BAB II
LANDASAN TEORI
II.1 Pengertian dan Tujuan Pemeriksaan II.1.1 Pengertian Pemeriksaan
Pengertian mengenai pemeriksaan perlu kita ketahui terlebih dahulu sebelum melakukan audit. Hal ini dimaksudkan untuk memperoleh hasil pemeriksaan yang dapat dipercaya. Untuk mengetahui secara jelas, berikut ini terdapat beberapa definisi audit menurut para ahli, antara lain:
Menurut Boynton dan Walter G. Kell yang diterjemahkan oleh Rajoe, P. A., Gania., Budi, I. S (2003) menyatakan, ”Pemeriksaan adalah suatu proses yang sistematis dengan tujuan untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti- bukti secara obyektif dengan memperhatikan pernyataan mengenai kegiatan dan peristiwa ekonomi untuk meningkatkan penyesuaian antara pernyataan dan kriteria yang telah ditetapkan dan mengkomunikasikan hasil- hasilnya kepada pemakai dan pihak yang berkepentingan” ( h.4).
Menurut pendapat Arens & Loebbecke (2007) menyatakan, “Pemeriksaan adalah proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seseorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi yang dimaksud dengan kriteria- kriteria yang telah ditetapkan. Auditing seharusnya dilakukan oleh seseorang yang independen dan kompeten” ( h.1).
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa, pemeriksaan adalah suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti mengenai informasi tentang kegiatan dan kejadian ekonomi yang dilakukan oleh orang yang independen dan kompeten, untuk menguji kesesuaian informasi dengan kriteria yang ditetapkan serta melaporkan hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan.
II.1.2 Jenis – Jenis Pemeriksaan
Menurut Arens dan Loebbecke (2007), jenis pemeriksaan dapat dibagi menjadi tiga jenis yaitu :
1. Audit Laporan Keuangan
Audit laporan keuangan bertujuan untuk menentukan apakah laporan keuangan secara keseluruhan yang merupakan telah disajikan sesuai dengan kriteria- kriteria tertentu, yang secara umum, kriteria tersebut adalah prinsip akuntansi yang berlaku umum.
2. Audit Operasional
Merupakan penelaahan atas bagian, prosedur maupun metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan efektivitasnya. Yang pada akhir pemeriksaan, auditor akan memberikan sejumlah saran kepada manajemen untuk memperbaiki jalannya operasi perusahaan.
3. Audit Ketaatan
Bertujuan mempertimbangkan apakah auditee (klien) telah mengikuti prosedur atau aturan tertentu yang telah ditetapkan oleh pihak yang memiliki otoritas lebih tinggi. ( h. 5-6)
Menurut Agoes (2007), jenis pemeriksaan jika ditinjau dari luasnya pemeriksaan, dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu :
1. Pemeriksaan Umum (General Audit)
Suatu pemeriksaan umum atas laporan keuangan yang dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik yang independen dengan tujuan untuk memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan secara keseluruhan. Pemeriksaan tersebut harus dilakukan sesuai dengan Standar Profesional Akuntan Publik dan memperhatikan kode etik akuntan Indonesia yang telah disahkan oleh Ikatan Akuntan Indonesia.
2. Pemeriksaan Khusus (Special Audit)
Suatu pemeriksaan terbatas (sesuai dengan permintaan auditee) yang dilakukan oleh Kantor Akuntan Publik yang independen dan pada akhir pemeriksaannya auditor tidak perlu memberikan pendapat terhadap kewajaran laporan keuangan secara keseluruhan. Pendapat yang diberikan terbatas pada pos atau masalah yang diperiksa, karena prosedur audit yang dilakukan juga terbatas. (h.12)
Menurut Agoes (2007) menyatakan, temuan audit yang baik mencakup: 1. Criteria
Merupakan ukuran atau standar yang harus diikuti atau kondisi yang seharusnya ada.
2. Statement of Condition
Menyatakan bagaimana kenyataan atau kondisi yang terjadi di perusahaan.
3. Effect
Merupakan akibat dari kenyataan atau kondisi yang terjadi di perusahaan.
4. Cause
Apa penyebab terjadinya kondisi tersebut di perusahaan dan bagaimana terjadinya.(h. 240)
II.2 Pemeriksaan Operasional
II.2.1 Pengertian Pemeriksaan Operasional
Pemeriksaan operasional merupakan pengembangan dari pemeriksaan keuangan dimana dalam pemeriksaan operasional yang dinilai bukan saja aspek keuangan tetapi juga aspek yang bersifat non keuangan.
Berikut beberapa pengertian yang diberikan oleh para ahli mengenai pemeriksaan operasional :
Menurut Arens dan Loebbecke (2007) menyatakan, “Pemeriksaan operasional adalah suatu tinjauan terhadap setiap bagian dari prosedur dan metode suatu organisasi dengan tujuan untuk menilai efisiensi dan efektivitas. (h. 4)
Agoes (2007) mendefinisikan, ”Pemeriksaan operasional adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan operasional telah dilakukan secara efektif, efisien dan ekonomis. (h. 176)
Tunggal (2001) mendefinisikan, “Pemeriksaaan Operasional merupakan pendekatan sistematis dan komprehensif atas operasi suatu perusahaan yang dilakukan dengan maksud untuk menentukan apakah tujuan perusahaan yang ditetapkan telah tercapai, mengidentifikasikan bidang –bidang kegiatan dimana usaha penyempurnaaan perlu dilakukan, serta merekomendasikan tindakan perbaikan berdasarkan tujuan perusahaan, norma intern perusahaan yang telah ditetapkan, standar industri dimana perusahaan berada” (h.70).
Dari definisi diatas dapat disimpulkan sebagai berikut :
a. Pemeriksaan operasional merupakan penilaian yang bersifat bebas ( tidak memihak), selektif, sistematis, analitis.
b. Hasil pemeriksaan berupa rekomendasi / saran perbaikan
c. Dapat dilakukan oleh Akuntan maupun non Akuntan, yaitu orang yang ahli pada bidang yang diperiksa.
d. Berhubungan dengan efisiensi dan efektifitas semua aspek dari kegiatan operasi perusahaan.
II.2.2 Ruang Lingkup Pemeriksaan Operasional
Manajemen yang melakukan pemeriksaan harus memahami ruang lingkup dari pemeriksaan secara keseluruhan, baik yang berada di luar lingkup akuntansi dan catatan keuangan, untuk benar- benar dapat memahami segala operasional yang menjadi bahan review. Ruang lingkup pemeriksaan operasional yang bersifat umum adalah suatu penilaian yang dilakukan terhadap setiap departemen yang ada di perusahaan. Sedangkan ruang lingkup pemeriksaan operasional yang bersifat khusus adalah suatu penilaian yang dilakukan terhadap
bidang persoalan atau permasalahan yang hanya dibatasi pada satu departemen tertentu.
II.2.3 Jenis –Jenis Pemeriksaan Operasional
Menurut Arens dan Loebbecke (2007), pemeriksaan operasional terdiri dari : a. Fungsional
Fungsi adalah sarana untuk mengkategorikan aktivitas suatu perusahaan, seperti fungsi pembelian dan utang serta pengeluaran kas, sesuai dengan namanya, pemeriksaan operasional berkaitan dengan satu fungsi ataupun lebih di dalam suatu organisasi. Pemeriksaan fungsional mempunyai manfaat yang memungkinkan auditor untuk melakukan spesialisasi agar dapat lebih mengembangkan keahliannya pada satu bidang, namun kekurangan dari pemeriksaan fungsional adalah tidak mengevaluasi fungsi yang saling berkaitan.
b. Organisasional
Pemeriksaan organisasional atas suatu organisasi menyangkut keseluruhan unit organisasi, seperti departemen, cabang atau anak perusahaan. Penekanan dari suatu pemeriksaan adalah seberapa efisien dan efektif fungsi- fungsi yang terkait saling berinteraksi dan rencana organisasi serta metode untuk menkordinasikan aktivitas yang terjadi.
c. Penugasan Khusus
Penugasan pemeriksaan operasional khusus timbul atas permintaan manajemen, dimana ada banyak variasi dalam pemeriksaan seperti ini; misalkan penyelidikan kemungkinan adanya kecurangan di dalam suatu divisi atau penentuan penyebab tidak efektifnya suatu sistem pengolahan data elektronik.(h.767-768)
II.2.4 Tujuan dan Manfaat Pemeriksaan Operaional
Agoes (2007) menyatakan, tujuan pemeriksaan operasional adalah :
a. Untuk menilai kinerja atau performance dari manajemen dan berbagai fungsi perusahaan.
b. Untuk menilai apakah berbagai fungsi sumber daya (manusia, mesin, dana) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis.
c. Untuk menilai efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak.
d. Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada pihak manajemen untuk memperbaiki kelemahan - kelemahan yang terdapat dalam penerapan struktur pengendalian intern, sistem pengendalian manjemen, prosedur operasional perusahaan dalam rangka meningkatkan efisiensi, efektivitas, ekonomis dari kegiatan operasi perusahaan.(h.177)
Menurut Bayangkara (2008), tujuan pemeriksaan operasional adalah untuk mencapai 3E, yaitu :
1. Efektivitas (Effectivity) adalah suatu tingkat kebehasilan perusahaan dalam mencapai tujuannya, baik ditinjau dari segi kualitas hasil kerja, maupun target batas waktu.
2. Kehematan (Economy) merupakan ukuran input yang digunakan dalam berbagai program yang dikelola. Artinya, jika perusahaan mampu memperoleh sumber daya yang digunakan dalam operasi dengan pengorbanan yang kecil, berarti perusahaan telah mampu memperoleh sumber daya secara ekonomis.
3. Efisiensi (Efficiency) merupakan ukuran proses yang menghubungkan antara input dan otput dalam operasi perusahaan. (h.10-14)
Dari uraian tersebut diatas, maka dapat disimpulkan bahwa tujuan pemeriksaan operasional adalah untuk memeriksa efisiensi, efektivitas, dan ekonomis suatu fungsi di dalam perusahaan dan memberikan rekomendasi untuk memperbaiki kelemahan yang ada.
Manfaat pemeriksaan operasional menurut Tunggal (2001) adalah:
a. Membantu manajemen dalam mengevaluasi catatan- catatan, laporan dan pengendalian.
b. Memberikan informasi operasi yang relevan dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan.
c. Menilai ekonomisasi dan efisensi penggunaan sumber daya termasuk memperkecil pemborosan.
d. Mengetahui efektivitas dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan yang telah ditetapkan. (h.16)
Sasaran dari pemeriksaan operasional adalah bagaimana mengusahakan agar kegiatan operasi perusahaan dapat dilaksanakan secara efisien, efektif, ekonomis.
II.2.5 Tahapan Pemeriksaan Operasional
Menurut Agoes (2007), tahapan pemeriksaan operasional terdiri dari : 1. Survey Pendahuluan (Preliminary Survey)
Tujuan dari preliminary survey adalah untuk mendapatkan informasi umum dalam waktu relatif singkat, mengenai semua aspek dari organisasi, kegiatan atau sistem yang mempertimbangkan untuk diperiksa, agar dapat diperoleh pengetahuan atau gambaran yang memadai mengenai obyek pemeriksaan.
2. Penelaahan dan Pengujian Atas Sistem Pengendalian Manajemen (Review and Testing Of Management Control Sytem)
Mempunyai tujuan :
a. Untuk mendapatkan bukti- bukti mengenai ketiga elemen dari tentative pemeriksaan obyektif dengan melakukan pengetesan terhadap transaksi perusahaan yang berkaitan dengan sistem pengendalian manajemen.
b. Untuk memastikan bahwa bukti- bukti yang diperoleh dari perusahaan adalah kompeten jika pemeriksaan diperluas ke dalam detail exam (pemeriksaan terinci) .
3. Pengujian Terinci (Detail Examination)
Dalam tahap ini auditor harus mengumpulkan bukti – bukti yang cukup kompeten, material, dan relevan untuk dapat menentukan tindakan apa saja yang harus dilakukan manajemen dan karyawan perusahaan yang melakukan penyimpangan terhadap kriteria dalam pemeriksaan obyektif dan bagaimana efek dari penyimpangan tersebut dan besar kecilnya efek kerugian yang dialami perusahaan.
4. Pengembangan Laporan (Report Development)
Temuan pemeriksaan harus dilengkapi dengan kesimpulan dan saran serta harus direview oleh manajer sebelum didiskusikan dengan auditor. (h.180-181)
II.3 Sistem Pengendalian Intern
II.3.1 Pengertian dan Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Menurut Agoes (2007), ”Pengendalian intern adalah kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa satuan usaha yang spesifik akan dapat dicapai” (h. 58).
Menurut SPAP (2007) menyatakan bahwa, “Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan yang terdiri dari :
1. Keandalan Laporan Keuangan.
Manajemen bertanggung jawab dalam menyediakan laporan keuangan bagi investor, kreditor, dan pengguna lainnya. Dan manajemen mempunyai kewajiban untuk menjamin bahwa informasi yang ada sesuai dengan standar pelaporan.
2. Efektivitas dan Efisiensi Operasi.
Pelaksanaan pengendalian intern dalam suatu organisasi dilakukan agar operasi perusahaan dapat berjalan dengan efisien dan efektif. Dalam pengertian lain, dapat terjadi penghematan sumber daya dengan hasil yang optimal dan tercapainya tujuan perusahaan dalam batas waktu yang telah ditentukan.
3.Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Dalam menjalankan operasinya, perusahaan harus mematuhi hukum dan peraturan yang berkaitan dengan akuntansi yang berlaku. (h. 319.2)
II.3.2 Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Menurut SPAP (2007), “Pengendalian intern terdiri dari lima unsur pokok :
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian menciptakan suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran personel organisasi tentang pengendalian. Lingkungan pengendalian terdiri dari :
1. Intergritas dan nilai-nilai etika 2. Komitmen terhadap kompentensi
3. Partisipasi dewan komisaris atau komite audit 4. Falsafah dan gaya operasi manajemen
5. Struktur organisasi
6. Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab 7. Kebijakan dan prosedur kepegawaian. 2. Penaksiran Resiko
Penaksiran Resiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis dan pengelolaan resiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Resiko dapat timbul karena :
1. Perubahan dalam lingkungan operasi 2. Personel baru
3. Sistem Informasi yang baru atau yang diperbaiki 4. Teknologi baru
5. Standar Akuntansi Baru 6. Operasi luar negeri
7. Lini Produk atau aktivitas baru 3. Informasi dan Komunikasi
Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain, baik yang berada di dalam maupun yang berada di luar organisasi.
4. Aktivitas Pengendalian
Kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen telah dilaksanakan. 5. Pemantauan
Aktivitas pemantauan berkaitan dengan penilaian efektivitas rancangan dan operasional sistem pengendalian intern secara periodik dan terus- menerus oleh manajemen untuk melihat apakah telah dilaksanakan dengan semetinya dan telah diperbaiki sesuai keadaan.(h. 319.8-11)
II.4 Saluran Distribusi
II.4.1 Pengertian Saluran Distribusi
Untuk memperlancar arus barang dari produsen ke konsumen, maka terdapat faktor penting yang harus dipilih adalah memilih secara tepat saluran distribusi yang akan digunakan. Untuk lebih jelasnya terdapat pengertian saluran distribusi oleh beberapa para ahli.
Menurut Kotler dan Armstrong (2001) menyatakan bahwa, ”Saluran distribusi adalah seperangkat organisasi yang saling tergantung satu sama lain yang terlibat dalam proses penyediaan suatu produk atau jasa untuk digunakan atau dikonsumsi oleh konsumen.” (h. 7).
Menurut Basu Swastha (1998) mendefinisikan, ”Saluran distribusi untuk suatu barang adalah saluran yang digunakan oleh produsen untuk menyalurkan barang dari produsen ke konsumen atau pemakai industri”(h. 200).
Dari definisi diatas dapt disimpulkan bahwa, saluran distribusi merupakan suatu jalur yang dilalui oleh barang atau jasa dari produsen ke konsumen yang mengakibatkan berpindahnya hak milik atas barang dan jasa tersebut.
II.4.2 Jenis – jenis Saluran Distribusi
Menurut Kotler& Armstrong yang diterjemahkan oleh Damos Sihombing (2001), menyatakan jenis saluran distribusi terdiri dari :
1. Distribusi langsung
Dalam distribusi langsung tidak ada perantara yang digunakan oleh perusahaan, dimana pembeli dapat membeli langsung produk ke produsen. Contoh jika seseorang membeli sayur kepada petani untuk dikonsumsi.
2. Distribusi Tidak Langsung
Dalam distribusi tidak langsung terdapat lebih dari satu pedagang perantara yaitu pedagang besar dan pengecer. Contohnya produsen televisi yang menjual produknya langsung kepada pengecer seperti Carefour. ( h.9)
II.4.3 Konflik Distribusi
Menurut Kotler& Armstrong yang diterjemahkan oleh Damos Sihombing (2001) menyatakan bahwa, “Konflik distribusi adalah ketidaksepakatan antara anggota saluran pemasaran tentang sasaran dan peran- siapa yang harus nelakukan apa dan untuk manfaat apa. Konflik distribusi terdiri dari :
1. Konflik horizontal
Konflik horizontal timbul di antara perusahaan – perusahaan pada tingkat distribusi yang sama.
2. Konflik vertikal
Konflik vertikal merupakan konflik yang timbul di antara tingkatan yang berbeda untuk satu distribusi yang sama. (h.14) II.4.4 Fungsi – fungsi Saluran Distribusi
Menurut Kotler& Armstrong yang diterjemahkan oleh Damos Sihombing (2001) fungsi – fungsi saluran distribusi terdiri dari:
1. Informasi
Mengumpukan dan mendistribusikan riset pemasaran dan informasi intelejen tentang faktor- faktor dan kekuatan –kekuatan dalam lingkungan pemasaran yang dibutuhkan untuk merencanakan dan membantu terjadinya pertukaran.
2. Promosi
Mengembangkan dan menyebarluaskan komunikasi persuasif berkenaan dengan suatu penawaran.
3. Kontrak
Menemukan dan berkomunikasi dengan pembeli prosfektif. 4. Mencocokan
Membentuk dan menyesuaikan penawaran terhadap kebutuhan pembelian, termasuk kegiatan seperti manufatur, memilah, merakit, dan mengemas.
5. Negosiasi
Mencapai suatu kesepakatan mengenai harga dan kondisi lain sehingga transfer kepemlikan dapat dilakukan.
6. Pemesanan
Komunikasi terbaik dari anggota saluran pemasaran dengan produsen mengenai minat pembeli.
7. Pengambilan Resiko
Asumsi resiko berhubungan dengan pelaksanaan fungsi saluran pemasaran tersebut.
8. Pembayaran
Pembeli membayar tagihan kepada penjual melalui bank atau institusi keuangan lain.( h.152)
II.4.5 Faktor- faktor yang mempengaruhi pemilihan Saluran Distribusi
Menurut Kotler yang diterjemahkan oleh Hendra Teguh dan Ronny, A. Rusli (2005) faktor- faktor yang mempengaruhi pemilihan saluran distribusi terdiri dari :
a. Pertimbangan Pasar
Beberapa faktor yang harus diperhatikan adalah : 1. Konsumen atau pasar industri
Apabila pasarnya berupa pasar industri, maka pengecer jarang atau bahkan tidak pernah digunakan dalam saluran ini.
2. Jumlah konsumen potensial
Jika jumlah konsumen relatif kecil dalam pasarnya maka perusahaan dapat mengadakan penjualan langsung kepada pemakai.
3. Konsentrasi geografis
Untuk daerah konsentrasi yang mempunyai tingkat kepadatan yang tinggi maka perusahaan dapat menggunakan distributor sendiri.
4. Ukuran pesanan
Jika volume yang dibeli oleh pemakai industri adalah kecil maka peusahaan dapat menggunakan distributor industri.
5. Kebiasaan membeli dari konsumen
Seperti tertariknya pada pembeliaan dengan kredit serta tertarik tidaknya pada pelayanan penjual adalah mempengaruhi politik penyaluran.
b. Pertimbangan produk
Beberapa faktor yang harus diperhatikan : 1. Nilai unit
Apabila nilai unit relatif tinggi maka saluran distribusinya pendek atau langsung. Jika nilai unitnya makin rendah maka saluran distribusinya makin panjang.
2. Luas dan berat
Manajemen harus mempertimbangkan ongkos angkut dalam hubungannya dengan nilai produk secara keseluruhan.
3. Sifat teknis
Untuk jenis barang industri, biasanya disalurkan secara langsung kepada pemakai industri. Dalam hal ini penjual dapat menerangkan masalah teknis penggunaan dan pemeliharaan serta servis yang baik sebelum dan sesudah penjualan.
4. Produk standard dan produk pesanan
Apabila produk yang dijual berupa produk standar maka perlu diadakan penyaluran.Jika atas pesanan maka penyalur tidak perlu mengadakan persediaan.
5. Luasnya produk lini
Jika produsen membuat satu macam produk maka dapat menggunakan pedagang besar sebagai penyalurnya.Tetapi apabila macam produksinya banyak maka bisa langsung menjual ke pengecer.
c. Pertimbangan perusahaan
Beberapa faktor yang harus diperhatikan ; 1. Ukuran perusahaan
Perusahaan yang besar mampu menggunakan saluran yang lebih pendek daripada perusahaan kecil, serta pengawasan saluran untuk produknya.
2. Sumber keuangan
Perusahaan yang kuat dalam segi financialnya dapat menggunakan perantara lebih sedikit daripada perusahaan yang financialnya lemah.
3. Pengawasan saluran
Perusahaan terkadang memilih saluran distribusi yang pendek kerena ingin mengawasi saluran distribusinya, walaupun biaya yang dikeluarkan tinggi dan juga produsen dapat menjaga kesegaran persediaan produk.
d. Pertimbangan Perantara
Terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan : 1. Kesediaan Perantara
Produsen lebih memilih menggunakan penyalur yang tidak menjual barang saingan lainya tetapi harus dapat membawa produknya dalam bersaing.
2. Biaya
Apabila penggunaan perantara dapat memperingan atau memperkecil biaya penyaluran, maka hal ini dapat terus dilakukan.
3. Volume Penjualan
Produsen cenderung memilih perantara yang dapat menawarkan produknya dalam jumlah yang relatif besar untuk jangka waktu yang lama.
4. Servis yang diberikan Perantara
Perantara yang memberikan servis yang baik akan digunakan oleh produsen sebagai penyalur atas produknya. (h.236-237)
II.4.6 Sasaran Distribusi
Menurut Kotler dan Armstrong yang diterjemahkan oleh Damos Sihombing (2001) mengemukakan sasaran distribusi adalah:
a. Karakteristik Produk
Produk sangat dipengaruhi oleh desain saluran, produk yang tidak tahan lama membutuhkan pemasaran yang langsung karena adanya kemungkinaan keterlambatan. Produk yang berukuran besar membutuhkan saluran yang dapat mempersingkat jarak pengiriman dan jumlah penanganan selama perjalanan dari produsen ke konsumen
b. Karakteristik Pesaing
Rancangan saluran dipengaruhi oleh saluran pesaing, para produsen ingin bersaing di dekat toko- toko pengecer yang menjual produk yang sama dari perusahaan lain.
c. Karakteristik Perusahaan
Ciri- ciri perusahaan produsen banyak mempengaruhi pemilihan saluran, antara lain :
1. Sumber daya keuangan adalah sangat menentukan fungsi pemasaran, manakah yang bisa ditangani dan tugas mana yang bisa dilimpahkan kepada perantara.
2. Ukuran besar kecilnya perusahaan dan kemampuan melayani para penyalur.
3. Bauran produk perusahaan. Semakin luas bauran produk semakin luas kemampuan produsen menangani konsumen secara langsung.
d. Karakteristik lingkungan
Desain saluran distribusi juga dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti keadan ekonomi, peraturan pemerintah. Apabila keadaan ekonomi sedang tidak stabil sebaiknya menggunakan saluran distribusi yang panjang. e. Karakteristik Perantara
Perusahaan harus menemukan perantara yang bersedia dan mampu melakukan tugas yang dibutuhkan. Setiap perantara berbeda satu dengan yang lain, baik dalam hal kemampuan mereka menangani promosi, hubungan dengan pelanggan, penyimpangan, dan kredit.
II.4.7 Bentuk- bentuk Saluran Distribusi
Saluran distribusi dicirikan dengan memperlihatkan banyaknya tingkat atau bentuk saluran distribusi. Bentuk- bentuk saluran distribusi menurut Kotler yang diterjemahkan oleh Hendra Teguh dan Ronny, A. Rusli (2005) terdiri dari :
a. Saluran nol tingkat ( Zero – level channel) Produsen –- Konsumen Akhir
Disebut juga saluran distribusi langsung atau saluran distribusi yang paling sederhana, dimana produsen secara langsung menjual barang kepada konsumen akhir. Adapun cara- cara yang dilakukan dalam pemasaran langsung yaitu dari pintu ke pintu, dari toko yang dimiliki oleh produsen sendiri, pesanan melalui brosur surat (mail order).
b. Saluran satu tingkat ( One- level channel) Produsen – Pengecer – Konsumen Akhir
Dalam saluran ini beberapa pengecer membeli secara langsung dari produsen. Yang kemudian menjual kembali kepada konsumen akhir, tetapi kondisi seperti ini tidak umum dipakai.
c. Saluran dua tingkat ( Two- level channel)
Produsen – Pedagang Besar – Pengecer – Konsumen
Saluran ini mempunyai dua perantara, yang terdiri dari pedagang besar dan perantara, yang kemudian diteruskan ke konsumen akhir. Disini produsen hanya menjalani penjualan dalam jumlah yang besar pada pedagang besar saja, tidak kepada pengecer.
d. Saluran tiga tingkat ( Three- level channel)
Produsen – Pedagang Besar – Pemborong – Pengecer – Konsumen Akhir
Dalam saluran distribusi ini, terdapat tiga perantara yang terdiri dari pedagang besar, pemborong, pengecer yang kemudian akan dsalurkan ke konsumen akhir. Sasaran penjualan yang dijalankan oleh produsen adalah ditujukan kepada pengecer saja. ( h.185)
II.5 Tipe Perantara
Suatu perusahaan harus mengidentifikasi tipe anggota saluran distribusi yang tersedia untuk menjalankan tugas penyaluran produk perusahaan. Menurut Kotler dan Armstrong yang diterjemahkan oleh Damos Sihombing (2001) menyatakan Tipe perantara terdiri dari :
1. Tenaga Penjual Perusahaan
Menambah jumlah tenaga penjual langsung perusahaan dengan cara menugaskan tenaga penjual ke berbagai wilayah dan memerintahkan mereka menghubungi semua prospek di setiap wilayah atau membentuk tenaga penjual yang berbeda untuk industri yang berbeda.
2. Agen Produsen
Menyewa agen – agen produsen, maksudnya suatu perusahaan independent yang tenaga penjualnya menangani produk yang berkaitan dari berbagai macam perusahaan di wilayah atau industri yang berbeda untuk menjual produk mereka.
3. Distributor Industri
Mencari distributor di wilayah atau industri yang berbeda yang akan membeli dan menjual produk mereka dengan cara memberikan mereka distribusi ekslusif, marjin yang menarik, pelatihan produk dan dukungan promosi.( h. 25)
II. 6 Motivasi Anggota Saluran Distribusi
Para perantara harus dimotivasi agar menjalankan tugasnya dengan sebaik- baiknya. Menurut Kotler dan Armstrong yang diterjemahkan oleh Damos Sihombing (2001) terdapat tiga pendekatan dalam memotivasi anggota saluran distribusi yang terdiri dari :
1. Pendekatan Bekerja sama ( Cooperative Approach)
Dalam pendekatan ini produsen mempunyai berbagai cara untuk menjalani kerja sama dengan para perantara. Perusahaan dapat menggunakan motivator – motivator yang bersifat positif seperti memberikan keuntungan lebih dan pelayanan istimewa dan juga perusahaan dapat menggunakan motivator – motivator yang bersifat negatif seperti ancaman mengurangi laba dan terlambatnya pengiriman barang atau bahkan memutuskan hubungan kerja sama.
2. Pendekatan Berpatner ( Patnership Approach)
Dalam pendekatan ini banyak perusahaan mapan mencoba menggalang kerja sama jangka panjang dengan para penyalurnya. Perusahaan menciptakan gambaran yang jelas tentang apa yang diinginkan dari para penyalur dan tentang apa yang diperoleh penyalur sehubungan dengan luas cakup pasar, pengadaan produk, perkembangan pasar, permohonan harga, nasehat dan servis serta informasi pasar.
3. Memprogram Distribusi
Dalam pendekatan ini perusahaan harus menentukan suatu tingkatan motivasi yang tepat. Dalam mengadakan motivasi, perusahaan dapat memulainya dari yang terendah yang meliputi :
a. Penentuan potongan harga bagi penyalur untuk membeli dalam jumlah besar.
b. Pemberian hak –hak territorial, maksudnya meberikan hak penyalur tunggal di daerah penjualan penyalur.
c. Memberikan pelayanan tertentu kepada penyalur, misalnya bantuan teknis kepada penyalur.( h.30)
II.7 Intensitas Perantara
Menurut Kotler dan Armstrong yang diterjemahkan oleh Damos Sihombing (2001) agar saluran distribusi berjalan secara efektif dan efisien, maka perusahaan perlu menentukan jumlah perantara untuk ditempatkan sebagai perdagang besar atau pengecer yaitu dengan menentukan alternatif yang akan digunakan, yang terdiri dari :
1. Saluran distribusi ekslusif
Saluran ini dilakukan oleh produsen dengan memberi hak esklusif kepada sejumlah tertentu penyalur untuk mendistribusikan produk perusahaan di wilayah mereka masing- masing. Hal ini dilakukan untuk jenis barang spesial (barang yang memiliki ciri unik dan merek yang khas) dimana sekelompok konsumen berusaha untuk memperolehnya. Contohnya ; mobil sport yang mewah.
2. Saluran distribusi selektif
Perusahaan yang menggunakan saluran distribusi ini berusaha memilih jumlah pedagang besar atau pengecer yang terbatas jumlah daerah geografis. Biasanya saluran ini digunakan untuk barang belanjaan (shooping goods)
3. Saluran distribusi intensif
Saluran distribusi intensif digunakan oleh produsen yang memproduksi barang kebutuhan sehari –hari dan menyimpan produk mereka sebanyak mungkin di outlet. Hal ini dimaksudkan agar konsumen dengan mudah dapat memperoleh produk yang ditawarkan oleh perusahaan. (h. 26)
II.8 Prosedur Distribusi
Prosedur distribusi merupakan salah satu pedoman bagi perusahaan dalam menyalurkan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh konsumen. Dengan adanya prosedur distribusi yang dibuat oleh perusahaan diharapkan dapat mendorong kegiatan distribusi berjalan secara efektif dan efisien.
Ada tiga hal penting yang harus diperhatikan dalam prosedur distribusi: 1. Saat terjadi pemesanan
Saat pemesanan sangat tergantung pada tersedianya barang di gudang. Apabila barang tersedia di gudang maka perusahaan dapat menerima pesanan barang sesuai besarnya kuantitas barang yang diinginkan.
2. Saat pengiriman barang
Faktor yang mempengaruhi dalam pengiriman meliputi, alat transportasi yang digunakan, ketepatan waktu pengiriman, ketepatan jumlah barang, ketepatan kualitas barang.
3. Saat barang tiba
Barang yang telah dikirim dari gudang penjual harus tiba di gudang pembeli dalam jumlah yang tepat, waktu yang pengiriman yang sesuai dan kualitas barang yang baik.
II.8.1 Dokumen Sumber
Mengacu pada pendapat Boockholdt (1999) dokumen sumber yang digunakan dalam kegiatan distribusi adalah sebagai berikut:
1. “Sales invoice: a document mailed to customers informing them of the amount due from them because of shipments.
2. Sales order: a document on which the sales department records an order from a customers.
3. Shipping notice: a document completed by the shipping department to notify the billing department that a shipment has been made.
4. Credit memo: a document that records a sales return.
5. Remittance advice: a document returned by customers with their payments.” (p.539).
