SOP Penyusunan Rencana Umum Pengadaan

(1)

PEMERINTA}I

KABUPATEN

SUMBA

TIMUR

SEKRETARIAT

DAERAH

jln.Jend.

Soeharto

No. 42Telp

(0387)

61303

-

Ps.205 Fax

61306

$TAINGAPU

Mffi6rSCIP : PB.l-OzTrZS5rVIllr2Ol 7 fanggal Pembuatan : 03 Aoustur 2017

frnooal

Revlsl

Ellektlt

:03 Aoustus

2017

|

Disahkan

Oleh

Kcpala Bagian

Jasa

Sekreiarlal

Daerah

Ilmur

STANDAR OPERA$TONAL PROSEDUR (SOp)

UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) KAB. SUMBA TIMUR

Namasop

l:soppENyusuruANnencnun\fuu3Ang*q@)ff

Da8al

Hukum:

(uallfi*aslPelaksana

-N=--k

/

1.

PoratuEn Presiden Republik Indonosia Nomor 54 Tahun 2010 tenlang Pengadaan Barang/Jasa Pomerintah yEng tErakhir diub€h d€ngan PoGturan Pr€sidon Nomor 4 Tahun 201 5 tgniang P€rubahan KsEmpat ahs Poraturan Pr6sid6n Nomor 54 Tahun 201 0 tEntang Psngadaan Barang/Jasa Pomorintah

2.

Psraturan Monted Psndayagunaan ApaEiur Negara dan Reformasi Blrokrasi tlomor 35 Tahun 2012 tsnbng Standar Oporasional Prosedur Administrasi Pemoilniah

3.

PEraturan Kepala Lembaga Kebuakan Pengadaan BaranglJasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 2015 tontang Psrubhan K€dua abs Perd,tran Kepala Lsmbaga Kebirakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 201 2 Tentang Unit Layanan Psngadaan

4.

Parahlran Kapala Lombaga Ksbiakan Psngadaan Barang/Jasa Pgmerintah Nomor 1 3 Tahun 201 2 tBntang Pongumuman Roncana Umum Pengadaan Elarang/Jasa Pem6rintah

5.

Poraturan Kopala Lombaga Kebiiakan Pengadaan Barangruasa P6meriniah Nomor 1 4 Tahun 20t 2 isntang Petuniuk Teknis Peratran Presiden Nomor 70 Tahun 2012 bntang Per.lbahan K6dua ahs Poratrran Prasiden Nomor 54 Tahun 2010 iontang Pengadaan Bamng/Jasa

3.

Feraturan kepala Lembaga Kobijakan Pengadaan Barang,ilasa Pemerintah Nomor 1 Tahun 2015 tontang E-Tendering

1.

PATKPA : mampu menotapkan caE polaksanaan pongadaan barang6a$a baik melalui s\flakqlola maupun ponyEdia baEng4asa s€suai dengan sifat dan ruang linglilp pekerjaan

2"

Pejabat Pimbuat Komitrnen {PPKI: mampu melakukan kaji ulang tarhadap Rencana Umum Pongadaan (RUP) barang[asa

3.

Kepala ULP : mampu momimpin dan mangoordinasikan Eeluruh kogiatan ULP dalam hal kaii ulang

Rencana Umum Pengadaan (RUP)

4.

Pokja ULP : mampu melakukan kaii ulang tgrhadap rencana umum p€ngadaan (RUP) barang/jasa

Keteil(anan:

Relalalan

Pefl eno kaDan :

SOP Penyusunan Rancana Pelaksanaan Pengadaan

1.

Dahr

hasil idEntilil€si kebutuhan

2.

Standarbiaya masukanKeluaran

3.

Rencana Umum Pengadan (RUP

4.

Media tayang (websito KUDyl, Papan Pengumuman Resmi dan Poftal Pengadaan Nasional

5,

Dafiar pogs$/ai yang memonuhi p6rsyaratan

6.

Rencana Koria dan Anggaran (Rl(A)

7.

SKanggotaPokja

8.

Undangan rapat koordinasi kari ulang RUP

9.

Sarana dan prasarana rapat

10. Bahan rapat koordinasi kaii ulang RUP

'l 1. BErita acara hasil pembahasan p€ngkajian uhng RUP

'12. Surat usuhn p€rubahan RUP

13. $urai pormintaan untuk melanjutkan prosos pengadaan 14. Surat usulan perubahan dari PPK

FErlngatan:

Pencatatan

dan Pendataan

:

1.

Polaksana borianggung

jamb

atas pelaksanagn aKiviias yang telah dib€kukan dan ditebplGn.

2,

Segala bEntuk penyimpangan atas mutu.baku h.l(ait perlongkapan, waktu maupun ouhut dikatagodkan sebagai bentuk ksgagalan yang haru6 diportsnggungirwabkan oloh polaksana.

Copy barkas-b€rkas iorkait penyusunan RUP dicatat dan

didffi

scbagai datR elsttronik dan manual dalam bgrk s kearsipan Sok€{ariat KEpala ULP

(2)

PA/KPA PPK Sekretariat ULP Waktu

1. Daftar hasil identifikasi kebutuhan 1.

2. Standar Biaya Masukan/ Keluaran 1.

2.

Dokumen KAK Dokumen RAB

3. Dokumen RUP, Website K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman Resmi, dan Portal Pengadaan Nasional

2. SK PPK, SK Pejabat Pengadaan, SK Anggota Pokja, SK PPHP, SK Tim Teknis

3. Waktu sesuai kebutuhan

4.

2 1. Dokumen RUP

a) b)

3 1 Dokumen RUP 1 hari 1. Dokumen RUP diterima

2.

1. Lembar disposisi 1. Disposisi diterima

2. Dokumen RUP

5 1. Dokumen RUP 1. Dokumen RUP diterima

Daftar pegawai yang memenuhi persyaratan untuk menjabat diorganisasi pengadaan

Dokumen RUP terdisposisi ke Sekretariat ULP

1 hari

Pengkajian ulang RUP Menyusun dokumen rencana umum pengadaan

(RUP) beserta kelengkapannya; mengumumkan RUP pada Website K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman Resmi, dan Portal Pengadaan Nasional; serta menetapkan organisasi pengadaan

Menerima dokumen RUP kemudian menetapkan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Kepala ULP.

Menyerahkan dokumen RUP kepada:

Pokja ULP

Dokumen RUP 2.

Dokumen RUP terinventarisasi Dokumen rencana umum pengadaan diserahkan kepada PPK dan Kepala ULP

Output

Aktivitas Keterangan

No Pelaksana Mutu Baku

Kelengkapan 1

Kepala ULP

Menerima dokumen RUP kemudian menugaskan Sekretariat untuk menginventarisasi dan menyimpan Dokumen RUP

4 Menerima disposisi serta menginventarisasi dan menyimpan Dokumen RUP

1 hari

3.

Dokumen RUP tersusun dan diumumkan pada Website K/L/Pemda/I, Papan Pengumuman Resmi, dan Portal Pengadaan Nasional

Dokumen RUP meliputi:

PEMERINTAH KABUPATEN SUMBA TIMUR

SEKRETARIAT DAERAH

Jln. Jend. Soeharto No. 42 Telp (0387) 61303

Ps. 205 Fax 61306

W A I N G A P U

b

a

b

a

5 1. Dokumen RUP 1. Dokumen RUP diterima

2.

a. 1.

b. 2. Rencana

Penganggaran Biaya Pengadaan 3. Kerangka Acuan Kerja

(KAK)

4. Waktu sesuai kebutuhan

1. Lembar disposisi 1.

2.

2. 2.

1. Lembar disposisi 1.

a. 2.

2.

b. 3.

3 Tersedianya Pokja yang mengikuti Rapat koordinasi

2. Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP

2. Surat tugas Pokja

3. SK Anggota Pokja ULP 3. Dokumen RUP

Pengkajian ulang RUP dilakukan atas:

Kebijakan Umum Pengadaan

Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP

Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP diterima

SK Anggota Pokja ULP

Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP terdisposisi ke sekretraiat ULP Menerima dokumen RUP kemudian menetapkan

apakah diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP.

Jika tidak diperlukan rapat koordinasi maka menginformasikannya kepada Kepala ULP

Surat informasi tidak diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP 2.

Surat informasi tidak diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP

1 hari

Surat informasi tidak diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP terarsip

Surat informasi tidak diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP tersampaikan kepada Kepala ULP

Surat informasi tidak diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP diterima

Surat informasi tidak diperlukan rapat koordinasi kaji ulang RUP terdisposisi ke sekretariat ULP

Menerima dan mendisposisikan kepada Sekretariat ULP :

6

7 Menerima disposisi serta mengarsipkan surat informasi tidak diperlukanya kaji ulang RUP dari PPK

Jika diperlukan rapat koordinasi maka menyiapkan dan mendistribusikan surat

Menerima dan mendisposisikan kepada Sekretariat ULP informasi bahwa tidak diperlukanya rapat koordinasi kaji ulang RUP

1 hari

Menerima disposisi, menyiapkan surat tugas Pokja dan menyiapkan dokumen RUP

9 1 hari

8

Daftar pokja yang mengikuti rapat kaji ulang RUP dengan PPK

Untuk menyiapkan kebutuhan dokumen yang di perlukan Pokja

PEMERINTAH KABUPATEN SUMBA TIMUR

SEKRETARIAT DAERAH

Ps. 205 Fax 61306

W A I N G A P U

tidak

ya

1

(3)

PA/KPA PPK Sekretariat ULP Waktu

1. Salinan surat tugas Pokja 2. Dokumen RUP

3. Salinan undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP

1. Undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP

2. Dokumen RUP dan Dokumen RKA

3. Bahan rapat yang disiapkan Pokja

12 1. Salinan Berita Acara hasi kaji ulanjg

RUP diterima PA/KPA

1. Dokumen RUP 1.

2. Dokumen RUP diumumkan 1 hari

Berita acara hasil pembahasan kaji ulang RUP

Bahan rapat/Surat Usulan ada tidaknya Perubahan RUP

13 1 hari

Menyerahkan Berita Acara hasi kaji ulanjg RUP kepada PA/KPA

11Bersama PPK melaksanakan rapat koordinasi pengkajian ulang RUP, serta membuat berita acara hasil rapat dan menandatanganinya

1 hari

Berita acara hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP

Menerima dan mempelajari Berita Acara Hasil rapat koordinasi kaji ulang RUP dari PPK, kemudian menetapkan Dokumen RUP dan Mengumumkan RUP hasil revisi (apabila ada)

Dokumen RUP diserahkan kepada PPK dan Kepala ULP

10Menerima: Surat tugas Pokja dan dokumen RUP dan salinan undangan rapat koordinasi kaji ulang RUP kemudian mempelajari isi dokumen RUP serta mencari data dan informasi sebagai bahan rapat

1 hari

No Aktivitas Pelaksana Mutu Baku Keterangan

Kepala ULP Pokaja ULP Kelengkapan Output

PEMERINTAH KABUPATEN SUMBA TIMUR

SEKRETARIAT DAERAH

Ps. 205 Fax 61306

W A I N G A P U

b

a

tidak

ya

1

b

a

14 1. Dokumen RUP Dokumen rencana umum

pengadaan diserahkan kepada

a) b)

1. Lembar disposisi 1. Dokumen RUP diterima

16 1 hari

2.

Dokumen RUP 2.

Informasi untuk melanjutkan proses pengadaan

15Menerima disposisi serta menginventarisasi dan menyimpan Dokumen RUP

Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan

1 hari Kepala ULP.

Melanjutkan proses pengadaan dengan menyusu Dokumen Rencana Pelaksanaan Pengadaan

Menyerahkan dokumen RUP kepada: 1 hari

RUP hasil revisi (apabila ada)

Dokumen RUP terdisposisi ke Sekretariat ULP

PEMERINTAH KABUPATEN SUMBA TIMUR

SEKRETARIAT DAERAH

Ps. 205 Fax 61306

W A I N G A P U

b

a

tidak