menganalisa Pembagian Fungsi Manajemen Dan Rangkaian Sistem

BAB III

BAB III

MENGANALISA PEMBAGIAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

MENGANALISA PEMBAGIAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

DAN RANGKAIAN SYSTEM

DAN RANGKAIAN SYSTEM

TUJUAN PEMBELAJARAN TUJUAN PEMBELAJARAN



 Diharapkan mahasiswa dapat menganalisa pembagian fungsi-fungsi manajemenDiharapkan mahasiswa dapat menganalisa pembagian fungsi-fungsi manajemen dengan menggunakan teknik, metode dan system dalam manajerial.

dengan menggunakan teknik, metode dan system dalam manajerial. URAIAN MATERI

URAIAN MATERI



 Bagan pembagian fungsi-fungsi adalah suatu alat yang sederhana untukBagan pembagian fungsi-fungsi adalah suatu alat yang sederhana untuk menggambarkan secara grafis dan menganalisis penyaluran dan pembagian menggambarkan secara grafis dan menganalisis penyaluran dan pembagian fungsi-fungsi kepada berbagai unit organisasi

fungsi kepada berbagai unit organisasi



 Bagan analisis kegiatan terdiri dari pernyataan yang menyimpulkan kegiatan-Bagan analisis kegiatan terdiri dari pernyataan yang menyimpulkan kegiatan-kegiatan yang penting dengan suatu perincian yang menunjukkan peran kegiatan yang penting dengan suatu perincian yang menunjukkan peran masing-masing pegawai pada setiap kegiatan

masing pegawai pada setiap kegiatan



 Bagan rangkaian proses organisasi menggambarkan hubungan bagian-bagian dariBagan rangkaian proses organisasi menggambarkan hubungan bagian-bagian dari  berbagai macam kegiatan antar bagian

 berbagai macam kegiatan antar bagian

PENDAHULUAN PENDAHULUAN

Bagan pembagian fungsi-fungsi adalah suatu alat yang sederhana untuk Bagan pembagian fungsi-fungsi adalah suatu alat yang sederhana untuk menggambarkan secara garis dan menganalisa penyaluran atau pembagian menggambarkan secara garis dan menganalisa penyaluran atau pembagian fungsi-fungsi kepada berbagai unit organisasi.

fungsi kepada berbagai unit organisasi.

Bagan tersebut terdiri dari bagan organisasi dengan mencantumkan Bagan tersebut terdiri dari bagan organisasi dengan mencantumkan fungsi-fungsi dan kegiatan masing-masing unit dibawah kotak. Jumlah perincian yang fungsi dan kegiatan masing-masing unit dibawah kotak. Jumlah perincian yang dimasukkan dalam setiap daftar tergantung pada maksud penelitian dan perincian dimasukkan dalam setiap daftar tergantung pada maksud penelitian dan perincian fungsi-fungsi dalam organisasi.

fungsi-fungsi dalam organisasi.

Bagan rangkaian organisasi pada pokoknya dari sebuah bagan yang dibagi Bagan rangkaian organisasi pada pokoknya dari sebuah bagan yang dibagi dalam lajur vertikan atau kotak yang berjajar secara horizontal yang ditandai untuk dalam lajur vertikan atau kotak yang berjajar secara horizontal yang ditandai untuk masing-masing unit organisasi yang melaksanakan salah satu atau beberapa unsur masing-masing unit organisasi yang melaksanakan salah satu atau beberapa unsur di dalam prosedur.

I.

I. TeknikTeknik

 _– 

 _– 

  Teknik Perencanaan Dan Pengawasan Sebagai Suatu Analisis  Teknik Perencanaan Dan Pengawasan Sebagai Suatu Analisis Manajerial

Manajerial 1.1

1.1 Siklus Kegiatan Siklus Kegiatan Penyusunan PerencanaanPenyusunan Perencanaan

Siklus penyusunan perencanaan dalam suatu analisis manajerial adalah Siklus penyusunan perencanaan dalam suatu analisis manajerial adalah sebagai berikut :

sebagai berikut : 1.

1. Pengumpulan dan Pengolahan DataPengumpulan dan Pengolahan Data

Pengumpulan data ini merupakan proses permulaan dari penyusunan Pengumpulan data ini merupakan proses permulaan dari penyusunan  perencanaan.

 perencanaan. Data-data Data-data ini ini perlu perlu di di seleksi seleksi untuk untuk di di identifikasikan. identifikasikan. Data Data iniini harus cukup dipercaya dan data ini pada dasarnya merupakan data mentah harus cukup dipercaya dan data ini pada dasarnya merupakan data mentah (raw data).

(raw data).

Lalu data mentah ini diolah, sehingga menjadi informasi yang berguna Lalu data mentah ini diolah, sehingga menjadi informasi yang berguna  bagi

 bagi penyusunan penyusunan perencanaan. perencanaan. Selanjutnya Selanjutnya diidentifikasikan diidentifikasikan menjadi menjadi datadata utama, penting, penunjang dan seterusnya. Sehingga perencanaan dapat utama, penting, penunjang dan seterusnya. Sehingga perencanaan dapat menentukan prioritas dan alternativ.

menentukan prioritas dan alternativ.

2.

2. PenilaianPenilaian

Penilaian yang dimaksud adalah sebagai kegiatan meneliti dan meninjau Penilaian yang dimaksud adalah sebagai kegiatan meneliti dan meninjau kembali segala usaha baik yang telah, sedang dan akan dilaksanakan. Apakah kembali segala usaha baik yang telah, sedang dan akan dilaksanakan. Apakah usaha atau kegiatan tersebut telah dilakukan dengan baik, apakah telah sesuai usaha atau kegiatan tersebut telah dilakukan dengan baik, apakah telah sesuai dengan perencanaan, apakah telah memenuhi sasaran, apakah ada kaitan setiap dengan perencanaan, apakah telah memenuhi sasaran, apakah ada kaitan setiap langkah yang diambil satu dnegan yang lainnya.

langkah yang diambil satu dnegan yang lainnya.

Penilaian dilakukan untuk melihat kembali apakah ada faktor Penilaian dilakukan untuk melihat kembali apakah ada faktor  penghambat

 penghambat sehingga sehingga timbul timbul kelemahan kelemahan atau atau kekurangan kekurangan suatu suatu rencana.rencana. Kekurangan dan kelemahan ini tentu akan sangat berpengaruh terhadap sarana Kekurangan dan kelemahan ini tentu akan sangat berpengaruh terhadap sarana dan tujuan yang hendak dicapai baik secara kualitas maupun kuantitas. Tolak dan tujuan yang hendak dicapai baik secara kualitas maupun kuantitas. Tolak ukur dalam penilaian ini tidak jauh dari usaha pencapaian tujuan itu sendiri ukur dalam penilaian ini tidak jauh dari usaha pencapaian tujuan itu sendiri dan biasanya di tekankan pada tujuan yang hendak dicapai, hasil guna dan dan biasanya di tekankan pada tujuan yang hendak dicapai, hasil guna dan daya guna.

3. Perumusan Kebijaksanaan

Ketika di penilaian terdapat kekurangan dan kelemahan di perlukan  perbaikan dan penyempurnaan. Selain itu, maka setiap perencanaan harus menyadari perubahan dan perbaikan dalam rangka penyempurnaan dan  penyampaian tujuan sesuai dengan kebijaksanaan atas dasar peraturan dan

ketentuan.

Seorang perencana selalu “kecewa”, dalam hal ini kebijaksanaan yang diambil (perbuatan), bukan berarti mementahkan perencanaan semula, akan tetapi ini tidak lain sebagai alat untuk mengadakan pembaharuan.

Perumusan kebijaksanaan adalah merupakan alat dalam pembaharuan tersebut. Perlu ditekantkan bahwa seorang perencana bukan pembuat keputusan, tetapi merupakan staf teknis membantu para pengambil keputusan.

4. Kebutuhan Masa Depan

Penilaian kebutuhan masa depan berdasarkan kebijaksanaan yang telah di gariskan dan disahkan. Para perencana harus menjabarkan kebijaksanaan tersebut secara operasional terurai yang meliputi perencanaan jangka pendek,  jangka menengah dan jangka panjang.

5. Pembiayaan

Dalam pembiayaan diperlukan perencanaan pembiayaan, baik untuk  program maupun untuk proyek. Dalam penyusunan pembiayaan ini tidak dapat melepaskan pembiayaan tahun-tahun sebelumnya, begitu juga dalam memperhitungkan pembiayaan di masa depan.

Jadi, dalam hal ini penyusunan pembiayaan dalam melakukan  perhitungan memperhatikan keadaan sebelumnya, masa sekarang dan  perkiraan di masa depan. Penyusunan perhitungan pebiayaan didasarkan pada

kebutuhan, bukan berdasarkan kemauan. Dalam penyusunan pembiayaan di  perhatikan pula satuan harga pokok dan standarisasi harga yang mempunyai

6. Pemantauan Target Sasaran

Dalam pemantauan target sasaran ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu :

a. Penentuan Target

Penyusunan pembiayaan, merupakan anggaran biaya berdasarkan  permintaam dan bukan berdasarkan anggaran biaya yang tersedia. Diatas telah diungkapkan perhitungan didasarkan kepada kebutuhan dan bukan didasarkan kemauan.

Untuk menentukan target setiap program dan proyek perlu anggaran  biaya yang tersedia. Dengan sendirinya rencana biaya yang telah disusun  perlu di tinjau kembali dan di sesuaikan dengan anggaran biaya yang ada.

Dalam hal ini pemilihan prioritas sangat diperlukan, mana usaha yang harus segera dilaksanakan dan mana yang harus di tunda pelaksanaanya. Beberapa pilihan disusun, agar dapat menentukan target dan di pilih mana yang paling utama untuk dikerjakan.

 b. Penetapan Sasaran

Penetapan sasaran dapat dilakukan dengan berbagai jalan yang di dasarkan kepada :

a) Kebijaksanaan pemerintah  b) Prioritas tujuan

c) Besar biaya yang tersedia

Selain penetapan sasaran, diperlukan pula penilaian sasaran,  pemilihan sasaran sebelum adanya kebijaksanaan pemerintah secara pasti. Hal yang perlu diperhatikan adalah perencanaan antara lain sebagai  berikut:

a) Menyusun berbagai pilihan (alternativ) kegiatan untuk mencapai tujuan

 b) Pemilihan masa yang paling layak dan dapat mencapai tujuan secara maksimal

7. Formulasi Perencanaan

Adapun kegunaan perencanaan adalah:

a) Menyajikan sekumpulan keputusan untuk petugas-petugas yang  berwenang dan selanjutnya untuk dilaksanakan

 b) Menyediakan kerangka kerja untuk dilaksanakan bagi pelaksanaan  program dan proyek yang harus bertanggung jawab sepenuhnya atas

tercapainya target-target yang tercantum dalam keputusan tersebut. Berdasarkan kegunaan itu, maka perencanaan yang telah disusun sudah merupakan pernyataan yang lengkap. Sebuah pernyataan harus jelas dan singkat yang mengandung unsur-unsur tujuan, sasaran kegiatan yang akan dilakukan, waktu dan urutan pelaksanaan.

8. Uraian Perencanaan

Hal –  hal yang diperhatikan dalam uraian perencanaan adalah sebagai  berikut :

a. Penyusunan Program

Rencana yang masih bersifat menyeluruh dijabarkan ke dalam kegiatan-kegiatan operasional. Kegiatan-kegiatan operasional ini mempunyai tujuan dan sasaran yang sifatnya telah terarah dan khusus disebut program. Setiap program disusun pula kepada kegiatan yang lebih mendetail.

 b. Perumusan Program

Program disusun berdasarkan kelompok kegiatan dan jenis kegiatan agar memudahkan pekerjaan yang dilakukan atau dilaksanakan. Kegiatan yang dijabarkan secara operasional dari program ini disebut proyek.

Proyek harus memiliki kegiatan yang terperinci agar dapat dilaksanakan. Perumusan proyek adalah menjabarkan seluruh kegiatan dan sub kegiatan, satuan harga dan biaya dari masing-masing kegiatan dan waktu penyelesaian setiap kegiatan tersebut.

9. Implementasi Proyek 

Pelaksanaan proyek baru dapat dikerjakan apabila seluruh langkah-langkah sudah dilakukan dan sudah di tempuh maka dimulailah pengerjaan  proyek ini.

10. Evaluasi dan Pemantauan

Sementara rancana itu berjalan, dilakukan penilaian proyek dan  pemantauan pelaksanaan proyek yang dilakukan secara terus menerus dan di dalam setiap tahapan pelaksanaan. Kegiatan penilaian dan pemantauan dapat  berupa laporan tahunan, laporan tiga bulanan, laporan dalam bentuk lain yang

relevan.

11. Revisi dan Penyusunan Kembali Rencana

Dari penelaahan dan penilaian dari berbagai kegiatan dan tahapan  perencanaan yang harus dikerjakan sehingga mendapatkan masukan dan  balikan yang dapat dijadikan pertimbangan dalam penyusunan kembali  perencanaan. Dengan demikian jenjang dan tahapan kegiatan penyusunan  perencanaan harus diulang kembali sejak semula.

12. Teknik Penjadwalan dalam Perencanaan

Penjadwalan ini mengikat kegiatan dan alokasi waktu dalam dua sumbu vertikal dan horizontal. Langkah-langkah penjadwalan menurut Gant Chart sebagai berikut :

a. Perincian kegiatan  b. Urutan logis kegiatan

c. Perkiraan waktu penyelesaian d. Konsep jadwal dalam bagan

e. Diskusi konsep masing-masing kegiatan f. Bagan akhir yang realistis

Contoh bagan penjadwalan dalam suatu kegiatan kepanitiaan:  No Waktu Kegiatan Januari Februari Maret

I II III IV I II III IV I II III IV 1 Persiapan 2 Pembentukan Panitia 3 Perencanaan Kegiatan 4 Pendanaan 5 Pelaksanaan Kegiatan 6 Pengawasan Internal 7 Penilaian Kegiatan 8 Laporan Kegiatan

13. PERT (Program Evaluasi Dan Review Technique)

PERT (Program Evaluasi dan Reviem Technique) adalah teknik  perencanaan yang pertama kali di kembangkan oleh konsultan Booz,

Allen dan Hamilton pada tahun 1958-1959.

Tiga dasar penting dalam pembuatan PERT, yaitu: 1. Perencanaan, yang meliputu :

a. Penjadwalan (Scheduling)  b. Penganggaran (Budgeting)

c. Perencanaan tenaga kerja (Manpower Planning) 2. Pengorganisasian

3. Pengendalian

Langkah-langkah dalam pembuatan PERT adalah : 1. Buatlah daftar kegiatan yang akan dilaksanakan

2. Tunjukan kegiatan yang mendahuluinya, serta perhatikan kegiatan mendahuluinya.

14. NWP (Net Work Planning)

Perencanaan dengan teknik NPW merupakan pengembangan dari teknik PERT. Kelebihan dari perencanaan ini adalah memasukan keterangan dari awal dan akhir yang harus dimulai dan diakhiri oleh satu kegiatan atau event.

Perbedaan NWP dan PERT terletak pada pernyataan dalam setiap simbol bulatan “milestone” diberi rincian waktu kapan baru dimulai dan kapan harus selesai.

1.2 Analisis Persoalan Potensial

Tujuan analisis persoalan potensial adalah untuk mengamankan suatu rencana atau program agar pada waktu pelaksanaan berjalan lancar dan setiap persoalan yang tiba-tiba muncul dapat secepatnya ditanggulangi. Langkah-langkah analisis persoalan potensial sebagai berikut:

a. Merumuskan situasi program/rencana yang akan dilaksanakan  b. Menyusun program menjadi langkah-langkah secara kronologis

dan membagi menjadi bagian-bagian kegiatan

c. Menentukan kegiatan kritis dan kegiatan kritis yang di prioritaskan d. Memperkirakan persoalan potensial yang mungkin timbul dalam

kegiatan kritis prioritas

e. Menentukan persoalan potensial prioritas

f. Memperkirakan sebab-sebab yang menimbulkan persoalan  potensial

g. Merencanakan tindak lanjut

h. Menyusun system informasi penanggulangan i. Mencegah atau menanggulangi

1.3 Pola Kerja Terpadu

Pola kerja terpadu (PKT) sebagai teknik pemecahan masalah yang dilanjutkan dengan perencanaan kerja yang lengkap, pasti, padat terdiri dari empat tahap proses analisis yang rasional dan logis.

Tahap-tahap pemecahan masalah itu antara lain penentuan  permasalahan, pengembangan dan penentuan sasaran, memilih alternatif  pemecahan dan yang terakhir adalah menyusun rencana kerja rinci.

Untuk memudahkan dalam mengecek kegiatan, sebaiknya dibuatkan rekapitulasi dan seluruh paket kerja, waktu dan pembiayaannya.

Rekapitulasi Seluruh Paket Kerja

 No Pokok Akhir Waktu Biaya 11 Pembentukan tim kerja 3 hari

-22 Pembicaraan dengan Puskom Perumka 3 hari -33 Pemilihan calon petugas pelayanan karcis 4 hari

-44 Pengadaan computer dan LAN 16 hari Rp 16.000.000 55 Perancangan instalasi 5 hari Rp 100.000 66 Pemasangan computer dan LAN 9 hari Rp 310.000 77 Pelatihan petugas 16 hari Rp 310.000 88 Penguji cobaan dan penyempurnaan system 6 hari

-99 Peresmian system baru 9 hari Rp 500.000 110 Pemantauan 62 hari

-111 Pelaporan 9 hari Rp 48.000 Jumlah 142 hari Rp 17.768.000

1.4 Teknik Penentuan Prioritas Masalah/Sasaran dan Alternatif 

Sering terjadi bahwa dalam menentukan prioritas masalah yang akan dipecahkan serta sasaran yang dominan terkadang menemui kesulitan atau keraguan karena berbagai faktor. Untuk membantu kesulitan tersebut, ada  beberapa cara dalam menentukan pilihan yang lebih akurat prioritas maslah

dan sasaran serta alternatifnya yang akan dilaksanakan sebagai berikut: a. Menentukan pohon masalah dan sasaran prioritas dengan

mempertimbangkan dan menilai faktor-faktor relevansi, kemampuan dan  besarnya dampak sebagai berikut:

1) Relevansi dengan unit kerja

 Angka 3 untuk relevansinya tinggi  Angka 2 untuk relevansinya sedang  Angka 1 untuk relevansinya rendah

2) Kemampuan sumber daya

 Angka 3 untuk kemampuan pengerahan sumber daya tinggi  Angka 2 untuk kemampuan pengerahan sumber daya sedang  Angka 1 untuk kemampuan pengerahan sumber daya rendah

3) Besar kecilnya dampak pengaruh terhadap organisasi

 Anggak 3 untuk yang dampaknya tinggi  Anggak 2 untuk yang dampaknya sedang  Anggak 1 untuk yang dampaknya rendah

Untuk menentukan masalah dan sasaran yang paling dominan yang akan diprioritaskan untuk dipecahkan, haruslah dibuat matriks seperti tabel dibawah ini.

Sasaran Relevansi Sumber

Daya Dampak

Urutan Prioritas Terpeliharanya WC, Ruang

Tunggu, dll 2 3 2 12 (II) Tepatnya system penjualan

karcis 3 2 3 18 (I)

Tersedianya loker 2 2 1 4 (IV) Papan Informasi 3 3 1 9 (III)

Dari tabel matriks diatas, masalah/ sasaran yang paling dominan adalah tepatnya system penjualan karcis. Prioritas ditetapkan berdasarkan hasil perkalian terbesar dari nilai faktor yang diperoleh masing-masing sasaran.

 b. Cara penetapan prioritas dengan melihat faktor CARL.

Dengan cara yang sama seperti yang pertama, akan tetapi faktor yang dinilai lebih banyak yaitu

 Capability : kemampuan untuk memecahkan masalah  Accessibility : kemudahan pemecahan

 R eadliness : kesiapan untuk memecahkan  Leverage : daya ungkit yang dapat digali

Kemudian untuk pembobotan masing-masing faktor diatas, digunakan skala yang lebih akurat sebagai berikut :

 Angka 5 menyatakan sangat kuat  Angka 4 menyatakan kuat

 Angka 3 menyatakan sedang  Angka 2 menyatakan lemah

Contoh hasil analisis masalah menggunakan CARL.

Sasaran C A R L Urutan Prioritas Terpeliharanya WC, Ruang Tunggu, dll 5 4 3 3 180 (II) Tepatnya system penjualan karcis 4 4 5 5 400 (I) Tersedianya loker 4 4 2 1 32 (IV) Papan Informasi 5 4 2 2 80 (III)

Dari tabel analisis diatas sasaran yang harus diprioritaskan adalah Tepatnya system penjualan karcis yang mendapatkan angka 400. angka tersebut didapatkan dari hasil perkalian angka yang diperoleh dari analisis CARL.

1.5 Hambatan-Hambatan Dalam Perencanaan

Pembuatan suatu rencana bukan merupakan suatu pekerjaan yang mudah, dahkan sering terjadi dalam suatu rencana pada proses  pembuatannya menghadapi berbagai hambatan, antara lain yaitu :

a. Adanya perubahan-perubahan informasi, personil, kebijaksanaan, keuangan dan lainnya. Apa yang sudah direncanakan dengan baik, dengan adanya perubahan tersebut akan mengacaukan pelaksanaannya. Oleh karena itu, untuk menghindari hal ini maka perencanaan harus dibuat fleksibel, tidak kaku dan dapat mengakomodasikan setiap  perubahan yang terjadi.

 b. Tidak ada dukungan pihak lain (atasan, unit kerja yang terkait). Sekalipun suatu rencana sudah disusun dengan baik, apabila tidak mendapat dukungan dari atasan atau unit kerja yang terkait, maka akan sangat menghambat dalam pelaksanaanya bahkan bisa menggagalkannya. c. Kurang tegas/jelas wewenang yang didelegasikan kepada pelakasan. Ketidakjelasan dalam pendelegasian wewenang kepada pelaksana akan menyebabkan para pelaksana itu sendiri menjadi ragu-ragu dalam melaksanakan rencananya. Untuk mengatasi hal ini, umumnya  penempatan jenjang jabatan perencana ditempatkan pada jenjang yang

d. Perencanaan yang tidak sempurna, karena kurang ahli (kurang mampu). Apabila pembuatan rencana kurang baik, kurang sempurna karena dalam  penyusunannya tidak melibatkan pakar dalam perencanaan, maka akan

sulit pelaksanaannya.

e. Kurang pengetahuan tentang lingkungan organisasi/instansi baik eksternal maupun internal, misalnya para pesaing bisnis, lembaga  –  lembaga terkait, client, dll

f. Kesulitan menyusun perencanaan, bagi kegiatan  –   kegiatan yang hanya sekali digunakan secara operasional

g. Ketidakmampuan manajer menolak kemungkinan lain yang sudah ada sejak dulu kala

h. Tidak ada jiwa reformatif dari diri manajer, untuk bertindak inovatif, kapabilitas dan kreatifitas diri

II. Perencanaan dan Manajemen Strategi

Perencanaan merupakan salah satu fungsi utaman manajemen. Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan  –   tujuan organisasi, kemudian menyajikan dengan jelas strategi  –   strategi, taktik  –   taktik dan operasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan mempunyai unsur:

a. Perencanaan tidak formal ( informal planning ) merupakan proses secara intuitif memutuskan tujuan  –   tujuan dan aktivitas  –  aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut, tanpa  penyelikan yang kaku dan sistematis.

 b. Perencanaan formal ( formal planning ) adalah proses menggunakan investigasi yang kaku untuk tujuan memutuskan

 penjualan tahunan, laba kuartalan dan perubahan kemasan produk atau jasa.

d. Sasaran Operasional. Merupakan target performa jangka pendek yang segera untuk aktivitas harian, mingguan dan bulanan, apabila tercapai akan memperkuat sasaran perencanaan taktis. Sasaran yang di definisikan dengan baik mempunyai beberapa karakteristik yang paling penting, yaitu harus specifik, dapat diukur, realistik, dan setiap sasaran mempunyai periode waktu yang tetap untuk pencapainya.

e. Rencana taktis ( Tactical Plant ) Merupakan sasaran yang dibuat setahun dengan target performa yang tetap dan dapat diukur serta menggunaka anggaran performa.

f. Rencana operasional ( Operational Plants ) Merupakan sasaran  jangka pendek dalam waktu yang sesuai yang memenuhi kebutuhan organisasi contohnya : tambah penjualan secara  bulanan, kartalan. Produksi berdasarkan mingguan –  bulanan dan

arus kas bulanan.

Perencanaan strategik diakui oleh kebanyakan organisasi untuk  perkembangan jangka panjang organisasi yang sehat. Perencanaan strategik merupakan bagian dari manajemen strategik dan sangat erat hubungannya dengan fungsin manajemen misilnya mengorganisasi , memimpin , memotivasi, mengedalikan.

Perencanaan strategik membantu mengembangkan konsep yang jelas mengenai organisasi kita, alasan lain mengapa perencanaan strategik  penting karena memungkinkan mempersiapkan diri menghadapi lingkungan

2.1 Strategi dan Taktik

Dalam perencanaan manajerial ada strategi dan taktik yang harus dipertimbangkan. berikut pengertian strategi dan taktik.

a) Strategi

Berdasarkan dari kata yunani “Strategi” berarti jenderal (General) arti harfiah “ Seni Para Jenderal “ (art of general) berarti mengaju pada apa yang merupakan perhatian utama manajemen puncak.

George A Steiner dan J.B Minner arti strategi sama dengan kebijakan (Policy) mengacu pada misi perusahaan (Company Mission) , tujuan dasar (Fundalmental Propose) , sasaran (Overall Company) dan kebijakan (Basic Policies) sebagai strategi induk (Master Strategic)  b) Taktik

Strategi yang berhasil biasanya bukan merupakan keputusan tunggal, tetapi merupakan jaringan strategi , sub  –   sub strategi dan taktik yang saling berkaitan.

George A steiner membedakan strategi dengan takti sebagai  berikut:

 Strategi dikembangkan pada top management , taktik digunakan

 pada tingkat manajemen yang lebih rendah

 Strategi berkesinambungan dan tidak teratur. Taktik ditentukan atas

dasar periode jadwal waktu tetap

 Pengambilan keputusan strategi lebih subjektif daripada taktik  Strategi untuk jangka panjang, taktik relatif jangka pendek

 Strategi adalah sumber pegembangan, taktik mengejar tujuan

strategi.

 Strategi dilihat dari sudut pandang perusahaan, taktik dibentuk dari

sudut pandang fungsional.

 Strategi lebih berarti bagi organisasi dibanding taktik.

Contoh : “Dominos Pizza” dengan home delivery sangat berhasil. Domino dapat mampu mengatar makanan pizza dalam kurung waktu 30 menit apa yang menjadikan domino berhasil yaitu keuatan dan strategi dari taktil pengataran ke rumah. Jadi taktik lah yang lebih dahulu.

d) Dapatkah perusahaan menghidari ancaman ?

Dari analisis SWOT adalah mengindetifikasi ancaman  –   ancaman yang dihadapi perusahaan dan pakar strategi perusahaan memberikan  pertahanan yang memadai terhadap ancaman tersebut.

Analisis swot adalah suatu alat yang berguna menganalis suatu organisasi secara keseluruhan SWOT adalah singkatan dari Strenght (Kekuatan ) , Weakness ( Kelemahan ), Opportunities ( Kesempatan ) dan Threads ( Ancaman ).

Pendekatan ini berusaha untuk mengembangkan kekuatan  –  kekuatan , kelemahan internal dari suatu organisasi ( looking In ) dengan kesempatan - kesempatan dan ancaman yang ada pada lingkungan eksternal ( looking out )

a. Kekuatan (S= Strenght)

 Sumber daya keuangan yang menonjol

 Ketrampilan kompetitif yang baik

 Sangat disegani pembeli

 Pemimpin pasar yang terkenal

 Strategi areal disusun dengan baik

 Teknologi yang memadai

 Keunggulan biaya  b. Kelemahan (W=Weakness)

 Tidak ada pengarahan strategi yang jelas

 Posisi kompetitif

 Fasiilitas yang usang

 Kemampuan laba jelek

 Kurang dalam pemahaman manajerial

 Citra pasar yang lemah c. Kesempatan (O = Opportunity)

 Memasuki pasar atau segemen baru

 Ekspansi Global

 Jasa Baru

 Pertumbuhan dalam pasar baru d. Ancaman (T = Threats)

 Masuknya pesaing baru

 Peningkatan penjualan dari produk substitusi

 Pertumbuhan pasar yang lambat

 Kebijakan pemerintahan yang merugikan

 Mudah diserang resesi

 Kebutuhan dan selera pembeli yang berubah III. Teknik, Metode dan Sistem Pengawasan

Pengawasan dapat di identifikasikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk mengambil tindakan  penyembuhan yang diperlukan untuk melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien mungkin didalam mencapai tujuan.

3.1 Tipe-tipe Pengawasan

Donnelly, et al (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan menjadi 3 tipe pengawasan yaitu:

1. Pengawasan Pendahuluan ( preliminary control  )

Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting  pada kerja yang diinginkan yang dihasilkan sebelum  penyimpangan tersebut terjadi. Pengawasan Pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya

2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung ( cocorrent control  ) Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran telah dicapai. Cocorrent control terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan  para bawahan mereka.

3. Pengawasan feed back ( feed back control )

Pengawasan Feed back yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif ditujukan kearah proses pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual.

3.2 Tahap-tahap Proses Pengawasan

Berikut tahap-tahap proses pengawasan adalah sebagai berikut : 1. Tahap Penetapan Standar

Tujuannya adalah sebagai sasaran, kouta, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum yaitu :

a. Standar Phisik  b. Standar Moneter

c. Standar Waktu

2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Beberapa proses yang berulang-ulang dan continue, yang berupa atas, pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.

4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standard Analisa Penyimpangan

Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinnya  penyimpangan dan menganalisasnya mengapa bisa terjadi demikian,  juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer. 5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

3.3 Pentingnya pengawasan

Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan inilah yang membuat fungsi  pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya  pengwasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasi nya itu sendiri maupun bagi para  pekerjannya.

Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya : 1. Perubahan lingkungan organisasi

Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang  berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.

2. Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitibilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

3. Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan

Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyaknyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem  pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut

sebelum menjadi kritis.

4. Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelgasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara menajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.

5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk degan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pegambilan tindakan.

3.4 Sistem pengawasan

Untuk mencegah terjadi kesimpangsiuran, kesalahan-kesalahan, kelemahan-kelemahan, dalam pelaksanaan sesuatu rencana, agar berhasil dengan baik tentu diperlukan beberapa sistem pengawasan yang efektif. Ada  bermacam-macam sistem pengawasan menurut Prof. Dr. H. Arifin

a. Komparatif. Yakni sistem membandingkan hasil yang diperoleh dengan rencana yang telah disusun sebelumnya. Biasanya dijalankan oleh pucuk  pimpinan atau top management.

 b. Inspektof, yakni sistem pemeriksaan setempat. Gunanya adalah untuk mengetahui sendiri keadaan yang sebenarnya mengenai pelaksanaannya. c. Verifikatif, yakni sistem pengawasan secara pemeriksaan. Dilakukan

oleh staf atau panitia ataupun komisi yangdibentuk oleh badan usaha atau  jawatanyang bersangkutan. Verifikasi ini menyangkut bidang keuangan

dan material.

d. Investigasi, yakni sistem pengawasan yang dilakukan dengan cara mengadakan penyelidikan. Biasanya sistem pengawasan ini dilakukan untuk mengetahui apa yang tersirat, yang sukar dapat diketahui melalui  pengawasan biasa. Penyelidikan dilakukan seringkali untuk membongkar  penyelewengan-penyelewengan.

3.5 Laporan

Laporan menurut Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosuddirjo adalah setiap tulisan yang terisi hasil laporan pengolahan data informasi.

Jenis –  jenis laporan sebagai berikut:

1. Laporan berkala, yaitu laporan yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan bagian. Laporan berkala biasanya adalah laporan mingguan, bulanan. kuartalan, dan memuat hal-hal secara terperinci. Laporan ini meliputi :

a. Laporan Bulanan  b. Catatan Hasil Pekerjaan c. Laporan Pembelian d. Laporan Iklan e. Laporan Kepegawaian

a. Pengembangan Produksi  b. Riset pemasaran

c. Asuransi perusahaan

d. Hal-hal yang bersifat tidak terus-menerus 3.6 Penilaian atau Evaluasi

1. Pengertian

Evaluasi adalah suatu usaha untuk mengetahui sampai dimana suatu pekerjaan sudah dapat dilaksanakan atau sampai sejauh mana tujuan telah tercapai.

2. Fungsi Evaluasi Sebenarnya adalah :

 Mengadakan pengukuran

 Mengadakan perbaikan 3. Ruang lingkup evaluasi

Bidang/ruang lingkup yang dievaluasi terdiri dari :

 Evaluasi sumber manusia

 Evaluasi bidang material

 Evaluasi keseluruhan dari perencanaan yang dibuat

 Evaluasi bidang kegiatan pelaksanaan 4. Langkah-langkah dalam proses evaluasi :

 Harus ada perumusan tujuan

 Perincian tujuan-tujuan

 Memilih alat dan Teknik evaluasi yang tepat

 Kegiatan pengumpulan data

IV. KESIMPULAN

Cara pendekatan pokok dalam Teknik-teknik analisis adalah dengan menyusun keterangan-keterangan menurut skema garis atau tabel, dilanjutkan dengan menganalisa secara kritis sesuai dengan fakta sehingga ada gambaran yang jelas mengenai prinsip-prinsip umum serta akibat-akibatnya.

Perencanaan merupakan salah satu fungsi utama dalam manajemen. Menetapkan tujuan strategi visi misi serat rencana-rencana yang akan dilakukan perusahaan menggunakan sistem manajerial yang strategis pula. Hal inilah yang menjadi dasar untuk menganalisa fungsi-fungsi manajemen dalam rangkaian sistem. Dengan menganalisa secara terperinci langkah-langkah suatu prosedur dalam unit-unit organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Dra, Rr, Ponco Dewi K, MM. 2017. Modul Sistem Analisis Administrasi. Jakarta: Universitas Negeri Jakarta

Matondang, 2008. Kepemimpinan Budaya Organiasi dan Manajemen Strategik. Yogyakarta : Graha Ilmu

 Norman N. Barish, 1987. Analisis Administrasi Sistem-Sistem Bagi Administrasi  yang Efektif. Jakarta : Bina Aksara