Perancangan Sistem Informasi Perwalian Berbasis Web di Universitas Islam Bandung
1
Widi Shopia Nur Rahmi, 2Magnaz L. Oktaroza, 3Elly Halimatusadiah 1,2,3
Prodi Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis, Universitas Islam Bandung, Jl. Tamansari No. 1 Bandung 40116
e-mail : 1widishopia@gmail.com
Abstrak: Perkembangan dunia teknologi sudah semakin pesat dan merambah keberbagai sisi kehidupan manusia. Perkembangan yang demikian didukung oleh tersedianya perangkat keras maupun perangkat lunak sebagai media data yang semakin hari semakin hebat kemampuannya. Teknologi informasi tidak dapat dipisahkan dengan perkembangan dunia internet saat ini. Informasi yang disajikan di dunia internet sudah sangat global dan selalu diusahakan ontime sehingga waktu update suatu informasi sangatlah cepat. Universitas Islam Bandung merupakan organisasi yang bergerak di bidang pendidikan yang terletak di Jl.Tamansari No1. Sistem Informasi Perwalian yang diterapkan saat ini masih bisa dikatakan kurang optimal, dari segi efisiensi waktu proses perwalian serta informasi penjadwalan kurang informatif serta input data yang beresiko kehilangan data atau tidak terinput karena fileing data yang akan di entry kurang baik. Untuk memperbaiki hal tersebut maka penulis mencoba untuk menganalisis sistem lama dan merancang sistem informasi perwalian yang baru dan diharapkan dapat berguna dan dapat membantu untuk meningkatkan kualitas operasional akademik Universitas Islam Bandung khususnya pada bidang perwalian tersebut. Hal ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana prosedur sistem informasi perwalian yang sedang di terapkan di Universitas Islam Bandung. Teknik penelitian yang digunakan adalah deskriptif analisis sedangkan metode penelitian yang digunakan adalah metode FAST (Frame Work For the Application of System Technique) dan teknik pengembangan JAD(Joint application Development)
dengan mengikuti tahapan-tahapan System life cycle dengan tambahan alat-alat dan teknik yang disediakan untuk memudahkan analis dalam pelaksanaan pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan mendapatkan sistem yang terstruktur dan didefinisikan dengan baik dan jelas.
Didalam sistem informasi perwalian yang sedang diterapkan di Universitas Islam Bandung terdapat beberapa kekurangan diantaranya tidak adanya laporan dari kegiatan perwalian baik itu dari pihak akademik fakultas ataupun dari pihak dosenwali, tidak terdapatnya efisiensi waktu dimana apabila dosen tidak dapat datang pada jadwal perwalian yang telah ditetapkan maka perwalian tidak dapat dilaksanakan dengan semestinya.
Hasil yang didapatkan dari analisis dan perancangan yang dilakukan yakni sebuah rancangan sistem informasi perwalian yang mampu menunjang kebutuhan operasional yaitu sistem informasi berbasis online. Adapun keunggulan sistem yang dihasilkan yaitu proses perwalian yang dilakukan secara online sehingga dapat mempermudah user dalam hal ini bagian akademik, dosen wali dan mahasiswa dalam kegiatan perwalian.
Kata Kunci : Sistem Informasi Perwalian
A. Pendahuluan
Berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, menuntut para ilmuan memanfaatkan perkembangan teknologi secara maksimal, salah satunya pemanfaatan akan media informasi, dalam dunia pendidikan. Teknologi informasi tidak dapat dipisahkan dengan perkembangan dunia internet saat ini. Informasi yang disajikan di dunia internet sudah sangat global dan selalu diusahakan ontime sehingga waktu update suatu informasi sangatlah cepat. Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat merupakan potensi untuk meningkatkan kualitas pendidikan, saat ini banyak lembaga pendidikan yang telah berhasil mengembangkan dan memanfaatkan teknologi informasi dalam mendukung proses perbaikan dan perkembangan mutunya. Dalam pengembangan mutu Universitas Islam Bandung menerapkan sistem IT, salah
satunya pada Sistem Informasi Akademik. Sistem informasi akademik Universitas Islam Bandung merupakan sistem informasi berbasis web yang dapat digunakan dengan membuka web browser seperti Mozzila Firefox, Google Chrome, Opera dan web browser lainnya. Sistem informasi akademik berbasis web ini dapat dimanfaatkan oleh mahasiswa dan orang tua mahasiswa untuk melihat biodata, daftar nilai, data keuangan, dan informasi akademik lainnya, selain mahasiswa dan orang tua. Sistem informasi akademik juga diperuntukan untuk dosen, berfungsi sebagai media input data nilai, bahan kuliah, tugas kuliah serta data akademik lainnya,namun dalam pemanfaatan IT pada sistem informasi akademik Unisba belum secara maksimal dimanfaatkan, salah satunya pemanfaatan yang belum dapat dipakai adalah pada bidang perwalian online yang sekarang telah banyak digunakan di berbagai perguruan tinggi saat ini. Perwalian merupakan kegiatan yang sangat penting dalam proses akademik seorang mahasiswa, karena dalam perwalian terjadi proses konsultasi antara dosen wali dengan mahasiswa untuk penentuan rencana studi agar mahasiswa dapat dengan lancar mengikuti program pendidikan yang akan berlangsung. Perwalian online merupakan kegiatan perwalian yang dilakukan dengan menggunakan fitur internet yang telah terintegrasi, dengan keuntungan mahasiswa dapat melakukan perwalian dimana saja, tidak perlu menunggu kehadiran dosen wali karena dapat dilakukan kapan saja sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Perwalian yang biasa dilakukan di fakultas-fakultas yang berada di lingkungan Universitas Islam Bandung masih menggunakan sistem perwalian manual dimana mahasiswa masih secara manual mengisi form data perwalian dan langsung bertemu dengan dosen walinya. Sistem informasi perwalian manual yang sedang diterapkan di Universitas Islam Bandung merupakan sistem lama, dimana Perguruan Tinggi lain sudah banyak mengganti dengan sistem baru yaitu sistem perwalian online, karena dalam pelaksanaan perwalian sistem lama terdapat beberapa kekurangan, baik dalam prosedur maupun ketersediaan dokumen kegiatan perwalian, yang berakibat sistem perwalian tidak berjalan secara efektif dan efisien.
B. Rumusan Masalah dan Tujuan Penelitian
Berdasarkan uraian di atas maka bertujuan untuk mengetahui pengaruh growth oppottunities dan financial distress terhadap conservatism accounting.
C. Landasan Teori
1. Sistem
Sistem merupakan suatu kelompok unsur yang saling berhubungan antara yang satu dengan lainnya. Menurut Jogianto dalam buku Analisis dan Desain Sistem Informasi (2005:1) “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu“Pada dasarnya sistem harus mempunyai dua kegiatan. Pertama, masukan (input) sebagai dasar dari lahirnya suatu sistem. Kedua, kegiatan operasional (proses) yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output) yang merupakan target dari kegiatan sistem tersebut(Mardi 2013:3)
2. Informasi
informasi merupakan data yang dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan”. Menurut Hall (2011:780) “information is fact that cause the user to take an action that he or she otherwise could not or would
not have taken”. Sedangkan Menurut O’Brien (2010:34) “informasi adalah data yang telah dikonversi ke dalam konteks yang bermakna dan berguna bagi pengguna akhirdapat disimpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan fakta yang telah diolah menjadi data, sehingga menjadi lebih berguna dan menjadi informasi saat dibaca atau diketahui oleh orang yang membutuhkan informasi tersebut, dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan
3. SistemInformasi
Sistem informasi merupakan seperangkat komponen yang saling berhubungan untuk mengolah data menjadi informasi yang berguna dalam mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan perusahaan. Menurut Jogianto (2005:11)Sistem informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasional, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar laporan-laporan yang diperlukan.
D. Metode Penelitian
Teknik penelitian yang digunakan adalah teknik penelitian deskriptif. Teknik penelitian deskriptif merupakan suatu teknik penelitian yang membandingkan suatu fenomena atau gejala lain, dalam bentuk studi kuantitatif dengan mengadakan klasifikasi, penilaian, penetapan standar, dan hubungan kedudukan suatu unsur dengan unsur yang lainnya.Pada penelitian deskriptif ini tidak ada perlakuan yang diberikan atau dikendalikan serta tidak ada uji hipotesis sebagaimana terdapat pada penelitian eksperimen, melainkan lebih pada menggambarkan apa adanya suatu gejala, variable, atau keadaan. Metode ini digunakan karena data yang diambil menggambarkan aktivitas yang sedang terjadi.Penelitian ini dilakukan melalui tahapan system development dengan menggunakan metode pengembangan sistem FAST (frame work for the application of system technique) dan teknik pengembangan JAD (Joint application Development)
E. Hasil Analisis Sistem Informasi yang Sedang Diterapkan dan Sistem Baru Tabel Pembahasan Sistem Lama dan Sistem Baru
No Model Sistem yang Sedang Diterapkan Kelemahan Sistem yang Sedang Diterapkan Rancangan
Sistem Baru Alasan
1 Model Permasalahan Umum Tidak Tedapat Kelemahan terhadap sistem informasi - - 2 Model Permasalahan Khusus a. Penjadwalan Perwalian. a.Output dari pembuatan jadwal perwalian kurang maksimal dalam media Publikasi karena hanya di tempel di papan pengumuman fakultas saja. dapat berpotensi mahasiswa yang tidak mengunjugi fakultas a.Dibuatkan media pengumuman jadwal perwalian yang dapat di lihat dimana saja dan kapan saja agar mempermudah dalam
a.Diasumsikan bahwa pada era globalisasi media elektronik yang dapat mengakses internet sangat mudah didapatkan sehingga informasi apapun sangat mudah
tidak akan melihat dan mengetahui informasi, sehingga dapat
disimpulkan output yang dibuat dalam media publikasi penjadwalan perwalian dirasa kurang informatif. b.tidak terdapat pemberitahuan ulang kepada dosen wali mengenai jadwal perwalian yang sudah disepakati oleh bagian akademik yang
sebelumnya diisi oleh dosen wali. dapat terjadi dosenwali lupa terhadap jadwal, dan bisa mengakibatkan jadwal yang telah dibuat tidak berlangsung pengaksesan jadwal perwalian baik itu bagi dosenwali dan mahasiswa. Dalam hal ini media yang digunakan adalah media elektronik yang dapat diakses dengan menggunakan internet dalam bentuk website diakses termasuk akses informasi terhadap jadwal perwalian. b.Ketergantu ngan terhadap dosen wali. b.Perlunya persetujuan dosenwali pada kegiatan perwalian khususnya dalam persetujuan FRS yang diajukan membuat kegiatan perwalian sangat bergantung pada dosenwali sehingga apabila dosen wali berhalangan hadir maka proses perwalian tidak dapat
berlangsusng dengan semestinya, serta penulis dapat
menyimpulkan bahwa hal tersebut tidak efisien terhadap waktu. c. Membuat rancangan sistem perwalian beserta media yang dapat digunakan untuk kegiatan perwalian dimana kegiatan perwalian tersebut dapat dilaksanakan kapan saja dan dimana saja sehingga tidak mengganggu aktivitas baik dosen wali maupun smahasiswanya. b.Dunia teknologi dapat membantu dan mempermudah kegiatan, maka penulis berpendapat bahwa kegiatan perwalianpun dapat dengan mudah dilaksanakan dengan memanfaatkan teknologi yang ada. c.Tidak terdapat
c.Pada output sistem perwalian yang
c.Membuat rancangan
c.Sebagai bukti dari kegiatan
laporan dari kegiatan perwalian.
diterapkan tidak terdapat laporan dari kegiatan perwalian mengenai jumlah mahasiswa yang mengikuti perwalian dan jumlah mahasiswa yang tidak mengikuti perwalian yang ada hanya daftar hadir dan setelah melakukan analisa tidak terdapat dokument untuk laporan perwalian. formulir laporan kegiatan perwalian perwalian selain adanya dokumen frs sebaiknya bagian akademik ataupun dosenwali harus mengetahui total mahasiswa yang mengikuti dan tidak mengikuti perwalian. d.Bentuk fisik document FRS rangkap.
d. Apabila satu rangkap pada dokumen FRS tergeser maka pengisian pada dokumen FRS akan terjadi kesalahan, dan apabila ketebalan penulisan kurang maka rangkapan dari dokumen tidak terisi dengan baik yang menyebabkan proses input oleh admin fakultas akan terjadi salah faham d.Merancang FRS online yang dapat meminimalisir kesalah fahaman data d. Penulis berpendapat bahwa FRS yang ada dirasa kurang efektif sehingga membuat rancangan FRS online yang baru. e. Tidak termanagen ya dengan baik data yang akan dientry secara manual oleh operator akademik.
e. Selama ini entry data yang dilakukan oleh operator dilakukan satu persatu terhadap sistem SIAA
sehingga dapat berpotensi data mahasiswa tertukar atau bahkan tidak terinput, selain itu data tidak terfiling dengan benar yang mengakibatkan butuh waktu yang cukup lama untuk proses entry entry tersebut.
e. Merancang sistem perwalian paperless secara digital e. Dengan sistem perwalian paperless secara digital maka entry data terjadi secara otomatis. Admin akademik hanya tinggal melakukan pengecekan dan pemindahan data saja pada sistem SIAA
F. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan penulis, maka penulis dapat menyimpulkan
1. Sistem informasi yang sedang diterapkan di Universitas Islam Bandung belum berjalan dengan efektif dan efisien
2. Terdapat kelemahan-kelemahan pada sistem informasi perwalian yang sedang diterapkan di Universitas Islam bandung
a. Ketergantungan terhadap formulir perwalian (FRS b. Ketergantungan terhadap dosen wali
c. Tidak terdapat laporan dari kegiatan perwalian d. Bentuk fisik document FRS rangkap
e. Input data yang dilakukan manual oleh operator yang kadang terjadi human error
Permasalahan-permasalahan diatas apabila tidak ditangani akan menyebabkan resiko terhadap sistem perwalian sendiri seperti dalam sistem penjadwalan yang kurang terstruktur karena pengumuman yang hanya ditempelkan pada papan pengumuman di fakultas saja, dan pada proses perwalian input data dengan cara manual dapat menyebabkan kesalahan data akibat human error
Universitas Islam Bandung membutuhkan suatu sistem informasi perwalian yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja sesuai waktu yang telah ditentukan yang bersifat efektif terhadap data maupun kegiatan dan efisien terhadap waktu, selain itu data yang dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna., 3. Sebagai penulis dan designer sistem, penulis merancang sistem informasi
perwalian yang baru dengan menggunakan metode pengembangan sistem terstruktur yang dikembangkan oleh Jeffrey Whitten, maka dibuatlah rancangan sistem secara umum sebagaimana terlihat pada Flowchart sedangkan rancangan sistem terinci dapat dilihat pada database.
Adapun kelebihan sistem yang diusulkan penulis dibandingkan dengan sistem yang lama yaitu hasil rancangan sistem informasi perwalian di Universitas Islam Bandung yang telah dilengkapi dengan fitur internet beserta database yang dapat mengelola data perwalian yang dapat mempermudah kegiatan perwalian bagi user, baik itu akademik, dosen wali dan mahasiswa.
Selain dari program untuk perwalian berbasis web penulis juga membuat rancangan laporan perwalian yang dapat digunakan oleh dosen wali maupun akademik mengenai total mahasiswa yang mengikuti perwalian dan juga mahasiswa yang tidak mengikuti perwalian.
G. Saran
Hasil dari analisis dan perancangan yang telah diuraikan sebelumnya, penulis memiliki saran konstruktif kepada pihak akademik Universitas Islam Bandung untuk mendukung hasil dari analisis dan perancangan sistem yang baru, yaitu sebagai berikut :
1. Perlu dilakukan perbaikan terhadap sistem informasi perwalian yang sedang diterapkan.
2. Perlu dibuatnya jaringan website agar mempermudah kegiatan perwalian.
3. Perlu dibuatnya laporan perwalian agar mempermudah pengecekan akhir dari kegiatan perwalian yang diterapkan.
4. Besar harapan penulis agar sisten informasi perwalian yang di rancang oleh penulis dapat membantu operasional akademik khususnya di bidang perwalian. 5. Melakukan training(pelatihan) kepada bagian akademik atau unit yang terkait
dalam kegiatan perwalian, sehingga dapat mempermudah penyesuaian dalam teknis operasional sistem baru.
6. Melakukan pemeliharaan sistem (maintenance) database secara berkala agar database terawat dengan baik sehingga dapat memberikan manfaat yang besar pada Universitas Islam Bandung dan bagian Akademik khususnya
DaftarPustaka
Abdul Kadir 2009. Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relasional, Edisi 1. Yogyakarta Andi
Al-Bahra 2005 bin Ladjamudin. Analisis dan Desain Sistem Infomasi. Yogyakarta :GrahaIlmu
Azhar Susanto . 2005. Sistem Informasi Manajemen:Linggar Jaya
Bodnar, George H dan William S. Hopwood 2006.sistemInfoemasi Akuntansi.edisi6. Jakarta :SalembaEmpat.
Hartono, Jogianto. 2005.AnalisisdanDesainInformasi.Yogyakarta :Andi. James A Hall 2007. SistemInformasiAkuntansi. Yogyakarta :SalembaEmpat Jeffrey whitten, 1998. System Analysis & Design Methods
Jeffrey L, Whitten, Lonnie D. Bentley dan Kevin C. Ditman. 2004, System Analysis and Design Methods.edisi 1. Yogyakarta :Andi.
Jogianto H.M 2005.AnalisadanDesainSistemInformasiEdisi III.Yogyakarta :Andi Kadir, Abdul 2011. DasarPerancangan&Implementasi Database
Relasional.Yogyakarta :PenertbitAndi
Mulyadi. 2003. SistemInformasiAkuntansi. Jakarta :SalembaEmpat.
Sugiono. 2000. MetodePenelitianKuantitatif, Kualitatifdan R&D. Bandung :Alfabeta,cv http://ekonomi.unisba.ac.id/index.php?option=com_content&view=article&id=52&Item
