1 HCGA Framework. 2 Personnel. 3 Remuneration. 4 Industrial Relation Management. 5 General Affair Management

1

HCGA Framework

2

Personnel

3

Remuneration

4

Industrial Relation Management

CORPORATE UNIVERSITY

PROCESS MANAGEMENT (GA, HRIS, HCBP ,

HR REGIONAL)

REWARD MANAGEMENT (REMUNERATION) INDUSTRIAL RELATIONS MANAGEMENT (HRR)

PERSONNEL MANAGEMENT (PERSONNEL)

HCGA Frame Work

1

HCGA Framework

2

Personnel

3

Remuneration

4

Industrial Relation Management

Personal Data Mencatat dan memperbarui data-data karyawan seperti data keluarga, data pendidikan, data pengalaman kerja, dll. Employee Tracking Mencatat dan memperbarui data-data perubahan karyawan selama bekerja di perusahaan seperti promosi, demosi, mutasi, dll. Absensi Mencatat data ketidakhadiran karyawan misal datang terlambat, pulang lebih awal, sakit, mangkir, alpa,

cuti, dll.

Payroll & Benefit

Mengelola proses pembayaran gaji dan

benefit seluruh karyawan.

Dokumen Karyawan

Memastikan bahwa dokumen karyawan

tersimpan dengan baik terkait dengan aspek legalitas karyawan, yaitu: Perjanjian kerja , Pengangkatan karyawan permanen ,

tanda terima PP , surat peringatan. Cek dokumen kepada HRDGA cabang

Ketidaklengkapan dokumen dapat menyebabkan kesulitan saat akan melakukan PHK terdahap karyawan , jika

proses bipartit tidak berhasil.

UMP / UMR / UMK

Memastikan bahwa tidak ada karyawan

yang menerima upah kurang dari UMP/UMR/UMK yang telah ditetapkan

pemerintah.

Cek data kepada HRDGA cabang dan konsultasi dengan HRRM dan atau

Personnel Dept HO

Sanksi bagi pemberian upah di bawah UMP/UMR/UMK , adalah sanksi pidana

penjara 1 s/d 4 tahun tahun dan atau denda Rp 100 juta s/d Rp 400 juta ( UU

Data “turn over” karyawan

Memastikan bahwa data “turn over” karyawan sesuai dengan kondisi nyata di

kantor cabang.

Cek data kepada HRDGA cabang Bila terdapat kesalahan data tsb, dapat

mengakibatkan timbulnya perselisihan hubungan industrial karena ada karyawan

keluar yang tidak terbayar hak nya, atau menyebabkan membengkaknya OPEX cabang , karena ada karyawan yang sudah

keluar , namun gajinya masih terbayar.

Pengelolaan mobil operasional

Memastikan bahwa mobil operasional (baik

mobil operasional cabang maupun mobil operasional managerial) dikelola dengan

baik sesuai peraturan yang berlaku. Cek kepada HRDGA cabang

Konsekuensi bila pengelolaan tidak sesuai dengan peraturan yang berlaku maka dapat

menyebabkan membengkaknya OPEX dan atau terkendalanya aktivitas operasional.

Kompensasi Karyawan Keluar

Memahami dengan pasti hak bagi karyawan

keluar, sesuai dengan kategori penyebab karyawan keluar , yaitu : mengundurkan diri, mangkir, PHK karena : unperformed (SP1, 2 dan 3) , karena kesalahan fatal, karena tindak pidana , karena sakit berkepanjangan, karena

meninggal dunia.

Cek data kepada HRDGA cabang dan konsultasi dengan HRRM dan atau Personnel

Dept HO

Kesalahan dalam memberikan kompensasi dapat mengakibatkan timbulnya perselisihan

hubungan industrial dan atau membengkaknya OPEX cabang

Kompensasi

Imbalan berupa uang yang diberikan kepada karyawan secara rutin setiap bulan sesuai dengan nilai jabatan dan pekerjaan yang dilakukan serta performance karyawan

Fasilitas dan Benefit

Imbalan baik berupa uang maupun barang yang diberikan dengan tujuan memenuhi kebutuhan dan meningkatkan kesejahteraan karyawan dan keluarganyanya

Kesejahteraan (Welfare)

Fasilitas yang diberikan kepada karyawan dalam bidang sosial untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan

Upah

hak pekerja/buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai

imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja/buruh yang ditetapkan

dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan

perundang-undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja/buruh dan keluarganya atas

suatu pekerjaan dan/atau jasa yang telah atau akan dilakukan

Tunjangan Tetap

imbalan yang diterima oleh pihak pekerja secara tetap jumlahnya dan teratur pembayarannya yang tidak dikaitkan dengan kehadiran ataupun pencapaian prestasi

Perhitungan Bonus / Insentif

Gaji Pokok + Tunjangan Transport + Tunjangan Sementara

Perhitungan BPJS Ketenagakerjaan / DPLK

Gaji Pokok + Tunjangan Transport + Tunjangan Jabatan (bila ada)

Perhitungan THR dan Cuti Panjang

Gaji Pokok + Tunjangan Transport + Tunjangan Jabatan (bila ada) + Tunjangan Sementara

Komponen upah jika mengundurkan diri

Gaji Pokok + Tunjangan Transport + Tunjangan Jabatan (bila ada) + Tunjangan Sementara

Perhitungan Lembur

1 3 2 4 Karyawan Percobaan Karyawan Permanen Karyawan Kontrak Karyawan Training Karyawan yang masih dalam masa pembelajaran selama 12 (dua belas) bulan sebelum diangkat menjadi karyawan kontrak. 1 Karyawan yang masih dalam masa pembelajaran untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan UU no 13 tahun 2003 dan permenakertrans No.100/Men/2004. 2 Karyawan yang masih dalam masa pembelajaran untuk jangka waktu 3 (tiga) bulan sebelum

diangkat menjadi karyawan tetap.

3

Karyawan yang telah memenuhi syarat – syarat yang

ditentukan, diterima dan dipekerjakan serta terikat dalam hubungan kerja dengan perusahaan untuk jangka waktu tidak tertentu.

Sistem pajak penghasilan PPh 21 adalah netto, perusahaan memberikan tunjangan pajak ke karyawan. Bila karyawan tidak memiliki NPWP maka akan dikenakan denda pajak sebesar 20% dari tarif pajak

normal dan menjadi beban karyawan dan dipotong langsung dari payroll setiap bulannya

Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) efektif 1 Januari 2015 per karyawan Rp. 36.000.000,- per tahun, tambahan Rp. 3.000.000,- untuk karyawan yang menikah dan setiap anggota keluarga maksimum 3 orang

Untuk karyawan wanita PTKP hanya dihitung Rp 36.000.000,- per tahun, kecuali menanggung anak karena janda yang dibuktikan dengan surat yang sah

Tarif Pajak Normal efektif 1 Januari 2015 terhadap Penghasilan Kena Pajak

• _{Penghasilan per Tahun Pajak}

Sampai dengan Rp 50 juta 5%

> Rp 50 juta – Rp 250 juta 15% > Rp 250 juta – Rp 500 juta 25%

• Tabungan yang dibayarkan perusahaan ke pengelola DPLK saat usia pensiun karyawan

yaitu 55 tahun

• Tidak termasuk dalam komponen upah karyawan

• Berlaku untuk karyawan status tetap dengan masa kerja minimal 3 tahun berturut – turut • Nilai iuran adalah 3% dari Gaji Pokok + Tunj Transport + Tunj Jabatan (bila ada) dan dibayar

oleh perusahaan, tidak dipotong dari penghasilan karyawan

• Karyawan tidak diperkenankan menarik iuran dan hasil pengembangan investasi selama menjadi karyawan

• Menjadi faktor pengurang hak karyawan (uang pisah / uang pesangon) saat karyawan berhenti bekerja

• Pendaftaran masuk atau keluar dilakukan sentralisasi oleh HO akan tetapi karyawan tetap harus mengirimkan Formulir Pendaftaran Peserta dan fotocopy KTP/ SIM/ Paspor karena kartu keanggotaan akan dicetak setelah Manulife menerima kelengkapan berkas tsb

• Perlindungan bagi tenaga kerja berupa uang santunan sebagai pengganti sebagian dari penghasilan yang hilang atau berkurang dan pelayanan sebagai akibat peristiwa atau keadaan yang dialami oleh tenaga kerja berupa kecelakaan kerja, sakit, hamil, bersalin, hari tua dan meninggal dunia

• Setiap karyawan baru yang tercatat di HRIS didaftarkan BPJS Ketenagakerjaan

• Pelaporan dan pembayaran iuran BPJS Ketengakerjaan Jamsostek dilakukan oleh HO, paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya

• Setiap karyawan yang sudah didaftarkan ke BPJS Ketenagajerjaan akan menerima kartu BPJS Ketenagakerjaan yang dapat digunakan dalam pengurusan sehubungan dengan JBPJS Ketenagakerjaan • Untuk kartu Jamsostek / BPJS Ketenagakerjaan bagi karyawan yang masuk kerja mulai Maret 2013

• Iuran BPJS Ketenagakerjaan dibayarkan berdasarkan upah yang diterima karyawan dengan perhitungan 2% menjadi tanggung jawab karyawan dan 4,24% menjadi tanggungan perusahaan

• Saldo dari iuran yang dibayarkan bisa dilihat di masing-masing SAP Portal ( di upload 1 tahun sekali )

• Rincian iuran BPJS Ketenagakerjaan

IURAN PERUSAHAAN KARYAWAN

Jaminan Hari Tua 3.7% 2%

Jaminan Kecelakaan Kerja 0.24%

Jaminan Kematian 0.3%

• Perlindungan yang diberikan kepada seluruh karyawan berupa uang pertanggungan bila seseorang meninggal dunia karena kecelakaan dan cacat tetap akibat kecelakaan

• Besarnya Asuransi yang diberikan: Golongan 1A – 3C : Rp 25.000.000,-Golongan 3D – 3F : Rp

• Karyawan yang telah bekerja selama 12 bulan berturut –turut berhak atas cuti tahunan selama 12 hari kerja dengan mendapat upah penuh

• Karyawan yang bekerja kurang dari 12 bulan (< 12 bln), hak cuti tahunannya akan dihitung secara prorata sejak mulai bekerja

• Hak cuti tahunan akan muncul setiap awal tahun. Masa berlaku cuti tahunan adalah 1 (satu) tahun, sampai dengan 31 Desember berjalan. Karyawan dapat mengajukan perpanjangan masa berlaku cuti tahunan sampai dengan 6 (enam) bulan ke depan

• Cuti bersama akan mengurangi jumlah cuti tahunan setiap karyawan

• Karyawan yang akan cuti tahunan, harus mengajukan permohonan terlebih dahulu 14 (empat belas) hari sebelumnya kepada atasan karyawan dan Divisi HCGA

• Karyawan yang telah memiliki masa kerja 6 (enam) tahun berturut – turut atau kelipatan 6 tahun masa kerjanya mempunyai hak cuti panjang selama 30 hari kerja

• Hak cuti panjang akan muncul setiap ulang tahun ke-6 masa kerjanya.

• Cuti panjang dapat diambil sekaligus atau bertahap dengan memperhatikan kebutuhan perusahaan, yang pelaksanaannya diatur oleh atasan masing – masing

• Bantuan cuti panjang sebesar ½ (setengah) upah akan dibayarkan setiap ulang tahun ke-6 masa kerja dan kelipatannya , serta dibayarkan otomatis melalui payroll

MASA KERJA CUTI TAHUNAN CUTI PANJANG TOTAL CUTI MASA BERLAKU

Tahun ke 6 12 hari kerja

30 Hari kerja 102 Hari kerja 6 Tahun Tahun ke 7 12 hari kerja

Tahun ke 8 12 hari kerja Tahun ke 9 12 hari kerja Tahun ke 10 12 hari kerja

Cuti Melahirkan/Keguguran

• Karyawati hamil diberikan cuti melahirkan selama 1,5 bulan (satu setengah bulan) sebelum

melahirkan, dan 1,5 bulan sesudah melahirkan dengan mendapat upah penuh.

• Permohonan untuk mempergunakan hak cuti ini harus disertai surat keterangan dokter yang merawatnya.

• Apabila karyawati mengambil hak cuti atas keinginan sendiri diharuskan membuat surat

pernyataan penundaan pengambilan cuti melahirkan dengan disertai surat keterangan dokter yang menerangkan bahwa hak cutinya diambil mendekati hari saat melahirkan atas

permintaannya sendiri. Suami dari karyawati juga harus ikut menandatangani surat pernyataan tersebut.

Cuti Haid

• Karyawati yang mengalami sakit pada saat haid diberikan cuti haid maksimal selama 2 (dua)

hari kerja dengan mendapat upah

• Bagi karyawati yang mengambil cuti haid harus memberitahukan kepada atasannya dan tidak mengurangi hak cuti tahunan, Pengambilan cuti ini harus disertai dengan Surat Keterangan dari Dokter

• Pengisian dokumen/formulir: – Exit Interview Form F28 – Exit Clearance Form F29

– Formulir “Perhitungan Pesangon, UPMK, Penggantian Hak dan Uang Pisah” (bagi karyawan yang berhak)

• Diinformasikan langsung dan secepatnya ke Kantor Pusat (PIC Payroll masing-masing Area) untuk level SH dan ke Regional untuk level staff.

• Pengiriman dokumen dapat dilakukan paling lambat 3 hari setelah pengunduran diri karyawan dan harus lengkap

• Pengajuan uang pesangon, penggantian hak ataupun uang pisah ke Regional (PIC Personnel) terlebih dahulu baru dikirimkan Kantor Pusat (PIC Payroll masing-masing Area)

1

HCGA Framework

2

Personnel

3

Remuneration

4

Industrial Relation Management

Berdasarkan Komponen

 Gaji/Upah : diberikan untuk menghargai pekerjaan yang dilakukan dan kompetensi yang dimiliki seseorang.

 Insentif/Bonus : imbalan yang ditujukan untuk memacu prestasi atau kinerja karyawan  Tunjangan Fringe Benefits : fasilitas baik berupa uang maupun non uang yang

diberikan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaannya

Berdasarkan Jenis

 Ekstrinsik : berbentuk uang /pelengkap)  Intrinsik : tidak berbentuk fisik dan hanya dirasakan berupa kelangsungan pekerjaan, kondisi lingkungan

Berdasarkan Kinerja

 Langsung : terkait kinerja, seperti upah, bonus/insentif

 Tidak Langsung : tidak terkait kinerja, seperti THR dan asuransi

Fixed Income  Gaji Pokok  Tunjangan Transport  Tunjangan Jabatan  Tunjangan Sementara Variable Income  Bantuan Makan  Bantuan Bensin  Tunjangan Kesulitan  Tunjangan Daerah  Lembur  Jamsostek

Tunjangan Hari Raya  Bonus / Insentif

Facility & Benefit

 Bantuan Kacamata

 Bantuan Tunjangan Susu  Cuti Tahunan & Cuti Panjang  Asuransi Kesehatan

 MOP ( Sect Head )  Fasilitas Penempatan  Bantuan Pulsa HP  Service motor  Soft Loan

KOMPONEN BENTUK FAKTOR PENENTU ITEMS

KOMPENSASI

GAJI POKOK JOB VALUE

MARKET VALUE GAJI POKOK

TUNJANGAN TETAP BERUPA UANG JABATAN GOLONGAN TUNJANGAN JABATAN TUNJANGAN TRANSPORT

UANG LEMBUR JABATAN

GOLONGAN HANYA UNTUK NON STAFF

BONUS/INSENTIF PERFORMANCE JABATAN THR INSENTIF VARIABLE BONUS FASILITAS & BENEFIT TUNJANG AN BERUPA UANG RUTIN GOLONGAN BANTUAN MAKAN JAMSOSTEK PERSONNAL ACCIDENT NON RUTIN GOLONGAN JABATAN LOKASI KERJA

BANTUAN KESEHATAN & KACAMATA, MOBIL DINAS, PENEMPATAN (Tunj.daerah & Tunj.Kesulitan 1 & 2),

PERJALANAN DINAS, TUNJANGAN BENSIN, BANTUAN PULSA HP

WELFARE EMPLOYEE WELFARE

(COMPANY SOCIAL RESPONSIBILITY)

SUMBANGAN PERNIKAHAN SUMBANGAN KEDUKAAN

1

HCGA Framework

2

Personnel

3

Remuneration

4

Industrial Relation Management

Keputusan Perubahan Status

Karyawan

Melakukan perubahaan status karyawan sesuai dengan peraturan yang berlaku Cek kepada HRDGA cabang dan konsultasi

dengan HRRM

Jika keputusan perubahan status karyawan melewati batas waktu perjanjian, maka konsekuensinya secara hukum karyawan tsb menjadi karyawan tetap . Konsekuensi berikutnya , jika terjadi PHK (bukan karena

kesalahan fatal), maka karyawan tsb berhak atas uang pesangon, artinya akan

meningkatkan OPEX kantor cabang

Proses Membina Karyawan

(Coaching & Counseling)

Memahami dan melaksanakan proses

coaching & counseling dengan baik Konsultasi dengan HRRM dan atau HRR

Dept HO

Kesalahan dalam membina karyawan , dapat menyebabkan munculnya permasalahan hubungan industrial : produktivitas karyawan tidak meningkat ,

motivasi karyawan menurun, atau hubungan kerja sama yang tidak baik

Syarat & Prosedur Pemberian

Sanksi

Memahami dan melaksanakan prosedur pemberian sanksi sesuai dengan peraturan

yang berlaku

Konsultasi dengan HRRM dan atau HRR Dept HO

Syarat dan Prosedur pemberian sanksi yang tidak sesuai dengan peraturan yang berlaku

, dapat menyebabkan : perselisihan hubungan industrial sehingga menganggu

waktu kerja dan produktivitas kerja manajemen dan karyawan

Syarat & Prosedur melakukan PHK

Memahami dan melaksanakan prosedur

PHK sesuai dengan peraturan yang berlaku Konsultasi dengan HRRM , HRR Dept HO dan atau Legal Division jika terdapat unsur

pidana

Syarat dan Prosedur pemberian sanksi yang tidak sesuai dengan peraturan yang berlaku

, dapat dapat menyebabkan timbulnya biaya-biaya perkara / kasus (terutama jika ada PHK) , dan hal ini berarti meningkatkan

Do’s

Don’ts

• Masa percobaan hanya 3 bulan

• Yakin bahwa dalam waktu hanya 3 bulan dapat menilai karyawan tersebut dengan tepat

• Lakukan monitoring performance secara akuran (minial 1 bulan sekali)

• Sebelum masa percobaan, karyawan boleh diterminasi tanpa surat peringatan • Karyawan yang diterminasi karena tidak lulus masa percobaan, tidak berhak atas kompensasi

• Masa percobaan tidak boleh lebih dari 3 bulan

• Bila tidak yakin jangan gunakan status percobaan  gunakan status kontrak (PKWT

• Bila melebihi 3 bulan masa percobaan, konsekuensinya karyawan menjadi karyawan tetap

Do’s

Don’ts

• Masa training 1 tahun

• Masa kontrak 1 tahun dan hanya boleh diperpanjang 1 tahun lagi

• Segera tentukan status karyawan bila sudah selesai training/kontrak :

- Dari training  lanjut ke kontrak atau PHK

- Dari kontrak 1  lanjut ke kontrak 2 atau PHK

- Dari kontrak 2  permanen atau PHK

• Bila sudah selesai masa training, tidak boleh diperpanjang

• Bila sudah selesai kontrak yg ke 2 , Tidak boleh dilakukan kontrak berikutnya

• Jangan menunda penentuan status

karyawan . Bila melebihi masa training / kontrak, belum ditentukan statusnya, konsekuensinya karyawan menjadi karyawan tetap

Do’s

Don’ts

• Lakukan monitoring performance nya secara akurat (1 bulan sekali). Bila

karyawan tidak perform, segera berikan SP

• PHK karyawan karena unperformed harus dengan SP terlebih dahulu. PHK dengan SP, sesuai perjanjian training / kontrak , tidak perlu upah sisa masa kontrak

• Bila masa Training / Kontrak berakhir, maka karyawan tidak berhak atas kompensasi

• Jangan menunda pemberian SP

• PHK tanpa SP, karyawan bisa menuntut uang sisa masa kontrak

 Tidak Lulus masa percobaan

 Tidak berhak atas kompensasi apapun

 Berakhirnya Masa Perjanjian Kerja  Tidak berhak atas kompensasi

apapun

 Mengundurkan diri Baik-Baik  Uang Pisah

 Uang Penggantian Hak

 Mengundurkan diri Tidak Baik-Baik

 Tidak berhak atas kompensasi apapun

 Sakit yang berkepanjangan (medical unfit)

 Uang Pesangon 2x,

 Uang Penghargaan Masa Kerja 2x  Uang Penggantian Hak

 Karyawan meninggal dunia  Uang Pesangon 2x,

 Uang Penghargaan Masa Kerja  Uang Penggantian Hak

 Mencapai batas usia pensiun  Uang Pesangon 2x,

 Uang Penghargaan Masa Kerja  Uang Penggantian Hak

 Karyawan ditahan ≥ 6 bulan /

dinyatakan bersalah oleh PN

 Uang Penghargaan Masa

Kerja

 Uang Penggantian Hak

 Tidak cakap bekerja (setelah

diberikan surat peringatan)

 1 x Uang Pesangon,

 Uang Penghargaan Masa

Kerja

 Uang Penggantian Hak

• Pelanggaran Peraturan Perusahaan

(Kesalahan Fatal)

 1/ 5 Uang Pisah

 Uang Penggantian Hak

• Karyawan dikualifikasikan

mengundurkan diri karena mangkir 5

(lima) hari berturut-turut

 1/3 Uang Pisah

 Uang Penggantian Hak

• Perusahaan Pailit

 Uang Pesangon (1x),

 Uang Penghargaan Masa Kerja

 Uang Penggantian Hak

• Merupakan bagian dari proses pembinaan karyawan

• Lakukan Coching & Counseling secara berkelanjutan terhadap karyawan

• Jika pemberian SP terkait performance, maka harus diberikan bertahap (SP 1 sampai dengan SP 3)

• SP dapat diberikan tanpa bertahap jika jenis kesalahannya sesuai dengan pasal/ayat yang terdapat pada Peraturan Perusahaan ADMF.

Tingkat Pelanggaran Sanksi

Pelanggaran tingkat I Dikenakan sanksi Teguran Tertulis Pelanggaran tingkat II Dikenakan sanksi SP 1

Pelanggaran tingkat III Dikenakan sanksi SP II

Pelanggaran tingkat IV Dikenakan sanksi SP III (terakhir)

Pelanggaran tingkat V Kesalahan fatal dan dikenakan sanksi Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dengan alasan mendesak serta merupakan peningkatan dari sanksi Surat Peringatan III. Harus ada bukti yang kuat.

Sumber Sanksi

Keterangan

Sanksi Reguler

Diberikan karena adanya pelanggaran yang

ditemukan oleh Cabang sendiri

Sanksi Productivity

Diberikan karena karyawan tidak mencapai

target tertentu yang telah ditentukan oleh

perusahaan

Sanksi Retention/ QPC

Diberikan karena adanya temuan pelanggaran

oleh Tim Retention/ QPC atas rekomendasi

Dept HRR

Sanksi Audit

Diberikan karena adanya temuan pelanggaran

oleh Tim Audit atas rekomendasi Dept HRR

Jenis

Sanksi

Masa

Berlaku

Masa Tunggu

(Promosi)

Potongan

Insentif

Teguran Tertulis

1 bulan

-

-SP 1

1 s/d 6 bulan

1 Bulan

10%

SP 2

1 s/d 6 bulan

6 bulan

15%

SP 3

6 bulan

12 bulan

20%

Skorsing

1 bulan (dapat

diperpanjang bila

diperlukan)

-

25%

-PENYEBAB

TINDAKAN

KARYAWAN TIDAK

PERFORM /

MENOLAK

PERINTAH TANPA

ALASAN YG DAPAT

DITERIMA

Lakukan C & C secara konsisten

Tidak cakap bekerja di dasarkan atas performance karyawan

baik dari segi pencapaian PA, atau kecakapan dalam melakukan

pekerjaan rutin maupun tindakan yang bersifat kedisiplinan

Tidak cakap bekerja (unperformed) dibuktikan dengan adanya

Surat Peringatan.

Apabila termasuk kategori tidak cakap dalam bekerja

(unperformed) atau kesalahan dalam hal ketertiban /

kedisiplinan , maka Surat Peringatan diberikan secara

berurutan disesuaikan dengan derajat kesalahan, mulai

teguran tertulis, SP 1, SP 2 SP 3 hingga sanksi PHK.

• Jika karyawan bersedia mengundurkan diri, maka : – Karyawan menyerahkan surat pengunduran diri – Memperoleh 1 x uang pisah

– Memperoleh surat keterangan kerja , dengan redaksi : “karyawan keluar dari perusahaan pada

tanggal………..karena mengundurkan diri”

• Jika karyawan tidak bersedia mengundurkan diri , maka :

– Lakukan PB PHK

– Memperoleh 1 x uang pesangon

– Memperoleh surat keterangan kerja , dengan redaksi : “karyawan keluar dari perusahaan pada

tanggal……….. karena pemutusan hubungan kerja sebagai akibat dari prestasi kerjanya yang menurun / tidak mencapai target perusahaan”

• Apakah karyawan bersedia mengundurkan diri ? • Jangan ada pemaksaan pengunduran diri karyawan • Surat pengunduran diri HARUS ditulis tangan oleh

Pasal 43 ayat 3 butir e.27

melakukan

kesalahan yang bobotnya sama setelah mendapatkan Surat Peringatan yg Terakhir yg

masih berlaku

Pasal ini digunakan untuk melakukan PHK terhadap karyawan yang memang sudah tidak dapat dibina dan sebelumnya telah dikenakan Surat Peringatan

baik SP 1, SP 2 sampai dengan SP 3.

PHK karena pelanggaran terhadap PP Tidak harus melalui tahapan SP 1 hingga

SP 3, asal SP terakhir yang dijatuhkan sebelumnya adalah SP 3 dan masih berlaku.

Penegasan bahwa PHK karena “Unperform”, harus melalui mekanisme SP terlebih dahulu

• Karyawan yang mangkir selama 5 (lima)

hari kerja atau lebih berturut-turut dari

pekerjaan tanpa keterangan secara

tertulis yang dilengkapi dengan bukti

yang sah dan dan telah dipanggil secara

patut melalui surat panggilan tertulis sebanyak 2 (dua) kali, maka karyawan

tersebut dikualifikasikan telah

mengundurkan diri.

• Karyawan yang dikualifikasikan mengundurkan diri sebagaimana dimaksud di atas berhak atas uang

penggantian hak dan 1/3 (sepertiga) dari ketentuan uang pisah yang

Karyawan mangkir 2 hari kerja

Kirim surat Pemanggilan 1

Karyawan mangkir 3 hari

kerja berikutnya

Kirim surat Pemanggilan 2

Karyawan mangkir > 5 hari

kerja berturut-turut

Dikualifikasikan mengundurkan diri

tanpa memerlukan surat resign atau PB

PHK

Surat pemanggilan dikirim via pos tercatat. Jangan dikirim melalui messenger karena yang digunakan sebagai alat bukti kuat di forum mediasi/pengadilan adalah bukti pos tercatat.

Alamat karyawan adalah alamat yang resmi tercatat di perusahaan. Bila karyawan

pindah alamat namun belum memberikan informais resmi, maka jika timbul masalah

Tindakan yang harus dilakukan

• Minta hasil pemeriksaan dokter dan hasil laboratorium

• Karyawan dikategorikan sakit berkepanjangan jika dokter menyatakan bahwa karyawan tersebut tidak sanggup bekerja selama >- 12 bulan

• Hasil lab dan pemeriksaan dokter dikonsultasikan (oleh Dept Remunerasi) kepada tim dokter asuransi kesehatan untuk memperoleh second opinion • Karyawan yang sakit >12 bulan dapat di PHK dengan memperoleh

pesangon

• Penyelesaian PHK karyawan yang sakit dapat dilakukan sebelum waktu 12

bulan, asalkan ada kesepakatan dengan karyawan (PH PHK). Untuk hal ini

Dalam hal karyawan melakukan pelanggaran

ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja atau

peraturan perusahaan, perusahaan dapat

melakukan pemutusan hubungan kerja.

Sanksi PHK yang diberikan

dikategorikan sebagai pelanggaran

fatal dan diatur pada pasal 43 ayat 3

butir e.1-e.26

Karyawan hanya berhak atas 1/5

uang pisah.

Ditawarkan kepada Karyawan agar mengundurkan diri secara baik-baik

Karyawan setuju  uang pisah dan Berita acara PHK Kondisi :

1. Kerugian perusahaan relatif kecil, bila dibandingkan dengan biaya perkara 2. Alat bukti yang dimiliki perusahaan kurang kuat dari sudut hukum pidana 3. Butuh biaya yang relativ lebih besar untuk memperoleh alat bukti yg kuat

Pasal 43 ayat 3 butir f.1

Apabila karyawan melakukan kesalahan fatal sesuai Pasal 43 ayat 3 butir e.1.-e.26 (ada unsur Pidana), maka karyawan tersebut dapat di PHK dengan hanya 1/5 uang pisah kecuali ditentukan lain oleh LPPHI.

Karyawan tdk setuju negosiasi  Laporkan kepadaDisnaker Karyawan tdk setuju uang pisah 

negosiasi uang pisah dan berita acara PHK

Sebelum negosiasi dengan karyawan, harap koordinasi dgn HRR HO terlebih dahulu

Pasal 43 ayat 3 butir f.1

Apabila karyawan melakukan kesalahan fatal sesuai Pasal 43 ayat 3 butir e.1.-e.26 (ada unsur Pidana), maka karyawan tersebut dapat di PHK dengan hanya 1/5 uang pisah kecuali ditentukan lain oleh LPPHI.

Kondisi :

1. Kerugian perusahaan relatif besar, bila dibandingkan dengan biaya perkara 2. Alat bukti yang dimiliki perusahaan kuat dari sudut hukum pidana

Diupayakan pelaporan kepada kepolisian

Ditawarkan mundur dengan perjanjian bersama PHK

Jika upaya tersebut tidak berhasil

Proses hukum pidana

Karyawan setuju  uang pisah dan atau kebijakan

Karyawan tdk setuju

Harap koordinasikan sejak awal dengan HRR

• Perusahaan dapat melakukan PHK terhadap karyawan yang setelah 6 (enam) bulan

tidak dapat melakukan pekerjaan sebagaimana mestinya karena dalam proses perkara pidana.

• Selama masa penahanan, karyawan tidak memperoleh upah. Namun keluarganya / tanggungannya memperoleh bantuan dari perusahaan (Pasal 160 UU 13/2003)

• Dalam hal pengadilan memutuskan perkara pidana sebelum masa 6 (enam) bulan sebagaimana dimaksud di atas berakhir dan karyawan dinyatakan tidak bersalah, maka perusahaan wajib mempekerjakan karyawan kembali.

• Dalam hal pengadilan memutuskan perkara pidana sebelum masa 6 (enam) bulan berakhir dan karyawan dinyatakan bersalah, maka perusahaan dapat melakukan pemutusan hubungan kerja kepada karyawan yang bersangkutan.

• Karyawan yang bersangkutan berhak atas kompensasi PHK sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku (Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003).

1. Dalam hal pekerja/buruh ditahan pihak yang berwajib karena diduga melakukan tindak pidana bukan atas pengaduan pengusaha, maka pengusaha tidak wajib membayar upah tetapi wajib memberikan bantuan kepada keluarga pekerja/buruh yang menjadi tanggungannya dengan ketentuan sebagai berikut:

a. untuk 1 (satu) orang tanggungan : 25% (dua puluh lima perseratus) dari upah; b. untuk 2 (dua)orang tanggungan : 35% (tiga puluh lima perseratus) dari upah; c. untuk 3 (tiga) orang tanggungan : 45% (empat puluh lima perseratus) dari upah; d. untuk 4 (empat) orang tanggungan atau lebih : 50% (lima puluh perseratus) dari

upah.

2. Bantuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diberikan untuk paling lama 6 (enam) bulan takwin terhitung sejak hari pertama pekerja/buruh ditahan oleh pihak yang berwajib

• Skorsing dapat dikenakan kepada setiap karyawan yang melakukan pelanggaran

terhadap tata tertib kerja atau yang tidak menjalankan kewajiban sebagaimana mestinya atau melakukan tindakan yang merugikan perusahaan.

• Karyawan diskorsing dari pekerjaannya karena hal - hal sebagai berikut:

 Untuk kepentingan pengusutan karena adanya dugaan pelanggaran yang di

lakukan oleh pelanggaran.

 Hukuman atas pelanggaran yang terbukti dilakukan oleh karyawan.  Menunggu proses penyelesaian PHK

• Selama karyawan yang bersangkutan menjalani masa skorsing, Perusahaan akan tetap membayarkan upah kepada karyawan yang bersangkutan.

Jenis-jenis Perselisihan Hubungan Industrial : •Perselisihan hak •Perselisihan Kepentingan •Perselisihan PHK •Perselisihan atar SP/PB

Perselisihan PHK : terjadi karena

tidak ada kesesuaian pendapat tentang Pengakhiran Hubungan Kerja.

•Tidak sepakat dengan Alasan PHK •Tidak sepakat dengan jumlah Kompensasi (Pesangon) Penyelesaian Perselisihan HI

Bipartit

Sepakat Tidak Sepakat Perjanjian

Bersama Didaftarkan Eksekusi

Disnaker

Setempat Mediasi/Konsiliasi/Arbitrase Catatan :

1. Para pihak mencatatkan perselisihan 2. Menyampaikan bukti-bukti

3. Tawaran untuk penyelesaian dengan Arbitrase/ Konsiliasi 4. Dalam 7 hari harus ada pilihan

1) Lakukan pembicaraan dengan karyawan yang bermasalah dalam suatu ruangan tertutup 2) Lebih baik pihak perusahaan diwakili oleh 2 orang . Seorang bertindak sebagai notulen 3) Siapkan data, bukti dan kalau perlu saksi yang dapat dipercaya

4) Upayakan pembicaraan dilakukan dalam suasana yang tidak menegangkan, fokus pada topik pembicaraan dan hindari terjadi perdebatan yang berkepanjangan (tanpa bukti dan data yang akurat)

5) Ungkapkan fakta atas hasil temuan kasus dari (berdasarkan data , bukti atau saksi) secara lugas .

6) Beri kesempatan kepada karyawan untuk berkomentar atas hasil temuan tersebut.

7) Sampaikan pendapat perusahaan atas kasus tersebut. Bila memang sudah yakin, jelaskan sanksi apa yang akan dikenakan kepada karyawan dan alasannya.

8) Notulen membuat risalah pembicaraan bipartit yang intinya mencantumkan pendapat perusahaan dan pendapat karyawa, , serta kesepakatan / kesimpulan yang dicapai.

9) Bila karyawan telah mengakui perbuatannya, maka minta karyawan membuat surat

pernyataan (di atas materai ) saat itu juga.

10) Atas dasar surat pernyataan karyawan dan risalah perundingan, maka perusahaan dapat mengambil keputusan . (bila keputusannya adalah PHK, dibuatkan perjanjian bersama PHK)

11) Bila karyawan tidak mengakui perbuatannya , dalam risalah perundingan bipartit tetap ditulis bahwa karyawan tidak mengakui perbuatannya, sehingga tidak tercapai

kesepakatan.

12) Risalah perundingan dalam butir VII di atas dijadikan sebagai bahan perundingan di tingkat tripatit (disnaker)

Risalah Perundingan Bipartit

• Nama Lengkap & Alamat Para Pihak • Tanggal & Tempat

Perundingan

• Pokok Masalah atau Alasan Perselisihan • Pendapat Para Pihak • Kesimpulan atau Hasil

Perundingan

• Tanggal serta Tanda Tangan Para Pihak yang Melakukan Perundingan Bila Terjadi Kesepakatan • Membuat Perjanjian Bersama PHK (PB PHK) • PB PHK mengikat menjadi hukum, sehingga wajib dilaksanakan

Bila Tidak Terjadi Kesepakatan

• Mencatatkan perselisihan ke Instansi Nakertrans

setempat dengan

melampirkan bukti upaya perundingan bipartit

• Tanpa bukti harus dilengkapi max. 7 hari kerja

• Instansi Nakertrans

menawarkan pilihan melalui Konsiliasi atau Arbitrase max. 7 hari kerja

• Tidak sepakat / tidak menetapkan pilihan diserahkan ke Mediator

Mediasi (Mediator) Perselisihan : Hak, Kepentingan, PHK, Antar SP Konsiliasi (Konsiliator) Perselisihan : Kepentingan, PHK, Antar SP Sepakat Tidak Sepakat Perjanjian Bersama Anjuran Setuju Tidak Setuju Eksekusi Gugatan Di PPHI 1. Tertulis

2. 10 hari sejak mediasi pertama s.d diterima para pihak

3. 10 hari sejak diterima para pihak menjawab 4. Tidak menjawab = menolak

- 30 hari waktu penyelesaian - dalam 7 hari harus sudah

ada sidang I

Catatan :

Proses penyelesaian melalui Mediasi atau Konsiliasi adalah sama

Putusan PPHI

Perselisihan : Kepentingan

Antar SP / SB dalam satu perusahaan Perselisihan : Hak PHK

FINAL

Putusan Akhir

Dan bersifat tetap

Kasasi

Tenggang waktu 14 hari :

Bagi yang hadir, sejak dibacakan putusan Bagi yang tidak hadir, sejak diterima putusan

1

HCGA Framework

2

Personnel

3

Remuneration

4

Industrial Relation Management

Tanda Daftar Perusahaan

Memahami peraturan tentang

pembuatan TDP

Cek kepada PIC HRDGA cabang terkait dengan TDP

Konsekuensi Tanpa TDP , cabang tidak bisa menjalankan bisnis

Perjanjian Sewa Kantor

Membuat perjanjian sewa menyewa sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang

berlaku

Cek kepada PIC HRDGA cabang terkait dan konsultasi dengan Legal Division

Tanpa perjanjian yang sah , penggunaan kantor cabang bisa digugat oleh pemilik yang

sah dan perijinan dari OJK tidak bisa diterbitkan

Surat Keterangan Domisili Perusahaan

(SKDP)

Memahami peraturan tentang SKDP Cek kepada PIC HRDGA cabang terkait dengan SKDP dan konsultasi dengan Legal

Division

Tanpa SKDP , keberadaan kantor cabang bermasalah secara hukum

Data Fixed Asset untuk

Asuransi

Melakukan monitor kepada tim nya terkait pendataan fixed asset

Cek kepada PIC HRDGA cabang terkait dengan data fixed asset dan konsultasi dengan HRRM dan GA Dept HO terkait dengan pendaftaran

asuransi

Data Fixed asset yang tidak valid , bisa mengakibatkan kerugian cabang bila terjadi musibah, karena HRDGA HO (qq GA Dept) tidak mendaftarkan fixed asset cabang sesuai dengan kondisi sebenarnya kepada perusahaan asuransi

Pengelolaan Utilitas Kantor (Listrik ,

air , telepon)

Melakukan monitor kepada tim kerjanya terkait pengelolaan utilitas kantor

Cek kepada PIC HRDGA cabang terkait dengan data fixed asset dan konsultasi dengan HRRM

dan GA Dept HO terkait dengan pengelolaan utilitas kantor

Jika tidak dikelola secara efektif dan efisien akan mengakibatkan membengkaknya OPEX

• Mencari gedung / kantor lokasi kerja beserta mengurus perijinannya berkoordinasi dengan : - Divisi CREM - Departemen Business Network Operations

- Divisi Finance - Departemen Procurement • Perijinan dan Pajak :

- Pembukaan Cabang - Perijinan dan Pajak Reklame

- Domisili - Pajak Kendaraan Bermotor

- Tanda Daftar Perusahaan - Tempat Usaha / Ijin Gangguan - Perubahan Cabang ( Status, Alamat, dsb )

• Menyediakan kebutuhan kerja utama seperti listrik, telepon, genset, mesin fax, mesin fotocopy, air minum, meja kursi serta perabot lainnya, alat tulis, tenaga kebersihan & keamanan, kendaraan operasional, mesin pencatat kehadiran, billing system telepon, ID card, Door Access , AC , tanaman dalam kantor, pembasmi hama, pengharum ruangan

• Menyediakan area parkir untuk karyawan dan nasabah

• Merawat secara berkala fasilitas yang telah disediakan gedung, telepon, genset, mesin fax, mesin fotocopy, meja kursi serta perabot lainnya, kendaraan operasional, AC agar dapat digunakan efektif dan efisien.

• Merawat peralatan lainnya yang merupakan inisatif dari Divisi lain saat proyek awal digulirkan seperti TV, CCTV, Infocus, brankas.

• Memproses klaim service kendaraan karyawan, pulsa handphone karyawan dan klaim bensin karyawan level manager ke atas.

• Kerjasama resmi dengan vendor : o Perawatan kendaraan o Perawatan bangunan

o Perawatan peralatan kantor

• Merawat fixed asset (kecuali barang – barang IT) perusahaan setelah melalui proses pengadaan dari Divisi Property atau Divisi Finance – Departemen Procurement dan dicatat oleh Divisi Accounting mulai dari pelabelan nomor fixed asset, stock opname, pelaporan pencatatan ke Divisi Accounting bila terjadi penjualan, pengalihan, pelepasan dan penghapus-bukuan

• Membuat kebijakan perihal fixed asset berkoordinasi dengan Divisi Acccounting

• Mengembangkan Fixed Asset Management System (FAMS) untuk mendukung SLS yang lebih cepat, pencatatan yang lebih akurat serta penyampaian informasi yang lebih up to date.

• Mengasuransikan fixed asset perusahaan untuk meminimalisasi resiko bila terjadi kondisi di luar normal

• Kerjasama resmi dengan Insurance Company untuk cover asuransi all utility

• Mengembangkan sistem keamanan gedung dengan tenaga security, pemasangan alat keamanan seperti security alarm

• Kerjasama resmi dengan Perusahaan Security Alarm • Melaksanakan program Health and Safety Management

• Latihan tangap bencana secara reguler

• Perjalanan Dinas Karyawan

Perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan dalam rangka melaksanakan tugas perusahaan termasuk didalamnya rapat, seminar, pelatihan disuatu tempat yang jaraknya lebih dari radius 60 KM dari tempat kerjanya sehari-hari.

• Kategori Perjalanan Dinas : o Tidak Bermalam.

o Bermalam Kurang Dari Atau Sampai Dengan 14 Hari. o Bermalam Lebih Dari 14 Hari Berturut-turut.

o Ke Luar Negeri

• Sentralisasi : Bekerjasama dengan maskapai penerbangan atau agen perjalanan dalam penyediaan tiket, hotel untuk karyawan yang melakukan perjalanan dinas • Memproses hak karyawan sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut