1 KEPUTUSAN KETUA MAHKAMAH AGUNG
REPUBLIK INDONESIA
______________________________________ Nomor: 143/KMA/SK/VIII/2010
TENTANG
TATA CARA PELAKSANAAN KERJASAMA MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA
DENGAN
PEMBERI HIBAH LUAR NEGERI (PHLN)
Menimbang: a. Bahwa Mahkamah Agung Republik Indonesia sedang meneruskan
upaya-upaya pembaruan dibidang peradilan sebagaimana yang tercantum di dalam Cetak Biru dan Rencana Strategis (Renstra) Mahkamah Agung Republik Indonesia.
b. Bahwa kegiatan-kegiatan yang mendukung upaya-upaya
pembaruan dibidang peradilan tersebut dilakukan melalui pembiayaan yang bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan kerjasama dengan pemberi hibah luar negeri.
c. Bahwa untuk memastikan transparansi, akuntabilitas dan administrasi keuangan yang baik di lingkungan Mahkamah Agung Republik Indonesia, kegiatan-kegiatan yang dibiayai atau didanai oleh hibah luar negeri harus mengikuti ketentuan-ketentuan yang berlaku mengenai pembendaharaan dan keuangan negara.
d. Bahwa selain itu, untuk memastikan kedayagunaan suatu kegiatan bagi Mahkamah Agung Republik Indonesia serta penatalaksanaan kerjasama dengan pemberi hibah luar negeri, diperlukan adanya suatu tata cara dan standar kerjasama untuk pelaksanaan kerjasama dengan pemberi hibah luar negeri tersebut.
Mengingat:
1. Undang-Undang Dasar 1945 pasal 24;
2. Undang-undang Nomor 4 Tahun 2004 tentang Ketentuan Pokok-Pokok Kekuasaan Kehakiman;
3. Undang-undang Nomor 14 Tahun 1985, sebagaimana diubah dengan UU Nomor 5 tahun 2004 dan diubah kembali dengan UU Nomor 3 tahun 2009 tentang Mahkamah Agung;
4. Undang-Undang Nomor 17 tahun 2003 Tentang Keuangan Negara; 5. Undang-Undang Nomor 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan
Negara;
6. Undang-Undang Nomor 25 tahun 2004 Tentang Sistem Perencanaan Nasional;
7. Peraturan Pemerintah Nomor 2 tahun 2006 Tentang Tata Cara Pengadaan Pinjaman dan/atau Penerimaan Hibah Serta Penerusan Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri;
8. Peraturan Menteri Negara Perencanaan Nasional / Kepala Bappenas Nomor 5 tahun 2006 tentang Tata Cara Perencanaan dan Pengajuan
2 Usulan Serta Penilaian Kegiatan Yang Dibiayai Dari Pinjaman Dan/Atau Hibah Luar Negeri
9. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 40 tahun 2009 tentang Sistem Akutansi Hibah Menteri Keuangan
10.Keputusan Ketua Mahkamah Agung Nomor 116/KMA/VI/2010 tentang Pembentukan Tim Pembaruan Mahkamah Agung Republik Indonesia.
11.Keputusan Sekretaris Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor: MA/SEK/07/III/2006 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Mahkamah Agung R.I;
M E M U T U S K A N
Menetapkan: KEPUTUSAN KETUA MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA
TENTANG TATA CARA PELAKSANAAN KERJASAMA MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA DENGAN PEMBERI HIBAH LUAR NEGERI (PHLN)
Pasal 1 KETENTUAN UMUM
Dalam Surat Keputusan ini, yang dimaksud dengan:
1. Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, selanjutnya disebut dengan APBN, adalah rencana keuangan tahunan pemerintahan negara yang disetujui oleh Dewan Perwakilan Rakyat.
2. Cetak Biru Mahkamah Agung RI, selanjutnya disebut Cetak Biru MA RI, adalah dokumen yang berisikan pengembangan MA RI untuk jangka waktu 25 tahun (2010 – 2025) sebagaimana yang ditetapkan oleh MA RI.
3. Daftar Rencana Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri Jangka Menengah atau disingkat DRPHLN, selanjutnya disebut dengan Buku Biru (Blue Book) adalah daftar rencana kegiatan pembangunan yang layak dibiayai dari pinjaman dan/atau hibah luar negeri untuk periode 5 (lima) tahun, yang digunakan sebagai dasar dalam penyusunan Daftar Rencana Prioritas Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri.
4. Daftar Rencana Prioritas Pinjaman dan/atau Hibah Luar Negeri atau disingkat DRPPHLN, selanjutnya disebut dengan Buku Hijau (Green Book) adalah daftar rencana kegiatan pembangunan prioritas yang layak dibiayai dari pinjaman dan/atau hibah luar negeri.
5. Hibah Luar Negeri selanjutnya disingkat HLN adalah setiap penerimaan negara baik dalam bentuk devisa dan/atau devisa yang dirupiahkan, rupiah maupun dalam bentuk barang dan/atau jasa yang diperoleh dari pemberi hibah luar negeri yang tidak perlu dibayar kembali.
6. Program HLN adalah program-program yang didanai oleh PHLN terdiri atas kegiatan-kegiatan–kegiatan untuk mencapai sasaran terstruktur dan sekumpulan tindakan pengerahan sumber daya, berupa sumber daya manusia (personel), barang modal termasuk peralatan dan teknologi, dana atau kombinasi dari beberapa sumber daya
3 tersebut atau semua jenis sumber daya tersebut sebagai masukan (input) untuk menghasilkan keluaran (output) dalam bentuk barang atau jasa.
7. Kerangka Acuan Kerja adalah uraian tentang latar belakang, tujuan, ruang lingkup, masukan yang dibutuhkan dan hasil yang diharapkan dari suatu kegiatan.
8. Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Bappenas, yang selanjutnya disebut Menteri PPN, adalah menteri yang bertanggungjawab dibidang perencananaan dan pembangunan nasional, sesuai dengan :
9. Menteri Keuangan adalah menteri yang bertanggungjawab dibidang pengelolaan keuangan negara.
10. Naskah Perjanjian Hibah Luar Negeri yang selanjutnya disingkat NPHLN adalah naskah perjanjian atau naskah lain yang disamakan yang memuat kesepakatan mengenai Hibah Luar Negeri atara Pemerintah dengan Pemberi Hibah Luar Negeri.
11. Pemberi Hibah Luar Negeri yang selanjutnya disingkat PHLN adalah pemerintah suatu negara asing, lembaga multilateral, lembaga keuangan, serta lembaga non keuangan asing, yang berdomisili dan melakukan kegiatan usaha di luar wilayah Indonesia, yang memberikan hibah kepada Pemerintah.
12. Tim Pembaruan adalah tim yang dibentuk berdasarkan surat keputusan Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia dari waktu ke waktu dengan tugas utama mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan-kegiatan dalam Cetak Biru baik yang dibiayai oleh APBN ataupun non-APBN.
Pasal 2 Fungsi dan Tujuan
Fungsi Surat Keputusan ini adalah:
1. mengatur tata cara pengelolaan Hibah Luar Negeri di lingkungan MA RI.
2. sebagai alat koordinasi untuk memastikan kesesuaian materi substansi program donor dengan Cetak Biru MA RI.
3. sebagai petunjuk pelaksanaan teknis dan menjadi pelengkap dari peraturan-peraturan terkait pembiayaan kegiatan Hibah Luar Negeri.
Pasal 3 Tujuan Surat Keputusan ini adalah:
1. Tercapainya suatu standar yang harus dipenuhi oleh satuan/unit kerja (satker) yang bertanggungjawab di MA RI, calon PHLN atau PHLN dalam merencanakan, melaksanakan, memantau dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan Program HLN.
2. Memberikan persamaan persepsi tentang hubungan koordinasi antara MA RI, calon PHLN atau PHLN.
3. Meningkatkan koordinasi antar donor yang ada di MA RI.
4. Penerapan one-door policy dalam pengelolaan PHLN (donor management). 5. Mendukung pelaksanaan Cetak Biru MA RI.
4 6. Membantu proses penyesuaian (alignment) antara Rencana Strategis, Cetak Biru
MARI, RKA/KL dan DIPA.
7. Memastikan keberlanjutan dari program-program yang telah dibiayai oleh PHLN.
Pasal 4
Prinsip-Prinsip Kerjasama dengan PHLN
1. Mahkamah Agung merupakan penerima manfaat dari program – program yang dibiayai HLN untuk mendukung pelaksanaan Cetak Biru, Renstra, serta tugas, pokok dan fungsi (tupoksi) satuan kerja MA RI terkait.
2. Pemberi Hibah Luar Negeri mengelola dan/atau mengawasi penggunaan HLN dalam Pasal 4.1 dan memberikan laporan secara berkala kepada MA RI mengenai penggunaan HLN sesuai format dalam lampiran Keputusan ini.
Pasal 5
Tata Cara Kerjasama dengan PHLN
Tata Cara Kerjasama dengan PHLN adalah sebagaimana yang tercantum dalam Lampiran I Surat Keputusan ini.
Pasal 6 Lain-lain
1. Program HLN yang telah berjalan pada saat Surat Keputusan ini diterbitkan harus menyesuaikan dengan Surat Keputusan ini sesuai dengan tahapan pelaksanaannya. 2. Program HLN yang belum mendapatkan dana pendamping sebagaimana yang telah
dipersyaratkan dalam NPHLN harus dimasukan dalam RKA-KL tahun berikutnya.
3. Kerjasama dengan lembaga peradilan luar negeri atau institusi sejenis yang bersifat temporer, singkat atau tidak lebih dari 30 hari (tigapuluh) dapat dilakukan cukup dengan berkoordinasi dengan Tim Pembaruan.
Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan : di Jakarta Pada tanggal : 26 Juli 2012
ttd.
5 LAMPIRAN I:
TATA CARA KERJASAMA DENGAN PEMBERI HIBAH LUAR NEGERI (PHLN)
No Kegiatan Hasil / Bentuk
Kegiatan
I TAHAP PERENCANAAN
A Rencana Strategis Lima Tahunan (Renstra)
1 Setiap lima tahunan, MA RI harus menyusun Rencana Strategis implementasi Cetak Biru kedua untuk diserahkan kepada Bappenas.
Pelaksana:
- Biro Perencanaan
- Seluruh Unit Kerja Eselon 1 - Tim Pembaruan
Rencana Strategis (Renstra)
2 Pada saat SK ini terbit, MA RI telah menyampaikan Renstra periode 2010 – 2014.
3 Untuk periode selanjutnya, penyusunan Renstra harus dilakukan selambat-lambatnya 2 (dua) tahun sebelum periode Renstra berjalan habis.
B Pemetaan Proyek yang didanai oleh Hibah Luar Negeri
1 Setiap tahun, Tim Pembaruan dan Biro Perencanaan melakukan pemetaan atas:
1. Program HLN yang sedang berlangsung dan yang akan segera dilaksanakan di Mahkamah Agung.
2. Kegiatan-kegiatan prioritas yang perlu dibiayai oleh HLN (Kegiatan HLN).
3. Alokasi dan realisasi anggaran.
Matriks Kegiatan Donor
2 Dalam melakukan pemetaan kegiatan PHLN dan/atau rencana HLN, Tim Pembaruan dapat berkonsultasi dengan PHLN dan/atau calon PHLN terkait rencana dan usulan-usulan calon PHLN di masa yang akan datang.
Berita acara rapat
3 Calon PHLN dan MA RI dapat menandatangani suatu Nota Kesepahaman (Memorandum Of Understanding) sebagai komitmen awal para pihak mengenai kegiatan-kegiatan yang akan dibiayai calon PHLN.
Nota Kesepahaman ini sekurang-kurangnya memuat: a. Program Prioritas yang akan dibiayai.
b. Perkiraan Jumlah Hibah.
c. Studi Kelayakan atau Hasil Laporan Evaluasi (apabila melanjutkan program sebelumnya).
d. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK).
e. Hal-hal lain sesuai ketentuan yang berlaku.
Nota Kesepahaman
4 Tim Pembaruan dan Calon PHLN harus mengacu pada Buku Biru dalam
6 Kesepahaman.
5 Apabila PHLN bermaksud untuk memperpanjang periode kerjasama atau melanjutkan program-program yang telah didanainya, maka rencana perpanjangan atau kelanjutan kerjasama tersebut harus disampaikan kepada Mahkamah Agung 1 (satu) tahun dan Bappenas sebelum periode kerjasama berjalan berakhir.
6 Proses administrasi perpanjangan atau kelanjutan program harus mengikuti ketentuan-ketentuan mengenai Tata Cara Perencanaan dan Pengajuan Hibah Luar Negeri yang berlaku
C PENGUSULAN KEGIATAN PRIORITAS YANG DIBIAYAI HLN
1 Setiap bulan Januari, MA RI memulai persiapan pengusulan kegiatan prioritas yang memerlukan pembiayaan dari HLN (Usulan Kegiatan HLN) untuk disampaikan kepada Menteri Perencanaan.
Pelaksana:
1. Biro Perencanaan
2. Eselon I terkait masing-masing bidang 3. Tim Pembaruan
Konsinyasi dan
Rapat Koordinasi dibawah pimpinan Biro Perencanaan
2 Usulan Kegiatan HLN harus memenuhi persyaratan umum yang mencakup: 1. Daftar Isian Pengusulan Kegiatan (DIPK)
2. Dokumen Studi Kelayakan Kegiatan (DSKK) 3. Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Format DIPKN, DSKK dan KAK harus mengacu pada format yang diterbitkan oleh Bappenas sebagaimana terlampir dalam Lampiran II dan sebagaimana yang diperbaharui oleh Bappenas dari waktu ke waktu.
Rancangan: 1. DIPK 2. DSKK 3. KAK
3 Dalam menyusun dokumen kelengkapan Usulan Kegiatan HLN, Pelaksana perlu memperhatikan dokumen-dokumen berikut ini:
1. Matriks Kegiatan Donor 2. Cetak Biru
3. Renstra MA RI
4. Nota Kesepahaman dengan calon PHLN, bila ada.
4 MA RI menyampaikan berkas lengkap Usulan Kegiatan HLN kepada Menteri Perencanaan dengan Surat Pengantar Usulan Kegiatan HLN yang ditandatangani oleh Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia selambat-lambatnya sebelum akhir Mei.
Pelaksana: - Biro Perencanaan - Tim Pembaruan Berkas Lengkap Usulan Kegiatan HLN
5 Surat Pengantar Usulan Kegiatan menggunakan format yang diterbitkan oleh Bappenas.
7 6 Kegiatan yang telah tercantum dalam Buku Biru periode sebelumnya dan
belum mendapatkan pembiayaan HLN, tidak perlu diajukan kembali dalam Buku Biru periode selanjutnya.
7 Buku Biru atau revisinya dari waktu ke waktu dapat dilihat dalam situs www.bappenas.go.id atau media lain yang ditetapkan Menteri Perencanaan.
8 Tim Pembaruan melakukan sosialisasi Usulan Kegiatan HLN yang telah dicantumkan dalam Buku Biru kepada calon PHLN yang berminat.
9 Tim Pembaruan harus secara aktif melakukan koordinasi dengan calon PHLN yang telah menandatangani Nota Kesepahaman dengan MA RI agar calon PHLN tersebut menyampaikan minatnya secara tertulis kepada Menteri PPN dan Menteri Keuangan.
10 Calon PHLN menyampaikan secara tertulis minat (letter of intent) untuk memberikan HLN kepada MA dengan mengacu pada Buku Biru kepada Menteri Perencanaan dan Menteri Keuangan.
Surat Pernyataan Minat (Letter of Intent / LoI)
11 Surat Pernyataan Minat sekurang-kurangnya memuat: a. Usulan Kegiatan HLN yang akan dibiayai: b. Perkiraan Jumlah Hibah
c. Nota Kesepahaman, bila ada.
Tembusan surat harus disampaikan kepada Koordinator Tim Pembaruan, Biro Perencanaan dan Sekretaris MA RI.
12 Setelah mendapatkan tembusan Surat Pernyataan Minat dari calon PHLN, MA RI meningkatkan kesiapan rencana pelaksanaan kegiatan dengan membuat Rencana Persiapan dan Rencana Kegiatan Rinci.
Pelaksana:
- Biro Perencanaan - Eselon I terkait
- Tim Pembaruan
- Calon PHLN yang telah menyatakan minatnya secara resmi dilibatkan dalam pembuatan Rencana Kegiatan Rinci.
Rencana Persiapan
dan Rencana
Kegiatan Rinci
13 Rencana Persiapan sekurang-kurangnya memuat:
a. Ketersediaan dana pendamping, termasuk pencatatannya, rencana alokasi anggaran, laporan realisasi anggarannya setiap
bulan/semester/tahun.
b. Unit pendamping dalam pelaksanaan Proyek.
c. Personel yang akan dialokasikan untuk kegiatan tersebut. d. Kantor Proyek.
14 Dalam proses pembuatan Rencana Persiapan, MA RI berkoordinasi dengan Menteri Perencanaan dan Menteri Keuangan untuk menentukan pencatatan HLN dalam DIPA kementerian/kelembagaan.
Sebagai contoh, apakah HLN tersebut berada di DIPA MA RI atau DIPA Kementerian Perencanaan.
8 15 Rencana Kegiatan Rinci sekurang-kurangnya memuat:
a. Jenis kegiatan, misalnya pelatihan, penyediaan barang, lokakarya, comparative study.
b. Lokasi kegiatan.
c. Rencana alokasi anggaran.
d. Satuan kerja yang akan bertanggungjawab untuk masing-masing bidang kegiatan, misal: Biro Kepegawaian untuk proyek peningkatan SDM, Balitbang Diklat Kumdil untuk proyek pendidikan dan pelatihan hakim.
e. Organisasi pelaksanaan, contoh ada Kantor Proyek, Direktur Proyek. f. Jadwal Pelaksanaan.
g. Penyempurnaan studi kelayakan, bila diperlukan.
16 MA RI menyampaikan berkas lengkap Rencana Persiapan dan Rencana Kegiatan Rinci kepada Menteri Perencanaan dan Menteri Keuangan.
Pelaksana:
- Biro Perencanaan
- Tim Pembaruan
17 Rencana Kegiatan Rinci diperlukan dalam rangka penyusunan Buku Hijau oleh Menteri Perencanaan.
18 Rencana Persiapan dan Rencana Kegiatan Rinci diperlukan dalam rangka negosiasi dan penandatanganan NPHLN antara Menteri Keuangan dengan calon PHLN.
19 Buku Hijau atau revisinya dari waktu ke waktu dapat dilihat dalam situs www.bappenas.go.id atau media lain yang ditetapkan oleh Menteri Perencanaan.
Buku Hijau berisikan:
- Usulan Kegiatan HLN
- Indikasi Sumber Pembiayaan / nama calon PHLN bersangkutan.
20 Untuk memastikan terjadinya koordinasi antara MA RI, Menteri Perencanaan dan Menteri Keuangan, calon PHLN yang telah menyatakan minatnya harus melakukan konsultasi dengan MA RI sebelum menandatangani NPHLN dengan Menteri Keuangan.
21 Calon PHLN harus memperhatikan Nota Kesepahaman dan Rencana Kegiatan Rinci dalam melakukan negosiasi dan penandatanganan NPHLN dengan Menteri Keuangan.
22 Calon PHLN atau MA RI harus menyarankan kepada Menteri Keuangan bahwa naskah NPHLN harus memberikan fleksibilitas atau memberikan ruang untuk perubahan program yang akan dilakukan di MA mengingat proses perencanaan hingga penandatanganan NPHLN memakan waktu lama padahal proses yang terjadi di MA berlangsung cepat dari apa yang direncanakan tersebut.
9 23 MA dapat menandatangani dan/atau meminta pendelegasian wewenang
secara tertulis dari Menteri Keuangan untuk menandatangani NPHLN dengan PHLN.
24 MA berhak menolak atau menunda pelaksanaan suatu NPHLN yang dianggap tidak memenuhi Tata Cara Pelaksanaan Kerjasama ini dan/atau tidak mendukung Cetak Biru dan Renstra MA RI dan/atau terdapat tumpang tindih dan/atau pengulangan kegiatan-kegiatan dibawah NPHLN tersebut, kecuali diadakan penyesuaian-penyesuain dibawah arahan Biro Perencanaan bersama-sama dengan Tim Pembaruan.
D Rencana Kegiatan Pelaksanaan HLN (RKP-HLN)
1 Biro Perencanaan harus memastikan pembahasan atas RPK-HLN dalam trilateral meeting dengan Kementerian Perencanaan dan Kementrian Keuangan.
2 Biro Perencanaan mengkoordinir unit eselon 1 terkait dan Tim Pembaharuan dalam penyusunan dokumen RPK-HLN sebagai bagian dari bahan pembahasan trilateral meeting dengan Kementerian Perencanaan dan Kementerian Keuangan.
RPK-HLN
3 Biro Perencanaan melakukan pendaftaran atas NPHLN dan melaporkan realisasi NPHLN tiap tahunnya berdasarkan hasil laporan dari PHLN sesuai peraturan berlaku
4 Biro Perencanaan melakukan penyusunan RKA-KL berdasarkan RKP-HLN dan NPHLN. Dalam menyusun RKA-KL tersebut, Biro Perencanaan berkoordinasi dengan Tim Pembaruan dan Unit Eselon I terkait.
RKA-KL
5 Biro Perencanaan menyampaikan RKA-KL yang telah memuat RKP-HLN kepada Tim Pembaruan.
II TAHAPAN PELAKSANAAN
A. Pengadaan Barang/Jasa
1. Berdasarkan Rencana Kegiatan Rinci dan NPHLN, PHLN membuat Dokumen Pengadaan Barang/Jasa (Request for Proposal), yang memuat sekurang-kurangnya:
a. Kerangka Acuan (terms of reference) bagi kontraktor dan/atau konsultan.
b. Rencana rinci pengadaan barang dan/atau jasa
2. Dalam RfP dimaksud, PHLN harus menyampaikan informasi berikut ini: a. Peserta mempelajari Cetak Biru, Renstra dan Laporan Tahunan MA
RI.
b. Peserta mewawancarai Tim Pembaruan terkait kebutuhan MA.
3. Untuk memastikan sinkronisasi Program HLN dan keterkinian dengan kebutuhan Mahkamah Agung, PHLN mengadakan proses pengadaan kontraktor setelah Rencana Kerja Tahunan dibahas dan disetujui oleh
10 Koordinator Tim Pembaruan.
4. PHLN melibatkan MA dalam tim penilai RfP untuk memastikan substansi RfP yang diajukan oleh para calon peserta sesuai dengan kebutuhan MA RI. Keterlibatan MA dalam proses penilaian RfP tidak menjadikan MA bertanggungjawab atas hasil proses RfP itu sendiri. Keputusan akhir penunjukan kontraktor diserahkan kepada PHLN.
4. PHLN menyampaikan secara tertulis kontraktor yang ditunjuk melalui proses RfP (Kontraktor) serta menyampaikan jadwal perkenalan Kontraktor kepada MA.
B Kegiatan Insepsi (Inception Period Activity) dan Rencana Kerja Awal (Initial Work Plan)
1. Berdasarkan RfP, Kontraktor membuat Rencana Kerja Awal (Initial Work Plan) yang berisikan:
a. Rencana Kerja selama jangka waktu Proyek.
b. Rencana Kegiatan Insepsi (Inception Period), apabila diperlukan. c. Struktur Organisasi Proyek, contoh, Panitia Pengarah, Panitia
Pelaksana, Direktur Proyek.
d. Kebutuhan yang perlu dipenuhi MA apabila dipersyaratkan dalam NPHLN.
Rencana Kerja Awal (Initial Work Plan).
2. Kontraktor menyampaikan Rencana Kerja Awal kepada Koordinator Tim Pembaruan.
3. Koordinator Tim Pembaruan mengadakan rapat koordinasi dengan Biro Perencanaan dan Unit Kerja Eselon I terkait untuk membahas Rencana Kerja Awal dan menunjuk pejabat yang bertanggungjawab dimasing-masing unit kerja.
Contoh: Apabila Program HLN terkait dengan Manajemen Proyek, maka akan ditunjuk pejabat yang bertanggungjawab untuk melakukan koordinasi dengan Kontraktor.
4. Koordinator Tim Pembaruan mengundang Kontraktor untuk menghadiri Rapat Perdana dengan Kontraktor (pre-kick off meeting), dengan agenda pembahasan antara lain:
a. Perkenalan dari pihak Kontraktor.
b. Perkenalan dari MA oleh Koordinator Tim Pembaruan atau pejabat lain yang ditunjuk oleh / mewakili Koordinator Tim Pembaruan. c. Paparan singkat Rencana Kerja Awal oleh Kontraktor.
d. Paparan singkat mengenai SOP Donor oleh Tim Pembaruan. e. Tanggapan MA terhadap Rencana Kerja Awal, terkait:
- Redundancy
- Overlapping
- Tidak sejalan dengan kebutuhan MA.
f. Rencana pelaksanaan Kegiatan Insepsi dengan koordinasi yang erat dengan Pejabat yang ditunjuk oleh MA dan Tim Pembaruan (Pejabat Penghubung).
11 5. Rapat Perdana (pre-kick off meeting) dihadiri oleh:
a. Koordinator Tim Pembaruan
b. Koordinator Kelompok Kerja dibawah Tim Pembaruan
c. Pejabat Eselon I dari Unit Kerja yang terkait dengan Program HLN d. Seluruh Pejabat Penghubung.
e. Tim Pembaruan.
f. Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS). g. Kontraktor.
h. Perwakilan PHLN. i. Kementerian Keuangan.
5. MA memberikan tanggapan tertulis atas Rencana Kerja Awal untuk dipertimbangkan dalam pembuatan Rencana Kerja Tahunan.
Tanggapan Tertulis dan Persetujuan MA atas Rencana Kerja Awal
6. Kontraktor melaksanakan Kegiatan Insepsi dan menyampaikan laporan hasil Kegiatan Insepsi kepada Tim Pembaruan.
Laporan Kegiatan Insepsi
7. Tim Pembaruan mengidentifikasi dan mempersiapkan Surat Keputusan atau Surat Tugas terkait demi kelancaran pelaksanaan Program PHLN, apabila dianggap perlu.
Contoh: SK KMA / SK Koordinator Tim Pembaruan untuk Struktur Organisasi Proyek
Surat Keputusan
C. Rencana Kerja Tahunan (Annual Work Plan)
1. Berdasarkan Rencana Kerja Awal yang telah disetujui oleh MA dan laporan hasil Kegiatan Insepsi yang telah dikaji oleh Tim Pembaruan, Kontraktor membuat Rencana Kerja Tahunan (Annual Work Plan), yang memuat sekurang-kurangnya:
a. Rincian sasaran, tujuan, kegiatan (input), keluaran (output), indikator, capaian dan anggaran bagi masing-masing kegiatan. b. Jumlah peserta.
c. Pengadaan barang, bila ada. d. Jadwal pelaksanaan kegiatan.
e. Kebutuhan dana pendamping / dana DIPA, bila ada.
Rencana Kerja
Tahunan
2. Rencana Kerja Tahunan merupakan dasar pemantuan dan evaluasi Program HLN.
3. Kontraktor menyerahkan Rencana Kerja Tahunan kepada Tim Pembaruan untuk dibahas bersama-sama dengan tujuan:
1. memeriksa kesesuaian dengan: a. Peta Donor di MA yang terkini. b. Cetak Biru MA
c. Renstra MA.
d. Laporan PHLN sebelumnya, apabila PHLN melanjutkan program sebelumnya.
Catatan Pembahasan
Rencana Kerja
12 e. Laporan Hasil Pemantauan dan Evaluasi PHLN untuk Program
HLN di MA yang pernah ada sebelumnya.
2. Mengidentifikasi kesenjangan antara Program PHLN dengan Program Prioritas MA.
3. Mengidentifikasi pengembangan kapasitas yang dilakukan oleh Program PHLN.
4. Mendiskusikan metodologi dan pendekatan yang dilakukan oleh Program PHLN.
5. Mengidentifikasi perencanaan keberlanjutan Program PHLN.
6. Mencatat masukan-masukan dari pihak terkait yang dapat diakomodasi oleh Program PHLN, tetapi belum tercantum dalam Rencana Kerja Tahunan
4. Pembahasan Rencana Kerja Tahunan dengan Kontraktor dilakukan secara mendalam berdasarkan Kelompok Kerja dan dihadiri oleh:
a. Koordinator Kelompok Kerja dibawah Tim Pembaruan
b. Pejabat Eselon I dari Unit Kerja yang terkait dengan Program HLN c. Seluruh Pejabat Penghubung.
d. Tim Pembaruan.
e. Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (BAPPENAS). f. Kontraktor.
g. Perwakilan PHLN.
5. Finalisasi Rencana Kerja Tahunan oleh Kontraktor berdasarkan hasil pembahasan untuk disampaikan kepada Koordinator Tim Pembaruan.
Rencana Kerja
Tahunan Final 6. Secara bersamaan dengan pembahasan Rencana Kerja Tahunan,
Kontraktor mengikuti Program Perkenalan tentang Cetak Biru dan Reformasi di MA (Induction Program) yang diadakan oleh Tim Pembaruan 7. Tujuan Induction Program yang dimaksud dalam butir II.C.7 adalah untuk:
a. Memberikan pemahaman atas upaya-upaya Reformasi di MA RI. b. Mempercepat proses pembelajaran (learning curve) dan adaptasi di
MA RI.
c. Menjelaskan tugas dan fungsi Tim Pembaruan dalam kerjasama dengan PHLN/Kontraktor.
8. Kontraktor siap melaksanakan Program PHLN setelah Rencana Kerja Tahunan Final disetujui oleh Koordinator Tim Pembaruan. Apabila persetujuan tertulis tidak disampaikan oleh Koordinator Tim Pembaruan 10 (sepuluh) hari kerja sejak Rencana Kerja Tahunan Final diterima oleh Koordinator Tim Pembaruan, maka persetujuan Koordinator Tim Pembaruan dianggap telah diberikan dan Kontraktor dapat langsung melaksanakan Program PHLN.
Persetujuan tertulis Koordinator Tim Pembaruan.
D. Laporan Kemajuan Program HLN (Progress Report).
1. Laporan Kemajuan Program HLN disampaikan kepada Tim Pembaruan dan Biro Perencanaan MA atau pihak lain sesuai ketentuan dalam PHLN dan
Laporan Kemajuan Program PHLN
13 disampaikan setiap:
a. Tiga bulanan (Quarterly Report). b. Enam bulanan (Half Yearly Report).
c. Tahunan (Yearly Report) atau sesuai kebutuhan.
2. Kontraktor dapat menggarisbawahi permasalahan-permasalahan dalam pelaksanaan Program HLN yang memerlukan perhatian khusus MA dalam Laporan Kemajuan Program HLN terkait.
Daftar
Permasalahan Program HLN 3. Tim Pembaruan menindaklanjuti Daftar Permasalahan Program HLN untuk
dikoordinasikan dan dicari pemecahannnya dengan Kontraktor dan pihak MA yang terkait.
4. Untuk keperluan Laporan Tahunan MA RI (Laptah MARI), Kontraktor wajib menyampaikan informasi yang diperlukan dalam format yang disampaikan oleh Tim Pembaruan sebelum akhir November tiap tahunnya.
Bahan Laptah
E. Pemantauan dan Evaluasi (Monitoring & Evaluation)
1. Pemantauan dan Evaluasi Program HLN dilakukan oleh Tim Pembaruan setiap:
a. Enambulanan (semi annually) b. Tahunan (annually)
Laporan Monev
2. Hasil Pemantauan dan Evaluasi akan dikaji dan dinilai untuk menentukan kesesuaian Program HLN dengan Cetak Biru RI, Renstra dan Peta Donor.
a. Pelaksana Koordinator Kelompok Kerja dibawah Tim Pembaruan b. Pejabat Eselon I dari Unit Kerja yang terkait dengan Program HLN c. Seluruh Pejabat Penghubung.
d. Tim Pembaruan.
e. Biro Perencanaan dan Organisasi.
3. Hasil Pemantauan dan Evaluasi akan disampaikan dalam Rapat Koordinasi PHLN yang diselenggarakan oleh MA RI secara berkala.
Rekomendasi Tim Pembaruan
4. Apabila PHLN menyelenggaran Monev tersendiri, maka rencana dan jadwal pelaksanaan Monev harus disampaikan kepada Tim Pembaruan.
5. Hasil Monev PHLN disampaikan dan dipresentasikan dihadapan Tim Pembaruan.
III TAHAP PENGAKHIRAN
A. Persiapan Pengakhiran Program HLN
1. Persiapan pengakhiran Program HLN dilakukan selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan sebelum Program HLN berhasil dan meliputi kegiatan berikut ini:
a. Inventarisasi dan verifikasi aset/barang yang diadakan selama masa Program PHLN yang didanai oleh PHLN maupun dana pendamping. b. Koordinasi antara MA RI, Kontraktor, PHLN Kementerian Keuangan,
dan Kementerian Perencanaan terkait administrasi pengakhiran Program PHLN, seperti Laporan Keuangan, Pencatatan Aset, dsb.
1. Daftar Inventaris Aset/Barang 2. Daftar Hasil Program HLN 3. Rancangan
14 c. Verifikasi pencapaian berdasarkan NPHLN dan Rencana Kerja
Tahunan.
d. Penyusunan Laporan Final dari Kontraktor.
e. Berita Acara Serah Terima Aset dan dokumen terkait lainnya sesuai ketentuan yang berlaku.
Laporan Final Kontraktor
2. Khusus untuk inventarisasi dan verifikasi aset/barang, Konsultan harus bekerjasama dengan Biro Umum dan Biro Perlengkapan MA RI untuk:
a. Mencatat aset/barang yang akan diserahkan kepada MA RI.
b. Memberikan usulan tertulis kepada Tim Pembaruan mengenai penerima pengalihan aset/barang tersebut.
c. Menyampaikan laporan pencatatan aset/barang tersebut kepada Kementerian Keuangan, Kementerian Perencanaan dan MA RI. 1. Pencatatan aset di Buku Register MA. 2. Laporan ke Kementerian Keuangan 3. Usulan tertulis penerima pengalihan aset 3. Pengalihan kepemilikan hasil-hasil Program PHLN dilakukan dengan cara
berikut:
a. Konsultan menyerahkan daftar aset/barang/hasil jasa (dokumen, module, software, manual, dsb) yang akan diserahkan kepada Tim Pembaruan (Daftar Serah Terima).
b. Tim Pembaruan melakukan verifikasi atas Daftar Serah Terima bersama-sama dengan Biro Umum dan Unit Eselon 1 terkait.
c. Konsultan atau PHLN menyerahkan aset/barang/jasa sesuai Daftar Serah Terima yang telah diverifikasi kepada MA RI dengan penandatanganan suatu Berita Acara Serah Terima yang disaksikan oleh Pejabat terkait dari Kementerian Keuangan dan Kementerian Perencanaan.
B. Keberlanjutan Program HLN
1. Tim Pembaruan melakukan kajian atas hasil Program HLN yang telah berakhir yang dikaitkan dengan:
a. Pengaruh Program HLN dengan kemajuan pelaksanaan Cetak Biru dan Renstra.
b. Buku Biru dan Buku Hijau.
Hasil Kajian
2. Tim Pembaruan menyampaikan Hasil Kajian ke pimpinan Mahkamah Agung untuk mendapatkan masukan untuk kebutuhan MA RI atas HLN di masa yang akan datang.
3. Unit Kerja Eselon I terkait harus meneruskan keberlanjutan Program HLN dan mengembangkan Program HLN sesuai dengan Cetak Biru dan Renstra dengan dana yang berasal dari APBN.
4. Tim Pembaruan melakukan pendampingan dan pemantauan kegiatan yang dilakukan oleh Unit Kerja Eselon I sebagaimana dalam butir III.B.3.
