1
PETUNJUK TEKNIS
SISTEM PENGENDALIAN INTERN KEGIATAN RENOVASI MESS TAHUN 2013
A. PENDAHULUAN
Kementerian Pertanian Republik Indonesia telah mencanangkan “program swasembada daging sapi/kerbau 2014” untuk mendukung program ketahanan pangan dan program diversifikasi pangan nasional. Langkah-langkah operasional telah disempurnakan pada program PSDS/K 2010 – 2014 untuk program swasembada tersebut salah satunya adalah Optimalisasi Inseminasi Buatan (IB) dan Intensifikasi Kawin Alam (INKA).
Guna mendukung program tersebut, Balai Inseminasi Buatan (BIB) Lembang sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan selain mendapat amanah untuk menyediakan benih unggul ternak, juga sejak tahun 2010 telah melaksanakan kegiatan peningkatan kapasitas petugas teknis IB melalui Bimbingan Teknis (Bimtek) sebagai pelaksanaan Surat Kuasa Anggaran (SKPA) Direktur Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan. Mulai tahun 2013 kegiatan tersebut telah masuk kedalam DIPA BIB Lembang sehingga perlu memperkuat sarana Bimtek yang sudah ada, salah satunya adalah renovasi mess untuk siswa.
B. MAKSUD, TUJUAN DAN SASARAN 1. Maksud
Juknis ini dimaksudkan sebagai acuan para pelaksana kegiatan renovasi mess maupun pihak penyedia barang/jasa agar proses renovasi mess mulai dari perencanaan, pelelangan, pelaksanaan sampai dengan serah terima dapat berjalan memenuhi kaidah pengadaan yang efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel.
2
2. Tujuan
a. Menjamin tersedianya kamar bagi siswa Bimtek secara berkesinambungan yang dibiayai oleh DIPA
b. Menjamin pemenuhan kebutuhan kamar bagi siswa Bimtek yang lebih baik dan mencukupi.
c. Terselenggaranya pola pengadaan Jasa Konstruksi oleh Unit Layanan Pengadaan berjalan dengan lancar.
3. Sasaran :
a. Renonasi Mess Atas (“Simmental”) Lokasi Komplek BIB Lembang, Jl. Kayuambon No. 78 Lembang
b. Renovasi berupa perubahan dan penambahan kamar dari semula 3 (tiga) kamar menjadi 8 (delapan)
c. Penyerahan hasil pekerjaan diupayakan secepatnya atau paling lambat bulan Juli 2013
C. JADWAL RENOVASI MESS BIB LEMBANG
No URAIAN/KEGIATAN JAN PEB MAR APR MEI JUNI JULI
A PERSIAPAN : 1. Pemilihan Konsultan Perencana 2. Penyusunan Dokumen Perencanaan B Proses Pelelangan Jasa Konstruksi C Pelaksanaan D Penyerahan Hasil Pekerjaan
3
D. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Pedoman teknis Renovasi Mess adalah pengendalian melalui penerapan 5 (lima) unsur SPI, yaitu : 1) Lingkungan pengendalian, 2) Penilaian Risiko, 3) Kegiatan Pengendalian, 4) Informasi dan komunikasi, serta 5) Pemantauan.
E. SISTEM PENGENDALIAN INTERN
1. Lingkungan Pengendalian
Kepala Balai Inseminasi Buatan Lembang menciptakan dan memelihara lingkungan pengendalian yang menimbulkan perilaku positif dan kondusif, melalui :
a. Penegakan Integritas dan Nilai Etika,
Penegakan integritas dan nilai etika diwajibkan kepada PPK, Bendahara untuk menanda tangani Pakta Integritas, Unit Layanan Pengadaan (ULP) memiliki Sertifikat Pengadaan Barang/Jasa dan menanda tangani pada setiap aktivitas kegiatan pengadaan yang dilaksanakan.
b. Unit Layanan Renovasi Mess
Unit Layanan Pengadaan (ULP) ditetapkan melalui KPA Balai Inseminasi Buatan Lembang, dengan seorang Ketua dan sejumlah anggota Pokja yang jumlahnya gasal (ganjil). ULP ini bertugas untuk meyusun dokumen pengadaan, menyusun jadwal kegiatan Renovasi Mess serta mengumumkan pengadaannya dan memproses pelelangan melalui LPSE sehingga terpenuhinya kaidah pengadaan yang efisien, efektif, transparan, terbuka,bersaing, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel. Efektivitas dan efisiensi kegiatan.
4 c. Sumber Daya Manusia (SDM)
Pengelolaan personil secara kontinyu dan konsisten, diharapkan produktivitasnya akan meningkat, sehingga tujuan organisasi yang dijabarkkan dalam tugas pokok dan fungsi dapat dicapai secara efektif dan efisien. Sistem pembinaan pegawai diharapkan mampu mengakomodasikan kepentingan organisasi dan invidu, yang mencakup aktivitas yang sangat luas. Dalam kegiatan Renovasi Mess, PPK dan ULP akan mengupayakan : 1) Penetapan Kelompok Kerja (Pokja) Renovasi Mess yang merupakan
anggota yang tergabung dalam organisasi Unit Layanan Pengadaan (ULP),
2) Tim yang telah ditunjuk wajib melaksankan tugas dengan penuh tanggung jawab,
3) Kompetensi/kinerja Tim dievaluasi setiap 1 minggu,
d. Ketentuan Renovasi Mess
Prinsip Renovasi Mess harus memenuhi kriteria rasionalistis, efektifitas, efisiensi dan akuntabilitas. Upaya ini harus dipantau dan dievaluasi setiap minggu sekali agar proses sesuai dengan jadwal sehingga menjamin pelaksanan pelelangan renovasi mess tepat waktu.
e. Prosedur
Prosedur adalah rangkaian dari beberapa pernyataan yang mewakili aktivitas yang dilakukan oleh pejabat tertentu yang mempunyai kewenangan dan mengetahui ketentuan diatasnya dalam upaya pelaksanaan tugas dan fungsi BIB Lembang. Prosedur ini dibuat dan ditetapkan secara tertulis untuk mudah difahami dan disosialisasikan kepada pihak tertentu yang berkepentingan guna memberikan pelayanan prima kepada pemangku kepentingan (stake holders).
Prosedur yang harus tertulis meliputi : 1) Pengumuman Renovasi Mess di LPSE,
5
3) Penerimaan hasil renovasi mess oleh Panitia Penerima Barang/ Jasa, 4) Pelaksanaan koordinasi diantara Panitia penerima Barang dengan
pelaksana renovasi pada saat tagihan telah jatuh tempo,
5) Pelaksanaan penerimaan hasil renovasi mess oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) untuk pembayaran melalui pengajuan SPP dan SPM – LS oleh Bendahara.
2. Penilaian Risiko
Penilaian Risiko adalah kegiatan penilaian atas kemungkinan kejadian yang mengancam pencapaian maksud, tujuan dan sasaran Renovasi Mess.
Tahap-tahapan pada proses penilaian risiko terdiri dari identifikasi risiko dan penanganan risiko, sedangkan proses evaluasi merupakan siklus pengelolaan risiko, seperti terlihat pada diagram :
a. Identifikasi Risiko
Identifikasi risiko dilaksanakan pada saat perencanaan dan pelaksanaan kegiatan Renovasi Mess oleh pelaksana kegiatan,
1) Pentepan Titik Kritis Kegiatan. Titik kritis kegiatan meliputi :
a) Pelaksana renovasi mess yang terseleksi kurang memiliki itikad baik b) Pengerjaan renovasi tidak terawasi sesuai spek
EVALUASI PENANGANAN RISIKO PENILAIAN RISIKO PROSES RENOVASI MESS
SUMBER DATA & OUT PUT - Tupoksi Balai - Tujuan Renovasi - TOR KEGIATAN - DAFTAR RISIKO - TOR KEGIATAN - USULAN (PENANGANAN RISIKO)
6
c) Hasil pekerjaan tidak dapat diserah terimakan sesuai jangka waktu yang disepakati dalam kontrak
2) Menyusun Daftar Risiko
Daftar risiko memuat penyebab dan dampak dari risiko yang telah teridentifikasi. Risiko yang mungkin timbul dalam Renovasi Mess dicantumkan dalam Tabel Daftar Risiko.
b. Penanganan Risiko
Berdasarkan Daftar Risiko disusun rencana upaya-upaya yang akan dilakukan untuk menangani risiko yang telah teridentifikasi. Upaya ini untuk mengeliminasi penyebabnya terjadinya risiko
c. Pemantauan dan Evaluasi Terhadap Penanganan Risiko
No Tahapan Kegiatan
Daftar Risiko Penyebab Dampak Penanganan Risiko 1. Penyusunan Dokumen Perencanaan - Penyusun Dokumen Perencanaan tidak tepat waktu - Kekurang jelasan rencana awal - Waktu proses lelang tidak sesuai rencana - Rencana renovasi dipastikan tidak berubah-rubah.
2. Pelelangan - Terjadi Lelang Ulang - Pendaftar tidak memenuhi syarat - Penawaran tidak ada/kurang memenuhi syarat yang ditetapkan, - Lelang ulang - Waktu pelaksanaan maju - Memastikan perencanaan renovasi menarik pemborong - Menggunakan
media lain selain di LPSE untuk mengumumkan 3. Pelaksanaan renovasi - Pekerjaan tidak sesuai spek - Penyerahan hasil pekerjaan melebihi waktu yang telah disepakati dalam kontrak - Pelaksana renovasi mess yang terseleksi kurang memiliki itikad baik - Pengerjaan
renovasi tidak terawasi secara detail hari perhari
- Hasil renovasi tidak sesuai dokumen perencanaan - Terjadi addendum atau denda keterlambatan Selain konsultan pengawas, PPK dan Tim yang ditunjuk mengikuti hari-hari
pelaksanaan renovasi mess
7
3. Kegiatan Pengendalian
Kegiatan Pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko serta penetapan dan pelaksanaan peraturan dan ketentuan untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan dengan efektif. Sehingga seluruh personil telah mematuhinya untuk mengatisipasi terjadinya penyimpangan terhadap potensi penyimpangan atau titik kritis kegiatan hasil analisa risiko.
Tabel Aktivitas Pengendalian Kegiatan Renovasi Mess
No Sub-Unsur Pelaksanaan Keluaran (out put) 1. Penyusunan Dokumen
Perencanaan .
- Pemilihan Konsultan Perencana yang professional - Negosiasi biaya konsultan - Penyusun Dokumen
Perencanaan tepat waktu
- Kontrak dengan Konsultan Perencana - Dokumen Perencanaan berupa
Rencana Anggaran Biaya dan Gambar Rencana
2. Pelelangan. - Penyusunan Dokumen Peng adaan
- Proses lelang melalui LPSE - Penetapan pelaksana renovasi
mess
- Pemilihan Konsultan Pengawas yang professional
- Negosiasi biaya konsultan pengawas
- Dokumen pelelangan renovasi mess - Kontrak renovasi mess
- Kontrak konsultan pengawas
3 Pelaksanaan. - Mobilisasi peralatan dan bahan serta tenaga
- Pekerjaan persiapan - Pekerjaan galian dan pondasi - Pekerjaan struktur dan
Arsitektur
- Pekerjaan Kuda-kuda dan rangka atap
- Pekerjaan mekanikal dan elektrikal
- Pekerjaan finishing
- Hasil pekerjaan renovasi mess sesuai spek dalam kontrak.
8
4. Informasi dan Komunikasi
Informasi adalah data yang telah diolah yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah. Sedangkan komunikasi adalah proses penyampaian pesan atau informasi dengan menggunakan symbol atau lambang tertentu baik secara langsung maupun tidak langsung untuk mendapatkan unpan balik.
Pimpinan unit kerja/satuan kerja (satker) wajib mengidentifikasi, mencatat dan mengkomunikasikan informasi dalam bentuk dan waktu yang tepat. Untuk menyelenggarakan komunikasi yang efektif, pimpinan unit kerja harus menyediakan dan memanfaatkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi, mengelola, mengembangkan dan memperbarui sistem informasi secara terus-menerus.
Unsur informasi dan komunikasi dapat dibagi menjadi 3 sub unsur yaitu : informasi, komunikasi serta bentuk/sarana informasi dan komunikasi.
Pimpinan Satuan Kerja/Penanggungjawab Kegiatan wajib melakukan pengendalian informasi kegiatan operasional yang dapat dilakukan melalui :
No Sub Unsur Jenis dan Sasaran Waktu Keterangan 1. Informasi - TOR/RAB Renovasi Mess
- Dokumen Perencanaan berupa Rencana Anggaran Biaya dan Gambar Rencana - Pengumuman Lelang - Proses Lelang - Dokumen Pengawasan - Kontrak Renovasi Mess - Laporan kegiatan
mingguan, bulanan dan Laporan Akhir - Sebelum/saat proses Penyusunan RKAKL - Januari-Februari 2013 - Maret-April 2013 - Mei – Juli 2013 - Disampaikan ke eselon I proses penyusunan RKAKL - Diumumkan melalui LPSE
dan di jelaskan saat Aanwijzing
- Dibuat oleh konsultan pengawas untuk keperluan penilaian prestasi pekrjaan sebagaidasar pembayaran
9
No Sub Unsur Jenis dan Sasaran Waktu Keterangan 2. Komunikasi - Intern KPA, PPK dan Pokja
ULP
- Ekstern : di website (LPSE) dan saat Aanwijzing
- Awal Kegiatan
- Pada saat Proses Pelelangan - Insidentil
- Dari KPA kepada PPK dan Pokja ULP
- Pokja ULP dengan Rekanan
- Dari PPK kepada Konsultan, Pelaksana dan Tim Penerima Hasil Pekerjaan
3. Bentuk dan sarana Informasi
- Surat Keputusan KPA - TOR/RAB/Dokumen
Perencanaan, Pelelangan dan Pengawasan
- Laporan/Notulen Rapat
- Awal Januari 2013 - Awal Kegiatan, dan
Proses Pelaksanaan
- Insidentil
- Pembentukan dan Penunjukan Personalia ULP
- Keperluan proses lelang
- Pengendalian dan
Pengawasan Renovasi Mess
5. PEMANTAUAN PENGENDALIAN INTERN
Pemantauan Pengendalian intern dilaksanakan melalui pemantauan berkelanjutan, evaluasi terpisah, dan tindak lanjut atas rekomendasi audit dan reviu lainnya.
Tabel Penilaian Pemantauan Pengendalian Intern
No Uraian Ya Tidak
A. PEMANTAUAN BERKELANJUTAN
1. Pimpinan telah memiliki mekanisme/prosedur tertulis mengenai pelaksanaan pemantauan berkelanjutan Renovasi Mess
2. Mekanisme atau prosedur yang dibuat telah cukup operasional sebagai acuan dalam pelaksanaan evaluasi Renovasi Mess, seperti rencana evaluasi berkala, kriteria/persyaratan yang digunakan dalam pemantauan
3 Mekanisme/prosedur telah digunakan sebagai acuan pelaksanaan pemantauan Renovasi Mess
4 Pemantauan menggunakan KAK / TOR Renovasi Mess 5 Pemantauan dilakukan oleh personil yang kompeten
6 Pemantauan dilaksanakan secara periodik sesuai tahapan kegiatan atau jadwal waktu yang ditetapkan
7 Pemantauan telah menggunakan kriteria atau persyaratan yang tepat sebagai dasar pelaksanaan pemantauan
8 Ruang lingkup dan frekuensi pemantauan telah mencakup pengendalian intern, keuangan aset Negara, pelaksanaan kegiatan dan pemantauan atas pencapaian tujuan/sasaran produksi, pemeliharaan serta distribusi semen beku, dengan memperhatikan/mempertimbangkan tahap kegiatan pengadaan
10
No Uraian Ya Tidak
9 Pemantauan menggunakan perangkat periksa (check list), prestasi pekerjaan mingguan sampai dengan penyerahan dari rekanan kepada Tim Penerima Hasil Pekerjaan dan PPK.
10 Kegiatan pemantauan telah menghasilkan out put berupa laporan hasil pemantauan
11 Materi dalam laporan minimal menyajikan prestasi pekerjaan sesuai dengan yang dipersyaratkan.
12 Pemantauan dilakukan dengan membandingkan Spek pekerjaan dengan prestasi dilapangan.
13 Hasil pelaksanaan pemantauan segera dilaporkan tepat waktu kepada Kepala Balai
14 Hasil pemantauan didokumentasikan sebagaimana mestinya dan dengan mudah didapat ketika diperlukan
15 Kelemahan yang ditemukan selama pemantauan segera ditindak lanjuti oleh pimpinan dan pihak terkait lainnya
16 Kelemahan yang ditemukan segera dikomunikasikan kepada pihak yang bertanggung jawab atas fungsi tersebut dan atasan langsungnya
B. EVALUASI TERPISAH
1 Pimpinan telah memiliki mekanisme atau prosedur tertulis mengenai pelaksanaan evaluasi lingkup Balai
2 Mekanisme yang dibuat minimal telah memuat tahapan dan waktu pelaksanaan Renovasi Mess
3 Mekanisme/prosedur telah digunakan sebagai acuan dalam kegiatan evaluasi Balai
4 Evaluasi menggunakan KAK / TOR Renovasi Mess
5 Tim Evaluasi dilakukan oleh personil yang kompeten, serta dipim pin oleh pejabat yang berwenang dan pengalaman memadai 6 Tim evaluasi memahami secara memadai mengenai visi, misi,
dan tujuan BIB Lembang serta kegiatannya
7 Tim Evaluasi memahami bagaimana pengendalian intern BIB Lembang seharusnya bekerja dan bagaimana implementasinya 8 Evaluasi dilaksanakan secara periodik sesuai rencana Renovasi
Mess
9 Evaluasi dilakukan pada saat proses Renovasi Mess berlangsung hingga serah terima.
10 Ruang lingkup dan frekuensi evaluasi didasarkan atas hasil penilaian risiko dan pemantauan berkelanjutan
11 Evaluasi menggunakan data dan dokumen Renovasi Mess
12 Evaluasi telah menggunakan kriteria atau persyaratan yang tepat sebagai dasar penilaian pelaksanaan evaluasi
13 Kegiatan evaluasi telah menghasilkan out put berupa laporan hasil pemantauan
14 Evaluasi menilai keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai tujuan dan sasaran program/kegiatan
11
No Uraian Ya Tidak
15 Evaluasi menyajikan prestasi pekerjaan dan waktu pembayaran 16 Hasil evaluasi didokumentasikan dengan baik
17 Kelemahan yang ditemukan selama evaluasi segera diselesaikan oleh ULP/PPK/Kepala Balai dan pihak terkait lainnya
18 Kelemahan yang ditemukan segera dikomunikasikan kepada pihak yang bertanggung jawab atas fungsi tersebut dan atasan langsungnya
19 Hasil pelaksanaan evaluasi segera dilaporkan kepada Kepala Balai atau pihak terkait lainnya
C. PENYELESAIAN AUDIT
1 Balai telah mempunyai mekanisme secara tertulis sebagai prosedur untuk menindak lanjuti temuan hasil audit/reviu lain 2 Mekanisme atau prosedur tersebut materinya telah cukup
operasional untuk menindak lanjuti temuan hasil audit atau reviu lainnya
3 Mekanisme atau prosedur tersebut telah digunakan secara optimal untuk menindak lanjuti temuan hasil audit atau reviu lainnya
4 Kepala Balai telah menunjuk Tim atau petugas khusus untuk memantau penyelesaian tindak lanjut hasil audit dan hasil reviu lainnya
5 Kepala balai telah menindak lanjuti seluruh temuan dan rekomendasi hasil audit lainnya
6 Tindakan korektif dilaksanakan oleh Kepala Balai dalam jangka waktu yang ditetapkan
7 Kepala Balai telah menggunakan rekomendasi hasil audit atau reviu lainnya guna memperkuat pengendalian intern
8 Kepala Balai telah mencegah terjadinya temuan yang sama berulang pada tahun berikutnya
9 Kepala Balai telah memantau tindak lanjut atas temuan hasil audit dan reviu serta rekomendasinya
10 Kepala Balai secara berkala melaporkan status penyelesaian audit dan reviu kepada pimpinan sehingga dapat meyakinkan kualitas dan ketepatan waktu penyelesaian setiap rekomendasi
F. PENUTUP
Sistem Pengendalian Intern (SPI) kegiatan Renovasi Mess memuat berbagai hal yang berhubungan dengan perencanaan, sistem pemilihan penyedia barang/jasa, serta pelaksanaan dan pengawasan dilapangan.
Petujuk Teknis SPI kegiatan Renovasi Mess dimaksudkan untuk mengeliminir timbulnya permasalahan serta hambatan dalam Renovasi Mess dalam rangka menyiapkan kebutuhan kamar untuk peserta Bimtek Peningkatan Kapasitas Teknik Inseminasi Buatan yang secara langsung berpengaruh terhadap kinerja Balai.
