ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
BASIS DATA MONITORING PEMENUHAN
STANDAR BORANG BAN-PT PROGRAM
MAGISTER DI UNIVERSITAS BINA
NUSANTARA BERBASIS WEB
Jessica Sari Agustina
Universitas Bina Nusantara, Jakarta, Indonesia, +62 21 53696969, jessicasari17@gmail.com
Nur Afifah Tamher
Universitas Bina Nusantara, Jakarta, Indonesia, +62 21 53696969, nur.afifah.tamher@gmail.com
Zainal Arifin
Universitas Bina Nusantara, Jakarta, Indonesia, +62 21 53696969, zaainal.arifin@gmail.com
Dr. Suharjito, S.Si., M.T.
Universitas Bina Nusantara, Jakarta, Indonesia, +62 21 53696969
ABSTRACT
The process of filling Borang BAN-PT accreditation is a mandatory standard that needs to be done and fulfilled by every colleges in Indonesia to determine the accreditation’s grade that will be useful to assess the quality of the college itself. Because there are a lot of aspects that need to be assessed then the process of filling Borang BAN-PT is very time-consuming and it took a series of processes. The purpose of this analysis and design are to create a web site that can help the process of filling Borang BAN-PT using database so it will be easy to use, especially because Borang BAN-PT is dependant to real data that the organization owned. Meanwhile the benefit of this application is to make report so user can process and see it to fill Borang BAN-PT. The application will take form of a web site that will require PHP as programming language, along with MYSQL as database management tools.
Kata Kunci: Website, PHP, MYSQL, Borang BAN-PT, Database
ABSTRAK
Proses pengisian akreditasi Borang BAN-PT merupakan sebuah standar wajib yang harus dilakukan dan dipenuhi oleh setiap perguruan tinggi di Indonesia untuk menentukan nilai akreditasi yang berguna untuk menilai kualitas lembaga tersebut. Karena banyak aspek yang perlu dinilai maka pengisian akreditasi Borang BAN-PT sangat memakan waktu dan membutuhkan serangkaian proses. Tujuan perancangan dan analisa ini adalah untuk merancang sebuah website yang bisa membantu proses pengisian Borang BAN-PT dengan menggunakan basis data sehingga mudah untuk digunakan, terutama karena Borang BAN-PT sangat bergantung pada data riil yang dimiliki oleh lembaga tersebut. Adapun kegunaan aplikasi ini untuk melakukan proses reporting agar user bisa memproses dan melihat hasil laporan untuk proses pengisian Borang BAN-PT. Aplikasi ini akan berbentuk website yang akan menggunakan bahasa pemrograman PHP, dan menggunakan MYSQL sebagai alat pengelola basis data.
Pendahuluan
Untuk menjadi salah satu perguruan tinggi swasta yang unggul secara nasional maupun internasional, Universitas Bina Nusantara perlu melakukan akreditasi untuk menjaga mutu pendidikan dan menilai kelayakan program studi yang diberikan, terutama pada program studi Magister S2 yang harus disesuaikan dengan pemenuhan standar Borang BAN-PT (Buku I Naskah Akademik, 2009). Dalam monitoring pemenuhan standar Borang BAN-PT, diperlukan teknologi untuk memudahkan proses pemantauan sejauh mana progres program studi di Universitas Bina Nusantara dalam memenuhi standar yang telah ditetapkan oleh BAN-PT. Dengan adanya sistem tersebut diharapkan program studi dapat mengetahui kinerja yang belum memenuhi standar BAN-PT dan dapat melakukan tindakan atau kegiatan yang diperlukan sesuai dengan standar untuk mendapatkan kinerja yang berkualitas dalam mengelola program studi.
Berdasarkan latar belakang tersebut, dianalisa, dirancang, dan diimplementasi aplikasi basis data berbasis web dalam sebuah penelitian yang berjudul “Analisis dan perancangan aplikasi basis data monitoring pemenuhan standar Borang BAN PT Program Magister di Universitas Bina Nusantara berbasis Web”. Aplikasi inilah yang akan membantu program studi dan pihak terkait untuk melakukan pemeriksaan pencapaian standar kinerja akreditasi BAN-PT di Binus (Bina Nusantara) sendiri dan mengisi borang akreditasi BAN-PT dengan hasil yang akurat.
Berdasarkan uraian di atas, permasalahan yang ada adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana membuat sebuah sistem yang dapat digunakan untuk memantau progres dalam pemenuhan standar akreditasi BAN-PT program magister.
2. Bagaimana merancang dan membuat aplikasi basis data yang efektif dan efisien untuk membantu program studi dalam mengisi borang akreditasi BAN-PT.
3. Bagaimana membuat aplikasi yang dapat menyimulasikan nilai pencapaian akreditasi BAN-PT program magister.
Tujuan :
• Menganalisis dan merancang sistem aplikasi basis data monitoring pemenuhan standar Borang BAN-PT Program Magister di Universitas Bina Nusantara berbasis Web.
Manfaat :
• Membantu proses akreditasi serta memudahkan program studi untuk melakukan pengisian borang akreditasi dari BAN-PT dan evaluasi diri.
• Membantu program studi untuk menyimulasikan nilai akreditasi.
Metode Penelitian yang digunakan: a. Metode Analisis
Dilakukan analisis untuk aplikasi sejenis dan dokumen yang sudah berjalan di Universitas Bina Nusantara, yaitu aplikasi akreditasi Borang BAN-PT untuk program Strata 1. Juga dilakukan pengumpulan data dengan teknik sebagai berikut :
• Wawancara
Wawancara adalah teknik pengumpulan data yang sering digunakan. Wawancara dilakukan secara langsung dengan pihak dari Universitas Bina Nusantara yang mengetahui proses pengisian borang. Pengumpulan data dilakukan melalui sesi tanya jawab.
• Studi Pustaka
Teknik ini dilakukan dengan menganalisis aplikasi terdahulu yang berhubungan dengan proses akreditasi. Tidak hanya aplikasi, berbagai artikel, jurnal, dan buku referensi juga dianalisis sebagai sumber informasi bagaimana masalah yang mirip dipecahkan. b. Metode Perancangan
Metode perancangan dibagi menjadi 3, yaitu : • Perancangan basis data
Terdiri dari : perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logikal, dan perancangan basis data fisikal.
Melakukan perancangan layar aplikasi untuk semua halaman sistem berdasarkan 8 aturan emas.
• Perancangan sistem
Melakukan perancangan sistem dengan menggunakan pendekatan Data Flow Diagram (DFD).
c. Metode Implementasi
Sistem yang sudah dirancang diimplementasikan ke dalam bentuk aplikasi dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP.
d. Metode Evaluasi
Aplikasi yang sudah dibuat diuji apakah bisa berjalan dengan lancar atau tidak. Juga untuk menemukan kesalahan (error) yang ada. Wawancara pemakai juga dilakukan untuk mendapat komentar, saran, dan kritik.
Metode Penelitian
Proses pembuatan aplikasi dilakukan dengan menggunakan metode DSLC atau Database Systems Life Cycles. Dari tahapan-tahapan yang ada pada DSLC (Connolly & Begg, 2009), penulis menyusun proses pembuatan aplikasi dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menentukan judul, masalah, dan tujuan
Pada tahap ini penulis menemukan permasalahan pada sistem borang yang masih manual untuk program Magister pada Universitas Bina Nusantara. Setelah ditelaah, penulis menentukan judul yang sesuai disertai dengan tujuan pembuatan skripsi.
2. Identifikasi kebutuhan user, sistem dan data
Untuk mengidentifikasi kebutuhan user, sistem dan data maka penulis akan melakukan wawancara terhadap pihak yang berhubungan langsung dengan pengisian borang S1 dan S2.
a. Menentukan target wawancara
Target wawancara ada 2 yakni Bapak Suharjito selaku pengisi borang S2 serta Ibu Andhina selaku pengisi borang S1 yang telah menggunakan sistem online.
b. Menentukan pemecahan masalah
Setelah hasil wawancara diteliti maka akan terlihat berbagai masalah yang terjadi. Setiap masalah akan dicari solusinya dan diaplikasikan pada sistem yang sedang dibuat.
c. Mengumpulkan sampel dan merangkum hasil identifikasi
Hasil wawancara dirangkum menjadi satu masukan untuk digunakan dalam perancangan sistem.
3. Perancangan Pembuatan Aplikasi
a. Melakukan analisis pada aplikasi sejenis
Aplikasi yang dianalisis adalah reporting borang S1 di http://reporting.binusmaya.binus.ac.id/Akreditasi/Login.aspx. Hal yang dianalisis adalah user interface, data masukan yang diperlukan, proses atau transaksi yang diperkirakan terjadi serta hasil akhir.
Aplikasi berikutnya yang dianalisis adalah aplikasi sistem penyusunan Borang Akreditasi Program Studi (Buku III-A) oleh Endi Putro. Tujuan utama aplikasi ini untuk mempermudah tim penyusunan orang BAN-PT pada Universitas Krida Wacana agar dapat melakukan upload hasil pekerjaan melalui web secara bersamaan. Kelebihan dari program ini adalah antarmuka yang sederhana dan mudah digunakan. Tetapi kekurangannya adalah modul fungsi yang terlalu sedikit sehingga belum bisa digunakan secara maksimal.
Berikutnya ada desain aplikasi collecting data borang akreditasi program studi oleh Yuliana Rachmawati Kusumaningsih yang menjadikan data sebagai
permasalahan utama yang dibahas. Karena jumlah data yang perlu dikumpulkan untuk mengisi borang sangatlah banyak, maka timbul kesulitan dalam mengelolanya. Kesulitan yang timbul mulai dari pengelolaan data, manajemen data, integrasi data, dan juga manajemen keuangan. Kelebihan dari sistem aplikasi ini ada pada proses pengisian yang bisa langsung dilakukan di website dan otomatis tersimpan sehingga mudah diakses oleh penyusun borang lainnya.
Aplikasi terakhir yang dianalisis adalah pengelolaan sistem informasi tata pamong dan kemahasiswaan menggunakan OLAP untuk penyusunan laporan borang akreditasi yang disusun oleh mahasiswa ITS. Mereka membangun sistem OLAP database untuk mendukung pengelolaan sistem informasi dalam penyusunan borang akreditasi pada poin tata pamong dan kemahasiswaan. Aplikasi ini multifungsi, dapat melakukan pengelolaan data dan mengisi data pada web serta ada hasil reporting yang bisa di-export ke dalam file dengan format Ms Word.
b. Merancang Database
Perancangan database akan dilakukan dengan menggunakan metode DBLC atau Database Life Cycle. Fokus utama perancangan database berupa perancangan database konseptual, logikal dan fisikal. Pada perancangan database logikal, data yang akan ada dalam aplikasi telah dibuat sesuai dengan model data yang dipilih dengan hasil akhirnya berbentuk ER Diagram. Gambar 1 menunjukkan ER Diagram dari aplikasi.
Gambar 1 ER Diagram
Sesuai dengan ER Diagram pada gambar 1, maka masing-masing entitas yang telah teridentifikasi akan diterjemahkan ke DBMS yang dipilih yakni MySQL. c. Merancang user interface
Untuk merancang user interface akan digunakan tools: CSS, PHP dan MySQL. CSS sebagai alat untuk mempercantik tampilan, PHP adalah bahasa script server yang khusus dirancang untuk web (Welling, 2001) serta MySQL untuk mengolah database. Perancangan user interface dilakukan dengan membuat State Transition Diagram
untuk menentukan layar yang akan terbuka saat user melakukan tindakan tertentu. State Transition Diagram digunakan untuk menunjukkan state suatu kelas, kejadian yang menyebabkan perubahan dari satu state ke state yang lain, dan aksi yang dihasilkan dari perubahan state (Booch, 2007). Contoh STD yang dibuat untuk membantu penulis dalam membuat aplikasi ditunjukkan pada gambar 2.
Gambar 2 STD menu utama setelah login bagi Admin
Selain merancang STD, penulis juga membuat tampilan aplikasi dengan menggunakan perangkat lunak Adobe Photoshop. Contoh tampilan aplikasi yang dibuat dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 3 Layar Utama Non-Admin
Dengan menggambarkan layar-layar yang akan ada pada aplikasi menggunakan STD serta membuat contoh tampilan layar akan mempermudah penulis dalam mewujudkan aplikasi.
d. Merancang sistem
Merancang berbagai proses yang terjadi setelah suatu data dimasukkan hingga keluar hasil akhir. Pada proses ini digunakan DFD atau Data Flow Diagram untuk menunjukkan aliran data pada aplikasi. Untuk membuat DFD perlu dibuat Context Diagram terlebih dahulu, selanjutnya dibuat diagram Level 0 dan Level 1 (Dennis, 2012).
Gambar 4 DFD Level 1
Berdasarkan gambar 4 dapat dilihat bahwa terdapat 3 hal yang dapat dilakukan pada aplikasi yang akan dibuat: input data akreditasi, edit user, serta simulasi nilai. 4. Implementasi
a. Hosting pada website
Hosting dan uji coba dilakukan pada localhost dengan menggunakan software XAMPP (apache server).
5. Evaluasi
a. Testing dengan user
User testing adalah proses testing di mana user atau pelanggan memberikan masukan dan saran dalam testing sistem (Sommervile, 2010).Pada bagian testing dengan user, akan dicari bug dan juga kecocokkan sistem dengan user, bila belum cocok berarti sistem masih belum bisa memenuhi kebutuhan user. Pada tahap testing, user akan diberikan username dan password untuk melakukan test dalam menjalankan semua modul sistem yang sudah ada. Hasil dari test ini diketahui oleh penulis dengan melakukan wawancara terhadap Bapak Suharjito selaku pengisi borang S2.
Hasil dan Bahasan
Berdasarkan hasil perancangan yang telah dilakukan sebelumnya kemudian penulis membuat aplikasi yang memiliki spesifikasi sebagai berikut:
Tabel 1 Spesifikasi Perangkat Keras
Hardware Client Server
Processor Intel Pentium 4 Intel Pentium 4
RAM 2 GB 2 GB
Harddisk 500 GB 1 TB
Input Keyboard, Mouse, Modem Keyboard, Mouse
Output Monitor, Printer Printer
Selain spesifikasi minimum perangkat keras, terdapat spesifikasi minimum untuk perangkat lunak yang akan digunakan. Spesifikasi ini penting karena apabila tidak terpenuhi maka akan sulit untuk menjalankan aplikasi secara optimal.
Tabel 2 Spesifikasi Perangkat Lunak
Software Client Server
Sistem Operasi Microsoft Windows XP Microsoft Windows XP Server
Web Browser Internet Explorer, Mozilla
Firefox, Google Chrome, Opera, dan lain lain.
Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, dan lain lain.
Web Server - Apache
DBMS - MySQL
Bahasa Pemrograman
- PHP
Setelah spesifikasi tersebut dipenuhi, maka pengguna dapat mengakses aplikasi yang telah dibuat dengan menggunakan web browser. Aplikasi dapat dilihat pada halaman web http://borangbans2.web44.net/borang/index.php. Berikut ini akan ditampilkan beberapa screenshot dari aplikasi.
Gambar 5 Halaman Indeks
Halaman indeks merupakan tampilan awal dari aplikasi. Pada halaman ini pengguna dapat meggunakan username dan password yang mereka miliki untuk login.
Gambar 6 Halaman Utama untuk Admin
Setelah login, maka user yang merupakan admin dapat mengakses halaman utama. Untuk pengguna yang merupakan admin dapat tambahan fitur untuk menambah atau menghapus pengguna. Keterangan lebih lanjut terdapat di gambar 8.
Gambar 7 Menu Borang
Menu borang seperti yang terlihat di gambar 7 merupakan menu yang terdapat di setiap halaman untuk memudahkan pengguna dalam mengakses halaman lain.
Gambar 8 Halaman Admin
Halaman Admin seperti yang ditunjukkan gambar 8 merupakan halaman tempat admin dapat menambahkan atau menghapus pengguna yang dapat mengakses aplikasi, berbeda dengan non-admin yang tidak memiliki autorisasi untuk memasuki halaman ini.
Gambar 9 Halaman Borang Program Studi Standar 4 Deskripsi
Gambar 9 merupakan contoh halaman borang deskripsi pada aplikasi yang telah dibuat. Contoh yang diambil merupakan borang program studi standar 4 untuk mengisi deskripsi. Tidak hanya mengisi tulisan saja, terdapat berbagai pilihan yang tersedia dari peralatan pengolah kata pada halaman ini seperti melampirkan gambar, tabel, dst.
Gambar 10 Halaman Borang Program Studi Standar 4 Matriks Penilaian
Fitur lain dari aplikasi yang telah dibuat ini adalah fitur simulasi nilai. Untuk melakukan simulasi nilai diperlukan data yang hasilnya akan secara otomatis diolah. Contoh data yang hasilnya diolah terdapat pada gambar 11. Selain itu, simulasi juga dapat dilakukan dengan langsung memberikan nilai pada kolom yang disediakan, seperti terlihat pada gambar 10.
Gambar 11 Halaman Borang Program Studi Standar 4 Tabel
Sesuai dengan uraian sebelumnya, terdapat tabel pada beberapa halaman aplikasi sesuai dengan tabel yang diperlukan dari masing-masing standar untuk borang yang memerlukannya. Contoh tabel dapat dilihat pada gambar 11.
Hasil dari aplikasi ini juga telah melalui proses testing. Testing dilakukan dengan melakukan wawancara pada Bapak Suharjito selaku pengisi borang S2 yang telah mencoba menggunakan aplikasi web yang dibuat. Hasilnya aplikasi ini cukup baik namun masih memerlukan beberapa perbaikan agar lebih mudah dan nyaman digunakan oleh pengguna.
Evaluasi tidak hanya dilakukan pada aplikasi tapi juga pada user interface dengan menggunakan 8 Golden Rules (Shneiderman, 2010). Hasilnya aplikasi sudah memenuhi 8 peraturan yang sebaiknya dimiliki oleh user interface agar memudahkan pengguna, diantaranya: konsistensi, melayani kegunaan universal, memberikan umpan balik, merancang dialog untuk penutupan, mencegah kesalahan, pengembalian aksi yang mudah, menjadikan pengguna sebagai pemegang kendali serta mengurangi beban ingatan jangka pendek.
Simpulan dan Saran
Dari latar belakang, rumusan masalah, tujuan, dan manfaat yang telah disebutkan pada bagian “Pendahuluan”, akhirnya dapat diperoleh hasil dalam “Hasil dan Pembahasan”, sehingga terdapat kesesuaian. Penjelasan singkat dari kesesuaian tersebut, yaitu:
• Aplikasi dapat digunakan untuk memantau progres dalam pemenuhan standar akreditasi BAN-PT program magister. Pengguna dapat melihat borang mana yang sudah diisi, oleh siapa, dan kapan.
• Aplikasi yang dibuat efektif dan efisien untuk membantu program studi dalam mengisi borang akreditasi BAN-PT. Sebelumnya, tim pengisi mengisi borang secara manual, dengan adanya aplikasi ini, tim pengisi dapat mengisi borang kapanpun dan di manapun, karena aplikasi ini berbasis web dan bisa diakses kapan saja.
• Aplikasi dapat menyimulasikan nilai pencapaian akreditasi BAN-PT program magister. Setelah selesai mengisi borang, pengguna dapat melihat hasil akhir dari penilaian akreditasi. Dari aplikasi yang telah dibuat masih diperlukan pengembangan agar memudahkan pengguna dalam pemakaian aplikasi. Hal-hal yang perlu diperhatikan:
• Memadatkan entitas yang digunakan sehingga jumlah entitas dalam basis data tidak terlalu banyak.
• Peningkatan desain interface agar lebih menarik dan user-friendly.
Referensi
Booch, G. (2007). Object-Oriented Analysis and Design with Applications. Addison-Wesley. Buku I Naskah Akademik. (2009). Jakarta: Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi. Connolly, T., & Begg, C. (2009). Database Systems - A Practical Approach to Design,
Implementation and Management (5th ed.). Harlow, Essex, England: Pearson Education Limited.
Dennis, A. (2012). Systems Analysis and Design. Wiley.
Kusumaningsih, Y. (2008). Desain Aplikasi Collecting Data Borang Akreditasi Program Studi. Retrieved from Repository Apkrind: http://repository.akprind.ac.id/sites/files/conference-paper/2008/kusumaningsih_20120.pdf
Lailiyah, M., Navastara, D., & Yuhana, U. (n.d.). Paper and Presentation Collections. Retrieved from Digital Library: http://digilib.its.ac.id/public/its-undergraduate-14280-paperpdf.pdf
Putro, E. (2014). Aplikasi Sistem Penyusunan Borang Akreditasi Program Studi (Buku III-A). Jurnal Teknik dan Ilmu Komputer, 98-107.
Shneiderman, B. a. (2010). Designing the User Interface: Strategies for Effective Human-Computer Interaction: Fifth Edition. New Jersey: Prentice Hall.
Sommervile, I. (2010). Software Engineering. Addison-Wesley
Welling, L., & Thomson, L. (2001). PHP and MySQL web development. Indianapolis: SAMS.
Riwayat Penulis
Jessica Sari lahir di kota Jakarta pada 17 Agustus 1993. Penulis menamatkan S1 di Universitas Bina Nusantara.
Nur Afifah Tamher lahir di kota Bekasi pada 2 September 1993. Penulis menamatkan S1 di Universitas Bina Nusantara.
Zainal Arifin lahir di kota Jakarta pada 26 Mei 1993. Penulis menamatkan S1 di Universitas Bina Nusantara.
