i
ANALISIS PENGENDALIAN INTERN
TERHADAP SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN
STUDI KASUS PADA PT TELKOM
DIVISI REGIONAL II JAKARTA
S K R I P S I
Diajukan untuk Menempuh Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
CHRISTINA BUDI ASTUTI
NIM : 94 2114 039 NIRM : 940051121303120038
JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA
ii
S K R I P S I
ANALISIS PENGENDALIAN INTERN
TERHADAP SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN
STUDI KASUS PADA PT TELKOM
DIVISI REGIONAL II JAKARTA
Oleh:
CHRISTINA BUDI ASTUTI
NIM : 94 2114 039NIRM : 940051121303120038
Telah disetujui oleh:
Pembimbing I
Dra. YFM. Gien Agustinawansari,M.M.,Ak Tanggal: 5 Maret 2002
Pembimbing II
iii
S K R I P S I
ANALISIS PENGENDALIAN INTERN TERHADAP
SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN
STUDI KASUS PADA PT TELKOM DIVISI REGIONAL II JAKARTA
Dipersiapkan dan ditulis oleh: CHRISTINA BUDI ASTUTI
NIM : 942114039 NIRM : 940051121303120038
Telah dipertahankan di depan Panitia Penguji Pada tanggal 23 April 2002
Dan dinyatakan telah memenuhi syarat
SUSUNAN PANITIA PENGUJI
Nama Lengkap Tanda Tangan Ketua : Dra. YFM. Gien Agustinawansari,M.M,Ak ………... Sekretaris : Ir. Drs. Hansiadi YH.,M.Si.Ak ………. Anggota : Dra. YFM. Gien Agustinawansari,M.M,Ak ………. Anggota : Drs. YP. Supardiyono, M.Si.,Ak ………. Anggota : Drs. Joko Siswanto ,M.M.,Ak ………
Yogyakarta, April 2002 Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta
iv
MOTTO DAN HALAMAN PERSEMBAHAN
1. Siapapun bisa marah. Marah itu mudah. Tetapi, marah pada orang yang tepat, dengan kadar yang sesuai, pada waktu yang tepat, demi tujuan yang benar, dan dengan cara yang baik bukanlah hal yang mudah.
( Aristotales, The Nichomachean Ethics) 2. Dengan mata hatilah kebenaran terlihat; hal-hal yang penting tak tampak di
depan mata.
( Antonie de Saint – Axupery, The Little Prince) 3. Sebab kebijaksanaan dan pengajaran adalah ketakukan akan Tuhan, dan Allah
berkenan pada kesetiaan dan hati lembut.
(Sirakh, 1 : 27)
4. Kasih itu sabar; kasih itu murah hati; ia tidak cemburu. Ia tidak memegahkan diri dan tidak sombong,. Ia menutupi segala sesuatu, percaya segala sesuatu, mengharapkan segala sesuatu, sabar menanggung segala sesuatu.
( 1 Korintus 13 : 4 – 7)
v
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA
Saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skripsi yang saya tulis ini tidak memuat karya atau bagian karya orang lain, kecuali yang telah disebutkan dalam kutipan dan daftar pustaka, sebagaimana layaknya karya ilmiah.
Yogyakarta, April 2002
Penulis
vi ABSTRAK
ANALISIS PENGENDALIAN INTERN TERHADAP SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN
STUDI KASUS PADA PT TELKOM DIVISI REGIONAL II JAKARTA
CHRISTINA BUDI ASTUTI UNIVERSITAS SANATA DHARMA
Y O G Y A K A R T A
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Jurusan Akuntansi
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah prosedur penggajian dalam system akuntansi penggajian di PT Telkom Divisi Regional II Jakarta sudah baik, juga untuk mengetahui apakah system pengendalian intern terhadap system akuntansi penggajian sudah efektif.
Jenis penelitian ini adalah studi kasus pada PT Telkom Divisi Regional II Jakarta. Teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah observasi, wawancara, kuesioner dan dokumentasi.
Teknik analisis data dilakukan dengan membandingkan antara teori dan praktik sistem akuntansi penggajian di PT Telkom. Untuk menganalisis efektivitas pengendalian intern sistem Akuntansi Penggajian digunakan metode stop-or-go-sampling.
vii ABSTRACT
ANALYSIS THE INTERNAL CONTROL FOR THE ACCOUNTING SYSTEM OF SALARIES
A CASE STUDY AT PT TELKOM DIVISI REGIONAL II JAKARTA
CHRISTINA BUDI ASTUTI SANATA DHARMA UNIVERSITY
YOGYAKARTA 2002
This research aimed to find out whether salary procedure in accounting system of salaries at PT Telkom Divisi Regional II Jakarta had been good, and whether the internal control of the salary system had been effective.
This case study performed at PT Telkom Divisi Rergional II Jakarta. The techniques of data gathering are observation, interviews, questionnaires and documentation.
The analysis was conducted by comparing the current theory with the practise of PT Telkom. The analysis of the internal control system on the accounting system of salaries was performed using the stop-or-go sampling method.
ix
KATA PENGANTAR
Puji syukur pada Tuhan yang Maha Esa atas segala karunia dan limpahan kasih-Nya sehingga skripsi dengan judul Analisis Pengendalian Intern Terhadap Sistem Akuntansi Penggajian ini dapat terselesaikan.
Skripsi ini diajukan untuk memenuhi salah satu syarat guna memperoleh gelar sarjana ekonomi pada jurusan akuntansi di Universitas Sanata Dharma.
Skripsi ini tersusun berkat bimbingan, saran, nasehat dan bantuan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini kami memgucapkan terima kasih kepada: 1. Ibu Fr. Reni Retno A.,S.E.,M.Si.,Ak., selaku Ketua Jurusan Akuntansi.
2. Ibu Dra. YMF.Gien Agustinawansari ,M.M., Ak ., selaku dosen pembimbing I yang telah memberikan bimbingan dalam penyelesaian skripsi ini.
3. Bpk. YP. Supardiyono ,M.Si., Ak , selaku dosen pembimbing II yang telah memberikan bimbingan dalam penyelesian skripsi ini.
4. Bapak Chr. Y. Wahyu Ari A, S.E.,M.M, Bpk Drs.Ign. Kuntoro M,S.E.,Ak., yang telah memberikan bimbingan dalam penyelesaian skripsi ini.
5. Bapak Drs.G. Anto Listianto MSA.,Ak selaku Dosen Penguji.
6. Bapak Marihot Sibarani, selaku Senior Manager Keuangan yang telah memberikan ijin untuk mengadakan penelitian di PT Telkom.
7. Bapak Hanafiah, selaku Kepala Bagian Akuntansi yang telah banyak membantu dalam penelitian di PT Telkom.
x
9. Bapak dan Ibu di Yogyakarta yang selalu memberi doa dan dukungannya juga bantuan materi yang telah diberikan.
10.Bapak dan Ibu di Banyuwangi yang selalu memberi dukungan dalam penyelesaian skripsi ini.
11.Mas-mas dan mbak-mbak di Yogyakarta dan mbak Ani di Jakarta yang selalu memberi dukungan dan semangat dalam penyelesaian skripsi ini.
12.Kakak-kakak iparku semua dan semua keponakan-keponakanku, terima kasih dukungannya.
13.Indra dan Ira, Stef dan Deni, Kelik dan Reni, Lina dan Ony, Iyon dan Ade, Cimenk dan teman-temanku semua; terima kasih dukungannya !!!
14.Mbak Yuli sekeluarga dan Ayu di Jakarta, yang telah banyak membantu penulisan selama melakukan penelitian.
15.Mbak Atun, Mas Hasto, Mas Frans, Mbak Heni dan Mas Yuli di Sekretariat Fakultas Ekonomi.
16.Mas Nitis, yang selalu sabar dan selalu memberi dukungan kepada penulis. 17.Semua pihak yang telah membantu kelancaran penelitian dan penyusunan
skripsi ini.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu segala kritik maupun saran demi perbaikan tulisan ini sangat penulis harapkan.
Yogyakarta, April 2002
Penulis
xi
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii 1. Pengendalian Intern 1). Pengertian Pengendalian Intern ... 6
2). Pentingnya Pengendalian Intern ... 6
3). Tujuan Pengendalian Intern ... 7
xii
1). Pengertian Sistem dan Sistem Akuntansi ... 13
2). Elemen Sistem Akuntansi Pokok ... 15
3). Peranan Elemen Sistem Akuntansi ... 16
4). Perbedaan Pengertian Sistem dan Prosedur ... 17
5). Tujuan Umum Penyusunan Sistem Akuntansi ... 18
3. Sistem Akuntansi Penggajian 1). Fungsi Yang Terkait ... 20
2). Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen ... 22
3). Dokumen yang Digunakan ... 23
4). Catatan Akuntansi yang Digunakan ... 28
5). Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ... 31
6). Unsur-unsur Pengendalian Intern Penggajian ... 32
7). Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian ... 34
4. Pengujian Pengendalian 1). Jenis Pengujian Pengendalian ... 41
2). Tipe Pengujian Pengendalian ... 43
3). Prosedur Untuk Melaksanakan Pengujian Pengendalian . 43 4). Penentuan Resiko Pengendalian ... 45
5. Sampling Audit 1). Definisi Sampel ... 48
2). Pendekatan Sampling Audit ... 48
xiii
BAB IV : SEJARAH DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
1. Sejarah Berdirinya Perusahaan ... 63
2. Kegaitan Usaha ... 68
3. Struktur Organisasi Perusahaan ... 69
4. Sumber Daya Manusia ... 81
10).Formulasi Penghasilan Pegawai ... 88
BAB V : HASIL TEMUAN LAPANGAN DAN ANALISIS DATA 1. Analisis Data Sistem Akuntansi Penggajian 1). Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Secara Tegas ... 89
2). Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ... 91
3). Praktik yang Sehat ... 94
4). Karyawan yang Kompoten ... 96
2. Efektivitas Pengendalian Intern Sitem Akuntansi Penggajian PT Telkom ... 98
BAB VI : KESIMPULAN, KETERBATASAN PENULISAN DAN SARAN 1. Kesimpulan ... 104
2. Keterbatasan Penulisan ... 107
xiv
xv
DAFTAR TABEL
Halaman 1. Tabel 3.1. Tabel Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian
Kepatuhan (Zero Expected Occurences) ... 58 2. Tabel 3.2. Penentuan Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian
Kepatuhan ... 59 3. Tabel 3.3. Stop-or-go Decision ... 60 4. Tabel 3.4. Tabel Angka Acak ... 62 5. Tabel 5.1. Tabel Perbandingan Teori dan Praktik Struktur Organisasi
yang Memisahkan Tanggung Jawab secara Tegas ... 90 6. Tabel 5.2. Tabel Perbandingan Teori dan Praktik Sistem Otorisasi dan
Prosedur Pencatatan ... 94 7. Tabel 5.3. Tabel Perbandingan Teori dan Praktik, Praktik yang
Sehat ... 96 8. Tabel 5.4. Tabel Pengujian Kepatuhan Pengendalian Intern Sistem
Akuntansi Penggajian ... 100 9. Tabel 5.5. Tabel Attribute Sampling for Determining storp-or-go Sample
xvi
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1. Gambar 2.1. Daftar Hadir Karyawan ... 23
2. Gambar 2.2. Kartu Jam Hadir ... 24
3. Gambar 2.3. Kartu Jam Kerja ... 25
4. Gambar 2.4. Daftar Gaji ... 25
5. Gambar 2.5. Rekapitulasi Daftar Gaji ... 26
6. Gambar 2.6. Surat Pernyataan Gaji ... 27
7. Gambar 2.7. Bukti Kas Keluar ... 28
8. Gambar 2.8. Jurnal Umum ... 28
9. Gambar 2.9. Kartu Harga Pokok Produk ... 29
1 BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Masalah
Dunia perekonomian saat ini sudah semakin kompleks dengan berbagai persaingan yang ketat diantara perusahaan-perusahaan di tingkat lokal, nasional dan internasional. Persaingan tersebut semakin terasa dengan akan dimulainya era ekonomi global dan hal tersebut menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan-perusahaan besar, menengah dan kecil di negara-negara dunia ketiga seperti Indonesia. Berbagai aspek yang ikut berpengaruh terhadap kesiapan dunia usaha dalam menghadapi persaingan tersebut adalah faktor manusia dan sistem yang digunakan dalam menjalankan operasi perusahaan.
Manajemen pada perusahaan-perusahaan besar terutama yang sudah go public memiliki tanggung jawab berat, karena harus mempertanggungjawabkan semua kegiatan perusahaan kepada masyarakat umum, disatu sisi harus siap berhadapan dengan perusahaan-perusahaan multinasional yang sudah siap dalam segala hal, baik sumber daya manusia maupun sistem yang digunakan. Hal tersebut terbukti dengan semakin banyaknya sektor-sektor yang dikuasai oleh perusahaan multinasional. Berbagai fungsi bisa terkontrol dengan baik sehingga keputusan-keputusan di tingkat manajemen menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi pengembangan usaha.
berbagai tawaran tersebut harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Semakin kompleks operasi perusahaan, maka manajemen semakin membutuhkan sistem yang baik dalam penyajian berbagai informasi termasuk informasi keuangan. Karena penting bagi manajemen untuk memperoleh informasi yang akurat apabila pihak manajemen akan menggunakan informasi tersebut untuk pengambilan keputusan.
Salah satu hal penting bagi perusahaan dalam menentukan kebijakan di tingkat manajemen adalah memberikan perhatian terhadap sumber daya manusia. Karena manusia menjadi motor utama dalam setiap kegiatan perusahaan. Perhatian tersebut dapat berupa peningkatan skill atau kemampuan dengan cara pelatihan, training-training, studi lanjut maupun pemberian balas jasa yang layak.
Apabila pekerja atau karyawan perusahaan memperoleh imbalan jasa yang layak, maka kemungkinan untuk terjadi penyelewengan maupun perlawanan-perlawanan terhadap perusahaan akan semakin kecil. Sebagai contoh ketika terjadi demo karyawan pabrik, apa yang terjadi; aktifitas produksi terganggu, perusahaan menjadi rugi dan disatu sisi kredibilitas perusahaan di mata publik menjadi turun, hal tersebut banyak terjadi karena dilatarbelakangi oleh penghargaan atau balas jasa perusahaan terhadap karyawan dinilai masih kurang.
Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis mencoba untuk meneliti penerapan pengendalian intern pada sistem akuntansi penggajian.
2. Batasan Masalah
Dalam penulisan skripsi ini penulis membatasi masalah pada pengendalian intern sistem akuntansi penggajian pada PT. Telkom Divisi Regional II Jakarta.
3. Perumusan Masalah
1). Apakah penerapan prosedur penggajian pada PT. Telkom Divisi Regional II Jakarta sudah sesuai dengan sistem akuntansi penggajian?
2). Apakah pengendalian intern yang diterapkan oleh PT. Telkom Divisi Regional II Jakarta sudah efektif?
4. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan adalah:
1). Untuk mengetahui apakah prosedur penggajian pada PT. Telkom Divisi Regional II Jakarta sudah sesuai dengan sistem akuntansi penggajian.
5. Manfaat Penelitian
1). Bagi Perusahaan
Dapat dijadikan sumber informasi dan pembandingan bagi perusahaan untuk membantu manajemen dalam mengawasi sistem penggajian agar tujuan perusahaan untuk masa sekarang dan masa yang akan datang dapat tercapai.
2). Bagi Universitas Sanata Dharma
Dapat dijadikan sebagai bahan penelitian lebih lanjut dan juga dapat dipakai sebagai bacaan ilmiah.
3). Bagi Penulis
Penelitian ini diharapkan dapat meningkatkan penalaran dalam mengamati dunia praktek kerja yang nyata dengan teori yang telah didapat.
6. Sistematika Penulisan
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini dibahas mengenai latar belakang masalah, batasan masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
BAB III : METODOLOGI PENELLITIAN
Berisi jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subyek dan obyek penelitian, data yang dicari, teknik pengumpulan data dan teknik analisis data.
BAB IV : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Bab ini berisi sejarah dan gambaran umum perusahaan, struktur organisasi perusahaan serta tanggung jawab dan fungsi masing-masing bagian serta berbagai hal yang berkaitan dengan sumber daya manusia di PT Telkom Divisi Regional II.
BAB V : HASIL TEMUAN LAPANGAN DAN ANALISIS DATA Bab ini berisi temuan penelitian yang dilakukan yaitu tentang
prosedur penggajian dan pengendalian intern yang diterapkan dan hasil pengujian terhadap efektivitas pengendalian intern. BAB VI : KESIMPULAN, KETERBATASAN PENELITIAN DAN
SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dari analisis data yang dilakukan terhadap prosedur penggajian dan efektivitas pengendalian intern yang sudah diterapkan, serta keterbatasan penelitian, dan saran yang diberikan oleh penulis untuk perbaikan sistem yang belum diterapkan.
6
BAB II
LANDASAN TEORI
1. PENGENDALIAN INTERN
1). Pengertian Pengendalian Intern
Pengendalian Intern adalah suatu hal yang memegang peran penting dalam auditing. Untuk itu perlu diketahui difinisi tentang pengendalian intern tersebut.
Pengendalian Intern adalah kebijakan dan prosedur yang diterapkan untuk memberikan keyakinan (assurance) yang memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan dicapai. (Abdul Halim, 1995:161)
Salah satu latar belakang timbulnya kebutuhan pengendalian intern karena masuknya orang lain yang bukan sebagai pemilik di dalam aktivitas usaha. Pemilik berkepentingan mengamankan harta kekayaannya. Alasan lain mengapa perusahaan perlu memiliki suatu pengendalian intern adalah untuk menjamin tercapainya tujuan yang telah dicanangkan oleh pemilik atau manajemen secara efektif dan efisien.
2). Pentingnya Pengendalian Intern
Pengendalian intern sangat penting karena: (Abdul Halim, 1995:162)
(2). Pemeriksanaan dan penelaahan dalam sistem yang baik memberikan perlindungan terhadap kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan kekeliruan dan ketidakberesan yang terjadi.
(3). Pengendalian intern yang baik akan mengurangi beban pelaksanaan audit sehingga dapat mengurangi biaya ataupun fee audit.
Bagi perusahaan, pengendalian dapat digunakan secara efektif untuk mencegah penggelapan maupun penyimpangan. Dengan kata lain, pengendalian intern memberikan kepastian bahwa penggelapan laporan keuangan dapat dicegah atau dideteksi lebih dini.
3). Tujuan Pengendalian Intern
Menurut tujuannya pengendalaian intern dapat dibagi menjadi dua macam yaitu pengendalian akuntansi dan pengendalian administratif. (Mulyadi, 1992:68)
(1). Pengendalian Akuntansi (Accounting Control)
Pengendalian akuntansi merupakan bagian dari pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk:
(1.1). Menjaga kekayaan dan catatan akuntansi
(1.2). Mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansi
Pengendalian intern untuk memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi yang akan menghasilkan informasi keuangan yang teliti dan handal. Manajemen memerlukan informasi keuangan yang teliti dan handal untuk menjalankan kegiatan usahanya dan digunakan untuk dasar pengambilan keputusan.
(2). Pengendalian Administratif (Administrative Control)
Pengendalian administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk:
(2.1). Mendorong efisiensi
Pengendalian intern ditujukan untuk mencegah pemborosan dalam segala bisnis perusahaan dan untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak efisien.
(2.2). Dipatuhinya kebijakan manajemen
Pengendalian intern ditujukan untuk memberikan jaminan yang memadai agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh karyawan perusahaan.
4). Elemen-elemen Pengendalian Intern
(1). Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian memiliki empat unsur yaitu filosofi dan gaya operasi, berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksa, metode pengendalian manajemen, dan kesadaran pengendalian. (Mulyadi, 1993:174).
(1.1). Filosofi dan gaya operasi
Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic believe) yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawan. Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan oleh perusahaan, sedangkan gaya operasi mencerminkan ide manajer tentang bagaimana operasi suatu kesatuan usaha harus dilaksanakan. Ada manajer yang memilih gaya operasi yang sangat menekankan pentingnya pelaporan keuangan, penyusunan dan penggabungan anggaran sebagai alat pengukur kinerja manajer dan pencapaian tujuan yang telah dicanangkan dalam anggaran. (1.2). Berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksa
dilaksanakan oleh manajemen (direksi), dengan demikian dewan komisaris yang aktif menjalankan fungsinya dapat mencegah konsentrasi pengendalian yang terlalu banyak ditangan manajemen (direksi).
(1.3). Metode pengendalian manajemen
Pengendalian manajemen merupakan metode perencanaan dan pengendalian alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Perencanaan dan pengendalian manajemen dilakukan melalui empat tahap yaitu penyusunan anggaran (rencana jangka panjang dan jangka pendek), pelaksanaan dan pengukuran, pelaporan dan analisis.
(1.4). Kesadaran pengendalian
Kesadaran pengendalian dapat tercermin dari reaksi yang ditunjukkan oleh manajemen dari berbagai jenjang organisasi atas kelemahan pengendalian yang ditujukan oleh akuntan intern atau akuntan publik.
(2). Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi yang efektif harus meliputi metode-metode dan catatan-catatan yang dapat : (Munawir, 1995:230)
(2.1). Mengindentifikasi semua yang sah
(2.2). Menggambarkan transaksi secara tepat waktu dan cukup rinci sehingga memungkinkan adanya klasifikasi transaksi secara tepat untuk pelaporan keuangan.
(2.3). Mengukur nilai transaksi dengan cara yang memungkinkan pencatatan nilai keuangan dalam laporan keuangan.
(2.4). Menentukan periode terjadinya transaksi untuk memungkinkan pencatatan transaksi pada periode akuntansi yang tepat.
(2.5). Menyajikan transaksi dan pengungkapannya dalam laporan keuangan dengan semestinya.
(3). Prosedur Pengendalian Intern
Prosedur pengendalian intern berupa kebijakan dan prosedur yang ditetapkan manajemen untuk memperoleh jaminan yang memadai bahwa tujuan satuan usaha akan dapat dicapai. Prosedur pengendalian dapat dikelompokkan sebagai berikut: (Munawir, 1995:231)
(3.1). Otorisasi yang tepat atas transaksi
bersifat rutin, seperti pemberian kredit, pembelian dan penjualan, sedangkan otorisasi khusus berhubungan dengan transaksi yang tidak rutin misalnya pengeluaran yang besar (capital expenditures), emisi saham, penerbitan utang obligasi, otorisasi kredit yang melebihi batas tertentu.
(3.2). Pemisahan tugas
Berkaitan dengan pemberian tanggung jawab dalam suatu transaksi sebagai pekerjaan orang atau badan tertentu secara otomatis dapat dicek oleh orang atau bagian lain. Tujuan utama dari pemisahan tugas adalah untuk mencegah dan menemukan sedini mungkin adanya kekeliruan/ketidakberesan dalam pelaksanaan tanggung jawab yang dibebankan.
(3.3). Dokumen dan catatan
(3.4). Pengendalian kewengan
Pengendalian kewenangan diperhatikan dalam kaitannya dengan pembatasan dua tipe akses terhadap aktiva dan perhitungan catatan yaitu kewenangan langsung terhadap fisik dan kewenangan tidak langsung melalui pemeriksaan dokumen, dengan demikian pengendalian kewenangan terutama berkaitan dengan alat pengaman dan cara penyimpanan terhadap aktiva, catatan program-program komputer serta arisp-arsip. Tindakan pengamanan dapat pula berupa ketentuan bahwa yang berwenang menyimpan, memindahkan atau menggunakan hanya orang yang telah diotorisasi untuk itu.
(3.5). Pengecekan independen
Mencakup verifikasi terhadap pekerjaan yang dilaksanakan oleh individu atau bagian lain atau kebenaran penilaian jumlah yang dicatat.
2. SISTEM AKUNTANSI
1). Pengertian Sistem dan Sistem Akuntansi
(1). Pengertian sistem adalah:
Sekelompok elemen yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Mulyadi, 1993:5)
(1.1). Setiap sistem terdiri dari elemen-elemen.
Elemen-elemen suatu sistem terdiri dari sub sistem yang lebih kecil yang terdiri pula dari kelompok elemen yang membentuk sub sistem tersebut.
(1.2). Elemen-elemen tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
Elemen-elemen sistem yang berhubungan erat satu dengan lainnya dan sifat serta kerja sama antar elemen sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
(1.3). Elemen sistem tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem.
Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu.
(1.4). Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
(2). Pengertian sistem akuntansi adalah:
2). Elemen Sitem Akuntansi Pokok
Elemen sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan keuangan. Berikut uraian lebih lanjut mengenai elemen sistem akuntansi pokok: (Mulyadi, 1993:4)
(2.1). Formulir
Formulir merupakan dokumen pertama yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering juga disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam/didokumentasikan di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan akuntansi. Contoh formulir adalah faktur penjualan, bukti kas keluar dan cek.
(2.2). Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan dan meringkas data keungan dan data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal ini adalah formulir. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan dan jurnal umum.
(2.3). Buku besar
jurnal. Akun-akun dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan elemen-elemen informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Contoh buku besar adalah kas, piutang, utang, dan modal.
(2.4). Buku pembantu
Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary ledger). Buku pembantu ini terdiri dari akun-akun pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam akun tertentu dalam buku besar. Contoh buku pembantu adalah buku pembantu piutang, buku pembantu utang. Buku besar dan buku pembantu ini merupakan catatan akhir (books of final entry) yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam akun buku besar dan buku pembantu.
(2.5). Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang berupa neraca, laporan rugi laba, dan laporan perubahan laba yang ditahan.
3). Peranan Elemen Sistem Akuntansi
(1). Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan
Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan.
(2). Untuk menjaga aktiva-aktiva dan utang-utang perusahaan
Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan akun-kaun sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.
(3). Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan
Peranan ini dapat dilihat antara lain dari penggunaan surat perintah pengiriman untuk mengirim barng-barang dan penggunaan surat permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang dibutuhkan. (4). Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana kegiatan, penilaian
hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.
Peranan ini dapat dilihat dari penggunaan rencana produksi yang akan digunakan untuk menilai kegiatan produksi kemudian kalau diperlukan mengadakan perubahan terhadap rencana tadi.
4). Perbedaan Pengertian Sistem dan Prosedur
Dalam membahas sistem akuntansi perlu diadakan pengertian sistem dan prosedur agar dapat diperoleh gambaran yang jelas mengenai berbagai sistem yang menghasilkan berbagai macam formulir yang diolah dalam sistem akuntansi.
(1). Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
(2). Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. (Mulyadi, 1993:8)
Kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri dari kegiatan-kegiatan menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih (menyortasi), memindahkan dan membandingkan.
5). Tujuan Umum Penyusunan Sistem Akuntansi
Penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan mempunyai beberapa tujuan yaitu:
(1). Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. Kebutuhan penyusunan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan atau suatu perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda dengan usaha yang telah dijalankan selama ini.
(2). Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasinya.
(4). Untuk mengurangi biaya klerikel dan penyelenggaraan catatan akuntansi.
3. SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN
Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi dua golongan yaitu gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah pada umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.
Berikut diuraikan lebih lanjut tentang berbagai fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian.(Mulyadi, 1993:377)
1). Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah: (Mulyadi, 1993:386)
(1). Fungsi Kepegawaian
Kegiatan yang dilakukan fungsi kepegawaian atau personalia meliputi: memelihara arsip lamaran pekerjaan, memelihara hubungan dengan lembaga-lembaga penghasil calon pegawai seperti sekolah tinggi, akademi, universitas, dan balai latihan kerja, mengadakan seleksi calon pegawai yang pada umumnya meliputi seleksi kemampuan teknis (technical test), seleksi sikap, minat (psyco test), dan seleksi kesehatan, melakukan processing data pegawai baru meliputi penyiapan surat keputusan pengangkatan dan penempatan dalam golongan gaji bagi pegawai baru dan penyiapan laporan penarikan tenaga kerja ke departemen tenaga kerja, melakukan pengembangan pegawai dan pemberhentian pegawai.
(2). Fungsi Pencatatan Waktu
yang bersangkutan sajalah yang dimasukkan ke dalam mesin absensi.
(2.2). Membuat rekapitulasi waktu hadir/kerja dan menyerahkan kepada pembuat daftar gaji.
(3). Fungsi Pembuat daftar gaji
(3.1). Membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji.
(3.2). Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai daftar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.
(4). Fungsi Utang
Fungsi utang bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji. Fungsi utang yang menangani sistem akuntansi:
(4.1). Bagian Utang
(4.2). Bagian Kartu Gaji
Bertanggungjawab untuk mencatat distribusi biaya kedalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).
(4.3). Bagian Jurnal
Bertangung jawab untuk mencatat biaya gaji dalam jurnal umum.
(5). Fungsi Keuangan
Bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
2). Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian adalah:(Mulyadi, 1993:378)
(1). Jumlah biaya gaji yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu.
(2). Jumlah biaya gaji yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode tertentu.
(4). Rincian unsur biaya gaji yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
3). Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian adalah: (1). Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Contoh daftar hadir karyawan pada Gambar 2.1 dan kartu jam hadir pada Gambar 2.2 berikut ini
KARTU JAM HADIR
No:
Nama : Periode
Jam Biasa : Tarif : Jumlah:
Jam Lembur : Tarif : Jumlah:
Jumlah Penghasilan
Potongan :
Pph pasal 21 :
Utang :
Lain-lain :
Jumlah Potongan: Jumlah yang Harus Dibayar
M K M K M K M K
Gambar 2.2 Kartu Jam Hadir
(2). Dokumen Pendukung Perubahan Gaji
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepergawaian berupa surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan.
(3). Kartu Jam Kerja
KARTU JAM KERJA
Jumlah Potongan Barang
Mandor Kepala Bagian Total Jam Kerja Gambar 2.3 Kartu Jam Kerja
(4). Daftar Gaji
Berisi jumah gaji dan upah setiap karyawan dikurangi dengan potongan-potongan berupa Pph pasal 21, utang dan iuran karyawan. Contoh daftar gaji pada Gambar 2.4
DAFTAR GAJI BULAN :……
Tarif gaji Nama Karyawan Nomor
Induk
POTONGAN GAJI KARYAWAN
Pph psl 21 Iuran Organisasi Karyawan
Dana Pensiun
(5). Rekap Daftar Gaji
Berisi ringkasan gaji per depertemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Contoh rekap daftar gaji dapat dilihat pada Gambar 2.5
REKAPITULASI GAJI BULANAN:……..
Departeme
Potongan Gaji Karyawan Gaji Bersih
Gambar 2.5 Rekap Daftar Gaji
(6). Surat Pernyataan Gaji dan Upah
SURAT PERNYATAAN GAJI Bulan:
Nama:
No. Induk Karyawan:
Departemen:
Bagian:
Gaji/Upah Biasa
Gaji/Upah Lembur
Jumlah Gaji/Upah Bruto: Rp. Pph psl 21 :
Iuran Org. Karyawan:
Dana Pensiun:
Lain-lain:
Jumlah Potongan:
Gaji/Upah Bersih Rp.
Gambar 2.6 Surat pernyataan Gaji
(7). Amplop Gaji dan Upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah.
(8). Bukti Kas Keluar
No. BKK No. Cek : BUKTI KAS KELUAR
Dibayarkan: Jumlah Uang: Rp
Untuk Keperluan:
Tanda Tangan
Tanggal No. Rek Jumlah Direktur Keuangan
Kep.Dep Keuangan Kepala Bagian
Kasa
Gambar 2.7 Bukti Kas Keluar
4). Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam siklus penggajian adalah: (Mulyadi, 1993:386)
(1). Jurnal umum
Jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap departemen dalam perusahaan. Contoh jurnal umum pada Gambar 2.8
Halaman: JURNAL UMUM
Tanggal Keterangan No. Bukti No. Rekening Debit Kredit
(2). Kartu harga pokok produk
Digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Contoh kartu harga pokok produk pada Gambar 2.9
KARTU HARGA POKOK PRODUK
Nama Pemesan Nomor Pemesan Tanggal Mulai
Spesifikasi Kuantitas Tanggal Selesai
Biaya Bahan Baku Biaya TKL Biaya Overhead Harga Pokok/sat …. Tgl No. Harga Pokok/sat ….
Otorisasi
(3). Kartu Biaya
Digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja langsung dan biaya tenaga kerja non produk setiap departemen dalam perusahaan.
(4). Kartu Penghasilan Karyawan
Digunakan untuk mencatat penghasilan yang diterima oleh setiap karyawan. Contoh kartu penghasilan karyawan pada Gambar 2.10
KARTU PENGHASILAN KARYAWAN
Nama: No. Induk Departemen Bagian Penghasilan
dan Potongan
Januari Februari Maret April Desember Jumlah Total
5). Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: (Mulyadi, 1993:399)
(1). Prosedur Pencatatan waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir, dimana karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir berupa clock card yang dicap secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu time recorder. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji karyawan.
(2). Prosedur pembuatan daftar gaji
Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.
(3). Prosedur distribusi biaya gaji
(4). Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang, pada tanggal dan untuk keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
(5). Prosedur pembayaran gaji
Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi pencatatan utang dan fungsi pembayaran gaji. Fungsi pencatat utang memberi perintah untuk pengeluaran kas kepada fungsi pembayar gaji untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi pembayaran gaji kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji.
6). Unsur Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Penggajian
Unsur sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut: (Mulyadi, 1993:390)
(1). Organisasi
(1.1). Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji.
(2). Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
(2.1). Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh direktur utama.
(2.2). Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan direktur utama.
(2.3). Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh bagian personalia.
(2.4). Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. (2.5). Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen
karyawan yang bersangkutan.
(2.6). Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
(2.7). Perubahan dalam kartu penghasilan karyawamn direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan.
(3). Praktik yang Sehat
(3.1). Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
(3.3). Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan.
(3.4). Kartu penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.
(4). Karyawan yang Kompeten
(4.1). Dalam perekrutan karyawan dilaksanakan dengan penyeleksian secara ketat melalui beberapa tahap antara lain tes tertulis, tes wawancara dan tes kesehatan.
(4.2). Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaan.
7). Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Penggajian
Berikut ini diuraikan sistem penggajian yang merupakan sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai manajer atau kepada karyawan yang gajinya dibayarkan bulanan, tidak tergantung dari jumlah jam atau hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan. Bagan alir dokumen sistem penggajian dapat dilihat pada Gambar 2.12 sampai dengan 2.15 halaman 37 dan seterusnya.
(1). Tahap pertama. Berdasarkan dokumen buku kas keluar lembar ke-1, dicatat oleh bagian utang kewajiban gaji ke dalam register bukti kas keluar sebagai berikut:
Gaji dan Upah xxx
Bukti kas keluar yang akan dibayar xxx Dalam jurnal tersebut digunakan rekening gaji dan upah sebagai clearing account.
(2). Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji kedalam jurnal umum sebagai berikut:
Biaya overhead pabrik sesungguhnya xxx Biaya administrasi dan umum xxx
Biaya pemasaran xxx
Gaji dan upah xxx
Karena gaji karyawan di pabrik tidak berhubungan langsung dengan pesanan tertentu, maka biaya gaji diperlakukan sebagai unsur biaya overhead pabrik, sehingga biaya gaji karyawan pabrik dibebankan kedalam rekening biaya overhead pabrik sesungguhnya. Gaji karyawan fungsi-fungsi non produksi dibebankan kedalam rekening biaya administrasi dan umum dan rekening biaya pemasaran.
(3). Tahap ketiga. Bagian jurnal mencatat pembayaran gaji kedalam register cek sebagai berikut:
Bukti kas keluar yang akan dibayar xxx
(4). Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji, bagian kartu biaya mencatat biaya tenaga kerja kedalam buku pembantu (kartu biaya). Kartu biaya ini berisi rekerning pembantu yang merinci rekening-rekening kontrol: biaya overhead pabrik sesungguhnya, biaya administrasi dan umum, dan biaya pemasaran.
Daftar 1 Bagian Pencatat Waktu Bagian Gaji dan Upah
Bagian Utang
Keterangan:
KPK : Kartu Penghasilan Karyawan SPG : Surat Pernyataan Gaji
RDG : Rekap Daftar Gaji DG : Daftar Gaji
Gambar 2.13 Sistem Akuntansi Penggajian (lanjutan) 2
Bagian Kasa
Keterangan:
KPK : Kartu Penghasilan Karyawan SPG : Surat Pernyataan Gaji
RDG : Rekap Daftar Gaji DG : Daftar Gaji
Gambar 2.14 Sistem Akuntansi Penggajian (lanjutan) 4 kertu penghasilan Mengisi cek dan
memintakan uang ke amplop
gaji
Membubuhkan cap pada bukti dan
Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya
Keterangan:
RDG : Rekap Daftar Gaji BKK : Bukti Kas Keluar
Gambar 2.15 Sistem Akuntansi Penggajian (lanjutan)
4. PENGUJIAN PENGENDALIAN
Pengujian pengendalian (test of control) atau pengujian kepatuhan (compliance tests) merupakan pengujian yang dilakukan terhadap efektivitas pengendalian intern dalam mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan.
Untuk menguji kepatuhan terhadap pengendalian intern, dilakukan dua macam pengujian yaitu:
1). Penggujian adanya kepatuhan terhadap pengendalian intern. 2). Pengujian tingkat kepatuhan terhadap pengendalian intern.
Berikut diuraikan lebih lanjut tentang pengujian kepatuhan dan pengujian tingkat kepatuhan terhadap pengendalian intern.
1). Jenis Pengujian Pengendalian
Ada dua jenis pengendalian intern seperti yang telah disebutkan di atas, yaitu:
(1). Pengujian Adanya Kepatuhan
Untuk menentukan apakah informasi mengenai pengendalian intern yang diumpulkan benar-benar ada, dilakukan dua macam pengujian, yaitu:
(1.1). Pengujian transaksi dengan cara mengikuti pelaksanaan transaksi tertentu.
transaksi tersebut, sejak transaksi tersebut dimulai sampai dengan selesai.
(1.2). Pengujian transaksi tertentu yang telah terjadi dan yang telah dicatat.
Dalam hal ini harus dipilih transaksi tertentu kemudian mengikuti pelaksanaannya (reperforming) sejak awal sampai selesai, melalui dokumen-dokumen yang dibuat dalam transaksi tersebut dan pencatatannya dalam catatan akuntansi.
(2). Pengujian Tingkat Kepatuhan
Dalam pengujian tingkat kepatuhan terhadap pengendalian intern dapat ditempuh beberapa prosedur audit berikut ini:
(2.1). Memeriksa kelengkapan dokumen pendukung suatu transaksi yang diambil sampelnya. Tujuan pengujian ini adalah untuk mendapatkan kepastian suatu transaksi telah diotorisasi oleh pejabat-pejabat yang berwenang.
2). Tipe Pengujian Pengendalian
Ada dua tipe pengujian pengendalian, yaitu: (Abdul Halim, 1995:199) (1). Concurrent test of control yaitu pengujian pengendalian yang
dilaksanakan seiring dengan prosedur untuk memperoleh pemahaman mengenai pengendalian intern.
(2). Pengujian pengendalian tambahan atau yang direncanakan (additional or planned test of control) yaitu pengujian yang dilaksanakan selama pekerjaan lapangan.
3). Prosedur Untuk Melaksanakan Pengujian Pengendalian
Ada empat prosedur untuk melaksanakan pengujian pengendalian, yaitu: (Abdul Halim 1995:200)
(1). Pengajuan pertanyaan kepada para karyawan
(2). Pengamatan terhadap karyawan dalam pelaksanaan tugasnya
Observasi terutama dilakukan terhadap pengendalian yang tidak menghasilkan jejak bukti. Beberapa jenis kegiatan pengendalian tidak meninggalkan jejak bukti. Prosedur selain obeservasi tidak akan efektif digunakan untuk menilai kegiatan pengendalian tersebut. Contoh kegiatan pengendalian yang tidak meninggalkan jejak bukti adalah pemisahan tugas yang mengandalkan beberapa orang tertentu untuk melaksanakan tugas khusus.
(3). Melakukan inspeksi terhadap dokumen, catatan dan laporan
Inspeksi dapat dilakukan terhadap dokumen, catatan dan laporan yang mengindikasikan kinerja pengendalian. Banyak kegiatan pengendalian yang meninggal jejak bukti. Prosedur yang paling efektif untuk menilai kegiatan pengendalian tersebut adalah inspeksi dokumen, catatan dan laporan. Inspeksi terhadap dokumen, catatan dan laporan tersebut untuk memastikan bahwa dokumen, catatan dan laporan telah: lengkap, dibandingkan dengan dokumen lain, dan ditandatangani sebagaimana mestinya.
(4). Mengulang kembali pelaksanaan pengendalian
pengujian untuk menilai akurasi mekanis kegiatan pengendalian. Sebagai contoh adalah penilaian ketepatan pemakai daftar harga standar dalam menentukan harga jual barang dagangan.
Tiga prosedur pertama menghasilkan jenis bukti yang sama dengan bukti yang dihimpun melalui pelaksanaan prosedur untuk memperoleh pemahaman pengendalian intern. Perbedaan utamanya terletak pada spesifikasi tujuan dan luas penggujian. Pada pengujian pengendalian, tujuan yang ditetapkan lebih spesifik. Disamping itu, luas pengujian pengendalian juga lebih ekstensif.
4). Penentuan Risiko Pengendalian
Dalam menentukan risiko pengendalian untuk setiap asersi, ada beberapa hal yang perlu dilakukan yaitu: (Abdul Halim, 1995:202)
(1). Mengidentifikasi salah saji potensial yang dapat terjadi untuk asersi tersebut.
(2). Mengindentifikasi pengendalian yang dapat mencegah atau mendeteksi salah saji.
(3). Menghimpun bukti dari pengujian pengendalian apakah rancangan dan operasi pengendalian relevan adalah efektif.
(4). Mengevaluasi bukti yang diperoleh. (5). Menetukan risiko pengendalian.
keduanya dapat saling terkait. Misalnya identifikasi salah saji potensial atas transaksi pembelian kredit, dan atas akun yang terkait seperti akun hutang dagang dan persediaan atau pembelian.
Setelah identifikasi salah saji potensi, maka perlu diidentifikasi pengendalian yang diperlukan dan relevan untuk mencegah atau mendeteksi salah saji potensial tersebut. Hal ini dapat dicocokkan dengan pengendalian yang diidentifikasi pada saat memahami dan mengevaluasi kebijakan pengendalian intern.
Hal yang perlu diingat dalam mengindetifikasi pengendalian yang relevan adalah bahwa pengendalian-pengendalian tentang lingkungan pengendalian, dan sistem akuntansi mungkin dapat diterapkan pada lebih dari satu asersi. Misalnya, bila manajemen secara efektif menggunakan anggaran dalam mengendalian pengeluaran atau biaya, pengaruhnya dapat pada tiga asersi yaitu asersi tentang keberadaan, kelengkapan, dan penilaian. Demikian sebaliknya, prosedur pengendalian hanya dapat diterapkan pada satu asersi. Misalnya, penggunaan formulir faktur penjualan yang berurut nomor tercetak hanya relevan untuk asersi kelengkapan terhadap kelompok transaksi penjualan.
dilakukan. Pengujian yang dilakukan tentunya setelah mempertimbangkan jenis bukti yang diinginkan, dan biaya pengujian tersebut.
Dari hasil pengujian tersebut akan dievaluasi bukti-bukti yang diperoleh. Setelah bukti-bukti diperoleh kemudian ditentukan tingkat risiko pengendaliannya.
5. SAMPLING AUDIT
Setelah diputuskan prosedur pengujian yang dipilih, perlu ditentukan jumlah item yang tepat sebagai sampel dari suatu populasi untuk pengujian tersebut. Di samping itu, harus ditentukan pula bagian populasi mana yang dipilih sebagai sampel.
Pemilihan sampel dilakukan dengan maksud untuk memperoleh sampel yang representatif. Sampel yang representatif adalah sampel yang mempunyai karakteristik yang sama dengan karakteristik populasi.
1). Definisi Sampling
Ikatan Akuntan Indonesia melalui Standar Profesional Akuntan Publik seksi 350 mendefinisikan sampling audit sebagai:
Penerapan prosedur audit terhadap unsur-unsur suatu saldo akun atau kelompok transaksi yang kurang dari seratus persen dengan tujuan untuk menilai beberapa karekteristik saldo akun atau kelompok transaksi tersebut.
Sampilng audit dapat diterapkan baik untuk melakukan pengujian pengendalian maupun pengujian substanstif, dan jika diterapkan dengan semestinya akan dapat menghasilkan bukti audit yang cukup. (Abdul Halim, 1995:218)
2). Pendekatan Sampling Audit
Standar Profesional Akuntan Publik menyatakan bahwa:
Bukti audit kompeten yang cukup harus diperoleh melalui inspeksi, pengamatan, pengajuan pertanyaan, dan konfirmasi sebagai dasar yang memadai untuk menyatakan pendapat atas laporan keuangan auditor.
Ada dua pendekatan sampling audit yang dapat dipilih untuk memperoleh bukti audit kompeten yang cukup. Kedua pendekatan tersebut adalah: (1). Sampling statistik
(1.1). Attribute sampling (proportional sampling)
Digunakan terutama untuk menguji efektivitas pengendalian intern (dalam pengujian kepatuhan). Ada tiga model attribute sampling yaitu fixed-sample-size attribute sampling, stop-or-go–sampling, dan discovery sampling.
(1.1.1). Fixed-sample-size attribute samplig
Penentuan batas ketepatan atas yang diinginkan (desire upper precision limit atau DUPL), penggunaan tabel penentuan besarnya sampel untuk menentukan besarnya sampel. Pemilihan anggota sampel dari seluruh anggota populasi. Pemeriksaan terhadap attribute yang menunjukkan efektivitas unsur pengendalian intern. Evaluasi hasil pemeriksaan terhadap attribute anggota sampel.
selanjutnya adalah membuat tabel keputusan stop-or-go. Jika dalam pemeriksaan pertama terhadap besarnya sampel yang telah ditentukan tidak ditemukan kesalahan maka akan dihentikan pengambilan sampel, dan diambil kesimpulan bahwa unsur pengendalian intern yang diperiksa adalah efektif. Pengambilan sampel dihentikan jika DUPL = AUPL (desired upper precision limit sama dengan achieved upper precision limit). Pada tingkat kesalahan sama dengan 0, AUPL dapat dihitung dengan rumus: (Mulyadi, 1998:256)
Jika AUPL > DUPL maka perlu mengambil sampel tambahan. Sampel tambahan ini dapat dihitung dengan menggunakan rumus: (Mulyadi, 1998:259)
ditarik kesimpulan bahwa unsur pengendalian intern yang diperiksa tidak dapat dipercaya.
(1.1.3). Discovery Sampling
Digunakan jika tingkat kesalahan yang diperkirakan dalam populasi sangat rendah. Discovery sampling dipakai untuk menemukan kecurangan, pelanggaran yang serius dari unsur pengendalian intern dan ketidakberesan yang lain. Prosedur yang digunakan dalam metode discovery sampling adalah: Menentukan attribute yang akan diperiksa. Menentukan populasi dan besar populasi yang akan diambil sampelnya, menentukan tingkat keandalan, menentukan desire upper precision limit, menentukan besarnya sampel, memeriksa attribute sampel, mengevaluasi hasil pemeriksaan terhadap karakteristik sampel. (Mulyadi, 1998:260)
(1.2). Variable sampling
Jika variable sampling digunakan untuk memperkirakan saldo suatu akun, hasil perhitungannya akan berupa nilai rupiah (rerata sampel dikalikan dengan besarnya populasi) ditambah atau dikurangi dengan suatu interval jumlah rupiah pada tingkat kepercayaan yang diinginkan.
Variable sampling dapat juga digunakan untuk menilai kewajaran saldo suatu unsur yang dicantumkan di dalam laporan keuangan. (Mulyadi, 1998:274)
(2). Sampling Non Statistik
54 BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
1. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang akan dilaksanakan adalah studi kasus, yaitu suatu
penelitian terhadap obyek tertentu yang populasinya terbatas sehinga
kesimpulan yang diambil berdasarkan penelitian ini hanya berlaku terbatas
bagi obyek yang diteliti dan berlaku waktu tertentu.
2. Tempat dan Waktu Penelitian 1). Tempat penelitian
Penelitian ini dilakukan pada PT Telkom Divisi Regional II Jakarta,
Jl. Gatot Subroto Kav. 352 Jakarta Selatan.
2). Waktu penelitian
Waktu penelitian ini dilaksanakan pada tangal 24 September sampai
dengan 24 Oktober 2001.
3. Subyek Penelitian
Subyek penelitian ini adalah:
1). Bagian Layanan SDM
2). Bagian Pengembangan SDM
3). Bagian Keuangan
4. Obyek Penelitian
Obyek penhelitian dalam penelitian ini adalah:
1). Sistem Akuntansi Penggajian
2). Pengendalian intern
5. Data yang Dicari
1). Sejarah, gambaran umum dan perkembangan perusahaan
2). Struktur organisasi
3). Sistem wewenang dan prosedur pencatatan
4). Deskripsi jabatan yang berkaitan dengan sistem penggajian
5). Dokumen utama:
(1). Lembar kerja pegawai
(2). Ikhtisar catatan penghasilan
(3). Catatan penghasilan
(4). Slip-slip gaji
6). Dokumen pendukung:
(1). Buku pedoman akun
(2). Buku pedoman prosedur
(3). Laporan penilaian pegawai
6. Populasi dan Sampel
menyangkut pembuatan daftar gaji. Selain itu adanya kelengkapan otorisasi
pada setiap dokumen, adanya kesesuaian informasi antara dokumen yang satu
dengan dokumen yang lain dalam penggajian dan adanya bukti pengecekan
kebenaran dan ketelitian penghitungan gaji.
7. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dilakukan guna memperoleh data pelaksanaan
sistem akuntansi penggajian untuk karyawan tetap. Data ini diperoleh dengan
cara:
1). Observasi
Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan peninjauan
langsung terhadap sistem penggajian. Adapun data-data yang bisa
diperoleh dari pengamatan ini adalah catatan jurnal umum, rekening buku
besar, absensi, daftar gaji, rekap daftar gaji dan bukti kas keluar.
2). Wawancara
Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan tanya
jawab secara langsung kepada pimpinan perusahaan, kepala bagian
pengembangan sumber daya manusia, kepala bagian layanan sumber daya
manusia, kepala bagian pengembangan sistem sumber daya manusia,
kepala bidang keuangan. Teknik ini digunakan untuk mendapatkan
penjelasan mengenai gambaran umum perusahaan, struktur organisasi
3). Kuesioner
Memberikan daftar pertanyaan untuk mengumpulkan informasi mengenai
elemen-elemen pengendalian intern atas sistem dan prosedur penggajian.
4). Dokumentasi
Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan meminta data-data yang
ada dalam perusahaan yang berhubungan dengan penggajian guna
melengkapi data.
8. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data dilakukan untuk menjawab permasalahan-permasalahan
yang timbul dalam perusahaan, dengan cara menggunakan data-data yang
diperoleh dari perusahaan yang diteliti.
1). Untuk menjawab apakah prosedur penggajian yang ditetapkan pada PT
Telkom Divisi Regional II Jakarta sudah sesuai dengan sistem akuntansi
penggajian dengan cara sebagai berikut: Membandingkan sistem
pengendalian intern penggajian yang digunakan oleh perusahaan dengan
teori yang ada melalui kuesioner pengendalian intern yang meliputi:
(1.1). Struktur organisasi
(1.2). Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
(1.3). Praktik yang sehat
Dari hasil kuesioner tersebut dapat disimpulkan apakah
pengendalian intern yang diterapkan oleh perusahaan sudah baik
atau belum.
2). Untuk menjawab permasalahan kedua apakah sistem pengendalian intern
penggajian yang diterapkan oleh perusahaan sudah efektif penulis
menggunakan metode stop-or-go-sampling dengan alasan pengambilan sampel dengan model ini tidak terlalu banyak. Sedangkan langkah-langkah
metode ini adalah sebagai berikut :
(1). Menentukan tingkat keandalan dan desired upper precision limit (DUPL). Pada tahap ini peneliti menentukan tingkat keandalan yang
akan dipilih yaitu 95% dan tingkat kesalahan maksimum yang masih
dapat diterima yaitu 5%, dengan alasan bahwa kepercayaan terhadap
pengendalian intern cukup besar.
Tabel 3.1 Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian Kepatuhan (Zero Expected Occurrances)
(2). Menentukan besarnya sampel minimum denan menggunakan tabel
besaran sampel minimum untuk pengujian kepatuhan. Maka dengan
tingkat kepercayaan sebesar 95% dan DUPL sebesar 5% sampel yang
dapat diambil adalah sebesar 60 anggota sampel. Cara yang
digunakan sehingga diperoleh jumlah sampel sebesar 60 dapat dilihat
pada tabel 3.2 dibawah ini.
Tabel 3.2 Besarnya Sampel Minimum untuk Pengujian Kepatuhan
Besarnya sampel atas dasar Kendalan Level Desired Upper
Besarnya sampel minimum seperti yang tampak pada tabel 3.2 di atas
ditentukan dengan cara menentukan titik potong baris desired upper precision limit (acceptable upper precision limit) dengan kolom reliability level yang telah dipilih. (Mulyadi, 1998: 255).
Pemilihan sampel dari keseluruhan populasi dilakukan secara acak
dengan menggunakan tabel acak pada tabel 3.4 halaman 62.
(3). Membuat tabel keputusan stop-or-go-sampling
Setelah besarnya sampel minimum ditentukan, langkah selanjutnya
sampel sampai empat kali, karena pada umumnya dalam merancang
tabel stop-or-go decision pengambilan sampel lebih dari tiga kali. Tabel 3.3 Stop-or-go Decision
Langkah Besarnya Langkah Berikutnya
Jika Kesalahan yang Terjadi Sama Dengan
Lanjutkan ke Langkah 5 jika Kesalahan Paling
5 Pertimbangan untuk tidak meletakkan kepercayaan terhadap sistem pengawasan intern ini atau digunakan fixed-size-attribute sampling
(4).Mengevaluasi hasil pemeriksaan terhadap anggota sampel
Jika dari pemeriksaan terhadap 60 anggota sampel tersebut tidak
ditemukan kesalahan, maka pengambilan sampel dapat dihentikan dan
mengambil kesimpulan bahwa unsur sistem pengendalian intern yang
diperiksa adalah efektif. Pengambilan sampel dihentikan jika
DUPL=AUPL (desired upper precision limit sama dengan achieved upper precision limit). Pada tingkat kesalahan sama dengan 0 (nol), AUPL dapat dihitung dengan rumus sebagai berikut:
AUPL =
Jika terdapat kesalahan dalam pemeriksaan terhadap anggota sampel
berarti AUPL>DUPL maka perlu diambil sampel tambahan. Sampel
tambahan ini dapat dihitung dengan menggunakan rumus sebagai
Sample size =
Kemudian dilakukan lagi pengujian dengan langkah-langkah yang sama
sampai AUPL=DUPL. Bila sampai empat kali AUPL yang didapat tetap
lebih besar daripada DUPL maka dapat disimpulkan bahwa sistem
pengendalian intern yang diterapkan tidak efektif. Apabila hal ini terjadi
Tabel 3.4 Tabel Angka Acak Tabel Angka Acak
63 BAB IV
SEJARAH DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
1.SEJARAH BERDIRINYA PERUSAHAAN
Cikal bakal Telkom pada mulanya bernama
“POST-ENTELEGRAAFIDIENST” yang didirikan pada tahun 1884 dengan Staatsblad
No. 52. Dinas ini pada tahun 1906 dirubah menjadi “POST. TELEGRAAF EN
TELEFOONDIENST” dengan Staatblad No. 395. Sejak tahun 1906 dinas
telepon masuk dan disatukan dalam jawatan PTT. Pada tahun 1925 berlaku
Indonesische Comptabiliteits Wet (ICW, Staatsblad 1925 no. 448), yang
berlaku juga bagi PTT.
Di dalam perkembangan selanjutnya, dengan ordonasi tahun 1931
(Staatsblad 1931 No. 524) Jawatan PTT ditetapkan sebagai Perusahaan
Negara berdasarkan Indonesische Bedrijivenwet (Staatsblad 1927 No.419)
yang mulai berlaku pada tanggal 1 Januari 1932
Dengan ditetapkannya Perpu No. 19 tahun 1960, ternyata jawatan PTT
yang telah ditetapkan sebagai Perusahaan Negara IBW telah memenuhi
syarat-syarat untuk dijadikan Perusahaan Negara. Oleh karenanya, sebagai tindak
lanjut dari Perpu tersebut jawatan PTT diubah menjadi PN Pos dan
Telekomunikasi yang ditetapkan dengan Peraturan Pemerintah No. 240 tahun
Lapangan usaha PN Pos dan Telekomunikasi dari waktu ke waktu
berkembang sedemikian pesatnya, sehingga organisasi perusahaan perlu
ditinjau kembali untuk mempercepat daya gerak masing-masing bidang Pos dan
Telekomunikasi. Berdasarkan pemikiran tersebut maka pada tahun 1965
diadakan pemecahan PN Pos dan Telekomunikasi menjadi dua perusahaan
negara yaitu PN Pos dan Giro (dibentuk dengan peraturan pemerintah No. 29
tahun 1965) dan PN Telekomunikasi (dibentuk dengan peraturan pemerintah
No. 30 tahun 1965).
Sebagai perusahan negara yang bergerak di bidang telekomunikasi dan
memiliki sifat strategis, PN Telekomunikasi tidak terlepas dari pengaruh
perkembangan ekonomi dan dunia usaha pada umumnya serta kemajuan
teknologi pada khususnya. Sehubungan dengan hal tersebut, maka dengan
berlandaskan kepada Instruksi Presiden No. 17 tahun 1967 PN Telekomunikasi
diubah menjadi Perumtel yang dikukuhkan dengan peraturan pemerintah No.
36 tahun 1974. Dalam peraturan tersebut dinyatakan pula Perusahaan Umum
Telekomunikasi sebagai penyelenggara jasa telekomunikasi untuk umum, baik
hubungan telekomunikasi dalam negeri maupun luar negeri. Tentang hubungan
telekomunikasi luar negeri pada saat itu juga diselenggarakan oleh PT
Indonesian Satellite Corporation (Indosat), yang masih berstatus perusahaan
asing, yakni dari American Cable & Radio Corporation, suatu perusahaan yang
didirikan berdasarkan peraturan perundangan negara bagian Delaware, Amerika
Seluruh saham PT Indosat dengan modal asing ini pada akhir tahun
1980 dibeli oleh Negara Republik Indonesia dari American Cable & Radio
Corporation. Dalam rangka meningkatkan pelayanan jasa telekomunikasi untuk
umum, pemerintah mengeluarkan Peraturan Pemerintah No. 53 tahun 1980
tentang telekomunikasi untuk umum yang isinya tentang perubahan atas
Peraturan Pemerintah No. 22 tahun 1974. Berdasarkan peraturan pemerintah
No. 53 tahun 1980, Perumtel ditetapkan sebagai badan usaha yang berwenang
menyelenggarakan telekomunikasi untuk umum dalam negeri dan Indosat
ditetapkan sebagai badan usaha penyelenggara telekomunikasi untuk umum
internasional.
Memasuki Repelita V pemerintah merasakan perlunya percepatan
pembangunan telekomunikasi, karena sebagai infrastruktur diharapkan dapat
memacu pembangunan sektor lainnya. Selain hal tersebut penyelenggaraan
telekomunikasi membutuhkan manajemen yang lebih profesional, oleh sebab
itu perlu menyesuaikan bentuk perusahaan. Untuk itu berdasarkan Peraturan
Pemerintah No. 25 tahun 1991, maka bentuk Perusahaan Umum (Perum)
dialihkan menjadi Perusahaan Perseroan (persero), sebagaimana dimaksud
dalam Undang-undang No. 9 tahun 1969. Sejak itulah berdirilah Perusahaan
Perseroan (Persero) Telekomunikasi Indonesia atau Telkom.
Mengantisipasi era globalisasi, seperti diterapkan perdagangan bebas
baik internasional maupun regional, maka Telkom pada tahun 1995
melaksanakan tiga program besar secara simultan. Program-program tersebut
persiapan Go Public/Internasional atau dikenal dengan Intial Public Offering.
Restrukturisasi Internal meliputi bidang usaha sekaligus pengorganisasiannya.
Bidang usaha Telkom dibagi tiga, yaitu bidang usaha utama, bidang usaha
terkait, dan bidang usaha pendukung. Bidang utama Telkom adalah
menyelenggarakan jasa telepon lokal dan jarak jauh dalam negeri, sedangkan
bidang terkait termasuk Sistem Telepon Bergerak Selular (STBS), sirkit
langganan, teleks, penyewaan transponder satelit, dan jasa nilai tambah tertentu.
Bidang usaha terkait ini ada yang diselenggarakan Telkom dan ada pula
yang diselenggarakan bekerja sama dnegan pihak ketiga melalui perusahaan
patungan. Sedangkan bidang usaha pendukung adalah bidang usaha yang tidak
langsung berhubungan dengan pelayanan jasa telekomunikasi namun
keberadaannya mendukung kelancaran bidang utama dan bidang terkait. Yang
termasuk dalam bidang pendukung adalah pelatihan, sistem informasi, atelir,
properti, riset teknologi informasi .
Untuk menampung bidang-bidang usaha tersebut, maka sejak 1 Juli
1995 Telkom telah menghapuskan struktur Wilayah Usaha Telekomunikasi
(Witel) dan secara defacto meresmikan dimulainya era Divisi. Sebagai
pengganti Witel bisnis bidang utama dikelola oleh tujuh Divisi Regional dan
satu Divisi Network. Divisi Regional menyelenggarakan jasa telekomunikasi
diwilayahnya masing-masing, sedangkan Divisi Network menyelenggarakan
jasa telekomunikasi jarak jauh dalam negeri melalui pengoperasian jaringan
