29
Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan adalah suatu kegiatan untuk mempelajari interaksi sistem yang terdiri atas pelaku proses dalam sistem, prosedur, dan data serta informasi yang terkait. Kegiatan ini menggambarkan suatu sistem pada model yang dapat mengidentifikasi seluruh aspek yang terlibat dalam sistem tersebut.
Tujuan dari analisa sistem yang sedang berjalan adalah :
a. Menelusuri bagaimana sistem berjalan, dengan memperhatikan proses, aliran data, atau informasi, dan pelaku sistem (dalam flowmap sistem yang sedang berjalan).
b. Mengevaluasi sistem sehingga dapat mendukung dan meningkatkan kinerja perangkat lunak yang akan dikembangkan.
c. Mendapatkan kemungkinan pengembangan sistem baru yaitu proses, dan subproses yang dapat dimodifikasi ke arah yang lebih baik.
3.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Prosedur merupakan tahapan – tahapan, langkah – langkah yang dilalui untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Setiap langkah dalam prosedur tersebut harus dianalisa sedemikian rupa, sehingga proses bisnis didalamnya akan menjadi lebih lengkap dan rinci. Yang nantinya pada tahap perancangan sistem akan menjadi lebih mudah untuk dilakukan.
3.1.1 Prosedur Penentuan Bobot Per Jenis Redaktur
a. Kepala Perwakilan Batam Pos memberikan nilai bobot penilaian per jenis redaktur kepada Departemen Umum dan Keuangan.
b. Lalu nilai bobot penilaian per jenis redaktur tersebut dicatat oleh bagian Departemen Umum dan Keuangan menjadi catatan bobot dan kemudian diserahkan kembali ke Kepala Perwakilan Batam Pos untuk diarsip.
Untuk lebih jelasnya prosedur saat penentuan bobot per jenis redaktur dapat dilihat pada gambar flowmap berikut ini :
Flowmap Berjalan Penentuan Bobot Per Jenis Redaktur Departemen Umum dan
Keuangan Kepala Perwakilan
Nilai bobot penilaian per jenis redaktur
Nilai bobot Penilaian per jenis redaktur
Catat bobot
Catatan Bobot Catatan Bobot
Gambar 3.1 Flowmap Berjalan Penentuan Bobot Per Jenis Redaktur
3.1.2 Prosedur Penilaian Karyawan Batam Pos Yang Sedang Berjalan
a. Departemen Umum dan Keuangan memberikan formulir karyawan kepada Kepala Perwakilan Batam Pos untuk diberikan penilaian.
b. Oleh Kepala Perwakilan memberikan penilaian berdasarkan pemantauan dan hasil berita yang telah dikerjakan.
c. Lalu hasil penilaian tersebut diberikan kepada Departemen Umum dan Keuangan untuk melakukan penyeleksian karyawan dengan menggunakan metode TOPSIS.
d. Lalu dihasilkan laporan karyawan dan diberikan kepada Kepala Perwakilan untuk diambil keputusan lalu diarsip.
Untuk lebih jelasnya prosedur saat penilaian karyawan Batam Pos dapat dilihat pada gambar flowmap berikut ini :
Flowmap Berjalan Penilaian Karyawan
Gambar 3.2 Flowmap Berjalan Penilaian Karyawan
3.2 Analisis Kelemahan Sistem
Analisa sistem merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan dengan tujuan untuk memahami cara kerja dari sistem pada suatu instansi/objek yang diteliti.
Salah satu dari tujuan memahami cara kerja dari sistem tersebut adalah untuk mencari kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem lama dan memperbaikinya untuk hasil kinerja (output) sistem yang lebih maksimal.
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka ditemukan beberapa kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan di Batam Pos, diantaranya :
a. Dalam penyeleksian karyawan dengan metode TOPSIS masih dilakukan secara manual, sedangkan hasil seleksi diperlukan dalam waktu yang cepat, sehingga hasil penyeleksian dirasakan kurang tepat.
b. Proses pencarian data bobot per redaktur membutuhkan waktu yang lama karena masih berupa arsip.
c. Resiko terjadinya kehilangan data bobot per redaktur tinggi, karena dalam penyimpanannya belum menggunakan database.
d. Proses manual akan lambatnya penyajian informasi dalam bentuk laporan.
Untuk mengatasi masalah-masalah diatas maka diperlukan sebuah sistem yang mampu memperbaiki cara kerja dari seleksi penempatan redaktur, terutama dalam hal pembuatan laporan, sebagai output bagi tersedianya suatu penyajian informasi yang dibutuhkan.
3.3 Contoh Soal 1
Pada masa transisi pergiliran jabatan, perusahaan Batam Pos ingin mengangkat 1 orang wartawan untuk dijadikan redaktur, terdapat 5 tipe redaktur yang tersedia di perusahaan Batam Pos diantaranya Redaktur Halaman Utama, Redaktur Probiz, Redaktur Metropolis, Redaktur Prokepri dan Redaktur Minggu, tentukanlah jabatan redaktur mana yang paling cocok dengan penilaian prestasi 5 orang wartawan tersebut dengan menggunakan metode TOPSIS !
Tabel 3.1 Tabel Penilaian Karyawan
No Nama Dedikasi Kreatifitas Keahlian Disiplin Kerjasama
1 Johandri 100 80 70 60 60
Tabel 3.2 Tabel Bobot Redaktur
No Redaktur Dedikasi Kreatifitas Keahlian Disiplin Kerjasama
1 Halaman Utama 30 25 25 10 10
2 Probiz 20 25 30 15 10
3 Metropolis 25 20 35 10 10
4 Prokepri 20 25 25 15 15
5 Minggu 20 30 15 20 15
Langkah 1 adalah dengan membuat matriks keputusan yang ternormalisasi dengan rumus R = x / |x|, dimana |x| = akar dari total pemjumlahan semua point tertentu yang telah dikuadratkan
|x| dedikasi = √ (302 + 202 + 252 + 202 + 202) = 52.20
|x| kreatifitas = √ (252 + 252 + 202 + 252 + 302) = 56.35 dan seterusnya sehingga menghasilkan nilai
Tabel 3.3 Tabel nilai |x|
No Nilai Dedikasi Kreatifitas Keahlian Disiplin Kerjasama
1 |x| 52.20 56.35 60.00 32.40 27.39
nilai R = x / |x|, dimana x = bobot dan |x| disesuaikan dengan kriterianya Halaman Utama Dedikasi = 30 / 52.20 = 0.5747
Halaman Utama Kreatifitas = 25 / 56.35 = 0.4437 Tabel 3.4 Tabel nilai R
No Redaktur Dedikasi Kreatifitas Keahlian Disiplin Kerjasama 1 Halaman Utama 0.5747 0.4437 0.4167 0.3086 0.3651 2 Probiz 0.3831 0.4437 0.5000 0.4629 0.3651 3 Metropolis 0.4789 0.3549 0.5833 0.3086 0.3651 4 Prokepri 0.3831 0.4437 0.4167 0.4629 0.5477 5 Minggu 0.3831 0.5324 0.2500 0.6172 0.5477
Langkah 2 adalah dengan membuat matriks keputusan yang ternormalisasi terbobot (tabel Y) dengan mengalikan hasil tabel R dan nilai karyawan sehingga Halaman Utama Dedikasi = 0.5747 x 100 = 57.4796 (nilai belakang koma tidak tertampil pada pembulatan sebelumnya)
Halaman Utama Kreatifitas = 0.4437 x 80 = 35.4943 (nilai belakang koma tidak tertampil pada pembulatan sebelumnya)
Tabel 3.5 Tabel nilai Y Johandri
No Redaktur Dedikasi Kreatifitas Keahlian Disiplin Kerjasama 1 Halaman Utama 57.4696 35.4943 29.1667 18.5164 21.9089 2 Probiz 38.3131 35.4943 35.0000 27.7746 21.9089 3 Metropolis 47.8913 28.3954 40.8333 18.5164 21.9089 4 Prokepri 38.3131 35.4943 29.1667 27.7746 32.8634 5 Minggu 38.3131 42.5931 17.5000 37.0328 32.8634
Langkah 3 adalah menentukan matriks solusi ideal positif dan matriks solusi ideal negatif, dimana Y+ adalah nilai tertinggi dari semua kriteria tertentu contohnya dedikasi adalah pada Halaman Utama Dedikasi (57.4696) dan kreatifitas adalah pada Minggu Kreatifitas (42.5931), sedangkan Y- adalah kebalikan dari Y+ sehingga Y- dari dedikasi adalah pada Probiz Dedikasi / Prokepri Dedikasi / Minggu Dedikasi (38.3131) dan kreatifitas pada Metropolis Kreatifitas (28.3954)
Tabel 3.6 Tabel nilai Y+ dan Y- Johandri
No Redaktur Dedikasi Kreatifitas Keahlian Disiplin Kerjasama 1 Y+ 57.4696 42.5931 40.8333 37.0328 32.8634 2 Y- 38.3131 28.3954 17.5000 18.5164 21.9089
Langkah 4 adalah menentukan jarak antara nilai setiap alternatif dengan matriks solusi ideal positif(D+) dan matriks solusi ideal negatif(D-), dimana solusi
ideal positif dengan rumus total nilai Y - nilai Y+ kemudian diakar dan solusi ideal negatif dengan rumus total nilai Y - nilai Y- kemudian diakar.
D+ = √Σ ((Y - Y+)2) D- = √Σ ((Y - Y-)2)
Halaman Utama D+ = √ ((57.4696 - 57.4696)2 + (35.4943 - 42.5931)2 + (29.1667 - 40.8333)2 + (18.5164 - 37.0328)2 + (21.9089 - 32.8634)2) = 25.4826
Halaman Utama D- = √ ((57.4696 - 38.3131)2 + (35.4943 - 28.3954)2 + (29.1667 - 17.5000)2 + (18.5164 - 18.5164)2 + (21.9089 - 21.9089)2) = 23.5261
dan kemudian langkah ke 5 adalah menentukan nilai preferensi untuk setiap alternatif(V) dengan rumus D- / (D- + D+)
Halaman Utama V = 23.5261 / (23.5261 + 25.4826) = 0.4800 Tabel 3.7 nilai D+, D- dan V Johandri
No Redaktur D+ D- V
1 Halaman Utama 25.4826 23.5261 0.4800 2 Probiz 25.6341 21.0323 0.4507 3 Metropolis 27.4986 25.2228 0.4784 4 Prokepri 25.2822 19.8045 0.4393 5 Minggu 30.1897 25.7766 0.4606
Dari hasil nilai V tabel diatas dapat disimpulkan bahwa berdasarkan Metode TOPSIS dengan nilai karyawan dan bobot yang telah ditentukan, jabatan Redaktur yang paling cocok pada Johandri adalah Redaktur Halaman Utama dengan nilai V tertinggi (0.4800).
3.4 Contoh Soal 2
Pada masa transisi pergiliran jabatan, perusahaan Batam Pos ingin mengangkat 1 orang wartawan untuk dijadikan redaktur, terdapat 5 tipe redaktur yang tersedia di perusahaan Batam Pos diantaranya Redaktur Halaman Utama, Redaktur Probiz, Redaktur Metropolis, Redaktur Prokepri dan Redaktur Minggu, tentukanlah jabatan redaktur mana yang paling cocok dengan penilaian prestasi 5 orang wartawan tersebut dengan menggunakan metode TOPSIS !
Tabel 3.8 Tabel Penilaian Karyawan
No Nama Dedikasi Kreatifitas Keahlian Disiplin Kerjasama
1 Inaka 90 50 75 65 70
Tabel 3.9 Tabel Bobot Redaktur
No Redaktur Dedikasi Kreatifitas Keahlian Disiplin Kerjasama
1 Halaman Utama 30 25 25 10 10
2 Probiz 20 25 30 15 10
3 Metropolis 25 20 35 10 10
4 Prokepri 20 25 25 15 15
5 Minggu 20 30 15 20 15
Langkah 1 adalah dengan membuat matriks keputusan yang ternormalisasi dengan rumus R = x / |x|, dimana |x| = akar dari total pemjumlahan semua point tertentu yang telah dikuadratkan
|x| dedikasi = √ (302 + 202 + 252 + 202 + 202) = 52.20
|x| kreatifitas = √ (252 + 252 + 202 + 252 + 302) = 56.35 dan seterusnya sehingga menghasilkan nilai
Tabel 3.10 Tabel Nilai Ternormalisasi |x|
No Nilai Dedikasi Kreatifitas Keahlian Disiplin Kerjasama
1 |x| 52.20 56.35 60.00 32.40 27.39
nilai R = x / |x|, dimana x = bobot dan |x| disesuaikan dengan kriterianya Halaman Utama Dedikasi = 30 / 52.20 = 0.5747
Halaman Utama Kreatifitas = 25 / 56.35 = 0.4437 Tabel 3.11 Tabel Nilai R
No Redaktur Dedikasi Kreatifitas Keahlian Disiplin Kerjasama 1 Halaman Utama 0.5747 0.4437 0.4167 0.3086 0.3651 2 Probiz 0.3831 0.4437 0.5000 0.4629 0.3651 3 Metropolis 0.4789 0.3549 0.5833 0.3086 0.3651 4 Prokepri 0.3831 0.4437 0.4167 0.4629 0.5477 5 Minggu 0.3831 0.5324 0.2500 0.6172 0.5477
Langkah 2 adalah dengan membuat matriks keputusan yang ternormalisasi terbobot (tabel Y) dengan mengalikan hasil tabel R dan nilai karyawan sehingga
Halaman Utama Dedikasi = 0.5747 x 90 = 51.7226 (nilai belakang koma tidak tertampil pada pembulatan sebelumnya)
Halaman Utama Kreatifitas = 0.4437 x 50 = 22.1839 (nilai belakang koma tidak tertampil pada pembulatan sebelumnya)
Tabel 3.12 Tabel nilai Y Inaka
No Redaktur Dedikasi Kreatifitas Keahlian Disiplin Kerjasama 1 Halaman Utama 51.7226 22.1839 31.2500 20.0594 25.5604 2 Probiz 34.4817 22.1839 37.5000 30.0892 25.5604 3 Metropolis 43.1022 17.7471 43.7500 20.0594 25.5604 4 Prokepri 34.4817 22.1839 31.2500 30.0892 38.3406 5 Minggu 34.4817 26.6207 18.7500 40.1189 38.3406
Langkah 3 adalah menentukan matriks solusi ideal positif dan matriks solusi ideal negatif, dimana Y+ adalah nilai tertinggi dari semua kriteria tertentu contohnya dedikasi adalah pada Halaman Utama Dedikasi (51.7226) dan kreatifitas adalah pada Minggu Kreatifitas (26.6207), sedangkan Y- adalah kebalikan dari Y+ sehingga Y- dari dedikasi adalah pada Probiz Dedikasi / Prokepri Dedikasi / Minggu Dedikasi (34.4817) dan kreatifitas pada Metropolis Kreatifitas (17.7471)
Tabel 3.13 Tabel nilai Y+ dan Y- Inaka
No Redaktur Dedikasi Kreatifitas Keahlian Disiplin Kerjasama 1 Y+ 51.7226 26.6207 43.7500 40.1189 38.3406 2 Y- 34.4817 17.7471 18.7500 20.0594 25.5604
Langkah 4 adalah menentukan jarak antara nilai setiap alternatif dengan matriks solusi ideal positif(D+) dan matriks solusi ideal negatif(D-), dimana solusi
ideal positif dengan rumus total nilai Y - nilai Y+ kemudian diakar dan solusi ideal negatif dengan rumus total nilai Y - nilai Y- kemudian diakar.
D+ = √Σ ((Y - Y+)2) D- = √Σ ((Y - Y-)2)
Halaman Utama D+ = √ ((51.7226 - 51.7226)2 + (22.1839 - 26.6207)2 + (31.2500 - 43.7500)2 + (20.0594 - 40.1189)2 + (25.5604 - 38.3406)2) = 27.2332
Halaman Utama D- = √ ((51.7226 - 34.4817)2 + (22.1839 - 17.7471)2 + (31.2500 - 18.7500)2 + (20.0594 - 20.0594)2 + (25.5604 - 25.5604)2) = 21.7528
dan kemudian langkah ke 5 adalah menentukan nilai preferensi untuk setiap alternatif(V) dengan rumus D- / (D- + D+)
Halaman Utama V = 21.7528 / (21.7528 + 27.2332) = 0.4441 Tabel 3.14 nilai D+, D- dan V Inaka
No Redaktur D+ D- V
1 Halaman Utama 27.2332 21.7528 0.4441 2 Probiz 24.8983 21.7219 0.4659 3 Metropolis 26.8098 26.4445 0.4966 4 Prokepri 23.9537 20.9729 0.4668 5 Minggu 30.3685 25.3861 0.4553
Dari hasil nilai V tabel diatas dapat disimpulkan bahwa berdasarkan Metode TOPSIS dengan nilai karyawan dan bobot yang telah ditentukan, jabatan Redaktur yang paling cocok untuk Inaka adalah Redaktur Metropolis dengan nilai V tertinggi (0.4966).
3.5 Analisis Kebutuhan Sistem
Untuk mendukung Sistem Pendukung Keputusan di Batam Pos, dibutuhkan beberapa komponen-komponen dasar yang harus terpenuhi, diantaranya :
3.5.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Pada tahap pengembangan Sistem Pendukung Keputusan Penempatan Redajtur Di Batam Pos dibutuhkan perangkat lunak Visual Studio 2010 dengan menggunakan bahasa pemrograman C# untuk membuat sebuah interface sebagai sarana interaksi antara user dengan data karyawan yang disimpan didalam database dengan menggunakan SQL Server 2008 R2.
3.5.2 Analisis Kebutuhan Informasi
Dari analisis yang telah dilakukan pada sistem yang berjalan pada Batam Pos Cabang Tanjungpinang, maka diperoleh beberapa dokumen yaitu :
3.5.2.1 Dokumen Input
a. Catatan Bobot Per Jenis Redaktur
Fungsi : Untuk bobot penilaian setiap jenis redaktur.
Sumber : Kepala Perwakilan.
Rangkap : 1 (Satu).
Distribusi : Departemen Umum dan Keuangan.
Item : Jenis Redaktur, Dedikasi, Kreatifitas, Keahlian, Disiplin, Kerja Sama
3.5.2.2 Dokumen Output a. Formulir Karyawan
Fungsi : Pemasukan nilai berdasarkan data karyawan.
Sumber : Departemen Umum dan Keuangan.
Rangkap : 1 (Satu).
Distribusi : Kepala Perwakilan.
Item : Nama, No Identitas, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Alamat, No. Telpon, Dedikasi, Kreatifitas, Keahlian, Disiplin, Kerja Sama.
3.5.3 Analisis Kebutuhan Pengguna
Pengguna dari perangkat lunak ini adalah karyawan dari Departemen Umum dan Keuangan Batam Pos yang bertugas untuk menyelesaikan masalah umum seperti penyeleksian karyawan, serta membuat laporan-laporan yang dibutuhkan oleh Kepala Perwakilan.
3.5.4 Analisis PIECES / SWOT
Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan atau sering juga disebut dengan analisis pieces.
Berikut adalah hasil analisis permasalahan yang dapat dijelaskan dengan pieces (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) yaitu :
a) Kinerja (Performance)
Penyeleksian dengan metode TOPSIS yang dilakukan pada sistem yang berjalan memakan waktu yang lebih lama, karena melihat banyaknya data sehingga dikhawatirkan timbul kesalahan dalam penyeleksian dan berkas- berkas penyeleksian terus menerus bertambah sehingga menyulitkan dalam pencarian data yang berdampak pada penurunan kinerja. Sedangkan dengan sistem yang terkomputerisasi proses penyeleksian tidak memakan waktu lebih lama karena telah tersedianya form input yang disediakan oleh aplikasi. Untuk pencarian data juga tidak memakan waktu lama karena sudah tersimpan oleh database dan dapat dicari dengan cepat.
b) Informasi (Information)
Pada sistem yang berjalan informasi mengenai laporan karyawan dihasilkan lambat dan terkadang salah karena masih dilakukan secara manual. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi informasi yang dibutuhkan dapat dihasilkan dengan cepat karena sudah memiliki database pada aplikasi.
c) Ekonomi (Economic)
Untuk pembuatan laporan karyawan membutuhkan biaya yang tidak sedikit karena dalam pembuatan laporan membutuhkan banyak kertas dan alat-alat tulis lainnya sehingga uang yang dikeluarkan banyak. Dengan sistem yang terkomputerisasi diharapkan pengurangan terhadap kertas dan
alat-alat tulis yang digunakan karena dengan aplikasi saat laporan dibuat akan menampilkan laporan yang sudah siap.
d) Keamanan (Control)
Dalam sistem yang berjalan tidak ada pengawasan apabila terjadi kemungkinan pencurian terhadap data dan kemungkinan terjadi pengaksesan data oleh orang yang tidak berwenang karena tidak adanya password atau otentikasi pengguna terhadap semua berkas yang telah
dibuat. Dengan sistem yang terkomputerisasi dibuat password untuk keamanan data.
e) Efisiensi (Efficiency)
Dalam sistem yang berjalan dalam membuat laporan membutuhkan banyak kertas sehingga menurunkan efisiensi sumber daya, begitu juga dalam melakukan penyeleksian karyawan yang dilakukan secara manual maka memerlukan waktu pengerjaan yang lama sehingga menurunkan efisiensi waktu. Dengan adanya sistem usulan yang terkomputerisasi dapat mempercepat pengolahan data tanpa harus membutuhkan sumber daya yang banyak.
f) Pelayanan (Service)
Pada sistem yang berjalan tidak ada mekanisme pemeriksaan berkas yang mengalami duplikasi, sedangkan dengan sistem yang terkomputerisasi dapat dilihat melalui tampilan report yang dihasilkan.
