Usulan Perbaikan Tata Letak Perkantoran di PT. Brodo Ganesha Indonesia Dengan Menggunakan Software Blocplan
(Studi Kasus : PT. Brodo Ganesha Indonesia)
1Mohamad Enggar Fajrilah, 2Dr. Aviasti, Ir. M. Sc, 3Ir. A. Harits Nu’man, MT., Ph. D
1,2Program Studi Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Islam Bandung, Jl. Tamansari No.1 Bandung 40116
email: 1[email protected], 2[email protected], 3[email protected]
Abstract. PT. Brodo Ganesha Indonesia (BGI) is one of the companies engaged in the fashion retail industry with a wide range of products produced from leather shoes, clothing, accessories and so forth. PT. BGI is a growing company with a lot of activities including Supply Chain Management (SCM) and logistics, production, product quality management, customer relationship management, supplier relationship and vendor management, human resource management, product and development product distribution, Market and sell products and manage the company's cash flow. Number of departments and divisions at PT. BGI certainly has many activities and main tasks that are inter-related among employees, divisions and departments. Based on field observation, arrangement of placement of office layout in PT. BGI is not currently structured optimally, where the positions between divisions and departments are not within an office sphere. In this case, the SCM division is in the scope of warehousing, in addition to the proximity of the office layout between divisions one with the other division is on the scope that is not in accordance with the flow of business processes (uncoordinated), the lack of utilization in space and space space Not yet optimal. Problems on the unprofessional layout of offices PT. BGI can have an impact for the company, because the flow of information is not well conveyed, the uncontrollable work sequence caused by the position of the room far apart. This problem can be solved by Improvement Method approach with the help of Blocplan software. The result of this proposal is the layout of the office by considering the distance and value of the proximity relationship between the facilities.
Keywords: Layout, Improvement Method, Blocplan
Abstrak. PT. Brodo Ganesha Indonesia (BGI) merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang industri retail fashion dengan berbagai macam produk yang dihasilkan mulai dari sepatu kulit, pakaian, aksesoris dan lain sebagainya. PT. BGI merupakan perusahaan yang sedang berkembang dan memiliki banyak aktivitas diantaranya aktivitas Supply Chain Management (SCM) dan logistik, produksi, pengendalian kualitas produk, manajemen hubungan dengan pelanggan, manajemen hubungan dengan supplier dan vendor, manajemen sumber daya manusia, distribusi produk research and development, memasarkan dan menjual produk serta memanajemen arus kas keuangan perusahaan. Banyaknya departemen dan divisi pada PT. BGI tentu memiliki banyak aktivitas dan tugas pokok yang saling berkaitan antar pegawai, divisi dan departemen. Berdasarkan observasi di lapangan, susunan penempatan tata letak perkantoran di PT. BGI saat ini belum tersusun secara optimal, dimana posisi antar divisi dan departemen tidak berada dalam satu lingkup perkantoran. Dalam hal ini, divisi SCM berada pada lingkup pergudangan, disamping itu kedekatan tata letak perkantoran antar divisi satu dengan divisi yang lainnya berada pada lingkup yang tidak sesuai dengan alur proses bisnis (tidak terkoordinasi), kurangnya pemanfaatan pada space ruang kosong dan penggunaan luas ruangan yang belum optimal. Permasalahan pada ketidak optimalan tata letak perkantoran PT. BGI dapat memberikan dampak bagi perusahaan, karena aliran informasi tidak tersampaikan dengan baik, rangkaian pekerjaan tidak terkontrol yang disebabkan oleh posisi ruangan yang berjauhan. Permasalahan ini dapat dislesaikan dengan pendekatan Improvement Method dengan bantuan software Blocplan. Hasil dari usulan ini ialah layout perkantoran dengan mempertimbangkan jarak dan nilai hubungan kedekatan antar fasilitas.
Kata Kunci: Layout, Improvement Method, Blocplan
A. Pendahuluan
Kantor merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang menjadi pusat kegiatan administrasi, dimana kegiatan administrasi pada perkantoran terdiri dari proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian data/informasi. Organisasi tentu memerlukan kantor sebagai tempat kerja yang mampu mendukung karyawan dalam aktivitas manajemen perusahaan. Untuk
meningkatkan efektifitas, efisiensi dan produktivitas kinerja, maka perlu adanya kantor yang berfungsi sebagai tempat kerja agar karyawan dapat bekerja dengan baik.
Berdasarkan observasi di lapangan, susunan penempatan tata letak perkantoran di PT. Brodo Ganesha Indonesia saat ini belum tersusun secara optimal, dimana posisi antar divisi dan departemen tidak berada dalam satu lingkup perkantoran. Dalam hal ini, divisi Supply Chain Management (SCM) berada pada lingkup pergudangan, disamping itu kedekatan tata letak perkantoran antar divisi satu dengan divisi yang lainnya berada pada lingkup yang tidak sesuai dengan alur proses bisnis (tidak terkoordinasi), kurangnya pemanfaatan pada space ruang kosong dan penggunaan luas ruangan yang belum optimal. Permasalahan pada ketidak optimalan tata letak perkantoran PT. Brodo Ganesha Indonesia dapat memberikan dampak bagi perusahaan, karena aliran informasi tidak tersampaikan dengan baik, rangkaian pekerjaan tidak terkontrol yang disebabkan oleh posisi ruangan yang berjauhan. Permasalahan-permasalahan tersebut dapat menurunkan produktivitas kerja bagi karyawan dan perusahaan.
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka perumusan masalah dalam penelitian ini sebagai berikut:
1. Bagaimana tata letak perkantoran PT. Brodo Ganesha Indonesia yang ada pada saat ini?
2. Bagaimana merancang tata letak perkantoran pada PT. Brodo Ganesha Indonesia ?
3. Bagaimana optimalisasi tata ruang kantor terhadap kinerja pegawai di PT. Brodo Ganesha Indonesia?
B. Landasan Teori
Menurut Quibel dalam Sukoco (2007, h. 190), ada beberapa faktor yang harus diperhatikan agar terciptanya tata ruang kantor yang efektif, antara lain :
1. Tugas Pegawai.
2. Arus Kerja.
3. Bagan Organisasi.
4. Proyeksi Kebutuhan Kerja di Masa Datang.
5. Jaringan Komunikasi.
6. Departemen Dalam Organisasi.
7. Kantor Publik dan Privat.
8. Kebutuhan Ruang.
9. Pertimbangan Keamanan.
10. Pembiayaan Ruang Perkantoran.
Menurut Sukoco (2007, h. 189), tata ruang kantor adalah penggunaan secara efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada karyawan terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi karyawan.
Teknik terdiri dari 2 metode tata letak yaitu metode kontruksi (Construction Methods) dan metode perbaikan (Improvement Method) (Nu’man, 2013, h. 165).
1. Metode kontruksi (Contruction Method)
Terdiri dari penyeleksian dan penempatan fasilitas atau departemen secara berturut-turut agar memperoleh tata letak yang baik. Metode ini digunakan untuk
alokasi. Penggunaan metode kontruksi untuk re-alokasi dengan menganggap susunan letak yang akan dievaluasi belum ada. Hasil penghematan re-alokasi dapat dihitung dengan membandingkan ongkos total penanganan material sebelum dievaluasi dengan setelah dievaluasi.
2. Metode perbaikan (Improvement Method)
Digunakan untuk mengalokasikan kembali penataan tata letak dari suatu susunan yang sudah ada dengan cara melakukan pertukaran lokasi departemen yang ada.
Selain dapat digunakan untuk re-alokasi, metode perbaikan juga dapat digunakan untuk merencanakan tata letak. Perencanaan tata letak dengan metode perbaikan dilakukan dengan cara membuat tata letak dengan sembarang, kemudian dilakukan pertukaran tata sampai diperoleh hasil akhir.
Blocplan adalah teknik perancangan fasilitas yang dikembangkan oleh Charles E. Donaghey dan Vanina F. Pire tahun 1991. Dalam teknik ini menggunakan data kualitatif Activity Relationship Diagram (ARC) ataupun matrik yang berupa frekuensi serta jarak dan perpindahan material dan ukuran bangunan yang akan ditempati oleh fasilitas. Dalam teknik ini mempunyai kemampuan untuk mengatur maksimum 18 fasilitas dalam suatu layout.
Perhitungan yang diinginkan adalah menghitung R-Score dari masing-masing layout yang mungkin dengan layout yang terkait adalah dengan R-Score yang paling besar. Nilai R-Score adalah antara 0 dan 1 (0≤R-Score≤1).
Dimana R-Score = 1-[(rel-disetscore lower-lower bound)/(upper bound-lower bound)]
Rel-distscore = (𝑥 + 𝑎)𝑛 = ∑𝑛=1𝑖=1 ∑𝑛𝑗+1=1dij Rij Keterangan :
dij = jarak rectinilier antara fasilitas iI dan j
Rij = nilai hubungan kedekatan antara fasilitas I dan j Lower bound = 𝐷21𝑆1+ 𝐷20𝑆2+ ⋯ + 𝐷1𝑆21
Artinya nilai D adalah jarak antara fasilitas tertinggi dikalikan dengan nilai S (nilai S adalah nilai hubungan kedekatan antar fasilitas) terendah kemudian nilai D tertinggi selanjutnya dikalikan dengan S terendah selanjutnya, demikian seterusnya.
Upper Bound = 𝐷1𝑆1+ 𝐷2𝑆2+ ⋯ + 𝐷1𝑆21
Artinya nilai D (nilai D adalah jarak antara fasilitas) terendah dengan nilai S (nilai S adalah nilai hubungan kedekatan antar fasilitas) terendah kemudian nilai D terendah selanjutnya dikalikan dengan nilai S terendah selanjutnya, demikian seterusnya. Untuk mempermudah pengolahan dan analisis maka digunakan Software Blocplan-90 (Nu’man, 2013, h. 170-171).
C. Hasil Penelitian dan Pembahasan 1. Identifikasi Layout Awal
Berikut adalah layout dari lokasi utama yang saat ini digunakan oleh perusahaan seperti ditampilkan pada Gambar 1.
1 2 3 4
5 6 7
8 9
10 11 Skala 1 : 100
Gambar 1. Existing layout PT. Brodo ganesha Indonesia
Setelah diketahui susunan layout perkantoran yang digunakan oleh perusahaan, maka selanjutnya ditentukan letak koordinat dari layout yang telah dibuat.
Berikut adalah rekapitulasi dari dimensi dan koordinat dari layout awal pada perkantoran seperti ditampilkan pada Tabel 1
Tabel 1. Luas Departemen Kondisi Existing di PT. Brodo Ganesha Indonesia
No Uraian Dimensi (m)
1 Human Resources Development (HRD) 4 x 6 = 24
2 Finance 4 x 6 = 24
3 Information Technology (IT) 4 x 6 = 24 4 Customer Service (CS) 4 x 6 = 24
5 Marketing 4 x 8 = 32
6 Research and Development (R&D) 4 x 8 = 32 7 Board Of Directors (BOD) 3 x 8 = 24
8 Gudang Store dan Store 6 x 8 = 48
9 Ruang Tunggu 5 x 4 = 20
10 Supply Chain Management (SCM) 5 x 8 = 40
11 Mushola dan Toilet 5 x 3 = 15
2. Perancangan Tata Letak Usulan Pembuatan ARC Layout Usulan
Berikut adalah derajat kedekatan antar stasiun yang ada pada bagian produksi pembuatan pakaian yang ditampilkan dalam bentuk diagram Activity Relationship Chart (ARC) dapat dilihat pada Gambar 2.
2. Finance 2. Finance
3. IT 3. IT
4. Customer Service (CS) 4. Customer Service (CS)
5. Marketing 5. Marketing
1,4,5 1,4,5 1.HRD
4 4 1,2,41,2,4 2,4,7
2,4,7 1,4,5 1,4,5
4,54,5 4,5 4,5 1,51,5 2,4
2,4 1,3,41,3,4 1,51,5 2,4
2,4 3,43,4 4,54,5
1,4,5
1,4,5 2,42,4 1,3,41,3,4 4,54,5 77 4,5 4,5 Activity Relationship Chart (ARC)
Nama Objek : Kantor
Nomor Peta : 1
Dipetakan Oleh : Mohamad Enggar Fajrilah Tanggal Dipetakan : 13 Juni 2017 Jenis Peta : Sekarang X Usulan
Setelah diperoleh gambaran kedekatan antar divisi melalui data ARC, maka hasil tersebut dimasukan ke dalam tabel kedekatan agar diketahui nilai kedekatan dari masing-masing divisi. Dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Lembar Kerja Kedekatan Divisi Perkantoran PT. Brodo Ganesha Indonesia
No Stasiun Kerja A E I O U X
1 Human Resources
Development (HRD) 2,3,10 4,5,6,7,8 - 9,11 - -
2 Finance 1,3,5,7 4,6,8,10 - 9,11 - -
3 Information Technology (IT) 1,2,7 4,5,6,8,10 - 9,11 - -
4 Customer Service (CS) 5,8 1,2,3 6,7,9,10 11 - -
5 Marketing 2,4,6,8 1,3,7 10 9,11 - -
6 Research and Development
(R&D) 5,7,10 1,2,3 4,8 9,11 - -
7 Board Of Directors (BOD) 2,3,6,10 1,5 4,8 9,11 - -
8 Gudang Store dan Store 4,5 1,2,3 6,7,10 9 - 11
9 Ruang Tunggu - - 4 1,2,3,5,6,7,8,10,11 - -
10 Supply Chain Management
(SCM) 1,6,7 2,3 4,5,8 9,11 - -
11 Mushola dan Toilet - - - 1,2,3,4,5,6,7,9,10 - 8
3. Pembuatan Activity Relationship Diagram (ARD)
Dari langkah-langkah yang sudah dilakukan pada tabel Activity Relationship Chart (ARC), maka selanjutnya dibuat Activity Relationship Diagram (ARD) untuk menentukan derajat kedekatan antar divisi/departemen sesuai dengan job desknya masing-masing . Dapat dilihat pada Gambar 3
A-2,3,10 E-4,5,6,7,8
X- HRD
I- O-9,11
A-1,3,5,7 E-4,6,8,10
X- Finance
I- O-9,11
A-1,2,7 E-4,5,6,8,10
X- IT
I- O-9,11
A-2,3,6,10 E-1,5
X- BOD
I-4,8 O-9,11
A-1,6,7 E-2,3
X- SCM
I-4,5,8 O-9,11 A-2,4,6,8 E-1,3,7
X- Marketing
I-10 O-9,11
A-5,8 E-1,2,3
X- CS
I-6,7,9,10 O-11
A-4,5 E-1,2,3
X-11 G. Store & Store
I-6,7,10 O-9
A-5,7,10 E-1,2,3
X- R&D
I-4,8 O-9,11
A- E-
X- Ruang Tunggu
I-4 O-1,2,3,5,6,7,8,10,11
A- E-
X-8 Mushola & Toilet
I- O-1,2,3,4,5,6,7,9,10
Gambar 3. ARD Perkantoran PT. Brodo Ganesha Indonesia
4. Uji Software BLOCPLAN
Berikut adalah block layout yang dihasilkan oleh software BLOCPLAN dari percobaan layout ke-1 dengan nilai R-Score tertinggi yaitu sebesar 0,46 seperti ditampilkan pada Gambar 4.
Gambar 4. Iterasi Terpilih Dari Software Blocplan
5. Pembuatan Area Allocation Diagram (AAD) Berdasarkan Skor Yang Terpilih Area Allocation Diagram (AAD) merupakan lanjutan dari Activity Relationship Chart, dimana dalam ARC telah diketahui kesimpulan tingkat kepentingan antar aktivitas, dengan demikian berarti bahwa ada sebagian aktivitas memiliki derajat kepentingan yang harus dekat dengan aktivitas lainnya dan ada juga sebaliknya.
Atau dapat dikatakan bahwa hubungan antar kreativitas mempengaruhi tingkat kedekatan antara tata letak aktivitas tersebut. Kedekatan tata letak tersebut ditentukan dalam bentuk Area Allocation Diagram (AAD) (Nu’man, 2013, h 138). AAD berdasarkan skor yang terpilih dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. AAD Berdasarkan Skor Terpilih
6. Pembuatan Template Akhir Sebagai Usulan Perbaikan
Berdasarkan pembuatan Area Allocation Diagram (AAD) dari skor yang terpilih, kemudian dilakukan pembuatan template akhir sebagai usulan perbaikan tata letak perkantoran PT. Brodo Ganesha Indonesia. Template akhir tersebut dapat dilihat pada Gambar 6.
1
2 3
4 5 7
6
8 9
10 11 Skala 1 : 100
12
Gambar 6. Template Akhir Sebagai Usulan Layout Perkantoran
Setelah diketahui susunan usulan layout perkantoran untuk perusahaan, maka selanjutnya ditentukan letak koordinat dari layout yang telah dibuat. Berikut adalah rekapitulasi dari dimensi dan koordinat dari layout awal pada perkantoran seperti ditampilkan pada Tabel 3.
Tabel 3. Luas Departemen Kondisi Usulan di PT. Brodo Ganesha Indonesia
No Uraian Dimensi (m)
1 Human Resources Development (HRD) 4 x 6 = 24
2 Finance 4 x 6 = 24
3 Information Technology (IT) 4 x 6 = 24 4 Customer Service (CS) 4 x 6 = 24
5 Marketing 4 x 8 = 32
6 Research and Development (R&D) 4 x 8 = 32 7 Board Of Directors (BOD) 3 x 8 = 24
8 Gudang Store dan Store 6 x 8 = 48
9 Ruang Tunggu 5 x 4 = 20
10 Supply Chain Management (SCM) 5 x 8 = 40
11 Mushola dan Toilet 5 x 6 = 30
12 Meeting 6 x 6 = 36
D. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan dalam penelitian ini, peneliti menyimpulkan beberapa hasil penelitian sebagai berikut:
1. Kondisi tata letak perkantoran yang digunakan PT. Brodo Ganesha Indonesia saat ini masih belum optimal. Hal ini bisa dilihat dari tata letak antar divisi/departemen masih belum memperhatikan alur proses bisnis perusahaan, sehingga informasi yang ada di perusahaan tidak tersampaikan dengan baik, dan kurangnya pemanfaatan space ruang yang kosong.
2. Usulan perbaikan tata letak perkantoran PT. Brodo Ganesha Indonesia dengan bantuan software blocplan dapat memberikan hasil layout yang baik, hal tersebut perlu diperhatikan langkah-langkah yang harus dilakukan yaitu mengetahui hubungan kedekatan antar divisi/departemen dengan cara memperhatikan tugas pokok dari setiap divisi/departemen yang ada, luas ruangan dari setiap divisi/departemen. Sehingga software blocplan menghasilkan layout yang baru sesuai dengan skala atau keterkaitan yang sudah dilakukan dalam tahap
sebelumnya.
3. Hasil usulan tata letak perkantoran yang ada di PT. Brodo Ganesha Indonesia dapat dikatakan lebih baik. Dalam hal ini dapat dilihat dari tata letak perkantoran yang sesuai dengan alur proses bisnis perusahaan dan tugas pokok dari setiap divisi/departemen, sehingga aliran informasi yang ada di PT. Brodo Ganesha Indonesia dapat dikatakan optimal.
E. Saran
Saran yang diberikan berkaitan dengan rekomendasi bagi perusahaan dan pengembangan penelitian ini yaitu sebagai berikut :
Saran Teoritis
Hendaknya untuk penelitian selanjutnya lebih memperluas kajian Improvement Method yaitu dengan melihat hasil yang optimal menggunakan Software lain seperti Computerized Facilities Design (COFAD).
Saran Praktis
Perusahaan lebih baik memperhatikan nilai hubungan kedekatan antar divisi/departemen dan jarak antar divisi/departemen, sehingga aliran informasi yang ada di perusahaan dapat tersampaikan dengan baik.
Daftar Pustaka
Apple, James M. 1990. Tata letak pabrik dan pemindahan bahan. Diterjemahkan oleh Nurhayati M. T. 2005. Edisi Ketiga. Bandung : ITB.
Nu'man, A. H., 2013. Perencanaan Tata Letak Fasilitas. Bandung: UPT Pusat Pembinaan dan Laboratorium Bahasa UNISBA.
Purnomo, Hari., 2004. Perencanaan dan Perancangan Fasilitas. Graha Ilmu, Yogyakarta.
Sedarmayanti, 2009. Tata Kerja dan Produktivitas Kerja. Bandung: Mandar Maju.
Sukoco, B. M., 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.
Nuraida, I., 2014. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: PT Kanisius (Anggota IKAPI).
