Evaluasi Penerapan Sistem Otomasi
di Perpustakaan Universitas Indonesia
Vika Amalia Rahman, Arie Nugraha
Program Studi Ilmu Perpustakaan, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, Depok 16424, Indonesia
E-mail: duniamayavika@gmail.com
Abstrak
Penelitian ini mengevaluasi otomasi di Perpustakaan UI. Lontar (Library Online and Digital Archive) merupakan obyek penelitian dengan cakupan masalah penelitian berupa penerapan serta kendala teknis. penelitian kualitatif dengan metode observasi dan studi kasus ini, mencakup evaluasi sistem otomasi yaitu pada Modul Pengolahan, Modul Akses Katalog Online, dan Modul Sirkulasi, serta Modul Keanggotaan. Hasil evaluasi memperlihatkan bahwa 3 modul utama sistem Lontar telah sesuai dengan standar sistem otomasi perpustakaan.
Evaluation of Automation System Implementation in Universitas Indonesia Library
Abstract
This research discuss about the evaluation of automation system in UI library. Lontar (Library Online and Digital Archive) is the research object with research questions that include descriptions of implementation and its problems. This qualitative research use observation and case study method to evaluate the automation system on cataloging module; online catalog access module; circulation control module and description of membership module. The conclusion is the three modules that Lontar system used are suitable with standard system of library automation.
Otomasi Perpustakaan
Perubahan yang berkelanjutan dalam penerapan teknologi telah diterima secara luas di setiap instansi. Pengaruh pergantian suatu sistem menuju sistem yang lebih baru, telah merubah sistem otomasi di perpustakaan dalam waktu relatif singkat. Perpustakaan merupakan instansi penyedia layanan jasa informasi yang mudah dipengaruhi oleh perubahan teknologi informasi dalam fungsi pelayanannya. Otomasi yang diterapkan dapat meningkatkan kemudahan dan kenyamanan akses pengguna serta mempermudah para pengelola perpustakaan dalam memberikan layanan. Perpustakaan Universitas Indonesia telah mengembangkan sistem otomasi yang dikenal dengan nama Lontar.
Penerapan otomasi perpustakaan, seperti halnya Lontar, perlu adanya evaluasi penerapan fungsi sebagai landasan pengembangan sistem. Hasil evaluasi penelitian penerapan sistem otomasi dapat memicu peningkatan fitur yang lebih menunjang fungsi perpustakaan. Blasius Sudarsono (2006) memaparkan pemikirannya dalam karya Antologi Kepustakawanan
Indonesia diantaranya mengenai
(1) “banjir informasi” yang memicu Penerapan teknologi pendukung penyimpanan dan penemuan kembali informasi;
(2) publikasi elektronik yang memungkinkan “ledakan informasi” di internet yang memunculkan kelebihan dan kekurangan tertentu dalam sistem pencarian informasi; (3) kecenderungan masyarakat informasi yang lebih memilih informasi digital karena kecepatan aksesnya
(4) tantangan kepustakawanan pada era multimedia yang menuntut perkembangan ICT; serta
(5) penerapan komputer dalam bidang kepustakawanan dan jasa informasi yang memahami permasalahan dalam otomasi perpustakaan.
Keseluruhan paparan mengenai perkembangan teknologi serta meningkatnya masyarakat pengguna teknologi semakin mendukung perkembangan ide bagi perancang dan pengembang otomasi perpustakaan.
Perkembangan ilmu pengetahuan memengaruhi perkembangan teknologi, sebaliknya perkembangan teknologi memengaruhi perkembangan ilmu pengetahuan. Instansi kalangan akademisi, terutama perguruan tinggi, menjadi pusat pengembangan dan implementasi ilmu pengetahuan dan teknologi. Berbagai bidang ilmu di perguruan tinggi dikembangkan dalam berbagai simbol melalui arsitektur dan penerapan teknologi. Perpustakaan menjadi pusat pengelola dokumentasi yang semakin berkembang berdasarkan konsep bidang ilmu
perpustakaan dan informasi. Dukungan dalam pengembangan perpustakaan dilengkapi oleh penerapan banyak bidang ilmu lain termasuk ilmu komputer. Perkembangan konsep perpustakaan sebagai tempat bertemunya berbagai bidang keilmuan menjadikan berbagai perpustakaan perguruan tinggi meningkatkan kenyamanan dan kecepatan layanannya.
Pengelolaan dan peminjaman koleksi masih menjadi fokus utama kegiatan di banyak perpustakaan. Berkaitan dengan fungsi tersebut, kegiatan perpustakaan pada era kecanggihan teknologi informasi ini semakin terpicu untuk melakukan otomasi. Sistem perpustakaan terintegrasi yang saat ini telah dikenal luas oleh masyarakat informasi dan dikembangkan oleh banyak ahli teknologi informasi perlu dimengerti lebih mendalam mengenai esensi, cara kerja, dan kendalanya. Menurut Saffady (1999), dalam menjalankan fungsinya, perpustakan dapat didukung setidaknya dengan menggunakan 3 modul utama dalam sistem perpustakaan, yaitu modul pengolahan; modul online katalog; dan modul pengontrol sirkulasi.
Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana kinerja penerapan 3 modul utama dalam sistem otomasi di Perpustakaan Universitas Indonesia. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi penerapan otomasi di Perpustakaan Universitas Indonesia. Penelitian ini bermanfaat untuk mengevaluasi kinerja, dan efektifitas penerapan otomasi yang diterapkan oleh Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia. Adapun manfaat dari penelitian ini adalah memberikan gambaran ataupun contoh bagi perpustakaan lain pada umumnya dan perpustakaan universitas lain di Indonesia pada khususnya. Hasil penelitian ini dapat menjadi refleksi dari seluruh jajaran struktur kepengurusan Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia.
Penelitian ini mencakup evaluasi penerapan otomasi pada 3 modul sistem perpustakaan terintegrasi yang diutamakan menurut William Saffady dan mendeskripsikan bagaimana kendala yang dihadapi pengelola perpustakaan dalam penerapan LONTAR di Perpustakaan Pusat Universitas Indonesia. Evaluasi penerapan dan kendala dalam penerapan otomasi akan dilaksanakan melalui metode observasi, wawancara, serta evaluasi dokumen. Sumber pedoman evaluasi dalam penelitian ini mengacu pada sumber-sumber yang disebutkan di dalam daftar acuan. Modul minimal yang dapat menunjang fungsi utama sisrtem otomasi perpustakaan mencakup
(1) modul pengatalogan (cataloging module);
(2) modul akses katalog online (online catalog access); (3) modul pengontrol sirkulasi (circulation control module).
Penerapan otomasi di Perpustakaan Universitas Indonesia dapat dievaluasi melalui berbagai macam sumber referensi baik buku teks maupun jurnal. Subyek referensi yang dapat digunakan terkait dengan sistem otomasi perpustakaan maupun teknologi informasi untuk
perpustakaan. Pemahaman definisi mengenai otomasi perpustakaan telah bergeser mulai awal penciptaannya sampai dengan saat perkembangan teknologi sistem manajemen informasi terkini. Cohn, dkk (2002) menjelaskan pemahaman bahwa perkembangan otomasi perpustakaan meningkat seiring dengan perkembangan kemampuan teknologi. Perkembangan otomasi yang dijelaskan oleh Cohn ditekankan pada beberapa perubahan signifikan, yaitu
(1) sejak awal tahun 1990, komputerisasi di perpustakaan membantu menjalankan berbagai fungsi seperti proses sirkulasi, proses pengkatalogan, berfungsi sebagai katalog, proses akusisi, dan proses penomoran pendaftaran dalam database perpustakaan yang dikembangkan dengan sistem lokal berbasis data tanpa gambar, suara, ataupun kemampuan multimedia;
(2) selama tahun 1990, otomasi perpustakaan mengalami perubahan yang merubah pandangan pengguna perpustakaan bahwa proses komputerisasi perpustakaan juga difungsikan untuk kebutuhan pengguna bukan hanya kebutuhan pengelola perpustakaan; (3) pada abad 21 perpustakaan masuk dalam cyberspace dan mulai berekspektasi pada
provider, sehingga otomasi perpustakaan bukan lagi hanya database dalam komputer,
namun juga memungkinkan untuk terkoneksi ke dalam berbagai vendor lain dan memungkinkan akses informasi dimanapun dan kapanpun.
Saffady (1999) menjelaskan bahwa proses otomasi perpustakaan dengan database bibliografi tunggal dalam sistem informasi berbasis lomputer muncul pada akhir tahun 1970. Pada akhir tahun 1970 dan awal tahun 1980, sistem pengontrol sirkulasi telah dikomputerisasikan dengan penyediaan Online Public Access Catalogs (OPACs). Beberapa modul sistem otomasi perpustakaan yang dijabarkan oleh Saffady adalah online catalogs;
circulation control; acquisitions; dan serials management. Sedangkan tiga modul aplikasi
fungsional yang minimum diterapkan menurutnya adalah
(1) modul pengatalogan (cataloging module) dengan fungsi mendukung entri data, menyediakan sistem manajemen data;
(2) modul akses katalog online (online catalog access module); dan
(3) modul pengontrol sirkulasi (circulation control module). Modul-modul aplikasi lain yang bisa ditambahkan diantaranya media booking, e-mail, akses internet, dan sebagainya.
Modul Pengatalogan
Saffady menyatakan bahwa semua sistem terintegrasi yang diterapkan di perpustakaan pada dasarnya harus mendukung proses pengatalogan. Modul pengatalogan dalam sistem
memungkinkan penciptaan, pembaharuan, dan pengelolaan database bibliografi koleksi perpustakaan. Setiap sistem pengatalogan terintegrasi memungkinkan penyimpanan data pengatalogan orisinal (original cataloging data) maupun pengiriman kumpulan rekod. Data pengatalogan perpustakaan ditetapkan standar daftar field rekod katalognya dengan menggunakan format katalog terbacakan mesin (MARC format).
Modul Katalog Online
Mengenai OPAC, Saffady juga menyebutkan definisi sebagai rekod bibliografi koleksi terbacakan mesin dan terorganisasi yang merepresentasikan banyaknya koleksi yang dikelola oleh perpustakaan. Otomasi dalam sistem ini mempunyai karakteristik yang berbeda dari katalog kartu. Katalog kartu maupun OPAC dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan dalam menemukan kembali informasi koleksi yang dikelola oleh perpustakaan. Dalam proses penggunaannya, keduanya memerlukan parameter pencarian koleksi dengan menggunakan kata kunci judul, pengarang, maupun subyek. Kelebihan OPAC dari katalog kartu diantaranya adalah
(1) cara kerja sistem temu kembali OPAC yang memungkinkan kombinasi kata kunci lebih dari satu parameter;
(2) OPAC memungkinkan pengguna perpustakaan mengakses katalog dari mana saja dengan menggunakan komputer dan koneksi internet;
(3) online catalogs memungkinkan untuk diperbaharui, ditambah, ataupun dihapus datanya kapanpun.
Modul Pengontrol Sirkulasi
Modul ke-tiga yang disebut Saffady sebagai modul utama selain modul pengatalogan dan OPAC adalah modul pengontrol sirkulasi. Fungsi pengontrol sirkulasi dinilai cukup penting karena kebutuhan yang tinggi untuk meminjamkan koleksi perpustakaan kepada anggota perpustakaan. Meskipun terdapat bahan-bahan koleksi yang tidak memungkinkan untuk dipinjamkan, namun pada dasarnya ketika pengguna perpustakaan tertarik untuk menjadi anggota, tujuan utama mendaftar adalah untuk dapat melakukan peminjaman koleksi yang menarik bagi mereka. Saffady menjelaskan mengenai standar ketentuan yang diperlukan dalam berjalannya modul sirkulasi mencakup
(1) nomor barcode atau identifier lainnya; (2) jumlah copy koleksi;
(4) nomor panggil; (5) lokasi koleksi; (6) jenis media koleksi; (7) harga asli;
(8) biaya penggantian;
(9) status sirkulasi (di rak, diperiksa, dll); (10) identifier peminjam;
(11) tanggal jatuh tempo. Teknologi Penunjang Perpustakaan
Berbagai macam teknologi yang pada umumnya digunakan untuk mendukung kinerja perpustakaan meliputi teknologi pendukung akses pencarian dan temu kembali koleksi sampai pada teknologi pendukung keamanan koleksi. Matthews (2004) mengemukakan adanya hal-hal yang harus dipersiapkan bagi perpustakaan untuk menerapankan teknologi sebagai pendukung kinerjanya, yaitu
a) fasilitas fisik;
b) infrastruktur jaringan; c) jaringan
d) hardware komputer/ sistem operasi pada server; e) hardware komputer/ sistem operasi pada desktop; f) aplikasi software terkait perpustakaan;
g) aplikasi software pada desktop; h) pendukung teknis;
i) backup data, pelindung anti virus; serta j) kompetensi staf.
Daftar teknologi mutakhir yang akan dikembangkan oleh perpustakaan akan bertambah dari tahun ke tahun. Setiap perubahan teknologi akan berpengaruh terhadap perpustakaan dan masa yang akan datang. Matthews (2004) mengemukakan 7 hal yang patut diperhatikan dan menjadi pertimbangan manajer perpustakaan, penentu kebijakan perpustakaan ataupun pustakawan yang tertarik dalam bidang teknologi, teknologi yang menjadi fokus perhatiannya meliputi
a) TCP/IP;
b) jaringan peer-to peer; c) XML;
d) koneksi Wireless;
e) kemampuan suara dan kemampuan penerjemahan; f) layanan web; dan
g) RFID. Metode Penelitian
Penelitian ini akan dilaksanakan dengan pendekatan kualitatif. Dalam tabel perbedaan pengertian teori dalam penelitian kuantitatif dan kualitatif diungkap Laxman Pendit (2003), dapat penulis simpulkan pengertian pendekatan kualitatif yaitu pendekatan penelitian yang menggunakan logika teori Induktif dengan arah pengembangan teori yang dimulai dari realitas. Proses pengembangan teori dalam pendekatan ini menggunakan teknik pengumpulan data dengan dilakukan pula verifikasi dimana konsep dibangun selama penelitian. Hasil dari pendekatan kualitatif tidak selalu menghasilkan generalisasi, tetapi generalisasi analistis, atau generalisasi berdasarkan contoh kasus. Teknik yang akan diterapkan dalam penelitian ini adalah pengolahan data hasil observasi, wawancara terstruktur, dan analisis dokumen. Narasumber dalam penelitian ini terdiri dari 7 orang, dengan jabatan koordinator TI, 2 staf TI, kepala bagian pengolahan, kepala bagian layanan, dan 2 pustakawan referensi atau layanan rujukan.
Evaluasi Otomasi Perpustakaan UI
Sistem penerapan otomasi yang diterapkan dalam Perpustakaan Universitas Indonesia bernama Lontar (Library Online and Digital Archive). Lontar merupakan sistem informasi perpustakaan yang memiliki fungsi otomasi perpustakaan dan perpustakaaaan digital. Tujuan penciptaan Lontar tercermin dalam kata pengantar panduan pengguna sistem informasi perpustakaan yang menjelaskan bahwa Perpustakaan Universitas Indonesia membutuhkan sistem yang sanggup mengelola dan melayani kebutuhan perpustakaan secara optimal. Pada awal penciptaan Lontar, Perpustakaan Universitas Indonesia juga mengharapkan bahwa sistem ini akan memungkinkan akses secara luas dengan cepat dan mudah dalam penelusuran koleksi perpustakaan.
Mengacu pada Panduan Pengguna Sistem Informasi Perpustakaan (2012), Lontar telah diciptakan sejak tahun 2002. Berdasarkan pernyataan Narasumber, koordinator bidang TI Perpustakaan UI, Perpustakaan Universitas Indonesia mulai menggunakan sistem Lontar sejak tahun 2004. Pada awal pengembangannya, Lontar diciptakan melalui proyek beberapa mahasiswa Fasilkom (Fakultas Ilmu Komputer), Universitas Indonesia.
Saat ini pengembangan sistem dilakukan oleh para pustakawan bagian TI bekerjasama dengan bagian PPSI UI dan berkonsultasi dengan dosen Fasilkom UI apabila ada kendala yang sulit dipecahkan oleh pustakawan. Paparan koordinator IT mengenai kerjasama dalam pengembangannya saat ini.
Modul Pengatalogan
Modul pengolahan disediakan untuk memenuhi fungsi pengolahan koleksi perpustakaan yang memungkinkan untuk (1) mencari data koleksi; (2) menambah data koleksi; (3) menghapus data koleksi; dan (4) membuat laporan data koleksi. pengelola perpustakaan bagian pengolahan dapat melakukan tugas pencarian data koleksi yang telah dikelola oleh perpustakaan UI. Dalam Panduan Pengguna Sistem Perpustakaan UI (2012), telah dipaparkan urutan perintah pada sistem, yaitu (1) pengguna pertama-tama harus memilih tipe koleksi yang diinginkan pada pilihan yang tersedia; (2) kemudian lakukan pengetikan informasi (kata kunci) yang merujuk pada koleksi yang dicari; (3) klik pada menu “Cari”, dan hasilnya akan muncul daftar koleksi yang sesuai dengan kata kunci yang telah dimasukkan.
Dalam proses pengolahan koleksi perpustakaan, pengelola sering kali dihadapkan pada kesalahan pemasukan atau penyimpanan informasi data koleksi. Untuk mempermudah pengelola dalam melakukan perubahan data koleksi, maka dalam sistem Lontar disediakan sub menu detil data yang memungkinkan pengubahan informasi data secara cepat dan mudah. Setiap koleksi baru yang masuk dari bagian pengadaan dan telah disimpan oleh staf bagian pengolahan tidak dapat begitu saja masuk langsung pada bagian sirkulasi. Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Bagian Pengolahan, yaitu Mariyah, setelah data koleksi baru dimasukkan, hanya pemegang otoritas yang dapat melakukan proses “set aktif”. Dengan demikian kepala bagian pengolahan harus segera menetapkan apakah koleksi baru beserta data yang dicantumkan tersebut sudah sesuai aturan dan layak digunakan oleh pengguna perpustakaan. Oleh karena itu, sistem tim TI Perpustakaan UI menyediakan fitur yang berbeda dalam otoritas akses staf dan kepala bagiannya.
Saffady (1999) menyatakan bahwa semua sistem terintegrasi yang diterapkan di perpustakaan pada dasarnya harus mendukung proses pengatalogan. Modul pengatalogan dalam sistem memungkinkan penciptaan, pembaruan, dan pengelolaan basis data bibliografi koleksi perpustakaan. Sistem Lontar telah mendukung standar fungsi modul pengatalogan yang terdiri dari penciptaan, pembaruan, dan pengelolaan basis data bibliografi.
Modul Keanggotaan
Berdasarkan hasil wawancara dengan Narasumber, bahwa 3 modul utama yang dijadikan bahan analisis pada penelitian ini, yaitu modul pengolahan, modul akses katalog online, dan modul sirkulasi tidak dapat dipisahkan kinerjanya dari Modul Keanggotaan. Berdasarkan hasil observasi dan hasil wawancara dengan Kepala Bagian Layanan diketemukan hubungan erat antara Keanggotaan dengan Modul Keanggotaan. Berdasarkan penjelasan Narasumber, Modul Keanggotaan ini dibuka aksesnya untuk pengguna hanya di Frontdesk bagian Layanan Sirkulasi yang ditempatkan di Lantai Dasar Perpus UI. Etty mengaku khawatir pada awalnya karena modul ini berada di beranda sistem khusus pengelola, namun tim TI memberikan solusi sehingga pengguna perpustakaan tidak dapat mengakses fitur lain sehingga keamanan data tetap terjaga.
Fungsi Modul Keanggotaan berdasarkan Pedoman Pengguna Lontar (2012) hanya disebutkan untuk keperluan administrasi anggota, dengan pernyataan “Pada modul keanggotaan, fungsi-fungsi yang ada adalah administrasi anggota. Prosedur dan tampilannya hampir sama dengan administrasi koleksi di pengolahan.” Pernyataan fungsi modul ini tidak memberikan keterangan keterkaiatan hubungan cara kerja sistem dengan Sirkulasi. Namun, terkait dengan fungsi Layanan Sirkulasi yang erat hubungannya dengan peminjaman pengguna, perlu dukungan identitas peminjam dengan bantuan Modul Keanggotaan.
Modul OPAC
Modul OPAC (Online Public Access Catalogue), mengacu pada panduan pengguna sistem Lontar, diciptakan terpisah dengan modul-modul yang lainnya untuk dilayankan khusus digunakan langsung oleh pengguna perpustakaan. Pengelola TI Perpustakaan UI membedakan fungsi modul OPAC dalam 2 istilah proses pencarian koleksi, yaitu pencarian koleksi biasa dan pencarian terstruktur. Pencarian koleksi biasa dalam Lontar merupakan penelusuran dokumen dengan proses (1) penulisan kata kunci dokumen (judul, pengarang, subjek atau ringkasan) yang akan dicari; (2) tekan ‘enter’ atau klik tombol ‘pencarian’; (3) jika ada beberapa dokumen yang ditemukan; (4) di sebelah kanan kotak pencarian akan muncul tools yang dapat digunakan untuk me-‘refine’ hasil pencarian.
Dalam panduan dilengkapi pula cara efektif melakukan pencarian untuk menggunakan
boolean OR. Panduan Boolean AND digunakan jika pengguna menginginkan dokumen
dengan semua kata kunci (lebih dari satu kata). Selain AND dan OR, pengguna juga dapat menggunakan NOT. Untuk penelusuran Boolean, penulisan AND, OR, dan NOT harus dengan huruf kapital. Metode pencarian yang lain adalah ‘fuzzy query’, dengan cara
menambahkan karakter ‘~’ di akhir kata dan ‘wildcard query’ dengan ‘*’ dan ‘?’. Pencarian menggunakan ‘fuzzy query’ dan ‘wildcard query’ tidak case sensitive, sehingga pencarian koleksi dengan kata kunci ‘digital library’ akan menghasilkan temuan koleksi yang sama dengan pencarian menggunakan kata kunci ‘Digital LIBRARY’.
Mengacu pada panduan penggunaan Lontar, selain ‘pencarian koleksi biasa’ dengan menggunakan modul OPAC tersebut, pengelola TI menggunakan istilah ‘pencarian terstruktur’. Proses pencarian yang dimaksud melalui proses (1) klik pada link “cari berdasarkan kategori” pada halaman pencarian; (2) setelah itu, pengguna dapat memasukkan kata yang ingin dicari berdasarkan kategori yang diinginkan. Kata-kata terssebut juga bisa dikombinasikan dengan menggunakan operasi Boolean, seperti AND, OR, dan NOT. Pada halaman ini pengguna juga dapat melakukan pencarian koleksi yang berada pada perpustakaan lain. Dijelaskan bahwa ketika pengguna OPAC menekan tombol “cari”, maka
query dari pencarian berdasarkan kata kunci yang dimasukkan akan muncul pada kolom
pencarian biasa. Sebagai contoh ketika pengguna mencari koleksi dengan judul: java AND pengarang: deitel, query ini bias langsung diketikkan pada kolom pencarian biasa dengan tanpa melalui fasilitas “pencarian berdasarkan kategori”.
Evaluasi berdasarkan hasil observasi, wawancara, serta analisis dokumen membuktikan adanya kemampuan Lontar yang memenuhi standar teori Saffady, yaitu
(1) modul OPAC dalam sistem Lontar memungkinkan kombinasi pencarian koleksi melalui lebih dari satu parameter diantaranya adalah judul, pengarang, penerbit, subyek maupun abstrak;
(2) para pengguna Lontar memungkinkan untuk mengakses OPAC Perpustakaan UI dari mana saja dengan mengandalkan koneksi internet;
(3) pengelola Perpustakaan UI memungkinkan untuk memperbarui, menambah, ataupun menghapus data koleksi dalam modul OPAC Lontar kapanpun.
Modul Sirkulasi
Berdasarkan panduan pengguna sistem Lontar, modul sirkulasi yang telah dikembangkan adalah untuk memenuhi tugas pustakawan bagian sirkulasi. Fungsi bagian sirkulasi meliputi peminjaman dan pengembalian koleksi, pengaturan hari libur serta beberapa laporan. Urutan prosedur yang harus dilakukan pustakawan untuk fungsi peminjaman yaitu (1) pustakawan meletakkan kursor pada field peminjam; (2) men-scan kartu anggota pada field id-anggotan; (3) men-scan barcode koleksi agar nomor barcode dapat muncul di layar; (4) kebijakan yang ditentukan oleh Perpustakaan UI dalam hal lama peminjaman diatur dalam menu administrasi
dan cukup fleksibel untuk dapat diubah sesuai dengan kebutuhan; (5) selain pengaturan waktu pinjam, besaran tanggungan denda yang harus dibayar oleh pengguna apabila terjadi keterlambatan, hal itu juga dapat diubah sesuai dengan kebijakan perpustakaan; (6) setelah semua data diisi, tekan tombol “pinjam”; (7) jika pada waktu yang bersamaan anggota yang bersangkutan meminjam buku yang lain, maka buku yang ke-2 dan seterusnya secara bergantian di-scan dengan menghapus data id-judul buku yang telah di-scan sebelumnya.
Untuk fungsi modul sirkulasi selanjutnya, yaitu pengembalian, terdapat 2 cara dengan melalui id-anggota dan id-koleksi. Perbedaan prosedur keduanya dapat dilihat dari perbedaan urutan proses, yaitu
(1) melalui id-anggota, pustakawan men-scan kartu anggota; sistem akan menampilkan profil anggota serta daftar pinjamannya; pilih daftar koleksi yang sesuai dengan fisik koleksi yang akan dikembalikan; lalu tekan tombol “kembali”,
(2) melalui id-judul, pustakawan men-scan barcode koleksi; sistem akan menampilkan profil anggota yang meminjam koleksi bersangkutan; dan dapat langsung menekan tombol “kembali”.
Selain proses peminjaman dan pengembalian, sistem sirkulasi Lontar juga memungkinkan untuk memproses data hari libur ini mempermudah penghitungan denda, dimana denda tidak dibebankan untuk hari libur apabila terjadi keterlambatan pengembalian. Sistem Lontar memberikan kemudahan data pelaporan bagi bagian sirkulasi dengan menyediakan data koleksi yang sedang dipinjam dan chart denda serta peminjaman. Kedua menu ini menjadi kelebihan Lontar dibandingkan dengan teori Saffady yang tidak menyebutkan dalam standar modul sirkulasi.
Berdasarkan evaluasi dari hasil data, dapat diketahui ketentuan kelengkapan dalam modul sirkulasi Pepustakaan UI yang sesuai dengan standar ketentuan menurut Saffady, yaitu (1) penyediaan nomor barcode atau identifier koleksi perpustakaan UI; (2) masa pinjam koleksi; (3) nomor panggil koleksi; (4) status ketersediaan koleksi; (5) identifier anggota peminjam; serta (6) batas waktu pengembalian. Beberapa ketentuan modul sirkulasi menurut Saffady yang tidak tersedia dalam sistem Lontar bukan menjadi kendala dalam sistem sirkulasi dan peminjaman koleksi.
Teknologi Penunjang
Teknologi pendukung kinerja perpustakaan sepertihalnya dikemukakan oleh Matthews (2004) juga menjadi bagian penting harus dipersiapkan Perpustakaan UI untuk menunjang
sistem Lontar. Beberapa teknologi pendukung di Perpustakaan UI dikemukakan oleh Koordinator TI, bahwa
(1) fasilitas fisik di perpustakaan telah dipersiapkan dengan disediakannya PC sebagai pendukung penggunaan Lontar. Berdasarkan observasi semua staf telah didukung dengan fasilitas PC dalam menjalankan tugasnya di Perpustakaan UI. Selain staf, PC juga disediakan dengan jumlah yang cukup banyak dalam rangka memfasilitasi para mahasiswa untuk mengakses internet, akses jurnal online, akses katalog online, serta absensi pengunjung dan pendaftaran keanggotaan;
(2) Jaringan dan infrastruktur Perpustakaan UI dikerahkan kepada satu staf IT yang dikhususkan untuk jaringan;
(3) Mengenai perlindungan data terhadap virus, Koordinator TI Perpustakaan UI cukup merasa aman dengan menggunakan GNU/Linux dan OS Apple.
(4) Software pendukung kinerja perpustakaan yang digunakan oleh Perpustakaan UI salah satunya adalah e-DDC (DDC dalam bentuk elektronik), sehingga staf pengolahan tidak menggunakan DDC tercetak. Hasil observasi memperkuat pernyataan narasumber dengan tidak dilihat adanya DDC tercetak yang digunakan para staf pengolahan dalam menjalankan tugas mengklasifikasi;
(5) Data backup yang dikelola oleh Perpustakaan UI juga telah disediakan dan dikelola. (6) Kompetensi Tim TI di Perpustakaan UI yang terdiri dari 5 personil termasuk koordinator
dibagi dalam kompetensi tugas yang berbeda sesuai dengan kompensi masing-masing personil. Hal tersebut dijelaskan oleh Koordinator TI dengan penjelasan bahwa Tim TI Perpustakaan UI membagi tugasnya dengan ditentukannya satu personil sebagai Koordinator atau Pemimpin Tim TI, satu staf untuk bagian Layanan TI Perpustakaan UI, satu staf untuk menangani bagaian Jaringan TI Perpustakaan UI, satu staf untuk bagian database dan pemrograman, serta bagian web design.
Hal-hal dalam penunjang teknologi perpustakaan yang menjadi fokus Joseph R Matthews juga menjadi hal yang tidak terpisahkan menurut Koordinator TI Perpustakaan UI termasuk di dalamnya adalah penggunaan koneksi Wireless dan RFID.
Kesimpulan dan Saran
Lontar sebagai sistem otomasi yang dibangun oleh Perpustakaan Universitas Indonesia bersama dosen dan beberapa mahasiswa Fakultas Ilmu Komputer UI telah membantu pengelola perpustakaan sejak tahun 2004 dan telah berkembang sesuai dengan tuntutan kebutuhan Perpustakaan UI. Tiga modul yang merupakan pusat kerja utama dalam kegiatan
otomasi perpustakaan UI mencakup pengolahan, katalog online dan sirkulasi sistem Lontar tidak dapat dipisahkan dari tambahan modul mengenai keanggotaan yang erat dengan kinerja sirkulasi.
Modul Pengatalogan dalam sistem otomasi Perpustakaan UI, memperlihatkan banyak kesesuaian antara teori Saffady (1999) dengan kemampuan Lontar yang mencakup kemampuan penciptaan, pembaruan, dan pengelolaan basis data bibliografi. Sedangkan Modul Katalog Online Lontar telah memungkinkan untuk diakses oleh pemustaka. Berdasarkan observasi ditemukan adanya kendala terkait tidak diketemukannya koleksi di rak walaupun hasil di OPAC dinyatakan ada.
Modul sirkulasi telah memenuhi kebutuhan fungsi sirkulasi dan peminjaman koleksi Dalam modul ini, berdasarkan observasi proses layanan sirkulasi terdapat kendala keamanan dimana RFID belum seluruhnya difungsikan pada setiap koleksi perpustakaan. Pengelola bagian sirkulasi sangat bergantung pada proses bagian pengolahan dalam hal kesesuaian data buku dan perlengkapan keamanan pada khususnya. Dalam menangani hal ini telah terlihat adanya keterkaitan diantara ketiga bagian terutama bagian pengolahan untuk mendukung proses sirkulasi. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi diketemukan adanya Modul Keanggotaan dalam sistem Lontar yang tidak disebutkan maupun dijabarkan dalam teori Saffady. Dalam fungsi administrasi anggota, Modul Kenggotaan berkaiatan erat dengan kinerja Bagian Layanan Sirkulasi dimana identitas peminjam harus diketahui berkaitan dengan proses peminjaman, pengembalian, maupun pembayaran denda.
Kendala yang ada dalam penerapan sistem Lontar terjadi pada awal transformasi dari penggunaan sistem sebelumnya (CDS/ISIS) dengan keterbatasan pengetahuan TI para pustakawan. Keterbatasan kecepatan akses pencarian kolesi dalam basis data Lontar tidak didukung oleh kebijakan penggunaan server bagi Perpustakaan dimana perpustakaan memerlukan kerjasama dengan PPSI dalam menangani masalah terkait server. Pengembangan dari pihak dalam sivitas akademik UI mempermudah konsultasi dalam pengembangan sistem Lontar.
Berkaitan dengan berbagai masalah non teknis yang peneliti ketemukan, beberapa masukan untuk mempertahankan keunggulan dan kualitas sistem Lontar dapat dijadikan catatan sebagai berikut:
1. terkait dengan koleksi yang tidak diketemukan pemustaka ketika melakukan pencarian, Perpustakaan UI perlu memperbaiki data bibliografinya agar sesuai dengan koleksi yang tesedia;
2. dokumentasi proses pengembangan secara detil terkait dengan pemrograman LONTAR dengan bahasa JAVA yang dikembangkan dalam Lontar perlu dibuat dan keahlian pemrograman JAVA harus dibagikan kepada staf TI yang lain dalam rangka pengembangan Lontar ke depannya
3. dalam rangka efektifitas kerja Tim TI, Perpustakaan UI diharapkan bisa mengelola server Perpustakaan secara mandiri;
4. berkaitan dengan kendala keamanan koleksi, RFID perlu difungsikan untuk semua koleksi Perpustakaan UI.
Daftar Referensi:
Perpustakaan Universitas Indonesia. Library Profile: Perpustakaan Universitas Indonesia
Online Public Access Catalog. 5 Mei 2014.
<http://lib.ui.ac.id/opac/ui/template.jsp?inner=profil.jsp?hal=1>
Cohn, John M., dkk. (2002). Planning for Integrated Systems and Technologies: a
hpw-to-do-it manual for librarian, second editions. London: Facet Publishing.
Corea, Ishvari., dkk. (1993) Encyclopedia of Information and Library Science, Vol.2. New Delhi: Akashdeep Publishing House.
Gorman, Michael. (2003). The Enduring Library: Technology, Tradition, and the Quest for
Balance. Chicago: American Library Association.
J. Moeleong, Lexy. (2000). Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Kochtanek, Thomas R dan Matthews, Joseph R. (2002). Library Information Systems: From
Library Automation to Distributed Information Access Solutions. Westport: Libraries
Unlimited, Greenwood Publishing Group.
Matthews, Joseph R. (2004). Technology Planning: Preparing and Updating a Library
Technology Plan. Libraries Unlimited.
Pendit, Putu Laxman. (2003). Penelitian Ilmu Perpustakaan dan Informasi: Epistemologi &
Metodologi. Jakarta: JIP-FSUI.
Perpustakaan Universitas Indonesia. (2012). Panduan Pengguna Sistem Informasi
Perpustakaan: LONTAR (Library Automation and Digital Archive) Version 3.3.Depok:
Perpustakaan Universitas Indonesia.
Perpustakaan Universitas Indonesia. (2012). Prosedur Pengolahan Bahan Perpustakaan
Universitas Indonesia. Depok: Universitas Indonesia.
Perpustakaan Universitas Indonesia. SOP IT.
Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional. (2009). Pedoman Umum Ejaan Bahasa
Indonesia yang Disempurnakan (Edisi kedua). Jakarta: Balai Pustaka.
Saffady, William. (1999). Introduction to Automation for Librarians, fourth edition. Chicago: American Library Association.
Sudarsono, Blasius. (2006). Antologi Kepustakawanan Indonesia. Ikatan Pustakawan Indonesia.
Sulistyo-Basuki. (2006). Metodologi Penelitian. Jakarta: Wedyatama Widya Sastra.
Universitas Indonesia. Pedoman teknis Penulisan Tugas Akhir Mahasiswa Universitas
Indonesia. 2009. 17 April 2014
<http://fib.ui.ac.id/lama/images/Pedoman%20Penulisan%20TA%20FIB%20UI%20200 9.pdf>
