PMBOK dan IPM Panduan Standar Mengelola

(1)

PMBOK dan IPM: Panduan Standar

Mengelola Proyek Teknologi Informasi

oleh Prof. Richardus Eko Indrajit - [email protected]

Pendahuluan

Mengelola proyek TIK adalah pekerjaan yang penuh dengan tantangan. Berbeda dengan proyek membangun jembatan a t a u g e d u n g b e r t i n g k a t , m e n g e m b a n g k a n s i s t e m informasi misalnya memiliki tingkat kesulitan yang relatif tinggi, karena banyaknya faktor-faktor di luar teknis yang harus diperhatikan, seperti isu politik,

8-9<*)0)6 *<,)?) 376D13

SDM, dan lain sebagainya. Oleh karena itulah maka diperlukan sebuah cara atau metodologi yang dikembangkan berdasarkan pengalaman di lapangan, agar berbagai proyek terkait dengan p e m b a n g u n a n m a u p u n pengembang an TIK dapat berhasil dengan baik - dalam arti kata berjalan sesuai dengan

PMI dan PMBOK

Project Management Institute ( P M I ) m e r u p a k a n s e b u a h lembaga internasional yang mendedikasikan dirinya dalam hal pengembangan berbagai p a n d u a n d a n s t a n d a r pengelolaan proyek. Salah satu produknya yang terkenal adalah PMBOK, yang merupakan k e p a n j a n g a n d a r i P r o j e c t M a n a g e m e n t B o d y O f Knowledge. PMBOK dianggap sebagai “primbon” atau buku panduan utama bagi para manajer proyek di seluruh dunia dalam aktivitasnya merancang, m e n y e l e n g g a r a k a n , d a n mengawasi pelaksanaan atau pengelolaan proyek. Referensi ini berisi prinsip-prinsip dan pokok-p o k o k u t a m a y a n g h a r u s diperhatikan sungguh-sungguh

Wholistic dan IPM

Sementara itu konsep Integrated Project Management (IPM) diperkenalkan oleh Wholistic Learning Inc. yang sengaja dikembangkan dengan utama melengkapi PMBOK - terutama d a l a m k a i t a n n y a d e n g a n tahapan mengintegrasikan hasil-h a s i l p roye k T I K d e n g a n aktivitas rutin yang ada di organisasi atau dalam bahasa manajemennya diistilahkan sebagai “institutionalisasi”. Diharapkan dengan adanya hubungan yang terpadu antara aktivitas rutin dengan proses berbasis proyek yang ada di o r g a n i s a s i , m a k a p r o y e k perencanaan, pembangunan, penerapan, pemeliharaan, dan p e n g a w a s a n T I K d a p a t berlangsung secara efektif,

PM

BOK

Artikel ini merupakan satu dari 999 artikel hasil bunga rampai pemikiran dari Prof. Richardus Eko Indrajit di bidang sistem dan teknologi informasi. Untuk berlangganan, silahkan kirimkan email permohonan ke

[email protected]

EKOJI

999

(2)

Proyek TIK

Ada berbagai jenis proyek yang berhubungan dengan TIK. Jika dilihat dari jenis dan karakteristiknya, contohnya adalah sebagai berikut:

@ Pengembangan Aplikasi atau Software;

@ Instalasi Jaringan Infrastruktur atau Internet;

@ Penyusunan IT Master Plan;

@ Audit Sistem dan Teknologi Informasi;

@ Migrasi Data dan Informasi;

@ Pembuatan Website;

@ Uji Coba Penetrasi Keamanan Sistem;

@ Pelaksanaan Konsep IT Governance;

@ Pembangunan Data Center;

@ dan lain sebagainya.

$-90),)8 5):16/5):16/ 2-61:;-9:-*<; ,)8); ,1:8-:1C33)6

lagi berdasarkan ruang lingkup tertentu yang berhubungan secara langsung dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan, seperti misalnya:

@ Pengembangan Sistem Informasi Keuangan;

@ Penerapan Aplikasi Enterprise Resource Planning;

@ Implementasi Konsep Knowledge Management;

@ Migrasi Sistem Operasi Proprietary ke Open Source;

@ Perancangan Jejaring dan Topologi VPN;

@ Pembangunan Datawarehouse dan Cockpit Management;

@ dan lain sebagainya.

Seperti telah disampaikan sebelumnya, mengelola proyek TIK dipandang sebagai aktivitas yang menantang, karena melibatkan porsi sumber daya tangible dan intangible yang seimbang. Berbagai studi lembaga independen di Amerika dan Eropa mengatakan bahwa lebih dari 70% proyek TIK dipandang gagal, dalam arti kata tidak berhasil memenuhi target yang ditentukan sebelumnya pada tahap perencanaan. Salah satu penyebab kegagalan ini adalah karena tidak disiplinnya para pemangku kepentingan yang terlibat secara langsung dengan proyek TIK dalam mematuhi metodologi baku pelaksanaan dan pengendalian proyek yang telah digariskan. PMBOK disusun, diterapkan, dikembangkan, dan direvisi secara berkala dan kontinyu untuk membantu manajemen pelaksana proyek dalam mengelola pekerjaannya tersebut agar sesuai dengan harapan pemangku kepentingan utama.

Siklus Proyek TIK

Sebagaimana proyek-proyek yang lain, setiap proyek TIK memiliki sebuah siklus hidup atau “life cycle” generik, yaitu:

1. $)0)8 61:1)41:):1 5-9<8)3)6 ;)0)8 8-6,-C61:1)6 1,-dan gagasan pelaksanaan proyek oleh pihak yang berkepentingan;

2. $)0)8 !-9-6+)6))6 5-9<8)3)6 ;)0)8 8-6,-C61:1)6

897C4 897?-3 ?)6/ ,16?);)3)6 ,)4)5 :-*<)0 9-6+)6)

dan kontrak kerja;

3. Tahap Eksekusi - merupakan tahap pelaksanaan proyek berdasarkan langkah-langkah yang telah disepakati sebelumnya;

4. Tahap Pengendalian - merupakan tahap pengawasan dan monitoring terhadap pelaksanaan proyek, untuk memastikan segalanya berjalan berdasarkan rencana; dan

5. Tahap Akhir - merupakan tahap penutupan dalam

*-6;<3376C95):1,)6 :-9)0;-915)0):14897?-33-8),)

pihak pemesan atau pemberi pekerjaan.

Sumber: Project Management Body of Knowledge, 2001

Walaupun dalam diagram nampak bahwa kelima proses yang ada secara sekuensial saling berdiri sendiri, namun dalam pelaksanaannya kelima proses ini saling tumpang tindih (overlapping).

Domain Utama Proyek

! 5-4)4<1 ,-C61:1 A!972-+; )6)/-5-6;

67>4-,/-Area” memperkenalkan adanya 9 (sembilan) domain atau aspek penting yang harus dikuasai oleh seorang manajer proyek atau praktisi manajemen proyek. Berikut ini adalah penjelasan dari kesembilan domain tersebut dan alasan mengapa begitu penting menguasai aspek-aspek dimaksud.

Ruang Lingkup

Setiap proyek datang dari sebuah ide atau gagasan. Oleh karena itulah maka ruang lingkup proyek yang ingin

,13-92)3)6 0)9<: :-+)9) 2-4): ,)6 ;-/): ,1,-C61:13)6 );)<

dideskripsikan. Bentuk pernyataan ruang lingkup sebuah proyek TIK dapat dilakukan melalui berbagai macam cara, seperti yang dijelaskan dalam paparan berikut ini:

Project Management Body of Knowledge

dan Integrated Project Management

Prof. Richardus Eko Indrajit - [email protected]

EKOJI

999

(3)

@ Verbal: adalah pendekatan mendeskripsikan ruang lingkup proyek dengan menggunakan kata-kata atau penjelasan. Misalnya untuk proyek pembangunan sebuah sistem informasi, maka dijelaskan secara rinci karakteristik sistem

?)6/ ,15)3:<,:-8-9;151:)46?)C;<93)8)*141;):57,<4

fungsi, standar, navigasi, kinerja, dan lain sebagainya.

@ 9)C:),)4)0 8-6,-3);)6 5-6,-:3918:13)6 9<)6/416/3<8

proyek dengan menggunakan sejumlah gambar yang menggambarkan kerangka, konsep, paradigma, atau arsitektur. Artinya, jika ingin mengembangkan sebuah sistem informasi, maka digambarkanlah target atau sasaran dari arsitektur bisnis, arsitektur informasi, arsitektur aplikasi, arsitektur jaringan, struktur organisasi, struktur governance, dan lain sebagainya.

@ Gantt Chart: adalah pendekatan mendeskripsikan ruang lingkup proyek dengan menjelaskan dan menetapkan daftar urutan proses-proses yang harus dikerjakan per masing-masing pentahapan yang ada. Misalnya untuk membuat sistem informasi, maka tahap yang dimaksud adalah Analisa, Desain, Konstruksi, Uji Coba, Revisi, dan Implementasi. Kemudian untuk masing-masing tahap ditetapkanlah rangkaian proses yang harus dilakukan. Contohnya untuk tahap Analisa, rangkaian proses yang dimaksud misalnya: menentukan stakeholder utama, menetapkan kebutuhan pengguna, membuat daftar

3-*<;<0)6 5-6/376C95):13)6 9)/)5 2-61: 3-*<;<0)6

dan lain sebagainya.

@ Diagram Jaringan: adalah pendekatan mendeskripsikan ruang lingkup proyek dengan menggunakan node atau simpul dan jaringan relasi di antaranya untuk menggambarkan hubungan antara proses dan milestone atau deliverable.

!-94< ,18-90);13)6 *)0>) :-:<)1,-6/)6 ,-C61:16?)897?-3

adalah merupakan suatu kegiatan temporer yang ada awal dan akhirnya, untuk menghasilkan suatu produk atau keluaran tertentu. Sehingga dalam aspek ruang lingkup,

0)9<:*-6)9*-6)9 ,1,-C61:13)6 897,<3);)< 3-4<)9)6 ?)6/

dimaksud.

Kualitas

Setiap orang menginginkan adanya keluaran proyek yang berkualitas. Dalam konteks proyek TIK, kualitas dapat dinyatakan melalui beberapa cara. Pertama adalah dengan menentukan ukuran atau indikator kinerja, seperti misalnya kecepatan akses, ketepatan perhitungan, ketersediaan layanan, dan lain sebagainya. Kedua adalah melalui pemenuhan standar sebagai referensi atau acuan, misalnya ISO27001 untuk keamanan informasi, ITIL untuk manajemen pelayanan TIK, COBIT untuk tata kelola TIK, CMM untuk pengembangan software, dan lain sebagainya.

-;1/) ),)4)0 ,-6/)6 5-6-6;<3)6 :8-:1C3):1 -6;1;):

t e k n o l o g i ya n g d i k e m b a n g k a n , m i s a l nya d e n g a n menyebutkan merek piranti yang dipakai, menetapkan platform yang harus dipergunakan, menentukan desain teknologi yang dibangun, dan lain sebagainya.

Penetapan kualitas proyek yang diinginkan sangatlah penting agar terjadi kesepakatan antara pemberi tugas pekerjaan dan pelaksana pekerjaan (proyek) dalam hal mutu keluaran. Dan tentu saja penentuan kualitas proyek akan sangat mempengaruhi durasi dan biaya pengerjaan.

Durasi

$-90),)8 :-;1)8 897:-: ?)6/ ,1,-C61:13)6 8),) 9<)6/

lingkup, perlu diperkirakan lama pengerjaannya. Cara menentukan lama pekerjaan tersebut tergantung dari kuantitas dan kualitas sumber daya manusia yang mengerjakannya. Jika keseluruhan total waktu tersebut dijumlahkan, akan menjadi durasi atau lama waktu pengerjaan proyek. Ada banyak cara yang dapat dipergunakan dalam menentukan durasi pengerjaan sebuah proses. Pertama adalah dengan menggunakan referensi penugasan sejenis di masa lalu. Kedua adalah dengan menanyakannya kepada sejumlah ahli yang berpengalaman. Ketiga adalah dengan menggunakan rumus atau formula tertentu seperti PERT misalnya. Keempat adalah dengan memakai nilai rata-rata dari sejumlah pekerjaan terdahulu. Atau kelima dengan menggunakan standar/template yang dimiliki.

Biaya

Setiap proses yang telah ditentukan durasi pengerjaannya akan membutuhkan sumber daya, baik yang bersifat material maupun non material (seperti jasa pengerjaan, HAKI, bayar sewa, dan lain-lain). Dengan berpegang pada prinsip bahwa setiap sumber daya memiliki harga atau nilai intrinsik, maka dapat diperhitungkan total biaya yang perlu dialokasikan untuk mengerjakan proyek dari mulai hingga selesai.

Keseimbangan Domain Utama

Keempat aspek manajemen proyek ini, yaitu ruang lingkup, kualitas, durasi, dan biaya sering dikatakan sebagai domain

<;)5));)<897C416;1,)91:-*<)0897?-3

Dalam kontrak kerja sebuah proyek, minimum keempat aspek ini harus dinyatakan secara eksplisit sebagai bagian dari kesepakatan utama. Keempat aspek ini juga saling mempengaruhi satu dan lainnya (inter-relationships).

EKOJI

999

(4)

Biasanya, dalam aktivitas tawar-menawar kesepakatan, keempat aspek inilah yang dijadikan obyek negosiasi. Contohnya adalah permintaan suatu ruang lingkup dengan harapan biaya murah dan pekerjaan cepat, maka akan mengorbankan kualitas. Atau suatu keinginan untuk melaksanakan pekerjaan tertentu dengan kualitas baik dan waktu pengerjaannya cepat, akan berdampak pada naiknya biaya proyek.

Domain Pendukung Proyek

Merupakan aspek proyek yang tidak terkait langsung dengan “concer n” pemesan atau sponsor, namun sangat berhubungan dengan pengelolaan proyek dipandang dari sisi pelaksana. Keempat aspek dimaksud adalah: Pengadaan Proyek, SDM Proyek, Komunikasi Proyek, dan Risiko Proyek. Berikut adalah penjelasan ringkas dari masing-masing aspek dimaksud.

Pengadaan

Setiap proyek membutuhkan berbagai sumber daya, baik sumber daya yang diperlukan untuk mengerjakan proyek terkait (pekerja proyek dan kebutuhan logistik lainnya), maupun sumber daya yang merupakan bagian dari keluaran proyek dimaksud (hardware, software, perangkat jaringan, dan lain sebagainya). Keseluruhan sumber daya individu dan material tersebut harus diadakan sesuai dengan perencanaan proyek yang dibuat. Cara mengadakannya pun beraneka-ragam, seperti: membeli, membuat, menyewa, menukar, meminjam, mengontrak, dan lain sebagainya. Yang paling penting untuk diperhatikan adalah bahwa sumber daya tersebut harus ada di tangan pengelola proyek tepat pada waktunya.

Sumber Daya Manusia

Pada akhirnya, manusialah yang akan melaksanakan keseluruhan rencana yang disusun dalam manajemen proyek. A r t i n y a a d a l a h , p r o s e s p e m i l i h a n , p e r e k r u t a n , pengorganisasian, penugasan, penilaian, dan pengawasan seluruh individu yang terlibat langsung dalam proyek merupakan hal krusial yang harus dikelola dan diperhatikan secara sungguh-sungguh. Dalam konteks ini, seorang praktisi manajemen proyek selain harus memahami isu-isu seputar SDM seperti kompetensi, keahlian, keterampilan, dan sikap kerja dan organisasi seperti manajemen perubahan, kerjasama tim, strtuktur organisasi, insentif, dan lain sebagainya.

Komunikasi

Dalam sebuah proyek, sekumpulan individu atau SDM diorganisasikan untuk melakukan sejumlah pekerjaan yang bermuara pada sebuah keluaran yang telah disepakati bersama. Selama proyek berlangsung, interaksi dan kolaborasi antara semua anggota sangatlah penting. Oleh karena itulah maka manajemen komunikasi merupakan hal yang harus dikelola dengan baik. Ada banyak cara untuk melakukan komunikasi, mulai yang bersifat formal atau informal, dengan menggunakan metode verbal atau non verbal. Misalnya adalah melalui rapat, diskusi, telepon, email, mailing list, dan lain sebagainya.

Integrated Project Management

Ada dua hasil dari sebuah proyek dalam organisasi, yang dikenal sebagai “output” dan “outcome”. Contohnya adalah dalam Proyek Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi Keuangan, yang dimaksud dengan “output” adalah tersedianya software aplikasi yang siap pakai, sementara “outcome” adalah kenyataan bahwa software aplikasi yang dikembangkan benar-benar dipergunakan dan bermanfaat bagi organisasi. Tentu saja bagi sebuah organisasi, “outcome” merupakan target akhir yang ingin dicapai. Seringkali dengan berpegang pada baku PMBOK, rangkaian proses manajemen selesai hingga pada tahapan “output” - sehingga dirasakan perlu adanya “sambungan” metodologi agar benar-benar hasil atau keluaran proyek tadi mendatangkan manfaat nyata bagi organisasi. Pendekatan ini disebut sebagai IPM atau “Integrated Project Management”.

Sumber: Integrated Project Management, 2004

Jika dilihat dalam diagram IPM, ada satu aspek yang harus dipahami sebelum proyek dimulai dan dua aspek setelah proyek selesai dilaksanakan.

Pra-Proyek

Sebelum sebuah proyek dimulai atau bahkan dicetuskan gagasannya, harus dipahami terlebh dahulu konteksnya dalam organisasi. Hal ini untuk memberikan jaminan bahwa proyek yang dilakukan benar-benar selaras dengan strategi organisasi, dan diketahui posisi serta manfaat yang akan diperoleh organisasi seandainya proyek dapat berjalan dengan baik. Dengan dikelolanya aspek ini, maka dukungan terhadap pelaksanaan proyek-pun terjadi secara utuh dan penuh, sehingga meningkatkan keberhasilan proyek.

EKOJI

999

(5)

Adapun hal-hal yang harus diketahui atau disosialisasikan terlebih dahulu sebelum sebuah proyek dimulai adalah sebagai berikut:

@ Alasan rasional mengenai apa yang menyebabkan organisasi yang bersangkutan perlu untuk melaksanakan proyek TIK tertentu;

@ Manfaat apa yang secara langsung dapat dirasakan oleh seluruh pemangku kepentingan jika proyek tersebut dilaksanakan dan selesai dengan baik;

@ Hal-hal apa saja yang dapat atau mungkin terjadi apabila proyek tersebut tidak dilakukan atau gagal untuk dilaksanakan dengan baik;

@ Strategi dan pendekatan apa yang akan dipergunakan dalam melaksanakan proyek dimaksud;

@ Indikator apa saja yang dapat memperlihatkan sukses tidaknya proyek tersebut dilaksanakan;

@ Kunci sukses apa saja yang dapat menjadi penjamin berhasilnya sebuah proyek yang akan dijalani; dan

@ Dukungan serta partisipasi apa yang diharapkan organisasi diperankan oleh segenap pemangku kepentingan dalam organisasi yang bersangkutan.

Pasca Proyek

Aspek pertama yang harus segera diperhatikan setelah proyek usai adalah mengintegrasikannya ke dalam sistem organisasi sehari-hari. Mengelola transisi ini tidaklah mudah, karena sifat proyek yang berciri “pekerjaan temporer” harus dipadukan atau dimasukkan ke dalam aktivitas organisasi yang berkarakteristik “rutin”. Istilah menyatukan atau mengintegrasikan atau memadukan ini kerap disebut dengan “institutionalisasi” hasil proyek ke dalam organisasi. Untuk itu perlu dipahami sejumlah prinsip dan tersedianya sejumlah instrumen pendukung, antara lain:

@ Diimplementasikannya sistem insentif atau “reward and punishment” terkait dengan pemanfaatan keluaran dari proyek dalam konteks organisasi;

@ Adanya program pelatihan dan edukasi terhadap seluruh pihak yang akan menjalankan produk hasil keluaran proyek terkait;

@ Diberlakukannya kebijakan dan peraturan organisasi mengenai keharusan menggunakan sistem yang ada hasil dari proyek yang telah tuntas dilaksanakan;

@ Komitmen penuh dari pimpinan yang dikomunikasikan secara efektif melalui berbagai cara dan media yang ada di organisasi;

@ Dilaksanakannya program peningkatan kapabilitas SDM dalam rangka mengoperasikan dan mengimplementasikan sistem hasil keluaran dari proyek dimaksud; dan lain sebagainya.

Adapun aspek kedua yang harus dilakukan adalah adanya kesadaran dan keinginan untuk senantiasa melakukan perbaikan yang berkesinambungan. Dalam kenyataannya, tidak selalu terjadi peningkatan kinerja yang langsung dan

:1/61C3)6 ;-93)1; ,-6/)6 1584-5-6;):1 :-*<)0 :1:;-5

informasi hasil dari pengembangan proyek. Diperlukan kesabaran, ketelatenan, dan disiplin yang tinggi untuk menerapkan sistem dimaksud hingga benar-benar memberikan manfaat nyata bagi para pemangku kepentingan. Terjadinya kesalahan, adanya tantangan,

;15*<46?) 376D13 5-6/-5<3)6?) 8-674)3)6 ,)6 0)40)4

negatif lainnya perlu dilihat sebagai fenomena yang wajar. Perlu adanya sikap dewasa dan kearifan dalam menghadapinya. Kunci dari keberhasilan implementasi proyek dan pengembangan yang berkelanjutan di negara semacam Indonesia, dimana tingkat e-literasi atau pemahaman/penguasaan terhadap teknologi masih dinilai relatif rendah, terletak pada keberadaan proses dan aktivitas p e n d a m p i n g a n y a n g m e n g i r i n g i u s a h a u n t u k mengimplementasikan sistem yang ingin diterapkan. Tim pendamping sangatlah penting, terutama untuk membantu pengguna dan pemangku kepentingan dalam hal:

@ Membantu memahami cara mengoperasikan sistem secara baik dan benar;

@ Memecahkan persoalan atau kendala yang dihadapi pengguna ketika sedang mengoperasikan sistem;

@ Meningkatkan kepercayaan diri pengguna dalam menerapkan sistem yang baru diperkenalkan;

@ Memastikan tidak terjadinya hal-hal atau kesalahan fatal dalam pengoperasian sistem;

@ Memberikan bimbingan teknis dalam hal penerapan sistem di organisasi yang bersangkutan;

@ Menangkap berbagai kesulitan yang dialami pengguna ketika mereka ingin dan/atau sedang menggunakan sistem yang diimplementasikan;

@ Mengawasi dan memantau efektivitas sistem dalam melayani kebutuhan pengguna; dan

@ Memberikan semangat dan motivasi secara langsung kepada para pengguna sistem yang baru.

Para pendamping atau tim asisten yang ditugaskan di lapangan haruslah terdiri dari pribadi yang sabar dan ulet, disamping tentu saja memiliki pengetahuan yang cukup mengenai sistem yang diterapkan. Tim ini akan lebih baik jika terdiri dari campuran individu dengan berbagai kompetensi dan latar belakang, seperti misalnya praktisi teknologi informasi, pakar komunikasi, ahli marketing, dan motivator.

Penutup

Pada akhirnya, sebuah organisasi harus pandai-pandai menjalankan proses dan aktivitas kegiatannya sehari-hari, baik yang bersifat proyek maupun pekerjaan rutin. Kuncinya adalah dalam hal harmonisasi dan sinkronisasi sumber daya yang dialokasikan dalam melaksanakan kedua model pekerjaan tersebut. Dengan dipergunakannya PMBOK dan IPM sebagai referensi atau acuan proses pengelolaan proyek, maka nischaya tingkat keberhasilan pelaksanaan proyek akan menjadi tinggi. Belajar dari kesalahan dan keberhasilan masa lalu, baik yang dialami diri sendiri maupun orang lain, seharusnya proses pelaksanaan proyek di masa kini menjadi jauh bertambah baik kualitasnya. Namun pada kenyataannya kerap kali tetap ditemukan adanya proyek yang berantakan karena sumber dayanya tidak kompeten. Kuncinya memang t e rl e p a s p a d a d u a h a l , y a i t u “ l e a d e r s h i p ” d a n “communication”. Melalui seorang pemimpin berkomitmen tinggi, gagasan untuk merubah Indonesia ini seyogiyanya dinyatakan secara eksplisit untuk menambah semangat optimisme segenap lapisan masyarakat terhadap mereka yang secara tulus dan profesional membantu menerapkan beraneka ragam portofolio proyek teknologi informasi. (REI)