Implementasi Sistem Informasi Page
Tugas Mata Kuliah SIM:
Urgensi Konversi dalam
Implementasi Sistem
Informasi
MAGISTER MANAJEMEN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2014
Oleh:
Yuniar Endah Palupi
P056132441.51
Dosen:
Implementasi Sistem Informasi Page i
DAFTAR ISI
1 PENDAHULUAN 1
Latar Belakang 1
Tujuan 1
2 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI 2
Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi (System Development Life
Cicle - SDLC) 2
Tanggung Jawab Pengembangan Sistem Informasi 3
Pemilihan Pelaksana Pengembangan Sistem 4
3 TAHAPAN IMPLEMENTASI SISTEM 8
Pemrograman 9
Pendidikan dan Pelatihan Personil 9
Pengetesan sistem 10
Konversi Sistem 10
Follow Up Implementasi 12
4. URGENSI KONVERSI SISTEM 12
5. KESIMPULAN 14
Implementasi Sistem Informasi Page 1
1 PENDAHULUAN
Latar Belakang
Sistem informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perusahaan.. Akibat yang dapat ditimbulkan oleh sistem informasi yang tidak dapat diandalkan adalah perusahaan nantinya akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, tidak mampu mengambil keputusan-keputusan strategis, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
Dalam upaya untuk memenangkan persaingan dan mempertahankan kelangsungan perusahaan, sistem informasi harus terus dikembangkan dan disempurnakan untuk memenuhi tuntutan perubahan teknologi yang sangat cepat. Dalam upaya untuk mengembangkan ssstem informasi, perusahaan harus memperhatikan kondisi didalam perusahaan sendiri, kebutuhan yang harus dipenuhi, tujuan yang harus dicapai serta keberadaan sumber daya dalam perusahaan.
Keputusan yang diambil dalam konversi implementasi sistem informasi akan menentukan keberhasilan pengembangan sistem informasi itu sendiri, sehingga manajemen perusahaan diharapkan mengambil keputusan dengan pertimbangan matang, sehingga implementasi system baru dapat dilakukan dengan baik.
Tujuan
Tulisan ini dibuat dengan tujuan untuk mengkaji dan menganalisis keputusan untuk melakukan konversi implementasi dari pengembangan sistem informasi dalam perusahaan.
Implementasi Sistem Informasi Page 2
2 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi (System Development Life Cicle - SDLC)
Siklus hidup sistem adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis computer. Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah:
1. Analisis Sistem, adalah proses untuk menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi. Alasan pentingnya mengawali analisis sistem adalah:
a. Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
b. Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung organisasi.
c. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.
d. Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.
2. Perancangan Sistem, adalah proses merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi. Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain sistem informasi, adalah:
a. Sumber daya organisasi, hal ini bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines, material, money dan methods.
b. Informasi kebutuhan dari pemakai, adalah informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase analisis sistem.
c. Kebutuhan sistem, adalah hasil dari analisis sistem.
d. Metode pemrosesan data, perlu ditentukan apakah proses pemrosesan data dilakukan dengan manual, elektromechanical, puched card, atau computer base.
e. Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify, arrange, summarize,calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate. f. Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll
Prinsip dasar dalam melakukan desain sistem adalah
Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana yang bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama dalam cost.
Implementasi Sistem Informasi Page 3 Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang memiliki idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem fungsional) yang terpisah sehingga memudahkan kita untuk berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah sistem informasi dapat dipecah menjadi 7 subsistem fungsional, a.l: data collection, data processing, file update, data storage, data retrival, information report dan data processing controls.
Untuk memperoleh rancangan yang baik, keterlibatan pada pemakai diperlukan. Hal ini disebabkan karena tujuan utama adalah pemanfaatannya, disamping adanya proses kreatif dari ahli teknis (Sabarguna, 2003). Dengan kata lain, keterlibatan pemakai dari tahap analisis sampai rancangan sistem diperlukan untuk menjaga agar sistem yang dirancang benar-benar sesuai denga kebutuhan.
3. Pembangunan dan Testing Sistem, adalah membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak
4. Implementasi Sistem, adalah proses beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.
5. Operasi dan Perawatan, adalah proses untuk mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.
6. Evaluasi Sistem, adalah proses mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan.
Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan model klasik dari pengembangan sistem informasi. Sedangkan model-model baru, seperti prototyping, spiral, 4GT dan kombinasi dikembangkan dari model klasik di atas.
Tanggung Jawab Pengembangan Sistem Informasi
Menurut Ais Zakiyudin dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen (2012) , tanggung jawab pengembangan sistem informasi dalam perusahaan adalah:
Implementasi Sistem Informasi Page 4 Ketika sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkup makin kecil maka cukup diawasi oleh eksekutif yang lebih rendah
2. Komite Pengarah SIM (steering Committee MJS-SC MIS)
Banyak perusahaan membuat suatu komite khusu, dibawah tingkat komite eksekutif, yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek sistem. Tugas komite tersebut adalah memberi petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang berkesinambungan, dalam rangka penggunaan sumber daya computer perusahaan. Fungsi utama komite tersebut adalah menetapkan kebijakan, menjadi pengendali keuangan dan menyelesaikan pertentangan 3. Kepemimpinan Proyek
Komite pengarah SIM yang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan, tanggung jawabnya ada pada Tim Proyek. Tim proyek mencakup semua orang yang ikut serta dalam pengembangan sistem berbasis computer. Pimpinan proyek memberikan pengarahan selama proyek berlangsung. Tidak seperti komite pengarah SIM, tim proyek tidak berkelanjutan dan biasanya dibubarkan ketika penerapan sistem telah selesai
Pemilihan Pelaksana Pengembangan Sistem
Menurut Tri Suwarni (1996), manajemen puncak harus menetapkan seperangkat kebijakan dalam pengembangan sistem informasi, misalnya intergrasi, interface, kualitas & kegunaan informasi, persyaratan administrasi, persyaratan efektivitas biaya, factor manusia, dan keperluan untuk studi kelayakan. Selain itu manajemen puncak harus menyadari bahwa sistem informasi harus dikembangkan dan dikelola oleh orang-orang yang professional dan memiliki ketrampilan teknis yang cukup, sehingga harus pula diputuskan apakah sumber daya manusia yang ada di dalam perusahaan mempunyai kompetensi dalam mengembangkan sistem atau tidak. jika tidak maka perlu dicari alternative lain untuk mengembangkan suatu sistem. dan dengan pertimbangan lainnya, seperti financial, alternative pengembang harus dipertimbangkan dengan matang.
Untuk menentukan kriteria penentuan prioritas pengembang sistem, hal-hal berikut dapat menjadi bahan pertimbangan
1. Kebutuhan perusahaan (misalnya kompatibilitas sitem dengan prioritas perusahaan yang telah ditentukan)
2. Tersedianya para ahli teknik dalam perusahaan 3. Lama dan kompleksnya aktifitas pengembangan 4. Ketergantungan sistem , interrelasi dan integrasi 5. Tersedianya perangkat keras pendukung
Implementasi Sistem Informasi Page 5 6. Kesempatan untuk memperoleh manfaat produktifitas
7. Keluwesan
8. Penggabungan proyek yang beresiko tinggi dan rendah.
Karena pengembangan sistem merupakan hal yang cukup mahal, maka untuk perusahaan yang kurang cukup dana, dapat mencoba alternative dengan membeli sistem pengolahan data utama dari perusahaan konsultan, perusahaan computer, jasa perangkat lunak, dimana tugas-tugas utama mereka adalah merancang dan mengembangkan serta mengoperasikan pengolahan data untuk aplikasi-aplikasi yang umum sifatnya. Tabel berikut menggambarkan keuntungan dan kelebihan pengembangan sistem informasi dibandingkan dengan pembelian sistem.
Pengembangan Sendiri Pembelian Sistem
Keuntungan
1. Sistem lentur terhadap persyaratan 1. Sistem teruji dan terbukti
2. Integrasi design sangat tinggi 2. Waktu implementasi dapat dikurangi
3. Menghemat sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan
3. Kelebihan dan kelemahan dapat diketahui
4. Keserasian dan keharmonisan dapat dicapai
4. Pengembangan sumberdaya bebas dari usaha lainnya
5. Biayanya lebih murah
Kelemahan
1. Waktu pengembangan lebih lama 1. Tak mampu memenuhi segala persyaratn
2. Biaya dan manfaat tidak jelas 2. Waktu implementasi dapat dikurangi
3. Bakat-bakat untuk
mengembangkan tidak selalu ada
3. Pemeliharaan dan modifikasi membawa masalah tersendiri 4. Sering terjadi kerja koreksi 4. Integrasi sistem sangat lemah 5. Lebih mahal 5. Bersifat demoral untuk para staf
6. Keharmonisan tidak terjaga Menurut R. Eko Indrajit, dalam e-booknya Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi, dalam memilih untuk membeli atau membangun sistem informasi, perusahaan harus mempertimbangkan 5 hal yaitu:
Implementasi Sistem Informasi Page 6 Dimana setiap perusahaan memiliki keunikan masing-masing, sehingga mustahil jika ada dua buah perusahaan yang memiliki karateristik sama, kebutuhan yang sama termasuk informasi. Secara prinsip, tidak ada paket aplikasi yang akan benar benar dapat memenuhi kebutuhan unik setiap perusahaan. Sedangkan jika perusahaan membuat aplikasi sendiri, baik dengan sumberdaya manusia yang ada maupun dengan bantuan pihak ketiga, dapat dijamin bahwa perusahaan akan dapat memenuhi kebutuhannya sertaus persen karena paket tersebut dibangun setelah mempelajari kebutuhan perusahaan mendetail dan mendalam
2. Expertise Requirements
Membeli paket aplikasi jadi berarti tidak membutuhkan para pakar pembuat perangkat lunak kecuali spesialis yang akan membantu menginstalasi dan mengimplementasikannya di perusahaan. Sebaliknya jika ingin melakukan konstruksi paket aplikasi sendiri,diperlukan para pakar dari berbagai disiplin. Setidak-tidaknya harus ada empat jenis orang dalam tim tersebut. Tipe pertama adalah para ahli teknis pembuat paket aplikasi dengan
latar belakang kompetensi dan keahlian khusus, seperti sistem analyst, programmer, sistem integrator, network specialist, dan lain sebagainya. Tipe kedua adalah para pakar sistem informasi yang dapat menghubungkan antara kebutuhan bisnis dan manajemen perusahaan dengan para praktisi teknologi informasi melalui metodologi dan permodelan.
Tipe ketiga adalah mereka yang memiliki pengalaman pada industri sejenis dimana perusahaan tersebut berada, sehingga proses analisa dan desain dapat dilakukan dengan sangat efisien dan efektif. Sementara tipe keempat adalah tim gabungan yang memiliki kemampuan khusus dalam strategi mengimplementasikan paket aplikasi di dalam perusahaan (ahli psikologi, manajemen perubahan, pelatihan, dan lain sebagainya). Tentu saja untuk membentuk tim multi disiplin ini akan membutuhkan biaya yang sangat besar disamping kendala dalam mencari orang-orang yang tepat karena keterbatasan sumber daya yang ada. Tidak jarang sebuah perusahaan harus bekerja sama dengan konsultan atau software house tertentu untuk bekerjasama dalam merencanakan dan mengembangkan paket aplikasi yang dibutuhkan.
3. Risk Management
Sebelum paket aplikasi tertentu dijual bebas di pasar, tentu saja telah melalui tahapan uji coba di Divisi R&D yang dimiliki perusahaan pembuat perangkat lunak tersebut, sehingga dapat digaransi bahwa tidak akan ada kesalahan fatal yang akan terjadi. Seandainya adapun, perusahaan penjual paket aplikasi akan memberikan pelayanannya dalam bentuk pengembalian uang atau pemberian paket aplikasi versi baru yang telah bebas kesalahan (error free). Tidak jarang perusahaan-perusahaan besar di dunia yang memenangkan tuntutan terhadap
Implementasi Sistem Informasi Page 7 para pembuat perangkat lunak yang memproduksi paket aplikasi yang belum sempurna, terlebih-lebih jika akibat dari keadaan tersebut telah merugikan perusahaan. Di lain pihak, membuat aplikasi sendiri terutama tidak didukung oleh para pakar di bidangnya akan mendatangkan resiko tersendiri bagi perusahaan. Karena alasan biaya dan waktu yang mendesak, sangat sering sebuah paket aplikasi hasilbuatan sendiri tidak terlebih dahulu melalui tahap uji coba yang matang, sehingga tidak diketahui apakah paket tersebut telah bebas kesalahan atau tidak. Resiko terbesar harus ditanggung perusahaan seandainya terjadi kesalahan setelah aplikasi tersebut telah diimplementasikan cukup lama.
4. Development and Maintenance Cost
Sehubungan dengan pengadaan dan implementasi paket aplikasi dalam perusahaan, ada dua komponen biaya yang harus dipertimbangkan. Jika ingin menerapkan strategi membeli paket aplikasi jadi, tentu saja biaya pertama yang harus dikeluarkan adalah biaya pengadaan aplikasi tersebut. Biaya dalam proses pengadaan ini dapat dibagi menjadi biaya langsung dan biaya tidak langsung. Biaya langsung menyangkut uang yang harus dikeluarkan untuk membeli paket yang ada, sesuai dengan harga yang disepakati (spesifikasi modul-modul yang dibutuhkan). Biaya tidak langsung adalah segala biaya yang harus dikeluarkan selama proses pengadaan dijalankan, seperti biaya administrasi, biaya presentasi vendor, biaya pemilihan dan evaluasi paket-paket yang ditawarkan, dan lain sebagainya. Biaya kedua adalah biaya yang harus dikeluarkan untuk mengimplementasikan dan memelihara paket aplikasi tersebut (supports dan services). Biasanya ada dua strategi pemeliharaan: dilakukan oleh SDM internal perusahaan, atau diberikan kepada pihak ketiga (oursourcing) dimana masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya. Jika ingin membuat aplikasi sendiri biaya terbesar terletak pada tahap konstruksi. Bahkan sebelum tahap konstruksi dilakukan, harus dikeluarkan biaya-biaya untuk tahap perencanaan, analisa, dan desain. Tidak seperti pada paket jadi yang dapat melakukan outsource, pemeliharaan perangkat lunak bikinan sendiri harus dilakukan oleh SDM internal perusahaan yang membuat aplikasi tersebut.
5. Implementation Strategy
Strategi pengadaan perangkat lunak akan mempengaruhi teknik atau strategi implementasi di perusahaan. Seperti halnya makanan yang siap disantap oleh mereka yang lapar, paket aplikasi yang dibeli di pasar siap diimplementasikan dengan segera, sehingga perusahaan dapat dengan cepat merasakan manfaatnya. Sementara jika ingin membuat paket aplikasi sendiri, perusahaan harus menunggu beberapa waktu. Untuk paket yang relatif kecil, paling tidak perusahaan harus menunggu 3-6 bulan sebelum aplikasi tersebut siap
Implementasi Sistem Informasi Page 8 diimplementasikan. Dapat dibayangkan berapa lama waktu yang diperlukan jika perusahaan ingin membuat aplikasi berskala besar, yang terdiri dari berpuluh-puluh modul. Terhadap kenyataan ini, perusahaan harus dapat menyusun strategi implementasi agar perusahaan dapat dengan cepat mendapatkan manfaat dari pengembangan aplikasi yang ada. Misalnya dengan mendahulukan konstruksi modul-modul yang menjadi prioritas agar dapat dengan segera diimplementasikan.
6. Third Party Dependency
Membeli paket jadi berarti menggantungkan diri pada perusahaan atau vendor perangkat lunak pembuat paket aplikasi tersebut. Mau tidak mau, suka tidak suka, jika terjadi apa-apa pada paket aplikasi yang dibeli, perusahaan harus meminta bantuan pembuat paket aplikasi tersebut. Alasan utamanya karena merekalah yang menyimpan source code dan dokumen teknis mengenai paket aplikasi yang dikembangkan. Sehinggajika perusahaan ingin mengembangkan perangkat aplikasi tersebut, tidak ada jalan lain kecuali meminta bantuan mereka. Ketergantungan kedua disebabkan karena mereka memiliki para ahli yang memiliki kompetensi dan keahlian dalam memelihara paket aplikasi tersebut. Sementara hal ketiga yang memaksa perusahaan untuk selalu menjalin hubungan dengan vendor pembuat aplikasi karena yang bersangkutan akan memperkenalkan dan menawarkan paket aplikasi dalam versi barunya. Resiko yang sama dihadapi perusahaan yang lebih memilih untuk membuat aplikasi sendiri. Tentu saja kunci ketergantungan adalah kepada tim yang terdiri dari individu-individu pembuat aplikasi tersebut. Berbagai macam kemungkinan dapat terjadi pada para individu ini, seperti mengundurkan diri, pindah kerja, meninggal dunia, dan lain sebagainya. Untuk mengurangi ketergantungan pada mereka, kunci yang harus selalu dipegang adalah dokumentasi teknis yang baik. Disiplin dan konsistensi dalam membuat dan selalu merevisi dokumen teknis seandainya ada perubahan merupakan dua faktor utama yang harus selalu dilakukan oleh siapapun yang diserahi perusahaan untuk bertanggung jawab terhadap pembuatan dan pemeliharaan paket aplikasi.
3 TAHAPAN IMPLEMENTASI SISTEM
Tahap implementasi pada sebuah sistem informasi merupakan tahap dimana sistem yang telah dirancang pada tahap sebelumnya diterapkan, berupa perangkat lunak maupun perangkat keras yang digunakan. Dengan penerapan sistem yang dirancang, hasilnya dapat dioperasikan dan digunakan secara optimal sesuai kebutuhan Tahap Implementasi terdiri atas tahap pemograman, pelatihan dan
Implementasi Sistem Informasi Page 9 pendidikan personil, pengetesan sistem, konversi sistem dan follow up implementasi.
Pemrograman
Menurut suwarni (1996), penulisan program-program di computer merupakan aktivitas tunggal yang terbesar dalam tahap implementasi pengembangan sistem informasi. Praktek pemrograman yang biasa dilakukan pada tahap implementasi sistem adalah:
1. Pendekatan Modular, pendekatan ini mempunyai beberapa manfaat, antara lain, produktivitas program dapat dikembangkan dengan memberikan modul yang sulit pada programmer yang cakap, efisiensi pengelolaan dapat ditingkatkan dengan memfokuskan upaya pada modul yang paling sering digunakan, dan program bersifat lebih dapat dipelihara karena perubahan-perubahan yang potensial dapat dipisahkan pada modul local agar tidak mengakibatkan perubahan menyeluruh
2. Standar Pemograman, adalah suatu set peraturan yang harus diikuti oleh programmer bila mereka menuliskan program-program. Dengan adanya standar, pelaksanaan pemograman dapat lebih konsisten, sehingga akan mudah dilakukan untuk pemeliharaan.
3. Kepala Tim Pemrograman, pemrograman sistem yang besar membutuhkan adanya seorang pimpinan yang menjamin bahwa sistem utama dapat diimplementasikan. Pimpinan programmer memanage semua aspek teknis pekerjaan termasuk menyiapkan rancangan program serta memimpin pelaksanaan pengkodean, pengetesan dan pendokumentasian.
4. Program Walktrough, setelah semua program ditulis, program walktrough dilaksanakan, manfaat utamanya adalah program akan lebih mudah dibaca karena programmer mengetahui bahwa program mereka akan ditelaah oleh personil teknis atau peer-review.
Pendidikan dan Pelatihan Personil
Keberhasilan penerapan sistem informasi dalam perusahaan tergantung pada pemakaian sistem informasi tersebut oleh pengguna informasi dan personil operasi yang akan menginput data kedalam sistem. Maka tahap pendidikan dan pelatihan personil ini juga merupakan tanggung jawab dari analis sistem.
Pendidikan dan pelatihan personil diberikan kepada pemakai informasi dari berbagai fungsi dalam perusahaan, dan kepada semua personil yang akan terlibat dalam proses input data, pengolahan data, pengoperasian dan pemeliharaan fisik dan sistem.
Pendidikan dan pelatihan bisa dilakukan dengan metode seminar & instruksi pada kelompok, pelatihan procedural, pelatihan tutorial, simulasi, on the job training, membuat sebuah pusat informasi. Sebelum pelaksanaan training
Implementasi Sistem Informasi Page 10 sebaiknya dilakukan analisa kebutuhan training, diinventarisir kecakapan-kecakapan yang sudah dimiliki, melakukan training gab analysis, setelah itu baru bisa ditentukan materi apa yang akan disampaikan.
Pengetesan sistem
Pengetesan terhadap sistem yang baru saja dikembangkan atau dimodifikasi merupakan aktivitas yang sangat penting dalam metodologi pengembangan sistem. Tahap ini harus dilakukan dengan seksama dan hati-hati, karena tujuannya untuk melakukan verifikasi operasi logika dan fisik atas semua building block untuk mendapatkan jaminan bahwa building block berjalan sesuai dengan yang diinginkan. Pengetesan sistem terdiri dari pengetesan input, pengetesan model, pengetesan output, pengetesan teknologi, pengetesan basis data dan pengetesan pengawasan (control)
Menurut Suwarni test sistem ini sangat diperlukan karena:
1. Sistem yang ada dalam organisasi dituntut untuk memiliki integritas (keterpaduan) yang sangat tinggi,maka implementasi sistem baru harus berhasil, agar tidak merusak sistem yang lain
2. Ketergantungan informasi pada computer di berbagai level organisasi dan keputusan-keputusan penting juga didasarkan dari prestasi sistem yang ada. 3. Peningkatan pemahaman dan penggunaan terhadap sistem yang berbasis
computer meningkatkan kinerja pemakai sistem
4. Kecenderungan tingkat biaya yang tinggi dari berbagai aktivitas pengembangan dapat diatasi dengan prosedur pengetesan
5. Investasi ke sumber daya pemeliharaan sistem dapat dikurangidengan prosedur pengetesan sebelum sistem di pasang.
Konversi Sistem
Pada saat menganalisis konversi sistem, perlu dipertimbangkan pendekatan konversi yang paling bagus untuk diterapkan. Pendekatan-pendekatan pada konversi sistem , adalah:
1. Konversi Langsung
Konversi lansung adalah implementasi sistem baru dan penghentian secara langsung terhadap sistem yang lama. Pendekatan konversi ini sangat bermanfaat jika:
Sistem tidak diganti dengan sistem yang lain
Sistem yang lama dianggap tidak memiliki nilai sama sekali Sistem yang baru kecil atau sederhana
Desain sistem yang baru secara drastic berbeda dari sistem yang lama dan perbandingan antara sistem tidak berarti
Implementasi Sistem Informasi Page 11 Pendekatan konversi langsung ini mempunyai keuntungan secara ekonomis, yaitu tidak terlalu mahal, tetapi kelemahannya adalah memiliki kemungkinan kegagalan konversi yang besar
2. Konversi Pararel
Konversi pararel adalah pendekatan dimana baik sistem yang lama dengan yang baru dioperasikan secara bersama-sama. Konversi pararel merupakan lawan dari konversi langsung, output setiap sistem dibandingkan dan perbedaaan yang ada di rekonsiliasikan. Kebaikan dari pendekatan ini adalah konversi terlindungi dari kemungkinan kegagalan sistem yang baru, sedang kelemahannya pada tingginya biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan, baik untuk penyiapan fasilitas ataupun personil yang harus memelihara dual sistem. selain itu personil TI lebih dibebani dengan tugas yang ganda dengan adanya dua sistem semua dilakukan dua kali.
Bila konversi pararel digunakan hal yang perlu diperhatikan adalah penentuan waktu kapan penghentian sistem lama dilakukan, dan kapan sistem baru dioperasikan, dan jika ada kesalahan pada salah satu sistem, maka harus bisa dipastikan bahwa output dari masing-masing sistem adalah sama
3. Konversi Modular
Konversi modular sering disebut pendekatan pilot, dimana implementasi sistem ke dalam organisasi dilakukan dengan berbasis sepotong-sepotong (peacemeal basis). Keuntungan pendekatan ini adalah resiko kegagalan sistem dilokalisir, masalah yang diidentifikasi dalam sistem dalam koreksi sebelum implementasi lanjutan dilaksanakan, dan personil operasi yang lain dapat dilatih dalam suasana sebenarnya sebelum sistem diimplementasikan ke dalam lokasi perusahaan. Sedangkan kelemahannya adalah periode konversi yang digunakan akan sangat panjang.
4. Konversi Phase-in
Konversi Phase-in ini mirip dengan pendekatan modular. Bedanya dalam pendekatan phase-in sistem itu sendiri disegmentasikan dan bukan untuk organisasi. Misalnya aktivitas pengumpulan data baru dilakukan, baru setelah itu mekanisme interfase dengan sistem lama dikembangkan, dimana dimungkinkan sistem lama beroperasi dengan input data baru. Setelah itu baru pengaksesan basis data, penyimpanan, retrieval diimplementasikan, menyusul kemudian mekanisme interfase diaktifkan untuk sistem lama. Kelebihan pendekatan konfersi Phase-in adalah bahwa tingkat perubahan yang terjadi dapat diminimalisir, sedang kelemahannya, pendekatan ini memakan biaya yang sangat besar karena mengembangkan interface sistem lama secara temporal, selain itu pendekatan ini terbatas aplikasinya dan bersifat kurang baik bagi perusahaan.
Implementasi Sistem Informasi Page 12 Kesuksesan konversi sistem sangat tergantung pada bagaimana analysis sistem menyiapkan pembuatan dan konversi file data yang disyaratkan sistem baru. Apalagi jika perusahaan memiliki tingkat integrasi yang tinggi melalui basis datanya, analis harus bekerjasama dengan administrator basis data untuk menyiapkan pembuatan basis data dan konversinya. Selama konversi berlangsung analis harus membuat pengawasan untuk menjamin integritas data yang akan digunakan setelah konversi, data(file) yang harus dijaga selama konversi belangsung adalah master file, file transaksi, file index, file table, file ringkasan, file archival dan file backup
Konversi sistem ini bersifat sangat urgent dimana walaupun sistem telah didesain dan dikembangkan dengan baik, kesuksesan sistem informasi tergantung dari seberapa baik konversi sistem dilakukan. sehingga analis sistem bertanggung jawab untuk merencanakan konversi dengan hati-hati, biasanya rencana konversi dijalankan dalam dua tingkatan, pertama rencana konversi utama berisi jadwal pekerjaan sistem yang dilakukan selama tahap pengembangan sistem, yang kedua bersifat khusus, yang disiapkan dalam tahap akhir pengetesan, mengidentifikasi prosedur, langkah awal yang bersifat khusus bagi personil, rencana dan jadwal penciptaan dan konversi file, penentuan kriteria penerimaan dan langkah awal prosedur khusus. Persiapan konversi yang matang, manajemen yang ikut andil dalam pelaksanaan konversi sistem dan komunikasi yang baik akan membantu keberhasilan implementasi sistem
Follow Up Implementasi
Setelah proses implementasi selasai, bukan berarti tugas analis sistem selesai, karena setelah itu tugas analis adalah melakukan pengecekan terhadap input pengelohan dan output. Dan secara periodi analis harus menelaan input, mengadakan verifikasi apakah sistem pengawasan berfungsi sebagaimana mestinya. Selain itu analis terkadang harus melakukan perbaikan dan penambahan fitur sistem informasi sesuai dengan permintaan manajemen
4. URGENSI KONVERSI SISTEM
DR. R. Eko Indrajid (2000) menjelaskan dalam memutuskan strategi konversi implementasi sistem informasi adalah hal yang sangat krusial, jika salah memilih strategi tidak hanya akan menghamburkan uang, tetapi juga waktu, kesempatan dan sumber-sumber daya yang lain yang dialokasikan untuk proyek sistem. secara umum perusahaan dapat memilih strategi konversi sistem baru dilihat dari dua sisi, sisi pertama adalah cara implementasi secara menyeluruh atau melalui pilot project, sisi lainnya dengan melihat apakah implementasi akan dilakukan secara pararel dengan sistem lama atau ditentukan suatu periode dimana
Implementasi Sistem Informasi Page 13 sistem lama akan ditinggalkan dan sistem baru akan dipergunakan. Karena setiap keputusan yang diambil, menimbulkan resiko ketidak berhasilan konversi sistem, maka scenario konversi harus tentukan melalui analisa mendalam.
Menurut Indrajit, terdapat dua dimensi yang dapat dijadikan pedoman dalam menentukan strategi/pendekatan konversi apa yang cocok diterapkan dalam perusahaan, yang pertama adalah dilihat dari ruang lingkup pelaksanaan secara geografis. Dimana jika perusahaan mempunyai cabang yang tersebar di propinsi-propinsi di seluruh Indonesia, dipilih beberapa propinsi-propinsi sebagai pilot project, ketika berhasil baru diimplementasi ke propinsi-propinsi yang lain. Hal ini bisa menghemat biaya dan tingkat keberhasilannya cukup baik. Hanya kekurangannya durasi implementasinya akan lama. Jika dilakukan konversi secara serempak (full brown) disemua daerah, resikonya akan sangat tinggi, dan memerlukan biaya yang sangat besar. Faktor halangan dari SDM juga sangat besar karena terlalu banyak karyawan yang dilibatkan. Tetapi dari segi waktu, sistem ini sangat cepat karena secara bersamaan semua wilayah melakukan konversi sistem.
Dimensi kedua yang harus dilihat adalah dari prespektif cara peralihan (switch) atau migrasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru. Bisa dipilih cara cut-off atau parallel. Cara cut-off menurut Indrajit paling lazim digunakan di Amerika Serikat, dimana ditetukan tanggal tertentu untuk merubah sistem ke sistem baru. Syarat utama yang harus dipenuhi adalah kesiapan seluruh SDM untuk menimplementasikan sistem ini, dan harus dipastikan jika sistem informasi baru telah memiliki disaster contingency planning, atau pedoman seandainya suatu waktu sistem mengalami kegagalan dalam implementasi. Keungulan dari metode ini adalah dapat menimbulan dampak yang secara langsung dirasakan oleh perusahaan. Lawan dari metode cut-off adalah metode parallel. Dimana dengan hati-hati sistem baru diterapkan bersama-sama dengan sistem lama, sambil secara bertahap, sistem baru akan menggantikan sistem lama yang dihentikan pada waktu tertentu. Metode ini mempunyai keungulan dalam kehati-hatian dan probilitas keberhasilan tinggi, tetapi mengandung kelemahan dari segi biaya yang tinggi dan waktu yang cukup lama.
Menurut Indrajit, manajemen harus menentukan sendiri strategi yang mana yang cocok diterapkan pada perusahaan, karena setiap perusahaan adalah unik dan mempunyai kemampuan dan keterbatasan yang tidak sama, selain itu keputusan konversi sistem ini juga dipengaruhi dari karakter manajemen masing-masing, ada manajemen yang sangat hati-hati dan ada yang cukup berani bermain dengan resiko.
Implementasi Sistem Informasi Page 14
5. KESIMPULAN
Sistem informasi dan organisasi merupakan dua hal yang saling mempengaruhi. Sistem informasi harus disesuaikan dengan organisasi agar dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan pada suatu bagian tertentu yang penting pada organisasi. Pada saat yang sama, organisasi harus waspada dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi supaya mendapat keuntungan dari teknologi baru.
Tahap implementasi pada sebuah sistem informasi merupakan tahap dimana sistem yang telah dirancang pada tahap sebelumnya diterapkan, berupa perangkat lunak maupun perangkat keras yang digunakan. Dengan penerapan sistem yang dirancang, hasilnya dapat dioperasikan dan digunakan secara optimal sesuai kebutuhan. Taham konversi sistem bersifat urgent dimana walaupun sistem telah didesain dan dikembangkan dengan baik, kesuksesan sistem informasi tergantung dari seberapa baik konversi sistem dilakukan.
Dalam pemilihan pendekatan konversi implementasi sistem informasi manajemen harus menentukan sendiri strategi yang mana yang cocok diterapkan pada perusahaan, karena setiap perusahaan adalah unik dan mempunyai kemampuan dan keterbatasan yang tidak sama, selain itu keputusan konversi sistem ini juga dipengaruhi dari karakter manajemen masing-masing, ada manajemen yang sangat hati-hati dan ada yang cukup berani bermain dengan resiko.
Implementasi Sistem Informasi Page 15
DAFTAR PUSTAKA
Zakiyudin, Ais. Sistem Informasi Manajemen Edisi 2, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta: 2012,
Suwarni, Tri, Dra. Ak. Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta; 1996.
Indrajit, Richardus Eko, DR. Sistem Informasi Manajemen dan Teknologi Informasi (kumpulan artikel) , Penerbit Stimik Perbanas Renaissance Center, Jakarta.
Indrajit, Richardus Eko, DR. Sistem Informasi Manajemen dan Teknologi Informasi (Pengantar dan Konsep Dasar) , Penerbit Elex Media Computindo, Jakarta. 2000
Firdaus, Muhammad. Strategi dan Pendekatan Sistem Informasi. Di download dari http://fridaus.org/docs/sims3/w4pengembangansim.pdf , Diakses pada: 20 Maret 2014.
Anonim. Pengembangan Sistem Informasi Diakses dari: http://www.ut.ac.id/html/suplemen/adpu4442/Pengembangan%20SI.htm
