HCGA Framework 1
1
Personnel 1
2
Remuneration 1
3
Industrial Relation Management 1
4
General Affair Management 1
5
HCGA Function
CORPORATE UNIVERSITY
PROCESS MANAGEMENT (GA, HRIS, HCBP ,
HR REGIONAL)
REWARD MANAGEMENT (REMUNERATION) INDUSTRIAL RELATIONS MANAGEMENT (HRR)
PERSONNEL MANAGEMENT (PERSONNEL)
HCGA Frame Work
HCGA Framework 1
1
Personnel 1
2
Remuneration 1
3
Industrial Relation Management 1
4
General Affair Management 1
5
HCGA Function
ACCOUNT MANAGEMENT
Pengelolaan HR & Infrastruktur
STRATEGIC – REPUTATION – COMPLIANCE RISKS
OPERATING EXPENSES
ASSETS
(Money, FA, BPKB)
OPERATIONAL RISK LIQUIDITY RISK
OPERATION
FUNCTIONFINANCIALRISK
HUMAN RESOURCES
SUPPORT ACTIVITIES
INFRASTRUC TURES
FINANCE
SYSTEM
SUPPORT
ACTIVITIES
Dokumen Karyawan
Memastikan bahwa dokumen karyawan tersimpan dengan baik terkait dengan aspek legalitas karyawan, yaitu: Perjanjian kerja , Pengangkatan karyawan permanen ,
tanda terima PP , surat peringatan.
Cek dokumen kepada HRDGA cabang Ketidaklengkapan dokumen dapat
menyebabkan kesulitan saat akan melakukan PHK terdahap karyawan , jika
proses bipartit tidak berhasil.
UMP / UMR / UMK
Memastikan bahwa tidak ada karyawan yang menerima upah kurang dari UMP/UMR/UMK yang telah ditetapkan
pemerintah.
Cek data kepada HRDGA cabang dan konsultasi dengan HRRM dan atau
Personnel Dept HO
Sanksi bagi pemberian upah di bawah UMP/UMR/UMK , adalah sanksi pidana
penjara 1 s/d 4 tahun tahun dan atau denda Rp 100 juta s/d Rp 400 juta ( UU
13/2003 pasal 90 (1) dan 185 (1) )
Data “turn over” karyawan
Memastikan bahwa data “turn over”
karyawan sesuai dengan kondisi nyata di kantor cabang.
Cek data kepada HRDGA cabang Bila terdapat kesalahan data tsb, dapat
mengakibatkan timbulnya perselisihan hubungan industrial karena ada karyawan
keluar yang tidak terbayar hak nya, atau menyebabkan membengkaknya OPEX cabang , karena ada karyawan yang sudah
keluar , namun gajinya masih terbayar.
Pengelolaan mobil operasional
Memastikan bahwa mobil operasional (baik mobil operasional cabang maupun mobil
operasional managerial) dikelola dengan baik sesuai peraturan yang berlaku.
Cek kepada HRDGA cabang
Konsekuensi bila pengelolaan tidak sesuai dengan peraturan yang berlaku maka dapat
menyebabkan membengkaknya OPEX dan atau terkendalanya aktivitas operasional.
Kompensasi Karyawan Keluar
Memahami dengan pasti hak bagi karyawan keluar, sesuai dengan kategori penyebab karyawan keluar , yaitu : mengundurkan diri,
mangkir, PHK karena : unperformed (SP1, 2 dan 3) , karena kesalahan fatal, karena tindak pidana , karena sakit berkepanjangan, karena
meninggal dunia.
Cek data kepada HRDGA cabang dan konsultasi dengan HRRM dan atau Personnel
Dept HO
Kesalahan dalam memberikan kompensasi dapat mengakibatkan timbulnya perselisihan
hubungan industrial dan atau membengkaknya OPEX cabang
Kompensasi (Compensation)
Imbalan berupa uang yang diberikan kepada karyawan secara rutin setiap bulan sesuai dengan nilai jabatan dan pekerjaan yang dilakukan serta performance karyawan
REMUNERASI
Fasilitas & Benefit
Imbalan baik berupa uang maupun barang yang diberikan dengan tujuan memenuhi kebutuhan dan meningkatkan kesejahteraan karyawan dan keluarganya
Kesejahteraan (Welfare)
Fasilitas yang diberikan kepada karyawan dalam bidang sosial untuk meningkatkan
kesejahteraan karyawan
REMUNERASI :
Balas jasa yang diberikan perusahaan kepada karyawanKOMPONEN BENTUK FAKTOR PENENTU ITEMS
KOMPENSASI
GAJI POKOK JOB VALUE
MARKET VALUE GAJI POKOK
TUNJANGAN TETAP BERUPA UANG
JABATAN GOLONGAN
TUNJANGAN JABATAN TUNJANGAN TRANSPORT
UANG LEMBUR JABATAN
GOLONGAN HANYA UNTUK NON STAFF
BONUS/INSENTIF PERFORMANCE JABATAN
THR
INSENTIF
VARIABLE BONUS
FASILITAS
&
BENEFIT
TUNJANG AN BERUPA UANG
RUTIN GOLONGAN
BANTUAN MAKAN JAMSOSTEK
PERSONNAL ACCIDENT
NON RUTIN
GOLONGAN JABATAN LOKASI KERJA
BANTUAN KESEHATAN &
KACAMATA, MOBIL DINAS, PENEMPATAN (Tunj.daerah &
Tunj.Kesulitan 1 & 2), PERJALANAN DINAS, TUNJANGAN BENSIN, BANTUAN PULSA HP
WELFARE EMPLOYEE WELFARE
(COMPANY SOCIAL RESPONSIBILITY)
SUMBANGAN PERNIKAHAN SUMBANGAN KEDUKAAN
DEFINISI
Adalah hak pekerja/buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai Upah
imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja/buruh yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan perundang-undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja/buruh dan keluarganya atas suatu pekerjaan dan/atau jasa yang telah atau akan dilakukan
Tunjangan Tetap
Adalah suatu imbalan yang diterima oleh pihak pekerja secara tetap jumlahnya dan
teratur pembayarannya yang tidak dikaitkan dengan kehadiran ataupun pencapaian
prestasi kerja tertentu
Komponen Upah
Komponen upah untuk perhitungan BPJS Ketenagakerjaan / DPLK
► Gaji Pokok + Tunjangan Transport + Tunjangan Jabatan (bila ada) Komponen upah untuk perhitungan THR dan Cuti Panjang
► Gaji Pokok + Tunjangan Transport + Tunjangan Jabatan (bila ada) + Tunjangan Sementara
Komponen upah untuk perhitungan Bonus / Insentif
► Gaji Pokok + Tunjangan Transport + Tunjangan Sementara Komponen upah untuk perhitungan Lembur
► Gaji Pokok + Tunjangan Transport Komponen upah jika mengundurkan diri
► Gaji Pokok + Tunjangan Transport + Tunjangan Jabatan (bila ada)
+ Tunjangan Sementara
Status Karyawan
Karyawan Tetap
Adalah karyawan yang telah memenuhi syarat – syarat yangditentukan, diterima dan dipekerjakan serta terikat dalam hubungan kerja dengan perusahaan untuk jangka waktu tidak tertentu.
Karyawan Kontrak
Adalah karyawan yang masih dalam masa pembelajaran untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan UU no 13 tahun 2003 dan permenakertrans No.100/Men/2004.Karyawan Training (karyawan lapangan)
Adalah karyawan yang masih dalam masa pembelajaran untuk jangka waktu 12 (duabelas) bulan sebelum diangkat menjadi
karyawan kontrak atau percobaan. Berlaku untuk jabatan CMO / MO, ARO, dan CFO
Karyawan Percobaan
Adalah karyawan yang masih dalam masa pembelajaran untuk jangka waktu 3 (tiga) bulan sebelum diangkat menjadi karyawan tetap.Pajak Penghasilan Karyawan
• Berlaku untuk seluruh karyawan dan karyawan harus memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
• Sistem pajak penghasilan PPh 21 adalah netto, perusahaan memberikan tunjangan pajak ke karyawan
• Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) efektif 1 Januari 2015 per karyawan Rp. 36.000.000,- per tahun, tambahan Rp. 3.000.000,- untuk karyawan yang menikah dan setiap anggota keluarga maksimum 3 orang
• Untuk karyawan wanita PTKP hanya dihitung Rp 36.000.000,- per tahun, kecuali menanggung anak karena janda yang dibuktikan dengan surat yang sah
• Tarif Pajak Normal efektif 1 Januari 2015 terhadap Penghasilan Kena Pajak sampai dengan Rp 50 juta = 5%
diatas Rp 50 juta sampai Rp 250 juta = 15%
diatas 250 juta sampai Rp 500 juta = 25%
diatas 500 juta = 30%
• Bila karyawan tidak memiliki NPWP maka akan dikenakan denda pajak sebesar 20% dari tarif pajak normal dan menjadi beban karyawan dan dipotong langsung dari payroll setiap bulannya
• Pajak penghasilan dibayarkan perusahaan langsung ke kantor pajak dan karyawan menerima SPT PPH 1721 A1 pada bulan Februari / Maret setiap tahunnya sebagai bukti perusahaan telah membayarkan pajak penghasilan karyawan lalu melapor sendiri ke kantor pajak menggunakan formulir SPT 1770 S/SS
Dana Pensiun Lembaga Keuangan (DPLK)
• Tabungan yang dibayarkan perusahaan ke pengelola DPLK saat usia pensiun karyawan yaitu 55 tahun
• Tidak termasuk dalam komponen upah karyawan
• Berlaku untuk karyawan status tetap dengan masa kerja minimal 3 tahun berturut – turut
• Nilai iuran adalah 3% dari Gaji Pokok + Tunj Transport + Tunj Jabatan (bila ada) dan dibayar oleh perusahaan, tidak dipotong dari penghasilan karyawan
• Karyawan tidak diperkenankan menarik iuran dan hasil pengembangan investasi selama menjadi karyawan
• Menjadi faktor pengurang hak karyawan (uang pisah / uang pesangon) saat karyawan berhenti bekerja
• Pendaftaran masuk atau keluar dilakukan sentralisasi oleh HO akan tetapi karyawan tetap harus mengirimkan Formulir Pendaftaran Peserta dan fotocopy KTP/ SIM/ Paspor karena kartu keanggotaan akan dicetak setelah Manulife menerima kelengkapan berkas tsb
BPJS KETENAGAKERJAAN
• Adalah suatu perlindungan bagi tenaga kerja berupa uang santunan sebagai pengganti sebagian dari penghasilan yang hilang atau berkurang dan pelayanan sebagai akibat peristiwa atau keadaan yang dialami oleh tenaga kerja berupa kecelakaan kerja, sakit, hamil, bersalin, hari tua dan meninggal dunia
• Setiap karyawan baru yang tercatat di HRIS didaftarkan BPJS Ketenagakerjaan
• Iuran BPJS Ketenagakerjaan dibayarkan berdasarkan upah yang diterima karyawan dengan perhitungan 2% menjadi tanggung jawab karyawan dan 4,24% menjadi tanggungan perusahaan
• Pelaporan dan pembayaran iuran BPJS Ketengakerjaan Jamsostek dilakukan oleh HO, paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya
• Setiap karyawan yang sudah didaftarkan ke BPJS Ketenagajerjaan akan menerima kartu BPJS Ketenagakerjaan yang dapat digunakan dalam pengurusan sehubungan dengan JBPJS Ketenagakerjaan
• Untuk Saldo dari iuran yang dibayarkan bisa dilihat di masing-masing SAP Portal ( di upload 1 tahun sekali )
• Untuk kartu Jamsostek / BPJS Ketenagakerjaan bagi karyawan yang masuk kerja mulai Maret 2013 disimpan di HO dan akan dikembalikan jika karyawan keluar dari Adira.
• JHT 2 % * upah (dibayar oleh karyawan)
3.7 % * upah (dibayar oleh perusahaan)
• JKK 0.24 % * upah (dibayar oleh perusahaan)
• JKM 0.3% * upah (dibayar oleh perusahaan)
• JP (Jaminan Pensiun) 1% * upah (dibayar oleh karyawan) 2% * upah (dibayar oleh perusahaan)
RINCIAN IURAN BPJS KETENAGAKERJAAN
ASURANSI KECELAKAAN DIRI KARYAWAN
• Perlindungan yang diberikan kepada seluruh karyawan berupa uang pertanggungan bila seseorang meninggal dunia karena kecelakaan dan cacat tetap akibat kecelakaan
• Besarnya Asuransi yang diberikan:
Golongan 1A – 3C : Rp 25.000.000,- Golongan 3D – 3F : Rp 35.000.000,-
• Pendaftaran masuk atau keluar dilakukan sentralisasi oleh HO
ASURANSI KECELAKAAN DIRI KARYAWAN
• Karyawan yang telah bekerja selama 12 bulan berturut –turut berhak atas cuti tahunan selama 12 hari kerja dengan mendapat upah penuh
• Karyawan yang bekerja kurang dari 12 bulan (< 12 bln), hak cuti tahunannya akan dihitung secara prorata sejak mulai bekerja
• Hak cuti tahunan akan muncul setiap awal tahun. Masa berlaku cuti tahunan adalah 1 (satu) tahun, sampai dengan 31 Desember berjalan. Karyawan dapat mengajukan perpanjangan masa berlaku cuti tahunan sampai dengan 6 (enam) bulan ke depan
• Cuti bersama akan mengurangi jumlah cuti tahunan setiap karyawan
• Karyawan yang akan cuti tahunan, harus mengajukan permohonan terlebih dahulu 14 (empat belas) hari sebelumnya kepada atasan karyawan dan Divisi HCGA
• Karyawan yang telah memiliki masa kerja 6 (enam) tahun berturut – turut atau kelipatan 6 tahun masa kerjanya mempunyai hak cuti panjang selama 30 hari kerja
• Hak cuti panjang akan muncul setiap ulang tahun ke-6 masa kerjanya. Contoh : Tanggal masuk karyawan 10 April 2010, maka tanggal muncul cuti panjangnya adalah 10 April 2016
• Cuti panjang dapat diambil sekaligus atau bertahap dengan memperhatikan kebutuhan perusahaan, yang pelaksanaannya diatur oleh atasan masing – masing
• Bantuan cuti panjang sebesar ½ (setengah) upah akan dibayarkan setiap ulang tahun ke-6 masa kerja dan kelipatannya , serta dibayarkan otomatis melalui payroll
CUTI PANJANG
Tahun ke 6 12 hari kerja
30 Hari kerja 102 Hari kerja 6 Tahun Tahun ke 7 12 hari kerja
Tahun ke 8 12 hari kerja Tahun ke 9 12 hari kerja
Tahun ke 10 12 hari kerja
TABEL RINGKASAN CUTI PANJANG
• Karyawati hamil diberikan cuti Melahirkan selama 1,5 bulan (satu setengah bulan) sebelum melahirkan, dan 1,5 bulan sesudah melahirkan dengan mendapat upah penuh.
• Permohonan untuk mempergunakan hak cuti ini harus disertai surat keterangan dokter yang merawatnya
• Apabila karyawati mengambil hak cuti atas keinginan sendiri diharuskan membuat surat pernyataan penundaan pengambilan cuti melahirkan dengan disertai surat keterangan dokter yang menerangkan bahwa hak cutinya diambil mendekati hari saat melahirkan atas permintaannya sendiri. Suami dari karyawati juga harus ikut menandatangani surat pernyataan tersebut.
CUTI MELAHIRKAN / KEGUGURAN
• Karyawati yang mengalami sakit pada saat haid diberikan cuti haid maksimal selama 2 (dua) hari kerja dengan mendapat upah
• Bagi karyawati yang mengambil cuti haid harus memberitahukan kepada atasannya dan tidak mengurangi hak cuti tahunan, Pengambilan cuti ini harus disertai dengan Surat Keterangan dari Dokter
CUTI HAID
• Pengisian dokumen/formulir:
– Exit Interview Form F28 – Exit Clearance Form F29
– Formulir “Perhitungan Pesangon, UPMK, Penggantian Hak dan Uang Pisah” (bagi karyawan yang berhak)
• Diinformasikan langsung dan secepatnya ke Kantor Pusat (PIC Payroll masing-masing Area) untuk level SH dan ke Regional untuk level staff.
• Pengiriman dokumen dapat dilakukan paling lambat 3 hari setelah pengunduran diri karyawan dan harus lengkap
• Pengajuan uang pesangon, penggantian hak ataupun uang pisah ke Regional (PIC Personnel) terlebih dahulu baru dikirimkan Kantor Pusat (PIC Payroll masing-masing Area)
KARYAWAN KELUAR
HCGA Framework 1
1
Personnel 1
2
Remuneration 1
3
Industrial Relation Management 1
4
General Affair Management 1
5
HCGA Function
A. Komponen Remunerasi : 1. Gaji / Upah
2. Insentif / Bonus
3. Tunjangan fringe benefits
Gaji /Upah : diberikan untuk menghargai pekerjaan yang dilakukan dan kompetensi yang dimiliki seseorang
Insentif : merupakan imbalan yang bersifat variable yang ditujukan untuk memacu prestasi atau kinerja karyawan
Tunjangan Fringe Benefits : fasilitas baik berupa uang maupun non uang yang diberikan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaannya
B. Imbalan Ekstrinsik (yangberbentuk uang /pelengkap) dan Imbalan Intrinsik (tidak berbentuk fisik dan hanya dirasakan berupa kelangsungan pekerjaan, kondisi lingkungan ,dll )
C. Remunerasi Langsung ( seperti upah, bonus/insentif ) dan Tidak Langsung (tidak terkait dengan kinerja ) seperti THR, asuransi
JENIS-JENIS REMUNERASI
Kompensasi (Compensation)
Imbalan berupa uang yang diberikan kepada karyawan secara rutin setiap bulan sesuai dengan nilai jabatan dan pekerjaan yang dilakukan serta performance karyawan
Fasilitas dan Benefit
Imbalan baik berupa uang maupun barang yang diberikan dengan tujuan memenuhi kebutuhan dan meningkatkan kesejahteraan karyawan dan keluarganyanya
Kesejahteraan (Welfare)
Fasilitas yang diberikan kepada karyawan dalam bidang sosial untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan
PAKET REMUNERASI DI ADIRA
REMUNERASI : Balas jasa yang diberikan perusahaan kepada karyawan
KOMPONEN BENTUK FAKTOR PENENTU ITEMS
KOMPENSASI
GAJI POKOK MARKET VALUEJOB VALUE GAJI POKOK
TUNJANGAN TETAP BERUPA UANG JABATAN POSITION ALLOWANCE
GOLONGAN TRANSPORT ALLOWANCE
UANG LEMBUR JABATAN HANYA UNTUK NON STAFF
GOLONGAN BONUS/INSENTIF
PERFORMANCE THR
JABATAN INSENTIF
VARIABLE BONUS
FASILITAS
&
BENEFIT
TUNJANGAN BERUPA UANG
RUTIN GOLONGAN BANTUAN MAKAN
JAMSOSTEK
NON RUTIN
GOLONGAN TUNJANGAN PENGOBATAN
JABATAN PERJALANAN DINAS
LOKASI KERJA TUNJANGAN PENEMPATAN
WELFARE EMPLOYEE WELFARE
GOLONGAN SUMBANGAN PERNIKAHAN
(COMPANY SOCIAL RESPONSIBILITY) SUMBANGAN KEDUKAAN
Income Fix :
• Gaji Pokok
• Tj. Transport
• Tj. Jabatan
• Tj. Sementara
Income Variabel :
• Bantuan Makan
• Bantuan Bensin
• Tj. Kesulitan
• Tj. Daerah
• Lembur
• Jamsostek ( komponen : Gapok + Tj.
Transport + Tj Jabatan )
• Tunjangan Hari Raya ( komponen : Income Fix )
• Bonus / Insentif
Fasilitas & Benefit :
• Bantuan Kacamata
•Bantuan Tunjangan Susu
• Cuti Tahunan & Cuti Panjang (6 thn up)
• Asuransi Kesehatan
• MOP ( Sect Head )
• Fasilitas Penempatan
• Bantuan Pulsa HP
• Service motor bagi karyawan lapangan ( staff & sect head )
• Retention Sect Head berupa Soft Loan
• KPR bagi sect head ke atas
( New in March 2013 )
HCGA Framework 1
1
Personnel 1
2
Remuneration 1
3
Industrial Relation Management 1
4
General Affair Management 1
5
HCGA Function
Keputusan Perubahan Status Karyawan
Melakukan perubahaan status karyawan sesuai dengan peraturan yang berlaku
Cek kepada HRDGA cabang dan konsultasi dengan HRRM
Jika keputusan perubahan status karyawan melewati batas waktu perjanjian, maka konsekuensinya secara hukum karyawan tsb menjadi karyawan tetap . Konsekuensi berikutnya , jika terjadi PHK (bukan karena
kesalahan fatal), maka karyawan tsb berhak atas uang pesangon, artinya akan
meningkatkan OPEX kantor cabang
Proses Membina Karyawan (Coaching & Counseling)
Memahami dan melaksanakan proses coaching & counseling dengan baik
Konsultasi dengan HRRM dan atau HRR Dept HO
Kesalahan dalam membina karyawan , dapat menyebabkan munculnya permasalahan hubungan industrial : produktivitas karyawan tidak meningkat ,
motivasi karyawan menurun, atau hubungan kerja sama yang tidak baik
Syarat & Prosedur Pemberian Sanksi
Memahami dan melaksanakan prosedur pemberian sanksi sesuai dengan peraturan
yang berlaku
Konsultasi dengan HRRM dan atau HRR Dept HO
Syarat dan Prosedur pemberian sanksi yang tidak sesuai dengan peraturan yang berlaku
, dapat menyebabkan : perselisihan hubungan industrial sehingga menganggu
waktu kerja dan produktivitas kerja manajemen dan karyawan
Syarat & Prosedur melakukan PHK
Memahami dan melaksanakan prosedur PHK sesuai dengan peraturan yang berlaku
Konsultasi dengan HRRM , HRR Dept HO dan atau Legal Division jika terdapat unsur
pidana
Syarat dan Prosedur pemberian sanksi yang tidak sesuai dengan peraturan yang berlaku
, dapat dapat menyebabkan timbulnya biaya-biaya perkara / kasus (terutama jika ada PHK) , dan hal ini berarti meningkatkan
OPEX kantor cabang.
DO DON’T
Masa percobaan hanya 3 bulan Masa percobaan tidak boleh melebihi 3 bulan Kita yakin bahwa dalam waktu hanya 3 bulan ,
kita dapat menilai karyawan secara tepat
Bila tidak yakin, jangan gunakan status
percobaan gunakan status kontrak (PKWT)
Lakukan monitoring performance nya secara akurat (minimal 1 bulan sekali)
Bila melebihi 3 bulan, konsekuensinya karyawan menjadi karyawan tetap Sebelum masa percobaan selesai, boleh
diberhentikan , walaupun tanpa surat peringatan
Bila masa percobaan berakhir, maka karyawan tidak berhak atas kompensasi
KARYAWAN MASA PERCOBAAN (PROBATION)
DO DON’T Masa kontrak 1 tahun , dan hanya boleh
diperpanjang 1 tahun lagi Masa training 1 tahun
Bila sudah selesai kontrak yg ke 2 , Tidak boleh dilakukan kontrak berikutnya
Bila sudah selesai masa training, tidak boleh diperpanjang
Segera tentukan status karyawan bila sudah selesai training / kontrak :
Dari training lanjut ke kontrak atau PHK dari kontrak 1 lanjut ke kontrak 2 atau PHK dari kontrak 2) permanen atau PHK
Jangan menunda penentuan status karyawan . Bila melebihi masa training / kontrak, belum ditentukan statusnya, konsekuensinya karyawan menjadi
karyawan tetap Lakukan monitoring performance nya secara akurat
(1 bulan sekali). Bila karyawan tidak perform, segera berikan SP
Jangan menunda pemberian SP
PHK karyawan karena unperformed harus dengan SP terlebih dahulu. PHK dengan SP, sesuai
perjanjian training / kontrak , tidak perlu upah sisa masa kontrak
PHK tanpa SP, karyawan bisa menuntut uang sisa masa kontrak
Bila masa Training / Kontrak berakhir, maka karyawan tidak berhak atas kompensasi
KARYAWAN TRAINING & PKWT (KONTRAK)
MENANGANI KARYAWAN
BERMASALAH
FORM COACHING & COUNSELLING (C & C) INDIVIDU
YANG BERSANGKUTAN ATASAN LANGSUNG
NAMA : NAMA :
NPK : NPK :
JABATAN : JABATAN :
GRADE : GRADE :
UNIT KERJA : UNIT KERJA :
TTD YANG BERSANGKUTAN TTD ATASAN LANGSUNG
HASIL & CATATAN PENILAIAN
NO KODE KOMPETENSI LEVEL KOMPETENSI
GAP CATATAN C & C JABATAN INDIVIDU
1 2
Ket : * Core Competency. ** Role Competency (sesuai dengan jabatan dan grade). *** Behavior Competency (sesuai dengan job family) HASIL & CATATAN TERHADAP KETIDAKTERCAPAIAN KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) INDIVIDU
NO TARGET REALISASI CATATAN C & C
1 2
SARAN UNTUK PERBAIKAN : CATATAN DARI YANG BERSANGKUTAN :
1. MERUPAKAN BAGIAN DARI PROSES PEMBINAAN KARYAWAN
2. LAKUKAN C & C SECARA BERKELANJUTAN TERHADAP KARYAWAN 3. JIKA SP TERKAIT DENGAN PERFORMANCE , MAKA HARUS
DIBERIKAN SECARA BERTAHAP (SP 1 S/D SP 3)
4. SP DAPAT DIBERIKAN TANPA BERTAHAP JIKA JENIS KESALAHANNYA SESUAI DENGAN PASAL / AYAT YANG TERDAPAT PADA PP ADMF
5. JIKA JENIS KESALAHANNYA ADALAH KESALAHAN FATAL, MAKA DAPAT DIKENAKAN SANKSI PHK. UNTUK ITU HARUS ADA BUKTI YANG KUAT
SURAT PERINGATAN
PEMBERIAN SANKSI
Pelanggaran Tingkat I : dikenakan sanksi Teguran Tertulis
Pelanggaran Tingkat II : dikenakan sanksi SP I
Pelanggaran Tingkat III : dikenakan sanksi SP II
Pelanggaran Tingkat IV : dikenakan sanksi SP III/Terakhir
Pelanggaran tingkat V : kesalahan fatal dan dikenakan sanksi Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dengan alasan mendesak serta merupakan peningkatan dari sanksi Surat Peringatan III
TINGKAT PELANGGARAN
Sumber Sanksi Keterangan
Sanksi Reguler Diberikan karena adanya pelanggaran yang ditemukan oleh Cabang sendiri
Sanksi Productivity Diberikan karena karyawan tidak mencapai target tertentu yang telah ditentukan oleh perusahaan
Sanksi Retention/ QPC Diberikan karena adanya temuan pelanggaran oleh Tim Retention/ QPC atas rekomendasi Dept HRR
Sanksi Audit Diberikan karena adanya temuan pelanggaran oleh Tim Audit atas rekomendasi Dept HRR
JENIS SANKSI
Jenis Sanksi
Masa Berlaku
Masa Tunggu (Promosi)
Potongan Insentif
Teguran Tertulis 1 bulan - -
SP 1 1 s/d 6 bulan 1 Bulan 10%
SP 2 1 s/d 6 bulan 6 bulan 15%
SP 3 6 bulan 12 bulan 20%
Skorsing 1 bulan (dapat diperpanjang bila diperlukan)
- 25%
PHK - - -
MASA BERLAKU SANKSI
PENYEBAB TINDAKAN KARYAWAN TIDAK
PERFORM / MENOLAK
PERINTAH TANPA ALASAN YG DAPAT DITERIMA
Lakukan C & C secara konsisten
Tidak cakap bekerja di dasarkan atas performance karyawan baik dari segi pencapaian PA, atau kecakapan dalam melakukan pekerjaan rutin maupun tindakan yang bersifat kedisiplinan Tidak cakap bekerja (unperformed) dibuktikan dengan adanya Surat Peringatan.
Apabila termasuk kategori tidak cakap dalam bekerja (unperformed) atau kesalahan dalam hal ketertiban / kedisiplinan , maka Surat Peringatan diberikan secara berurutan disesuaikan dengan derajat kesalahan, mulai teguran tertulis, SP 1, SP 2 SP 3 hingga sanksi PHK.
TIDAK CAKAP BEKERJA (UNPERFORMED)
• Apakah karyawan bersedia mengundurkan diri ?
• Jangan ada pemaksaan pengunduran diri karyawan
• Surat pengunduran diri HARUS ditulis tangan oleh karyawan
• Jika karyawan bersedia mengundurkan diri , maka : – Karyawan menyerahkan surat pengunduran diri – Memperoleh 1 x uang pisah
– Memperoleh surat keterangan kerja , dengan redaksi : “karyawan keluar dari perusahaan pada tanggal………..karena mengundurkan diri”
• Jika karyawan tidak bersedia mengundurkan diri , maka : – Lakukan PB PHK
– Memperoleh 1 x uang pesangon
– Memperoleh surat keterangan kerja , dengan redaksi : “karyawan keluar dari perusahaan pada tanggal……….. karena pemutusan hubungan kerja sebagai akibat dari prestasi kerjanya yang menurun / tidak mencapai target perusahaan”
TIDAK CAKAP BEKERJA (UNPERFORMED)
Pasal 43 ayat 3 butir e.27
melakukan
kesalahan yang bobotnya sama setelah mendapatkan Surat Peringatan yg Terakhir yg
masih berlaku
Pasal ini digunakan untuk melakukan PHK terhadap karyawan yang memang sudah tidak dapat dibina dan sebelumnya telah dikenakan Surat Peringatan
baik SP 1, SP 2 sampai dengan SP 3.
PHK karena pelanggaran terhadap PP Tidak harus melalui tahapan SP 1 hingga
SP 3, asal SP terakhir yang dijatuhkan sebelumnya adalah SP 3 dan masih berlaku.
Penegasan bahwa PHK karena “Unperform”, harus melalui mekanisme SP terlebih dahulu
KARYAWAN “UNPERFORM”
PENYEBAB TINDAKAN KARYAWAN
MANGKIR (
Karyawan yang mangkir selama 5 (lima) hari kerja atau lebih berturut-turut dari pekerjaan tanpa keterangan secara tertulis yang dilengkapi dengan bukti yang sah dandan telah dipanggil secara patut melalui surat panggilan tertulis sebanyak 2 (dua) kali, maka karyawantersebut
dikualifikasikan telah mengundurkan diri. )
MANGKIR 2 HARI KERJA : KIRIM SURAT PEMANGGILAN I
MANGKIR 3 HARI KERJA BERIKUTNYA : KIRIM SURAT PEMANGGILAN II MANGKIR > 5 HARI KERJA BERTURUT-TURUT = DIKUALIFIKASIKAN MENGUNDURKAN DIRI (TANPA PERLU SURAT RESIGN ATAU PB PHK) SURAT PEMANGGILAN DIKIRIM VIA POS TERCATAT. JANGAN DIKIRIM MELALUI MESSENGER. KARENA YANG DIGUNAKAN SBG ALAT BUKTI YANG KUAT DI FORUM MEDIASI / PENGADILAN ADALAH BUKTI POS TERCATAT
ALAMAT KARYAWAN ADALAH ALAMAT YANG RESMI TERCATAT DI PERUSAHAAN. BILA KARYAWAN PINDAH ALAMAT NAMUN TIDAK MEMBERIKAN INFORMASI RESMI, MAKA JIKA TIMBUL DENGAN MASALAH PENGIRIMAN SURAT, BUKAN KESALAHAN PERUSAHAAN
MANGKIR
1. Karyawan yang mangkir selama 5 (lima) hari kerja atau lebih berturut-turut dari pekerjaan tanpa keterangan secara tertulis yang dilengkapi dengan bukti yang sah dan dan telah dipanggil secara patut melalui surat panggilan tertulis sebanyak 2 (dua) kali, maka karyawan tersebut dikualifikasikan telah mengundurkan diri.
2. Karyawan yang dikualifikasikan mengundurkan diri sebagaimana dimaksud di atas berhak atas uang penggantian hak dan 1/3 (sepertiga) dari ketentuan uang pisah yang besarnya telah diatur dalam PP.
MANGKIR
PENYEBAB TINDAKAN
KARYAWAN SAKIT DALAM WAKTU LAMA
MINTA HASIL PEMERIKSAAN DOKTER DAN HASIL LABORATORIUM KARYAWAN DIKATEGORIKAN SAKIT BERKEPANJANGAN JIKA DOKTER MENYATAKAN BHW YBS TIDAK SANGGUP BEKERJA SELAMA >= 12 BULAN
KIRIMKAN HASIL LAB DAN PEMERIKSAAN DOKTER KEPADA HRDGA HO (REMU & BENEFIT DEPT), UTK DIKONSULTASIKAN KEPADA TIM DOKTER ASURANSI KESEHATAN (UTK MEMPEROLEH SECOND OPINION)
KARYAWAN YG SAKIT > 12 BULAN DAPAT DI PHK DENGAN MEMPEROLEH PESANGON
PENYELESAIAN PHK THDP KARYAWAN YG SAKIT DAPAT DILAKUKAN SEBELUM WAKTU 12 BULAN, ASALKAN ADA KESEPAKATAN DENGAN KARYAWAN ([PB PHK). UNTUK HAL INI AGAR DIKOORDINASIKAN TERLEBIH DAHULU DENGAN HRDGA HO
SAKIT DALAM WAKTU LAMA
• Dalam hal karyawan melakukan pelanggaran
ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja atau
peraturan perusahaan, perusahaan dapat melakukan pemutusan hubungan kerja
• Sanksi PHK yang diberikan dikategorikan sebagai pelanggaran fatal dan diatur pada pasal 43 ayat 3 butir e.1-e.26
• Hanya berhak atas 1/5 uang pisah.
PELANGGARAN PP / PK (YANG MERUPAKAN
KESALAHAN FATAL)
Pasal 43 ayat 3 butir f.1.
Ditawarkan kpd Karyawan agar mengundurkan diri secara baik-baik
Karyawan setuju uang pisah dan Berita acara PHK
Kondisi :
1. Kerugian perusahaan relativ kecil, bila dibandingkan dengan biaya perkara 2. Alat bukti yang dimiliki perusahaan kurang kuat dari sudut hukum pidana
3. Butuh biaya
yang relativ lebih besar untuk memperoleh alat bukti yg kuat
Karyawan tdk setuju uang pisah
negosiasi uang pisah dan berita acara PHK
Karyawan tdk setuju negosiasi
Laporkan kepadaDisnaker Sebelum negosiasi
dengan karyawan, harap koordinasi dgn HRR HO terlebih dahulu
Kesalahan Fatal Psl 43 ayat 3 butir e.1.-e.26
(ada unsur Pidana) Dpt di PHK dg hanya 1/5 uang pisah Kecuali ditentukan lain oleh LPPHI
Pasal 43 ayat 3 butir f.1.
Karyawan setuju uang pisah dan atau kebijakan
Kondisi :
1. Kerugian perusahaan relativ besar, bila dibandingkan dengan biaya perkara 2. Alat bukti yang dimiliki perusahaan kuat dari sudut hukum pidana
Karyawan tdk setuju
Proses hukum pidana
Harap koordinasi sejak awal dengan HRR HO dan Legal Div.
Diupayakan pelaporan kepada kepolisian
Ditawarkan mundur dengan perjanjian bersama PHK
Jika upaya tsb tidak berhasil
Kesalahan Fatal Psl 43 ayat 3 butir e.1.-e.26
(ada unsur Pidana) Dpt di PHK dg hanya 1/5 uang Pisah Kecuali ditentukan lain oleh LPPHI
1. Perusahaan dapat melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap karyawan yang setelah 6 (enam) bulan tidak dapat melakukan pekerjaan sebagaimana mestinya karena dalam proses perkara pidana.
2. Selama masa penahanan, karyawan tidak memperoleh upah. Namun keluarganya / tanggungannya memperoleh bantuan dari perusahaan (Pasal 160 UU 13/2003)
3. Dalam hal pengadilan memutuskan perkara pidana sebelum masa 6 (enam) bulan sebagaimana dimaksud di atas berakhir dan karyawan dinyatakan tidak bersalah, maka perusahaan wajib mempekerjakan karyawan kembali.
4. Dalam hal pengadilan memutuskan perkara pidana sebelum masa 6 (enam) bulan berakhir dan karyawan dinyatakan bersalah, maka perusahaan dapat melakukan pemutusan hubungan kerja kepada karyawan yang bersangkutan.
5. Karyawan yang bersangkutan berhak atas kompensasi PHK sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku (Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003).
KARYAWAN DITAHAN >6 BULAN ATAU
DINYATAKAN BERSALAH OLEH PENGADILAN
UU 13 / 2003 Pasal 160
1. Dalam hal pekerja/buruh ditahan pihak yang berwajib karena diduga melakukan tindak pidana bukan atas pengaduan pengusaha, maka pengusaha tidak wajib membayar upah tetapi wajib memberikan bantuan kepada keluarga pekerja/buruh yang menjadi tanggungannya dengan ketentuan sebagai berikut:
a. untuk 1 (satu) orang tanggungan : 25% (dua puluh lima perseratus) dari upah;
b. untuk 2 (dua)orang tanggungan : 35% (tiga puluh lima perseratus) dari upah;
c. untuk 3 (tiga) orang tanggungan : 45% (empat puluh lima perseratus) dari upah;
d. untuk 4 (empat) orang tanggungan atau lebih : 50% (lima puluh perseratus) dari upah.
2. Bantuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diberikan untuk paling lama 6 (enam)
bulan takwin terhitung sejak hari pertama pekerja/buruh ditahan oleh pihak yang
berwajib.
1. Skorsing dapat dikenakan kepada setiap karyawan yang melakukan pelanggaran terhadap tata tertib kerja atau yang tidak menjalankan kewajiban sebagaimana mestinya atau melakukan tindakan yang merugikan perusahaan.
2. Karyawan diskorsing dari pekerjaannya karena hal - hal sebagai berikut:
Untuk kepentingan pengusutan karena adanya dugaan pelanggaran yang di lakukan oleh pelanggaran.
Hukuman atas pelanggaran yang terbukti dilakukan oleh karyawan.
Menunggu proses penyelesaian PHK
3. Selama karyawan yang bersangkutan menjalani masa skorsing,
Perusahaan akan tetap membayarkan upah kepada karyawan yang bersangkutan.
SKORSING
Perselisihan PHK: terjadi karena tidak ada kesesuaian pendapat tentang Pengakhiran Hubungan Kerja
Tidak sepakat dengan Alasan PHK
Tidak sepakat dengan jumlah Kompensasi
(Pesangon)
Bipartit
Sepakat
Tidak Sepakat
Perjanjian Bersama
Disnaker Setempat
Mediasi / Konsiliasi /
Arbitrase Catatan :
1. Para pihak mencatatkan perselisihan 2. Menyampaikan bukti-bukti
3. Tawaran untuk penyelesaian dengan Arbitrase / Konsiliasi
4. Dalam 7 hari harus ada pilihan
Eksekusi Didaftarkan
Perselisihan 1. Perselisihan Hak
2. Perselisihan Kepentingan 3. Perselisihan PHK
4. Perselisihan antar SP/SB
1) Lakukan pembicaraan dengan karyawan yang bermasalah dalam suatu ruangan tertutup
2) Lebih baik pihak perusahaan diwakili oleh 2 orang . Seorang bertindak sebagai notulen
3) Siapkan data, bukti dan kalau perlu saksi yang dapat dipercaya 4) Upayakan pembicaraan dilakukan dalam suasana yang tidak
menegangkan, fokus pada topik pembicaraan dan hindari terjadi
perdebatan yang berkepanjangan (tanpa bukti dan data yang
akurat)
5) Ungkapkan fakta atas hasil temuan kasus dari
(berdasarkan data , bukti atau saksi) secara lugas . 6) Beri kesempatan kepada karyawan untuk berkomentar
atas hasil temuan tersebut.
7) Sampaikan pendapat perusahaan atas kasus tersebut.
Bila memang sudah yakin, jelaskan sanksi apa yang akan dikenakan kepada karyawan dan alasannya.
8) Notulen membuat risalah pembicaraan bipartit yang intinya mencantumkan pendapat perusahaan dan
pendapat karyawa, , serta kesepakatan / kesimpulan
yang dicapai.
9) Bila karyawan telah mengakui perbuatannya, maka minta karyawan membuat surat pernyataan (di atas materai ) saat itu juga.
10) Atas dasar surat pernyataan karyawan dan risalah
perundingan, maka perusahaan dapat mengambil keputusan . (bila keputusannya adalah PHK, dibuatkan perjanjian bersama PHK)
11) Bila karyawan tidak mengakui perbuatannya , dalam risalah perundingan bipartit tetap ditulis bahwa karyawan tidak
mengakui perbuatannya, sehingga tidak tercapai kesepakatan.
12) Risalah perundingan dalam butir VII di atas dijadikan sebagai bahan perundingan di tingkat tripatit (disnaker)
13) Buat daftar hadir dan risalah perundingan
1. Nama Lengkap & Alamat Para Pihak 2. Tanggal & Tempat Perundingan
3. Pokok Masalah atau Alasan Perselisihan 4. Pendapat Para Pihak
5. Kesimpulan atau Hasil Perundingan
6. Tanggal serta Tanda Tangan Para Pihak yang Melakukan
Perundingan
TERJADI KESEPAKATAN
• Membuat Perjanjian Bersama PHK
• PB PHK mengikat menjadi hukum ,wajib dilaksanakan
TIDAK SEPAKAT
• Mencatatkan perselisihan ke Instansi Nakertrans setempat dengan melampirkan bukti upaya perundingan bipartit
• Tanpa bukti harus dilengkapi max. 7 hari kerja
• Instansi Nakertrans menawarkan pilihan melalui Konsiliasi atau Arbitrase max. 7 hari kerja
• Tidak sepakat / tidak menetapkan pilihan diserahkan ke
Mediator
Mediasi (Mediator)
Perselisihan : Hak, Kepentingan, PHK, Antar SP
Konsiliasi (Konsiliator)
Perselisihan : Kepentingan, PHK, Antar SP
Sepakat
Tidak Sepakat
Perjanjian Bersama
Anjuran Setuju
Tidak Setuju
Eksekusi
Gugatan Di PPHI
1. Tertulis
2. 10 hari sejak mediasi pertama s.d diterima para pihak
3. 10 hari sejak diterima para pihak menjawab 4. Tidak menjawab = menolak
- 30 hari waktu penyelesaian - dalam 7 hari harus sudah
ada sidang I
Catatan :
Proses penyelesaian melalui Mediasi atau Konsiliasi adalah sama
Didaftarkan
Putusan PPHI
Perselisihan : Kepentingan
Antar SP / SB dalam satu perusahaan
Perselisihan : Hak
PHK
FINAL
Putusan Akhir Dan bersifat tetap
Kasasi
Tenggang waktu 14 hari :
Bagi yang hadir, sejak dibacakan putusan Bagi yang tidak hadir, sejak diterima putusan
Tidak Lulus masa percobaan
Tidak berhak atas kompensasi apapun
Berakhirnya Masa Perjanjian Kerja
Tidak berhak atas kompensasi apapun
Mengundurkan diri Baik-Baik
Uang Pisah
Uang Penggantian Hak
Mengundurkan diri Tidak Baik-Baik
Tidak berhak atas kompensasi apapun
Sakit yang berkepanjangan (medical unfit)
Uang Pesangon 2x,
Uang Penghargaan Masa Kerja 2x
Uang Penggantian Hak
Karyawan meninggal dunia
Uang Pesangon 2x,
Uang Penghargaan Masa Kerja
Uang Penggantian Hak
Mencapai batas usia pensiun
Uang Pesangon 2x,
Uang Penghargaan Masa Kerja
Uang Penggantian Hak
Karyawan ditahan ≥ 6 bulan / dinyatakan bersalah oleh PN
Uang Penghargaan Masa Kerja
Uang Penggantian Hak
Tidak cakap bekerja (setelah diberikan surat peringatan)
1 x Uang Pesangon,
Uang Penghargaan Masa Kerja
Uang Penggantian Hak
• Pelanggaran Peraturan Perusahaan (Kesalahan Fatal)
1/ 5 Uang Pisah
Uang Penggantian Hak
• Karyawan dikualifikasikan mengundurkan diri karena mangkir 5 (lima) hari berturut-turut
1/3 Uang Pisah
Uang Penggantian Hak
• Perusahaan Pailit
Uang Pesangon (1x),
Uang Penghargaan Masa Kerja
Uang Penggantian Hak
HCGA Framework 1
1
Personnel 1
2
Remuneration 1
3
Industrial Relation Management 1
4
General Affair Management 1
5
HCGA Function
Tanda Daftar Perusahaan
Memahami peraturan tentang pembuatan TDP
Cek kepada PIC HRDGA cabang terkait dengan TDP
Konsekuensi Tanpa TDP , cabang tidak bisa menjalankan bisnis
Perjanjian Sewa Kantor
Membuat perjanjian sewa menyewa sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku
Cek kepada PIC HRDGA cabang terkait dan konsultasi dengan Legal Division
Tanpa perjanjian yang sah , penggunaan kantor cabang bisa digugat oleh pemilik yang
sah dan perijinan dari OJK tidak bisa diterbitkan
Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP)
Memahami peraturan tentang SKDP
Cek kepada PIC HRDGA cabang terkait dengan SKDP dan konsultasi dengan Legal
Division
Tanpa SKDP , keberadaan kantor cabang bermasalah secara hukum
Data Fixed Asset untuk Asuransi
Melakukan monitor kepada tim nya terkait pendataan fixed asset
Cek kepada PIC HRDGA cabang terkait dengan data fixed asset dan konsultasi dengan HRRM
dan GA Dept HO terkait dengan pendaftaran asuransi
Data Fixed asset yang tidak valid , bisa mengakibatkan kerugian cabang bila terjadi musibah, karena HRDGA HO (qq GA Dept) tidak mendaftarkan fixed asset cabang sesuai dengan kondisi sebenarnya kepada perusahaan asuransi
kerugian.
Pengelolaan Utilitas Kantor (Listrik , air , telepon)
Melakukan monitor kepada tim kerjanya terkait pengelolaan utilitas kantor
Cek kepada PIC HRDGA cabang terkait dengan data fixed asset dan konsultasi dengan HRRM dan GA Dept HO terkait dengan pengelolaan
utilitas kantor
Jika tidak dikelola secara efektif dan efisien akan mengakibatkan membengkaknya OPEX
cabang.
FACILITIES MANAGEMENT
Mencari gedung / kantor lokasi kerja beserta mengurus perijinannya berkoordinasi dengan :
→ Divisi CREM - Departemen Business Network Operations
→ Divisi Finance - Departemen Procurement Perijinan dan Pajak :
→ Pembukaan Cabang → Domisili
→ Perubahan Cabang ( Status, Alamat, dsb ) → Perijinan dan Pajak Reklame
→ Tanda Daftar Perusahaan → Pajak Kendaraan Bermotor
→ Tempat Usaha / Ijin Gangguan
Menyediakan kebutuhan kerja utama seperti listrik, telepon, genset, mesin fax, mesin fotocopy, air minum, meja kursi serta perabot lainnya, alat tulis, tenaga kebersihan & keamanan, kendaraan operasional, mesin pencatat kehadiran, billing system telepon, ID card, Door Access , AC , tanaman dalam kantor, pembasmi hama, pengharum ruangan
Menyediakan area parkir untuk karyawan dan nasabah
Menyediakan tenaga pengiriman dokumen serta tempat penyimpanan dokumen
