Kepada Yth. Para Tenaga Pemasar PT Prudential Life Assurance di tempat. Perihal: Pengalihan Layanan Atas Polis. Para Tenaga Pemasar yang kami hargai,

(1)

PT Prudential Life Assurance Prudential Tower Jl. Jend. Sudirman Kav.79, Jakarta 12910, Indonesia

Jakarta,17 Juni 2016 No.045/PLA/VI/2016 Kepada Yth.

Para Tenaga Pemasar PT Prudential Life Assurance

di tempat

Perihal: Pengalihan Layanan Atas Polis

Para Tenaga Pemasar yang kami hargai,

Berdasarkan perkembangan pasar dan untuk meningkatkan pelayanan kepada nasabah, maka PT Prudential Life Assurance (“Prudential Indonesia”) bersama ini mengeluarkan perubahan kebijakan untuk pengalihan layanan atas polis sebagai berikut :

Definisi dan ketentuan umum – Lampiran 1

Perpindahan layanan polis dapat terjadi dari satu Agen ke Agen lainnya berdasarkan 3 (tiga) hal, yaitu: 1. Permintaan dari Pemegang Polis (PP) – Lampiran 2

2. Agen mengundurkan diri atau diterminasi oleh Leader – Lampiran 3

3. Terminasi oleh Prudential Indonesia (karena Agen tidak memenuhi validasi yang telah ditetapkan oleh Prudential Indonesia termasuk lisensi keagenan) – Lampiran 4

Syarat dan ketentuan lebih rinci dapat dilihat di lampiran. Ketentuan ini berlaku efektif pada tanggal 20 Juni 2016. Dengan diterbitkannya ketentuan baru mengenai pengalihan layanan polis ini, maka ketentuan lama sebagaimana yang tercantum dalam Agency Update No. 25 / PLA/ X/ 2006 perihal “Pengalihan Servis Atas Polis Tanpa Agen (“Pengalihan”) dan Personal Assistant Centre” dan Agency Update No. 190/DIR/PBBL/XI/2001 perihal “Pemindahan Servis Agen” dinyatakan tidak berlaku lagi dan digantikan dengan ketentuan ini.

Demikian perubahan ini, apabila ada pertanyaan lebih lanjut, silakan menghubungi Regional Agency Development Director (“RADD”) atau Agency Development Specialist (“ADS”) Anda.

Terima kasih atas perhatian Anda. Salam Sukses,

Kenneth Andrew Stearns Eveline Kusumowidagdo

Agency Development Director Operations Director

Tembusan:

- RADD/ARADD/ADS

(2)

LAMPIRAN 1

DEFINISI DAN KETENTUAN UMUM Definisi

1. Orphan Policy/“Polis Tanpa Agen” adalah polis yang Agen Penjualnya sudah tidak terdaftar lagi sebagai Agen PT Prudential Life Assurance (“Prudential Indonesia”) yang disebabkan oleh pengunduran diri atau terminasi dan belum dipindahkan ke Agen lain.

2. Original Agent/“Agen Awal” adalah Agen yang menjual polis kepada nasabah.

3. Replacing Agent/“Agen Pengganti” adalah Agen yang menggantikan Agen Awal atau sebelumnya dalam memberikan layanan kepada nasabah sesuai dengan ketentuan Pengalihan ini.

4. Direct Leader/“Manajer Keagenan Langsung” adalah atasan langsung Agen.

5. Upline Direct Leader/“Atasan Manajer Keagenan Langsung” adalah atasan langsung dari Direct Leader. 6. “Polis Inforce” adalah polis yang masih aktif berlaku dan memiliki manfaat pertanggungan.

7. “Polis Lapsed” adalah polis yang telah batal tetapi masih dalam jangka waktu 2 tahun karena masih dapat

dipulihkan.

8. Pohon yang Sama adalah Agen-agen dan Manajer Keagenan yang berada di bawah Agency Manager yang sama.

9. Personal Assistant Centre (“PAC”) merupakan salah satu unit kerja di Customer Care Department dengan tujuan untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi para nasabah yang tidak memiliki Agen Aktif. 10. Servicing Agent adalah Agen yang terdaftar di Prudential Indonesia, dimana Agen tersebut yang

memberikan layanan kepada Nasabah.

Kriteria Agen Pengganti

1. Memenuhi validasi untuk pemeliharaan kontrak (“Maintenance of Contract” / ”MOC”). Untuk posisi Agen lolos validasi MOC Tahunan Agen dan untuk posisi Manajer Keagenan lolos validasi MOC Tahunan Manajer Keagenan.

2. Telah memiliki Lisensi Penuh Unit Link yang masih berlaku.

3. Memiliki tingkat persistensi individu minimum 60% (laporan persistensi terakhir berdasarkan produksi premi regular tahun sebelumnya).

4. Belum pernah terkena sanksi pelanggaran yang diberikan oleh komite Sales Force Disciplinary Committee. 5. Setiap Agen Pengganti hanya dapat menerima pengalihan layanan polis tidak lebih dari 100 Polis Inforce

pada saat proses pengalihan disetujui oleh Prudential Indonesia (diluar Polis Lapsed). Apabila jumlah polis yang akan dialihkan lebih dari 100 polis, maka harus ditunjuk lebih dari satu Agen Pengganti dan mengisi formulir secara terpisah.

Ketentuan Umum

1. Agen wajib mengisi formulir yang sudah ditentukan oleh Prudential Indonesia.

2. Polis yang dapat dipindahkan hanya polis dengan status “Polis Inforce” dan “Polis Lapsed”.

3. Pengalihan Polis-polis Tanpa Agen TIDAK mempengaruhi :

a. Tingkat persistensi Agen Pengganti (tingkat persistensi Polis Tanpa Agen dihitung terpisah). b. Perhitungan API produksi, bonus produksi dan bonus persistensi Agen Pengganti.

c. Perhitungan Production Club, kontes Million Dollar Round Table (MDRT) ataupun kontes-kontes keagenan lainnya bagi Agen Pengganti.

(3)

LAMPIRAN 2

PENGALIHAN LAYANAN POLIS PERMINTAAN DARI PEMEGANG POLIS (PP) Syarat dan Ketentuan

Persyaratan polis yang dapat diajukan untuk perpindahan Servicing Agent atas permintaan Pemegang Polis:

1. Usia polis lebih dari 24 bulan sejak polis terbit dan Premi dari polis tersebut sudah dibayar penuh selama 24 bulan.

2. Mengisi formulir yang sudah ditentukan dengan persetujuan nasabah (pada formulir tidak memerlukan tanda tangan dari Servicing Agent yang lama).

Cara pengajuan:

1. Pemegang Polis menyerahkan Formulir Permohonan Perpindahan Servicing Agent (atas permintaan Pemegang Polis) – Formulir Lampiran 2 beserta alasannya, dilengkapi dengan fotocopy Kartu Tanda Penduduk (KTP) dari Pemegang Polis dan fotocopy KTP dari Servicing Agent baru, untuk kemudian diserahkan ke RADD/ADS terkait.

2. RADD/ADS memberikan persetujuan dengan menandatangani dan menyerahkan Formulir tersebut ke Departemen Agency Administration Support untuk diproses lebih lanjut.

Pengaturan Pembayaran Komisi

Jika pengajuan tersebut disetujui dan diproses oleh Prudential Indonesia, maka berlaku pengaturan komisi atas polis tersebut sebagai berikut:

1. Perpindahan Servicing Agent ini tidak berpengaruh terhadap komisi lanjutan dari polis tersebut, dimana

Servicing Agent yang Lama tetap mendapatkan komisi dari polis yang dipindahkan sampai berakhirnya masa pembayaran komisi (sesuai dengan peraturan perhitungan komisi produk yang berlaku).

2. Servicing Agent Baru hanya akan berhak atas komisi untuk transaksi “Top-up” dan kenaikan premi/

perubahan major dimana komisi akan dihitung berdasarkan selisih dari premi awal dan premi akhir (setelah kenaikan).

3. Overriding atas komisi servicing dari polis-polis yang dialihkan akan tetap dibayarkan kepada Leader lama yaitu Leader-leader dari Agen Awal namun Overriding atas komisi transaksi “Top-up” dan kenaikan

premi/perubahan major dari polis-polis yang dialihkan akan dibayarkan kepada Leader baru yaitu Leader-leader dari hirarki Servicing Agent yang Baru.

4. Premi yang terkumpul untuk polis-polis yang telah dialihkan akan diperhitungkan dalam GA Allowance

Kantor Servicing Agent yang Baru dan tidak diperhitungkan lagi bagi Kantor Servicing Agent yang Lama, sesuai dengan ketentuan dalam peraturan mengenai GA.

(4)

SURAT PERNYATAAN UNTUK PENGALIHAN SERVICE AGENT

(Formulir Lampiran 2)

Tanggal : ________________________________________________

No. Polis *) : ________________________________________________ Nama Pemegang Polis *) : ________________________________________________

Dengan Surat ini, Saya selaku Pemegang Polis tersebut di atas mengajukan pengalihan Servicing Agent atas Polis Saya dari :

Nama Servicing Agent yang Lama *) : ________________________________________________ Kode Agen *) : ________________________________________________ Nama Manajer Keagenan : ________________________________________________

Menjadi

Nama Servicing Agent yang Baru *) : ________________________________________________ Kode Agen *) /Kode KPM : _________________________/_______________________ Nama Manajer Keagenan : ________________________________________________ Alasan pengalihan : ________________________________________________

Mengajukan :

Pemegang Polis Servicing Agent yang Baru

________________ ________________ (Nama Jelas) (Nama Jelas) Tanggal : Tanggal :

Diperiksa dan diketahui oleh : Diproses oleh:

Tanggal: Tanggal:

__________________ ____________________ (Nama Jelas RADD) (Nama Jelas)

Keterangan : 1. *) wajib diisi

2. Pengajuan Pengalihan Service Agent ini akan efektif diproses setelah semua tanda tangan persetujuan dilengkapi. 3. Prudential Indonesia memiliki hak penuh untuk menyetujui atau tidak menyetujui pengajuan ini.

(5)

LAMPIRAN 3

PENGALIHAN LAYANAN POLIS

AGEN MENGUNDURKAN DIRI ATAU DITERMINASI OLEH LEADER

Ketentuan Pengalihan Polis-polis

1. Mengisi Formulir Terminasi Agen & Pengalihan Polis (Formulir Lampiran 3).

2. Pengalihan kepada Agen Pengganti harus dilakukan dalam Pohon yang Sama. 3. Pengalihan layanan Polis-polis Tanpa Agen adalah sebagai berikut:

a. Direct Leader akan menentukan Agen Pengganti untuk mengurus Polis-polis Tanpa Agen yang ditinggalkan oleh Agen Awal yang mengundurkan diri atau yang diterminasi. Yang dapat dinominasikan sebagai Agen Pengganti adalah Agen-agen yang berada di bawah Direct Leader atau

Direct Leader nya sendiri, dengan syarat memenuhi kriteria sebagai Agen Pengganti (dapat dilihat di

Lampiran 1).

b. Apabila setelah Direct Leader dari Agen Awal tidak memenuhi kriteria sebagai Agen Pengganti, maka Polis-polis Agen Awal akan dialihkan kepada upline Direct Leader Agen Awal, dan seterusnya. c. Apabila setelah ketentuan nomor di atas dilakukan hingga level Agency Manager dan belum ada yang

memenuhi kriteria sebagai Agen Pengganti, maka Polis-polis Tanpa Agen tesebut dapat dialihkan ke

Personal Assistant Centre (“PAC”).

4. Contoh: Agen J mengundurkan diri atau diterminasi.

Keterangan:

a. Direct Leader (UM-F) akan menentukan Agen Pengganti untuk mengurus Polis-polis Tanpa Agen yang ditinggalkan oleh Agen Awal (Agen J). Yang dapat mengurus Polis-polis Tanpa Agen ini adalah Agen-H, Agen-I atau Direct Leader (UM-F) sendiri dengan syarat memenuhi kriteria sebagai Agen Pengganti.

b. Apabila setelah Direct Leader (UM-F) tidak ada yang memenuhi kriteria sebagai Agen Pengganti, maka Polis-polis Tanpa Agen dapat dialihkan ke upline Direct Leader Agen Awal (SUM-D) atau Unit langsungnya (Agen-G). UM-E dan unitnya tidak dapat dicalonkan sebagai Agen Pengganti.

c. Apabila masih belum ada yang memenuhi kriteria Agen Pengganti, maka Polis-polis Tanpa Agen akan dialihkan ke AM-A atau unit langsungnya (Agen-B dan Agen-C)

d. Apabila hingga AM-A tidak ada yang memenuhi kriteria sebagai Agen Pengganti, maka polis-polis tersebut akan dialihkan ke PAC.

AGENCY MANAGER - A AGEN - B AGEN - C AGEN - L AGEN - N AGEN - O AGEN- G AGEN - H AGEN - I SUM - K SUM - D UM - M UM - E UM - F AGEN - J

(6)

e. Bila ada Agen yang mau mengundurkan diri, maka Direct Leader nya wajib menyerahkan Formulir Terminasi dan Pengalihan Layanan Polis (Formulir Lampiran 3) ke kantor pusat Prudential Indonesia dalam waktu 1 x 24 jam (1 hari). Direct Leader mempunyai waktu 5 hari kalender (terhitung sejak tanggal pengajuan) untuk menyetujui pengajuan tersebut secara tertulis. Jika setelah masa 5 hari kalender dari tanggal pengiriman tersebut Prudential Indonesia belum mendapatkan konfirmasi persetujuan secara tertulis dari Direct Leader, maka Prudential Indonesia menganggap Direct Leader

setuju dengan permohonan tersebut dan Prudential Indonesia akan memproses pengajuan pengunduran diri tersebut.

f. Setelah Formulir disetujui dan diproses oleh Prudential Indonesia, maka Prudential Indonesia akan mengeluarkan:

 Surat Penunjukan kepada Agen Pengganti (atau Agen-agen Pengganti) yang melampirkan pula daftar polis dan nasabah yang dialihkan (melalui email).

 Surat Pemberitahuan yang dikirimkan langsung kepada nasabah (hanya untuk Polis Inforce) menginformasikan mengenai pengalihan kepada Agen Pengganti berikut data-data Agen Pengganti, yaitu nama Agen Pengganti, Alamat Kantor, Nomor Telepon Kantor, dan Alamat

Email.

Jika pengajuan tersebut disetujui dan diproses oleh Prudential Indonesia, maka berlaku pengaturan komisi atas polis tersebut sebagai berikut:

1. Komisi selanjutnya – (apabila ada), baik Komisi Tahun Pertama maupun Komisi Lanjutan akan diterima oleh Agen Pengganti bersamaan dengan jadwal pembayaran Komisi selanjutnya.

2. Overriding atas polis-polis yang dialihkan akan tetap dibayarkan kepada Leader lama yaitu Leader-leader

dari Agen Awal.

Kantor Agen Pengganti dan tidak diperhitungkan lagi bagi Kantor Agen Awal, sesuai dengan ketentuan dalam peraturan mengenai GA.

(7)

FORMULIR TERMINASI AGEN & PENGALIHAN LAYANAN POLIS

Kepada Yth, _______________, __________/_________/________

Departemen Agency Administration Support ( Kota) (Tanggal) (Bulan ) (Tahun)

PT Prudential Life Assurance

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama Manajer Keagenan *) : ______________________________________ Kode Agen *) : _____________________________ Kode KPM : ______________________________________ Level : _____________________________

Mengajukan :

A. PEMUTUSAN HUBUNGAN KEAGENAN

Pemutusan hubungan keagenan terhadap Agen Saya di bawah ini :

Nama Agen *) : __________________________________________ Kode Agen *) : _________________________________ Kode KPM : __________________________________________

□

Agen mengundurkan diri (lampirkan Surat Pengunduran Diri)

□

Terminasi oleh Manajer Keagenan, dengan alasan________________________________________________________

□

Lainnya, _________________________________________________________________________________________ B. PENGALIHAN LAYANAN ATAS POLIS AGEN YANG DITERMINASI

□

Polis-polis (sesuai daftar terlampir maksimum 100 polis-diluar Polis Lapsed) yang selama ini dilayani oleh Agen yang diterminasi diatas, dialihkan kepada Agen Pengganti yaitu :

Nama Agen *) : __________________________________________ Kode Agen *) : _________________________ Nama Manajer Keagenan : __________________________________________ Kode KPM : _________________________ Tingkat Persistensi : __________________________________________

C. PENGALIHAN LAYANAN ATAS POLIS AGEN YANG DITERMINASI KE PERSONAL ASSISTANT CENTER (PAC)

□

Polis-polis yang selama ini dilayani oleh Agen yang diterminasi diatas, dialihkan kepada PAC.

Mengajukan :

Manajer Keagenan Agen Pengganti

___________________ ___________________

(Nama Jelas) (Nama Jelas)

Tanggal: Tanggal:

Diperiksa dan disetujui oleh : Diproses oleh :

Tanggal : Tanggal :

______________________ __________________

( Nama Jelas RADD) (Nama Jelas)

Keterangan: 1. *) wajib diisi

2. Terminasi Agen dan Pengalihan Layanan Polis ini akan efektif diproses setelah semua tanda tangan persetujuan dilengkapi.

3. Apabila ada Agen Pengganti yang ditunjuk dan ternyata tidak memenuhi kriteria yang ditentukan, maka polis -polis tersebut tidak akan dialihkan/diproses. Selanjutnya pengalihan tersebut akan diproses sesuai dengan peraturan yang berlaku.

4. Nomor Polis dan Pemegang Polis yang tidak sesuai dengan sistem tidak akan diproses. 5. Formulir ini dan Daftar Polis yang dialihkan harus diisi dengan lengkap.

(8)

DAFTAR POLIS YANG DIALIHKAN (Formulir Lampiran 3)

Nama Servicing Agent yang Lama *) : ________________________________ Nama Agen Pengganti *) : _______________________________ Kode Agen *) : ________________________________ Kode Agen *) : _______________________________

No Nomor Polis Status

Polis Nama Pemegang Polis 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 Menyetujui:

Manajer Keagenan Agen Pengganti RADD

___________________ ___________________ ____________________

(Nama Jelas) (Nama Jelas) (Nama Jelas)

Keterangan:

1. *) wajib diisi

2. Terminasi Agen dan Pengalihan Layanan Polis ini akan efektif diproses setelah semua tanda tangan persetujuan dilengkapi.

3. Apabila ada Agen Pengganti yang ditunjuk dan ternyata tidak memenuhi kriteria yang ditentukan, maka polis-polis tersebut tidak akan dialihkan/diproses. Selanjutnya pengalihan tersebut akan diproses sesuai dengan peraturan yang berlaku.

4. Nomor Polis dan Pemegang Polis yang tidak sesuai dengan sistem tidak akan diproses. 5. Apabila ada polis yang tidak tertera akan dialihkan sesuai dengan peraturan yang berlaku. 6. “Formulir Daftar Polis yang Dialihkan” dapat diperbanyak sesuai kebutuhan.

7. Prudential Indonesia memiliki hak penuh untuk menyetujui atau tidak menyetujui pengajuan ini. No Nomor Polis Status

Polis Nama Pemegang Polis 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

(9)

LAMPIRAN 4

PENGALIHAN LAYANAN POLIS TERMINASI OLEH PRUDENTIAL INDONESIA Ketentuan Pengalihan Polis-polis

1. Pengalihan layanan Polis-polis Tanpa Agen akan langsung diberikan kepada Direct Leader untuk mengurus Polis-polis Tanpa Agen yang ditinggalkan oleh Agen Awal yang diterminasi oleh Prudential Indonesia karena Agen tidak memenuhi validasi termasuk lisensi keagenan yang telah ditetapkan oleh Prudential Indonesia.

2. Direct LeaderTIDAK memiliki hak untuk memilih Polis-polis Tanpa Agen tersebut.

3. Direct Leader dapat mengalihkan polis-polis dari agen yang diterminasi oleh Prudential Indonesia dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Yang dapat dinominasikan sebagai Agen Pengganti adalah Agen-agen yang berada di bawah Direct Leader, dengan syarat memenuhi kriteria sebagai Agen Pengganti (dapat dilihat di Lampiran 1).

Jika terjadi terminasi oleh Prudential Indonesia, maka berlaku pengaturan komisi atas polis tersebut sebagai berikut: 1. Komisi selanjutnya – (apabila ada), baik Komisi Tahun Pertama maupun Komisi Lanjutan akan diterima

oleh Agen Pengganti bersamaan dengan jadwal pembayaran Komisi selanjutnya.

2. Overriding atas polis-polis yang dialihkan akan tetap dibayarkan kepada Leader lama yaitu Leader-leader

dari Agen Awal.

Kantor Agen Pengganti dan tidak diperhitungkan lagi bagi Kantor Agen Awal, sesuai dengan ketentuan dalam peraturan mengenai GA.

(10)

FORMULIR PERMOHONAN PENGALIHAN POLIS (TERMINASI OLEH PRUDENTIAL INDONESIA)

Kepada Yth, ________________, _______/___________/________

Departemen Agency Administration Support (Kota) (Tanggal) (Bulan) (Tahun)

PT Prudential Life Assurance .

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama Manajer Keagenan *) : _____________________________________ Kode Agen *) : ________________________________

Kode KPM : _____________________________________

Mengajukan :

PENGALIHAN LAYANAN ATAS POLIS DARI SAYA KE AGEN PENGGANTI

□

Polis-polis yang selama ini dilayani oleh SAYA, dialihkan kepada Agen Pengganti yaitu :

Nama Agen *) : __________________________________ Kode Agen *) : __________________________________ Kode KPM : __________________________________ Tingkat Persistensi : __________________________________ Nomor polis yang akan dialihkan :

No Nomor Polis Pemegang Polis

Mengajukan :

___________________ ___________________

Tanggal : Tanggal :

______________________ __________________

(Nama Jelas RADD) (Nama Jelas)

Keterangan:

1. *) wajib diisi

2. Permohonan Pengalihan Polis ini akan efektif diproses setelah semua tanda tangan persetujuan dilengkapi .

3. Apabila ada Agen Pengganti yang ditunjuk dan ternyata tidak memenuhi kriteria yang ditentukan, maka polis -polis tersebut tidak akan dialihkan/ diproses. Selanjutnya pengalihan tersebut akan diproses sesuai dengan peraturan yang berlaku.

4. Nomor Polis dan Pemegang Polis yang tidak sesuai dengan sistem tidak akan diproses.

5. “Formulir Permohonan Pengalihan Polis (Terminasi oleh Prudential Indonesia)” dapat diperbanyak sesuai kebutuhan. 6. Prudential Indonesia memiliki hak penuh untuk menyetujui atau tidak menyetujui pengajuan ini.

(11)

FORMULIR PERMOHONAN RETAKING POLIS

Kepada Yth, ________________, _______/___________/________

Departemen Agency Administration Support (Kota) (Tanggal) (Bulan) (Tahun)

PT Prudential Life Assurance .

Saya yang bertanda tangan dibawah ini,

Nama Manajer Keagenan *) : ____________________________________ Kode Agen *) : ________________________________

Kode KPM : ____________________________________

Mengajukan :

PENGALIHAN LAYANAN ATAS POLIS DARI PAC KE AGEN PENGGANTI

□

Polis-polis yang selama ini dilayani oleh PAC, dialihkan kepada Agen Pengganti yaitu :

Nama Agen *) : __________________________________ Kode Agen *) : __________________________________ Kode KPM : _________________________________ Tingkat Persistensi : __________________________________ Nomor polis yang akan dialihkan :

No Nomor Polis Pemegang Polis

Mengajukan :

___________________ ___________________

Tanggal: Tanggal:

Tanggal : Tanggal :

______________________ __________________

(Nama Jelas RADD) (Nama Jelas)

Keterangan:

1. *) wajib diisi

2. Permohonan Retaking Polis ini akan efektif diproses setelah semua tanda tangan persetujuan dilengkapi.

3. Apabila ada Agen Pengganti yang ditunjuk dan ternyata tidak memenuhi kriteria yang ditentukan, maka polis -polis tersebut tidak akan dialihkan/ diproses. Selanjutnya retaking tersebut akan diproses sesuai dengan peraturan yang berlaku.

4. Nomor Polis dan Pemegang Polis yang tidak sesuai dengan sistem tidak akan diproses. 5. “Formulir Permohonan Retaking Polis” dapat diperbanyak sesuai kebutuhan.