BAB I BAB I
PENDAHULUAN PENDAHULUAN
A.
A. LATAR BELAKANGLATAR BELAKANG
Kapal merupakan sarana pengangkut yang di gunakan untuk Kapal merupakan sarana pengangkut yang di gunakan untuk mengangkut
mengangkut muatan muatan penumpang penumpang maupun barang. maupun barang. Indonesia sebagai Indonesia sebagai negaranegara kepulauan tentunya sangat membutuhkan moda transportasi yang dapat kepulauan tentunya sangat membutuhkan moda transportasi yang dapat menjangkau setiap wilayah kepulauan hingga kedaerah terpencil,dan kapal menjangkau setiap wilayah kepulauan hingga kedaerah terpencil,dan kapal laut menjadi sarana pengangkut yang paling ideal untuk dapat menjangkau laut menjadi sarana pengangkut yang paling ideal untuk dapat menjangkau setiap daerah kepulauan yang sulit untuk dijangkau oleh moda transportasi setiap daerah kepulauan yang sulit untuk dijangkau oleh moda transportasi lainnya. Sehingga pemerataan pembangunan dapat terwujud. Setiap sarana lainnya. Sehingga pemerataan pembangunan dapat terwujud. Setiap sarana pengangkut
pengangkut laut laut yang yang berlayar berlayar pasti pasti akan akan singgah singgah di di pelabuhan pelabuhan untukuntuk melakukan pemuatan atau pembongkaran penumpang maupun barang. melakukan pemuatan atau pembongkaran penumpang maupun barang. Sehingga perusahaan pelayaran atau pemilik kapal harus memiliki kantor Sehingga perusahaan pelayaran atau pemilik kapal harus memiliki kantor cabang atau menunjuk suatu perwakilan keagenan kapal di pelabuhan yang cabang atau menunjuk suatu perwakilan keagenan kapal di pelabuhan yang akan di singgahi. Unit pelayanan jasa keagenan kapal harus dapat akan di singgahi. Unit pelayanan jasa keagenan kapal harus dapat melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik dan benar.
melaksanakan tugas-tugasnya dengan baik dan benar.
Keagenan kapal adalah suatu pihak yang bertugas mewakili pemilik Keagenan kapal adalah suatu pihak yang bertugas mewakili pemilik kapal dalam mempersiapkan segala sesuatu, agar kegiatan kapal selama di kapal dalam mempersiapkan segala sesuatu, agar kegiatan kapal selama di pelabuhan dapat berjalan sesuai dengan rencana.
pelabuhan dapat berjalan sesuai dengan rencana.
Agen juga harus mempersiapkan fasilitas sebelum kapal tiba dan Agen juga harus mempersiapkan fasilitas sebelum kapal tiba dan memastikan kegiatan bongkar maupun muat dapat berjalan dengan memastikan kegiatan bongkar maupun muat dapat berjalan dengan
baik.Sehingga
baik.Sehingga dapat dapat memberikan memberikan pelayanan pelayanan sepenuhnya sepenuhnya terhadapterhadap kepentingan kapal selama di pelabuhan.
kepentingan kapal selama di pelabuhan.
Keagenan kapal juga merupakan pihak operasional yang mempunyai Keagenan kapal juga merupakan pihak operasional yang mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk mengurus dokumen-dokumen yang tugas dan tanggung jawab untuk mengurus dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh kapal, dalam pengurusan dokumen-dokumen tersebut maka dibutuhkan oleh kapal, dalam pengurusan dokumen-dokumen tersebut maka ada keterkaitannya dengan berbagai instansi di pelabuhan seperti Kaantor ada keterkaitannya dengan berbagai instansi di pelabuhan seperti Kaantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan,Kantor Vessel Traffic Services serta Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan,Kantor Vessel Traffic Services serta Kantor Kesehatan Pelabuhan. Dalam pembuatan dokumen-dokumen yang di Kantor Kesehatan Pelabuhan. Dalam pembuatan dokumen-dokumen yang di butuhkan
butuhkan dalam dalam prosesdprosesd clearance inclearance in dandan clearance out clearance out kapal, agen sering kapal, agen sering kali mengalami kesulitan karena beberapa faktor, seperti contohnya kali mengalami kesulitan karena beberapa faktor, seperti contohnya kurangkomunikasi dengan instansi-instansi terkait, maka dari itu penulis kurangkomunikasi dengan instansi-instansi terkait, maka dari itu penulis bermaksud
bermaksud untuk untuk menganalisa menganalisa metode metode keagenan keagenan PT.Pelayaran PT.Pelayaran NasionalNasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang Sehingga dapat mengetahui dengan Indonesia (Persero) Cabang Semarang Sehingga dapat mengetahui dengan jelas
jelas bagaimana bagaimana prosesproses clearance inclearance in dandan clearance out clearance out kapal kapal dan dan dokumendokumen yang di butuhkan dalam rangka proses pela
1.
1. Alasan Pemilihan JudulAlasan Pemilihan Judul
Dalam rangkamemenuhi kegiatan usaha pelayaran di Era Modern Dalam rangkamemenuhi kegiatan usaha pelayaran di Era Modern ini, Fu
ini, Fungsi ngsi keagenan kapkeagenan kapal di al di dalam pelayanan dalam pelayanan kedatangan kedatangan maupunmaupun keberangkatan kapal sangat diperlukan. Hal tersebut bertujuan untuk keberangkatan kapal sangat diperlukan. Hal tersebut bertujuan untuk menjalankan kegiatan operasional perusahaan selama kapal berkunjung menjalankan kegiatan operasional perusahaan selama kapal berkunjung di wilayah Pelabuhan Tanjung Emas Semarang.
di wilayah Pelabuhan Tanjung Emas Semarang. Sehingga penulis memilih judul:
Sehingga penulis memilih judul: a.
a. Ingin menganalisa tugas keagenan PT.Pelayaran Nasional IndonesiaIngin menganalisa tugas keagenan PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dalam proses
(Persero) Cabang Semarang dalam proses clearance inclearance in dandan clearance out
clearance out kapal KM. Egon.kapal KM. Egon. b.
b. Ingin menganalisa dokumen utama maupun dokumen pendukungIngin menganalisa dokumen utama maupun dokumen pendukung dalam pengurusan proses
dalam pengurusan proses clearance inclearance in dandan clearance out clearance out sertaserta pembayaran atas biaya jasa kepelabuhanan kapal KM. Egon.
pembayaran atas biaya jasa kepelabuhanan kapal KM. Egon. c.
c. Ingin menganalisa kemungkinan adanya permasalahan yangIngin menganalisa kemungkinan adanya permasalahan yang munculselamapelaksanaan proses
munculselamapelaksanaan proses clearance inclearance in dandan clearance clearance out
out kapal KM. Egon oleh PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)kapal KM. Egon oleh PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang.
Cabang Semarang. d.
d. Ingin menganalisa bagaimana penangananDivisi OperasionalIngin menganalisa bagaimana penangananDivisi Operasional keagenan kapal PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang keagenan kapal PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dengan adanya kendala yang muncul selama pelasanaan Semarang dengan adanya kendala yang muncul selama pelasanaan proses
proses clearance inclearance in dandan clearance out clearance out kapal KM. Egon dengankapal KM. Egon dengan instansi-instansi terkait.
2.
2. Rumusan MasalahRumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dari makalah ini adalah sebagai berikut : Adapun rumusan masalah dari makalah ini adalah sebagai berikut : a.
a. Bagaimana tugas keagenan PT.Pelayaran Nasional IndonesiaBagaimana tugas keagenan PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dalam proses
(Persero) Cabang Semarang dalam proses clearance inclearance in dandan clearance out
clearance out ?? b.
b. Apasaja dokumen utama maupun dokumen pendukung yangApasaja dokumen utama maupun dokumen pendukung yang disiapkan dan dilampirkan dalam proses
disiapkan dan dilampirkan dalam proses clearance inclearance in dandan clearance clearance out
out serta serta pengurusan pengurusan pembayaran pembayaran PNBP PNBP atas atas biaya biaya jasajasa kepelabuhanan kapal KM. Egon?
kepelabuhanan kapal KM. Egon? c.
c. Adakahkendala yang muncul selama pelaksanaan prosesAdakahkendala yang muncul selama pelaksanaan proses clearanceclearance in
in dandan clearance out clearance out kapal KM. Egonoleh PT. Pelayaran Nasionalkapal KM. Egonoleh PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang?
Indonesia (Persero) Cabang Semarang? d.
d. Bagaimana penangananDivisi Operasional keagenan kapal PT.Bagaimana penangananDivisi Operasional keagenan kapal PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dengan Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dengan adanya kendala yang muncul selama pelaksanaan proses
adanya kendala yang muncul selama pelaksanaan proses clearanceclearance in
3. Tujuan Pembahasan
Tujuan pembahasan dari makalah ini :
a. Dapat memaparkan tugas keagenan PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dalam proses clearance in dan out .
b. Menjelaskan dokumen utama maupun dokumen pendukung yang disiapkan dan dilampirkan dalam proses clearance in dan clearance out serta pengurusan pembayaran PNBP atas biaya jasa kepelabuhanan kapal KM. Egon.
c. Menjelaskan sebab munculnya kendala selamapelaksanaan proses clearance in dan clearance out kapal KM. Egon oleh PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang.
d. Mendeskripsikan bagaimana penangananDivisi Operasional keagenan kapal PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dengan adanya kendala yang muncul selama pelaksanaan proses clearance in dan clearance out dengan instansi-instansi
4. Manfaat Hasil Pembahasan a. Secara Teoritis
Dari hasil makalah ini diharapkan dapat menambah pengetahuan dan wawasan penulis, terutama mengenai jasa keagenan dan proses clearance in dan clearance out sarana pengangkut laut, serta prosedur pelayanan penumpang kapal.
b. Secara Praktis
Digunakan sebagai landasan / dasar bagi pihak-pihak terkait guna memperoleh manfaat bagi masing-masing pihak, yaitu sebagai berikut :
1) Akademik
Diharapkan dapat membantu penambahan ilmu pada bidang pengelolaan pelabuhan mengenai jasa keagenan kapal dan proses masuk maupun keluarnya sarana pengangkut laut.
2) Masyarakat
Diharapkan dapat dijadikan masukan dan pendapat untuk masyarakat luas khususnya bagi para calon penumpang dan para pemilik barang/kendaraan serta pemakai jasa keagenan kapal. 3) PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang
Diharapkan dapat menjadi bahan masukan bagi perusahaan dalam meningkatkan pelayanannyaterhadap sarana pngangkut laut, bagi para pengguna jasa, serta dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi.
B. RUANG LINGKUP 1. Pembatasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah dari praktek darat ini, penulis membatasi masalah agar masalah tidak meluas kepada masalah yang lain, maka sebagai batasan masalah dalam penulisan makalah ini, penulis hanya akan membahas tentang kegiatan keagenan kapal PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dalam proses pelayanan clearance in dan clearance out di Kantor Kesehatan Pelabuhan dan Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan khusus untuk kapal KM. Egon yang berlayar dari Semarang menuju Kumai.
2. Penjelasan Istilah
Judul makalah ini adalah “Prosedur Clearance In dan Clearance Out Sarana Pengangkut KM. Egon di Pelabuhan Tanjung Emas Oleh PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang”terdiri dari 5 bagian penting pada judulnya dan akan di jelaskan sebagai berikut :
a. Metode
Metode merupakan kegiatan ilmiah yang berkaitan dengan suatu cara kerja (sistematis) untuk memahami suatu objek penelitian sebagai upaya untuk menemukan jawaban yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah dan termasuk keabsahannya. (Rosdy Ruslan, 2003:134)
b. Pelaksanaan
Pelaksanaan atau implementasi merupakan perluasan aktivitas yang saling menyesuaikan proses interaksi antara tujuan dan tindakan untuk mencapainya serta memerlukan jaringan pelaksana, birokrasi yang efektif. (Setiawan, 2004:39)
c. Keagenan
Keagenan adalah hubungan berkekuatan secara hukum yang terjadi bilamana kedua pihak bersepakat untuk membuat perjanjian dimana salah satu pihak adalah dinamakan pemilik dengan syarat bahwa pemilik tetap mempunyai hak untuk mengawasi agennya
mengenai kewenangan yang direncanakan.( Djoko, 2006 : 53 ) d. Penumpang
Penumpang adalah pembeli produk dan jasa pada suatu perusahaan adalah pelanggan perusahaan barang dan jasa mereka
dapat berupa seseorang (individu) dan dapat pula sebagai suatu perusahaan. (Yoeti, 2002)
e. Muatan
Muatan kapal adalahsegala macam barang dagangan yang diserahkan kepada pengangkut untuk diangkut dengan kapal guna diserahkan kepada orang atau badan.(Istopo, 2003:65)
C. METODE PENELITIAN 1. Metode Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data yang diperlukan dalam menyusun makalah ini, penulis menggunakan metode observasi, metode interview, dan metode kepustakaan.
a. Metode Observasi
Menurut Dr. Nana Sudjana.(Sinar Baru Agesindo 2001. Hal 65).Dalam bukunya yang berjudul “Tuntutan Penyusunan Karya Ilmiah”.Mengungkapkan bahwa Metode Observasi adalah pengamatan langsung atau tidak langsung di lapangan.Untuk memperoleh data ini penulis mengamati langsung di lapangan untuk mengetahuikegiatan keagenan kapal PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dalam proses pelayanan clearance in dan clearance out di Kantor Kesehatan Pelabuhan dan Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan khusus untuk kapal KM. Egon yang berlayar dari Semarang menuju Kumai.
b. Metode Interview
Menurut Prof. Drs. Sutrisno Hadi, dalam bukunya yang berjudul Metodologi Reseacrh,( Andi publisher, jakarta 2010 hal 73 ), bahwa metode wawancara atau interview merupakan Tanya jawab secara lisan antara 2 (dua) orang atau lebih dengan berhadapan secara fisik.
Dalam upaya pengumpulan data ini penulis melakukan tanya jawab langsung dengan pejabat dan karyawan yang terkait dengan obyek yang dipelajari tentangkegiatan keagenan kapal PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dalam proses pelayanan clearance in dan clearance out kapal KM. Egon.
c. Metode Kepustakaan
Menurut Prof. Drs. Sutrisno Hadi (Jogjakarta 2000 Ghalia Indonesia dalam bukunya yang berjudul “Metode Penelitian Hukum”).“Metode Kepustakaan adalahhal-hal yang dapat digunakan sebagai teori terhadap pendapat atau tulisanpara ahli atau pihak-pihak yang berwenang untuk memperoleh informasi baik dalam ketentuan formal atau dalam bentuk resmi”. Selama memperoleh data ini, penulis juga mengutip beberapa pendapat para ahli atau pihak lain yang berkepentingan untuk memperluas
gagasan penulis.
Metode kepustakaan digunakan sebagai dasar atau landasan teori, suatu cara pengumpulan data dimana penulis akan mengutip dari berbagai buku-buku atau dokumen kantor tentangkegiatan keagenan kapal PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dalam proses pelayanan clearance in dan clearance out kapal KM. Egon.
2. Metode Analisa Data
Dalam penyusunan makalah ini penulis menggunakan metode analisis kualitatif.Penyusun menguji kebenaran teori-teori yang penulis temukan selama perkuliahan atau teori-teori yang penulis temukan dari para ahli khususnya dalam dunia kemaritiman dengan wujud nyata sebenarnya yang terjadi dilapangan selama penulis melangsungkan kegiatan PRADA.
3. Metode Penyajian Data
Dalam penulisan makalah ini, penulis menyajikan data dalam bentuk tulisan (textular presentation).Hasil penelitian selama penulis melaksugkan kegiatan PRADA di PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang yang bertempat di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang disajikan dalam bentuk narasi agar pembaca mudah memahaminya.
BAB II
FAKTA DAN PERMASALAHAN
A. FAKTA
1. Derskripsi tugas keagenan kapal PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero)Cabang Semarang dalam prosesclearance in dan clearance out KM. Egon.
Pelayaran adalah satu kesatuan sistem yang terdiri atas angkutan di perairan, kepelabuhanan, keselamatan dan keamanan, serta perlindungan
lingkungan maritim.Sedangkan perusahaan pelayaran adalah badan hukum atau badan usaha yang mengusahakan jasa angkutan laut dengan menggunakan sarana pengangkut laut atau kapal dalam kegiatannya.Di Indonesia terdapat banyak perusahaan pelayaran, salah satunya adalah PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) yang mempunyai banyak cabang di seluruh Indonesia termasuk di Semarang. Perusahaan tersebut adalah perusahaan pelayaran yang bergerak dalam bidang angkutan penumpang dan barang serta jasa keagenan kapal yang merupakan branch dari PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Pusat yang mempunyai kantor pusat di Jakarta.
Dalam melayani kapal, PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarangsaling berkoordinasi dengan PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Pusat,mengingat jaringan trayek kapal merupakan wewenang PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) pusat yang merujuk
kepada Keputusan Direktur Jendral Perhubungan Laut Nomor: AL.108/6/12/DTPL.16 Tentang Jaringan Trayek Kapal Penumpang PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) yang mendapat penugasan pelayanan publik angkutan penumpang kelas ekonomi tahun 2017. PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) menerima Jaringan TrayekKapal dari Direktorat Jenderal Perhubungan Laut dari kantor pusat yang berada di Jakarta. Surat tersebut mengenai penugasankepada PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) untuk melayani angkutan laut penumpang dalam negeri kelas ekonomi,yang didalamnya tercantum Rencana Pola Trayek (RPT).Setelah itu kantor pusat mengeluarkan emlpoye jadwal kapal sesuai dengan Rencana Pola Trayek untuk dilaksanakan oleh tiap-tiap kantor cabang yang wilayahnya termasuk didalam Rencana Pola Trayek tersebut. Dan saat ini PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang melayani 3 kapal dengan beragam type dan rute yang berbeda yakni KM.Kelimutu,KM.Lawit serta KM.Egon.Berdasarkan employe tersebut PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang melakukan koordinasi dengan instansi-instansi yang terkait untuk pelayanan kedatangan dan keberangkatan kapal serta mempersipkan dokumen yang dibutuhkan dalam proses clearance in dan clearance out kapal KM. Egon yang akan melakukan penurunan dan pengangkutan penumpang dan barang di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang, berikut adalah deskripsi tugas dari Divisi Operasional berupa
prosedur pelayanan clearance in dan clearance out kapal KM. Egondi Pelabuhan Tanjung Emas Semarang :
1. Tiga hari sebelum kapal KM. Egon sandar, agen secara aktif mengurus semua dokumen dan permohonan jasa pelayanan kapal untuk proses clearance in dan clearance out sebagai berikut :
1) Agen terlebih dahulu memberitahukan rencana kunjungan kapal KM. Egon selama kurun waktu tertentu (biasanya 1 bulan) kepada semua instansi-instansi terkait.
2) Menyiapkan semua dokumen dalam proses clearance in dan clearance out kapal KM. Egon dengan mengisi form yang meliputi:
Pemberitahuan RencanaKedatanganKapal
LaporanKedatangan/Keberangkatan Kapal.
Permohonan jasalabuh.
Surat Pernyataan Nakhoda ( Master Sailing Declaration)
Daftar Periksa Pemenuhan Kewajiban Kapal Lainnya Dalam
Rangka Penerbitan Surat Persetujuan Berlayar.
Daftar Pemeriksaan Kelengkapan Dan Validitas Surat Dan
Dokumen Kapal Dalam Rangka Penerbitan Surat Persetujuan Berlayar.
Serta membuat dokumen permohonan pelayanan clearance in dan clearance out untuk kapal KM. Egon lainnya yang meliputi:
Permohonan Vessel Traffic Services (VTS)
Permohonan clearance kepada Kantor Kesehatan Pelabuhan.
Membuat memorandum surat-surat kapal.
3) Mengajukandokumen permohonan untuk pelayanan jasa kedatangan sarana pengangkut kepada Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan (KSOP) yang meliputi :
Pemberitahuan Rencana Kedatangan Kapaldan Laporan
Kedatangan/Keberangkatan Kapal yang dilampiri dengan Daftar Jaringan Pola Trayek atau biasa disebut Rencana Pola Trayek (RPT).
Permohonan Surat Persetujuan Berlayar (SPB) yang dilampiri
denganDaftar Jaringan Pola Trayek atau biasa disebut Rencana Pola Trayek (RPT).
Permohonan Jasalabuh yang dilampiri dengan Surat Ukur
Kapal.
Permohonan jasa Vessel Traffic Services(VTS) berupa nota
tagihan pelayanan yang sebelumnya sudah dimintakan ke kantor Vessel Traffic Services (VTS).
Permohonan jasa rambu yang dilampiri dengan Surat Ukur
Kapal. Untuk permohonan jasa rambu dimintakan apabila sudah jatuh tempo setiap 30 hari sekali.
4) Setelah semua permohonan diverifikasi oleh pihak Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan (KSOP), maka :
Setelah mendapatkan nomer seri pada dokumen Pemberitahuan
Rencana Kedatangan Kapaldan Laporan Kedatangan/Keberangkatan Kapaldikembalikan kepada agemn yang nantinya digunakan sebagai dasar pengajuan Permohonan Pelayanan Kapal dan/ Barang (PPKB) kepada PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Cabang Semarang.
Agen menerima billing Penerimaan Negara Bukan Pajak
(PNBP) pembayaran tagihan sesuai dengan jasa pelayanan kapal yang diminta berupa: jasa pelayanan kapal labuh, jasa pelayananVessel Traffic Services(VTS), dan jasa pelayanan
rambu (bila ada).
2. Setelah semua dokumen sudah disahkan oleh Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan (KSOP), maka satu hari sebelum kapal KM. Egon tiba :
1) Meminta billing Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) atas jasa pelayanan kesehatan awak kapal (crewlist ) maupun penumpang kepada Kantor Kesehatan Pelabuhan kelas II Tanjung
Emas Semarang.
2) Agen membayarkan semua nota tagihan billing PNBP atas jasa pelayanan kapal KM. Egon ke Bank yang ditunjuk.
3) Kemudian bukti pembayaran jasa labuh, jasaVessel Traffic Services(VTS) dan jasa rambu dari Bank diserahkan kepada
Bendahara Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan (KSOP)yang kemudian bendahara menerbitkan kuitansi lunas. 3. Agen menyiapkan semua dokumen kapal KM. Egon dalam rangka
proses clearance in dan clearance out di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang, berupa:
1) Dokumen Rencana Kedatangan Kapaldan Laporan Kedatangan/Keberangkatan Kapalyang dilampiri Daftar Jaringan Pola Trayek atau biasa disebut Rencana Pola Trayek (RPT)digabung dengan kuitansi jasa labuh.
2) Permohonan clearance in dan clearance out kepada Kantor Kesehatan Pelabuhan beserta tanda bukti bayar pelayanan jasa dari Bank.
3) Kuitansi lunas pembayaran pelayanan jasa rambu, jasa labuh, dan jasa Vessel Traffic Services(VTS).
4) Dokumen lain seperti :
Surat Pernyataan Nakhoda ( Master Sailing Declaration).
Daftar Periksa Pemenuhan Kewajiban Kapal Lainnya Dalam
Rangka Penerbitan Surat Persetujuan Berlayar.
Daftar Pemeriksaan Kelengkapan Dan Validitas Surat Dan
Dokumen Kapal Dalam Rangka Penerbitan Surat Persetujuan Berlayar.
4. Kapal KM. Egon sandar di Dermaga Nusantara 02, Pelabuhan Tanjung Emas Semarang.
Setelah kapal KM. Egon sandar di Dermaga Nusantara 02 Pelabuhan Tanjung Emas Semarang, agen naik ke atas kapal dan masuk ke kantor kapalmemohon izin kepada nakhoda untuk menandatangani Surat Pernyataan Nakhoda ( Master Sailing Declaration) dan distempel kapal KM. Egon. Kemudian ke kantor
krani kapal untuk mengambil dokumen-dokumen kapal yang diperlukan untuk proses clearance in dan clearance out yang berupa :
1) Buku Kesehatan Kapal ( Health Book ).
2) Surat Persetujuan Berlayar (SPB) dari pelabuhan asal. 3) Daftar awak kapal (crewlist ) dari pelabuhan asal.
4) Daftar Penumpang Turun di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang.
5) Daftar Barang/Kendaraan Bongkar di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang.
6) Surat Permohonan Pelayanan Sampah
Setelah dokumen-dokumen kapal KM. Egon di ambil akan dilakukan pemeriksaan kembali kelengkapan dan kevalidan dokumenuntuk mempersiapkan clearance in dan clearance out . Dalam pengambilan dokumen-dokumen diatas kapal, divisi operasional PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang
Semarang bekerja sama dengan pihak-pihak terkait seperti Kantor Kesehatan Pelabuhan. Dalam hal ini pihak Kesehatan Pelabuhan adalah pihak pertama yang naik ke atas kapal untuk memastikan bahwa kapal dalam keadaan baik dan sehat, setelah itu di perintahkan
oleh pihak kesehatan pelabuhan untuk mengibarkan bendera kuning sebagai tanda bahwa kapal sudah diperiksa oleh pihak Kantor Kesehatan Pelabuhan. Setelah boarding dari pihak Kantor Kesehatan Pelabuhan selesai maka agen melakukan clearance in dan clearance out dokumen, yaitu:
1) Buku Kesehatan Kapal( Health Book ) beserta lampirannya. 2) Daftar Penumpang Turun.
3) Daftar Awak Kapal (crewlist ).
4) Surat Permohonan clearence indan clearance out dengan melampirkan bukti pembayaran jasa dari Bank.
Setelah semua dokumen diperiksa oleh petugas Kantor Kesehatan Pelabuhan dan dinyatakan lolos maka Buku Kesehatan Kapal sudah selesai diperiksadan mendapatkan tanda periksa.
Setelah clearance in dan clearance out di Kantor Kesehatan Kapal selesai, maka agen melanjutkan clearance in dan clearance out di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Tanjung Emas Semarang. Selain dokumen yang sudah disiapkan sebelumnya,dibutuhkan pula dokumen kapal KM. Egon sebagai pedoman untuk mengisi memorandum surat-surat kapal. Setelah
memorandum surat-surat kapal di isi dan telah sesuai dengan dokumen yang berada di atas kapal, maka memorandum tersebut di ajukan ke Kantor Kesyahbandar dan Otoritas Pelabuhan di bagian keselamatan berlayar.Kemudian setelah memorandum surat-surat kapal tersebut sudah setujui, maka clearance in telah di setujui oleh pihak Syahbandar.
Setelah prosesembarkasi selesai dilakukan oleh petugas Distributed Control System
(
DCS) telah menerbitkan daftar penumpang naik dan PT. Sarana Bandar Nasional dan telah menerbitkandaftar barang naik serta memorandum surat-surat kapal telah mendapat persetujuan dari pihak Syahbandar, maka agen melangkah ke proses clearance out . Adapundokumen yang diperlukan dan disiapkan sebelum dibawa ke Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas I Tanjung Emas Semarang untuk proses clearance out, adalah :1) Surat Tanda Kebangsaan Kapal (CertificateofRegistry). 2) Surut Ukur Kapal ( International Tonnage Certificate).
3) Sertifikat Keselamatan Kontruksi Kapal (Ship SafetyConstructionCertificate).
4) Sertifikat Keselamatan Perlengkapan Kapal Penumpang( Passenger ShipSafetyCertificate).
5) Sertifikat Keselamatan Radio Kapal (Ship Safety Radio Certificate).
6) Sertifikat Klasifikasi Deck (Class of Deck Certificate). 7) Sertifikat Klasifikasi Mesin (Class of Engine Certificate).
8) Sertifikat Garis Muat Internasional ( InternationalLoadLineCertificate).
9) Sertifikat Internasional Pencegahan Pencemaran oleh Udara dari Kapal (International Air Pollution Prevention Certificate).
10) Sertifikat Internasional Pencegahan Pencemaran oleh Kotoran dari Kapal ( International Sewage Pollution Prevention Certificate).
11) Sertifikat Pengawakan (SafeManning). 12) Safety Management Certificate
13) International Ship Security Certificate 14) Continuous Synopsis Record
15) Inflatable Life Raft 16) Fire Extinguishers 17) Ship’s Healthy Book
Selanjutnya agen menyiapkan perlengkapan dokumen untuk melakukan clearance out yang sebelumnya sudah diurus dan disiapkan ke Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas I Tanjung Emas Semarang:
1) Buku Kesehatan Kapal ( Health Book ) beserta lampirannya dan tanda telah diclearance oleh pertugas Kantor Kesehatan Pelabuhan.
2) Surat Persetujuan Berlayar (SPB) dan daftar awak kapal (crewlist ) dari pelabuhan asal.
3) Rencana Kedatangan Kapaldan Laporan Kedatangan/Keberangkatan Kapal yang dilampiri Rencana Pola Trayek (RPT) digabung dengan kuitansi jasa labuh.
4) Memorandum surat-surat kapal 5) Daftar Awak Kapal(crewlist ).
6) Daftar penumpang turun di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang. 7) Daftar penumpang naik di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang. 8) Daftar muatan barang/kendaraan turun di Pelabuhan Tanjung Emas
Semarang.
9) Daftar muatan barang/kendaraan naik di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang.
10) Surat Pernyataan Nakhoda ( Master Sailing Declaration).
11) Daftar Periksa Pemenuhan Kewajiban Kapal Lainnya Dalam Rangka Penerbitan Surat Persetujuan Berlayar.
12) Daftar Pemeriksaan Kelengkapan Dan Validitas Surat Dan Dokumen Kapal Dalam Rangka Penerbitan Surat Persetujuan Berlayar.
13) Kuitansi PNBP Kenavigasian jasa rambu.
14) Kuitansi PNBP Kepelabuhanan (PUJK) jasa labuh.
Setelah semua dokumen diatas siap maka prosedur clearance out kapal KM. Egon di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan Kelas I Semarangadalah sebagai berikut:
(a) Memberitahukan bahwa kapal KM. Egon sudah sandar dan telah melaksanakan proses clearance di Kantor Kesehatan Pelabuhan serta akan melaksanakan clearance out di bagian Sentral Peneriman Surat (SPS) untuk menerbitkan Surat Persetujuan berlayar (SPB).
(b) Setelah memorandum dan dokumen kapal selesai di periksa dan dinyatakan valid, maka memorandum di sahkan oleh Kepala Seksi Sertifikasi Dokumen Kapal dan Status Hukum.
(c) Setelah memorandum di registrasi oleh bagian Keselamatan Berlayar, memorandum surat-surat kapal beserta semua dokumen clearance diserahkan ke perwira jaga untuk diperiksa.
(d) Jika memang semua dokumen dinyatakan lengkap dan valid oleh perwira jaga, maka Surat Persetujuan Berlayardapat diterbitkan
sesuai data yang tercantum dalam dokumen permohonanclearance.
(e) Kemudian semua dokumen yang telah selesai dan disahkandengan membubuhi tandatangan perwira jaga maka dokumen tersebut dapat digunakan dengan sebaik-baiknya.
(f) Kemudian agen menyerahkan dokumen kapal dan dokumen lainnya yang sudah melalui proses clearance in dan clearance out kepada kantor kapal KM. Egon, seperti:
Buku Kesehatan Kapal ( Health Book ).
Surat Persetujuan Berlayar (SPB) keberangkatan
Daftar awak kapal (crewlist ) keberangkatan
Daftar penumbang naik di Pelabuhan Tanjung Emas
Semarang.
Daftar barang/kendaraan muat di Pelabuhan Tanjung Emas
Semarang.
(g) Setelah semua dokumen tersebut diatas kapal, maka kapal KM. Egon dapat melakukan pelayaran sesuai dengan pelabuhan tujuan. Untuk masa berlaku Surat Persetujuan Berlayar (SPB) hanya dalam kurun waktu 1 x 24 jam, jadi apabila kapal tidak berangkat dalam kurun waktu tersebut maka SPB tersebut harus
dikembalikan kepada Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan (KSOP) dan mengajukan permohonan untuk menerbitkan SPB yang baru.
(h) Setelah dokumen yang diubutuhkan kapal KM. Egon sudah diterima oleh krani kapal, maka kapal dapat meninggalkan Pelabuhan Tanjung Emas Semarang menuju ke Pelabuhan selanjutnya sesuai dengan nama pelabuhan yang tertera pada Surat Persetujuan Berlayar (SPB).
5. Setelah kapal KM. Egon berlayar meninggalkan Pelabuhan Tanjung Emas Semarang menuju Pelabuhan Kumai.
1) Setelah dokumen keberangkatan kapal KM. Egon sudah diatas kapal, maka divisi operasional menyusun dokumen kapal lainnya untuk diarsip kepada :
Kepada Perwira Jaga Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas
Pelabuhan :
a. Surat Persetujuan Berlayar (SPB) keberangkatan. b. Lembar Disposisi.
c. Surat permohonan SPB.
d. Rencana Pola Trayek KM. Egon.
e. Kuitansi PNBP Kenavigasian jasa rambu.
f. Kuitansi PNBP Kepelabuhanan (PUJK) jasa labuh. g. Kuitansi PNBP Kenavigasian jasa VTS.
h. Daftar Awak Kapal (crewlist ) keberangkatan. i. Surat Persetujuan Berlayar (SPB) kedatangan. j. Daftar Awak Kapal (crewlist ) kedatangan.
k. Memorandum surat-surat kapal.
l. Daftar penumpang turun di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang.
m. Daftar penumpang naik di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang.
n. Daftar muatan barang/kendaraan turun di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang.
o. Daftar muatan barang/kendaraan naik di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang.
p. Pemberitahuan Rencana Kedatangan Kapal. q. Laporan Kedatangan/Keberangkatan Kapal.
r. Surat Pernyataan Nakhoda ( Master Sailing Declaration). s. Daftar Periksa Pemenuhan Kewajiban Kapal Lainnya
Dalam Rangka Penerbitan Surat Persetujuan Berlayar. t. Daftar Pemeriksaan Kelengkapan Dan Validitas Surat Dan
Dokumen Kapal Dalam Rangka Penerbitan Surat Persetujuan Berlayar.
Divisi Kelaik Lautan Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas
Pelabuhan
a. Pemberitahuan Rencana Kedatangan Kapal. b. Laporan Kedatangan/Keberangkatan Kapal.
c. Rencana Pola Trayek KM. Egon.
d. Kuitansi PNBP Kepelabuhanan jasa Labuh.
e. Daftar penumpang turun di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang.
f. Daftar penumpang naik di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang.
g. Daftar muatan barang/kendaraan turun di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang.
h. Daftar muatan barang/kendaraan naik di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang.
Kantor PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang
Semarang
a. Surat Persetujuan Berlayar (SPB) keberangkatan. b. Pemberitahuan Rencana Kedatangan Kapal.
c. Laporan Kedatangan/Keberangkatan Kapal. d. Daftar Awak Kapal (crewlist ) keberangkatan.
e. Daftar penumpang turun di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang.
f. Daftar penumpang naik di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang.
g. Daftar muatan barang/kendaraan turun di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang.
h. Daftar muatan barang/kendaraan naik di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang.
i. Surat Pernyataan Nakhoda ( Master Sailing Declaration). j. Daftar Periksa Pemenuhan Kewajiban Kapal Lainnya
k. Daftar Pemeriksaan Kelengkapan Dan Validitas Surat Dan Dokumen Kapal Dalam Rangka Penerbitan Surat Persetujuan Berlayar.
2) Setelah kapal KM. Egon sudah diijinkan berlayar menuju pelabuhan selanjutnya, tugas divisi operasional belum juga usai. Setelah proses clearance in dan clearance out selesai, divisi operasional membuat laporan tentang penggunaan biaya pelayanan jasa selama kapal sandar kedalam buku voucher yang nantinya diserahkan kepada divisi keuangan untuk pertanggungjawaban.
B. PERMASALAHAN
1. Kurangnya ketelitian karena kapal KM. Egon terkait kevalidan dokumen Daftar Awak Kapal(crewlist ) kapal guna kelancaran proses clearance in dan clearance out oleh divisi operasional ke Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan.
Dalam melaksanakan tugasnya sebagai krani kapal KM. Egon yang bertanggungjawab mengontrol semua dokumen kapal, termasuk didalamnya adalah dokumen kapal guna melaksanakan proses clearance in dan clearance out di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang. Dalam permasalahan kali ini, penulis akan membahas dokumen kapal KM. Egon yang berkunjung ke Pelabuhan Tanjung Emas pada tanggal 23 April 2017 ditemukan dokumenyang kevalidannya kurang yaitu crewlist kapal. Dokumen crewlist yang berisi tentang keterangan kapal seperti : nama nakhoda, daftar seluruh anak buah kapal serta spesifikasi kapal, dapat dilabeli sah apabila sudah disetujui dan disahkan oleh Nakhoda kapal tersebut. Namun penandatanganan dokumen crewlist tersebut kurang valid karena tidak ditandatangani langsung oleh nakhoda itu sendiri melainkan hanya dengan scan komputer. Akibatnya pihak Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhanenggan memberikan pelayanan proses clearance karena masalah kurang kevalidnya dokumencrewlist tersebut. Hal ini berdampak pada waktu proses clearance yang menjadi lama, lebih besarnya lagi dapat menghambat keberangkatan kapal KM. Egon itu sendiri. Sehingga memakan waktu clearance dan waktu sandar kapal.
Semakin lama kapal bersandar maka biaya yang timbul dari bertambahnya masa sandar akan bertambah pula, dan masalah tersebut menjadi kerugian tersendiri bagi perusahaan.
2. Kurangnya komunikasi antara divisi operasional dengan PT. Sarana Bandar Nasional (SBN) mengenai penerbitan dokumen daftar barang naik/muat untuk kelancaran proses clearance di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan.
PT. Sarana Bandar Nasional atau lebih dikenal dengan PT. SBN yang merupakan anak perusahaan dari PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) bertanggunngjawab untuk menangani proses pembongkaran maupun pemuatan barang/kendaran ke dan dari kapal KM. Egon. Setiap proses bongkar maupun muat barang/kendaraan selesai, maka PT. SBN menerbitkan daftar barang yang berisi nama kapal, pelabuhan tujuan, waktu keberangkatan dan rincian semua barang/kendaraan yang sudah dibongkar maupun dimuat. Daftar barang/kendaraan tersebut yang nantinya diikutsertakan sebagai satu kesatuan dalam proses clearance in dan clearance out di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan oleh divisi operasional. Mengingat peran dari PT. SBN sangatlah penting dalam melengkapi dokumen clearance oleh divisi operasional, namun pada prakteknya kerjasama antara keduanya masihlah kurang. Yang paling jelas adalah kurangnya komunikasi sehingga divisi operasional menjadi lambat bergerak dalam proses clearance in dan clearance out di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan karena menunggu daftar
barang/kendaraan yang dimuat diterbitkan. Sehingga proses clearance mengalami keterlambatan.
3. Kurangnya komunikasi antara divisi operasional dengan pihak kapal KM. Egon dalam realisasi jadwal kunjungan kapal yang telah ditetapkan.
Berdasarkan keputusan direktur Jendral Perhubungan Laut Nomor : AL.108/6/12/DJPL.16 tentang Jaringan Trayek Kapal Penumpang PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) yang mendapat penugasan pelayanan publik angkutan penumpang kelas ekonomi tahun 2017. Didalam daftar jaringan pola trayek tersebut ada tiga kapal yang berkunjung atau singgah di Pelabuhan Tanjung Emas Semarang yaitu KM. Kelimutu, KM. Lawit, dan KM. Egon. Tiga kapal tersebut secara otomatis diageni oleh PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang selaku kantor cabang yang beroperasi di Semarang. Dalam rangka mengetahui kunjungan dari ketiga kapal tersebut divisi operasi bekerjasama dengan kantor pusat maupun masing-masing krani kapal merancang jadwal kunjungan kapal. Jadwal kunjungan tersebut berperan penting dalam menentukan langkah dari divisi operasional untuk memulai proses dari pengajuan permohonan sampai pembuatan buku voucher. Meskipun jadwal kunjungan sudah disahkan, akan tetapitidak semua jadwal rencana kunjungan kapal dapat terrealisasi dengan semestinya. Hal
tersebut dapat disebabkan oleh beberapa faktor, salah satunya adalah kurangnya komunikasi antara agen divisi operasional dengan pihak kapal KM. Egon itu sendiri.
Akibat dari kurangnya komunikasi tersebut permohonan pelayanan jasa kapal sudah diajukan dan biaya yang muncul dari pengajuan permohonan tersebut sudah dibayarkan, akan tetapi kapal KM. Egon batal berkunjung. Tentu hal tersebut menjadi kerugian yang besar mengingat pembayaran dari batalnya kunjungan kapal tersebut tidak dapat dikembalikan. Tidak hanya berakibat pada divisi operasional saja, namun juga berakibat pada divisi keuangan karena berkaitan dengan biaya. Oleh karena itu, komunikasi antar divisi maupun dengan pihak kapal sangatlah penting untuk membangun kinerja dan kerjasama yang solid.
BAB III
ANALISA DAN PEMECAHAN MASALAH
A. ANALISA
1. Kurangnya ketelitian krani kapal KM. Egon terkait kevalidan dokumen daftar awak kapal (crewlist ) kapal guna kelancaran proses clearance in dan clearance out oleh divisi operasional ke Kantor KeSyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan.
Dalam proses clearance in dan clearance out di Kantor Kesyahbandaran Dan Otoritas Pelabuhan, semua dokumen kapal harus dapat dipertanggungjawabkan kevalidannya. Apabila terdapat dokumen yang tidak memenuhi syarat dan ketentuan maka proses clearance tersebut dapat terhambat. Dalam hal ini tanda tangan yang ada dalam crewlist kapal KM. Egon hanya menggunakan scan komputer yang seharusnya ditandatangani oleh nakhoda secara langsung. Jelas saja dapat memnbuat dokumen tersebut lemah ataupun kurang dapat dipercaya kevalidannya. Karena hal tersebut tidak dapat diterima dalam proses clearance in dan clearance out , maka haruslah diteliti maupun dipesiapkan baik dari pihak krani kapal selaku penanggungjawab dokumen kapal serta pihak agen selaku pemohon clearance in dan clearance out kapal di Kantor kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan. Karena masalah tersebut dapat berakibat pada kelancaran proses
clearance dan lama waktu kapal sandar di dermaga Pelabuhan Tanjung Emas Semarang.
2. Kurangnya komunikasi antara divisi operasional dengan PT. Sarana Bandar Nasional (SBN) mengenai penerbitan dokumen daftar barang naik/muat untuk kelancaran proses clearance in dan clearance out di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan.
PT. Sarana Bandar Nasional merupakan anak perusahaan dari PT. Pelayaran nasional Indonesia yang didirikan pada tanggal 31 Maret 1986 dengan Akte Notaris Soeleman Ardjasasmita, SH No. 59 tanggfal 31 Maret 1986 dan telah disahkan dengan keputusan Menteri Kehakiman RI No. 02-1932 HT 01.01 tahun 1987 tanggal 5 Maret 1987. Perubahan terakhir anggaran dasar dilakukan dengan Akte Notaris Imas Fatimah, SH No. 17 tanggal 12 Agustus 1998. Kegiatan usaha PT. SBN sesuai anggaran dasar perusahaan adalan sebagai berikut :
1) Menyelenggarakan bongkar muat barang dari dan ke Kapal 2) Melaksanakan bongkar muat container.
3) Melaksanakan angkutan bandar yaitu mengangkut barang untuk dimuat ke kapal atau dari kapal ke gudang penyimpanan.
4) Melakukan penyewaan alat-alat bongkar muat.
5) Menyelenggarakan depo contrainer freight station (CPS).
Berdasarkan dari tugas PT. SBN diatas maka daftar muatan barang/kendaraan juga termasuk dalam tanggungjawab dari PT. SBN. Menurut ensikopedia pengetahuan populer, daftar muatan secara umum
adalah dokumen yang berisi daftar muatan yang diangkut menggunakan pesawat terbang atau kapal laut.Daftar muatan memuat data penumpang,
awak pesawat atau kapal berikut dengan pelbagai barang yang diangkut oleh moda transportasi tersebut. Sementara Daftar Muatan adalah Surat yang merupakan suatu Daftar barang-barang / muatan yang telah dikapalkan. Dimana daftar tersebut berisi : Nama kapal, Pelabuhan Muat dan Pelabuhan tujuan, Nama Nakhoda, Tanggal, No. B/L, Pengirim (Shipper ), Penerima (Consignees), Tanda ( Mark ), Jumlah / banyaknya (Quantity), Jenis barang / muatan ( Description of goods), Isi & Berat (Volume & Weight) dan Keterangan jika ada yang dibuat oleh PT. SBN atas nama Perusahaan Pelayaran PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang.
Daftar penumpang maupun barang/kendaraan sangatlah penting mengingat dokumen tersebut termasuk dalam kelengkapan yang harus dipenuhi oleh perusahaan pelayaran dalam proses clearance in danclearance out oleh divisi operasional. Namun pada prakteknya kerjasama antara PT. SBN selaku pihak yang bertanggungjawab menangani semua kegiatan bongkar dan muat barang/kendaraan di dermaga sering terlambat menerbitkan daftar muatan barang/kendaraan. Hal ini berpengaruh pada kinerja divisi operasional dalam kelancaran proses clearance kapal di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas
Penyebab dari lamanya proses muat barang/kendaraan ke kapal KM. Egon diakibatkan oleh kurang kerjasama dari para pemilik barang/kendaraan yang akan dimuat. Pada proses pemuatan PT. SBN sudah memiliki rencana waktu pemuatan yang meliputi : kapan pemuatan dimulai, waktu yang dibutuhkan dalam proses pemuatan, dan kapan berakhirnya proses pemuatann sehingga bisa tepat waktu dengan
keberangkatan kapal, namun para supir/kernet tidak melakukan pemuatan kendaraan ke kapal sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Belum lagi apabila banyak kendaraan yang akan dimuat pasti berdampak pada waktu yang dibutuhkan untuk proses pemuatan.
3. Kurangnya komunikasi antara divisi operasional dengan pihak kapal KM. Egon dalam realisasi jadwal kunjungan kapal yang telah ditetapkan.
Rencana Kedatangan dan Keberangkatan Kapal Penumpang di Tanjung Emas Semarang atau sering disebut dengan Jadwal Kedatangan dan Keberangkatan Kapal memiliki peran penting dalam proses pelayanan setiap kapal yang berkunjung di Pelabuhan Tanjung Emas semarang. Jadwal kunjungan kapal tersebut berdasarkan dari pola trayek kapal tersebut yang memiliki jenis trayek liner service.Merujuk padaKeputusan Menteri Perhubungan Nomor : KM. 33 Tahun 2001 tentang Penyelenggaraan dan Pengusahaan Angkutan Laut, Bab IV Jaringan Trayek dan Penempatan Kapal, Bagian Pertama, tentang Trayek Angkutan Laut Dalam Negeri Pasal 32 (1) a. Trayek tetap dan teratur atau liner . Liner adalah pelayaran yang dijalankan secara tetap dan
teratur, baik dalam hal keberangkatan maupun kedatangan di pelabuhan, trayek yang dijalani, tarif angkutan dan syarat-syarat perjanjian pengangkutan.Karena berdasarkan keputusan itulah pembuatan jadwal untuk setiap kapal yang akan berkunjung ke Pelabuhan Tanjung Emas Semarang bisa disusun. Namun pada kenyataannya masih kedapatan tidak terrealisasinya jadwal tersebut karena beberapa alasan, salah satunya kurangnya komunikasi antara pihak kapal KM. Egon kepada divisi operasional yang mengageni kapal tersebut. Kapal KM. Egon dijadwalkan akan berkunjung ke Pelabuhan Tanjung Emas Semarang setelah menjalani docking di Surabaya, namun sampai tanggal kunjungan yang ditentukan kapal KM. Egon belum selesai docking yang berakibat batal berkunjung. Informasi pembatalan kunjungan dari pihak kapal KM. Egon terlambat sementara permohonan pelayanan kapal sudah diajukan dan biaya yang muncul dari permohonan pelayanan kapal tersebut sudah dibayarkan, tentu hal tersebut menjadi kerugian bagi perusahaan. Oleh karena itu, komunikasi didalam dunia kerja memiliki peranan penting, begitu pula komunikasi yang terjalin antar lini pada divisi di PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang dan dengan pihak kapal.Diperlukan adanya komunikasi yang sinergis demi kelancaran didalam kerja produktif setiap divisi maupun dari pihak kapal.
B. PEMECAHAN MASALAH
1. Kurangnya ketelitian krani kapal KM. Egon terkait kevalidan dokumen daftar awak kapal (crewlist ) kapal guna kelancaran proses clearance in dan clearance out oleh divisi operasional ke Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan.
Ketelitian dalam pekerjaan memang menjadi keharusan agar setiap pekerjaan ataupun tugas dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya. Begitu juga didalam dunia pelayaran khususnya bidang clearance in dan clearance out dimana ketelitian sangatlah dibutuhkan agar dokumendapat diterima oleh pihak Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan. Kurangnya ketelitian yang berdampak pada kevalidan crewlist kapal KM. Egon yang disebabkan tidak sahnya tandatangan dari nakhoda kapal melainkan hanya dengan scankomputer. Hal tersebut dapat diatasi dengan :
a. Mengganti dokumen crewlist yang tidak valid dengan crewlist baru yang sudah ditandatangani oleh nakhoda kapal sehingga dapat dilaksanakan proses clearance di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan dengan lancar.
b. Menjalin kerjasama dengan krani kapal untuk memberikan pengertian bahwa kevalidan dari setiap dokumen sangatlah penting untuk kelancaran proses clearance diKantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan, yang nantinya diharapkan tidak terulang kembali masalah yang sama dikemudian hari.
c. Menjalin kerjasama yang baik dengan perwira jaga Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan, sehingga permasalahan tersebut dapat diatasi dan dimaklumi serta dapat diberikan panduan dan arahan karena kurangnya ketelitian tersebut.
2. Kurangnya komunikasi antara divisi operasional dengan PT. Sarana Bandar Nasional (SBN) mengenai penerbitan dokumen daftar barang naik/muat untuk kelancaran proses clearance in dan clearance out di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan.
Daftar barang/kendaraan yang dimuat ke kapal KM. Egon termasuk kedalam dokumen clearance in dan clearance out di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan yang dilaksanakan oleh divisi operasional. Sehingga dokumen tersebut harus menjadi satu kesatuan dengan dokumen-dokumen lainnya untuk kelancaran proses clearance in dan clearance out. Namun dari PT. SBN selaku pihak yang bertanggungjawab terhadap bongkar maupun muat barang/kendaraan sering mengalami keterlambatan, sehingga sering terjadi miss komunikasi terhadap divisi operasional. Dalam mengatasi kurangnya komunikasi antara divisi operasional dengan PT. SBN yang berakibat pada lamanya penerbitan daftar barang/kendaraan yang dimuat adalah
sebagai berikut :
a. Bagi petugas PT. SBN yang bertugas dalam melaksanakan proses muat barang/kendaraan hendaknya menghimbau kepada semua supir/kernet kendaraan agar secepatnya melakukan proses muat ke
kapal agar proses muat tersebut tepat waktu dengan rencana yang sudah ditentukan.
b. Petugas PT. SBN juga harus melakukan komunikasi dengan divisi oiperasional terkait situasi yang terjadi di dermaga yang mengakibatkan terlambatnya proses muat barang/kendaraan.
c. Setelah mendapat informasi terkait situasi di dermaga maka divisi operasional dapat melakukan pengertian kepada petugas maupun perwira jaga di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan
akibat dari belum adanya daftar muatan barang/kendaraan tersebut untuk proses clearance.
d. Bagi para supir/kernet supaya dapat bekerjasama dengan petugas dari PT. SBN yang bertanggungjawab atas proses muat sehingga semua barang/ kendaraan dapat dimuat kedalam kapal KM. Egon.
Hal tersebut dilakukan agar masalah dari kurang lancarnya proses clearance in dan clearance out di Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan dapat teratasi dan memberikan solusi untuk semua pihak yang terlibat.
3. Kurangnya komunikasi antara divisi operasional dengan pihak kapal KM. Egon dalam realisasi jadwal kunjungan kapal yang telah ditetapkan.
Kurangnya komunkasi dari kedua pihak antara divisi operasional dengan pihak kapal KM. Egon tentang informasi waktu berakhirnya proses docking kapal. Namun proses docking tersebut sampai pada waktu perencanaan belum juga selesai yang berakibat pada pembatalan
kunjungan kapal KM. Egon ke Pelabuhan Tanjung Emas Semarang. Masalah tersebut dapat ditanggulangi dengan cara sebagai berikut :
a. Perlunya komunikasi yang sinergi antara pihak kapal KM. Egon dengan divisi operasional dalam memberikan informasi yang tepat dan akurat tentang waktu selesainya proses docking kapal dan realisasi kunjungan kapal KM. Egon.
b. Bagi agen divisi operasional memang sudah tepat dengan melakukan proses permohonan pelayanan kapal KM. Egon sesuai jadwal kunjungan, namun untuk menanggulangi masalah yang sama dikemudian hari alangkah baiknya agar dikonfirmasikan terlebih dahulu kepada pihak kapal KM. Egon tentang realisasi kunjungan kapal. Hal tersebut untuk menanggulangi nota tagihan billing PNBP yang terlanjur dibayarkan ke Bank sementara kapal KM. Egon batal berkunjung.
c. Namun untuk kuitansi PNBP kepelabuhanan jasa labuh, kuitansi PNBP kenavigasian jasa rambu, dan kuitansi PNBP kenavigasian jasaVessel Traffic Services (VTS) untuk kunjungan selanjutnya kapal yang sama masih bisa digunakan dalam jangka waktu 15 hari terhitung dari tanggal pembayaran.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Dari uraian metode dan pembahasan masalah serta hasil pencarian data mengenai keagenan kapal, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
Pelayaran adalah satu kesatuan sistem yang terdiri atas angkutan di perairan, kepelabuhanan, keselamatan dan keamanan , serta perlindungan
lingkungan maritim. Pelayaran merupakan sarana yang penting untuk menjaga keselamatan berlayar bagi berbagai macam kapal.Di bidang ekonomi, pelayaran masih diperlakukan sebagai industri penunjang.Kantor cabang adalah perwakilan perusahaan pelayaran yang ditunjuk oleh kantor pusat untuk mewakili segala kepentingan kegiatan pelayaran didaerah cabang tersebut berada. Jadi, usaha pelayanan atas jasa keagenan kapal dapat memberikan kelancaran pengurusan pada proses keluar masuknya muatan dari dan ke pelabuhan tujuan. Apabila perusahaan pelayaran tidak memiliki kantor cabang di setiap pelabuhan yang disinggahi oleh kapalnya , maka perusahaan pusat dapat menunjuk agen di pelabuhan tujuan. Hal tersebut dirasakan sangat penting untuk mempermudah pengurusan dokumen kapalnya di pelabuhan, karena banyak prosedur yang harus diselesaikan sebelum kapal tiba, kapal sandar, kapal akan berangkat, dan waktu kapal melakukan bongkar maupun muat.
Fungsi divisi operasional dalam menangani dokumen yang berhubungan dengan kapal juga mempunyai hubungan dengan instansi-instansi lainnya yaitu Kantor Kesyahbandaran dan Otoritas Pelabuhan dan Kantor Kesehatan Pelabuhan, serta instansi-instansi lainnya. Hal ini yang membuat divisi operasional harus memiliki komunikasi yang baik dengan instansi-instansi tersebut, sehingga pada saat proses pengurusan dokumen kapal, divisi operasional tidak mengalami suatu kesulitan dan diberikan kemudahan dalam proses clearance in dan clearance out . Dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam proses clearance in dan clearance out kapal juga sangat banyak, sehingga divisi operasional kapal harus benar-benar mengenal dan mengetahui dokumen-dokumen tersebut. Karena apabila agen kapal salah dalam menangani dokumen kapal maka dapat mengakibatkan berbagai masalah , salah satunya adalah terlambatnya proses clearance. Kantor cabang juga harus memiliki rencana yang sempurna dalam setiap pelayanan jasa yang akan dilakukan. Karena divisi operasional yang ada di dalamnya berperan sangat penting dalam proses clearance kapal. Selain itu divisi operasional juga di tuntut untuk selalu bekerja secara cepat, tepat dan profesional sehinggatercipta pelayanan kapal yang baik.
Mengingat divisi operasional sebagai ujung tombak kantor cabang dalam melaksanakan hubungan guna proses clearance, maka bukan hanya hubungan yang baik dengan instansi-instansi terkait namun juga perlu adanya perencanaan tersendiri agar kinerja dan hasil yang dilakukan oleh
divisi operasional dapat dinikmati bersama.Hubungan antar divisi dalam organisasi PT. Pelayaran nasional Indonesia (Persero) Cabang semarang juga sangat dibutuhkan guna mencapai tujuan perusahaan tersebut.
B. SARAN
1. Bagi PT.Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Cabang Semarang.
a. Perusahaan pelayaran dalam proses perekrutan SDM harus lebih selektif dan merekrut SDM yang benar-benar mengetahui tugasnya sebagai keagenan kapal khususnya divisi operasional kapal.
b. Bukan hanya perekrutan SDM yang ditujukan untuk mendapatkan SDM yang kompeten, namun SDM yang sudah ada juga sebaiknya diberikan penyuluhan dan pengarahan sehingga SDM tersebut menjadi lebih baik lagi.
c. Keagenan kapal juga harus lebih meningkatkan hubungannya dengan instansi yang berkaitan dengan bidang kerjanya baik instansi pemerintah maupun instansi swasta.
d. Kesejahteraan pekerja harus di perhatikan agar mereka dapat bekerja secara maksimal, sehingga hasil kerja yang di capai menjadi sempurna.
e. Kepuasan pelanggan sebagai pemakai jasa keagenan adalah syarat mutlak bagi kesuksesan perusahaan,mengingat usaha utama perusahaan adalah angkutan penumpang dan wisata. Oleh karena itu, pelayanan yang diberikan harus dapat memuaskan bagi para pemakai jasa.
f. Memperkuat Health Safety Environment sebagai acuan dalam menciptakan lingkungan kerja yang aman dan bebas dari kecelakaan dalam melakukan kegiatan operasional baik di laut maupun darat.
2. Bagi Pembaca
Praktek darat adalah langkah awal kita untuk menuju keberhasilan dalam dunia kerja, karena dengan adanya praktek darat kita telah mendapat kesempatan untuk belajar secara langsung situasi dan kondisi yang terjadi di dunia kerja.
a. Hendaknya bagi pembaca ketika akan melakukan praktek darat harus lebih selektif dalam memilih tempat praktek darat, yaitu memilih tempat praktek darat sesuai dengan minat dan tujuan yang di inginkan pembaca.
b. Jika memiliki rencana praktek darat pada bidang jasa keagenan kapal, pembaca harus mempelajari secara garis besar mengenai profil perusahaan dan kegiatan operasional perusahaan tersebut sebelum akhinya kita menentukan pilihan pada perusahaan mana kit a akan mendaftarkan diri guna melakukan praktek darat.
c. Carilah perusahaan jasa keagenan kapal yang melayani kapal dalam skala besar , karena dengan banyaknya kapal yang di tangani oleh perusahaan kita akan dapat belajar secara maksimal. Dan dapat di pastikan setiap harinya akan ada permintaan pelayanan jasa keagenan yang ditujukan kepada perusahaan oleh para pemakai jasa keagenan. Dengan estimasi waktu praktek darat yang relative singkat, di sarankan agar jangan sampai salah memilih tempat praktek darat.
d. Bagi para pembaca setelah membaca makalah ini hendaknya mempersiapkan diri sebelum menempuh kegiatan praktek darat. Makalah ini diharapkan menjadi acuan bagi para pembaca.
3. Bagi masyarakat luas
a. Dapat pengetahuan lebih tentang angkutan laut dan kepengurusan dokumen clearance in dan clearance out sarana pengangkut.
DAFTAR PUSTAKA
Ruslan, Rosady. 2003. Metode Penelitian PR dan Komunikasi. Jakarata: PT. Raja Grafindo Persada
Setiawan, Guntur. 2004. Implementasi Dalam Birokrasi Pembangunan.Bandung:Remaja Rosdakarya Offset
Djoko, M. 2006. Aktifitas Jasa Keagenan Kapal Dalam Pengembangan Bisnis Martitim. Surabaya: Akademika Pressindo.
Yoeti, O.A. 2002. Psikologi Pelayanan Wisata. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama.
Istopo.2003. Kapal dan Muatannya. Jakarta: PT. Grafindo Persada.
Sudjana, N. 2001.Tuntutan Penyusunan Karya Ilmiah .Jakarta: Sinar Baru Agesindo
Hadi, S. 2010. Metodologi Reseacrh. Jakarta: Andi publisher
Hadi, S. 2000. Metode Penelitian Hukum. Jogjakarta: Ghalia Indonesia
Republik Indonesia. 2015. Peraturan Menteri Perhubungan Republik Indonesia No.69tentang Petunjuk Pelaksanaan Jenis dan Tarif Atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang Berlaku Pada Direktorat Jendral Perhubungan
Laut. Sekretariat Kabinet RI. Jakarta.
Republik Indonesia. 2016. Keputusan Dirjen Perhubungan Laut Nomor: AL.108/6/12/DJPL.16 tentang Jaringan Trayek Kapal Penumpang PT. Pelayaran Nasional Indonesia (Persero) Yang Mendapat Penugasan Pelayanan Publik Angkutan Penumpang Kelas Ekonomi Tahun 2017. Sekretariat Kabinet RI. Jakarta.
Republik Indonesia. 2001. Keputusan Menteri Perhubungan Nomor: KM. 33 tentang Penyelenggaraan dan Pengusahaan Angkutan Laut.Sekretariat Kabinet RI. Jakarta.
Republik Indonesia. 2008. Undang-undang No. 17 Tahun 2008 Tentang Pelayaran. Sekretariat Kabinet RI. Jakarta
