MANUAL PENGURUSAN
PROGRAM /AKTIVITI PELAJAR
UNIT KOKURIKULUM
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
UiTM CAWANGAN PERLIS
DISEDIAKAN OLEH:
UNIT KOKURIKULUM, BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA CAWANGAN PERLIS
1.0 TUJUAN
Manual ini bertujuan untuk memberi maklumat dan penerangan kepada para jurulatih kokurikulum UiTM Cawangan Perlis berkaitan dengan Tatacara Permohonan Program/Aktivit Pelajar, Tatacara Pelaksanaan Program, Laporan Penutup Penganjuran Aktiviti Pelajar, Tuntutan Pelbagai, Pelarasan Pendahuluan Program dan Pesanan Jabatan (Local Order).
2.0 TERHAD
2.1 Panduan ini hanya TERHAD digunakan untuk pengurusan program/aktiviti dibawah Unit Kokurikulum, Bahagian HEP, UiTM Cawangan Perlis.
2.2 Panduan ini juga tiada kaitan dengan tatacara yang sedia ada dari pengurusan program Pusat Kegiatan Pelajar HEP dan Bendahari UiTM. 3.0 PERMOHONAN PROGRAM/AKTIVITI PELAJAR
3.1 Pelajar perlu melengkapkan Borang Permohonan Program/Aktiviti Pelajar (Borang C) dan perlu dihantar ke Unit Kokurikulum selewat-lewatnya 4 minggu sebelum program bermula.
3.2 Proses penyediaan Permohonan Program/Aktiviti Pelajar adalah seperti berikut :
BIL. PROSES TEMPOH
a. Pihak UKO terima Borang Permohonan Program/Aktiviti Pelajar dari pelajar/jurulatih.
1 hari b. Pihak UKO akan menyemak Borang
Permohonan Program/Aktiviti Pelajar dan keperluan Prosedur Tetap Operasi (SOP). PERINGATAN : Borang akan dikembalikan semula kepada penganjur sekiranya tidak lengkap.
3 hari
c. Penama akan menghantar semula Borang Permohonan Program/Aktiviti Pelajar ke UKO setelah pembetulan dibuat.
1-5 hari
d. Temubual antara Pegawai Kokurikulum/ Penyelaras bersama Pengarah Program untuk perincian dan sokongan program.
1 hari
e. Penyedian surat iringan (cover letter) UKO untuk Permohonan Program/Aktiviti Pelajar ke Pejabat Timbalan Rektor HEP.
1 hari
f. Pihak UKO akan menghantar surat iringan UKO beserta Borang Permohonan Program/Aktiviti Pelajar ke Pejabat Timbalan Rektor HEP.
1 hari
g. Pihak Pejabat Timbalan Rektor HEP akan membuat proses penyediaan surat dan
membawa masuk ke dalam mesyuarat tabung amanah bagi kelulusan program.
h. Pihak UKO menerima surat kelulusan program dan minit tabung amanah daripada Pejabat Timbalan Rektor HEP.
1 hari
i. Pihak UKO membuat hebahan dan makluman kepada penganjur berkenaan kelulusan program.
1 hari
4.0 TATACARA KEWANGAN
4.1 Sila guna peruntukan yang telah ditetapkan mengikut surat kelulusan. Jika perbelanjaan melebihi daripada peruntukan, lebihan perbelanjaan adalah tanggungjawab sendiri.
Contoh Kes:
Bagi item Kain Rentang peruntukan yang diluluskan adalah RM80.00.
Perbelanjaan untuk kain rentang RM150.00. Maka tuntutan yang boleh dibuat untuk Kain Rentang hanya RM80.00 sahaja. Lebihan perbelanjaan RM70.00 tidak boleh diambil dari item lain. Perbelanjaan perlu mengikut jumlah setiap item yang diluluskan sahaja.
4.2 Hanya staf UiTM sahaja yang boleh memohon pendahuluan pelbagai. 4.3 Seorang staf UiTM hanya boleh memohon pendahuluan sebanyak
RM5,000.00 sahaja. Jika pendahuluan melebihi RM5,000.00, sila gunakan dua nama staf UiTM. Pelajar tidak boleh membuat permohonan pendahuluan pelbagai.
5.0 TATACARA PELAKSANAAN PROGRAM
5.1 PERMOHONAN TEMPAHAN KEMUDAHAN DAN PINDAAN PROGRAM 5.1.1 Sebarang tempahan kemudahan dan perkhidmatan yang disediakan
oleh pihak UiTM perlu dilampirkan bersama surat kelulusan program dan mesti mengikut tempoh yang telah ditetapkan oleh pihak yang menyediakan kemudahan dan perkhidmatan tersebut.
5.1.2 Sekiranya terdapat pindaan tarikh atau lokasi program sama ada salah satu atau kedua-duanya sekali perlu mengisi Borang Pindaan Program HEP dan seterusnya menggunakan surat kelulusan pindaan program tersebut bagi membuat proses tempahan dan sebagainya. 5.2 MAKLUMAN DAN HEBAHAN AKTIVITI PROGRAM
5.2.1 Jurulatih perlu memaklumkan perkembangan terkini program dalam bentuk gambar aktiviti sepanjang program berlangsung dalam saluran aplikasi ‘Whatsapp’ Jurulatih Kokurikulum.
5.2.2 Pelajar program perlu menghantar ringkasan aktiviti beserta 5 keping gambar aktiviti kepada ‘Admin Facebook’ Unit Kokurikulum untuk disiarkan ke laman tersebut.
5.2.3 Jurulatih dan pelajar program perlu mendapatkan liputan media cetak atau media elektronik.
5.2.4 Poster dan kain rentang atau gegantung (bunting) program mestilah mengikut spesifikasi dan contoh yang telah ditetapkan
5.3 PENGISIAN MODUL PENGAJARAN
4.3.1 Jumlah minimum pengisian modul dalam aturcara/tentatif program adalah sekurang-kurangnya 6 jam.
4.3.2 Modul-modul yang dipilih mestilah terdiri daripada topik-topik
kandungan dalam silibus sama ada Tahap Asas atau Tahap Lanjutan. 4.3.3 Elemen-elemen teras kemahiran insaniah (softskill) yang wajib ada
dalam pengisian modul program adalah ; i. Kemahiran kepimpinan ii. Kemahiran kerja berpasukan iii. Kemahiran komunikasi
**Lain-lain kemahiran insaniah (KI) yang berkaitan amat digalakkan sebagai nilai tambah (added-value) dalam pengisian modul program. 4.3.4 Modul Pengajaran = Pilihan Topik Silibus + Elemen Kemahiran
Insaniah + Olahan Aktiviti 5.4 PERMOHONAN SURAT RASMI
5.4.1 Jurulatih dan pelajar perlu membuat surat rasmi permohonan mengadakan program ke lokasi pilihan dengan menggunakan surat rasmi Unit Kokurikulum yang bertanda tangan Rektor/ Timbalan Rektor HEP UiTM Cawangan Perlis.
5.4.2 Jurulatih dan pelajar perlu mendapatkan surat rasmi maklumbalas kebenaran mengadakan program dari pemilik lokasi pilihan. 5.4.3 Jurulatih dan pelajar perlu menyerahkan surat rasmi dari Unit
Kokurikulum berkenaan makluman mengadakan program kepada Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) dan agensi-agensi berkaitan berhampiran yang menjaga di lokasi pilihan (Tertakluk kepada aktiviti luar dan berisiko tinggi sahaja)
5.5 SIJIL-SIJIL PENGHARGAAN DAN PENYERTAAN
5.5.1 Sijil penghargaan dan penyertaan program boleh diperolehi secara percuma di Unit Kokurikulum dan hendaklah dimohon seminggu sebelum program berlangsung.
5.5.2 Sijil penghargaan Unit Kokurikulum yang telah siap bertanda tangan Rektor/Timbalan Rektor HEP UiTM perlu disediakan untuk diserahkan kepada wakil/pemilik/tuan punya premis/tapak/lokasi.
5.5.3 Jurulatih dan pelajar program perlu memastikan wakil/pemilik/tuan punya premis/tapak/lokasi menyerahkan sijil penghargaan kepada Unit Kokurikulum/UiTM.
5.6 PERJALANAN MAJLIS
5.6.1 Jurulatih dan pelajar hendaklah memastikan lagu Negaraku dan Wawasan Setia Warga UiTM dimainkan semasa majlis perasmian program berlangsung.
5.6.2 Jurulatih dan pelajar hendaklah menyediakan teks ucapan perasmi dan diberikan kepada perasmi seminggu sebelum program
berlangsung.
5.6.3 Surat atau kad jemputan program hendaklah diberikan kepada pihak perasmi dan juga jemputan-jemputan seminggu sebelum program berlangsung serta perlu disusuli (follow up) kehadiran para jemputan dari semasa ke semasa.
5.6.4 Bajet hadiah program yang telah diluluskan boleh dijadikan sebagai cenderamata untuk perasmi program atau para jemputan.
5.7 SUMBANGAN DAN TAJAAN
5.7.1 Jurulatih dan pelajar program sangat digalakkan untuk mendapatkan tajaan atau sumbangan dari mana-mana badan/pertubuhan/syarikat yang sah diperakui oleh UiTM bagi menjayakan program.
Pengecualian resit bayaran cukai boleh dikeluarkan oleh UiTM kepada pemberi tajaan atau sumbangan.
5.7.2 Permohonan untuk mendapatkan ‘Surat Kebenaran Memungut derma/kutipan/sumbangan dan Tajaan Luar’ perlu dipohon melalui Unit Kokurikulum ke Pejabat Rektor selewat-lewatnya dua minggu selepas mendapat kelulusan program.
5.7.3 Sumbangan dan tajaan yang berbentuk cek/direct transfer perlu diletakkan atas nama dan nombor akaun Rektor UiTM Cawangan Perlis dan penganjur perlu mendapatkan resit transaksi dari
penyumbang/penaja bagi menuntut semula wang tajaan dari Pejabat Bendahari UiTM Cawangan Perlis.
6.0 PELARASAN PENDAHULUAN PROGRAM
6.1 Pelarasan perlu dibuat dalam tempoh sebulan selepas program tamat. Gaji penama pemohonan pendahuluan akan dipotong sekiranya pelarasan tidak dibuat dalam masa 2 bulan.
6.2 Proses penyediaan Pelarasan Pendahuluan Prpgram adalah seperti berikut :
BIL. PROSES TEMPOH
a. Pihak UKO terima borang pelarasan dan resit asal.
1 hari b. Pihak UKO akan menyemak resit. Jika
ada sebarang kemusykilan pihak UKO akan menghubungi penama untuk dibuat pembetulan.
2 hari
c. Penama akan menghantar semula dokumen tersebut ke UKO setelah pembetulan dibuat.
1-5 hari
d. Pegawai UKO / Timbalan Rektor HEP akan membuat pengesahan pada resit.
2 hari e. Pihak UKO akan menghantar borang
pelarasan pendahuluan ke Pejabat Bendahari
1 hari
f. Pihak Pejabat Bendahari akan membuat proses pelarasan pendahuluan.
3-5 hari
6.3 Sila pastikan senarai perbelanjaan ditulis pada ruang yang disediakan di dalam borang pelarasan.
6.4 Sila sertakan resit perbelanjaan asal dan pastikan tertera nama syarikat bercetak atau menggunakan cop hidup syarikat. Salinan resit perbelanjaan tidak diterima.
6.5 Jangan tulis atau conteng di atas resit tersebut.
6.6 Resit asal perbelanjaan mestilah ditampal di kertas A4 mengikut jenis perkara (item) yang telah diluluskan.
7.0 TUNTUTAN PELBAGAI
7.1 Tuntutan pelbagai boleh dibuat selewat-lewatnya 3 bulan selepas program dan tidak boleh melangkau tahun berikutnya.
7.2 Tuntutan boleh dibuat oleh:
i. Staf tidak melebihi RM5,000.00
7.3 Proses penyediaan Tuntutan Pelabagai adalah seperti berikut :
BIL. PROSES TEMPOH
a. Pihak UKO terima Borang Permohonan Tuntutan Pelbagai dan resit asal.
1 hari
b. Pihak UKO akan menyemak resit. Jika ada kemusykilan pihak UKO akan
menghubungi penama untuk dibuat pembetulan.
1-2 hari
c. Penama akan menghantar semula dokumen ke UKO setelah pembetulan dibuat.
1-5 hari
d. Pegawai UKO / Timbalan Rektor HEP akan membuat pengesahan pada resit.
1-2 hari
e. Pihak UKO akan menghantar dokumen ke Pejabat Bendahari
1 hari
f. Pihak Pejabat Bendahari akan membuat proses pembayaran tuntutan pelbagai.
3-5 hari
7.4 Sila pastikan senarai perbelanjaan ditulis pada ruang yang disediakan di borang tuntutan pelbagai.
7.5 Sila sertakan resit perbelanjaan asal dan pastikan tertera nama syarikat bercetak atau menggunakan cop hidup syarikat. Salinan resit perbelanjaan tidak diterima.
7.6 Jangan tulis atau conteng di atas resit tersebut.
7.7 Pihak Bendahari memaklumkan bahawa bayaran Elaun Gantian Makan (EGM) kepada pelajar hendaklah dituntut oleh staf dengan mengisi borang tuntutan pelbagai beserta borang EGM yang telah ditandatangani oleh pelajar.
8.0 PESANAN JABATAN (LOCAL ORDER)
8.1 Pesanan Jabatan hendaklah dibuat bagi kerja-kerja perkhidmatan seperti penyediaan makanan, penginapan atau pakej program yang melebihi RM5,000.00.
8.2 Proses penyediaan Pesanan Jabatan (Local Order) adalah seperti berikut:
BIL. PROSES TEMPOH
a. Pihak UKO terima sebut harga dari staf/jurulatih/pelajar.
1 hari b. Pihak UKO sediakan Borang PB dan
dokumen berkaitan penyediaan LO.
1 hari c. Pihak PKO menghantar Borang PB ke
Pejabat Timbalan Rektor HEP untuk ditandatangan.
1-3 hari
d. Pihak UKO terima Borang PB yang telah ditandatangan dari Pejabat Timbalan Rektor HEP
1-2 hari
e. Pihak UKO akan menghantar Borang PB ke Pejabat Bendahari
1 hari f. Pihak Pejabat Bendahari akan membuat
proses LO.
6 hari
8.3 Pembelian terus boleh dibuat bagi bekalan bawah RM1,000.00. 9.0 LAPORAN PENUH PROGRAM
9.1 Jawatankuasa program perlu mengisi dan melengkapkan Borang Laporan Penutup Penganjuran Aktiviti Pelajar selewat-lewatnya 2 minggu selepas program.
9.2 Proses penyediaan Laporan Penutup Penganjuran Aktiviti Pelajar adalah seperti berikut :
BIL. PROSES TEMPOH
a. Pihak UKO terima Salinan Borang Laporan Penutup Penganjuran Aktiviti Pelajar dan cetakan Laporan
1 hari
b. Pihak UKO akan menyemak Borang Laporan Penutup Penganjuran Aktiviti Pelajar. PERINGATAN: Borang akan dikembalikan semula kepada penganjur sekiranya tidak lengkap.
3 hari
c. Pelajar akan menghantar semula Borang Laporan Penutup Penganjuran Aktiviti ke UKO setelah pembetulan dibuat.
1-5 hari
d. Pihak UKO terima Borang Laporan
Penutup Penganjuran Aktiviti Pelajar yang telah dibuat pembetulan untuk direkod dan disimpan di UKO.
9.3 Salinan laporan program ke Unit Kokurikulum hendaklah dibawa Bersama Borang Tuntutan Pelbagai atau Borang Pelarasan Pendahuluan Program yang telah lengkap dengan resit asal.
10.0 PERMOHONAN PENGECUALIAN KULIAH
10.1 Penganjur program perlu mengisi Borang Permohonan Surat
Pengecualian Kuliah Unit Kokurikulum beserta senarai nama ahli kelas kursus kokurikulum masing-masing selewat-lewatnya 2 minggu selepas mendapat kelulusan program.
10.2 Sejurus Surat Pengecualian Kuliah Unit Kokurikulum siap, surat tersebut perlu diserahkan ke pihak fakulti masing-masing untuk tindakan dan perhatian mereka.
CARTA ALIR PELAKSANAAN PROGRAM
Surat kelulusan program Pengisian Borang C dan pelaksanaan kertas kerja
Pembetulan semula
Tempahan dan permohonan
Pelaksanaan program
Laporan akhir program, tuntutan dan pelarasan
Semakan Unit Kokurikulum dan
disokong
Hantar ke Bahagian Hal Ehwal Pelajar (HEP) untuk semakan lanjut
Ditolak
POSTER PROGRAM
Poster ialah satu bentuk rekaan grafik yang digubah untuk menyampaikan maklumat secara mudah dan cepat. Poster yang direka perlulah memenuhi beberapa kriteria seperti berikut:
i. Logo UiTM
Logo UiTM di atas merupakan logo yang perlu digunakan untuk diletakkan di dalam poster. Selain daripada logo di atas adalah tidak dibenarkan. Logo ini boleh diletakkan di bahagian atas poster sama ada di bahagian kiri atau kanan poster.
ii. Logo UiTM di hatiku
Setiap poster yang direka perlulah meletakkan logo UiTM di hatiku. iii. Logo Penaja
Jika program anda mendapat tajaan dari syarikat, logo syarikat tersebut perlulah diletakkan di dalam poster. Logo tajaan boleh diletakkan di bahagiaan bawah atau atas poster.
iv. Maklumat Program
Terdapat beberapa maklumat penting yang perlu diletakkan di dalam poster. Antaranya ialah tajuk program, tarikh, hari dan tempat merupakan
maklumat penting yang perlu ada dalam poster tersebut. v. Anjuran dan Kerjasama
Anjuran ialah program yang dianjurkan atau diusahakan oleh penganjur, dan kerjasama ialah usaha sama antara dua belah pihak atau lebih yang terlibat untuk menjayakan program tersebut. Jika tidak membuat kerjasama dengan mana-mana pihak, maklumat ini tidak perlu diletakkan di dalam poster.
