42
Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk menvapai tujuan mereka.
Tujuan utama dari analisis sistem yang sedang berjalan adalah :
1. Menentukan kelemahan dari proses-proses bisnis pada sistem lama untuk bias menentukan kebutuhan dari sistem baru.
2. Menentukan tingkat kelayakan kebutuhan sistem baru tersebut ditinjau dari beberapa aspek.
3. Mendapatkan kemungkinan pengembangan sistem baru yaitu proses, dan sub proses yang dapat dimodifikasi ke arah yang lebih baik.
3.1 Analisis Sistem Prosedur dan Dokumen yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur merupakan serangkaian proses yang harus dijalankan dengan cara yang telah ditetapkan oleh instansi sebelum adanya sistem yang baru ini. Analisis prosedur yang sedang berjalan pada Badan Kesatuan Bangsa Politik Perlindungan Dan Pemberdayaan Masyarakat Kota Tanjungpinang yaitu :
1. Prosedur pengelolaan data penggajian pegawai baru yang sedang berjalan
a. Pegawai mengajukan permohonan usulan mutasi ke unit kerja yang ke BKD (Badan Kepegawaian Daerah) melampirkan data identitas dan data pendidikan.
b. BKD (Badan Kepegawaian Daerah) membuat SK Pegawai (Surat Keputusan Pegawai) sesuai dengan data identitas pegawai dan data pendidikan pegawai yang diajukan tersebut, SK tersebut di cetak rangkap 4, untuk diberikan ke pegawai, DPPAKD (Dinas Pendapatan Pengolahan Keuangan Dan Aset Daerah), Badan Kesbangpol Linpenmas dan BKD itu sendiri untuk arsip.
c. SK Pegawai yang diberikan dari BKD Ke Pegawai, diarsipkan pegawai tersebut sebagai dokumen sah menjadi pegawai.
d. SK Pegawai yang diberikan dari BKD ke DPPKAD akan diproses untuk dibuatkan data penggajian pegawai ke ampra gaji.
e. SK Pegawai yang diberikan dari BKD ke Bendahara Kesbangpol Linpenmas di rekap data pegawainya di rekapan data pegawai, dan SK nya diarsipkan.
f. DPPKAD juga memberikan daftar golongan gaji kepada bendahara untuk menjadi pegangan arsip bendahara
SK Pegawai
SK Pegawai
Flowmap pengolahan data penggajian pegawai baru Badan Kesbangpol Linpenmas yang sedang berjalan Dinas Pendapatan Pengolahan
Keuangan Dan Aset Daerah
Badan Kepegawaian
Daerah Bendahara Kepala Bagian
Pegawai Membuat Data Penggajian Pegawai Tersebut Sesuai Golongan Ke Ampra Gaji SK Pegawai 4 3 Rekapan Data Pegawai Membuat SK Pegawai Sesuai Pendidikan Pegawai 1 4 Ampra Gaji Merekap Data Pegawai Identitas Pegawai 3 2 Data Pendidikan Pegawai 2 SK Pegawai Identitas Pegawai Data Pendidikan Pegawai Cetak Laporan Data Pegawai Laporan Data Pegawai Laporan Data Pegawai Daftar Golongan Gaji Memberikan daftar golongan gaji untuk arsip bendahara Daftar Golongan Gaji Daftar Golongan Gaji SK Pegawai SK Pegawai 4 3
Gambar 3.1 Flowmap pengolahan data penggajian pegawai baru yang sedang berjalan
2. Prosedur Penggajian bulanan pegawai yang sedang berjalan
a. Bendahara Badan Kesbangpol Linpenmas mengajukan pengambilan Ampra Gaji ke DPPKAD (Dinas Pendapatan Pengolahan Keuangan Dan Aset Daerah)
b. DPPKAD menyiapkan ampa gaji tersebut kemudian menyerahkan lagi bendahara kesbangpol linpenmas
c. Setelah bendahara kesbangpol linpenmas mendapatkan ampra gaji kemudian membuat SPM (Surat Perintah Membayar) dan SPP(Surat Perintah Pencairan) dan menyerah ke DPPKAD lagi d. DPPKAD memeriksa keabsahan SPP dan SPM tersebut jika tidak
sah maka dikembalikan lagi ke bendahara dan jika sah DPPKAD membuat cek blige giro dan memberika cek blige giro lagi ke bendahara kesbangpol linpenmas
e. Bendahara Kesbangpol Linpenmas mencairkan cek tersebut ke Bank Riau kemudian Bank Riau mengecek apakah ada pinjaman bank oleh pegawai di Kesbangpol Linpenmas dan mencairkan jumlah cek blige giro
f. Setelah di proses oleh bank riau, kemudian pihak bank riau memberikan uang tunai ke bendahara, kemudian bendahara menghitung pengajian apakah ada potongan seperti arisan dw, koperasi gurindam asuransi dan potongan lainnya, setelah di hitung dibuatkan slip gaji kemudian membagikannya ke pegawai berserta ampra gaji ditandatanganin oleh Pegawai.
Data Pinjaman Bank
Data Pinjaman
Bank
Flowmap penggajian bulanan pegawai Badan Kesbangpol Linpenmas yang sedang berjalan
Pegawai Dinas Pendapatan
Pengolahan Keuangan Dan Aset Daerah
Bank Riau Kepala Bagian
Bendahara Pengajuan Penggajian Pegawai Pengajuan Penggajian Pegawai Menyiapkan Ampra Gaji Ampra Gaji Ampra Gaji Membuat SPM dan SPP SPM SPP Cek Keabsahan Memeriksa Keabsahan SPM dan SPP SPM SPP Tidak Sah Membuat Cek Blige Giro Sah Cek Blige Giro Cek Blige Giro Mencairkan Uang Penggajian Ke Bank Riau Cek Blige Giro Cek Blige Giro Cek Pinjaman Bank Dan Pencairan Cek Blige Giro Uang Pencairan Cek Uang Pencairan Cek Menghitung Penggajian dan membuat slip gaji pegawai Rekapan Data Pegawai Slip Gaji Ampra Gaji Ampra Gaji Tertandatangani Rekapan Potongan Gaji Pegawai Slip Gaji Menandatangani Ampra gaji dan
pengambilan gaji Ampra Gaji Ampra Gaji Tertandatangani Cetak Laporan Penggajian Laporan Penggajian Laporan Penggajian Ampra Gaji Tertandatangani
3.2 Analisis Dokumen
Berdasarkan analisa sistem yang berjalan menggunakan flowmap diatas maka dapat di rincikan beberapa dokumen keluaran dan masukan pada Sistem Informasi Penggajian Pegawai di Badan Kesbangpol Linpenmas, antara lain :
1. Dokumen Masukan
Berikut merupakan dokumen – dokumen masukan dalam analisis yang sedang berjalan di badan Kesbangpol Linpenmas Kota Tanjungpinang :
a. SK Pegawai
Tabel 3.1 Tabel Dokumen Masukan (SK Pegawai)
Nama Dokumen : SK Pegawai
Fungsi : Untuk pendataan data pegawai dan penggajian
Sumber : BKD
Distribusi : Pegawai, DPPKAD, Bendahara
b. Daftar Golongan Gaji
Tabel 3.2 Tabel Dokumen Masukan (Daftar Golongan Gaji)
Nama Dokumen : Daftar Golongan Gaji
Fungsi : Untuk arsip bendahara
Sumber : DPPKAD
c. Ampra Gaji
Tabel 3.3 Tabel Dokumen Masukan (Ampra gaji)
Nama Dokumen : Ampra Gaji
Fungsi : Untuk pendataan data penggajian
Sumber : DPPKAD
Distribusi : Bendahara
2. Dokumen Keluaran
Berikut merupakan dokumen – dokumen keluaran dalam analisis yang sedang berjalan di badan Kesbangpol Linpenmas Kota Tanjungpinang :
a. Pengajuan Ampra Gaji
Tabel 3.4 Tabel Dokumen Keluaran (Pengajuan Ampra Gaji)
Nama Dokumen : Pengajuan Ampra Gaji
Fungsi :
Dokumen-dokumen untuk mengajukan ampra gaji
Sumber : Bendahara
Distribusi : DPPKAD
b. SPP (Surat Perintah Pencairan)
Tabel 3.5 Tabel Dokumen Keluaran (SPP)
Nama Dokumen : SPP (Surat Perintah Pencairan)
Fungsi : Syarat untuk mendapatkan blige giro
Distribusi : DPKKAD
c. SPM (Surat Perintah Membayar)
Tabel 3.6 Tabel Dokumen Keluaran (Surat Perintah Membayar)
Nama Dokumen : SPM (Surat Perintah Membayar)
Fungsi : Syarat untuk mendapatkan blige giro
Sumber : Bendahara
Distribusi : DPPKAD
d. Blige Giro
Tabel 3.7 Tabel Dokumen Keluaran (Blige Giro)
Nama Dokumen : Blige Giro
Fungsi : Untuk pencairan dana gaji
Sumber : DPPKAD
Distribusi : Bendahara dan Bank Riau
e. Slip Gaji
Tabel 3.8 Tabel Dokumen Keluaran (Slip Gaji)
Nama Dokumen : Slip Gaji
Fungsi : Untuk tanda penerimaan gaji
Sumber : Bendahara
3.3 Analisis Kelemahan Sistem
Berdasarkan analisis prosedur sistem yang berjalan yang di gambarkan melalui flow map diatas, dapat di analisis beberapa kelemahan sistem tersebut yaitu sistem yang sedang berjalan saat ini pemrosesan data input atau output dan penyimpanan masih bersifat manual, sehingga menyebabkan proses untuk memperoleh informasi memakan waktu yang lama hingga dapat memperlambat penggajian pegawai di Badan Kesbangpol Linpenmas.
3.4 Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem baru, sistem baru yang akan diterapkan harus sesuai dengan kebutuhan pada Badan Kesbangpol Linpenmas, fungsi dari sistem baru ini adalah untuk membantu serta mempermudah instansi tersebut dalam mengelola data input dan output.
Untuk mengatasi masalah analisis sistem diatas maka yang diperlukan adalah memperbaiki sistem pengolahan data tersebut yaitu berupa sistem informasi berupa program yang dapat digunakan terutama dalam hal pendataan pegawai, perhitungan penggajian pegawai, pembuatan slip gaji, pembuatan laporan penggajian ke kepala bagian sebagai output bagi tersedianya suatu informasi yang dibutuhkan. Dengan sistem yang baru diharapkan permasalahan diatas dapat diatasi.
Untuk menunjang adanya sistem yang akan dirancang maka diperluhan kebutuhan lainya antara lain :
1. Analisis Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras komputer (hardware) adalah semua bagian fisik komputer, dan dibedakan dengan data yang berada di dalamnya atau yang beroperasi di dalamnya, dan dibedakan dengan perangkat lunak (software) yang menyediakan instruksi untuk perangkat keras dalam menyelesaikan tugasnya. Pada umumnya perangkat keras dan perangkat lunak merupakan satu kesatuan yang dapat membantu dalam pengolahan data penggajian pegawai di Badan Kesbangpol Linpenmas. Analisis perangkat keras ditujukan untuk menjelaskan kondisi atau kemampuan yang harus dipenuhi oleh sistem lama yang sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan oleh user di sistem baru.
2. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak adalah istilah umum untuk data yang diformat dan disimpan secara digital, termasuk program komputer, dokumentasinya, dan berbagai informasi yang bisa dibaca dan ditulis oleh komputer. Pada pembuatan slip gaji dan laporan penggajian di Badan Kesbangpol Polinpenmas sering terjadi kesalahan-kesalahan hal itu dikarenakan pembuatan laporan masih secara manual, untuk itu Sistem Informasi Penggajian Pegawai ini dapat dikembangkan dan diimplementasikan dengan menggunakan perangkat lunak. Hal ini dilakukan karena
perangkat lunak pada umumnya dapat mendukung serta dapat membantu dalam pengolahan data penggajian di Badan Kesbangpol Linpenmas.
3. Analisis Kebutuhan Pengguna (User)
Dari pengamatan tentang prosedur dan dokumen sistem yang sedang berjalan diatas, maka diperoleh beberapa hasil evaluasi terhadap sistem yang berjalan saat ini yaitu penjabaran kebutuhan sistem seperti yang dijelaskan melalui flow map, semua proses masih dilakukan secara manual, sehingga seluruh proses yang ada pada Badan Kesbangpol Linpenmas akan dikomputerisasi, terutama untuk pengelolaan gaji sampai dengan pembuatan slip dan pembuatan laporan penggajian.User yang akan memakai sistem baru ini yaitu bagian keuangan (bendahara penggajian Kesbangpol Linpenmas).
3.5 Analisis PIECES
Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, kontrol data, efisiensi dan servis. Panduan ini dikenal dengan PIECES Analysis (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency dan Services). Analisis PIECES ini menggmbarkan penggambaran sistem lama dan penggambaran sistem baru yang akan dibangun, disinilah ditemukan perbedaan-perbedaan sistem tersebut. Dibawah ini tabel analisis pieces pada Sistem Informasi Penggajian Pegawai Di Badan Kesbangpol Linpenmas Kota Tanjungpinang.
Tabel 3.9 Tabel Analisis Pieces
Jenis Analisis Sistem Lama Sistem Yang Di
Ajukan
Performance (Kinerja) suatu kemampuan sistem dalam
menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai.
Sistem penggajian secara manual
berpotensi menimbulkan kesalahan dalam
pemrosesan data. Selain itu pemrosesan data akan memakan waktu yang lama. Sistem berbasis komputer, yaitu menggunakan perangkat lunak untuk proses penghitungan yang sudah diprogram maupun cetak laporan transaksi secara otomatis. Informations (Informasi)
merupakan hal penting karena. Apabila
kemampuan sistem informasi baik, maka user akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan. Sistem penggajian manual menyebabkan proses informasi berlangsung lama. Teknologi berbasis komputer menjadikan proses informasi berlangsung cepat. Economy (Ekonomi) Pemanfaatan biaya yang digunakan dari
pemanfaatan informasi. Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi
pengendalian biaya dan peningkatan manfaat.
Dapat mengeluarkan biaya listrik yang lebih seperti untuk
mengerjakan sesuatu seperti mengetik ulang data penggajian pada slip gaji sehingga
memperlama penggunaan komputer.
Dapat menghemat listrik seperti tidak mengetik ulang lagi data
penggajian karena sudah otomatis data dan
datanya sudah ada di database sehingga mempercepat
penggunaan komputer Control (kontrol)
Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses.
Sistem penggajian secara manual
akan sulit melakukan kontrol
karena pemrosesan data dilakukan oleh manual sehingga
kemungkinan terjadinya kesalahan sangat besar.
Sistem berbasis komputer dapat memudahkan kontrol sehingga dapat menekan terjadinya kesalahan. Efficiency (Efisiensi) berhubungan dengan bagaimana sumber
Sistem penggajian secara manual
kurang efisien karena
Sistem berbasis komputer lebih efisien karena
tersebut dapat digunakan secara optimal perlu melakukan perhitungan dan dokumentasi dialakukan secara manual. perhitungan dan dokumentasi dilakukan secara otomatis. Service (layanan) merupakan layanan terhadap pengguna yang optimal
Pelayanan kepada pegawai akan
memakan banyak waktu karena
harus menunggu penghitungan data secara manual
Pelayanan lebih singkat karena
pemrosesan dilakukan oleh
