[ Sistem Administrasi Verifikasi secara Elektronik ]
Sekretariat Utama BNN
Panduan
Hal | 1
Administrator
1. Dashboard.
Administrator betugas untuk melakukan konfigurasi awal terhadap seluruh data referensi yang dibutuhkan. Berikut adalah tampilan dari halaman administrator saat pertama kali login.
2. Data master
a. Menambah Data Biro
Menu ini digunakan untuk mengelola data-data refrensi yang digunakan dalam aplikasi SAVE. Berikut tampilan dari halaman data master.
Hal | 2 Klik tambah, jika ingin menambahkan Biro baru, maka akan tampil halaman seperti pada gambar berikut ini.
Pada saat akan menambah Biro, pengguna juga diminta untuk menambahkan username dan password pengelola biro tersebut.
b. Tambah Bagian Biro
Bagian merupakan sub bagian dari masing-masing biro yang ada didalam aplikasi. Bagian berfungsi sebagai sub pengelola dari pengelolaan pencairan yang berada di bawah Biro. Untuk mengelola Bagian, maka pada data master, klik Bagian
Hal | 3 Untuk menambah bagian, klik tombol maka akan tampil seperti pada gambar berikut.
Hal | 4 3. Kelola data Berkas dan prasyarat berkas.
Pengelolaan ini dimaksudkan untuk memberikan referensi data sesuai dengan Perka no 3 tahun 2016 tentang pelaksanaan dan Pertanggungjawaban Anggaran di lungkungan Badan Narkotika Nasional. Berikut tampilan menu kelola berkas dan prasyarat pada menu admin.
Data master terkait Jenis SPJ, Sub Jenis, Mapping dan Item dokumen SPJ digunakan untuk kontrol dokumen prasyarat untuk masing-masing jenis pencairan berkas sesuai ketentuan perka no 3.
Admin mengelola dokumen ini untuk klasifikasi dan kategorisasi jenis pencairan dan item prasyarat pencairannya.
4. Manajemen Pengguna
Manajemen pengguna digunakan untuk pembagian role di internal Biro Keuangan. Jenis role yang ada di antaranya:
a. Pengelola data b. Verifikator c. Kasubag Verifikator d. Kabag Verifikator e. PPK Satker f. Operator Satker
g. Kepala Biro Keuangan h. Sekertaris Utama
Admin dapat melihat seluruh pengguna dan daftar pengguna yang ada dengan menekan menu tombol manajemen pengguna.
Hal | 5 Untuk menambahkan pengguna juga sangat mudah, yaitu dengan klik menu manajemen pengguna, seperti pada gambar berikut.
Hal | 6
Pengolah Data
1. Dashboard
Pengolah Data memiliki kewenangan yaitu:
a. Mengelola CMS / tampilan depan aplasikasi SAVE b. Mengelola format Nota Dinas
c. Mengelola POK saat terjadi revisi anggaran
d. Tanda terima penyerahan dan pengembalian berkas e. Input SP2D
Berikut adalah tampilan halaman pengelola data:
2. Dasar Hukum
Content Management System (CMS) digunakan untuk merubah tampilan depan yang dapat diakses public. Pengolah data dapat menambah, mengurangi dan merubah data dasar hokum dengan mengakses menu
Hal | 7 Kemudian klik tombol tambah untuk menambahkan regulasi-regulasi baru yang berkaitan dengan verifikasi anggaran. Seperti pada halaman berikut.
Tambahkan informasi judul, deksripsi dan upload file terkait dalam bentuk pdf. Kemudian klik simpan.
3. Mengelola Format naskah Dinas
Pada menu ini, terdapat 3 naskah dinas yaitu: a. Format Nota dinas Biro
b. Format Nota dinas Kepala Biro Keuangan c. Format Disposisi Nota Dinas Sekertaris Utama
Untuk mengelola format naskah dinas, dilakukan dengan cara klik menu
Hal | 8 Maka akan tampil konten seperti gambar berikut.
Pilihan:
a. Satker jika jenis nota dinasnya adalah yang akan dikeluarkan oleh Biro.
b. Karo jika jenis nota dinasnya adalah yang akan dikeluarkan oleh biro keuangan yang ditujukan untuk sekertaris utama.
c. Sestama jika jenis disposisi nota dinas yang akan di tanda tangan oleh Sekertaris Utama
Pilihan
a. Rujukan, jika bagian tersebut masuk pada daftar rujukan yang akan tercetak di nota dinas.
b. Paraf, yaitu daftar pejabat yang akan perlu memeriksa dan melakukan paraf terhadap dokumen nota dinas yang akan dikeluarkan. Misalnya: Kepala Bagian, Kasubag Biro dan lain sebagainya.
4. Mengelola POK Anggaran
Mengelola POK dan revisi berfungsi sebagai dasar acuan pencairan anggaran yang nantinya akan dilakukan oleh Biro. Setiap kali ada revisi anggaran, pengolah data wajib untuk memasukan POK terakhir pada aplikasi SAVE. Untuk memasukan POK terakhir, pengolah data harus mengolahnya terlebih dahulu di apliakasi SAS kemudian export dalam format excel seperti gambar dibawah ini.
Setelah file excel hasil revisi terbaru sudah siap, maka tugas pengolah data yaitu menekan tombol kelola Manajemen POK, seperti pada gambar berikut:
Hal | 9 Kemudian klik simpan.
Maka akan tampil wizard seperti gambar berikut.
Klik upload POK dalam bentuk excel.
Hal | 10 5. Tanda Terima
Tanda terima digunakan untuk melaukan pencatatan sirkulasi dokumen masuk dan dokumen keluar dari dan ke Biro Keuangan BNN. Harapannya, dapat diketahui tracking dan posisi terakhir dokumen fisik pencairan anggaran. Untuk mengakses nya pengolah data dapat klik menu tanda
Hal | 11
2020
PENGUNAAN APLIKASI
S A V E
Hal | 12
1. Akses ke Aplikasi
Untuk membuka aplikasi SAVE (Sistem Administrasi Verifikasi Secara Elektronik), Jalankan Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Opera, atau
Internet Explorer. Kemudian buka tautan https://save.bnn.go.id/ disarankan menggunakan peramban web Google Chrome.
1.1. Akses Log In
Langkah untuk Log In adalah Isi pada kotak teks Email dan Password dengan benar (Perhatikan besar atau kecil huruf dan karakter huruf selain abjad dan angka yang di ketikan). Email dan Password yang digunakan
adalah sama dengan email dan password yang digunakan pada sistem aplikasi pendataan Administrator SAVE.
Klik Login, apabila username dan password yang diketik benar maka akan ditampilkan halaman utama sesuai dengan hak akses yang diberikan.
Hal | 13
2. Menu Utama Akun Admin Biro 2.1. Dashboard
Pada halaman dashboard ini menampilkan jumlah bagian yang ada dibawah biro dan menampilkan total pagu dan pagu yang sudah diplot oleh admin biro.
2.2. Kelola Bagian
Pada menu ini terbagi menjadi 2 sub menu yaitu Data Master bagian dan data Akun bagian. Pada fitur ini Admin biro bisa melihat bagian-bagian yang ada dibawahnya dan menambahkan akun untuk login untuk bagian yang ada di bawahnya.
Hal | 14 List akun login bagian :
Dan untuk menambahkan akun bagian, klik tombol tambah dan akan muncul halaman seperti berikut ini:
Hal | 15
2.3. Alokasi POK
Pada menu ini admin biro mempunyai fitur untuk melakukan alokasi pok untuk bagian-bagian yang ada di bawahnya. Tampilan utama pada menu ini adalah list bagian, total pagu, pagu yang sudah dialokasikan, pagu yang belum dialokasikan. Pada list bagian, terdapat tombol Plot POK untuk mengalokasikan pagu.
Untuk mengalokasikan pagu, klik tombol Plot POK, maka akan muncul halaman sebagai berikut:
- Untuk plot pagu cek pada kolom bagian kiri, jika yang dicek adalah induknya maka semua hirarki yang ada di bawahnya akan otomatis terplot.
- Untuk menghilangkan plot, hilangkan cek box pada kolom bagian kiri.
Hal | 16
2.4. Report
- Realisasi POK
Pada fitur ini ditampilkan report realisasi dari proses pencarian, dimenu ini ditampilkan pagu, proses realisasi sampai dengan bulan lalu, akun yang sedang diproses, yang sudah terbit SPM, yang sudah terbit SP2D, dan presentase realisasi per akun pencairan. Tampilannya adalah sebagai berikut:
- Revisi POK
Pada fitur ini ditampilkan selisih antara POK terbaru dengan revisi sebelumnya.
Hal | 17
3. Menu Utama Akun Pengelola Keuangan Bagian 3.1. Dashboard
Beberapa informasi yang ditampilkan disini adalah pagu, realisasi SPM, realisasi SP2D, Jumlah pencairan perbulan, nomnal pencairan, list akun yang sudah masuk proses pencairan. Tampilannya adalah sebagai berikut:
Hal | 18
3.2. Profil
Pada halaman ini ditampilkan profil dari pengelola keuangan biro yang bersangkutan.
3.3. Pengajuan Pencairan
Admin pengelola keuangan bagian bisa melihat daftar pengajuan yang telah diajukan, tampilannya sebagai berikut:
Pada menu ini pengelola keuangan bisa melakukan pengajuan pencairan. Secara umum prosesnya adalah sebagai berikut:
1. Tambah Data Pengajuan 2. Tambah Data Berkas 3. Tambah Data Akun 4. Ajukan ke PPK Biro 5. Ajukan ke Verifikator
Hal | 19 Untuk membuat pengajuan baru, klik tombol tambah pada halaman pengajuan pencairan, maka akan muncul halaman:
Selanjutnya tambah berkas dalam pengajuan tersebut, dalam satu pengajuan bisa berisi beberapa berkas
Hal | 20 Pada tabel daftar berkas terdapat kolom cek dokumen (kolom pertama) kolom ini meampilkan informasi apa saja yang menjadi persayaratan SPJ yang diajukan
Setelah berkas dimasukkan dalam pengajuan, proses selanjutnya adalah memilih akun untuk dimasukkan ke dalam berkas. Untuk memilih akun klik tombol pada kolom kelola akun. Dan akan muncul daftar POK yang sudah diplot oleh Admin Biro.
Hal | 21 Klik tombol “penarikan” untuk mengambil akun yang akan dicairkan. Pada form ini MAK otomatis, nilai SPJ, uraian dan penerima diinput oleh pengelola keuangan. Nilai SPJ yang diinput tidak boleh melebihi pagu
Setelah dipilih maka akun tersebut akan masuk pada berkas yang akan diajukan pencairan. Setelah selesai memilih, klik tombol kembali ke list
Hal | 22 Jika sudah selesai langkah selanjutnya adalah mengajukan berkas pengajuan pencairan ke PPK Biro untuk disetujui
Hal | 23 Setelah diverifikasi oleh PPK Biro maka akan muncul informasi status pengajuannya.
Pengelola keuangan bisa mendownload Nota Dinas Biro setelah diverifikasi oleh PPK Biro. Untuk mendonwload klik tombol pada kolom nodin
Hal | 24
3.4. Tracking Pengajuan
Fitur ini digunakan untuk melihat tracking pengajuan yang sedang diproses pengajuan pencairannya. Pencarian ini bisa berdasarkan nomor pengajuan atau nomor berkas.
Hal | 25
3.5. SPM
Pada menu ini admin pengelola keuangan bagian bisa melihat semua berkas yang sudah diproses SPM.
4. Menu Utama PPK Biro 4.1. Dashboard
Pada halaman dashboard ditampilkan informasi jumlah pengajuan, jumlah yang menunggu verifikasi, yang diverifikasi dan yang ditolak.
Hal | 26
4.2. Profil
Pada halaman ini ditampilkan profil dari pengelola keuangan biro yang bersangkutan.
4.3. Verifikasi Pengajuan
Pada fitur ini ditampilkan list yang menunggu verifikasi.
Untuk melakukan verifikasi klik tombol berkas, maka akan muncul tampilan berikut dan pada kolom terakhir ada tombol untuk melakukan verifikasi.
Hal | 27 Tampilan halaman verifikasi adalah sebagai berikut
- untuk menyetujui klik tombol “Setuju”
- untuk mengembalikan berkas klik tombol “Tolak” dan tulis alasannya.
Hal | 28
5. Menu Utama Verifikator 5.1. Dashboard
Informasi yang ditampilkan pada halaman ini adalah :
- Berkas diajukan, berkas diajukan dan diterima, berkas yang diterima - Berkas ditolak, ditolak dan diambil, ditolak belum diambl
- Rekapitulasi yang menunggu verifikasi - Rekapitulasi Aktifitas verifikator
Hal | 29
5.2. Profil
Pada menu ini ditampilkan profil verifikator
5.3. Verifikasi - Pengajuan
Pada halaman ini ditampilkan pengajuan-pengajuan yang menunggu verifikasi.
Untuk melakukan proses verifikasi klik tombol pada kolom verif berkas, dan akan muncul semua berkas pada pengajuan tersebut
Hal | 30 Kemudian akan muncul halaman di bawah ini. Pada halaman verifikasi ditampilkan:
- list akun
- list dokumen spj
- history perjalanan berkas
Pada halaman ini verifikator bisa menginput catatan-catatan pada dokumen spj yang menjadi persyaratan pencairan.
Jika verifikator melakukan penolakan maka akan otomatis terekap catatan-catatan pada kolom penolakan. Informasi hasil verifikasi ini akan di kirim melalui whatsapp satker/bagian
Hal | 31
5.4. Verifikasi - SPM
Fitur ini digunakan untuk melakukan verifikasi SPM.
Berikut adalah cara untuk memasukkan akun ke SPM. Akun-akun yang muncul di sini adalah akun dari berkas yang sudah masuk disposisi sestama.
Jika ada kesalahan input nominal SPM, klik tombol edit pada panel data SPM
Hal | 32
5.5. Terima Berkas
Fitur ini digunakan untuk melakukan pencatatan berkas yang diajukan ke Verifikator.
Pada form penerimaan berkas, yang perlu diinput adalah, nomor berkas dan tanda tangan penerima
Hal | 33
5.6. Ambil Berkas
Fitur ini digunakan untuk pengambilan berkas yang ditolak atau sudah selesai proses.
Untuk melakukan pencatatan pengambilan berkas, diinput nama pengambil dan tanda tangan pengambil.
Hal | 34
5.7. Laporan – Nodin Karo
Menampilkan data pengajuan atau berkas yang sudah diterbitkan Nota Dinas Karo Keuangan.
Hal | 35
5.8. Laporan - Berkas
Pada halaman ini ditampilkan data detail pengajuan dan berkas. Pada table ini juga ditampilkan status terakhir berkas dan lama perjalanan berkas.
5.9. Laporan – Berkas Tertolak
Pada halaman ini ditampilkan data detail pengajuan dan berkas yang ditolak. Pada table ini juga ditampilkan status terakhir berkas dan lama perjalanan berkas.
5.10. Laporan – Akun Sudah SPM
Hal | 36
5.11. Laporan – Kinerja Verifikator
Ditampilkan data rekapitulasi berkas yang diverifikasi oleh verifikator pada setiap bulan.
Hal | 37
5.12. Laporan – Rekap Pengajuan Satker
Menampilkan rekapitulasi pengajuan persatker/perbagian.
Untuk melihat detail berkas klik angka pada report
5.13. Laporan – Lama Perjalanan Berkas
Pada menu ini dilakukan penghitungan rekapitulasi proses pencairan berkas. Dikelompokkan berdasarkan range waktu.
Hal | 38
6. Menu Utama Akun Kasubag 6.1. Dashboard
Pada menu ini ditampilkan jumlah yang menunggu verifikasi, rekap berkas dan rekapitulasi bulanan.
Hal | 39
6.3. Verifikasi Pengajuan
Pada halaman ini ditampilkan daftar pengajuan yang menunggu verifikasi kasubag. Untuk melakukan verifikasi klik tombol pada kolom berkas.
Maka akan tampil list berkas yang terdapat dalam pengajuan tersebut.
Hal | 40
7. Menu Utama Akun Kabag 7.1. Dashboard
Pada menu ini ditampilkan jumlah yang menunggu verifikasi, rekap berkas dan rekapitulasi bulanan.
Hal | 41
7.3. Verifikasi Pengajuan
Pada halaman ini ditampilkan daftar pengajuan yang menunggu verifikasi kabag. Untuk melakukan verifikasi klik tombol pada kolom berkas.
Maka akan tampil list berkas yang terdapat dalam pengajuan tersebut..
Hal | 42 Setelah pengajuan diverifikasi maka, Kabag bisa menerbitkan Nota Dinas Karo Keuangan dengan cara klik tombol “Cetak Nota Dinas dan Ajukan ke Karo”
Hal | 43 Sample Nota Dinas Karo Keuangan
Hal | 44
8. Menu Utama Akun Karo Keuangan 8.1. Dashboard
Pada menu ini ditampilkan jumlah yang menunggu verifikasi, rekap berkas dan rekapitulasi bulanan.
8.2. Verifikasi Pengajuan
Pada halaman ini ditampilkan daftar pengajuan yang menunggu verifikasi Karo. Untuk melakukan verifikasi klik tombol pada kolom berkas. Karo keuangan bisa melakukan verifikasi pengajuan dengan satu tombol pada kolom action.
Hal | 45
9. Menu Utama Akun Sestama 9.1. Dashboard
Pada menu ini ditampilkan jumlah yang menunggu verifikasi, rekap berkas dan rekapitulasi bulanan.
9.2. Verifikasi Pengajuan
Pada halaman ini ditampilkan daftar pengajuan yang menunggu verifikasi Karo. Untuk melakukan verifikasi klik tombol pada kolom
Hal | 46 berkas. Sestama bisa melakukan verifikasi pengajuan dengan satu tombol pada kolom action.
Setelah disetujui maka, Dispoisi sestama bisa dicetak.
10. Log Out
Apabila interaksi dengan aplikasi akan di akhiri dan pekerjaan sudah selesai, maka sebaiknya selalu lakukan log out agar aplikasi tidak dibuka dan dijalankan oleh yang tidak berhak. Untuk melakukan log out dapat dilakukan dengan cara klik Menu profil di pojok kanan atas, klik “Logout”
