BAB III
PELAKSANAAN KERJA MAGANG
3.1 Kedudukan dan Koordinasi
Praktik kerja magang yang dilakukan oleh penulis di PT Summa International Solution yang merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang informasi teknologi di Indonesia. Penulis ditempatkan pada Head Office PT Summa International Solution yang terletak di Gedung Jakarta Design Center Lt.6 Jl. Gatot Subroto Kav. 53 Petamburan – Jakarta Pusat. Tetapi selama magang terjadinya musibah yang tidak diinginkan yaitu Covid-19 sehingga selama pandemic ini, penulis ada beberapa kali menjalani meeting via Zoom. Selama berada disana, penulis ditempatkan pada departemen Business Solution sebagai Business Support Staff. Disini terdapat beberapa divisi saja dikarenakan perusahaan informasi teknologi tidak memerlukan terlalu banyak divisi. Dalam pelaksanaan kegiatan magang, penulis dibimbing oleh seorang mentor dari PT Summa International Solution.
Pada bagian Business Solution ini, penulis dibimbing oleh Bapak Erik. Dalam divisi Business Solution sebagai Business Support Staff, penulis bertugas untuk membantu para divisi lain. Selama melaksanakan aktivitas di PT Summa International Solution, penulis membantu beberapa tim yaitu, membantu tim implementor dalam membuat user manual, membantu tim implementor me-minutes of meeting, membuat business blueprint, membantu tim konsultan dalam menganalisa kebutuhan yang dibutuhkan oleh client.
Gambar 3. 1 Koodinasi dalam Divisi Business Solution Sumber : Data Pribadi Penulis, 2020
3.2 Tugas Kerja Magang
Selama praktik kerja magang di PT Summa International Solution yang dimulai dari tanggal 01 Agustus 2020 sampai 31 Oktober 2020, banyak hal serta pelajaran uang didapatkan oleh penulis dari seluruh tugas di sana. Berikut merupakan beberapa tugas yang diberikan selama penulis menjalankan praktik kerja magang pada PT Summa International Solution.
Table 3. 1 Tugas – Tugas Utama Yang Dilaksanakan
NO Pekerjaan Tujuan Koordinasi Frekuensi Hasil
1
Membuat user manual eLibrary Universitas Indonesia (UI),
Fakultas TI
Untuk membantu para user dalam
penggunaan aplikasi eLibary
sehingga para user dan para IT tidak kewalahan
dalam menjalankan
Manager Business Solution
1 minggu
Penulis dapat membantu
tim implementor
dalam pengimpleme
ntasian aplikasi eLibrary
Business Solution (Manager)
Konsultan Implementor Support
Internship
aplikasi dan memaintain aplikasi eLibrary
tersebut
yaitu membuat user manual
eLibrary untuk Universitas
Indonesia dalam Fakultas Teknologi
Informasi (TI)
2
Membuat Minutes of
Meeting (MOM) serta mencatat poin- poin utama pada meeting
PT Visionet Data International
Tujuan Minutes of Meeting adalah
untuk mencatat poin-poin penting
sehingga penulis dan rekan kerja
lainnya dapat mengetahui apa yang dibutuhkan,
diinginkan dan diperlukan oleh PT. Visionet Data
International dalam pengaplikasian
POS
Manager Business Solution dan Head
Sales &
Marketing
1 minggu
Penulis membantu
membuat Minutes of Meeting (MOM) yang
artinya adalah pencatatan poin - poin penting
dalam meeting untuk PT.
Visionet Data International
sehingga dapat membantu
tim implementor
dalam memimpleme
ntasi aplikasi Point of Sales
(POS)
3
Membantu pembuatan Business Blueprint Point of Sales
(POS) untuk PT. Saimen Citra Rasa dan
disebarkan ke 18 cabangnya
di sekitar Jambi dan
Sumatera Selatan
Untuk meringankan para
tim dalam pembuatan business blueprint untuk PT. Saimen
Citra Rasa dan disebarkan ke 18
cabangnya agar dapat menjabarkan strategi target
pencapaian jangka panjang
yang berfokus pada pembangunan dan
pengembangan infrastruktur POS tersebut, sehingga PT Summa dapat
membuat sistem POS yang lebih
matang
Manager Business Solution
2 minggu
Penulis membantu
membuat business Blueprint
sehingga dapat membantu
tim implementor dalam dalam memimpleme ntasi aplikasi Point of Sales
(POS untuk PT. Saimen Citra Rasa
dan disebarkan ke 18 cabangnya
di sekitar Jambi dan
Sumatera Selatan
4
Mempelajari pengimplemen
tasian dan penganalisaan
kebutuhan utama dari sistem HRD untuk PT Total
Bangun Persada
Untuk membantu tim konsultan
dalam menganalisa kebutuhan yang dibutuhkan oleh PT Total Bangun Persada, sehingga
hasil darpi aplikasi Human Resource System lebih cepat selesai
dan sempurna.
Manager Business Solution
2 minggu
Penulis mempelajari pengimpleme
ntasian aplikasi Human Resources System untuk
menganalisa kebutuhan
terutama kepada divisi
HRD untuk membangun
sistem pengelolaan
data karyawan,
absensi, penggajian,
perpajakan khususnya
pajak penghasilan
pada PT.
Total Bangun Persada
5
Mempelajari penawarkan
dan mempresentasi
Meningkatkan brand marketing
agar dapat meluaskan nama
Manager Business Solution dan Head
21/2 bulan
Penulis diberikan kesempatan
untuk
kan produk dengan metode
B2B terutama HR System bersama tim
sales untuk klien PT.
Rekayasa Industri, PT.
Patra Dinamika dan
PT. Kencana Arind Murni
PT Summa International Solution lebih
luas sehingga dapat meningkatkan brandawareness dan meningkatkan
daya jual.
Sales &
Marketing
membantu tim sales
dalam menawarkan
dan mempresenta sikan produk
dengan metode B2B terutama HR System untuk PT. Rekayasa Industri, PT.
Patra Dinamika
dan PT.
Kencana Arind Murni
sehingga dapat memudahkan
sales dalam penjualan
produk Sumber: Data Pribadi Penulis, 2020
3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang 3.3.1. Proses Pelaksanaan
Dalam Proses pelaksanaan kerja magang pada PT Summa International Solution yang dimulai dari proses recruitment. Seperti pada perusahaan lainnya, penulis melampirkan curriculum vitae (CV) serta siap untuk menunggu tahap
selanjutnya. Setelah dinyatakan lolos, penulis diminta untuk hadir untuk melakukan kegiatan user interview pada PT Summa International Solution.
Penulis diminta untuk melengkapi berkas administrasi lainnya seperti lampiran transkrip, fotocopy KTP, pas foto 3x4, surat keterangan magang dari kampus.
Setelah proses wawancara telah dilalui, perusahaan menyatakan bahwa penulis lolos untuk menjalani proses praktik kerja magang dengan durasi magang 3 bulan.
Pada awal masuk kerja, penulis mendapatkan beberapa general knowledge yang berisikan, Company Profile, mengenal produk-produk software yang disediakan, mempelajari siklus development projek, mempelajari cara sales menjual produk. Penulis diminta untuk memahami produk-produk software yang ada, karena ini bagian yang terpenting dalam praktik kerja magang ini.
Selama menjalani kegiatan praktik kerja magang, penulis dibimbing oleh Pak Erik (Mentor) yang memiliki pengalaman dalam dunia informasi teknologi. Atas kepercayaan yang telah diberikan oleh pembimbing lapangan, penulis diberikan tanggung jawab untuk melakukan berbagai pekerjaan sesuai dengan job description yang telah diuraikan pada tabel 3.1.
1. Membuat User Manual
eLibrary Universitas Indonesia sudah menjadi klien PT Summa International Solution sejak 6 bulan yang lalu. eLibrary merupakan aplikasi yang dapat diakses oleh user untuk meminjam buku via digital. Berbeda dengan perpustakaan yang menyediakan buku versi fisiknya. Alasan penulis membuat user manual tersebut karena penulis baru masuk aktivitas magang dan tugas tersebut merupakan tugas yang tidak terlalu beresiko dalam pengimplementasi proyek serta untuk menambahkan pengalaman baru penulis di dunia informasi teknologi.
Dalam melaksanakan kegiatan magang, penulis melakukan kegiatan pembuatan user manual dalam pengimplementasi aplikasi eLibrary untuk Universitas Indonesia (UI) dalam fakultas TI. Tujuan dari pembuatan user manual tersebut adalah untuk menjadikan arahan yang benar kepada para pengguna Electronic Library di Universitas Indonesia dan menggunakan kalimat yang tepat
dan jelas agar pengguna dapat memahami dengan cepat dalam menggunakan aplikasi eLibrary tersebut.
User Manual atau biasa yang disebut dengan Panduan Pengguna merupakan suatu dokumen komunikasi teknis yang bertujuan memberikan bantuan untuk penggunaan suatu sistem, terutama dikaitkan dengan alat-alat elektronik serta perangkat keras dan lunak komputer. Pada umumnya, manual pengguna mengandung panduan tertulis dan gambar terkait. Manual aplikasi komputer biasanya menyertakan cuplikan layar tampilan program, sedangkan manual perangkat keras umumnya menyertakan diagram yang jelas dan disederhanakan. Bahasa yang digunakan disesuaikan dengan target pembacanya, dengan penggunaan istilah yang minim atau diterangkan dengan jelas.
Dalam user manual yang dibuat oleh penulis terdapat 2 penjelasan, yaitu eLibrary Mobile App dan eLibrary Back Office. eLibrary Mobile App merupakan penjelasan yang ditujuan kepada pengguna atau mahasiswa dan dosen lebih tepatnya untuk mengarahkan mereka dalam proses penggunaan eLibrary Mobile App, sedangkan eLibrary Back Office merupakan penjelasan yang ditujukan kepada tim IT Universitas Indonesia agar dapat merawat atau memaintain sumber data eLibrary dengan baik dan benar.
Penulis menyesuaikan pengerjaan user manual dengan jangka waktu pengimplementasian proyek eLibrary di Universitas Indonesia dan diberikan jangka waktu selama 1 minggu untuk pengerjaan user manual tersebut. Tugas tersebut diarahkn oleh Bapak Erik sebagi supervisi penulis sambil mengajarkan menu-menu yang ada di aplikasi eLibrary kepada penulis dalam pembuat user manual, sehingga penulis memahami dan mengerti tentang aplikasi tersebut.
Gambar 3. 2 Gambaran eLibrary UI Mobile App Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis, 2020
Gambar 3. 3 Gambaran eLibrary UI Back Office Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis, 2020
2. Membuat Minutes of Meeting (MOM)
Salah satu yang dilaksanakan oleh penulis dalam pelaksanaan magang di PT. Summa International Solution adalah membatu mencatat minutes of meeting
dalam pengimplementasi aplikasi Point of Sales (POS) di PT Vision Data International. Point of Sales (POS) dengan kemampuan pencatatan yang akurat untuk transaksi, informasi sisa uang yang tersedia pada cash drawer, pemberian diskon berdasarkan masa promosi, informasi sisa barang atau bahkan pemberitahuan bahwa barang tidak tersedia, dan lain-lain.
Dalam pengimplementasian tersebut, penulis diberi kesempatan untuk melakukan kegiatan support dalam Minutes of meeting atau biasa disebut dengan Notulen Rapat atau Hasil Diskusi Rapat dan disingkat dengan MOM. Minutes of Meeting (MOM) merupakan sebuah dokumen yang penting untuk perusahaan.
Dokumen tersebut merupakan dokumen yang harus ada di setiap meeting atau rapat yang dilakukan. Minutes of meeting pada umumnya memuat hasil kesepakatan yang didapat saat meeting atau rapat. Minute of Meeting harus dibuat baik sebelum meeting, saat proses meeting maupun saat sudah selesai meeting.
Penulis membuat minutes of meeting pada saat rapat dengan beberapa user di PT Vision Data International di Lippo Cyber Park. Sebelum memulai meeting, sangat penting untuk menyusun format minutes of meeting terlebih dahulu.
Format di dalam minutes of meeting biasanya memuat mengenai nama dan tujuan meeting, peserta atau anggota perusahaan yang mengikuti meeting, pemimpin meeting, hasil dari meeting yang pernah dilakukan, tempat untuk meeting, keputusan meeting yang disepakati oleh seluruh peserta meeting, serta catatan tambahan lainnya. Meskipun begitu, format dari minutes of meeting bisa disesuaikan dengan meeting. tergantung dari jenis meeting yang dilakukan.
Penulis mencatat minutes of meeting pada saat rapat menggunakan catatan kecil.
Sehabis pelaksanaan meeting, penulis diberi waktu selama 3 hari oleh atasan untuk merapihin minutes of meeting tersebut menggunakan Microsoft Word.
Penulis diberikan tanggung jawab untuk mengirimkan file minutes of meeting tersebut kepada user di PT Visionet Data International. File tersebut dikirim kepada Bapak Erik sebagai atasan penulis dan Bapak Irvan sebagai wakil PT Visionet Data International via Whatsapp.
Gambar 3. 4 Gambaran pengiriman data MOM kepada atasan Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis, 2020
Gambar 3. 5 Gambaran pengiriman data MOM kepada user Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis, 2020
Gambar 3. 6 Gambar data isi file MOM Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis, 2020
Gambar 3. 7 Gambar data isi file MOM Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis, 2020
Gambar 3. 8 Gambar data isi file MOM Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis, 2020
Gambar 3. 9 Gambar data isi file MOM Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis, 2020
3. Pembuatan Business Blueprint
Dalam pengimplementasian aplikasi Point of Sales (POS) di PT Saimen Citra Rasa, penulis mendapatkan kesempatan melakukan kegiatan support atau membantu tim implementor untuk membuat blueprint klien yaitu PT Saimen Citra Rasa. Blueprint yang dimaksud adalah Blueprint IT yang merupakan kegiatan yang mencakup strategi target pencapaian jangka panjang yang berfokus pada pembangunan dan pengembangan infrastruktur teknologi informasi (TI). Dengan membantu tim implementor dalam membuat sebuat blueprint, penulis dapat mengetahui apa yang diinginkan dan dibutuhkan dalam perusahaan klien tersebut.
Gambar 3. 10 Gambar POS Business Blueprint pada Saimen Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis, 2020
Gambar 3. 11 Gambar POS Business Blueprint pada Saimen Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis, 2020
Gambar 3. 12 Gambar POS Business Blueprint pada Saimen Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis, 2020
4. Pembelajaran penganalisaan Human Resource System (HRS)
Dalam menjalankan kegiatan magang, penulis melakukan penganalisaan bersama dengan Head Business Solution terutama untuk kebutuhan utama dari sistem Human Resource pada user PT Total Bangun Persada. Penulis dibimbing untuk mempelajari sistem analisa program Human Resource oleh Pak Erik.
Pembelajaran yang didapatkan oleh penulis adalah cara berinteraksi dengan klien, pencatatan masalah yang dihadapi oleh klien, memahami kebutuhan-kebutuhan klien. Kebutuhan-kebutuhan yang diutamakan lebih ke divisi Human Resource Department (HRD) dalam membangun sistem pengelolaan data karyawan, absensi, penggajian, perpajakan khususnya pajak penghasilan untuk memaksimalkan pengurangan pengeluaran perusahaan dalam divisi HRD PT Total Bangun Persada.
Gambar 3. 13 Dokumentasi konsultasi PT Total Bangun Persada Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis, 2020
5. Mempelajari penawaran produk bersama tim sales
Penulis diberikan kesempatan dalam membantu tim sales dalam menawarkan dan mempresentasikan produk-produk software atau aplikasi kepada PT Rekayasa Industri, PT Patra Dinamika, dan PT Kencana Arind Murni terutama dalam Human Resource System yang berfungsi untuk penghematan dana, mengatur ke efektifitas dan efisiensi di divisi HRD. Dikarenakan PT Summa International memberikan produk berbasis software yang dapat mendukung dan meningkatkan performa kinerja perusahaan calon klien, Summa termasuk dalam penjualan produk secara B2B yang merupakan Business to Business. Summa termasuk ke dalam B2B dikarenakan sebuah model penjualan yang terjadi antara pelaku bisnis dengan pelaku bisnis lainnya. Penulis melakukan perbincangan dalam grup whatsapp Summa terkait pembagian penjualan. Penulis mendapatkan kesempatan turun lapangan untuk menawari produk-produk terhadap PT Rekayasa Industi, PT Patra Dinamika, dan PT Kencana Arind Murni bersama dengan Head Sales & Marketing dan Head Business Solution.
Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis, 2020 Gambar 3. 14 Gambar percakapan dalam grup Summa
Gambar 3. 15 Foto sesi penawaran produk di PT Rekayasa Industri Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis, 2020
3.3.2. Kendala yang Ditemukan
1. Sulitnya komunikasi selama kegiatan magang
Dikarenakan pandemic virus Covid-19 ini, kinerja penulis selama melakukan aktivitas magang sangat sulit untuk melakukan komunikasi dengan supervisi dan tim yang lain. Kinerja penulis menjadi lambat dalam pemberian informasi atau komunikasi dalam menjelaskan suatu penjelasan.
2. Product knowledge penulis kurang maksimal
Kendala dalam memasarkan produk dari PT Summa International Solution, yaitu penulis kurang mampu dalam memasarkan produk. penulis juga mengalami kesulitan dalam menjawab beberapa pertanyaan yang berkaitan
dengan produk Summa karena kurangnya pemahaman penulis tentang product knowledge sehingga tidak maksimalnya penjualan produk-produk sistem tersebut.
3. Miss Communication dengan atasan
Dalam menjalankan proses magang, penulis mengalami kendala, yaitu kesusahan dalam berkomunikasi dengan atasan. Atasan penulis memilik beberapa pekerjaan diluar PT Summa International Solution sehingga sibuk. Hal ini membuat, penulis harus menunggu beberapa lama untuk mendapatkan umpan balik terkait pekerjaan magang yang dilakukan penulis.
4. Kendala dalam komunikasi dengan divisi lain
Penulis mengalami kendala pada saat ingin menghubungi divisi yang lain.
Dikarenakannya kegiatan magang di masa pandemic tersebut harus tetap stay at home, penulis kebanyakan melakukan kegiatan magang di rumah sehingga sangat kesulitan dalam mendapatkan informasi dan mengenali orang yang berada di divisi lain. Secara automatis kinerja penulis pun menurut dalam memahami produk dari Summa dan kesulitan dalam penawaran produk.
3.3.3 Solusi untuk Kendala yang Ditemukan
1. Sulitnya komunikasi selama kegiatan magang
Dalam mengatasi masalah tersebut, penulis megambil tindakan dalam melakukan pertemuan secara langsung dengan atasan di rumah beliau langsung.
Dengan menjalani protokol dan melakukan rapid test, sehingga tidak ada pihak yang dirugikan. Dengan menjalani tindakan seperti ini, penulis dapat lebih cepat dalam melakukan kegiatan magang.
Dengan adanya kecanggihan teknologi sekarang, penulis juga tidak kesusahan dalam menghubungi supervisi. Tinggal berkomunikasi via Whatsapp dan videocall melalui Whatsapp, aplikasi tersebut dapat memudahkan penulis dalam berkomunikasi baik dengan supervisi, maupun tim lainnya.
2. Product knowledge penulis kurang maksimal
Dikarenakannya penulis kurang paham akan product knowledge dari PT Summa International Solution, penulis harus mempelajari lebih dalam tentang produk-produk Summa seperti apa yang bisa dilakukan dan tidak bisa dilakukan suatu produk, keunikan dari suatu produk, dan apakah produk tersebut dapat meningkatkan kinerja bisnis dan profit pada perusahaan klien.
3. Miss Communication dengan atasan
Dalam mengatasi kendala tersebut, penulis mencari cara agar tidak terjadinya kesalahan seperti miss communication dengan atasan. Penulis menggunakan via telfon untuk menghubungi atasan, meminta waktu luang, dan menghampiri beliau langsung dimana dia berada agar dapat berkomunikasi langsung dengan beliau.
4. Kendala dalam komunikasi dengan divisi lain
Dalam kenda tersebut, penulis mencari waktu dengan berkonsultasi dengan Head Business Solution untuk mencari waktu melakukan meeting secara langsung dengan divisi lain. Dengan tindakan tersebut penulis dapat mengenal anggota perusahaan dengan jelas sehingga kedepannya dapat berkomunikasi langsung via whatsapp atau langsung face to face dengan anggota dari divisi lain dan dapat meningkatkan performa penulis kedepannya.
