EFEKTIVITAS PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI KANTOR PERPUSTAKAAN KOTA MEDAN
Roberto Setia Budi Hutabarat*, Rasudyn Ginting 120903066*
Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara
E-mail:robertohutabarat19@gmail.com
Abstrak
Salah satu pendukung dalam kemajuan perusahaan adalah ketersediaan dan pengembangan sistem informasi manajemen di segala bidang. Sistem informasi manajemen dapat mengolah data dengan tepat, akurat dan fleksibel. Informasi yang diperoleh tersusun secara sistematis dan praktis. Hal ini akan menunjang kelancaran aktivitas di perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehari-harinya.
Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data dengan pengumpulan data primer berupa wawancara dan observasi dilapangan, dan pengumpulan data sekunder berupa dokumentasi dan studi kepustakaan. Penentuan informan dalam penelitian ini menggunakan teknik purposive sampling.
Dari hasil penelitian yang dilakukan ini diperoleh kesimpulan bahwa sesuai dengan alat analisis dari indikator efektivitas yaitu, kejelasan tujuan yang hendak dicapai, Kejelasan strategi pencapaian tujuan, proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap, perencanaan yang matang, penyusunan program yang tepat, penyusunan program yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana kerja, pelaksanaan yang efektif dan efisien, sistem pengawasan dan pengendalian.
Kata kunci: Efektivitas, Sistem Informasi Manajemen, Perpustakaan.
Abstract
One of the supporters in the company's progress and development is the availability of management information systems in all fields. The management information system can process data with precise, accurate and flexible. The information obtained systematically arranged and practical. This will support the activities of the company or institution in their daily activities.
Information management can help them identify a problem, solve problems, and evaluate the performance (information needed and used in all phases of management, including planning, control and decision-making). The method used in this research is descriptive method with qualitative approach. The techniques used in to collect data is primary data collection in the form of interviews and field observations, and secondary data collection in the form of documentation and literature study. Determination of informants in this study using techniques purposive sampling.
From the results of this research conducted in accordance with the conclusion that the analysis of indicators of the effectiveness of the tool is, as clarity of objectives to be achieved, Clear strategic goal achievement, process analysis and formulation of sound policies, good planning, preparation of appropriate programs, appropriate programming, the availability and quality of infrastructure, implementation of effective and efficient, system monitoring and control
PENDAHULUAN
Sistem Informasi Managemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang semenjak tahun 1960-an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi.
Suatu sistem infomasi mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi untuk suatu tujuan tertentu. Sistem Informasi adalah sekumpulan elemen yang saling berhubungan (terintegrasi), yang mengumpulkan (atau mendapatkan), menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan tujuan lain, baik orang maupun organisasi. Semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan memerlukan informasi. Demikian pula sebaliknya, semua kegiatan menghasilkan informasi, baik yang berguna bagi perusahaan yang melaksanakan kegiatan tersebut maupun bagi perusahaan lain diluar perusahaan yang bersangkutan, oleh sebab informasi berguna untuk semua macam dan bentuk kegiatan dalam perusahaan.
Apabila sistem informasi manajemen dirancang dan dilaksanakan dengan baik, maka akan banyak manfaat yang bisa diperoleh manajemen perusahaan, yaitu mempermudah manajemen dan membantu serta menunjang proses pengambilan keputusan manajemen. Karena sistem informasi manajemen menyediakan informasi bagai manajemen perusahaan dimana sistem informasi manajemen tersebut dilaksanakan. Manajemen menggunakan informasi untuk dua tujuan yaitu perencanaan dan pengawasan. Perencanaan terjadi sebelum pelaksanaan aktivitas organisasi. Tujuan yang ditentukan oleh proses perencanaan harus dicapai dengan aktivitas itu. Meskipun perencanaan meliputi semua tingkat organisasi, tetapi kebanyakan terjadi pada tingkat keputusan strategis dan taktis. Perencanaan banyak bergantung pada peramalan dan informasi dari luar.
Sistem informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.
Bahkan dewasa ini perkembangan informasi manajemen mulai mendapat sambutan positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan dinikmati oleh kalangan bisnis maupun pemerintah saja, tetapi juga mulai merambah dalam dunia pendidikan terutama dalam peranannya di bidang perpustakaan karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan generasi penerus bangsa yang kompetitif.
Fungsi dari sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi, penyedia informasi, atau alat untuk pengambilan keputusan. Sekarang sistem informasi dapat berfungsi untuk menolong end user manajerial membangun senjata yang menggunakan teknologi sistem informasi untuk menghadapi tantangan dari persaingan yang ketat. Penggunaan yang efektif dari sistem informasi strategis menyajikan end users manajerial dengan tantangan manajerial yang besar.
Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan munculnya peraturan dari pemerintah. Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai.
Dengan perkembangan sistem informasi manajemen, diharapkan seorang pelaku perpustakaan lebih terbantu, dimana pelaku menjadi administrator yang bertugas menginputkan data dan komputer yang memproses dan mengeluarkan hasilnya, sehingga dengan adanya perancangan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan mempermudah petugas perpustakaan sehingga pelayanannya lebih cepat, lebih tepat serta pelaporannya kepada manajemen lebih akurat dan relevan. Menyikapi kebutuhan dan pentingnya sistem informasi manajemen tersebut, sudah seharusnyalah pemerintah mengambil langkah konkrit agar pelayanan yang ada di badan pepustakaan kota Medan dapat terimplementasi dengan baik dan berhasil memenuhi kepuasan publik.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena kurang organisasi yang wajar, kurangnya perencanaan yang memadai, kurang personil yang handal, kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
Oleh karena permasalahan seperti yang diuraikan diatas, penerapan sistem informasi manajemen di perpustakaan yang kurang baik dapat mengakibatkan kurangnya efisiensi dalam manajemen yang pada akhirnya dapat merugikan masyarakat dalam hal pelayanannya menjadi terbatas ataupun akses untuk mendapatkan buku menjadi sulit. Penerapan sistem informasi manajemen di perpustakaan yang kurang baik juga dapat membuat para petugas menjadi kesulitan dalam mengorganisisr tugas-tugas yang diberikan karena tidak memilik suatu sistem yang terintegrasi dengan manajemen sehingga semua harus bersifat manual dan dapat menambah biaya produksi yang berakibat inefisiensi. Hal inilah yang ingin penulis telusuri di Perpustakaan Umum Kota Medan, dengan melakukan penelitian ini penulis ingin mengetahui apakah implementasi dari SIM dan efektivitasnya sudah dirasakan oleh semua pihak yang menggunakan layanan Perpustakaan di Kota Medan.
KAJIAN PUSTAKA A. Efektivitas
Pengertian efektifitas menurut Saksono (1984) adalah efektifitas adalah seberapa besar
tingkat kelekatan output yang dicapai dengan output yang diharapkan dari sejumlah input
Mengukur efektivitas organisasi bukanlah suatu hal yang sangat sederhana, karena efektivitas
dapat dikaji dari berbagai sudut pandang dan tergantung pada siapa yang menilai serta
menginterpretasikannya. Bila dipandang dari sudut produktivitas, maka seorang manajer
produksi memberikan pemahaman bahwa efektivitas berarti kualitas dan kuantitas (output)
barang dan jasa. Tingkat efektivitas juga dapat diukur dengan membandingkan antara rencana
yang telah ditentukan dengan hasil nyata yang telah diwujudkan. Namun, jika usaha atau hasil
pekerjaan dan tindakan yang dilakukan tidak tepat sehingga menyebabkan tujuan tidak
tercapai atau sasaran yang diharapkan, maka hal itu dikatakan tidak efektif.
Adapun kriteria atau ukuran mengenai pencapaian tujuan efektif atau tidak, sebagaimana dikemukakan oleh Siagian (1978), yaitu:
a. Kejelasan tujuan yang hendak dicapai, hal ini dimaksudkan supaya karyawan dalam pelaksanaan tugas mencapai sasaran yang terarah dan tujuan organisasi dapat tercapai.
b. Kejelasan strategi pencapaian tujuan, telah diketahui bahwa strategi adalah “pada jalan” yang diikuti dalam melakukan berbagai upaya dalam mencapai sasaran-sasaran yang ditentukan agar para implementer tidak tersesat dalam pencapaian tujuan organisasi.
c. Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap, berkaitan dengan tujuan yang hendak dicapai dan strategi yang telah ditetapkan artinya kebijakan harus mampu menjembatani tujuan-tujuan dengan usaha-usaha pelaksanaan kegiatan operasional.
d. Perencanaan yang matang, pada hakekatnya berarti memutuskan sekarang apa yang dikerjakan oleh organisasi dimasa depan.
f. Tersedianya sarana dan prasarana kerja, salah satu indikator efektivitas organisasi adalah kemamapuan bekerja secara produktif. Dengan sarana dan prasarana yang tersedia dan mungkin disediakan oleh organisasi.
g. Pelaksanaan yang efektif dan efisien, bagaimanapun baiknya suatu program apabila tidak dilaksanakan secara efektif dan efisien maka organisasi tersebut tidak akan mencapai sasarannya, karena dengan pelaksanaan organisasi semakin didekatkan pada tujuannya.
h. Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik mengingat sifat manusia yang tidak sempurna maka efektivitas organisasi menuntut terdapatnya sistem pengawasan dan pengendalian.
Pendekatan ini tidak memperhatikan lingkungan, tapi memusatkan perhatian terhadap kegiatan yang dilakukan terhadap sumber-sumber yang dimiliki oleh lembaga. Sedangkan pendekatan sasaran dimana pusat perhatian pada output, mengukur keberhasilan organisasi untuk mencapai hasil (output) yang sesuai dengan rencana. Pendekatan ini mencoba mengukur sejauh mana suatu lembaga berhasil merealisasikan sasaran yang hendak dicapai.
B. Sistem Informasi Manajemen
Menurut Barry E.Cushing, Suatu sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk mengahasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Sedangkan menurut Davis dalam buku kerangka dasar Sistem Informasi Manajemen adalah Suatu serapan teknologi baru kepada persoalan keorganisasian dalam pengolahan transaksi dan pemberian informasi bagi kepentingan keorganisasian (Davis,1985).Masih menurut Davis, dalam buku Analisis dan Desain informasi Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organisasi.(Jogiyanto,2005).
Adapun tujuan umum dari Sistem Informasi Manajemen adalah :
2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
C. Perpustakaan Umum
Menurut Sutarno(2006) Perpustakaan Umum merupakan lembaga pendidikan bagi masyarakat umum dengan menyediakan berbagai informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat.Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki (1993), perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum.
Adapun ciri perpustakaan umum adalah sebagai berikut :
a. Terbuka untuk umum, artinya terbuka bagi siapa saja tanpa memandang perbedaan jenis kelamin, agama, kepercayaan, ras, usia, pandangan politik, dan pekerjaan.
b. Dibiayai oleh dana umum. Dana umum ialah dana yang berasal dari masyarakat. Biasanya dikumpulkan melalui pajak dan dikelola oleh pemerintah. Dana ini kemudian digunakan untuk mengelola perpustakaan umum. Karena dana berasal dari umum maka perpustakaan umum harus terbuka untuk umum.
c. Jasa yang diberikan pada hakekatnya bersifat cuma-cuma. Jasa yang diberikan mencakup jasa raferal artinya jasa memberikan informasi, peminjaman, konsultasi studi sedangkan keanggotaan bersifat cumacuma artinya tidak perlu membayar.
Dari kedua pengertian diatas maka dapat disimpulkan perpustakaan umum merupakan lembaga pendidikan bagi masyarakat umum dengan menyediakan berbagai informasi, ilmu pengetahuan dan teknologi yang diselenggarakan oleh dana umum dengan tujuan melayani umum.
D. E-Government
dari rencana pemerintah untuk mendukung serta menyediakan informasi dan peningkatan pelayanan dalam masyarakat, pelaku bisnis, pekerja pemerintah, unit-unit pemerintah, dan organisasi sektor ketiga. E-Goverment adalah penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah untuk memberikan informasi dan pelayanan bagi warganya, urusan bisnis, serta hal-hal lain yang berkenaan dengan pemerintahan. E-Government dapat diaplikasikan pada legislatif, yudikatif, atau administrasi publik, untuk meningkatkan efisiensi internal, menyampaikan pelayanan publik, atau proses kepemerintahan yang demokratis.
Jenis-jenis E-Government, diantaranya sebgai berikut:
a. Government to Citizen (G2C) adalah suatu teknologi informasi yang mempunyai tujuan untuk memperbaiki hubungan interaksi antara pemerintah dengan masyarakat dan juga untuk mempermudah masyarakat dalam mencari berbagai informasi tentang pemerintahan. Misal contoh seperti : www.jabarprov.go.id, dan lain-lain. Atau informasi menganai pajak online, layanan jaminan sosial, mencari lowongan pekerjaan, dan sebagainya.
b. Government to Business (G2B) adalah suatu tipe hubungan pemerintah dengan bisnis. Karena sangat dibutuhkan relasi yang sangat baik, antara pemerintah dengan kalangan bisnis. Tujuannya demi kemudahan berbisnis masyarakat kalangan pembisnis. Contohnya seperti : www.indotender.com, dan sebagainya. Atau informasi menganai pajak perseroan, peraturan pemerintah (hukum bisnis), pendaftaran perusahaan, peluang usaha atau bisnis, dan sebagainya.
c. Government to Government (G2G) adalah berupa Web pemerintah yang dibuat, bertujuan untuk memenuhi berbagai macam informasi yang dibutuhkan antara pemerintahan yang satu dengan pemerintahan yang lainnya, dengan tujuan yaitu untuk memperlancar & mempermudah kerjasama antara pemerintahan – pemerintahan yang bersangkutan. Misal contohnya: www.embassyofindonesia.org dan lain sebagainya. Atau informasi menganai blogging untuk kalangan legislative, konsultasi secara online, pelayanan kepada masyarakat secara terpadu, pendidikan secara online, dan sebagainya.
untuk kesejahteraan para pegawai yang bekerja dislahsatu institusi pemerintah. Misalkan contohnya: www.sdm.depkeu.go.id dan lain-lain.
Adapun jenis Goverment yang sesuai dan diapakai dalam penelitian ini adalah E-Goverment to Citizen yang bertujuan mempermudah masyarakat dalam mencari berbagai informasi mengenai perpustakaan umum kota Medan. Perpustakaan kota Medan sudah meluncurkan suatu aplikasi perpustakaan digital yang bernama iMedan yang merupakan teknologi informasi yang memudahkan masyarakat dalam mengakses buku-buku yang ada di perpustakaan kota Medan sehingga masyarakat dapat mengakses perpustakaan kota Medan dengan mudah.
METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Menurut Nawawi (2005: 64) bahwa bentuk deskriptif yaitu bentuk penelitian yang memusatkan perhatian pada masalah-masalah atau fenomena yang bersifat aktual pada saat penelitian dilakukan, kemudian menggambarkan fakta-fakta tentang masalah yang diselidiki sebagaimana adanya diiringi dengan interpretasi yang rasional dan akurat.
Adapun penelitian ini dilakukan di Kantor Perpustakaan Umum Kota Medan jalan Iskandar Muda no.270 Medan dari bulan September 2016 sampai Oktober 2016. Adapun informan penelitian yang menjadi objek penelitian yaitu : (1) Kepala Kantor Perpustakaan Kota Medan sebagai informan kunci, (2) Pegawai Kantor Perpustakaan Umum Kota Medan, sebagai Informan Utama, (3) Pengguna fasilitas Perpustakaan Umum Kota Medan sebagai Informan tambahan.
Deskripsi Lokasi Penelitian
Lokasi penelitian ini dilakukan oleh peneliti disebuah kecamatan yang berada di wilayah administratif pemerintahan kota Medan provinsi Sumatera Utara yakni kecamatan Medan petisah .Perpustakaan kota medan terbentuk berdasarkan dengan Surat Keputusan Walikotamadya Kepala Daerah Kotamadya Medan No. 839/1972 tanggal 27 Desember 1972 tentang mendirikan Pusat Perpustakaan Umum Komadya Medan.
Tabel 1.2: Distribusi Jumlah Penduduk Berdasarkan tingkat pendidikan di Medan
Bukan Angkatan Kerja/ Not Economically Active
Pendidikan Tertinggi Sekolah
Mengurus Rumah Tangga
Lainnya
Others Jumlah
yang Ditamatkan Attending Schooling House Keeping Total
Educational Attainment
1 5 6 7 8 9
Tidak/Belum Pernah Sekolah 0 778 3 757 4 535 5 088
Tidak/Belum Tamat SD 0 10 163 10 135 20 298 46 892
Sekolah Dasar 17 174 39 154 10 038 66 366
164 705
Sekolah Menengah Pertama 108 189 70 417 22 460 201 066
314 649
Sekolah Menengah Atas 88 834 119 170 25 192 233 196
570 682 Sekolah Menengah Atas
Kejuruan 13 571 46 709 8 170 68 450
256 121
Diploma I/II/III/Akademi 5 057 14 901 2 559 22 517 75 549
Diploma IV/Universitas 6 013 17 414 8 598 32 025
198 804
Jumlah/Total 238 838 318 706 90 909 648 453
1 632 490 Sumber : BPS-Survei Angkatan Kerja Nasional, Agustus 2015
HASIL PENELITIAN
Efektivitas suatu organisasi dapat diukur dari berbagai hal, yaitu kejelasan tujuan, kejelasan strategi, pencapaian tujuan, proses analisa dan perumusan kebijakan yang mantap, tersedianya sarana dan prasarana yang efektif dan efisien, sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik dan disesuaikan dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dalam memberikan pelayanan publik yang berkualitas perpustakaan umum kota Medan harus mampu bekerja lebih efisien dan memiliki koleksi yang lengkap dalam hal literatur-literatur ilmiah dan bacaan-bacaan yang mendidik dan memperkaya pengetahuan masyarakat yang datang berkunjung agar dapat memperoleh informasi dan pengetahuan yang luas untuk itu diperlukan sistem informasi manajemen yang dapat membantu kinerja pegawai dalam mencapai hasil dengan lebih efektif dan efisien.
Penggunaan sistem informasi manajemen dapat membantu masyarakat ataupun pegawai dalam mencari arsip ataupun buku-buku yang ada di dalam database perpustakaan, untuk lebih mengetahui realita yang ada di kantor perpustakaan kota Medan sehubungan dengan penggunaan sistem informasi manajemen peneliti mengajukan pertanyaan apakah sistem informasi manajemen sudah diterapkan dapat membantu kinerja organisasi perpustakaan kota Medan secara efektif maka jawaban yang didapat peneliti sistem informasi manajemen sangat membantu kinerja organisasi perpustakaan kota Medan secara efektif. Semua tidak lagi dikerjakan secara manual seperti data-data koleksi buku,masyarakat yang meminjam ataupun mengembalikkan dapat langsung diintegrasikan ke dalam sistem oleh pegawai. Pegawai disini juga sudah mendapat pembinaan baik itu melalui bimbingan teknis dan juga pendampingan oleh tenaga ahli dari penyedia layanan sistem informasi itu sendiri dalam menjalankan sistem informasi manajemen.
PEMBAHASAN
Hal ini dimaksudkan dari kejelasan tujuan yang hendak dicapat maksudnya adalah supaya karyawan dalam pelaksanaan tugas mencapai sasaran yang terarah dan tujuan organisasi dapat tercapai. Berdasarkan teori tersebut dari hasil pengamatan dan kesimpulan dari beberapa narasumber yang telah diwawancara oleh peneliti mengenai kejelasan tujuan yang hendak dicapai, perpustakaan kota Medan sudah mempunyai tujuan organisasi yang jelas.
Tujuan yang hendak dicapai oleh perpustakaan kota Medan juga terangkum dalam visi yang telah ditetapkan sejak organisasi manajemen perpustakaan kota Medan dibentuk. Tujuan yang hendak dicapai harus jelas dan tearah, tujuan yang ingin dicapai juga harus memilikii sasaran yang tepat agar karyawan ataupun pegawai dalam hal ini para kepala seksi dan beberapa pegawai harus memiliki tujuan yang jelas dan terarah karena sasaran yang dituju harus sama dengan visi yang ditetapkan oleh manajemen.
2. Aspek Kejelasan strategi pencapaian tujuan
Kantor Perpustakaan Kota Medan sudah memenuhi salah satu indikator kejelasan strategi dalam pencapaian tujuan hal ini dapat dikatakan oleh peneliti karena strategi yang digunakan dalam pencapaian tujuan sudah jelas dan terkandung didalam misi yang dijalankan oleh kantor perpustakaan kota Medan antara lain meningkatkan kulitas dan kuantitas Perpustakaan Sekolah, Perpustakaan Khusus dan Perpustakaan Masyarakat didalam salah satu misi yang dijalankan oleh manajemen perpustakaan kota Medan sudah efektif hal ini berdasarkan hasil pengamatan dan hasil wawancara yang dilakukan oleh peneliti antara lain kuantitas perpustakaan yang cukup lengkap dan banyak koleksi yang sering kali diperbaharui,kualitasnya juga sudah sangat baik.
Strategi lain yang dijalankan oleh para pegawai perpustakaan kota Medan dalam mencapain tujuan mewujudkan Perpustakaan yang handal dalam rangka membentuk Masyarakat Kota Medan yang memiliki budaya baca dan cinta Buku, dengan Meningkatkan partisipasi masyarakat terhadap keberadaan Perpustakaan hal ini juga diperkuat dengan adanya program dari manajemen perpustakaan untuk mengundang masyarakat terutama para pelajar di lingkungan kota medan untuk datang ke perpustakaan kota Medan.
Proses analisis dan perumusan kebijakan yang mantap dapat mempengaruhi keefektifan manajemen dalam pencapaian tujuan karena yang menentukan maju dan mundurnya suatu manajemen itu ditentukan oleh kebijakan-kebijakan yang mantap dan tidak menutup kemungkinan kebijakan yang dibuat oleh manajemen tingkat atas akan berdampak bagi kemajuan organisasi yang dipimpinya karena kinerja para manajer dibawahnya bergantung kepada kebijakan yang dibuat maka dari itu perlu adanya kajian yang lebih dalam dalam merumuskan kebijakan.
Berdasarkan data yang diperoleh dalam penelitian menunjukan bahwa Perpustakaan kota medan dalam hal ini sudah memiliki kajian atau analisa dalam perumusan kebijakan yang sudah sangat baik hal itu didasarkan oleh belum adanya permasalahan manajemen didalam lingkup internal para pegawai kantor Perpustakaan Kota Medan sampai saat ini.
4. Aspek Perencanaan yang matang
Pada hakekatnya perencanaan berarti memutuskan sekarang apa yang dikerjakan oleh organisasi dimasa depan. Keefektifan organisasi manajemen juga dapat diukur dari adanya suatu perencanaan yang matang maka dari itu setiap perencanaan yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas perlu dikaji lebih dalam agar nantinya sesuai dengan apa yang akan dilakukan oleh perpustakaan kota medan dimasa yang akan datang.
Perpustakaan kota Medan sudah memiliki perencanaan yang baik hal ini dilihat dari hasil pengamatan oleh peneliti yang melihat perencanaan perpustakaan kota Medan dilakukan dengan menggunakan RPJM kantor perpustakaan.
Perencanaan yang matang dilakukan untuk memajukan suatu organisasi manajemen dan juga merupakan salah satu indikator dalam menilai keefektifan suatu orgaisasi dalam hal ini perpustakaan kota Medan. Perpustakaan kota medan menggunakan perencanaan melalui rpjm dan dalam penyusunannya perencanaan ini akan selalu dilakukan dengan meminta masukan dari beberapa bagian dalam hal ini para Kepala seksi yang ada di perpustakaan kota Medan ataupun para pegawai yang mempunyai ide berupa program-program yang akan dijalankan dimasa akan datang yang tujuannya memajukan dan mencapai tujuan yang terkandung didalam visi ataupun misi perpustakaan kota Medan.
Suatu rencana yang baik masih perlu dijabarkan dalam program-program pelaksanaan yang tepat sebab apabila tidak, para pelaksana akan kurang memiliki pedoman bertindak dan bekerja. Sejalan dengan indikator yang sebelumnya yaitu perencanaan yang matang maka suatu organisasi manajemen memerlukan suatu program yang tepat agar organisasi itu dapat berjalan dan berkembang.
Kantor perpustakaan kota Medan sudah memiliki program-program yang tepat dalam menjalankan ataupun mencapai tujuan yang dikandung dalam visi dan misi perpustakaan kota Medan hal ini dapat dilihat dari program yang dibuat seperti mengundang anak-anak PAUD , SD ,SMP untuk meningkatkan minat baca sedari dini hal ini bertujuan untuk mewujudkan masyarakat yang gemar membaca dan mencintai buku.
Adanya penyusunan program yang tepat mampun menjadi salah satu indikator keefektifan penerapan sistem informasi yang efektif karena dengan adanya program yang disusun oleh manajemen dan jika program-program tersebut sesuai dengan misi dari organisasi tersebut maka kinerja atau penerapan sistem informasi manajemen dapat dilakukan dengan efektif dan efisien karena program-program yang disusun oleh manajemen dapat menjadi acuan bagi sistem informasi manajemen untuk mempermudah kinerja para pegawai yanga ada di perpustakaan kota Medan.
6. Aspek Tersedianya sarana dan prasarana kerja
Salah satu indikator efektivitas penerapan sistem informasi manajemen di organisasi adalah kemamapuan bekerja secara produktif. Dengan sarana dan prasarana yang tersedia dan mungkin disediakan oleh organisasi.
Sarana dan prasarana yang bukan hanya membantu masyarakat dalam hal memberikan pengetahuan umum yang luas tapi juga sarana dan prasarana yang membantu para pegawai di perpustakaan kota Medan untuk mempercepat tugas dan pelayananya kepada masyarakat seperti sistem informasi manajemen yang diterapkan secara komputerisasi sehingga sudah cukup membantu para pegawai dalam melayani masyarakat ataupun dalam hal mencari data-data yang diperlukan dalam waktu yang cukup singkat dapat disediakan untuk kepentingan manajemen internal dan memajukan organisasi perpustakaan kota Medan
Bagaimanapun baiknya suatu program apabila tidak dilaksanakan secara efektif dan efisien maka organisasi tersebut tidak akan mencapai sasarannya, karena dengan pelaksanaan organisasi semakin didekatkan pada tujuannya.
Perpustakaan kota Medan yang menjadi objek penelitian pada skripsi ini sudah melakukan program-program secara efisien dan dalam penerapan sistem informasi manajemen yang dijalankan oleh para pegawai di Perpustakaan kota Medan juga sudah efektif hal sudah ditunjukkan dengan sudah berjalannya program-program yang ada tanpa mengalami kedala-kendala yang menghambat program tersebut baik itu dari kurang cakapnya kinerja pegawai ataupun masalah masalah teknis.
8. Aspek Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik
Sistem pengawasan dan pengendalian sangat penting diterapkan dalam organisasi karena jika tidak ada pengawasan maka bisa saja program-program yang telah disusun ataupun yang sudah dijalankan tidak mencapai hasil yang diingikan dalam pelaksanaan program tersebut maka dari itu perlu adanya suatu pengawasan yang ketat bagi para pegawai yang kurang bekerja secara maksimal yang nantinya dapat menjalankan kinerja organisasi lebih optimal.
Perpustakaan kota Medan menerapkan salah satu indikator sistem pengawasan dan pengendalian secara berkala dan itu dilakukan dalam rapat kerja umu atau RKU yang biasanya dilakukan akhir tahun setelah program-program sudah selesai dijalankan dan untuk mengevaluasi kinerja-kinerja setiap seksi baik itu seksi koleksi,seksi pembinaan, maupun seksi pelayanan semua bagian unit kerja yang ada di perpustakaan umum kota Medan perlu mendapatkan pengawasan dan pengendalian sehingga kinerja dari setiap bagian unit kerja dapat berjalan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang diatur dalam peraturan walikota nomor 49 tahun 2010 mengenai perpustakaan kota Medan.
1.Kesimpulan
a) Kantor perpustakaan kota Medan sudah memiliki program-program yang tepat dalam menjalankan ataupun mencapai tujuan yang dikandung dalam visi dan misi perpustakaan kota Medan hal ini dapat dilihat dari program yang dibuat. Adanya penyusunan program yang tepat mampun menjadi salah satu indikator keefektifan penerapan sistem informasi yang efektif karena dengan adanya program yang disusun oleh manajemen melalui data-data yang dihasilkan dari output sistem informasi manajemen. Perpustakaan kota Medan juga sudah melakukan program-program secara efisien dan dalam penerapan sistem informasi manajemen yang dijalankan oleh para pegawai di Perpustakaan kota Medan juga sudah efektif hal sudah ditunjukkan dengan sudah berjalannya program-program yang ada tanpa mengalami kedala-kendala yang menghambat program tersebut baik itu dari kurang cakapnya kinerja pegawai ataupun masalah masalah lain diluar masalah teknis pengaplikasian sistem informasi manajemen b) Sarana dan prasarana yang sudah tersedia dalam membantu para pegawai di perpustakaan kota Medan untuk mempercepat tugas dan pelayanannya kepada masyarakat seperti sistem informasi manajemen yang diterapkan secara komputerisasi sehingga membantu para pegawai dalam melayani masyarakat ataupun dalam hal mencari data-data yang diperlukan dalam waktu yang cukup singkat.. Perpustakaan kota Medan juga menerapkan salah satu indikator sistem pengawasan dan pengendalian secara berkala dan itu dilakukan dalam rapat kerja umu atau RKU yang biasanya dilakukan akhir tahun setelah program-program sudah selesai dijalankan dan untuk mengevaluasi kinerja-kinerja setiap seksi baik itu seksi koleksi,seksi pembinaan, maupun seksi pelayanan semua bagian unit kerja yang ada di perpustakaan umum kota Medan
Saran
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan makan penulis menyadari bahwa betapa pentingnya sistem informasi manejemen dalam peranannya di bidang perpustakaan karena ketersediaan informasi yang terintegrasi semakin penting dalam mendukung upaya menciptakan generasi penerus bangsa yang kompetitif. Oleh karena itu penulis menyarankan:
a) Untuk meningkatkan minat membaca masyarakat, Perpustakaan Kota Medan diharapkan kedepannya lebih giat melakukan sosialisasi-sosialisasi ke tempat-tempat publik maupun sekolah-sekolah mengajak semua masyarakat terhadap pentingnya membaca demi kemajuan bangsa, Perpustakaan juga harus lebih baik lagi didalam memberikan pelayanan, terutama pelayanan mobil perpustakaan keliling dan pelayanan perpustakaan digital kota Medan.
b) Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama. Oleh karena itu Perpustakaan Umum Kota Medan diharapkan semakin meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia yang ada, demi menunjang keberhasilan program penerapan Sistem Informasi Manajemen di Perpustakaan Kota Medan seperti perpustakaan kelililng agar pelayanan yang ada dapat terimplementasi dengan cepat,efisien dan berhasil memenuhi kepuasan publik dalam memperoleh informasi dan kemudahan dalam pelayanan publik.
Jogiyanto, Hartono. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi, Yogyakarta. Penerbit Andi.
Nawawi, Hadari. 2005. Metode Penelitian Bidang Sosial. Yogyakarta: Gajah Mada University Press.
Prasetyo Budi Saksono, 1984. Dalam Menuju SDM Berdaya. Bumi Aksara. Jakarta.
S. P. Siagian (1978:77) Teori Motivasi dan Aplikasinya, Jakarta: Bina Aksara.
Sutarno NS, (2006). Perpustakaan dan Masyarakat, CV. Sagung Seto, Jakarta
