BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Kearsipan
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Salah satu pekerjaan ketatausahaan diantaranya pekerjaan kearsipan yaitu serangkaian pekerjaan kertatausahaan diantaranya pekerjaan kearsipan yaitu serangkaian pekerjaaan yang berhubungan dengan kegiatan penciptaan, penyimpanan, penemuan, penyusutan, dan pemusnahan.
Menurut Barthos dalam buku (Gie, Administrasi Perkantoran Modern 1988) dalam ilmu kearispan arsip (Record) dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyembitan sebagai : “ warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula. Menurut kamus Administrasi Perkantoran dalam buku (Wursanto 1991), arisp adalah kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertubuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan atau secara cepat ditemukan kembali.
Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya : surat-surat, kuwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagian organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.
Kearispan memegang peranan penting bagi kelancaran jalanya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi, dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Kerasipan dalam buku (Wursanto 1991) adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali
sewaktu-waktu diperlukan. Yang dimaksud proses adalah tahap-tahap ataulangkah-langkah yang harus dilalui dalam usaha mencapai suatu tujuan.
2.1.1. Peranan kearispan
Kearispan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan” , sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan” , “pengalisanan”, “pengembangnan”, “perumusan kebijakan, pengambil keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban.” “penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.”
Setiap kegaitan tersebut baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dalam masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Pada pasal 3 Undang-undang No.7 tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa “tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Selain itu kearispan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik dan teratur.
Berikut adalah siklus hidup arsip :
ARSIP STATIS ( ARCHIEVE) DINAMIS (RECORD) Dimusnahkan In Aktif AKTIF
1. Arsip Dinamis
Adalah arsip yang masih diperlukan seara langsung dalam perencanaan,pelaksanaan, penyelanggaranan kehidupan kebangsaan pasa umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaran adminstrasi. Arsip dinamis dilihat dari kegunaanya dibedakan atas :
a. Arsip aktif
Adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelanggaran administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh Unit Pengolah.
b. Arisp Inaktif
Adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus –menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelanggaran administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip.
2. Arsip statis
Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip statis berada di Arsip Nasional Repbulik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.
Arsip harus memenuhi syarat :
a. Berkas harus masih mempunyai kegunaan.
b. Berkas harus disimpan secara teratur dan berencana, dan
c. Berkas dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.
2.2. Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan (Barthos 2005) adalah untuk menjamin kesalamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan administratif.
2.3. Sistem Penataan Kearsipan
Penataan arsip filing sistemmenurut Yatimah (2009) adalah proses mengklasifikasi dan mengatur arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, serta menyimpananya dalam suatu tempat yang aman agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan saat dibutuhkan. Penataan arsip dengan sistem kearsipan yang baik dapat membantu kelancaran tugas administrasi. Selain itu, mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan dimasa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan dimasa yang akan datang.
Tujuan dari penataan kearsipan adalah :
a. Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip.
b. Menemukan kembali arisp secara tepat, lengkap, akurat, relevan dan tepat waktu serta efisien.
c. Menunjangan penyisipkan arsip yang berdaya dan berhasil guna.
Menurut Moekjiat dalam buku(Dr. Durotul Yatimah 2009)kata sistem dalam hubungannya dengan kearsipan biasanya menunjukan metode penyusunan atau metode klasifikasi (penggolongan). Selain itu, dapat juga berarti macam perlengkapan yang dipergunakan, organisasi penyusuan tenaga kerja, dan metode yang dipergunakan apabila memimjam atau mengembalikan surat.
Ada lima metode pokok kearsipan yang menjadi dasar penataan arsip, yaitu abjab, nomor, wilayah, perihal, dan urutan waktu. Berkaitan dengan sistem kearsipan yang tepat, Moekijat lebih lanjut memberikan rambu-rambu tentang sistem :
1) Kepadatan, maksudnya tidak terlalu banyak menggunakan tempat khususnya ruang lantai.
2) Dapat didekati, maksudnya lemari surat harus ditempatkan sedemikan rupa sehingga surat-surat mudah disimpan dan diambil.
4) Keamanan, maksudnya dokumen-dokumen harusdiberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan kepentingannya.
5) Kehematan, maksudya sistem kearsipan harus hemat dalam biaya uang,biaya tenaga kerja, dan biaya tambahan.
6) Fasilitas, maksudnya bila diperlukan, sistem kearispan dapat diperluas sesuai keperluan.
7) Arsip harus dapat ditemukan kembali dengan penangguahan yang seminim-seminimnya.
8) Surat harus disimpan secara up to date, meskipun bergantung pada penyusunan tenaga kerja dan pengawasan
9) Beberapa sistem yang menggunakan petunjuk keluar harus menunjukan dokumen yang telah dipindahkan, kapan, dan oleh siapa.
10) Pergunakan sistem klasifikasi yang paling tepat.
Dalam sistem kearsipan yang perlu mendapat perhatian bukan hanya sistemnya saja yang baik dan tepat, tetapi yang lebih penting ialah pengelolaannya (manajmen). Meskipun sistem yang dipergunakan baik, manajemennya lemah, maka sistem yang telah ditentukan itu tidak akan ada artinya. Berikut adalah macam-macam sistem :
1. Sistem Abjad( Alphabetical Filing System )
Sistem abjad ini diklasifikasikan berdasarkan huruf A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
Adapun diperlukan persiapan dalam menggunakan sistem penataan berdasarkan abjad adalah :
a) Memahami peraturan mengindeks, b) Memberi kode,
c) Menyiapkan kartu indeks,
d) Menyiapkan lembar tunjuk silang bila perlu. e) Menyiapkan peralatan arsip.
Selain terdapat persiapan ada pula syarat-syarat yang perlu diperhatikan:
a) Singkat, jelas, dan muda diingat b) Berorentasi pada kebutuhan pemakai,
c) Merupakan katayang mudah dimengerti, dan diambil atau ditentukan dari isi surat.
Terdapat tiga macam cara yang digunakan dalam penggunaan mengabjad, yaitu :
a. Mengabjad huruf demi huruf. Langkah awal mengabjad cara huruf demi huruf, adalah dengan meneliti huruf pertama, kedua, ketiga, dan seterusnya dan dalam setiap huruf diberikan kata pengenal dengan huruf terakhir ikut mementukan letak dalam urutan. Contoh : Amir,Amirudin, Bangka, Bengkulu dan Bangku.
b. Mengabjad kata demi kata. Pada cara ini tiap bagian kata dapat dipisahkan dalam kata pengela pertama dan dianggap satu kata berdiri sendiri. Letak pengenal pertama dimasukan kedalam urutan indeks. Contoh : Dies Natalis, Kali Baru, New Jersey, dan New York.
c. Mengabjad kesatuan demi kesatuan. Meskipun kata-katanya terpisah, pada hakikatnya merupakan suatu pengertian yang harus dianggap satu kesatuan. Contoh : Kaca Mata, Kuda Laut, Tanda Jasa, dan Tanda Mata.
Selain dari cara-cara dalam menggunakan sistem abjad ada pula hal yang perlu diperhatikan yaitu persiapan dalam penyimpanan arsip yaitu dengan menyiapkan peralatan arsip. Sebelum memakai peralatan arsip yang beraneka ragam jenis,perlu diadakan pemilihan yang cukup teliti agar penyusunan dan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan baik sesuai kemampuan dan kebutuhan yang ada.
Berikut beberapa criteria yang perlu ditperimbangkan adalah :
a. Biaya yang tersedia,
b. Besar ruangan yang dapat dimafaatkan,
c. Jenis-jenis arsip yang akan disimpan,ukuranan, jumlah, berat, dan nilai,
e. Tingkat pengamanan terhadap arsip yang disimpan.
Peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan dan
menemukan kembali arsip antara lain sebagai berikut:
a) Filing cabinet b) Guide c) Hang map d) Schnekhecter map e) Folder f) Tickler file g) Ordner
2. Sistem Perihal (Subject Filing System)
Sistem ini diklasifikasikan berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan perusahaan. Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek yang disusun dalam suatu daftar yang bernama daftar indeks.
Hal-hal yang perlu dipersiapkan alam sistem penyimpanann arsip berdasarkan perihal atau masalah adalah :
a. Menyusun daftar indeks, b. Menyiapakn kartu indkes, dan c. Menyiapkan peralatan arsip
Adapun Kelebihan sistem subjek:
a. mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
b. dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.
Pada sistem subjek ini sebelum kita menyimpan arsip hendaknya dipersiapkan terlebih dahulu daftar indeks.Daftar indeks ini adalah daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.
Tujuan pembuatan daftar indeks subjek adalah sebagai berikut:
1) Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam
2) Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.
3) Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula. Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut:
1) Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas)
2) Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama)
3) Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah)
Berikut adalah contohnya:
Masalah Utama Masalah Sub Masalah
Kp : Kepegawaian Cuti a. Cuti Melahirkan
b. Cuti Sakit c. Cuti Tahunan
Mutasi a. Kenaikan golongan
b. Masa kerja
c. Tunjangan keluarga d. Alih tugas
3. Sistem Nomor (Numerical Filing System)
Salah satu sistem penyimpanan arsip berdasarkan kelompok permasalahan uang kemudian masing-masing atau setiap masalah diberi nomor tertentu.
Berikut hal-hal yang perlu diperhatikan dalam sistem penyimpanan arisp berdasarkan sistem nomor:
a. Menyusun pola klasifikasi arsip b. Menyiapkan kartu indeks, dan c. Menyiapakan peralatan arsip
4. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
Sistem ini berdasarkan urutan tanggal,bulan dan tahun. Pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman (caption) adalah tanggal kedatangan surat. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam sistem penyimpanan arsip berdasarakan sistem tanggal adalah :
a. Menentukan pembagian tanggal,bulan, dan tahun. b. Menyiapkan Kartu Indeks
c. Menyiapkan peralatan arsip.
5. Sistem Wilayah (Geographical Filing System)
Sistem ini berdasarkan tempat atau lokasi, daerah, atau wilayah tertentu sebagai pokok permasalahanya. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan ketika memilih sistem ini dalam penyimpananya, yaitu :
a. Menentukan pengelompokan dearah b. Menyiapkan kartu indeks
c. Menyiapkan peralatan arsip.
2.4. Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan menurut Amsyah (1991) adalah sistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat
diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Secara umum kegiatan dalam menata arsip dapat dibagi ke dalam beberapa kegiatan diantaranya terdiri dari :
1) Memisah-misahkan yaitu kegiatan sortir pendahuluan untuk mengelompokan arsip sesuai pokok permasalahanya.
2) Pemerikasaan arsip, yaitu mengadakan penelitian, agar diketahui surat yang akan disimpan telah mendapatkan posisi atau belum.
3) Memadukan yaitu mengelompokan arsip yang merupakan bagian langsung dari suatu masalah atau yang paling berkaitan.
4) Mengklasifikasikan aitu klasifikasi arsip merupakan pengelo,pokan urursan/masalah secara logis dan sistematis.
5) Mengindeks yaitu menentukan initi dai isi surat dan menetukan indeksnya 6) Mempersiapkantunjuk silang, yaitu menggunakan formulir penunjuk silang
untuk mempermudah pencarian kembali arsip.
7) Menyusun arsip yang sudah diberi kode, bersama tunjuk silang sesuai dengan sistem yang digunakan,
8) Menyimpan arsip secara benar ke dalam tempat penyimpanan sesuai kode masing-masing
Penyimpanan arsp hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan:
1. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan
2. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah
3. Pengambalian arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.
Dengan cara demikan arsip tidak akan mudah dan cepat rusak karena sering diambil dari tempat penyimpanan. Sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan oleh masing-masing organisasi pencipta arsip tertentu saja berbeda-beda.
Terdapat beberapa kriteria yang harus dipenuhi dalam penyelenggaraan sistem filing yang baik, di antaranya sebagai berikut:
1. Tidak memakan tempat; letak (lay out) dibuat seefektif dan seefisien mungkin.
2. Sederhana dan praktis; mudah dilaksanakan dan tidak bereblit-belit,
3. Mudah dicapai; penyimpanan surat/warkat harus dapat dengan mudah diambil dan digapai.
4. Ekonomis; tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya, perlengkapan, tenaga, dan cara pengerjaannya.
5. Cocok dan tepat guna; disesuaikan dengan tujuan atau kepentingan
6. Fleksibel; mudah dikembangkan apabila ada perluasan kerja dan mudah dilaksanakan.
7. Klasifikasi yang khusus; keanekaragaman arsip dapat menimbulkan kesulitan.
8. Aman; bebas kerusakan karena terpelihara dari gangguan serangga, rayap, air, debu dan sebagainya.
2.5. Penemuan Arsip
Peminjaman arsip artinya keluarnya arsip dari tempat penyimpanan karena diperlukan oleh pihak lain. Karena dipinjam, arsip tidak pada tempatnya, perlu ada pencatatan supaya petugas dapat mengetahui dimana arsip tersebut berada, siapa yang menggunakan, kapan dipinjam, dan kapan harus dikembalikan. Penyimpanan arsip dimaksudkan agar ketika dibutuhkan arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat. Penemuan arsip dengan cepat memberikan arti bahwa sistem penyimpanan arsip yang digunakan telah tepat. Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan efektif, artinya dapat ditemukan dengan cepat dan tepat sewatu-waktu dibutuhkan.
Rasio penemuan: Jumlah arsip yang ditemukan × 100% Jumlah arsip yang dicari
Kriteria yang digunakan adalah jika rasip lebih besar dari 99,5% berarti arsip disimpan dengan baik. jika rasip penemuan antara 97% sampai dengan 99,5% berarti arsip disimpan dalam kondisi memuaskan, dan jika rasio kurang dari 97 % teknik penyimpanan perlu dibenahi.
Selanjutnya kecepatan dan ketepatan penemuan arsip sangat bergantung pada beberapa hal diantaranya :
1. Kejelasan materi yang diminta, 2. Cara penyimpanan arsip
3. Ketepatan waktu
2.6.Penyusutan Arsip
Penyusutan Arsip adalah merupakan sala satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya/bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi. Dokumen atau arsip yang tidak berguna lagi perlu dimusnahkan untuk memberikan kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap dokumen atau arsip yang mempunyai nilai guna.
Menurut Barthos (2005)Berikut adalah tujuan diaadakannya penyusunan arsip:
1) Menghemat penggunaan prasaran dan saran penyimmpanan dokumen/arsip. 2) Mewujudkan edrsiensi dan efektivitas kerja perushaan.
3) Menekan biaya seminim mungkin dalam pengelolaan dokumen/arsip perusahaan.
4) Memudahkan dalam menemukan kembali dokumen/arsip jika sewaktu-waktu diperlukan.
5) Terjaminnya penyelamatan dokumen/arsip yang bernilai guna dan sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan.
Adapun langkah-langkah tindakan untuk mengurangi jumlah arsip dengan cara :
1) Pemindahaan 2) Pemusnahan 3) Penyerahan
Menurut Wursanto (1991) jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan tentang seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu daftar yang menunjukkan:
1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja) sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip (file inaktif).
2. Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing/sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional RI.
Menurut Dharma (2005), guna jadwal retensi adalah:
1. Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif. 2. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif. 3. Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.
4. Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanan. 5. Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.
Menurut Barthos (2005)yang dimaksud nilai guna arsip ialah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kegiatan pengguna arsip. Nilai guna arsip dibedakan menjadi:
1. Nilai guna primer, meliputi: nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah dan tekonologi.
2. Nilai guna sekunder, meliputi: nilai guna kebuktian dan nilai guna informasi. Penentuan Nilai Guna Arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk menentukan jangka waktu penyimpanan/retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip lain. Sebelum dilaksanakan penyusutan terlebih dahulu diadakan penilaian terhadap berkas arsip. Setelah itu baru diadakan atau dilaksanakan penyusutan atau pemindahanarsip
Menurut Brathos (2005)ada 2 macam Metode Penyusutan arsip:
A. Metode berkala.
Metode berkala adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, setelah masa penyimpanan yang telah ditentukan
berakhir, maka arsip aktif disusutkan sekaligus pada periode tersebut. Metode berkala dapat dibagi tiga, yaitu: Metode berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu, Metode berkala 2 kali dalam jangka waktu tertentu. , Metode berkala atas dasar waktu minimum-maksimum.
B. Metode berulang-ulangatau terus-menerus adalah suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu periode tertentu.
Menurut Wursanto (1991)pemindahan arsip dari unit pengolah ke pusat penyimpanan arsip melalui prosedur sebagai berikut:
1. Menyiangi (Weeding). 2. Mempersiapkan Alat-alat. 3. Membuat Daftar.
4. Menyiapkan Daftar atau Surat Isian Pemindahan Arsip ke Pusat Penyimpanan Arsip.
5. Mempersiapkan Berita Acara Pemindahan Arsip.
Menurut Barthos (2005) penyerahan dokumen/arsip ke Arsip Nasional dengan cara: 1) Instansi/kantor membuat daftar arsip yang disusutkan dalam rangkap dua. 2) Menandatangankan daftar tersebut kepada pihak Arsip Nasional sebagai tanda
penyerahan arsip yang disusutkan.
Daftar asli yang telah ditandatangani tersebut disimpan oleh instansi/kantor yang menyerahkan arsip sebagai bukti.
