2.1. Sistem informasi Akuntansi
Definisi sistem informasi akuntansi menurut Bodnar dan Hopwood (2001) adalah: “Kumpulan dari sumber–sumber seperti manusia dan perlengkapan yang dirancang untuk mengubah data keuangan menjadi informasi. Informasi inilah yang dikomunikasikan untuk memperluas berbagai pengambilan keputusan”.
Menurut Romney dan Steinbart (2000:2), Sistem Informasi Akuntansi mempunyai 3 fungsi penting pada semua organisasi:
1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai kegiatan dan transaksi supaya organisasi dapat memeriksa apa yang telah terjadi.
2. Memproses data menjadi informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan yang memungkinkan manajemen untuk merencanakan, melaksanakan dan mengontrol aktivitas.
3. Menyediakan pengontrolan yang cukup untuk menjaga asset perusahaan, termasuk datanya. Pengontrolan memastikan bahwa data itu ada ketika diperlukan atau dibutuhkan dan data tersebut akurat dan dapat dipercaya.
Sistem informasi akuntansi mengubah data menjadi informasi yang sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dari berbagai alternative secara cepat dan tepat. Sistem informasi juga digunakan oleh semua tingkatan manajemen dalam aktifitas perencanaan dan pengendalian badan usaha.
Transaksi dalam perusahaan pada umumnya sama dan merupakan transaksi yang terjadi berulang-ulang . oleh karena itu, tipe transaksi dapat dikategorikan menjadi lima siklus dasar yang merupakan subsistem dasar dalam sistem informasi akuntansi, yaitu:
1. Siklus pengeluaran
Siklus ini terdiri dari aktivitas yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang atau jasa yang digunakan oleh organisasi.
2. Siklus produksi
Siklus ini terdiri dari aktfitas yang berhubungan dengan kegiatan mengubah bahan baku menjadi barang jadi.
3. Siklus pengajian
Siklus ini terdiri dari aktifitas merekrut dan menggaji karyawan.
4. Siklus pendapatan
Aktifitas pada siklus ini berhubungan dengan kegiatan menjual barang atas jasa dan menerima pembayaran atas penjualan tersebut.
5. Siklus pendanaan
Siklus ini terdiri dari aktifitas mendapatkan dana yang dibutuhkan untuk menjalankan organisasi dan membayar kreditur serta mendistribusikan laba ke investor.
2.2. Siklus Produksi
Menurut Romney dan Steinbart (2000:415): “siklus produksi yaitu satuan aktivitas bisnis yang berulang dan pengolahan data yang terkait berhubungan dengan pembuatan produk“. Tujuan Sistem informasi Akuntansi dalam siklus produksi adalah dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengatur keempat aktivitas yang ada pada siklus produksi. Aktivitas yang terlibat dalam siklus produksi yaitu:
1. product design: aktivitas merancang produk yang sesuai dengan permintaan konsumen baik dalam hal mutu, kekekalan dan fungsi selama masih melakukan meminimalkan biaya produksi. Pada aktivitas product design dibuat dua dokumen utama yaitu bill of materials dan operation list. Bill of materials adalah dokumen yang berisi spesifikasi kode bahan baku, deskripsi, dan jumlah komponen bahan baku yang dibutuhkan untuk memproduksi satu unit produk.
Sedangkan operation list adalah dokumen yang berisi daftar jumlah tenaga kerja dan mesin yang dibutuhkan untuk memproduksi satu produk.
2. plannning and schedulling: aktivitas perencanaan produk secara efisien yang disesuaikan dengan permintaan dan trend permintaan jangka pendek tanpa adanya kreativitas persediaan produk barang jadi.
3. production operation: aktivitas penyelesaian dari rancangan produk hingga barang jadi melalui proses produksi serta menyediakan data biaya yang akurat mengenai produk yang digunakan untuk pengambilan keputusan atas penentuan harga dan produk mix. Dokumen yang digunakan pada tahap production operations adalah laporan hasil produksi mesin dan laporan pemakaian bahan baku.
4. cost accounting: didalam cost accounting dibagi menjadi 2 tipe yaitu job order costing dimana pembiayaan dilakukan berdasarkan adanya order dan proses costing dimana pembiayaan berdasarkan setiap proses yang ada. Tujuan utama cost accounting yaitu:
menyediakan informasi untuk perencanaan, pengendalian, evaluasi, kinerja, operasi prduksi.
Menyediakan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam pemberian harga dan product mix decision.
Sistem informasi akuntansi memegang peranan penting dalam siklus produksi yakni menyediakan informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu yang merupakan informasi yang vital bagi pengambilan keputusan, antara lain: produk mix (what to produce), product pricing, resource allocation & planning, cost management.
2.3. Sistem Biaya
Menurut Barfield (2003:77) biaya mencerminkan sumber daya yang digunakan untuk mencapai suatu sasaran tertentu seperti mengahasilkan barang atau jasa. Biaya harus didefinisikan secara spesifik sebelum “biaya” diartikan. Hal ini disebabkan karena biaya dibedakan dengan beban, dimana beban merupakan biaya yang dibebankan terhadap pendapatan dalam suatu periode akuntansi.
Hal itu juga sesuai dengan yang dinyatakan oleh Maher dan Deakin (1996:33) yaitu: ”Biaya tidak sama dengan beban karena biaya adalah pengorbanan sumber daya sedangkan beban adalah biaya yang dibebankan terhadap pendapatan dalam suatu periode akuntansi” .
Penggolongan biaya sebagai data biaya sangatlah berarti. Penggolongan tersebut didasarkan pada hubungan biaya sebagai berikut:
- Produk.
- Volume dari produksi.
- Departemen manufaktur, proses, pembiayaan terpusat, atau sub divisi yang lain.
- Periode akuntansi.
- Keputusan yang diusulkan, pelaksanaan atau evaluasi.
Dalam bidang pabrikasi, biaya produksi dibagi menjadi 2 yaitu: biaya manufaktur dan beban komersial.
Biaya manufaktur biasa dinamakan dengan biaya produksi dan biasanya didefinisikan sebagai penjumlahan 3 elemen biaya yaitu bahan langsung, pekerja langsung dan overhead pabrik. Bahan langsung adalah semua material yang membentuk bagian utama dari produk akhir dan termasuk penghitungan biaya dari produk secara tepat. Pekerja langsung adalah tenaga kerja yang digunakan untuk mengubah bahan baku menjadi produk jadi dan dapat mengerjakan produk spesifik dengan mudah. Factory overhead yang juga dinamakan sebagai biaya manufaktur beban pabrik yang tidak dapat dilacak secara langsung untuk output yang spesifik. Factory overhead meliputi bahan baku tidak langsung maupun tenaga kerja tidak langsung.
Didalam mengakumulasikan biaya dibedakan menjadi 2 yaitu dengan job order costing atau dengan menggunakan process costing.
Job order costing
Produksi ini melaksanakan pengolahan produknya atas dasar pesanan yang diterima dari pihak luar. Perusahaan yang berproduksi berdasar pesanan,
mengumpulkan harga pokok produksinya dengan menggunakan metode harga pokok pesanan (job order costing). Satuan biayanya adalah dikumpulkan menurut pekerjaan. Detil dari produksi atas dasar pesanan ini dicatat dalam kertas kerja berdasar pesanan (job order cost sheet) atau cost sheet. Contoh perusahaan percetakan, mebel, tempat fotokopi.
Process costing
Produksi ini melaksanakan pengolahan produksinya untuk memenuhi persediaan di gudang. Perusahaan yang berproduksi massal, mengumpulkan harga pokok produksinya dengan menggunakan metode harga pokok proses (process costing). Satuan biayanya adalah biaya rata-rata untuk seluruh satuan yang dihasilkan selama jangka waktu tertentu. Contoh perusahaan tekstil, semen, plastik.
2.4. Job order costing
Menurut Barfield (2003:176) Job order costing biasanya digunakan oleh entitas yang menghasilkan produk dengan jumlah kecil dan produk yang unik berdasarkan pesanan konsumen. Menurut Barfield (2003:176) biaya pada sistem job order costing diakumulasikan secara individu pada setiap pekerjaan. Job order costing ini berbeda dengan procces costing yang mana biayanya terakumulasi untuk operasi atau subdivisi pada perusahaan, masing-masing departemen. Dalam pesanan untuk job costing menjadi efektif, pekerjaannya harus terindentifikasi secara terpisah. Untuk detailnya job costing menjadi usaha yang bermanfaat, hal ini sangat penting perbedaannya dalam biaya unit dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain. Contohnya jika sebuah perusahaan percetakan secara serempak menyiapkan pemesanan untuk kartu nama, stiker maupun yang lain.
Pemesanan ini secara mudah dibedakan oleh penampilan fisik dan biaya per unit dari pesanan ini berbeda sehingga job costing diperlukan. Menurut Barfield(2003:176), job order costing mengakumulasikan biaya dari direct material, Direct labor, dan overhead yang dikenakan pada setiap pekerjaan.
Setiap pekerjaan dapat dikategorikan oleh tahapan yang ada pada silus produksi.
Dalam siklus tersebut ada 3 tahapan yaitu: (1)terjadi kontrak kerja tetapi masih belum dimulai, (2) dalam proses, dan (3) pekerjaan sedah selesai.
2.5. Harga pokok produksi
Menurut Barfield (2003:102) harga pokok produksi menjelaskan total biaya produksi untuk barang yang telah jadi selama periode berjalan. Biaya yang masuk dalam barang jadi adalah biaya manufaktur yaitu direct material, direct labor dan overhead.
Menurut Barfield (2003:78), direct material adalah semua bahan yang membentuk bagian integral dari barang jadi dan yang dapat dimasukkan langsung dalam kalkulasi biaya produk. Direct material untuk setiap pekerjaan yang digunakan untuk pabrik berbasiskan pada material requisitions yang mana dokumen disiapkan oleh jadwal produksi atau orang yang menspesifikasi sejumlah pekerjaan dan tipe dan jumlah material yang dibutuhkan. Contoh direct material yaitu kayu untuk bahan mebel dan tepung roti untuk membuat kue.
Menurut Barfield (2003:78), direct labor menunjukkan waktu yang dihabiskan individu untuk melakukan jasa manufactur setiap produk. Untuk mengidentifikasi biaya direct dan indirect labor, setiap pekerja menyiapkan satu atau lebih job time ticket setiap harinya. Job time ticket ini yang menunjukkan waktu yang dilakukan oleh setiap pekerja untuk setiap pekerjaan.
Menurut Barfield (2003:78), Biaya overhead didefinisikan sebagai biaya bahan tidak langsung, pekerja tidak langsung dan semua biaya pabrikasi lainnya yang tidak dapat dibebankan langsung ke produk tertentu. Biaya overhead yang digunakan dengan cara pertama kali menentukan overhead allocation base kemudian seluruh jumlah biaya overhead dibagi dengan total dari setiap alokasi tadi dan hasilnya dinamakan sebagai overhead rate. Overhead rate tersebut dikalikan dengan jumlah dari dasar yang dibutuhkan melakukan pekerjaan tersebut dan hasilnya yang akan dikenakan sebagai biaya overhead untuk pekerjaan itu. Contohnya jikalau overhead rate nya sebesar Rp. 500 per jam kerja direct labor dan sebuah pekerjaan membutuhkan 100 jam kerja maka biaya overhead yang dikenakan atas pekerjaan tersebut sebesar Rp. 50000,-
2.6. Laporan biaya produksi
Laporan biaya produksi meringkas hasil produksi dan biaya selama satu periode. Laporan ini penting untuk memantau arus produksi dan biaya. Dengan adanya laporan ini manajer dapat menentukan apakah tingkat persediaan terlalu tinggi, biaya tidak cukup rendah atau jumlah unit yang diproduksi terlalu rendah.
Laporan biaya produksi akan memperlihatkan:
a. Biaya total dan biaya per unit yang ditransfer dari departemen sebelumnya b. Biaya bahan baku, tenaga kerja dan overhead pabrik yang ditambahkan di
departemen tersebut.
c. Biaya per unit yang ditambahkan di departemen tersebut.
d. Biaya total dan biaya per unit yang diakumulasikan pada akhir operasi departemen tersebut.
e. Harga pokok persediaan awal dan akhir dalam proses yang berada dalam salah satu tahap penyelesaian kerja.
f. Biaya yang ditransfer ke departemen berikutnya atau ke gudang barang jadi.
2.7. Flow of manufacturing cost
Proses pabrikasi, pengaturan pabrik secara fisik, dan kebutuhan pengambilan keputusan para manajer mendasari untuk menentukan bagaimana biaya-biaya akan terkumpul, buku besar meliputi biaya pabrikasi adalah material, daftar gaji, factory overhead, work in process, finished goods dan cost of goods sold. Flow of Manufactuirng Cost ini digunakan untuk mengenal dan mengukur aliran dari biaya, dari pengakuan bahan baku, sampai pengoperasian perusahaan sampai dengan cost of products sold.
Gambar 2.1. Flow of manufacturing cost
(Sumber: Usry Hammer(1994:73)
2.8. Jurnal yang terkait proses produksi
Adapun ayat jurnal yang ada pada proses produksi yaitu : a. work in process – A xxx
manufacturing overhead xxx
material inventory xxx
b. work in process – A xxx manufacturing overhead xxx
payroll xxx c. work in process – A xxx
manufacturing overhead xxx d. Finished Goods xxx
work in process - A xxx (Sumber: Barfield:2003)
2.9. Data Flow Diagram (DFD)
Menurut Romney (2000:58), DFD menggambarkan aliran data dalam organisasi dan kinerja atau proses yang dihasilkan oleh sistem yang ada.
Beberapa Fungsi DFD adalah:
Untuk membuktikan bahwa dalam suatu perusahaan tersebut dijalankan suatu sistem.
Untuk rencana pembuatan sistem yang baru.
DFD didesain sesuai dengan permasalahan yang dihadapi suatu perusahaan tersebut. Dengan kata lain, tidak ada satu cara pun yang pasti dalam membuat suatu DFD. DFD terdiri beberapa komponen yaitu data sources dan destinations, data flows, transformation process dan data stores dan masing–masing komponen tersebut memiliki simbol yang berbeda.
DFD dapat dibagi kedalam level yang lebih kecil lagi untuk menyediakan informasi yang lebih detail, sehingga suatu sistem yang paling kecil tergambarkan dengan lengkap pada satu lembar kertas. Dengan adanya level DFD yang berbagai macam maka kebutuhan–kebutuhan para user yang berbeda-beda dapat terpenuhi.
Level yang paling tinggi dalam DFD biasa disebut dengan context diagram.
Context diagram menyediakan rangkuman dari tampilan level suatu sistem bagi pembacanya. Level DFD yang paling rendah dari context diagram biasanya disebut dengan level 0. level 0 berisi penjabaran dari context diagram sehingga dapat menyediakan gambaran sistem yang lebih lengkap daripada gambaran sistem yang tergambar dalam context diagram. Level DFD yang lebih rendah dari level 0 adalah level 1. Level 1 berisi penjabaran dari level 0 sehingga dapat menyediakan gambaran sistem yang lebih mendetail lagi daripada gambaran sistem yang tergambar dalam level 0. Apabila level 1 masih dianggap masih belum menggambarkan suatu sistem secara lengkap maka level 1 ini dapat dibagi - bagi lagi pada level yang lebih rendah yaitu level 2 dan seterusnya sampai sistem yang paling kecil dapat tergambar dengan lengkap (Romney 2000:59-64).
Tabel 2.1 Data Flow Diagram
Simbol Nama Keterangan Sumber dan tujuan data Orang dan organisasi
yang mengirim data dan menerima data dari sistem.
Aliran data Aliran data yang masuk dan keluar dari proses.
Proses transformasi Proses mengubah data dari input menjadi output.
Penyimpanan data Tempat penyimpanan data.
(Sumber: Romney 2000:59)
2.10. ER-diagram
E-R diagram adalah sebuah alat pemodelan data yang digunakan untuk menggambarkan struktur data dan hubungannya dalam lingkungan user.
Komponen utama dari E-R model (Kroenke 2002:52), yaitu:
1. Entities
Entity adalah sesuatu yang dapat diidentifikasi pada lingkungan kerja user dan yang ingin dicatat oleh user. Entity dapat dibedakan menjadi dua yaitu:
a. Entity class adalah kumpulan dari entity dan dijelaskan oleh struktur atau format dari entity pada kelas tersebut.
b. Entity instance adalah instansi dari entity class yang merepresentasikan entity tertentu dan menjelaskan nilai dari suatu atribut.
2. Attributes
Attributes, terkadang disebut properties, adalah elemen E-R model yang menjelaskan karakteristik dari entity. Contoh attributes adalah CustNumber, CustName, Address, PhoneNumber seperti yang terdapat pada gambar 2.4.
Pada dasarnya, definisi E-R model meliputi dua attributes yaitu:
a. Composite attributes, contohnya adalah Address yang terdiri dari kumpulan attributes (Street, City, State/Province, Zip/PostalCode).
b. Multi value attributes, contohnya yaitu ContactName pada entity Customer yang berisi lebih dari satu nama customer yang bersangkutan.
Sebuah attribute dapat berbentuk composite maupun multi value. Sebagai contoh, attribute Phone (AreaCode,Number) yang berbentuk composite dapat pula berbentuk multivalue jika diisi dengan berbagai nomor telepon (multiple).
Gambar 2.2. Contoh Entity
(Sumber: Kroenke (2002:52) ) 3. Identifiers
Identifiers yaitu attributes yang mengidentifikasi suatu entity instance.
Sebagai contoh, entity Employee dapat diidentifikasi dari SSN, EmployeeNo,
CUSTOMER Entity entity contains:
CustNumber CustName
Address Attributes /
City Properties
State Zip
ContactName PhoneNumber
Two instances of CUSTOMER:
12345
Ajax M 123 Elm St Memphis TN 32455 P. Schwartz
67890
Jefferson Dance 345-10th Avenue Boston
MA 01234
Frita Bellingsley 210-8896
Universitas Kristen Petra
atau EmployeeName. Sebuah identifier dapat berbentuk unik maupun tidak unik. Identifier dikatakan unik, jika nilainya mengidentifikasi satu dan hanya satu entity instance. Sedangkan dikatakan tidak unik jika nilainya mengidentifikasi serangkaian instansi. Identifiers yang terdiri dari dua atau lebih attributes disebut composite attributes. Sebagai contoh yaitu [AreaCode,LocalNumber], [ProjectName, TaskName].
4. Relationships
Entity dapat dihubungkan antara satu dengan yang lainnya dalam sebuah relationships. Jumlah kelas entity yang ada dalam suatu relationship disebut degree. Relationship dibagi menjadi relationship degree dua yang disebut binary relationship dan degree tiga yang disebut ternary relationship. Bila suatu relationship melibatkan dua kelas entity maka dikatakan bahwa relationship itu mempunyai derajat dua, demikian seterusnya.
Binary relationships dibagi menjadi tiga jenis yaitu one-to-one relationship (1:1), one-to-many relationship (1:N) dan many-to-many relationship (N:M). Dalam 1:1 (dibaca “one to one”) relationship suatu instance entity dihubungkan dengan satu instance tipe lainnya. Pada gambar 2.5(a) relationship AUTO-ASSIGNMENT menghubungkan satu EMPLOYEE dengan satu AUTO.
Gambar 2.3. Tipe Binary Relationships
DORMITORY 1:N STUDENT
(a) AUTO-ASSIGNMENT
(Sumber: Kroenke (2002:54))
Pada relationship 1:N (dibaca “one-to-many”) satu instance entity tertentu dihubungkan dengan lebih dari satu instance entity tipe lainnya. Misalnya gambar 2.5(b) disebut relationship DORM-OCCUPANT, artinya satu instance DORMITORY dihubungkan dengan banyak instance STUDENT. Dengan demikian, satu DORMITORY dapat mempunyai banyak STUDENT, tetapi satu STUDENT mempunyai hanya satu DORMITORY. Posisi antara 1 dan N sangat signifikan. Jika kemudian posisinya dibalik menjadi N:1, maka berarti bahwa satu DORMITORY hanya mempunyai satu STUDENT, sedangkan satu STUDENT memiliki banyak DORMITORY.
Cardinality relationship menunjukkan jumlah baris suatu entity dalam relationship yang dapat dihubungkan dengan sebuah baris dari entity lain.
Cardinality dalam sebuah relationship terbagi menjadi dua yaitu minimum cardinality dan maximum cardinality.
Minimum cardinality menjelaskan jumlah minimum baris suatu entity dalam relationship, sedangkan maximum cardinality menjelaskan jumlah maksimum entity yang terlibat dalam suatu relationship. Minimum cardinality bisa 0 atau
1. Minimum cardinality 0 artinya setiap keterjadian entity di sisi lain relationship tidak perlu dihubungkan dengan keterjadian entity sisi ini.
Maximum cardinality dalam suatu relationship mengindikasikan jumlah baris terbanyak yang bisa terlibat dalam suatu relationship. Maximum cardinality terdiri dari 1 atau N. Maximum cardinality 1 artinya suatu entity instance tertentu bisa dihubungkan dengan paling banyak satu instance dari entity lain. Sebaliknya, maximum cardinality N menunjukkan bahwa satu instance dari suatu entity ini bisa dihubungkan dengan lebih dari satu instance dari entity lain.
2.11. System analysis and Design Life cycle
Dalam pembuatan sistem informasi yang baik juga perlu memahami system development life cycle (SDLC). Hal ini sangatlah membantu dalam pembuatan suatu sistem informasi yang baik. Untuk mengubah sebuah sistem yang telah ada dan telah dijalankan dalam sebuah badan usaha tidaklah mudah, apalagi bila sistem yang ada telah dipakai dalam jangka waktu yang cukup panjang. Untuk mengubah sistem memerlukan cost yang cukup besar, waktu dan tenaga untuk penyesuaian atau adaptasi dengan sistem yang baru. Karena itu, dalam menerapkan sebuah sistem yang baru dalam sebuah badan usaha diperlukan analisis terhadap sistem tersebut.
Menurut Romney dan Steinbart (2000:617), setiap perubahan sistem selalu melalui systems development life cycle (SDLC) yang terdiri dari 5 fase proses.
Fase-fase tersebut adalah:
a. System Analysis
Dalam fase ini dilakukan pendataan terhadap kekuatan dan kelemahan sistem yang telah ada, pembelajaran terhadap proposal sistem baru, serta penilaian terhadap kehandalan sistem baru. Tahapan analisa sistem yang digunakan oleh penulis terdiri atas 4 aktivitas, yaitu:
Investigasi awal, bertujuan untuk mendefinisikan permasalahan yang sedang terjadi serta membangun komunikasi dengan pihak–pihak yang terlibat dalam sistem
Survei sistem, bertujuan untuk mempelajari sistem yang ada dalam rangka menunjang pemahaman terhadap aktivitas operasional suatu sistem, yaitu: mengevaluasi kebijakan dan prosedur, mengevaluasi penyebab terjadinya masalah yang dihadapi oleh sistem dan mengumpulkan data yang dapat mendukung proses pengembangan sistem.
Mengidentifikasi kebutuhan informasi Mengidentifikasi kebutuhan sistem
Proses indentifikasi kebutuhan sistem dilakukan dengan menetapkan tujuan pengembangan sistem, meliputi aktivitas pengendalian terhadap input dan output.
b. Conceptual Design
Dalam fase ini badan usaha memutuskan bagaimana untuk memenuhi kebutuhan user. Hal yang harus dilakukan adalah mengidentifikasi dan mengevaluasi alternatif design yang sesuai. Alternatifnya bisa berupa membeli software, mengembangkannya sendiri oleh Information System staff atau users, atau dengan outsourcing sistem tersebut ke pihak lain. Didalam tahap ini terdapat 3 langkah kerja yaitu:
Mengevaluasi beberapa alternatif desain sistem Menyusun spesifikasi desain sistem
Menyiapkan laporan rancangan konseptual sistem c. Physical Design
Dalam fase ini, badan usaha menterjemahkan requirements dari conceptual design ke spesifikasi yang mendetail yang akan digunakan untuk pembuatan program. Pada penelitian ini akan ditampilkan physical design berupa tampilan input dan output.
d. Implementation and Conversion
Fase ini merupakan fase puncak dimana semua elemen dan aktivitas sebuah sistem ikut terlibat. Karena pentingnya dan kompleksnya fase ini maka perlu dibuat rencana implementasi, konversi dan pelaksanaannya.
Sebagai bagian implementasi, perlu adanya pengetesan terhadap software yang akan digunakan dan perlu diadakan training serta perekrutan karyawan baru maupun relokasi karyawan lama. Pada fase ini badan usaha harus mengubah sistem lama ke sistem baru, dan menghentikan sistem yang lama.
Setelah sistem baru berjalan, diadakan penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan dan dilakukan review selama implementasi untuk mendeteksi dan mengkoreksi kekurangan pada design sistem.
e. Operations and Maintenance
Selama sistem yang baru digunakan akan selalu di-review secara periodik untuk mengidentifikasi permasalahan yang timbul. Modifikasi terhadap sistem akan dilakukan bila ada masalah yang timbul selama penggunaan sistem yang baru ataupun bila ada kebutuhan baru yang dibutuhkan oleh badan usaha. Modifikasi besar-besaran akan dilakukan bila dirasakan perlu mengganti sistem, dan untuk itu siklus SDLC akan dimulai lagi dari awal.
2.12. Pengendalian internal atas sistem terkomputerisasi
Menurut Hall (2000:15), pengendalian internal atas sistem terkomputerisasi dibagi menjadi 2 yaitu general control dan application control. Pada penelitian ini untuk application control yang dibahas hanya input dan output.
a. General Controls Password
Ketika user memasuki sistem user mengidentifikasi dirinya dengan memasukkan kode pegawai atau nama. Kemudian user memasukkan password, yaitu serangkaian karakter yang secara unik mengidentifikasi user dan hanya diketahui oleh user dan sistem.
Compability tests
Pengendalian ini digunakan untuk menentukan bahwa hanya user yang memilikki otorisasi yang boleh melakukan akses. Pengendalian ini
menggunakan access control matrix, yang berisi daftar tiap ID dan password serta hak akses apa saja yang dimilikki oleh setiap user.
b. Aplication controls Input Control
Didisain untuk memastikan bahwa transaksi tersebut valid, akurat dan komplit. Prosedurnya dapat berupa:
¾ Source Document Trigged (Batch)
Memerlukan keterlibatan manusia dan mudah terjadi kesalahan karena inputnya dilakukan oleh manusia. Kesalahan yang terjadi juga tidak mudah dideteksi dan dikoreksi selama tahap pemasukan data.
¾ Direct Input
Cepat dalam mengidentifikasi dan mengoreksi kesalahan dengan segera dan secara signifikan mengurangi jumlah kesalahan yang masuk ke sistem.
Input Control dibagi dalam 5 kelas:
1. Source Document control
- Menggunakan prenumbered source document - Menggunakan source document secara berurutan
- Secara periodik melakukan audit terhadap source document 2. Data Coding Control
- Mengecek integrasi kode data yang digunakan dalam proses.
3. Batch Control
Metode efektif yang digunakan untuk mengatur volume transaksi yang tinggi dengan syarat:
- semua record di batch diproses
- tidak ada record yang diproses lebih dari sekali
- Audit trail dari transaksi dibuat dari input–proses–output
Hash Total = teknik pengendalian yang simple yang menggunakan data non keuangan untuk menjaga track(alur) record dalam batch.
4. Validation Control
Untuk mendeteksi kesalahan transaksi data sebelum data tersebut diproses, ada beberapa permasalahan yang mungkin timbul misalnya transaksi sebagian sudah diproses sebelum data kesalahannya terdeteksi
5. Generalized Data Input System (GDIS)
Untuk menaikkan tingkat control dan standarisasi prosedur input validation. Teknik ini termasuk sentralisasi dalam mengatur data input dari keseluruhan proses transaksi perusahaan.
Keuntungannya:
a. Mendukung pengontrolan dengan menggunakan 1 sistem umum yang dapat menggambarkan seluruh data validation.
b. Memastikan bahwa setiap AIS applikasi menjalankan standar secara konsisten untuk data validation
c. Mendukung keefisienan system development Output Control
Memastikan bahwa system output tidak hilang, disalahgunakan / dikorupsi dan tidak mengganggu privacy. Metode-metode yang digunakan:
1. Controlling Batch System Output
Output yang berpindah dari printer yang dilakukan oleh operator komputer, kemudian dibagi dalam lembar-lembar dan dipisahkan dari laporan lainnya, mengkaji ulang dengan menggunakan data control clerk dan kemudian mengirimnya melalui interoffice mail ke end user.
2. Output Sooling
Hasil output disimpan dalam bentuk magnetic disc.
3. Bursting: Ketika laporan output dipindahkan dari printer, laporan tersebut menuju bursting stage untuk dipisahkan halamannya dan disusun.
4. Waste: Bagian ini sangat penting untuk mengatur sebagaimana pantasnya penggagalan penyalinan output selama laporan-laporan tersebut dipindahkan selama proses bursting
5. Data Control: Kelompok data control bertanggungjawab untuk memverifikasi ketepatan output computer sebelum didistribusikan kepada pengguna.
6. Report Distribution: Resiko utama yang mungkin timbul selama proses pendistribusian laporan adalah laporan hilang, dicuri, dan kesalahan dalam menyerahkan laporan kepada pengguna.
7. End User Controls: Pada saat ditangan pengguna, laporan output harus diuji lagi untuk beberapa kesalahan yang mungkin tidak terdeteksi pada saat data control.
8. Controlling Real-Time Systems Output: Real-Time Systems langsung menampilkan output pada layer computer pengguna, terminal, atau printer.
Kejahatan utama yang timbul pada proses ini adalah pencegatan, gangguan, destruction, atau corruption dari pesan output selama melewati jalur komunikasi.
