Pokok Bahasan 1
PENGENALAN DAN KEGIATAN-KEGIATAN
PERSIAPAN
CORPORATE PLANNING
Tujuan:
Menyamakan pemahaman di kalangan Tim Teknis BUMD / Unit Usaha Daerah yang akan bertugas menyusun Corporate Plan
(1) Pengertian, kegunaan Corporate Plan / Business Plan (Rencana Korporat / Rencana Bisnis) bagi sebuah korporasi/badan usaha;
(2) Perbedaan paradigmatik antara perencanaan BUMD di era reformasi dan otonomi daerah dengan perencanaan di era sebelumnya;
(3) Kandungan pokok, proses/tahapan kegiatan dan jangka waktu pengerjaan;
(4) Peran Konsultan pendamping, jika diperlukan; (5) Tugas, struktur dan mekanisme kerja Tim Teknis Penyusunan Corporate Plan.
Metode Pendekatan:
• Pemaparan
• Diskusi
• Audiensi Produk / Sasaran:
• Kesepahaman mengenai prinsip-prinsip perencanaan strategis dan corporate planning, kegunaan Corporate Plan serta terbangunnya komitmen untuk menyusun dan memfungsikan Corporate Plan sebagai acuan dalam pengusahaan dan pengembangan BUMD / Unit Usaha Daerah ke depan;
• Kesepahaman mengenai dan proses penyusunan sebuah Corporate Plan, dan perlunya dokumen tersebut disusun sendiri oleh perusahaan / unit usaha yang bersangkutan;
• Tersusunan outlinenya dan lingkup bahasan dokumen Corporate Plan yang hendak disusun;
• Kesepahaman mengenai pengertian dan posisi stakeholder bagi suatu organisasi, dan perlunya menyerap aspirasi: kebutuhan, keluhan, harapan dan
PROSES CORPORATE PLANNING
PERSIAPAN PENJARINGAN ASPIRASI STAKEHOLDER PENETAPAN MISI DAN VISI ANALISIS SWOT PENETAPAN SASARAN DAN PILIHAN STRATEGI PENYUSUNAN PROGRAM AKUNTABILITAS PERUSAHAAN EVALUASI KELAYAKAN PROGRAM PELAKSANAAN DAN
identifikasi SWOT, penetapan sasaran dan penyusunan program perusahaan ;
• Pemahaman mengenai tugas-tugas pokok Tim Teknis Penyusun Corporate Plan;
• Pemahaman mengenai lingkup Bantuan Teknis Konsultan
• Rencana kerja dan dan anggaran biaya operasional Tim Teknis Penyusun Corporate Plan
Masukan / Referensi:
• Pedoman Corporate Plan BUMD dan referensi lainnya;
• Corporate Plan periode sebelumnya, jika ada • Rencana Induk (Master Plan), terutama bagi BUMD-BUMD yang mengelola infrastruktur publik, jika ada;
• Studi-studi yang pernah dilakukan, jika ada; • Corporate Plan BUMD sejenis
Jangka Waktu Penyelesaian Tahap Ini:
• 2 pekan
Tindak Lanjut:
• Penyusunan kerangka kerja perumusan misi dan visi
• Penyusunan kerangka kerja evaluasi kondisi internal dan eksternal
• Pengumpulan data dasar, seperti data sosial-ekonomi, demografi dan lain-lain.
• Penjaringan aspirasi stakeholder Bahan Bacaan:
(1) Dasar-Dasar Corporate Planning BUMD; (2) Tujuan dan Lingkup pendampingan Konsultan Lampiran;
A. Rencana tindak Tim Teknis selama periode persiapan B. Outline dan Syllabus Corporate Plan
Penjelasan
Tujuan
Pengertian Corporate Plan di sini ialah “dokumen rencana strategik jangka menengah (3—6 tahun) sebuah perusahaan / unit usaha pada level korporasi/organisasi, yang akan digunakan perusahaan tersebut sebagai acuan dalam penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan perusahaan.”
Secara lebih spesifik, Corporate Plan memuat misi dan visi organisasi, sasaran dan strategi serta program yang diperlukan guna mewujudkan misi organisasi tersebut sesuai dengan visi yang disepakati, dengan mempertimbangkan kondisi dan dinamika eksternal yang dihadapi serta kompetensi, kapasitas dan potensi sumber daya yang dimiliki perusahaan.
Dengan adanya Corporate Plan yang disusun dengan baik, maka rencana kerja dan anggaran tahunan perusahaan dapat disusun secara terfokus, terarah dan realistik
Pada waktu pembahasan sub-modul persiapan ini dilakukan, Tim Teknis Penyusunan Corporate Plan sudah terbentuk. Selain membahas, mendalami dan menyepakati berbagai aspek dalam penyusunan Corporate Plan yang disajikan dalam modul ini, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh Tim Teknis.
Pertama, adanya perbedaan paradigmatik yang cukup signifikan antara pendekatan perencanaan perusahaan yang yang dijadikan landasan keseluruhan modul ini dengan perencanaan BUMD pra-reformasi dan pra-otonomi. Perbedaan-perbedaan tersebut adalah. .
(1) Perencanaan dilakukan sendiri oleh BUMD / unit usaha yang bersangkutan. Bantuan konsultan, jika ada, hanya sebagai fasilitator dan bersifat komplementer. Selain perencanaan memang merupakan salah satu fungsi manajemen, perencanaan yang disusun sendiri akan lebih sesuai dengan kebutuhan, realistik serta lebih menimbulkan rasa memiliki, sehingga lebih mungkin dan cenderung untuk dilaksanakan;
(2) Perencanaan tidak lagi difokuskan pada hal-hal fisik dan atau berorientasi proyek, tetapi pada peningkatan kemampuan kelembagaan secara menyeluruh (capacity building), karena tanpa peningkatan kemampuan kelembagaan, maka pemanfaatan investasi fisik sering tidak optimal. Perencanaan yang dilakukan sendiri pada dasarnya juga merupakan bagian dari peningkatan kemampuan kelembagaan BUMD / unit usaha yang bersangkutan; Corporate Plan adalah dokumen rencana strategik jangka menengah (3—6 tahun) sebuah perusahaan pada level organisasi/korporasi , yang akan digunakan perusahaan tersebut sebagai acuan dalam penyusunan perencanaan yang disusun sendiri akan lebih realistik dan lebih menimbulkan rasa memiliki, sehingga lebih mungkin dan cenderung untuk dilaksanakan
(3) Perencanaan dilakukan dengan pendekatan partisipatif, yaitu dengan melibatkan pihak-pihak yang sangat berkepentingan kepada perusahaan (stakeholder), utamanya konsumen, masyarakat, pemilik, manajemen dan karyawan. Hal ini bertujuan: (a) agar berbagai aspirasi stakeholder terakomodasi dalam perencanaan, karena pada dasarnya keberadaan suatu organisasi adalah untuk memenuhi kebutuhan stakeholdernya, dan (b) agar perusahaan mendapat dukungan yang maksimal dari para stakeholder, karena tanpa dukungan mereka sangat sukar bagi perusahaan untuk melaksanakan program-programnya dengan baik.
Kedua, anggota Tim Teknis biasanya terdiri dari berbagai disiplin ilmu, pengalaman, dan di antaranya sudah ada pernah mengikuti lokakarya dan pelatihan mengenai rencana strategis untuk instansi pemerintah, yang umumnya mengacu kepada Inpres No. 7/1999 mengenai Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP) yang pada dasarnya tidak bisa diterapkan begitu saja kepada perencanaan strategik untuk entitas bisnis yang mempunyai sifat-sifat dasar yang berbeda dengan sebuah instasi Pemerintah.
Prinsip-prinsip mengenai konsep dan kandungan Corporate Plan pada modul ini mengacu kepada konsep-konsep yang digunakan dalam literatur manajemen strategik serta pedoman penyusunan Rencana Jangka Panjang / Corporate Plan BUMN dan BUMD yang disiapkan oleh instansi pemerintah terkait, antara lain.
(1) Pedoman Penyusunan Corporate Plan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM), yang disiapkan oleh Direktorat Jenderal Pemerintahan Umum Pemerintahan Daerah Departemen Dalam Negeri, 2000
(2) “Guidelines for Preparation of Corporate Plan by Indonesian Regional Drinking Water Enterprises (PDAMs)” yang disiapkan oleh proyek kerjasama Pemerintah Indonesia (Bappenas, Departemen Pekerjaan Umum, Departemen Dalam Negeri dan Departemen Keuangan) dengan World Bank di bawah Proyek National Water Supply Sector Project, April 1995. (3) Keputusan Menteri Badan Usaha Milik Negara No 102 tahun 2002 tentang “Penyusunan Rencana Jangka Panjang Badan Usaha Milik Negara”
agar berbagai aspirasi stakeholder terakomodasi dalam perencanaan, karena pada dasarnya keberadaan suatu organisasi adalah untuk memenuhi kebutuhan
Perbedaan yang cukup prinsipil misalnya pada pengertian “misi”. Dalam perencanaan strategik instansi pemerintah “misi” umumnya diartikan sebebagai “langkah-langkah yang diperlukan untuk mewujudkan “visi”, sedangkan dalam kepustakan manajemen strategik yang juga digunakan dalam pedoman-pedoman di atas ialah “alasan fundamental dari keberadaan” atau “raison d’être” sebuah organisasi, dirumuskan dengan dengan menjawab pertanyaan: “Apa bisnis kita?”, sementara Visi menjawab pertanyaan “Kita ingin seperti apa”. Dalam perspektif ini misi harus dittentukan terlebih dahulu sebelum penetapan visi, sekalipun dalam pelaksanaanya bisa terdapat interaksi dan saling pengaruh antar keduanya.
Untuk lebih jelasnya hal tersebut dapat dilihat pada “The vocabulary of strategy” dari Gerry Johnson dan Kevan Scholes berikut ini.
Istilah Definisi Contoh Pada Perorangan
Misi Maksud utama dari
keberadaan suatu organisasi yang mencerminkan nilai-nilai atau harapan dari para stakeholder
Menjadi sehat dan bugar
Visi
atau target strategik
Keadaan masa depan yang diinginkan: aspirasi dari suatu organisasi Memimpin di London marathon Sasaran (Goal) Pernyataan umum mengenai maksud atau tujuan
Mengurangi berat badan sebanyak 10 pounds dalam bulan September dan mengikuti marathon dalam tahun 1998
Tujuan
(Objective)
Kuantifikasi (jika memungkinkan) atau pernyataan yang lebih terukur mengenai sasaran
Mengurangi berat badan dan mengencangkan otot-otot
Kompetensi
Inti Sumberdaya, cara pengolahan dan keahlian yang menghasilkan keuntungan kompetitif
Kedekatan dengan sebuah fitness center, keluarga dan
teman-teman yang mendukung dan
keberhasilan menjalani diit di waktu yang lalu
Strategi Arahan jangka panjang Bergabung dengan suatu
jaringan kerjasama
(misalnya menjadi anggota klub lari, berlatih secara teratur, bertarung di lari maraton setempat,
menjalani dengan ketat diit yang sesuai)
Struktur
Strategik Gabungan dari sumberdaya, cara pengolahan dan kompetensi yang membuat strategi berhasil guna
Latihan khusus dan sistem diit, pelatihan yang tepat dll. Misi dirumuskan dengan dengan menjawab pertanyaan: “Apa bisnis kita?”, sementara Visi menjawab pertanyaan “Kita ingin seperti apa”
Istilah Definisi Contoh Pada Perorangan
Kontrol Langkah-langkah tindakan
dan pemantauan guna: - menilai efektifitas
berbagai strategi dan tindakan
- memodifikasi berbagai strategi dan tindakan yang diperlukan
Memantau berat batan, jumlah lari yang dijalani dan catatan waktu:
jika kemajuan yang dicapai memuaskan tidak
melakukanapa-apa, jika tidak mempertimbangkan untuk melaksanakan strategi dan tindakan lain Namun perbedaan tersebut hendaknya dapat dilihat sebagai sesuatu yang wajar dan tidak perlu dipertentangkan karena sebagaimana dikemukan di atas, sebagai sebuah entitas bisnis, BUMD dan unit usaha daerah mempunya sifat-sifat dasar yang berbeda dengan sebuah instasi Pemerintah.
Pada akhirnya, selain beranggotakan staf BUMD terkait, anggota Tim Teknis dapat juga berasal dari instansi Pemerintah di luar BUMD, bahkan dalam beberapa kasus ada anggota DPRD yang menjadi anggota Tim. Hal tersebut tidak menjadi masalah. Yang penting digarisbawahi ialah, bahwa siapapun yang menjadi angotanya, Tim Teknis harus bertanggungjawab kepada Manajemen BUMD dan Dewan Pengawas, dan semua kesimpulan dan rekomendasi Tim Teknis yang akan dijadikan isi dan substansi Corporate Plan perlu memperoleh persetujuan Manajemen dan Dewan Pengawas
Corporate Plan dan Business Plan
Dalam praktik, istilah Corporate Plan dan Business Plan sering dipertukarkan tanpa mengubah substansi dan kegunaannya. Dengan kata lain, Corporate Plan = Business Plan. Pada sisi lain, rencana kerja tahunan yang diturunkan dari Corporate Plan juga ada yang menyebutnya sebagai Business Plan.
Modul ini menggunakan terminologi Business Plan bagi Unit Usaha Daerah yang tidak berbentuk badan hakum (korporat) atau rencana strategis dari unit usaha strategis (strategic business unit, SBU) yang diturunkan dari Corporate Plan holding company-nya atau yang analog. Misalnya bagi Pemda yang menginginkan dibuatnya Corporate Plan gabungan dari sejumlah PD BPR BKK yang dimilikinya, maka corporate plan dari tiap-tiap PD BPR BKK yang diturunkan dari Corporate Plan gabungan tersebut disebut dengan Business Plan atau Rencana Bisnis.
Seluruh proses pembahasan dan pendalaman materi di luar pelatihan dipimpin oleh seorang fasilitator yang bisa berasal fihak ketiga/konsultan atau Ketua Tim Teknis, apabila penyusunan Corporate Plan dilakukan tanpa bantuan fihak ketiga/konsultan. Fasilitator yang berasal dari fihak luar, hendaknya tidak terlalu banyak campur tangan terhadap substansi Corporate Plan..
Pada tahap awal ini Tim Teknis hendaknya juga melakukan audensi yang cukup intensif dengan manajemen, pemilik, dewan pengawas dan lembaga terkait lainnya guna menyamakan persepsi, khususnya untuk hal-hal yang bersifat prinsipil serta membangun komitmen serta dukungan politis dan finansial yang diperlukan. Lobi dengan pimpinan DPRD dan komisi terkait juga diperlukan bagi BUMD/unit usaha daerah yang memproduksi barang-barang publik dan atau karena pertimbangan sosial dan politik, tidak dapat sepenuhnya memberlakukan tarif/harga jual barang yang minimal dapat memulihkan biaya. Yang perlu diingat ialah bahwa secara struktural tidak terdapat hubungan garis antara DPRD dengan Manajemen / Tim Teknis Penyusunan Corporate Plan BUMD yang bersangkutan.
Produk / Sasaran
Pada akhir tahap persiapan ini Tim Teknis hendaknya sudah mempunyai persepsi yang sama mengenai kandungan dan proses Corporate Plan yang hendak disusun serta siap melakukan kegiatan-kegiatan tahap berikutnya. Kegiatan tersebut ialah:
• Penjaringan Aspirasi Stakeholder
• Pengumpulan data-data dasar serta faktor-faktor internal dan eksernal guna mengidentifaksikan peluang dan ancaman yang dihadapi serta kekuatan dan kelemahan yang dimiliki
• Perumusan dan penetapan misi dan visi organisasi.
Juga sangat penting agar Tim Teknis sudah menyusun draft outline dan pokok-pokok bahasan dari masing-masing bab agar Tim Teknis dapat mempuat perencanaan yang baik untuk tiap-tiap tahapan termasuk perencanaan untuk memperoleh data dan referensi yang diperlukan untuk menyelesaikan tiap-tiap bab.
Mengacu kepada pedoman-pedoman yang dikemukan di atas, maka secara garis besar kandungan Corporate Plan BUMD yang disarankan terdiri dari sembilan bab sebagai berikut.
kalau fasilitator berasal dari fihak luar, hendaknya dia tidak terlalu banyak campur terhadap substansi corporate plan
Ba
b Item Keterangan
1. Pendahuluan Latar Belakang, Tujuan, Proses dan Metodologi
2. Profil dan Potensi
Wilayah Gambaran Umum, Kependudukan Kondisi Sosial Ekonomi 3. Profil dan Potensi
perusahaan Perkembangan Usaha, Pemasaran, persaingan, organisasi dan SDM, kinerja keuangan 3 – 5 tahun terakhir
4. Hasil Survei Pelanggan Tujuan, Metodologi Survei, Pokok-Pokok Temuan, Kesimpulan
5. Pernyataan Misi dan
Visi Program Para stakeholder dan harapan mereka, misi dan visi organisasi 6. Analisis SWOT dan
Posisi Perusahaan Kekuatan dan Kelemahan, Peluang dan Ancaman, Matriks posisi perusahaan dan penetapan strategi umum yang sesuai 7. Sasaran dan Strategi Faktor-faktor kunci, sasaran-sasaran
utama perusahaan selama 3 – 6 tahun kedepan, strategi (kebijakan dan identifikasi program) yang diperlukan untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut.
8. Program Lima Tahun
Perusahaan Asumsi-Asumsi dan Parameter, Program-Program Bidang Fungisional dan Alokasi Sumber Daya Perusahaan yang
diperlukan untuk
mengimlementasikannya, Evaluasi Kelayakan Program
9. Akuntabilitas
Pelaksanaan Program Identifikasi penanggung jawab program pada level perusahaan, mekanisme pelaporan dan akuntabilitas pelaksanaan program.
Contoh outline dan syllabus untuk beberapa jenis BUMD dan unit usaha daerah disajikan pada lampiran terpisah.
Pada akhirnya, yang juga tidak kalah pentingnya ialah terbangunnya komitmen yang kuat dikalangan Tim Teknis, Manajemen dan Pemilik tidak hanya untuk menyusun, tetapi juga untuk memfungsikan Corporate Plan sebagai acuan dan pemberi arah dalam pengusahaan dan pengembangan tahunan BUMD ke depan.
Jangka Waktu Pengerjaan
Apabila Tim Teknis bekerja dengan intensif dan sistematis, maka penyusunan dokumen akan dapat diselesaikan dalam jangka waktu 5 sampai dengan 7 bulan.
Berikut ini disajikan jadwal kegiatan penyusunan Corporate Plan secara keseluruhan.
yang juga tidak kalah pentingnya ialah terbangunnya komitmen yang kuat dikalangan Tim Teknis, Manajemen dan Pemilik untuk untuk tidak hanya menyusun, tetapi juga memfungsikan Corporate Plan sebagai acuan dalam
N
o. Kegiatan Pelaksana Input Output Waktu
1
. Pengenalan dan Persiapan Fasilitator, Tim Teknis & Stakehol der Buku-buku pedoman, Referensi, Dokumen CP yang ada, Fasilitasi Kesamaan persepsi Tim Teknis mengenai kandungan dan Proses CP, RKTL 1 pekan 2 . Penjaringan Aspirasi Stakeholder Tim
Teknis Analisis Stakeholders, Lokakarya Jaring Aspirasi, SKP, SKN atau survey sejenis
Daftar nilai dan harapan stakeholder, kerangka kerja perumusan misi dan visi, kerangka kerja evaluasi kondisi internal dan eksternal, RKTL 1 – 2 bulan 3
. Penetapan Misi dan Visi Organisasi
Tim
Teknis Daftar nilai dan harapan stakeholder, kerangka kerja perumusan misi dan visi, kerangka kerja evaluasi kondisi internal dan eksternal, Perda Pendirian BUMD Pernyataan misi dan visi perusahaan, RKTL 1 bulan 4
. Analisis SWOT Tim Teknis Pernyataan misi dan visi perusahaan, kerangka kerja evaluasi kondisi internal dan eksternal Posisi strategis perusahaan terhadap lingkungannya serta input untuk pilihan strategi, RKTL 7 pekan 5
. Penetapan Sasaran dan Pilihan Strategi
Tim
Teknis Matriks Harapan Stakeholder, Pernyataan Misi dan Visi, Key Result Areas, Hasil Analisis SWOT Sasaran-sasaran jangka panjang dan formulasi strategi, RKTL 2 pekan 6 . Penyusunan Program perusahaan Tim
Teknis SWOT, Strategi dan sasaran utama perusahaan; harga satuan untuk biaya investasi dan biaya operasional Program jangka menengah Perusahaan dan indicator kinerja, RKTL 1,5 bulan
N
o. Kegiatan Pelaksana Input Output Waktu
7
. Evaluasi Kelayakan Program
Tim
Teknis Laporan keuangan hasil audit 3 tahun terahir, rencana anggaran tahun berjalan, CAPEX tahunan, Asumsi-Asumsi dan Parameter teknis dan keuangan Kemampuan perusahaan membiayai program, Rekomendasi program 1 bulan 8 . Pelaksanaan dan Akuntabilitas Tim Teknis, Pemda Sasaran, program dan Indikator Kinerja
Hasil evaluasi Roll-over
Bacaan:
1. CORPORATE PLANNING BUMD
1.1
U m u m
Perencanaan–-yang merupakan salah satu fungsi esensial manajemen di samping pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian–-mencakup penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi menyeluruh untuk mencapai tujuan tersebut, dan membentuk hirarki dari sejumlah rencana untuk menguntegrasikan dan mengkordinasikan berbagai kegiatan. Perencanaan sangat berguna untuk memberikan arahan bagi manajemen, mengurangi dampak dari berbagai perubahan yang terjadi, meminimalkan pemborosan dan tindakan-tindakan yang tidak perlu
Secara garis besar perencanaan dibagi menjadi dua:
(1) Perencanaan Strategik: perencanaan pada level organisasi dengan perumusan tujuan yang bersifat menyeluruh yang didasarkan kepada pemahaman posisi perusahaan terhadap lingkungan usahanya dan berjangka waktu lebih dari 1 tahun
(2) Perencanaan Operasional: Perencanaan yang menjelaskan dengan rinci bagaimana rencana keseluruhan dicapai berjangka waktu 1 tahun
Kenapa perencanaan strategik selalu diperlukan?
Jawabannya ialah, organisasi yang berhasil selalu ingin meningkatkan keberhasilannya, organisasi yang menghadapi berbagai masalah selalu ingin mengatasi permasalahannya dengan baik.
1.2
Pengertian Umum dan Kegunaan Corporate
Plan
Corporate Plan atau Rencana Korporat adalah “sebuah dokumen rencana strategis sebuah badan usaha/badan hukum pada level organisasi berjangka waktu 3 s.d. 6 tahun, yang akan dijadikan dasar dalam penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan badan, bidang, unit usaha strategis dan proyek”.
Dengan adanya Corporate Plan yang disusun dengan baik dan benar, maka rencana kerja tahunan dan rencana operasional badan usaha/badan hukum tersebut dapat disusun secara terfokus, terarah, terkendali dan efisien.
Selain sebagai alat manajemen, Corporate Plan juga dapat berfungsi sebagai sarana bagi badan usaha / badan hukum yang bersangkutan untuk berkomunikasi dengan para pihak
yang berkepentingan (stakeholder) termasuk calon investor dan kalangan perbankan.
Lebih lanjut, dengan memperhatikan kegunaan perencanaan seperti yang dikemukakan di atas, adanya Corporate Plan akan lebih memungkinkan terselenggaranya prinsip-prinsip “good corporate governance” utamanya kemandirian, transparansi dan akuntabitiltas
Dalam sebuah lingkungan dunia usaha yang serba tidak menentu dan sangat kompetitif seperti dewasa ini, adanya sebuah rencana strategis seperti corporate Plan, tentunya merupakan sesuatu yang sangat diperlukan untuk tetap eksis, mengatasi rintangan dan berkembang.
1.3
Corporate Planning sebagai Sarana
Pemberdayaan BUMD
Implikasi pokok pemberlakuan desentralisasi dan otonomi daerah ialah adanya keleluasaan Daerah untuk menggali dan memanfaatkan potensi Daerah yang bersangkutan guna meningkatkan kesejahteraan dan pelayanan kepada masyarakat. Untuk itu Daerah antara lain perlu memberdayakan dan meningkatkan peranan BUMD yang dimiliki, baik dalam fungsinya sebagai pelaksana pelayanan publik maupun sebagai penyumbang dividen yang merupakan salah satu sumber PAD.
Dalam kaitan ini, adanya Corporate Planning yang disusun dengan baik dan komprehensif serta dilakukan dengan pendekatan partisipatif: dengan melibatkan stakeholder utama serta berorientasi pada capacity building merupakan salah satu suatu sarana yang sangat kondusif bagi pemberdayaan, peningkatan peranan dan pemberlakuan prinsip-prinsip “good corporate governance” oleh BUMD yang bersangkutan.
Pendekatan seperti yang dikemukakan di atas menghendaki, agar Corporate Plan tersebut disusun oleh BUMD itu sendiri. Jika bantuan konsultan diperlukan, maka peranan konsultan lebih banyak sebagai fasilitator atau pemberi bimbingan teknis.
1.4
Lingkup Bahasan
Menurut Buku “Pedoman Penyusunan Corporate Plan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM)”, yang diterbitkan oleh Departemen Dalam Negeri dalam tahun 2000, Corporate Plan sebuah BUMD hendaknya paling tidak mengandung komponen-komponen sebagai berikut.
• Pernyataan Misi dan Visi Organisasi
• Tinjauan terhadap lingkungan usaha dan sumber daya perusahan
• Strategi dan Sasaran Utama
• Program Perusahan 3—6 tahun ke depan • Akuntabilitas Pelaksanaan Program
Perlu digaris bawahi bahwa Pengertian “Misi” dan “Visi” di sini ialah pengertian yang lazim digunakan dalam kepustakaan Manajemen Strategik. “Misi” yang didefinisikan sebagai “alasan fundamental dari keberadaan” atau “raison d’être” sebuah organisasi, dirumuskan dengan menjawab pertanyaan: “Apa bisnis kita?” , sementara Visi menjawab pertanyaan “kita ingin seperti apa”. Pernyataan Misi yang disiapkan secara seksama secara luas diakui olah praktisi dan akademisi sebagai langkah pertama dalam manajemen/perencanaan strategik (Fred R David, 1999).
Berikut ini disajikan diagram manajemen strategik menurut
Fred R David.
1.6
Siklus Corporate Planning
Sebagaimana dikemukakan oleh Buku Pedoman Penyusunan Corporate Plan PDAM yang diterbitakan oleh Depdagri (2000), Corporate Planning ada suatu proses yang berkesinambungan yang terdiri dari
• Kesepakatan/Komitmen; • Penyusunan;
• Implementasi;
• Monitoring, Revisi dan Penyempurnaan
Implementasi Strategi Evaluasi Strategi
Perumusan Strategi Umpan Balik Melakukan Audit Eksternal Mengembangkan Pernyataan Misi Menerapkan Sasaran Jangka Panjang Menghasilkan Mengevaluasi Dan Memilih Strategi Mengalokasikan Sumber Daya Menetapkan Kebijakan dan Sasaran Tahunan Mengukur dan Mengevaluasi Prestasi Melakukan Audit Internal
Sssuai dengan rekomendasi Buku Pedoman tersebut, periode siklus Corporate Planning yang disarankan bagi PDAM adalah 5 tahun. Apabila kurang dari 5 tahun hasil program sukar dilihat hasilnya karena pengembangan sistem penyediaan air bersih perpipaan umumnya memerlukan investasi yang relatif besar dan multitahun, sedangkan periode lebih dari 5 tahun mengandung banyak unsur ketidakpastian dan tidak mudah diprediksi.
Bagi BUMD lain, disesuaikan dengan karakter, ukuran dan lingkup kegiatan BUMD tersebut. Namun disarankan tidak kurang dari tiga tahun dan tidak lebih dari enam tahun.
Secara prinsip tahapan-tahapan siklus corporate planning tersebut tidak berbeda dengan kerangka umum manajemen strategik.
Skema satu siklus corporate planning yang dikutip dari Buku Pedoman tersebut diperlihatkan pada Gambar 1 berikut ini
.
1.6
Proses Penyusunan
Proses, adalah dimensi yang sangat penting dalam perencanaan seperti corporate planning, karena itu hendaknya disusun dan dilaksanakan dengan baik, seksama dan sistematis. Proses yang baik tetap bermanfaat bagi manajemen, kendatipun tujuan dan sasaran yang ditetapkan tidak sepenuhnya tercapai dengan baik.
Secara garis besar, proses penyusunan Corporate Plan BUMD mencakup kegiatan-kegiatan sebagai berikut.
• Pembentukan Tim Teknis Penyusunan Corporate Plan
• Pelaksanaan survei-survei yang diperlukan seperti Survei Kepuasan Pelanggan dan Survei Pengguna Jasa.
• Pengidentifikasian para stakeholders dan penjaringan nilai dan ekspektasi mereka
• Perumusan Misi dan Visi organisasi yang ditetapkan dengan mempertimbangkan nilai dan ekspektasi para stakeholder utama.
• Pengkajian terhadap lingkungan usaha dan potensi Perusahaan guna mengidentifikasikan faktor-faktor yang sangat berpengaruh terhadap pemcapaian misi utama organisasi.
F or m a t L e g a lisa s i S as aran s em e nta ra K o m itm en R e vi s i E va l u as i Mon itorin g op eras io nal ta hu na n & P e re n ca n a an I n s t itu s ion a lis as i S o s ia lisa s i L e g ali s a s i P en y u su n a n Pe r siap an KE SE P AK A TA N DA N KO M I T ME N AN TAR ST A K EH O L DE R S UT A M A P E N Y U S U N A N I M P L E M E N T A S I E V A L U A S I D A N R E V I S I M i s i d a n V i s i S t r a t e g i d a n S a s a r a n P r o g r a m 5 - t a h u n G a m b a r 1 S I K L U S C O R P O R A T E P L A N N I N G
• Melakukan Analisis SWOT sebagai dasar dalam memetakan posisi perusahaan terhadap lingkungannya, menetapkan sasaran/prioritas selama periode perencanaan berikut pilihan strategi, serta ukuran kinerja pencapaiannya
• Menyusun Program Perusahaan selama periode perencanaan sebagai rencana tindak dari sasaran dan strategi, memperkirakan sumberdaya organisasi (waktu, tenaga kerja, peralatan dan dana) yang diperlukan untuk mengimlementasikaanya, dan menganalisis kelayakannya
• Merumuskan tata cara pelaksanaan dan mekanisme akuntabilitas Program
• Penyiapan Dokumen
1.7
Implementasi Corporate Planning
Tahap implementasi merupakan tahap yang sangat penting dalam siklus corporate planning, yaitu bagaimana menerjemahkan program perusahaan ke dalam sikap keseharian dan kegiatan operasional perusahaan, bidang, bagian, cabang dan proyek, sehingga sasaran-sasaran dan strategi jangka panjang yang ditetapkan bisa tercapi. Hal ini tidak mudah, karena sasaran-sasaran dan strategi baru ada kalanya memerlukan penyesuaian struktur organisasi dan kebutuhan personil.
Dalam proses implementasi ada dua hal yang perlu untuk dilakukan yaitu:
• Sosialisasi internal dan eksternal substansi dan implikasi Corporate Plan yang baru disusun; dan
• Institusionalisasi strategi dan program perusahaan yang digariskan di dalam Corporate Plan.
Lebih lanjut, divisi-divisi harus menyusun cara-cara bagaimana mereka perperan dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan dengan mengembangkan tujuan-tujuan spesifik masing-masing divisi sebagai pelengkap.
Kemudian bagian/cabang di lingkungan divisi dan seksi-seksi di lingkungan bagian/cabang mengembangkan tujuan-tujuan yang lebih rinci dan rencana tindak untul secara kumulatif memberikan kontribusinya terhadap tujuan dan visi jangka panjang organisasi. Sebagaimana disinggung sebelumnya, rencana-rencana yang lebih rinci / bersifat operasioanl ini disusun untuk satu jangka waktu satu tahun.
Pada tahap ini rencana kerja dan anggaran untuk program tahun pertama dipertajam dan rencana kerja dan anggaran untuk program tahun kedua diperbaiki.
Karena perusahaan beroperasi pada tataran yang dinamis dan tidak seluruh faktor-faktor kunci bisa diprediksi dan dikendalikan, maka implementasi dari Corporate Plan perlu dimonitor dan dievaluasi dan melakukan revisi yang diperlukan secara berkala.
Sebelumnya, setelah penyiapan draft I, Corporate Plan tersebut perlu diperbanyak dan didistribusikan kepada para stakeholder utama untuk dibahas bersama secara “fair” dan terbuka guna menjamin dukungan mereka terhadap dokumen tersebut. Sejumlah revisi mungkin perlu dilakukan sebelum dokumen memperoleh persetujuan dari Pemilik/Dewan Pengawas.
Pada tahap monitoring evaluasi dan revisi ini, kinerja organisasi dimonitor dengan memakai ukuran kinerja yang diterapkan.
Aktivitas monitoring, evaluasi dan revisi tersebut hendaknya dilakukan melalui mekanisme dan prosedur yang ada.
Revisi-revisi yang bersifat fundamental perlu didokumentasikan sebagai suplemen Corporate Plan yang ada dan dilaporkan kepada Pemda / DPRD
2.
PERANAN KONSULTAN
Sebagaimana dikemukakan di atas, dalam penyusunan corporate plan dengan pendekatan partispatif dan berorientasi pada capacity building, bantuan Konsultan jika diperlukan, lebih bersifat fasilitasi dan dalam bentuk bimbingan teknis. Pada kegiatan Bantuan Teknis Penyusunan Corporate Plan yang diberikan kepada BUMD kabupaten/kota yang memperoleh bantuan langsung penyusunan PDPP, PERFORM Project USAID melakukan fasilitasi melalui pendekatan sebagai berikut.
• Penyediaan Modul Proses Penyusunan Corporate Plan dan Model Proyeksi Keuangan (FINPRO).
• Pelatihan bagi Tim Teknis
• Fasilitasi Survei Kepuasan Pelangan
• Fasilitasi Lokakarya Stakeholder sebagai medium untuk menjaring aspirasi stakeholder guna merumuskan Misi, Visi, Sasaran dan Strategi yang akan disiapkan oleh Tim Teknis
• Konsultasi berkala.
Modul Proses sebagai panduan bagi Tim Penyusun Corporate Plan BUMD yang bersangkutan terdiri dari delapan pokok bahasan sebagai berikut.
1. Pengenalan dan Kegiatan-Kegiatan Persiapan Corporate Planning
2. Penjaringan Aspirasi Stakeholder 3. Perumusan Misi dan Visi Organisasi
4. Pengkajian terhadap Lingkungan Usaha dan Potensi Sumber Daya Perusahaan (Analisis SWOT dan Penentuan Posisi Perusahaan)
5. Penetapan Sasaran dan Pemilihan Strategi 6. Penyusunan Program Perusahaan
7. Evaluasi Kelayakan Finansial Program 8. Pelaksanaan dan Akuntabilitas
Pentahapan pelatihan dilakukan sebagai berikut
Tahap I: dengan Materi Pokok Bahasan 1 s.d. 4, dengan simulasi perumusan misi dan visi organisasi, dilakukan sebelum pelaksanaan kegiatan penyusunan dilakukan.
Tahap II: dengan Materi Pokok Bahasan 5 s.d. 8 , dengan simulasi penetapan sasaran, perumusan strategi dan penyusunan program korporat/organisasi, dilakukan sesudah Tim Teknis selesai melakukan Analisis SWOT.
Tabel Rencana Tindak Kegiatan Tahap Persiapan Penyusunan
No. Kegiatan Pelaksana Input Output Waktu Keterangan
I Kesepakatan Awal untuk menyusun
Corporate Plan Manajemen, Pemilik/Dewan Pengawas, Konsultan (opsional) 1.1 Pemantapan Komitmen BUMD,
Pemilik/Dewan Pengawas, Fasilitator
Pertemuan dan pembahasan oleh stakeholder utama
Komitmen untuk menyusun dan mengoperasionalisasikan Corporate Plan
1 hari
1.2 Pembentukan Tim Teknis BUMD, Pemilik Rapat direksi dan pemilik BUMD Struktur organisasi Tim Teknis 1 hari 1.3 Penyusunan Rencana Kerja Umum Tim Teknis Penyepakatan sumber daya Rencana Tindak 1 hari 1.4 Pelatihan Tahap I Fasilitator,
BUMD
Pemaparan Materi, Tanya Jawab, Diskusi Kelompok
Pemahaman prinsip-prinsip strategic planning
2 hari
1.5 Pendalaman Materi Tim Teknis Pokok Bahasan I Langkah-langkah yang akan diambil oleh Tim untuk memenuhi / mengahasilkan target dan produk-produk tahap persiapan
1 pekan
1.5 Fasilitasi Fasilitator, Tim
