PANDUAN PENGGUNAAN SISTEM E-KATALOG
PT PELABUHAN INDONESIA II (PERSERO)
E-KATALOG
PANDUAN PEMBELIAN (E-PURCHASING) KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG PANDUAN PENAYANGAN KATALOG KANTOR PUSAT
ALUR PROSES
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG ALUR PROSES
PENAYANGAN KATALOG KANTOR PUSAT
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
PANDUAN
PENGGUNAAN E-KATALOG
PANDUAN
PENGGUNAAN
E-KATALOG
Step 1 | Buka link aplikasi E-Proc: eprocurement.indonesiaport.co.id
Akses Aplikasi Akses Aplikasi
1
2
3 4
Step 2 | Ke halaman aplikasi CMS & E-Katalog Tekan login, untuk melakukan login ke aplikasi.
Akses Aplikasi
Akses Aplikasi
PANDUAN PENGGUNAAN PENAYANGAN KATALOG
KANTOR PUSAT
PANDUAN PENGGUNAAN PENAYANGAN KATALOG
KANTOR PUSAT
ALUR PROSES
PENAYANGAN KATALOG KANTOR PUSAT
MANUAL PROCESSMANUAL PROCESS
INDETIFIKASI KEBUTUHAN INDETIFIKASI KEBUTUHAN
PENETAPAN PENYEDIA PENETAPAN
PENYEDIA
PEMILIHAN PENYEDIA PEMILIHAN
PENYEDIA
INPUT PRODUK
INPUT PRODUK
CMSCMS BUAT KONTRAK
KATALOG BUAT KONTRAK
KATALOG REVIEW KONTRAK
KATALOG REVIEW KONTRAK
KATALOG START
START REVIEW & DISPOSISIDISPOSISI
PERSETUJUAN REVIEW &
PERSETUJUAN
PRODUK TAYANG PRODUK
TAYANG REVIEW &
PERSETUJUAN PRODUK REVIEW &
PERSETUJUAN PRODUK
END END
E-CATALOGUEE-CATALOGUE
USULAN PENAYANGAN
USULAN PENAYANGAN
Perkiraan volume barang (jika diperlukan);
Pengelompokan klasifikasi produk barang dan jasa sejenis dalam 1 (satu) Kategori atau 1 (satu) Sub-Kategori; dan
Persyaratan bidang dan/atau sub-bidang atau kualifikasi dan/atau sub-kualifikasi Peserta/Calon Penyedia.
Perkiraan volume barang (jika diperlukan);
Pengelompokan klasifikasi produk barang dan jasa sejenis dalam 1 (satu) Kategori atau 1 (satu) Sub-Kategori; dan
Persyaratan bidang dan/atau sub-bidang atau kualifikasi dan/atau sub-kualifikasi Peserta/Calon Penyedia.
Jenis produk (spesifikasi teknis dan merk)
Daftar acuan harga masing-masing produk berdasarkan harga pasar;
Daftar destinasi pengiriman dan acuan biaya;
Jangka waktu penayangan, paling lama 3 (tiga) tahun;
Jenis produk (spesifikasi teknis dan merk)
Daftar acuan harga masing-masing produk berdasarkan harga pasar;
Daftar destinasi pengiriman dan acuan biaya;
Jangka waktu penayangan, paling lama 3 (tiga) tahun;
DOKUMEN PERSYARATAN DOKUMEN PERSYARATAN
REVIEW &
PERSETUJUAN REVIEW &
PERSETUJUAN
TTD
KONTRAK KATALOG TTD
KONTRAK KATALOG KONSOLIDASI
(JIKA ADA) KONSOLIDASI
(JIKA ADA)
PENYELENGGARA KANTOR PUSAT PENYELENGGARA KANTOR PUSAT DIR PENGGUNA
DIR PENGGUNA DIREKTUR
PENYELENGGARA DIREKTUR PENYELENGGARA PENGGUNA
KANTOR PUSAT PENGGUNA
KANTOR PUSAT PENYEDIAPENYEDIA
Step 1 | Login
PENAYANGAN KATALOG
KANTOR PUSAT
PENAYANGAN KATALOG
KANTOR PUSAT
Login Pengguna, isi email & password sesuai dengan user yang ada di aplikasi E-Office.
Setelah melakukan pengisian email, password dan captcha, klik tombol login.
Login Penyedia, isi email & password sesuai dengan user yang ada di aplikasi Vendor Management System (VMS).
Login, menu yang berfungsi untuk melakukan login ke aplikasi. Proses login ini SSO dengan aplikasi E-Office dan VMS.
Step 2 | Buka Menu Manage Catalog
Klik tombol Add untuk menambahkan item katalog yang akan dirilis.
Role Penyedia
PENAYANGAN KATALOG
KANTOR PUSAT
PENAYANGAN KATALOG
KANTOR PUSAT
Step 3 | Add New Product
Pada tab general ini, terdapat form isian informasi umum produk yang akan dirilis.
Pada tab catagories ini, terdapat form isian informasi kategori produk yang akan dirilis.
Pada tab image ini, terdapat form isian untuk mengupload gambar poduk yang akan dirilis.
Pada tab specification ini, terdapat form isian informasi spesifikasi produk yang akan dirilis.
Role Penyedia
PENAYANGAN KATALOG
KANTOR PUSAT
PENAYANGAN KATALOG
KANTOR PUSAT
Step 4 | Add New Product (Tombol Save)
Setelah melakukan pengisian data pada tab
general, categories, images, dan tab specification.
Klik tombol save.
Role Penyedia
PENAYANGAN KATALOG
KANTOR PUSAT
PENAYANGAN KATALOG
KANTOR PUSAT
Step 5 | Review & Approval Kepala Pengadaan
Kepala Pengadaan Kantor Pusat (DVP) mereview produk yang akan dirilis oleh penyedia dan memberikan feedback berupa catatan dan hasil reviewnya yaitu approve atau reject.
Role DVP Pengadaan
PENAYANGAN KATALOG
KANTOR PUSAT
PENAYANGAN KATALOG
KANTOR PUSAT
Step 6 | View Katalog
Produk-produk yang diajukan untuk oleh penyedia dan sudah disapproved oleh Kepala Pengadaan akan ditampilkan di menu view katalog ini.
PENAYANGAN KATALOG
KANTOR PUSAT
PENAYANGAN KATALOG
KANTOR PUSAT
PANDUAN PENGGUNAAN
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
PANDUAN PENGGUNAAN
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
E-KATALOGE-KATALOG
LOGIN LOGIN
MONITORING PO MONITORING PO
EBSEBS
AUTO CREATE PURCHASE REQUEST (PR) AUTO CREATE
PURCHASE REQUEST (PR) BOOKING ORDER
BOOKING ORDER START START
REVIEW &
PERSETUJUAN REVIEW &
PERSETUJUAN
PR APPROVED
PR APPROVED ENDEND
❑ nota dinas atau surat pengajuan alokasi anggaran (Purchase Requisition), sesuai dengan ketentuan masing-masing perusahaan;
❑ lembar alokasi anggaran (Purchase Requisition);
❑ RAB (Rencana Anggaran Biaya)/Booking Order; dan
❑ justifikasi.
❑ nota dinas atau surat pengajuan alokasi anggaran (Purchase Requisition), sesuai dengan ketentuan masing-masing perusahaan;
❑ lembar alokasi anggaran (Purchase Requisition);
❑ RAB (Rencana Anggaran Biaya)/Booking Order; dan
❑ justifikasi.
Lampiran PR Lampiran PR
KONFIRMASI KETERSEDIAAN
KONFIRMASI KETERSEDIAAN
KEUANGAN KEUANGAN
PILIH PRODUK PILIH PRODUK
PURCHASE ORDER PURCHASE
ORDER
AUTO CREATE PURCHASE ORDER (PO) AUTO CREATE
PURCHASE ORDER (PO) DELIVERY
RECEIPT DELIVERY
RECEIPT
AUTO CREATE DELIVERY RECEIPT (DR) AUTO CREATE
DELIVERY RECEIPT (DR)
INVOICE
INVOICE PAYMENTPAYMENT
PENGGUNA
PENGGUNA PENYEDIAPENYEDIA APPROVALAPPROVAL
ALUR PROSES PEMBELIAN KATALOG (E-PURCHASING) KANTOR PUSAT & CABANG
Step 1 | Login
Login Pengguna, isi email & password sesuai dengan user yang ada di aplikasi E-Office.
Setelah melakukan pengisian email, password dan captcha, klik tombol login.
Login Penyedia, isi email & password sesuai dengan user yang ada di aplikasi Vendor Management System (VMS).
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
Step 2 | View Katalog
View Katalog, menu ini memiliki fungsi untuk memudahkan pengguna dalam mencari dan memilih produk mana yang dibutuhkan dan akan dibeli.
Setelah melakukan pencarian dan menemukan produk yang ingin dibeli, klik tombol add to cart.
Role DVP Pengguna KP, DGM CBG
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
Step 3 | Shopping Cart
Shopping Cart, menu ini memiliki fungsi untuk memudahkan pengguna
meletakkan produk-produk yang akan dibelanjakan pada keranjang belanja.
Dan pada halaman ini juga diinfokan total nominalnya.
Setelah memilih produk dan masuk ke shopping cart, lanjut mengisikan jumlah produknya yang akan dibeli.
Role DVP Pengguna KP, DGM CBG
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
Step 4 | Create Booking Order (BO)
Create BO, menu ini memiliki fungsi untuk membuat Booking Order atas produk yang akan dibeli kepada penyedia.
Berisikan form isian informasi umum yang dibutuhkan penyedia.
Berisikan form informasi umum list produk yang akan dibeli.
Setelah melakukan pengisian form BO, klik tombol generate BO.
Role DVP Pengguna KP, DGM CBG
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
Step 5 | Review & Approval (BO)
Approval Index, menu ini memiliki fungsi untuk melisting apa saja yang harus direview dan dilakukan approval.
Setelah melakukan pengisian form BO, klik tombol generate BO.
Klik tombol ini untuk melihat detail data yang akan direview.
Role SVP Pengguna KP, GM CBG & Direktur Pengguna
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
Step 6 | Detail Approval Booking Order (BO)
Detail Approval BO, menu ini memiliki fungsi untuk melihat detail dari BO yang akan direview dan dilakukan approval.
Approval:
1. Jika nilai total pembelian<= 500 Jt| SVP Pengguna (Kantor Pusat) /General Manager (Kantor Cabang).
2. Jika nilai total pembelian>500 Jt | Direktur Pengguna
Mereview pengajuan pembelian (BO) dan memberikan feedback berupa catatan dan hasil reviewnya yaitu approve atau reject.
Role SVP Pengguna KP, GM CBG & Direktur Pengguna
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
1. Login dengan menggunakan user SVP/EVP/VP untuk kantor pusat, dan DGM untuk user cabang.
2. Check worklist PR yang mau dilakukan approval.
3. Klik salah satu nomor PR yang mau di approve, dan klik tombol approve.
Ketentuan Approval:
1. Jika nilai total pembelian< 15 M | SVP Pengguna | Direktur Pengguna | Staff Anggaran| DVP Keuangan | | SVP Keuangan
2. Jika nilai total pembelian> 15 M | SVP Pengguna | Direktur Pengguna | Staff Anggaran| DVP Keuangan | | SVP Keuangan | Direktur Keuangan
Step 7 | Proses Approval PR di Oracle EBS
Step 8 | Monitoring BO
Monitoring BO, menu ini memiliki fungsi untuk memonitor status BO dan untuk merilis PR untuk dibuat PO.
Role DVP Pengguna KP, DGM CBG
Klik tombol create PO untuk merilis PR agar diproses menjadi PO
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
Step 9 | Create Purchase Order (PO)
Create PO, menu ini memiliki fungsi untuk membuat PO dari PR yang statusnya approved dan siap untuk dirilis POnya.
Create PO:
1. Tab Billing To untuk pengisian tanggal PO.
2. Tab Summary untuk melihat summary list item beserta total harganya serta pengisian tanggal delivery datenya.
Role DVP Pengguna KP, DGM CBG
Klik tombol simpan setelah melakukan pengisian form Purchase Order.
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
Step 10 | Monitoring Purchase Order (PO)
Monitoring PO, menu ini memiliki fungsi untuk memonitor nomor PO yang tercreated dan status PO yang sudah rilis.
Status PO yang dimonitoring
Role DVP Pengguna KP, DGM CBG
Nomor PO yang terbentuk dari aplikasi EBS
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
Step 11 | Index Delivery Received (DR)
Index Delivery Received (DR), menu ini memiliki fungsi untuk memonitoring PO mana saja yang ready untuk dibuatkan DR.
Role DVP Pengguna KP, DGM CBG
Klik tombol ini untuk membuat dan melihat detail DRnya
Klik tombol ini untuk mengirim ulang DR yang gagal terkirim ke aplikasi EBS
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
Step 12 | Create Delivery Received (DR)
Form inputan Delivery Received yang di dalamnya berisikan informasi produk yang dipesan, jumlah realisasi kedatangannya, tanggal penerimaan, dan informasi penunjang lainnya.
Role DVP Pengguna KP, DGM CBG
Klik tombol simpan setelah melakukan pengisian form Delivery Received.
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
Step – step melakukan invoice dan payment di oracle EBS 1. Login dengan menggunakan user Keuangan
2. Klik responsibility KP0 AP Invoice User → klik menu invoice batch → inputkan invoice batchnya lalu klik tombol invoice
3. Inputkan semua data Mandatory → klik tombol match → inputkan sesuai dengan nomor PO → klik find, dan sesuaikan nominalnya →Save 4. Klik Responsibility KP0 AP Payment User → klik menu invoice, cari nomer invoicenya, kemudian klik find
5. Klik tombol action → centang validate dan sesuaikan nominalnya, kemudian klik tombol action lagi, centang validate, dan klik OK 6. Klik tombol action → centang pay infull → inputkan data mandatory → Save
Step 13 | Proses Invoice dan Payment di Oracle EBS
Step 14 | Index Rating Delivery Received (DR)
Index Rating Delivery Received, menu yang berfungsi untuk memonitor DR yang siap untuk dirating jika statusnya sudah received.
Role DVP Pengguna KP, DGM CBG
Klik tombol bintang ini untuk merating DRnya
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
PEMBELIAN (E-PURCHASING)
KANTOR PUSAT & KANTOR CABANG
