Manual Prosedur
Pengadaan Barang
JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
Manual Prosedur
Pengadaan Barang
Jurusan Teknologi Hasil Pertanian
Fakultas Teknologi Pertanian
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen : 01001 06213
Revisi : 0
Tanggal : 17 Februari 2016 Diajukan oleh : Ketua Laboratorium
Teknologi Hasil Pertanian
Dr. Ir. Aji Sutrisno, M.Sc NIP. 19680223 199303 1 002 Dikendalikan oleh : Sekretaris Jurusan
Kiki Fibrianto, STP. M.Phil., Ph.D
NIP. 19820206 200501 1 001
Disetujui oleh : Ketua Jurusan
I. Tujuan
Memberikan pedoman prosedur pengadaan barang bagi jurusan dan laboratorium.
II. Ruang Lingkup
Manual Prosedur Pengadaan Barang adalah panduan yang memuat prosedur tentang semua proses yang berkaitan dengan pengadaan barang untuk peralatan, furniture, bahan kimia dan, peralatan elektronik.
III. Pihak Terkait
a. Ketua Jurusan b. Ketua Laboratorium
c. Panitia Pengadaan Barang Fakultas d. Bendahara Jurusan
e. Laboran
f. Administrasi Jurusan
IV. Prosedur Pengadaan Barang
1. Fakultas mengadakan rapat pimpinan untuk membahas rancangan anggaran biaya pada tahun yang akan datang beserta dengan rencana pengadaan barang untuk setiap jurusan
2. Jurusan mengadakan rapat lengkap untuk membahas rancangan anggaran biaya pada tahun yang akan datang beserta dengan rencana pengadaan barang
3. Laboratorium mengadakan rapat anggota Laboratorium untuk membahas rencana pengadaan barang berdasarkan kebutuhan laboratorium dan plafon anggaran yang disediakan
4. Laboratorium mengajukan kepada Jurusan daftar barang yang akan
dibeli (dilengkapi dengan nominal harga dan spesifikasinya)
6. Setelah barang datang dari penyedia barang, barang diperiksa terlebih dahulu oleh panitia pengadaan di tingkat Fakultas berdasarkan spesifikasi yang diajukan dalam daftar. Jika sudah sesuai barang dikirimkan ke Jurusan, Laboratorium atau unit kerja yang mengajukan. Namun, jika barang tidak sesuai maka dikembalikan ke pihak penyedia barang.
7. Setelah barang diterima dari Fakultas, barang diperiksa terlebih dahulu oleh laboran atau administrasi Jurusan berdasarkan spesifikasi yang diajukan dalam daftar serta melakukan uji coba dengan didampingi perwakilan atau teknisi dari perusahaan penyedia barang. Jika sudah sesuai spesifikasi dan barang dapat berfungsi dengan baik maka dapat dilanjutkan proses serah terima barang. Sedangkan, jika tidak sesuai spesifikasi dan barang tidak dapat berfungsi dengan baik maka barang dikembalikan kepada penyedia barang
Bagan Alir
Rapat Pimpinan Koordinasi terkait rencana pengadaan barang
di tingkat Fakultas
Koordinasi terkait rencana pengadaan barang di tingkat Jurusan
Koordinasi terkait rencana pengadaan barang di tingkat Laboratorium
Pengelola Laboratorium mengajukan barang yang dibutuhkan ke Jurusan untuk kegiatan praktikum/penelitian sebatas plafon anggaran
Jurusan mengajukan usulan Laboratorium ke tingkat Fakultas untuk dilakukan proses pengadaan melalui tender/ penunjukkan
langsung yang dikoordinir oleh panitia
Daftar verifikasi barang Mulai
Setelah barang datang, alat dicek terlebih dahulu oleh panitia pengadaan di tingkat
Fakultas
Sesuai
Laboratorium yang bersangkutan melakukan verifikasi spesifikasi dan melakukan uji coba
Sesuai
Serah terima oleh Fakultas kepada Jurusan dan Laboratorium Rapat Jurusan Barang dan Ketua
Jurusan
Form Verifikasi Penerimaan Barang
Barang yang dikirimkan telah sesuai/tidak sesuai*) dengan spesifikasi sehingga barang tersebut kami terima/tidak terima*).
Ketua Jurusan/Laboratorium,
