TUGAS MATAKULIAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
DAUR PENGELUARAN
Oleh :
Dwi Rahayu ( 0400910033 ) Nina Faridha ( 0400910074 ) Sandhy Meru Argo P ( 0400910094 ) Agustina T ( 0500910008 ) Amartha Selviana ( 0500910018 )
PROGRAM DIPLOMA TIGA MENEJEMEN INFORMATIKA FAKULTAS MATEMETIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
DAUR PENGELUARAN
Suatu organisasi melakukan pengeluaran untuk barang dan jasa. Barang mungkin
terdiri dari barang dagang, bahan baku, suku cadang (parts), sub perakitan (subassemblies),
perlengkapan (suplies),dan aktiva tetap. Jasa mencakup jasa-jasa yang diberikan oleh
pihak-pihak luar seperti jasa telepon dan hukum, juga jasa-jasa yang diberikan oleh karyawan
organisasi. Secara konseptual, keseluruhan barang dan jasa ini dapat dicakup oleh siklus atau
daur pengeluaran. Karena daur pengeluaran melibatkan arus keluar dana, siklus ini merupakan
lawan dari daur penerimaan, yang menyediakan arus masuk dana. Daur pengeluaran
diperlukan dalam setiap organisasi. Sebagian besar barang dan jasa yang diperoleh merupakan
sumber daya bagi organisasi, dan aktivitas dalam memperoleh sumber daya tersebut berkaitan
dengan daur pengeluaran.
Daur Pengeluaran I A. Tujuan Daur
• Tujuan utama daur adalah mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan
• Tujuan khusus adalah:
1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai kebutuhan
2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan memverifikasikan bahwa barang
tersebut berada dalam kondisi yang baik
3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan
4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa valid dan
benar
5. Mencatat dan mengklarifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat
6. Memposkan kewajiban dan pengeluarn kas ke dalam perkiraan pemasok yang
tepat di dalam buku besar utang usaha
7. Memastikan bahwa seluruh pengeluran kas berhubungan dengan pengeluaran yang
sudah diotorisasi
8. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluran kas dengan cepat dan tepat
9. Menyiapkan seluruh dokumen dn laporan yang diperlukan yang berhubungan
B. Fungsi– Fungsi
1. Mengetahui kebutuhan akan barang dan jasa
2. Menempatkan pesanan untuk barang dan jasa
3. Menerima dan menyimpan barang atau menyetujui jasa
4. Memastikan validitas kewajiban pembayaran
5. Menyiapkan pengeluran kas
6. Mengelola utang usaha
7. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum
8. Menyiapkan laporan keuangan dan keluaran lain yang dibutuhkan
Fungsi-fungsi khas dalam siklus pengeluaran
Fungsi- fungsi lainnya:
1. Retur dan potongan pembelian
2. Pengeluran kas rupa-rupa
3. Pengeluran kas kecil
Mengetahui kebutuhan akan barang /jasa
Menempatkan pesanan
Menerima dan menyimpan barang
Memastikan validitas kewajiban pembayaran
Melakukan pengeluaran kas
Memposkan transakasi ke dalam buku besar umum
Menyiapkan laopran keuangan
Menyetujui jasa
Gambar hubungan-hubungan dalam transaksi pengeluaran
Permintaan pembelian
Embelian bahan &sumber daya
Pesanan pembalian
Penyampaian barang oleh pemasok
Laporan penerimaa nn
Faktur pemasok
Hutang usaha Register
faktur
Buku besar pembantu hutang ushaa
Ikhtisar hutang usaha terbuka Nota rektur pembelian
Penyesuaian (mis.rektur pembelian) Voucher
cek
Register cek
Voucher pengeluar an Pengeluaran kas
C. Hubungan dengan organisasi 1. Manajemen Persediaan ( logistik )
Fungsi manajemen persediaan (dalam konteks perusahaan dagang) mempunyai tujuan
mengelola persediaan barang dagang yang dibeli perusahaan untuk dijual kembali.
Selain bertanggung jawab atas perencanaan, fungsi ini berkaitan dengan aktivitas fisik
seperti membeli,menerima dan menyimpan barang. Fungsi manajemen persediaan
dapat dipandang sebagai sub fungsi utama dalam fungsi logistik yang lebih luas, yang
termasuk dalam fungsi logistik adalah distribusi barang dagang kepada para pelanggan,
suatu aktivitas yang secara organisasi dapat diberikan pada fungsi pamasaran.
Pembelian difokuskan pada pemilihan pemasok atau vendor yang paling cocok.
Pembelian melakukan seleksi ini berdsasarkan faktor-faktor seperti harga satuan yang
dibebankan untuk barang atau jasa, mutu barang yang ditawarkan dan lain-lain.
Penerimaan bertanggung jawab menerima barang yang diverifikasikan kuantitas dan
kualitasnya serta memindahkan barang tersebut ke ruang penyimpanan.
2. Keuangan
Tujuan manajemen keuangan berhubungan secara luas dengan dana,data,
informasi,perencanaan dan pengendalian atas sumber daya. Dalam daur pengeluaran
tujuan ini terbatas pada perencanaan dan pegendalian kas, pada data yang berhubungan
Logistik Keuangan
Hubungan unit-unit organisasi dengan fungsi-fungsi pengeluaran
D. Sumber Data dan Masukan Sumber data:
Data yang digunakan dalam siklus pengeluaran terutama didasarkan pada masukan dari
catatan peresediaan dan dari pemasok. Catatan persediaan merupakan sumber utama untuk
sebagian besar transaksi pembelian sedangkan faktur pemasok adalah sumber untuk transaksi
utang / pengeluaran. Sumber data lain seperti:
• Formulir Masukan terdiri dari :
1. Permintaan pembelian ( purchase requisition)
Formulir ini memberi otorisasi pada departemen pembelian untuk
menempatkan pesanan barang atau jasa.
2. Pesanan pembelian ( purchase order)
Formulir ini merupakan dokumen formal yang ditandatangani oleh manajer
3. Laporan penerimaan (receiving report)
Suatu dokemen yang telah bernomor yang disiapkan oleh seorang klerk dalam
departemen penerimaan
4. Faktur pemasokan ( vendor )
Faktur pemasok merupakan tanggapan atas pesanan pembelian yang
diterbitkan sebelumnya.
5. Voucher pengeluaran
6. Voucher cek
Daur Pengeluaran II
A. Tujuan Daur Manajemen Jasa Karyawan
Jasa karyawan merupakan komponen utama dalam sumber daya manusia yang dipakai
oleh organisasi.Dalam organisasi tertentu seperti perusahaan yang berorientasi pada
pelayanan dan badan-badan pemerintahan, sumber daya ini mengambil bagian yang
terbesar dalam pengeluaran yang berulang. Dalam perusahaan manufaktur sumber daya ini
merupakan biaya kunci dalam konversi bahan baku menjadi barang jadi. Jasa karyawan
dalam organisasi semacam itu mungkin dianggap sebagai bagian dari siklus konversi
produk. Namun dalam hal ini kami menempatkannya dalam daur manajemen jasa
karyawan dan termasuk dalam siklus /daur pengeluaran.
• Tujuan utama siklus atau daur manajemen jasa karyawan adalah melancarkan pertukaran kas dengan karyawan untuk jasa yang dibutuhkan ( karena siklus ini berpusat pada
pembayaran jasa karyawan sering disebut juga siklus penggajian).
B. Fungsi-Fungsi 1. Penetapan gaji
2. Pengukuran jasa yang diberikan
3. Penyiapan cek gaji
4. Penerbitan dan pendistribusian cek gaji
5. Pendistribusian biaya jasa karyawan
6. Penyiapan laporan dan pernyataan yang diharuskan
C. Hubungan dengan organisasi • Personalia
Tujuan utama manajemen personalia dalam daur ini adalah merencanakan,
mengendalikan, dan mengkoordinasikan karyawan didalam suatu organisasi. Diantara
berbagai fungsi-fungsi yang dilakukan, fungsi yang paling berhubungan dengan penetapan
status gaji karyawan adalah yang paling relevan dengan pembayaran untuk jasa yang
diberikan. Departemen personalia melakukan fungsi ini dengan menyiapkan dan
mendistribusikan kerja secara manual yang diperlukan mengenai tindakan bayaran
• Keuangan
Tujuan manajemen keuangan berhubungan dengan dana.perencanaan, data, informasi dan
pengendalian atas sumber daya. Unit-unit organisasional yang berada dalam fungsi ini dan
yang terlibat dalam manajemen jasa karyawan mencakup pencatatan waktu,
penggajian,utang usaha, pengeluaran kas, distribusi biaya dan buku besar umum
Personalia Pencatatan waktu
penggajian Utang usaha & pengeluaran kas
Distribusi gaji Buku besar umum
Menetapk an status gaji
Mengukur jasa yang diberikan
Menyiapk an cek gaji
Menertibkan & mendistribusikan cek gaji
Mendistribusikan biaya untuk jasa karyawan Memposkan
transaksi & menyusun laporan yang diperlukan
Memelihara catatan beban tenaga kerja Memelihara catatan
D. Sumber Data dan Masukan Sumber data:
1. Formulir tindakan personalia ( personel action form) berfungsi untuk memberitahu
pihak-pihak yang berkepentingan mengenai tindakan-tindakan yang berkenaan dengan
karyawan.
2. Formulir jam kerja ( time and/or attendance form) berfungsi untuk mencatat waktu
sesungguhnya yang dihabiskan karyawan per jam dilokasi kerja mereka. Form ini
berisi nama dan nomor karyawan serta tanggal-tanggal periode pembayaran yang
sesuai.
3. Tiket jam kerja ( job time ticket )
4. Cek gaji
Database:
1. Arsip induk gaji karyawan berisi catatan penghasilan para karyawan per periode
2. Arsip referensi dan riwayat karyawan berisi berbagai data non-keuangan juga data
keuangan setiap karyawan misalnya alamat, keahlian, jenis pekerjaan, pengalaman
kerja, riwayat pendidikan, evaluasi kerja, dan status keluarga karyawan
3. Arsip transaksi catatan waktu berisi salinan-salinan seluruh transaksi kartu atau lembar
jam kerja untuk suatu periode pembayaran gaji.
4. Arsip transaksi cek gaji berisi salinan setiap cek gaji, diatur menurut urutan nomor cek
5. Arsip kompensasi berisi tabel tarif pembayaran dan tingkat gaji untuk berbagai uraian
pekerjaan di dalam perusahaan
E. Arus dan Pemrosesan Data • System pemrosesan manual
1. Menentukan status gaji
2. Mengukur jasa yang diberikan
3. Menyiapkan cek gaji
4. Menertibkan dan mendistribusikan cek gaji
5. Mendistribusikan biaya tenaga kerja
• System pemrosesan computer
Bagan arus system prosedur pemrosesan transaksi penggajian karyawan secara terkomputer
Dari pencatatan waktu
Kartu
Operasi1: pilah menurut nomer file karyawan dan menyiapkan cek
