20
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisis Sistem yang Di Implementasikan
Sistem pengelolaan dokumen melibatkan beberapa role atau stake holder yaitu para manager divisi, staff dan administrator. Sistem yang dibutuhkan untuk pengelolaan dan penyimpanan dokumen adalah sistem yang mampu memonitor aktivitas dokumen, para manajerlah yang akan melihat progress dari setiap dokumen atau file yang ditugaskan ke masing – masing staf, para manajer perlu mengetahui sudah sejauh mana progress dokumen – dokumen tersebut, karena dokumen yang dikelola semuanya berhubungan dengan dokumen proyek, yang menentukan keberhasilan penyelesaian proyek tersebut, dengan dibangunnya sistem manajemen dokumen yang mampu mengorganisir semua dokumen – dokumen tersebut secara terpusat, dengan tidak lagi menyimpan di lokal komputer masing – masing stafnya, maka proses disposisi sampai approval dokumen tersebut dapat dimonitor degan jelas dan tidak terhambat jarak maupun waktu. Dengan menggunakan alfresco semua kebutuhan proses pengelolaan dokumen dapat dilakukan dengan baik. Seperti yang telah disebutkan pada bab 2 folder di dalam alfresco dinamakan space dan file yang akan kita isi ke space tersebut dinamakan content. Semua department di dalam alfresco akan mempunyai space, document management, business rules dan security.
Sistem manajemen dokumen yang dibuat dengan menggunakan alfresco memungkinkan para manager dapat memonitor status disposisi dokumen dengan menerapkan workflow pada masing – masing space, membuat tugas(task) untuk diberikan kepada para staf dan task tersebut bisa dimonitoring sampai pemberian approval untuk task tersebut. Jenis dokumen yang dikelola berupa file – file PDF,
audio, video, office file, AutoCAD file, text file, HTML file. Semua file tersebut bisa dibuka secara offline artinya disimpan dulu ke lokal komputer kemudian kita lakukan editing dengan membuka aplikasi pada client dengan syarat aplikasi untuk membuka file tersebut sudah di install di komputer client tersebut, kecuali HTML file dan XML file, bisa kita edit secara online.
Skenario percobaan pada implementasi ini mensimulasikan 3 divisi yang ada di perusahaan yaitu :
a. Divisi engineering : mengelola dokumen yang terdiri dari file office yang berisi dokumentasi, SOP proyek, proposal tender proyek, dan juga gambar desain.
b. Divisi HRD : bertugas mengatur dokumen – dokumen yang berisi kebijakan – kebijakan dokumen perusahaan, daftar inventaris peralatan kantor, surat yang ditujukan untuk pihak external dan internal perusahaan , memo dan sebagainya.
c. Divisi IT menegelola dokumen yang terkait dengan data IT Perusahaan, baik itu SOP Sistem, panduan aplikasi, topologi jaringan, semua data – data yang ada dikelola divisi tersebut, bersifat rahasia, dan hanya user anggota divisi tersebut yang bisa mengakses file dan dokumen tersebut. Penjelasan user yang terlibat seperti tabel di bawah ini.
3.2 Analisis fungsi – fungsi pada alfresco yang akan digunakan
Pada tahap analisis fungsi pada alfresco ini penulis ingin menjelaskan fungsi – fungsi apa saja yang akan digunakan untuk mendukung proses bisnis dokumen yang akan diterapkan, mulai dari security, manajemen dokumen, sampai workflow dan rule yang akan diterapkan pada masing – masing divisi tersebut, jadi kemungkinan setiap divisi memiliki fungsi dan workflow dokumen yang berbeda – beda.
Username Group
Admin Administrator Paul Administrator Engineering Irma Engineering Cecep Engineering Koespurwandi Engineering
Puji Engineering Deisy Engineering Sapta HRD Alfonsus HRD Revi HRD Revi IT Agus IT Paul IT
Tabel 3.1 Fungsi keanggotaan
3.2.1 Membership dan security
Security pada alfresco diterapkan dengan menggunakan roles yang diterapkan pada user dan group untuk spesifik space dan konten
a. Pengaturan user dan group
User merupakan individual member, sedangkan group merupakan kategori atau kelompok dari user tersebut. Satu user bisa merupakan lebih dari satu anggota group atau sub-group. User yang menjadi member sub-group secara otomatis menjadi anggota dari parent groupnya. User dan group dapat didefinisikan dengan melihat struktur organisasi. Sebagai contoh berikut adalah user dan group yang memilikinya
Gbr 3.1 Daftar user dan group yang dibuat
b. Permission dan roles
Permission menentukan akses ke space dan konten. Dalam alfresco permission diidentifikasikan dengan string. Anak dari node atau sub-space dari parent sub-space akan mewarisi permission dari node induknya atau node space-nya.
Permission yang diset pada node akan memiliki hak lebih tinggi dibandingkan permission yang dapat diset pada node, space ataupun konten. Sebagai contoh dari permission adalah permission group yang diterapkan pada alfresco. Permission group ini memiliki tipe:
• Read
• Edit
• Delete
• Add
Roles merupakan gabungan dari beberapa permission yang diterapkan pada user.
Sebagai contoh roles yang diterapkan pada alfresco adalah:
• Consumer : hanya dapat membaca konten
• Editor : dapat membaca dan meng-edit konten
• Contributor : dapat membaca dan menambahkan konten
• Collaborator : Dapat membaca, meng-edit, dan menambahkan konten
• Coordinator : dapat membaca, meng-edit, menambahkan, dan menghapus konten (full access)
Semua anggota dari masing – masing divisi mempunyai hak akses collaborator, hanya manager divisi yang diberi hak akses coordinator, kecuali untuk space home folder user, user diberi hak akses coordinator. Secara default, space yang dibuat diatas dapat diakses oleh group EVERYONE, dengan roles sebagai consumer.
Untuk keamanan dan ketertiban dalam mengakses konten yang ada dalam space.
c. Authentifikasi
Alfresco menentukan authentifikasi dengan menggunakan username dan password.
Authentifikasi diberlakukan untuk mengaskes content repository. Dibawah ini ada beberapa cara untuk mengakses alfresco, namun di sini kita hanya menggunakan 2 cara yaitu:
• Web Client
• CIFS
• WEBDAV
3.2.2 Manajemen Dokumen
1. Pengaturan space dan konten
Space dalam alfresco dapat dianggap sebagai folder yang berisi sub-space atau konten berupa file. Layaknya folder, space dapat diimplementasikan menggunakan security, business rules, workflow, notifications, local search, dan special views, space yang menggunakan berbagai tambahan fitur ini disebut juga smart folder. Pengaturan konten dilakukan berdasarkan space yang dibuat, beberapa space yang dibuat melambangkan divisi yang ada, yaitu:
a. Divisi Engineering: Dokumen yang dikelola juga terdiri dari file – file office yang berisi dokumentasi, SOP proyek, proposal tender proyek, dan juga gambar – gambar dari aplikasi AutoCAD. Dengan menggunakan action space rules, dokumen secara otomatis dapat didistribusikan ke space yang berkaitan
b. Divisi HRD: dokumen yang dikelola terkait dengan dokumen policy perusahaan, data karyawan, laporan internal dan external.
c. Divisi IT : space berisi semua dokumen yang terkait dengan Data IT Perusahaan, baik itu SOP Sistem, panduan aplikasi, topologi jaringan, dll.
Tabel di bawah ini menjelaskan mapping user ke dalam space di alfresco
Space User Group Role Permission
Drop Zone Sapta, alfonsus HRD Consumer Read
Operational Alfonsus HRD Contributor Read, write, edit,delete
Policy Sapta HRD Consumer Read
Dokumentas i
Puji, Paul Engineering Contributor Read, write, edit,delete
Drop Zone Cecep, Irma, koes, Paul
Engineering Consumer Read
Drawing Cecep, koes, Paul Engineering Contributor Read, write, edit,delete
Proposal Draft Puji, irma Engineering Contributor Read, write, edit,delete
Pending
Approve
Tabel 3.2 Mapping user ke dalam space
2. Pengaturan Action Rules
Action rules merupakan sekumpulan fungsi yang dapat diimplementasikan pada spesifik space atau konten. Penggunaan action rules ini dibuat dengan cara mengidentifikasikan syarat tertentu dari space, selanjutnya mengidentifikasi action yang dilakukan jika syarat kondisi terpenuhi. Dengan space yang berisi action rules, maka proses bisnis suatu dokumen dapat diimplementasikan dan disesuaikan, pada kasus pengelolaan ada space drop zone, di dalam space ini diimplementasikan action rules berupa :
• Dokumen masuk ke divisi HRD dengan penamaan mengandung kata
“peraturan” akan masuk ke space BetaPramesti Æ HRD Æ Policy
Action rules pada konten contohnya adalah fungsi add, edit, delete, check-in, check- out, workflow
3. Kostumisasi model konten (custom content model)
Alfresco memiliki model konten yang dapat dikostumisasi sesuai dengan kebutuhan.
ada 2 konfigurasi model konten yang bisa diimplementasikan yakni custom aspect dan custom type document
a. Konfigurasi property dokumen menggunakan custom aspect
Konfigurasi custom aspect dilakukan dengan menambahkan detail properties pada dokumen. Ini dapat berguna ketika melakukan pencarian dokumen secara lebih spesifik. Custom aspect dapat dibuat dengan menambahkan properties yang berbeda untuk masing - masing dokumen
b. Konfigurasi tipe konten
Konfigurasi tipe konten dari alfresco dilakukan untuk menambahkan kategori tipe dari dokumen. Secara default tipe dokumen adalah content. Pada kasus ini akan ditambahkan kategori dari tipe dokumen yakni Operational dokumen
dan Corporate Dokumen untuk divisi HRD. Listing program dapat dilihat pada lampiran “Custom type Alfresco”.
c. Pencarian dokumen
Menu pencarian dokumen memang sudah ada pada alfresco. Pada tugas akhir ini penulis kostumisasi untuk melakukan pencarian terhadap tipe dokumen
3.2.3 Workflow
Suatu nilai tambah yang diberikan alfresco untuk membantu monitoring aktivitas dokumen tersebut adalah dengan memanfaatkan fasilitas Adhoc Task-Based, fasilitas ini digunakan untuk mengirimkan suatu perintah atau notifikasi ke pihak lain, di Adhoc Task- Based ini terdapat tombol (button) task done, yang digunakan apabila tugas telah dikerjakan dan si pengirim task sudah menyetujuinya. Pengirim dapat mengatur notification jika menghendaki adanya suatu pemberitahuan akan status tugas dokumen yang dikirimnya. Pada masing – masing space untuk semua divisi, diterapkan workflow atau rule untuk proses dokumen yaitu:
1. Simple workflow
Simple workflow berorientasi pada konten didefinisikan sebagai proses pergerakan dokumen melalui beberapa space
Gbr 3.2 Space dan simple state workflow
Reject
Retract Re-submit
Space Publish Space Pending
Approval Manager Divisi
Space Draft staff
submit approved
Gambar diatas menjelaskan mula – mula dokumen diletakkan pada folder atau space draft, kemudian dokumen tersebut di-submit ke manager, dan akan masuk ke space Pending Approval dan jika manager telah membaca dan menyetujui dokumen yang kita submit tadi, maka secara otomatis dokumen tersebut berpindah ke space publish dokumen, namun jika manager menganggap isi dokumen tersebut masih belum benar atau belum memenuhi kriteria yang diinginkan manager lalu si manager tersebut akan memberi tanda reject, dan dokumen tersebut akan kembali ke space draft.
2. Advanced workflow
Advanced workflow di dalam alfresco merupakan proses yang berorientasi pada tugas ( task-oriented). Dimana dokumen dibuat, attach dokumen dengan dokumen lain, kemudian dokumen disampaikan ke stake holder lain yang berkaitan dengan dokumen tersebut. Selanjutnya dokumen yang sudah didisposisikan dapat dimonitor. Advanced workflow dibagi menjadi 2 tipe:
• Adhoc Task workflow : dalam hal ini dokumen didisposisikan ke sesama teman kerja
• Review dan Approve workflow : Dokumen untuk didisposisikan kepada manager masing- masing untuk diperiksa atau disetujui. Pada tahap perancangan akan digambarkan dengan diagram state bagaimana proses ini akan berlangsung.
3.3 Analisis properties dokumen yang terlibat
Data yang diperlukan dalam perencanaan aplikasi mengacu pada jenis dokumen, klasifikasi, perihal, sifat dan lain – lain yang selanjutnya penulis sebut sebagai properties dari dokumen yang terlibat. Berikut ini adalah properties yang dibutuhkan dari sebuah dokumen yang masuk maupun keluar, pada saat disposisi, dan pada saat dokumen menjadi arsip.
Tabel 3.3 Properties dokumen masuk divisi Engineering Properties keterangan
Divisi Nama Divisi
Jenis Dokumen Manual Guide, proposal, gambar
Nama proyek Dokumen dibuat berdasakan proyek apa Proyek koordinator Nama proyek manager
Tanggal Pengerjaan proyek Tanggal dimulainya pengerjaan proyek
Tabel 3.4 Properties dokumen masuk divisi HRD
Properties keterangan
Divisi Nama divisi
Tipe Dokumen Operational dokumen (berisi data karyawan, surat, memo, dll), Policy dokumen (berisi semua peraturan – peraturan perusahaan)
Timestamp Tanggal dan jam
sifat Biasa/rahasia/sangat rahasia
Jadwal retensi Masa penyimpanan
3.4 Perancangan Sistem
Pada tahap perancangan sistem, perancangan sistem menggunakan pemodelan UML (Unified modeling language). Gambaran aplikasi dimodelkan dengan aktor dan fungsi yang terlibat di dalam sistem dengan mengguanakan use case diagram.
Berikut akan dijelaskan aktor – aktor yang akan terlibat yaitu:
3.4.1 Aktor
Berdasarkan pengelolaan dokumen yang ada dan pencapaiann tujuan aplikasi kategori pengelola yang akan memakai sistem dapat digolongkan menjadi 3 aktor yaitu:
1. Administrator : adalah seseorang yang bertugas mengelola sistem, menjaga dan memonitoring agar sistem selalu berjalan dengan baik, memperbaiki kesalahan yang dilakukan oleh user, membuat hierarki space (folder), membuat proses bisnis untuk pengelolaan dokumen, mengatur security space, manajemen user dan group, membuat workflow yang sesuai dengan proses bisnis masing – masing divisi, menambahkan metadata (property) untuk suatu konten di dalam space, secara default alfresco memiliki property default, namun kita bisa menambahkan XML programming, untuk membuat metadata (properties) dari konten tersebut.
2. Manager Divisi : adalah kepala bagian masing – masing divisi, yang mempunyai kewenangan dalam mengakses dan memonitor aktivitas dokumen, memberi approval dari setiap dokumen yang akan didisposisi.
3. Staff : Tim/seksi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam mengolah dokumen. Menyimpan konten ke dalam space, mengisi metadata (properties) dari setiap konten yang akan di masukan ke dalam space
Mengacu pada Use Case pada diagram aplikasi, masing – masing aktor
mempunyai perbedaan dalam hak akses terhadap sistem, untuk penjelasannya dapat dilihat dari tabel di bawah ini:
Nama Aktor Administrator
ID Aktor1
Deskripsi Diperankan oleh System Administrator yang memiliki tugas: membuat user, membuat group user, membuat role security space, melakukan recover deleted konten, melakukan backup space data
Nama Aktor Manager
ID Aktor2
Deskripsi Manager yang menjabat masing – masing divisi. Manager yang mempunyai tanggung jawab memonitor aktivitas dokumen dan approval dokumen, mengirim task dokumen ke pada staf yang berada di bawahnya, mendelete space, create discussion untuk suatu space dan konten yang ada didalamnya Tabel 3.5 Identifikasi aktor administrator
Tabel 3.6 Identifikasi aktor manager
Nama Aktor Staf
ID Aktor3 Deskripsi Tim/Seksi yang bertugas mengolah
dokumen sesuai bidang, divisi, dan fungsi masing – masing, upload konten ke dalam space, mengisi metadata, properties dari setiap konten, karena setiap konten untuk masing – masing divisi memiliki karakteristik metadata yang berbeda -beda
3.4.2 Use case diagram
Tabel 3.8 Use case Admin console
Use Case Admin console
Aktor ID Aktor 1
Deskripsi Mengelola user dan group yang berhak mengakses aplikasi , baik menambahkan user, group, membuat subgroup, menambahkan security terhadap space, ataupun konten, menambahkan role terhadap suatu space yaitu:
consumer, coordinator, collaborator, editor, contributor
Tabel 3.7 Identifikasi aktor staf
Tabel 3.9 Use case create space
Use Case Create space
Aktor ID Aktor 1, Aktor2, Aktor3
Deskripsi Melakukan create space, upload dokumen yang diinput, ataupun dokumen hasil scanning, atau file yang sudah berbentuk elektronik, input konten/file/dokumen dilakukan dengan mengupload file tersebut, dengan mengisi field properties yang berkenaan dengan dokumen tersebut.
Tabel 4.0 Use case Assign Adhoc-Task
Use Case Assign Adhoc-Task
Aktor ID Aktor2
Deskripsi Melakukan proses approval/disposisi
dokumen, dengan menyertakan attachment file/ dokumen yang akan diperiksa, dengan member status pada dokumen tersebut.
Use Case Add/create content Aktor ID Aktor2, Aktor3
Deskripsi Melakukan penyimpanan atau pembuatan dokumen / konten yang telah diproses untuk selanjutnya akan menjadi arsip
Tabel 4.1 Use case add/create content
Gbr 3.3 Diagram Use Case keseluruhan
Pada gambar diatas terlihat terdapat aktor-aktor yang sesuai dengan role yang berperan dalam pengembangan perangkat lunak. Selain itu nampak bahwa aktor- aktor tersebut berinteraksi dengan use case yang menggambarkan fungsionalitas yang dapat dilakukan pengguna dengan menggunakan alfresco, di antaranya adalah melakukan add-create content, create workflow, dan invite pengguna yang mempunyai relasi <<include>> dengan use case create space. Actor 1 dan actor 2 menggunakan use-case check-in dan check-out content, create content rule dan versioning document yang memiliki relasi <<include>> dari use case add/create content. Adapun untuk aktor admin, yang mengelola penggunaan alfresco berinteraksi dengan use-case admin console yang memiliki tipe relasi <<include>>
dengan use case: create user, create group, create role security space, backup space, dan recovering deleted content.
3.4.3 Activitty Diagram
Pada saat dokumen di input, dokumen akan mengalami pemilihan secara otomatis apakah jenis dokumen tersebut berupa Drawing Design Project atau berupa SOP dan manual guide project system, jika dokumen berisi drawing design project
Gbr 3.4 Diagram activity divsi engineering
maka akan dipindahkan ke space Drawing project, begitu juga jika dokumen tersebut berisi keterangan SOP dan Manual project, maka secara otomatis oleh sistem akan dipindahkan ke space Manual dan SOP. Jika dokumen akan didisposisikan ke manager untuk proses approval maka dokumen akan dipindahkan ke space draft, dan jika dokumen di-submit ke manager, dan telah mendapat approval, maka dokumen akan berpindah ke space publish, namun sebaliknya jika dokumen tersebut di reject maka akan berpindah ke space Pending approval
Gbr 3.5 Activity Diagram HRD
Saat dokumen di input, dokumen akan mengalami pemilihan secara otomatis apakah jenis dokumen tersebut berupa operational dokumen atau berupa corporate dokumen, jika dokumen berisi operational dokumen maka akan dipindahkan ke space operational dokumen, begitu juga jika dokumen tersebut berisi keterangan corporate dokumen, maka secara otomatis oleh sistem akan dipindahkan ke space corporate dokumen. Jika dokumen akan didisposisikan ke manager untuk proses approval maka dokumen akan dipindahkan ke space draft, dan jika dokumen di- submit ke manager, dan telah mendapat approval, maka dokumen akan berpindah ke space publish, namun sebaliknya jika dokumen tersebut di reject maka akan berpindah ke space pending approval.
Gbr 3.6 Diagram Advanced Workflow
<<initia tor>>
P ilih w orkflow
<<system >>
W orkflo w te rcatat
<<initiator>>
T angg al, perihal prioritas
<<initiator>>
A ttach doku m en lain
<<in itiator>>
P ilih u ser tujuan
<<initiator>>
P ilih finish
<<system r>>
R em ove w o rkflow
<<system r>>
M asukan ke M y C om plete T ask
<<system r>>
M a sukan ke M y Task T oD o
Initia tor atau assignee M en erim a task
<<assignee>>
P ilih reject atau approve
<<user>>
P ilih task yang haru s dilakukan
<<system r>>
M an age w orkflow
<<system r>>
H a pus dari M y T ask To D o
<<system r>>
T am ba h T ask K e M y C om p lete T ask
<<u ser>>
P ili ta sk yang harus dilakukan
<<user>>
P ili task ya ng h arus dilakukan A pakah ada
task ?
Y a
(statu s berubah )
assigne e in itiator
M e m bu at initiatior w orkflow
S tatus : N o t yet started In P ro g ress O n H o ld C an celed C o m p leted
<< user>>
(seb ag ai A ssignee atau
in itiato r
In itiato r m em iliki to m bo l “d o n e ” A ssig n ee m em iliki to m bo l “R eject”
atau “A p p ro ve”
Diagram di atas menjelaskan advanced workflow. User sebagai initiatior membuat task workflow dengan mengisi informasi – informasi penting seperti tanggal dikerjakan, perihal, prioritas, notifikasi dan dokumen terkait. Setelah itu initiator mengirimkan task ke user lain (assignee). Task yang initiator kirim akan tercatat pad windows “My Task To Do” dari initiator. Sedangkan user sebagai assignee dapat melakukan reject atau pilihan merubah status in progress, not yet started, On Hold, Cancelled, Completed
3.5 Sequence Diagram
Gbr 3.7 Sequence diagram sistem
