9
LANDASAN TEORI
2.1 Teori-teori Dasar/Umum
2.1.1 Komunikasi Organisasi
Menurut Wiryanto, Komunikasi Organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Romli, 2011:4).
Sedangkan menurut Syaiful Rohim, Komunikasi Organisasi adalah perilaku pengorganisasian yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu berinteraksi dan memberi makna atas apa yang sedang terjadi (2009:111).
Berdasarkan kedua pengertian tersebut, penulis menyimpulkan bahwa komunikasi organisasi adalah sebuah pengiriman dan penerimaan pesan yang terjadi di dalam sebuah organisasi.
Berikut adalah model komunikasi Shannon yang dijelaskan dalam buku Komunikasi Organisasi (Muhammad, 2009:7)
Gambar 2.1: Model Komunikasi Shannon & Wever
Sumber: Buku Komunikasi Organisasi
Sumber informasi dalam komunikasi manusia adalah otak. Pada otak terdapat kemungkinan pesan yang tidak terbatas jumlahnya. Tugas utama dari otak adalah menghasilkan suatu pesan. Otak harus memilih pesan yang tepat atau cocok dengan situasi. Proses pemilihan ini seringkali menjadi perbuatan yang tidak disadari manusia.
Pemilihan transmitter tergantung pada jenis komunikasi yang digunakan, komunikasi tatap muka atau komunikasi menggunakan mesin. Pada komunikasi tatap muka yang menjadi transmitter adalah alat-alat pembentuk suara dan dihubungkan dengan organ tubuh yang terlibat dalam komunikasi nonverbal. Sedangkan pada komunikasi menggunakan mesin, alat-alat komunikasi yang berfungsi sebagai transmitter adalah alat itu sendiri seperti, telepon, radio, televisi, foto, dan film.
Sumber informasi
Transmitter Penerima Tujuan
Penyandian pesan Signal Penerimaan signal Penginterpretasian pesan Sumber gangguan
Penyandian (encoding) pesan diperlukan untuk mengubah ide dalam otak ke dalam suatu sandi yang cocok dengan transmitter. Dalam komunikasi tatap muka signal yang cocok dengan alat-alat suara adalah berbicara. Sedangkan pada komunikasi menggunakan mesin dengan alat-alat yang digunakan sebagai perluasan indera, penyandian pesan juga berasal dari tubuh tetapi diperluas melalui jarak jauh dengan transmitter.
Penerima dan penginterpretasian (decoding) pesan berlawanan dengan penyandian pesan. Pada komunikasi tatap muka penerimanya adalah alat-alat tubuh yang sederhana dan sanggup mengamati signal.
Tujuan adalah maksud yang ingin dicapai oleh komunikator. Tujuan merupakan otak manusia yang menerima pesan yang berisi macam-macam hal, ingatan atau pemikiran mengenai kemungkinan dari arti pesan.
Sumber gangguan terjadi pada saat pemindahan signal dari transmitter kepada si penerima atau komunikator kepada komunikan. Gangguan ini selalu ada di dalam setiap komunikasi. Oleh sebab itu, kita harus menetralkan gangguan dan tidak terkejut dengan kehadirannya.
Dalam penelitian ini, model komunikasi Shannon & Wevver ini digunakan untuk mengetahui proses sosialisasi yang dilakukan
oleh Industrial Relations PT Indopoly. Siapa komunikatornya, pesan apa yang disampaikan, media apa yang digunakan, siapa komunikan, dan apa gangguan yang dihadapi saat melakukan sosialisasi tersebut.
Komunikasi yang terjadi di dalam sebuah perusahaan memiliki fungsi-fungsi yang berbeda. Menurut Syaiful Rohim (2009:113), ada beberapa fungsi komunikasi dalam perusahaan, yaitu:
a. Fungsi Informatif, dimana organisasi dianggap sebagai sistem pemrosesan informasi. Maksudnya adalah seluruh karyawan berharap mendapatkan informasi yang lebih banyak, lebih baik, dan tepat waktu. Informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang di dalam perusahaan. Para manajemen perusahaan membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan perusahaan maupun untuk mengatasi konflik. Sedangkan karyawan membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan.
b. Fungsi Regulatif, berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu perusahaan. Ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulasi. Pertama, alasan pihak manajemen yang memiliki wewenang dalam mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Kedua, berkaitan dengan pesan yang berorientasi pada pekerjaan dimana para karyawan membutuhkan kepastian
peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh dilakukan.
c. Fungsi Persuasif, dalam mengatur para karyawannya, pimpinan perusahaan lebih suka menggunakan cara membujuk dari pada memberi perintah. Karena sesuatu yang dilakukan secara terpaksa tidak akan lebih baik hasilnya dibandingkan dengan sesuatu yang dilakukan dengan sukarela.
d. Fungsi Integratif, setiap perusahaan berusaha untuk menyediakan saluran bagi para karyawan agar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Saluran tersebut dapat dibagi menjadi dua, yaitu saluran komunikasi formal dan saluran komunikasi informal.
Fungsi komunikasi internal yang dilakukan Industrial
Relations PT Indopoly adalah fungsi Informatif dan fungsi
Integratif. Fungsi informatif yang dilakukan Industrial Relations adalah berkomunikasi dengan para karyawan yang diwakili oleh serikat pekerja dalam membuat kebijakan perusahaan. Sedangkan fungsi integratif yang dilakukan Industrial Relations PT Indopoly adalah menyediakan saluran komunikasi antara manajemen perusahaan dengan para karyawan, baik komunikasi formal maupun informal.
2.1.2 Public Relations
2.1.2.1 Definisi Public Relations
Istilah Public Relations sendiri berasal dari bahasa Inggris yang terdiri dari dua suku kata, yaitu Public dan Relations. Public memiliki arti publik atau masyarakat, sedangkan Relations dalam bahasa Indonesia berarti hubungan. Sehingga jika digabungkan
Public Relations memiliki arti secara harfiah yaitu hubungan dengan
masyarakat.
Menurut Lattimore dalam buku Public Relations: The
Proffesion and The Practice yang diterjemahkan oleh Afrianto Daud
(2010:4), Public Relations (PR) adalah fungsi kepemimpinan dan manajemen yang membantu pencapaian tujuan sebuah organisasi, membantu mendefinisikan filosofi, serta memfasilitasi perubahan organisasi. Para praktisi PR berkomunikasi dengan semua masyarakat internal dan eksternal yang relevan untuk mengembangkan hubungan yang positif serta menciptakan konsistensi antara tujuan organisasi dengan harapan masyarakat. Mereka juga mengembangkan, melaksanakan dan mengevaluasi program organisasi yang mempromosikan pertukaran pengaruh serta pemahaman di antara konstituen organisasi dan masyarakat.
Sedangkan menurut Cutlip dalam buku Effective Public
“Public relations is the management functions that establishes and maintains mutually beneficial relationshif between an organization and the publics on whom its success of failure depends.”
(Public relations adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut).
Dari definisi-definisi yang telah dipaparkan sebelumnya, dapat dilihat bahwa ketiga definisi yang dipaparkan oleh dua ahli yang berbeda, memiliki kesamaan. Dimana ketiga ahli tersebut, baik Lattimore dan Cutlip mengatakan bahwa Public Relations memiliki tugas dan tanggung jawab untuk menciptakan dan menjaga hubungan baik dengan publik-publik organisasinya, baik publik ekstrenal maupun publik internal.
2.1.2.2 Bagian-Bagian dari Fungsi PR
Dalam buku Effective Public Relations 9th edition (Cutlip,
2011:11) dijelaskan beberapa aktivitas yang dilakukan oleh seorang praktisi Public Relations, adalah sebagai berikut:
a. Hubungan Internal, adalah bagian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat organisasi menggantungkan kesuksesannya.
b. Publisitas, informasi yang disediakan oleh sumber luar yang digunakan oleh media karena informasi tersebut memiliki nilai berita.
c. Advertising, adalah informasi yang ditempatkan di media oleh
sponsor tertentu yang jelas identitasnya yang membayar untuk ruang dan waktu penempatan informasi tersebut.
d. Press agentry, adalah penciptaan berita dan peristiwa yang
bernilai berita untuk menarik perhatian media massa dan mendapatkan perhatian publik.
e. Public affairs, adalah bagian khusus dari PR yang membangun
dan mempertahankan hubungan pemerintah dan komunitas lokal dalam rangka mempengaruhi kebijakan publik.
f. Lobbying, adalah bagian khusus dari PR yang berfugsi untuk
menjalin dan memelihara hubungan dengan pemerintah terutama dengan tujuan memengaruhi penyusunan undang-undang dan regulasi.
g. Manajemen isu, adalah proses proaktif dalam mengantisipasi, mengidentifikasi, mengevaluasi, dan merespon isu-isu kebijakan publik yang memengaruhi hubungan organisasi dengan publik mereka.
h. Hubungan investor, adalah bagian dari PR dalam perusahaan korporat yang membangun dan menjaga hubungan yang bermanfaat dan saling menguntungkan dengan shareholder dan pihak lain di dalam komunitas keuangan dalam rangka memaksimalkan nilai pasar.
i. Pengembangan, adalah bagian khusus dari PR dalam organisasi nirlaba yang bertugas membangun dan memelihara hubungan dengan donator dan anggota dengan tujuan mendapatkan dana dan dukungan sukarela.
Dalam penelitian ini, yang menjadi fokus penelitian adalah fungsi PR yang menjalankan hubungan internal. Dalam penelitian ini, penulis membahas tentang cara-cara atau kegiatan yang dilakukan oleh Industrial Relations PT Indopoly dalam mendukung proses sosialisasi kebijakan perusahaan kepada seluruh karyawan pabrik. Fungsi PR dalam menjalankan hubungan internal akan dibahas secara lebih mendalam pada teori khusus.
2.1.3 Perusahaan
Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus-menerus dengan memperoleh keuntungan dan atau laba bersih, baik yang diselenggarakan oleh orang perorangan maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum,
yang didirikan dan berkedudukan dalam wilayah negara RI (UU No.8 Tahun 1997, Pasal 1 Ayat 1).
Dalam modul yang berjudul Pengantar Akuntansi II yang ditulis oleh Nurul Hidayah (2007:2), terdapat tiga jenis perusahaan yang beroperasi untuk menghasilkan laba yaitu :
a. Perusahaan Manufaktur (Manufacturing)
Mengubah input dasar menjadi produk yang dijual kepada masing-masing pelanggan.
b. Perusahaan Dagang (Merchandising)
Menjual produk kepada pelanggan tanpa mengubah bentuk barang dan jasanya.
c. Perusahaan Jasa (Service)
Menghasilkan jasa untuk pelanggan.
PT Indopoly sendiri merupakan perusahaan manufaktur yang mengubah input dasar yang berupa biji plastik menjadi produk yang dijual kepada masing-masing pelanggan dalam bentuk plastik.
2.1.4 Kebijakan dan Proses Sumber Daya Manusia (SDM)
Kebijakan manajemen SDM adalah sebuah rangkaian keputusan yang bersifat panduan/arahan, sekaligus sikap manajemen dalam mengelola para personilnya. Biasanya kebijakan tersebut berbentuk prosedur atau program. Untuk mendukung proses
manajemen SDM yang baik, perlu dibuat berbagai kebijakan (Juwaini, 2011: 82).
Dalam buku Social Enterprise disebutkan ada beberapa unsur yang melekat dalam proses manajemen SDM (Juwaini, 2011: 85), yaitu:
a. Staffing, yaitu kegiatan pengadaan dan penempatan personil
untuk menempati posisi-posisi tertentu di dalam organisasi. Kegiatan yang termasuk ke dalam staffing adalah:
- Strategic human resource planning (perencanaan strategis
sumber daya manusia)
- Recruiting (rekrutmen/pengadaan personil)
- Selection (seleksi untuk memilih personil yang tepat untuk
menduduki suatu posisi jabatan di dalam organisasi)
b. Training & Development, yaitu kegiatan pelatihan dan
pengembangan personil untuk meningkatkan kualitas personil. Yang termasuk ke dalam kegiatan training & development adalah:
- Orientation (orientasi atau pembekalan kepada personil,
menyesuaikan dengan lingkungan pekerjaan atau tugas-tugas di dalam organisasi)
- Employee Training (pelatihan karyawan, dengan fokus
peningkatan keahlian atau keterampilan personil dalam menyelesaikan tugas-tugas yang sedang dikerjakan)
- Career Development (pengembangan karier, dengan fokus
mempersiapkan jenjang posisi jabatan seorang personil, dan posisi jabatan saat ini ke posisi jabatan masa depan yang akan diduduki oleh personil yang bersangkutan)
c. Motivation, yaitu kegiatan dalam rangka memelihara dan
meningkatkan motivasi personil dalam bekerja, sehingga motivasinya selalu tinggi.
- Motivation theories and job design (penyesuaian antara
pekerjaan dan jabatan dengan perkembangan teori-teori motivasi)
- Performance Appraisal (penilaian kinerja personil dari waktu
ke waktu, apakah kinerja personil telah sesuai dengan tugas-tugas dan target yang harus dicapai)
- Rewards and Compensation (pemberian balas jasa dan
kompensasi yang memadai sehingga setiap personil merasa dihargai secara wajar dan adil)
- Employee Benefits (pemberian manfaat, keuntungan, atau
kelebihan bagi personil pada sebuah organisasi di dalam organisasi)
d. Maintenance, yaitu kegiatan dalam rangka menjaga personil
sebagai bagian penting organisasi. Yang termasuk ke dalam kegiatan mempertahankan personil adalah:
- Safety & Health (pemenuhan standar keamanan dan
perlindungan fisik dan jiwa personil dalam melaksanakan tugas-tugas)
- Communication (upaya untuk melakukan dan menyediakan
saluran komunikasi kepada personil di dalam suatu organisasi, sehingga personil memiliki media untuk menyampaikan harapan, usulan dan masalah)
- Employer Relations (upaya menyediakan dan membangun
interaksi di antara semua personil pada sebuah organisasi, sehingga tecipta keakraban dan kebersamaan personil)
Unsur dalam proses manajemen SDM yang dibahas pada penelitian ini adalah unsur maintenance, yaitu communication. Karena pada penelitian ini penulis membahas tentang tugas dan tanggung jawab dari Industrial Relations PT Indopoly dalam rangka mensosialisasikan kebijakan perusahaan kepada karyawan pabrik.
2.2 Teori-teori Khusus yang Berhubungan dengan Topik Yang Dibahas
2.2.1 Hubungan Internal (Antara Manajemen dengan Karyawan)
PR internal sama pentingnya dengan PR eksternal, PR internal dapat memberikan kontribusi dalam mengembangkan hubungan baik antara pihak manajemen perusahaan dengan para karyawan. Hubungan internal sendiri dibagi menjadi dua, yaitu hubungan antara sesama pegawai (staff relations) dan hubungan industri (industrial relations). Kedua hubungan tersebut saling mempengaruhi, hubungan industri yang berkaitan dengan gaji karyawan tidak akan berjalan dengan efektif jika tidak didukung oleh komunikasi karyawan.
Dalam buku Komunikasi Organisasi Lengkap (Romli, 2011:176), dijelaskan bahwa aliran komunikasi formal dalam perusahaan dapat dibagi menjadi empat, yaitu :
a. Komunikasi dari atas ke bawah
Komunikasi dari atas ke bawah merupakan aliran komunikasi dari tingkat atas ke tingkat bawah melalui hierarki organisasi. Bentuk aliran komunikasi dari atas ke bawah berupa prosedur organisasi, instruksi tentang bagaimana melakukan tugas, umpan balik terhadap prestasi bawahan, penjelasan tentang tujuan organisasi.
b. Komunikasi dari bawah ke atas
Komunikasi dari bawah ke atas dirancang untuk menyediakan umpan balik tetang seberapa baik organisasi telah berfungsi. Komunikasi dari bawah ke atas dapat berbentuk laporan tertulis maupun lisan, kotak saran, pertemuan kelompok.
c. Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal merupakan aliran komunikasi kepada orang-orang yang memiliki hierarki yang sama dalam suatu organisasi, seperti komunikasi yang terjadi antara manajer suatu bagian dengan manajer bagian lain atau antara karyawan suatu bagian dengan karyawan bagian lain.
d. Komunikasi diagonal
Komunikasi diagonal merupakan aliran komunikasi dari orang-orang yang memiliki hierarki yang berbeda dan tidak memiliki hubungan kewewenangan secara langsung. Seperti komunikasi antara suatu manajer dengan kepala subbagian dari bagian lain.
Dalam penelitian ini, komunikasi formal yang akan dibahas adalah komunikasi dari atasan ke bawahan. Komunikasi formal tersebut adalah komunikasi antara manajemen perusahaan yang dalam hal ini diwakili oleh Industrial Relations dengan seluruh karyawan Indopoly yang bekerja di pabrik. Komunikasi yang
dilakukan Industrial Relations terkait dengan sosialisasi kebijakan perusahaan tentang perubahan jam kerja untuk karyawan shift.
2.2.1.1 Media dan Teknik-teknik PR Internal
Di dalam buku Public Relations 5th edition (Jefkins,
2004:196) disebutkan beberapa media yang digunakan oleh PR internal. Berikut adalah beberapa media yang dijelaskan oleh Jefkins:
a. Papan Pengumuman, biasa ditempatkan pada berbagai lokasi yang ramai atau strategis dan dapat terjangkau oleh seluruh karyawan sehingga para karyawan dapat memperoleh informasi yang sama pada waktu yang bersamaan pula.
b. Jasa Penyampaian Berita dan Ide Lewat Telepon, berita perusahaan dapat dikemas dalam bentuk kaset rekaman, dan setiap pegawai yang ingin mengetahui informasi tersebut dapat menghubungi PR yang bertanggung jawab dan dapat langsung mendengarkan bulletin tersebut.
c. Kotak Saran, digunakan untuk memperoleh dan menampung berbagai masukan dari para pegawai dimana kontak saran tersebut ditempatkan pada tempat tertentu di beberapa lokasi strategis di dalam perusahaan.
d. Siaran Umum (Public Address Broadcast), yang terdiri dari sejumlah pengeras suara dan instalasi sentral untuk menyampaikan pesan-pesan kepada seluruh karyawan. Cara ini dapat dikatakan fleksibel karena di pabrik-pabrik besar sekalipun, seluruh karyawan dapat mendengarkan informasi yang disampaikan melalui pengeras suara meskipun mereka sedang sibuk bekerja.
e. Obrolan Langsung, merupakan salah satu cara yang paling efektif untuk menunjukkan sikap terbuka dari pihak manajemen. Kelebihan dari cara ini adalah para karyawan dapat mengajukan komentar secara langsung.
f. Presentasi Video atau Slide, dipergunakan untuk berbagai tujuan, seperti mendidik para karyawan baru, menjelaskan standar keamanan kerja, meguraikan kemajuan yang telah dicapai oleh perusahaan, memaparkan laporan dan pembukuan tahunan.
g. Acara-acara Kekeluargaan, yang bersifat tidak resmi, seperti pesta perusahaan, makan malam dalam rangka merayakan tahun baru atau ulang tahun perusahaan, olahraga dan piknik bersama dengan menyertakan anggota keluarga.
2.2.2 Sosialisasi
Menurut Soerjono Soekanto dalam bukunya Sosiologi suatu pengantar, edisi baru (2007:288) Sosialisasi adalah proses mengkomunikasikan kebudayaan kepada warga masyarakat yang baru.
Dalam Jurnal Sosialisasi dan Dampak Budaya Organisasi (Hardjana, 2010:11) disebutkan bahwa sosialisasi dapat dilihat dari dua sudut pandang. Pertama, dari sudut pandang ‘karyawan’, sosialisasi berarti proses pembelajaran karyawan baru tentang nilai-nilai dan perilaku yang dianggap layak untuk mencapai sukses sebagai anggota organisasi. Kedua, dari sudut ‘manajemen organisasi’, sosialisasi berarti proses penyampaian nilai-nilai dan norma-norma perilaku yang harus dianut agar karyawan dapat menjadi anggota organisasi yang efektif dan bertanggung jawab terhadap pencapaian tujuan organisasi.
Berdasarkan definisi-definisi yang telah dijelaskan, penulis berpendapat bahwa sosialisasi adalah suatu proses pembelajaran yang dilakukan oleh seseorang terhadap nilai-nilai yang baru, maupun nilai-nilai yang telah diterapkan sejak dulu di dalam suatu organisasi.
Orang dan kelompok merupakan agen sosialisasi yang mempengaruhi konsep diri, emosi, sikap, dan perilaku seseorang. Di dalam buku Sosiologi dengan Pendekatan Membumi edisi ke enam
(Henslin, 2007:77), menyebutkan dan menjelaskan agen-agen sosialisasi yang dapat mempengaruhi konsep diri seseorang. Agen-agen sosialisasi tersebut adalah sebagai berikut:
a. Keluarga, para orang tua pasti menginginkan agar anak-anak mereka taat, rapi, dan bersih, menaati peraturan, serta menghindari masalah. Namun cara setiap orang tua untuk membuat anaknya taat berbeda-beda. Orang tua kelas pekerja cenderung menggunakan hukuman fisik, sedangkan orang tua kelas menengah, sebaliknya, lebih menggunakan nalar dari pada menggunakan fisik. Orang tua selalu menginginkan yang terbaik untuk anak mereka, sehingga orang tua selalu mensosialisasikan hal-hal positif kepada sang anak agar anak merekapun tumbuh dengan baik.
b. Lingkungan Hunian, dalam memilih tempat tinggal orang tua juga mempertimbangkan anak mereka. Orang tua pasti menginginkan anaknya tumbuh di lingkungan hunian yang baik, agar anaknya tersebut dapat tumbuh dengan baik karena proses sosialisasi yang baik pula.
c. Agama, menjadi suatu komponen kunci dalam panduan seseorang terhadap sesuatu yang benar dan salah. Pengaruh agama menyebar luas ke dalam setiap kehidupan manusia. Maka dari itu, agama merupakan agen sosialisasi yang memberikan
pemahaman tentang nilai-nilai kehidupan tidak hanya di dunia tetapi juga di akhirat.
d. Penitipan Anak, anak-anak yang menghabiskan waktu lebih banyak di tempat penitipan anak memiliki ikatan yang lebih lemah dengan ibu mereka. Selain itu, sang anak akan cenderung memiliki sifat yang senang berkelahi, kejam, dan galak. Sebaliknya, anak-anak yang jarang menghabiskan waktu di tempat penitipan anak akan lebih kooperatif dan lebih menunjukkan rasa kasih sayang kepada ibu mereka. Hal tersebut dapat memberikan pemahaman bahwa sosialisasi di tempat penitipan anak yang terlalu sering, akan memberikan dampak yang negatif kepada anak karena kurangnya perhatian dari orang tua.
e. Sekolah dan Kelompok Sebaya, masuk ke sekolah merupakan salah satu langkah yang signifikan dalam pembelajaran nilai-nilai baru. Cara baru memandang dunia bahkan dapat menggantikan apa yang telah dipelajari anak di rumah. Selain di sekolah, anak juga akan bersosialisasi dengan kelompok-kelompok sebaya yang berada disekitarnya. Sifat anak yang cenderung masih mudah terpengaruh, akan menganggap apa yang dilakukan oleh kelompok sebayanya adalah sesuatu yang patut untuk diikuti.
f. Tempat Kerja, dengan orang yang bekerja bersama di tempat kerja, sesorang tidak hanya mempelajari beberapa keterampilan kerja tetapi juga perspektif atau pandangan mengenai dunia. Pada tempat kerja seseorang dapat terkait dengan sosialisasi antisipatoris (anticipatory socialization), yaitu belajar memainkan suatu peran sebelum memegangnya.
Pada penelitian ini, agen sosialisasi yang akan dibahas adalah sosialisasi melalui tempat kerja. Dimana sosialisasi yang dilakukan terkait dengan kebijakan-kebijakan baru yang diterapkan di dalam perusahaan.
Ada berbagai macam media internal yang dapat digunakan oleh PR dalam kegiatannya mensosialisasikan kebijakan perusahaan kepada seluruh karyawan. Adapun media-media internal tersebut seperti yang disebutkan pada buku Public Relations: The Proffesion
and The Practice yang diterjemahkan oleh Afrianto Daud
(2010:245), adalah sebagai berikut:
a. Leaflet, Selipan, dan Lampiran
Leaflet atau surat selebaran yang dipublikasi dengan mesin
fotokopi merupakan salah satu bentuk format yang murah dan dapat disiapkan dalam waktu yang relatif singkat. Dengan sedikit sentuhan kreatif, selembar kertas tersebut dapat dilipat berbentuk
brosur agar dapat diletakkan di rak informasi, distribusi internal, atau surat langsung (direct mail)
b. Buklet dan Manual
Buklet dan Manual membutuhkan biaya produksi yang jauh lebih besar dibandingkan dengan Leaflet, maka dari itu buklet dan manual biasanya disimpan dan digunakan sebagai referensi.
c. Naskah Pidato dan Cetak Ulangnya
Naskah pidato dan cetak ulangnya kadang dibagikan sebagai publikasi. Ketika pejabat organisasi berpidato di depan publik internal dan topik yang disampaikan menyangkut kepentingan karyawan, ada baiknya untuk mencetak naskah pidato tersebut dan mendistribusikannya di dalam organisasi.
d. Tampilan Pesan
Munculnya kebijakan-kebijakan baru tentu membutuhkan pemberitahuan yang diletakkan di tempat-tempat yang dapat dijangkau oleh para karyawan, sehingga karyawan dapat dengan mudah melihat dan membacanya. Tampilan pesan dapat berupa poster, majalah dinding, rak informasi, dan pameran.
Papan pengumuman berbentuk memanjang dan diletakkan ditempat yang strategis dengan biaya yang murah serta usaha minimum. Papan pengumuman menjadi media yang paling efektif dan banyak digunakan di dalam organisasi. Pemberitahuan yang telah disampaikan kepada karyawan dapat juga dipublikasikan kembali melalui papan pengumuman sebagai pengingat. Untuk memastikan kredibilitas dan keterbacaan dari papan pengumuman, maka harus diperhatikan perencanaannya dan dijaga ke-update-an informasinya.
f. Poster dan Papan Reklame
Sama halnya dengan papan pengumuman, poster dan papan reklame juga menawarkan komunikasi yang cepat dan efektif. Poster dan papan reklame baik digunakan untuk memberi penekanan pada sebuah ide dan menyediakan pesan yang mudah dipahami, kemudian diletakkan di tempat-tempat keramaian yang banyak dilalui oleh karyawan.
g. Rak Informasi
Rak informasi dirancang untuk menarik pembaca mengambil brosur atau buklet yang dipajang di rak. Rak harus menyediakan informasi yang tidak dapat disampaikan melalui pesan pendek, seperti manual, buklet, naskah pidato, dan cetakan ulangnya. Untuk penempatan rak informasi sendiri akan lebih baik jika
diletakkan di tempat dimana karyawan dapat melihat bahan-bahan yang disajikan dengan santai, seperti di kafetaria atau
lounge.
h. Pameran, Banner, dan Display
Pameran, banner, dan display sangat bergantung pada pesan visual. Pameran dan display dapat menunjukkan bagaimana fasilitas produksi bekerja, menampilkan produk, menghormati mereka yang memperoleh penghargaan, atau menggambarkan sejarah dari organisasi. Sementara itu banner digunakan untuk mengumumkan dan merayakan kegiatan khusus.
i. Media Elektronik
Komunikasi via e-mail, intranet organisasi, home page komputer, video internal, dan Web blog atau media sosial lainya, dengan cepat menjadi pilihan bagi karyawan dan perusahaan untuk berkomunikasi.
Dari kesembilan media internal yang telah disebutkan, tidak semua media tersebut terdapat pada PT Indopoly Swakarsa Industry Tbk. Industrial Relations PT Indopoly hanya menggunakan papan pengumuman dan media elektronik yang berupa e-mail perusahaan dalam proses sosialisasi yang dilakukan.
2.3 Kerangka Teori
Berikut adalah kerangka teori berdasarkan pembahasan sebelumnya:
Gambar 2.2: Kerangka Teori
TEORI UMUM
Teori Dasar Definisi Teori Teori Turunan yang
dipakai Teori Komunikasi Organisasi Definisi Komunikasi Organisasi - Model Komunikasi Shannon & Wevver - Fungsi Komunikasi
Teori Public Relations Definisi Public Relations Bagian-bagian dari fungsi
Public Relations
Teori Perusahaan Definisi Perusahaan Jenis-jenis Perusahaan
Teori Kebijakan dan Mananjemen SDM Definisi Kebijakan Mananjemen SDM Unsur-unsur Manajemen SDM TEORI KHUSUS
Teori Hubungan Internal Aliran Komunikasi
Formal
Media & Teknik-teknik PR Internal
Teori Sosialisasi Definisi Sosialisasi
- Agen-agen Sosialisasi - Media Komunikasi
2.4 Kerangka Pikir
Gambar 2.3: Kerangka Pikir
Industrial Relations PT Indopoly
Swakarsa Industry Tbk. Komunikasi Organisasi Sosialisasi Kebijakan Perusahaan Karyawan Tidak Diterima Diterima
Pada penelitian ini, penulis mengamati pelaksanaan tugas Industrial
Relations dari PT Indopoly Swakarsa Industry Tbk. yang bertempat di
Purwakarta. Adapun tugas dari Industrial Relations PT Indopoly adalah bertanggung jawab dalam menjaga komunikasi internal yang terjadi di dalam perusahaan, atau dalam teori lebih dikenal sebagai komunikasi organisasi.
Menurut Wiryanto, Komunikasi Organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Romli, 2011:4). Berdasarkan pengertian tersebut, dapat dilihat bahwa Industrial Relations memiliki tugas terhadap pengiriman serta penerimaan pesan yang terjadi di dalam perusahaan.
Industrial Relations biasa melakukan pengiriman pesan dalam
bentuk kebijakan-kebijakan perusahaan. Kebijakan-kebijakan tersebut pada umumnya adalah kebijakan baru yang diterapkan di dalam perusahaan dan memerlukan sosialisasi. Sosialisasi yang dilakukan oleh Industrial Relations bertujuan agar seluruh anggota perusahaan dapat mengetahui tentang kebijakan baru tersebut.
Dalam melaksanakan tugasnya, Industrial Relations menggunakan berbagai media internal yang dapat menunjang proses sosialisasi tersebut. Media internal digunakan untuk menjangkau seluruh karyawan yang bekerja di pabrik Indopoly. Kegiatan Industrial Relations tidak berhenti
sampai pada tahap sosialisasi saja, tetapi setelah itu Industrial Relations juga harus memastikan informasi yang telah disosialisasikan diterima atau tidak oleh para karyawan.
Jika informasi yang disosialisasikan diterima oleh seluruh kayawan, maka pelaksanaan tugas Industrial Relations telah berjalan sesuai dengan tujuan. Tetapi jika informasi tersebut tidak diterima oleh seluruh karyawan, maka ada sesuatu yang menyebabkan pelaksanaan sosialisasi Industrial
Relations tersebut tidak berjalan dengan optimal. Sehingga perlu diadakan
peninjauan ulang terhadap cara-cara yang telah dilakukan oleh Industrial
