juga berdampak pada perilaku perusahaan dalam melakukan peta persaingan (Aulia et al., 2017).
Dalam penerapannya, Teknologi Informasi ini juga memiliki peran penting bagi perusahaan dalam mewujudkan kinerja yang lebih cepat, akurat, transparan serta handal dalam mengolah dan menyediakan informasi - informasi yang dibutuhkan oleh para stakeholder (Supriatna, 2010). Teknologi Informasi yang tepat dapat mewujudkan organisasi yang efektif dan efisien jika keselarasan strategi TI dan strategi bisnis diutamakan (Olsen & Trelsgård, 2016). Namun, tidak semua perusahaan mampu mengimplementasikan dan mengembangkan teknologi informasi yang bersesuaian dengan kebutuhan perusahaan. Salah satunya yaitu PT Mandiri Mutu Sertifikasi .
PT Mandiri Mutu Sertifikasi merupakan perusahaan jasa yang bergerak dibidang standar Verifikasi Legalitas Kayu (VLK) untuk menjamin bahwa produksi kayu yang dihasilkan adalah legal dan bersumber dari hasil hutan yang legal. PT Mandiri Mutu sertifikasi memiliki 6 fungsi dalam menjalankan kegiatan bisnisnya yaitu fungsi Sertifikasi, fungsi Tata Kelola Kebijakan, fungsi Manajemen Umum dan Keuangan, fungsi Service, fungsi Pengelolaan teknologi, dan fungsi Sumber Daya Manusia (SDM). Salah satu fungsi PT Mandiri Mutu Sertifikasi yang diambil sebagai topik penelitian kali ini adalah fungsi Manajemen Umum dan Keuangan. Fungsi Manajemen Umum dan Keuangan merupakan fungsi
2
pendukung yang bertanggung jawab dalam mengelola dan menyimpan segala berkas, memanajemen keuangan, dan memasarkan layanan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Selain itu, fungsi Manajemen Umum dan Keuangan juga bertanggung jawab dalam menyediakan informasi yang dapat diakses oleh fungsi lain yang membutuhkan, sebagai contoh yaitu auditor yang membutuhkan data pada saat turun ke lapangan.
Seiring berjalannya waktu, fungsi Manajemen Umum dan Keuangan tidak dapat menyesuaikan dengan cepat perkembangan teknologi yang ada. Hal ini ditandai dengan tidak maksimalnya respon yang diberikan oleh fungsi Manajemen Umum dan Keuangan kepada Unit Bisnis terkait khususnya fungsi Sertifikasi, dimana fungsi Sertifikasi merupakan fungsi utama dalam kegiatan operasional bisnis perusahaan. Respon yang tidak maksimal dipengaruhi oleh penggunaan sistem yang belum terintegrasi dengan baik, pengelolaan database yang tidak terpusat, dan penggunaan aplikasi yang implementasinya belum sesuai dengan kebutuhan perusahaan maupun meningkatkan operasional bisnis perusahaan. Salah satu sistem yang digunakan adalah Microsoft Office.
Terbatasnya sistem dalam Microsoft Office menyebabkan belum terintegrasinya data antara fungsi sertifikasi dengan fungsi Manajemen Umum dan Keuangan berupa data hasil sertifikasi oleh auditor pada saat dilapangan tidak ter-update secara real time dengan database yang dimiliki kantor pusat serta belum ada sinkronisasi antara data penerbitan v-legal dengan penagihannya. Selain berdampak pada internal perusahaan, kendala tersebut juga menimbulkan keluhan bagi pelanggan yang menyebabkan terjadinya penurunan tingkat loyalitas pelanggan sebesar 46,43% selama setahun terakhir. Hal ini dibuktikan berdasarkan hasil wawancara kepada pihak perusahaan yang menyatakan bahwa terdapat keluhan langsung oleh klien mengenai pelayanan proses sertifikasi.
Untuk itu diperlukan optimalisasi implementasi dari pengembangan aplikasi ataupun penyelarasan kebutuhan bisnis dan teknologi melalui perencanaan yang baik. Salah satu perencanaan tersebut bisa menggunakan Enterprise Architecture (EA).
Menurut (Syynimaa, 2015), Enterprise Architecture berisi deskripsi formal
3
mengenai keadaan perusahaan saat ini dan dimasa yang akan datang diikuti perubahan terkelola untuk mencapai tujuan pemangku kepentingan dan memberikan nilai bagi perusahaan. EA yang baik dapat mewujudkan keselarasan antara teknologi informasi dan kebutuhan bisnis yang memberikan keuntungan kepada perusahaan itu sendiri. Ada beberapa keuntungan yang didapatkan perusahaan dengan membangun EA yang baik yaitu, operasi teknologi informasi dan bisnis menjadi lebih cepat, sederhana, dan efisien dan meminimalisir risiko yang muncul (Setiawan, 2016).
Berdasarkan kondisi dan fakta mendukung diatas, penulis mengajukan penggunaan framework TOGAF (The Open Group Architecture Framework) dengan metode TOGAF ADM dalam perancangan enterprise architecture sebagai solusi untuk mengatasi permasalahan yang ada di fungsi Manajemen Umum dan Keuangan. Baik dengan menyelaraskan ataupun mengoptimalkan strategi bisnis dan strategi teknologi informasi perusahaan guna mencapai tujuan perusahaan khususnya pada fungsi Manajemen Umum dan Keuangan di PT Mandiri Mutu Sertifikasi.
I.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, adapun rumusan masalah yang ada pada penelitian ini adalah:
1. Bagaimana rancangan Enterprise Architecture dengan metode TOGAF ADM yang dapat mengoptimalkan proses pada fungsi Manajemen Umum dan Keuangan di PT Mandiri Mutu Sertifikasi?
2. Bagaimana rancangan IT Roadmap sebagai acuan perusahaan dalam pengembangan teknologi informasi sehingga memaksimalkan fungsi Manajemen Umum dan Keuangan pada PT Mandiri Mutu Sertifikasi?
I.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Merancang dan menghasilkan kerangka model berupa blueprint enterprise architecture menggunakan TOGAF ADM, yang sesuai dengan kebutuhan
4
akan optimalisasi proses pada fungsi Manajemen Umum dan Keuangan PT Mandiri Mutu Sertifikasi.
2. Menghasilkan rancangan IT Roadmap sebagai acuan perusahaan dalam pengembangan teknologi sehingga memaksimalkan fungsi Manajemen Umum dan Keuangan PT Mandiri Mutu Sertifikasi.
I.4 Batasan Penelitian
Batasan masalah dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Pada metode TOGAF ADM 9.1 yang digunakan dalam perancangan memiliki beberapa fase, dimulai dari Preliminary Phase, Architecture Vision, Business Architecture, Information Architecture, Technology Architecture, Opportunities and Solution, sampai Migration Planning. .
2. Hanya pada konteks perusahaan PT Mandiri Mutu Sertifikasi dan sumber data yang disediakan mengingat kebijakan perusahaan.
I.5 Manfaat Penelitian
Diharapkan dengan adanya penelitian ini dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
1. Bagi perusahaan:
a. Dengan memberikan sebuah blueprint rancangan enterprise architecture menggunakan pendekatan TOGAF pada fungsi Manajemen Umum dan Keuangan, dapat mewujudkan keselarasan strategi bisnis dan strategi TI sehingga terciptanya proses bisnis yang optimal dengan didukung teknologi informasi yang handal. Hal tersebut dapat menyelesaikan permasalahan pada proses yang tidak maksimal dalam memberikan respon dan penggunaan aplikasi yang belum mendukung dalam meningkatkan operasional bisnis perusahaan. Sehingga melalui blueprint ini, perusahaan dapat mewujudkan visinya menjadi lembaga sertifikasi yang handal, professional, bertanggung jawab, dan memberikan hasil berdaya guna dengan mengutamakan kepuasan pelanggan.
5
b. Dengan memberikan sebuah IT Roadmap dari hasil rancangan enterprise architecture dapat memaksimalkan pengembangan IT perusahaan pada fungsi Manajemen Umum dan Keuangan PT Mandiri Mutu Sertifikasi.
2. Bagi penelitian:
a. Adanya hasil penelitian ini, diharapkan dapat berguna untuk peneliti lainnya untuk melanjutkan penelitian dan sejenisnya dimasa yang akan datang.
I.6 Sistematika Penulisan
Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut:
Bab I Pendahuluan
Pada bab ini berisi uraian mengenai topik penelitian yang terdiri dari latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Pustaka
Pada bab ini berisi uraian literatur terkait dengan topik penelitian terbaru mengenai enterprise architecture yang butuh kajian melalui penelitian. Bab ini juga berisi literatur yang relevan dengan topik yang diteliti dan dibahas pula penelitian-penelitian sebelumnya.
Bab ini menjelaskan penerapan enterprise architecture di konteks Universitas, baik dari sisi teknologi maupun metode yang diterapkan dalam penelitian sebelumnya terkait dengan EA, framework, TOGAF, dan TOGAF ADM. Bab ini dilanjutkan dengan analisis perbandingan antara solusi-solusi yang diambil untuk memperoleh justifikasi solusi mana yang diterapkan dalam penelitian kali ini.
Bab III Metodologi Penelitian
Bab ini berisi uraian mengenai tahapan – tahapan penelitian secara rinci yang menggambarkan apa saja yang dilakukan pada saat penelitian, dimulai dari fase persiapan hingga fase terakhir enterprise architecture di PT Mandiri Mutu Sertifikasi dan menggambarkannya
6
melalui model konseptual yang berkorelasi dengan keilmuan yang didapat selama perkuliahan.
Bab IV Identifikasi Dan Persiapan
Bab ini berisi penjelasan mengenai deskripsi, profil, key performance indicator, rencana strategis, kondisi aplikasi eksisting, proses bisnis eksisting, dan permasalahan eksisting objek penelitian.
Bab V Analisis dan Perancangan
Bab ini berisi penjelasan mengenai analisis kondisi fungsi Manajemen Umum dan Keuangan yang akan dikembangkan menggunakan perancangan EA dengan TOGAF ADM. Mulai dari fase Preliminary hingga Migration Planning.
Bab VI Kesimpulan dan Saran
Pada bab ini dijelaskan kesimpulan dari penelitian yang dilakukan serta jawaban dari pertanyaan penelitian yang disajikan di pendahuluan. Saran penelitian dikemukakan pada bab ini untuk penelitian selanjutnya.
