27
3.1 Profil Perusahaan
PT Purinusa Ekapersada Bawen – Semarang merupakan salah satu group perusahaan Sinar Mas Group yang bergerak dibidang industry kemasan dari pulp dan kertas. PT Purinusa Ekapersada merupakan perusahaan group Asia Pulp & Paper Co. Ltd. (APP), dibawah divisi BU 17. APP adalah salah satu dari perusahaan pulp dan kertas besar didunia dan merupakan produsen pulp dan kertas terintegrasi terbesar di tingkat Asia – non Jepang. Kantor pusat APP berlokasi di Singapura dan mengelola bisnis 17 fasilitas manufaktur utama di Indonesia, Singapura, Cina dan India.
PT Purinusa Ekapersada Bawen – Semarang dibangun pada bulan Februari 1995 di atas tanah seluas 7,1 ha dan diresmikan pada tanggal 13 Juli 1996 sebagai PMDM dan kemudian berubah status menjadi PMA (Penanam Modal Asing). PT Purinusa Ekapersada Bawen – Semarang mempunyai Nomor Pokok Wajib Pajak sebagai pengusaha kena pajak / Wajib pajak badan yaitu 01.347.720.3505.001. PT Purinusa Ekapersada – Semarang terletak di
Jalan Raya Merakrejo Km 31, Kelurahan Harjosari, Kecamatan Bawen-50661, Kabupaten Semarang, Jawa Tengah.
Pemilihan lokasi ini didasarkan pada beberapa pertimbangan strategis yaitu:
a. Lokasi yang strategis karena terletak dijalan raya yang menghubungkan jalur Solo, Semarang, dan Yogyakarta.
b. Transportasi mudah
c. Dekat dengan sumber bahan baku d. Dekat dengan sumber tenaga kerja
e. Fasilitas air dan listrik yang mudah serta terletak diluar daerah pemukiman penduduk
Sebagai group Sinar Mas, PT Purinusa Ekapersada Bawen – Semarang tergabung dalam Group Asia Pulp & Paper Co. Ltd. (APP) dibawah divisi BU 7 (Business Unit) bersama dengan 10 converting mill yang lain, yaitu:
a. PT Asia Perkasa Paperindo Perkasam – Batam b. PT Kati Kartika Murni – Tangerang
c. PT Kota Kreasi Megah – Medan d. PT Konverta Mitra Abadi – Lampung e. PT Konverta Mitra Abadi – Palembang f. PT Purinusa Ekapersada – Bandung
g. PT Purinusa Ekapersada – Demak h. PT Indah Kiat Pulp & Paper – Serang i. PT Tjiwi Kimia – Mojokerto
j. PT Pindo Deli – Karawang
Untuk meningkatkan pelayanan dan melakukan perbaikan secara terus menerus disemua area, PT Purinusa Ekapersada Bawen – Semarang menerapkan prosedur standard dan sudah bersertifikat ISO 9001:2000 yang telah dilakukan pada tanggal 30 Mei 2006 dan dilakukan resertifikasi menggunakan standard ISO 9001:2008 pada tanggal 20-21 April 2009. Supply paper roll sebagai bahan baku utama dilakukan oleh sister company yaitu Indah Kiat Pulp & Paper Product dan PT Ekamas Fortuna Malang, stok paper roll berkisar pada 5000 ton per bulan untuk pemakaian 1,5 – 2 bulan kapasitas gudang paper roll mampu menampung sebanyak 6000 ton.
System SAP OTC (Order To Cash) oleh PT Purinusa Ekapersada diimplementasikan untuk menjamin bahwa order yang diterima dapat dikirim tepat waktu, dan dapat melakukan kontrol disemua proses produksi. Selain itu PT Purinusa Ekapersada juga menggunakan system berbasis Visual Foxpro dan Web Base.
Sebagai perusahaan besar dan sedang berkembang PT Purinusa Ekapersada Bawen – Semarang berkomitmen untuk menyediakan produk dan
memberikan pelayanan yang dapat memenuhi atau bahkan melebihi persyaratan dan harapan pelanggan, serta untuk mewujudkan relasi bisnis jangka panjang dengan pelanggan.
PT Purinusa Ekapersada Bawen – Semarang juga memiliki tekad untuk secara berkesinambungan meningkatkan efektifitas system kebijakan mutu, dengan cara sebagai berikut:
1. Menetapkan dan meninjau pencapaian sasaran mutu secara periodic 2. Meningkatkan system atau proses kerja produk dan pelayanan
3. Menyediakan sumber daya yang memadai untuk mencapai sasaran tersebut
3.2 Produk PT Purinusa Ekapersada Bawen – Semarang
3.2.1 Jenis produk yang dihasilkan oleh PT Purinusa Ekapersada diantaranya sebagai berikut:
a. Carton box b. Sheet Board c. Paper tube d. DTY e. POY
3.2.2 Kapasitas Produk
a. Kapasitas ijin produksi sebanyak 115.000 ton per tahun
b. Kapasitas produksi yang terpasang sebanyak 115.000 ton per tahun c. Realisasi produksi sebanyak 48.000 ton per tahun 2015
3.2.3 Bahan Produksi
Bahan baku untuk pembuatan produk di PT Purinusa Ekapersada menggunakan paper roll dan coloured paper dan sebagai bahan pendukung menggunakan tinta cetak (printing ink), lem (glue), stiching wire. Bahan-bahan tersebut yang nantinya akan digunakan dalam pembuatan produk tersebut yang nantinya akan dijual ke perusahaan lain yang sudah bekerja sama dengan PT Purinusa Ekapersada. Untuk mendukung produk yang berkwalitas dan hasil yang memuaskan dalam mengolah bahan baku dan bahan pendukung untuk pembuatan produk tersebut juga membutuhkan mesin yang sangat penting dalam perusahaan diantaranya:
1. Corrugator machine
2. Colour automatic (flexograuvre printing) 3. Sloting rotary die cutting
4. Vegatronic, fully automatic folding, gluing and stiching
5. Tube spiral winding machine and DTY/POY finishing machine 6. Automatic cone winding machine
7. Waste water treatment
8. Pengolahan Limbah Bahan Berbahaya Beracun (LB3)
3.3 Visi dan Misi PT Purinusa Ekapersada Bawen - Semarang
3.3.1 Visi Perusahaan
Sebagai perusahaan besar PT Purinusa Ekapersada, mempunyai visi dan misi yang diharapkan dapat mengembangkan usaha, agar dapat dinikmati oleh semua pihak visi dari PT Purinusa Ekapersada adalah:
1. Memenuhi kebutuhan produk carton box dan paper tube khususnya suplai untuk Jawa Tengah
2. Mempertimbangkan keuntungan yang akan diperoleh karena letaknya yang relative dekat dengan Semarang.
3.3.3 Misi Perusahaan
1. Membantu pemenuhan dalam menciptakan lapangan kerja
2. Ikut serta dalam program pemerintah dengan meningkatkan pertumbuhan dan perkembangan ekonomi nasional menuju suatu Negara industry baru dan kuat
3.4 Pengelolaan Faktur Masuk di PT Purinusa Ekapesada Semarang
Pengelolaan faktur merupakan bagian terpenting dalam suatu perusahaan yang harus diperhatikan dengan baik dan telili agar tidak terjadi kesalahan dalam tagihan ke perusahaan pembeli maupun penjual. Pengelolaan
faktur masuk di PT Purinusa Ekapersada dapat dilihat dari beberapa dimensi diantara sebagai berikut:
3.4.1 Security (Keamanan)
Berdasarkan hasil observasi di PT Purinusa Ekapersada dokumen-dokumen atau barang yang dikirim oleh kurir ataupun pengiriman dari pemasok sebelum masuk ke perusahaan terlebih dahulu harus melalui pemeriksaan security dan dokumen terlebih dahulu mendapatkan cap sebagai bukti bahwa telah sampai ke perusahaan PT Purinusa Ekapersada Bawen. Berikut ada beberapa alur pengiriman barang dan invoice di PT Purinusa Ekapersada Bawen:
a. Barang dan Invoice dari Pemasok
Security Gudang User
Barang datang bersama dengan invoice dari pemasok harus lapor terlebih dahulu ke security untuk mendapatkan cap di invoice, konfirmasi jika barang dari vendor sudah sampai ke PT Purinusa Ekapersada.
b. Invoice Melalui Kurir
Security Receptionist Purchasing
Invoice datang melalui kurir yang kemudian akan diberikan ke security dan mendapatkan cap konfirmasi kemudian akan diberikan ke receptionist dan selanjutnya akan diberikan ke purchasing.
Dokumen ini berisi invoice atau faktur pembelian, surat jalan, data timbang, faktur pajak, delivery order dan purchase order.
c. Pemasok Langsung
Pemasok Purchasing
Pemasok datang langsung ke PT Purinusa Ekapersada untuk memberikan dokumen-dokumen yang berisi faktur pembelian, surat jalan, data timbang, faktur pajak, delivery order dan purchase order yang kemudian diberikan langsung ke karyawan purchasing dan langsung tandatangan antara pemasok dengan karyawan purchasing yang menangani.
3.4.2 Bagian Gudang
Pada saat barang yang dipesan datang bagian gudang mengecek barang yang diterima dari pemasok, jika barang yang diterima sudah sesuai dengan yang dipesan maka tidak ada masalah, namun jika barang tidak sesuai dengan yang dipesan bagian accounting akan segera membuat nota retur dan barang yang tidak sesuai tersebut segera dikembalikan ke pemasok. Faktur diterima oleh bagian gudang untuk mendapatkan GR atau nomor cap posting dan cap logistik unit material serta pengecekan barang.
Berdasarkan hasil wawancara karyawan PT Purinusa Ekapersada bagian purchasing yang juga berhubungan akan datangnya barang mengatakan bahwa penerimaan barang dari pemasok di PT Purinusa Ekapersada harus dicek dengan teliti sesuai dengan pesanan yang tercantum di PO (Purchasing Order) karena jika barang tersebut tidak sesuai dengan pesanan user maka barang tersebut tidak bisa digunakan dan hanya akan menumpuk digudang dan menambah biaya kredit di vendor. Jika barang sudah sesuai dengan pesanan user maka invoice, surat jalan dan faktur pajak akan diberikan ke purchasing untuk diproses lebih lanjut, sedangkan lembar surat jalan warna merah muda akan mendapatkan GR atau cap posting dari gudang namun GR atau cap posting tidak serta merta langsung diberikan begitu saja dari gudang,
jangka waktu normal GR atau cap posting dari gudang sekitar 2 – 3 hari dan diserahkan ke purchasing dalam jangka waktu 1 minggu. Namun terkadang surat jalan untuk mendapatkan GR atau cap posting bisa melebihi dari waktu tersebut sekitar 2 minggu hingga 1 bulan. Hal inilah yang membuat keterlambatan invoice dalam pengelolaan menjadi terhambat.
Alur dokumen invoice di Bagian Gudang
Gudang menerima barang dan invoice yang sudah datang dari vendor kemudian bagian gudang mengecek barang beserta invoice, jika barang sudah sesuai dengan invoice dan surat jalan maka bagian gudang akan melakukan GR atau cap posting dan tanda tangan di surat jalan.
Terima barang dan invoice
Cek barang dan invoice
Surat jalan di GR dan tanda
tangan Invoice ke
purchasing Surat jalan ke
accounting
Setelah itu invoice akan diberikan ke bagian purchasing dan surat jalan yang sudah di GR akan diberikan ke accounting.
Berdasarkan hasil wawancara karyawan PT Purinusa Ekapersada bagian gudang mengatakan bahwa ada beberapa permasalahan pada bagian gudang adalah:
1. Keterangan surat jalan di bagian accounting dengan keterangan surat jalan dari vendor yang diterima oleh gudang berbeda nama keterangan.
2. Terkadang bagian user tidak konfirmasi dengan bagian gudang ketika sudah menerima barang, sehingga ketika purchasing minta cap GR dan tanda tangan ke gudang, bagian gudang tidak memberikan tanda tangan ditakutkan akan terjadi kesalahan jika barang belum diterima oleh PT Purinusa Ekapersada.
3.4.3 Bagian Purchasing (Pembelian)
Purchasing adalah bagian yang paling penting dalam proses pembelian kebutuhan user dalam suatu perusahaan dan purchasing yang bertanggungjawab jika salah dalam memilih vendor atau pemesanan barang. Oleh karena itu purchasing harus benar-benar teliti dalam mencari vendor, pemesanan barang dan penawaran harga. Proses terjadinya pesanan pembelian barang bisa berbagai variasi, tergantung situasi dan kondisinya seperti:
a. Pesanan pembelian dengan mata uang lokal atau mata uang asing dengan mengisikan kurs transaksi atas pesanan tersebut.
b. Pesanan pembelian dengan taksiran biaya angkutan
c. Pesanan pembelian dengan pembayaran uang muka terlebih dahulu
Berdasarkan hasil wawancara karyawan PT Purinusa Ekapersada bagian purchasing yang secara langsung menangani pesanan pembelian barang dan menangani invoice mengatakan bahwa bagian pembelian yang banyak dalam menangani pengelolaan invoice karena di PT Purinusa Ekapersada bagian purchasing digabung menjadi satu antara Bawen dan Demak serta invoice di purchasing dikelola oleh satu karyawan yang harus menangani invoice Bawen dan Demak, sedangkan karyawan yang menangani invoice juga harus membuat tender result dan PO (Purchase Order) dan mencari vendor untuk pembelian barang yang dibutuhkan oleh user. Hal ini membuat karyawan merasa terlalu banyak yang harus ditangani dan karyawan harus ekstra teliti dalam pengelolaan invoice. Permasalahan pada bagian purcasing adalah kurangnya karyawan dalam mengelola invoice dan faktur pajak serta karyawan dalam menangani PR (Purchase Request) dalam pembelian.
Invoice diterima oleh purchasing PT Purinusa Ekapersada kemudian purchasing harus memisahkan antara invoice, surat jalan dan
faktur pajak yang selanjutnya surat jalan akan diberikan ke bagian accounting untuk dicek dan diberikan GR atau cap posting dan faktur pajak diberikan ke bagian faktur pajak untuk diteliti lebih lanjut.
Permasalahan yang biasanya ada di faktur pajak PT Purinusa Ekapersada adalah:
a. Bagian barcode tidak bisa di scan atau terbaca sehingga dari bagian faktur pajak dikembalikan ke purchasing untuk minta pihak vendor mengirim ulang faktur pajak.
b. Alamat PT Purinusa Ekapersada tidak lengkap
c. Vendor tidak mengirimkan faktur pajak hanya invoice dan surat jalan saja, sehingga bagian purchasing meminta lagi ke pihak vendor
d. Nomor faktur pajak vendor tidak sama dengan invoice yang sudah dikirimkan
Berikut permasalahan invoice yang sering terjadi di PT Purinusa Ekapersada:
1. Lamanya GR atau cap posting surat jalan dari gudang ke accounting 2. Lamanya GR atau cap posting surat jalan dari accounting ke
purchasing
3. Ketidaksamaan antara nomor PO invoice dengan surat yang dikirimkan oleh PT Purinusa Ekapersada
4. Nama terang vendor yang tidak jelas tertutup dengan materai
5. Invoice yang dobel, jika invoice dobel maka faktur pajak tidak bisa diproses dibagian faktur pajak dan harus pengecekan nomor GR terlebih dahulu dan harus konfirmasi ke pihak vendor untuk menanyakan invoice mana yang benar.
Berikut ada 2 alur dalam pengelolaan invoice di PT Purinusa Ekapersada :
1. Alur dokumen invoice Bawen di Bagian Purchasing ada 3:
1.1
Dokumen invoice yang diserahkan dari gudang ke purchasing akan dipisahkan dengan faktur pajak dan faktur pajak akan dicek oleh bagian faktur pajak.
Invoice datang
Memisahkan invoice dengan faktur pajak
Fakur pajak diberikan ke bagian faktur
pajak
1.2
Dokumen invoice datang melalui kurir dan diberikan ke bagian recepcionist kemudian setelah itu akan diberikan ke purchasing untuk dipisahkan antara invoice dan faktur pajak setelah itu faktur pajak akan diberikan ke bagian faktur pajak untuk dicek lebih lanjut.
1.3
Vendor datang langsung ke PT Purinusa Ekapersada untuk bertemu dengan bagian purchasing memberikan dokumen invoice beserta barang yang dipesan oleh PT Purinusa Ekapersada.
Jika invoice sudah diterima maka bagian purchasing akan memisahkan antara faktur pajak dengan invoice kemudian faktur pajak akan diserahkan kebagian faktur pajak untuk dicek sedangkan surat jalan akan diberikan ke gudang untuk mendapatkan GR atau cap posting.
Invoice
datang
Invoice dan faktur pajak dipisahkan
Invoice
datang
Memisahkan antara invoice dengan faktur pajak
2. Alur dokumen invoice Demak
Dokumen invoice datang dari kurir kemudian diberikan ke receptionist setelah itu diberikan ke bagian purchasing dan dipisahkan antara invoice dengan faktur pajak dan surat jalan kemudian faktur pajak akan diberikan ke bagian faktur pajak untuk diteliti sedangkan surat jalan akan dikirm ke Demak untuk di GR atau cap posting. Jika surat jalan sudah di GR atau cap posting maka akan dikirim ke Bawen untuk digabungkan dengan invoice dan faktur pajak.
Invoice datang bisa langsung ke Demak atau
Bawen
Pisahkan invoice dengan faktur pajak
Faktur pajak diserahkan
ke bagian faktur pajak
Surat jalan diserahkan atau dikirim ke
Demak Surat jalan
diserahkan atau dikirim ke
Bawen (Purchasing)
3.4.4 Bagian Accounting
Accounting merupakan bagian terakhir dalam proses dokumen invoice, surat jalan, data timbang, faktur pajak, delivery order dan purchase order dalam sebuah perusahaan. Hal ini bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data serta melaporkan informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan. Menjelang jatuh tempo pembayaran bagian accounting akan menyiapkan semua dokumen-dokumen untuk pelunasan hutang ke vendor. Bagian accounting perlu memiliki data faktur pembelian berdasarkan tanggal jatuh tempo faktur. Data ini berguna untuk memonitor faktur yang akan jatuh tempo dan harus segera dilunasi.
Hasil wawancara dengan karyawan PT Purinusa Ekapersada menunjukan bahwa semua dokumen invoice, nota, faktur pajak, data timbang, delivery order dan purchase order, terakhir diserahkan ke bagian accounting untuk diproses lebih lanjut dan accounting mengarsip faktur bersama dengan nota retur, sehingga bagian accounting memiliki informasi yang pasti mengenai berapa utang kepada pemasok dan berapa yang harus dibayar.
Bagian accounting PT Purinusa Ekapersada juga menyimpan hardcopy invoice, surat jalan dan data timbang secara elektronik ke dalam
sistem SAP (System Application And Product In Data Processing) sedangkan faktur pajak disimpa ke E-Faktur. Ada beberapa vendor yang tidak menggunakan PPN dan dokumen itu tidak ada faktur pajak hanya invoice dan surat jalan yang sudah di GR, dokumen tersebut sudah bisa diberikan ke accounting untuk diproses. Namun ada permasalahan surat jalan yang dari Demak sering mengalami keterlambatan dalam proses GR dan pengiriman kebagian purchasing sehingga dalam pengelolaan invoice yang khususnya bagian Demak mengalami penundaan yang cukup lama, ketidak samaan dengan bagian gudang yang sudah menerima barang sehingga ketika vendor menagih pembayaran, bagian accounting harus menanyakan terlebih dahulu ke bagian purchasing.
Alur invoice di Bagian Accounting
Terima surat jalan
Cek nomor GR surat jalan
Surat jalan ke purchasing Cek nomor
GR dengan vendor Gabungkan
invoice dengan surat
jalan dan faktur pajak Serahkan ke
accounting untuk proses pembayaran
Bagian accounting menerima surat jalan dari gudang kemudian dicek nomor GR atau cap posting kemudian surat jalan akan diberikan ke bagian purchsing. Setelah itu bagian purchasing akan mengecek surat jalan yang sudah di GR dari accounting untuk disamakan dengan vendor setelah itu akan digabungkan dengan invoice dan faktur pajak. Jika sudah lengkap dokumen tersebut akan diserahkan ke bagian accounting untuk proses pembayaran ke pihak vendor.
Berikut merupakan alur Invoice dan Faktur Pajak PT Purinusa Ekapersada
Invoice di
terima
Cek invoice pada kwitansi/
faktur / nota dan faktur
pajak (Purchasing)
Pisahkan antara invoice dengan faktur
pajak (Purchasing)
Faktur pajak disetorkan ke
accounting untuk dilakukan
verifikasi (Accounting) Susun invoice
(faktur pajak yang sudah diverifikasi dengan surat jalan yang sudah di GR
warehouse)
(Purchasing) Setorkan
invoice yang sudah lengkap ke accounting kembali (Accounting)
Berikut adalah alur invoice dan faktur pajak di PT Purinusa Ekapersada yang diterima oleh bagian purchasing untuk cek invoice, kwitansi, faktur pajak, nota dan data timbang setelah itu pisahkan antara invoice dengan faktur pajak kemudian faktur pajak akan disetorkan ke bagian accounting untuk dilakukan verfikasi. Jika sudah di verifikasi oleh bagian faktur pajak maka akan diberikan ke bagian purchasing untuk disusun invoice dengan surat jalan yang sudah di GR dan faktur pajak, kemudian invoice yang sudah lengkap akan disetorkan ke bagian accounting. Permasalahan pada alur tersebut belum mendapatkan SOP yang secara resmi sehingga bisa saja sewaktu-waktu alur tersebut berubah sesuai dengan keinginan karyawan PT Purinusa Ekapesada.
3.5 Pengelolaan Faktur Keluar di PT Purinusa Ekapersada Semarang
Pengelolaan faktur keluar di PT Purinusa Ekapersada dapat dilihat dari beberapa dimensi diantara sebagai berikut:
3.5.1 User
User atau pengguna yang membutuhkan mengajukan surat permintan pembelian ke bagian pembelian. Surat permintaan pembelian adalah dokumen yang digunakan untuk merekam permintaan pembelian dari bagian yang membutuhkan kepada bagian pembelian. Permintaan
pembelian merupakan pemicu bagi bagian pembelian untuk membeli barang atau melakukan pembelian dari pihak eksternal. Tujuan dari pembelian tersebut harus dicantumkan dalam surat permintaan pembelian.
Penulisan tujuan pembelian secara eksplisit akan membantu mempermudah bagian akuntansi pada saat mengelompokkan transaksi pembelian. Permintaan pembelian ditandatangani oleh karyawan yang meminta dan diotorisasi oleh atasan dari karyawan yang meminta. Bagian pembelian juga menandatangani pada surat permintaan pembelian sebagai tanda bahwa bagian pembelian akan menindaklanjuti permintaan pembelian dengan membeli barang dari pemasok yang relevan.
Berdasarkan wawancara dengan beberapa karyawan purchasing di PT Purinusa Ekapersada Semarang yang menangani secara langsung mengatakan bahwa surat permintaan pembelian atau PR dibuat oleh bagian gudang untuk mengajukan permohonan pembelian barang ke bagian purchasing, namun terkadang ada user yang meminta secara langsung ke bagian purchasing untuk membelikan barang yang dibutuhkan tanpa membuat surat permintaan pembelian atau PR (Purchasing Request) dan tanpa mengecek persediaan barang terlebih dahulu ke gudang.
Alur permintaan barang PT Purinusa Ekapersada
User meminta barang ke gudang jika stock barang sudah habis maka bagian gudang akan membuat permintaan pembelian / PR (Purchase Request) ke bagian purchasing agar dibelikan barang yang diinginkan oleh user.
3.5.2 Bagian Gudang
Gudang menerima permintaan barang dari user yang kemudian gudang akan membuat PR (Purchasing Request) untuk diberikan ke purchasing untuk diproses lebih lanjut agar barang tersebut dibelikan dan dicarikan vendor yang tepat untuk barang tersebut dan sesuai dengan kebutuhan user. Gudang akan membuat surat permintaan pembelian barang sebanyak 2 (dua) lembar, 1 (satu) untuk purchasing dan yang 1 (satu) untuk gudang sebagai tanda bukti ketika barang sudah datang.
Berdasarkan hasil wawancara dengan karyawan PT Purinusa Ekapersada khususnya bagian gudang mengatakan bahwa gudang hanya
User
Permintaan pembelian / PR
akan membuat PR (Purchasing Request) ketika ada user yang meminta barang untuk dibelikan yang sekiranya sangat dibutuhkan dan akan digunakan atau jika barang tersebut susah didapatkan dan harus melalui indent terlebih dahulu.
Permasalahan pada bagian gudang terkadang bagian gudang belum mengecek apakah persediaan barang masih atau tidak dan tiba-tiba mengajukan PR (Purchase Request) yang diminta oleh user.
Alur PR (Purchase Process)
Bagian gudang membuat PR (Purchase Request) yang diminta oleh user dan akan diberikan ke bagian purchasing untuk diproses lebih lanjut.
3.5.3 Bagian Purchasing (Pembelian)
Bagian pembelian menerima surat permintaan pembelian dan selanjutnya mengajukan kas bon ke pengelola kas bon untuk mendapatkan uang tunai sejumlah yang dibutuhkan jika pembelian dilakukan secara tunai. Bagian pembelian akan membuat surat order
Terima permintaan
dari user
Cek barang ke gudang
Kirim PR ke purchasing
pembelian untuk dikirimkan ke pihak vendor jika pembelian dilakukan secara kredit. Surat order pembelian dibuat rangkap tiga lembar pertama akan dikirim ke vendor sedangkan lembar kedua dan ketiga akan diarsip oleh departmen pembelian.
Hasil dari wawancara karyawan PT Purinusa Ekapersada Semarang khususnya karyawan bagian purchasing yang menangani pembelian barang, setelah mendapat surat permintaan pembelian barang atau PR (Purchasing Request) dari gudang selanjutnya purchasing akan membuat penawaran dan kemudian akan mencari beberapa vendor yang nantinya akan ada salah satu vendor yang menang dan akan menjadi vendor untuk PT Purinusa Ekapersada. Jika kedua belah pihak sudah menyetujui kerjasama maka purchasing akan membuat PO (Purchase Order) untuk dikirim ke vendor yang selanjutnya purchasing akan mengatur tanggal pemesanan house hole. Terkadang barang yang dibeli PT Purinusa Ekapersada belum tentu tersedia dan harus indent selama 1 bulan.
Alur dalam proses pembelian bagian purchasing
Terima PR
Cari vendor (Pemasok)
Kirim surat penawaran
ke vendor
Bagian purchasing menerima PR dari bagian gudang dan kemudian akan dicarikan beberapa vendor dengan harga yang lebih murah setelah itu akan dibuatkan surat permintaan penawaran harga ke pihak vendor yang akan dikirim melalui fax atau email ke vendor.
Permasalahan pada bagian purchasing adalah ketika mencari vendor yang akan menjadi pemasok barang PT Purinusa Ekapersada.
3.5.3 Laporan penerimaan barang
Invoice dan dokumen-dokumen yang terkait serta pesanan barang diterima dan diperiksa sesuai dengan pesanan dan kemudian membuat laporan penerimaan barang dari pemasok. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kualitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian yang telah dikirim oleh pemasok. Barang yang diterima diserahkan ke bagian gudang untuk disimpan.
Alur laporan penerimaan barang PT Purinusa Ekapersada
Barang dan dokumen - dokumen diterima
Cek barang dan invoice
Laporan penerimaan barang
Barang dan invoice yang sudah datang dari vendor kemudian dicek setelah itu membuat laporan penerimaan barang yang akan diserahkan ke bagian purchasing sebagai bukti bahwa barang sudah diterima oleh PT Purinusa Ekapersada
Berdasarkan hasil wawancara karyawan PT Purinusa Ekapersada mengatakan bahwa setiap barang yang sudah diterima dari vendor terlebih dahulu dicek dan diuji coba sebelum digunakan oleh user dan setelah itu melaporkan ke bagian purchasing bahwa barang tersebut sudah diterima dan bisa digunakan oleh user kemudian invoice, surat jalan, data timbang, faktur pajak, delivery order dan purchase order sudah bisa diserahkan ke bagian accounting. Permasalahan yang terjadi di laporan penerimaan barang adalah ketika barang dan invoice sudah datang dan diterima oleh bagian gudang maupun user tidak ada konfirmasi ke bagian purchasing.
3.5.4 Bukti faktur keluar
Berdasarkan hasil wawancara karyawan PT Purinusa Ekapersada mengatakan bahwa bukti faktur keluar dibuat oleh accounting yang berdasarkan catatan transaksi pembelian, berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas pembayaran kredit kepada pemasok. Gudang memberikan laporan penerimaan barang ke bagian accounting untuk
diproses lebih lanjut namun bagian accounting juga menerima faktur dari pemasok untuk dicocokan dengan laporan penerimaan barang kemudian bagian accounting akan memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan melakukan pencatatan kredit sebelum transaksi pembayaran dilakukan oleh perusahaan. PT Purinusa Ekapersada dalam pembelian ke vendor dilakukan secara kredit sehingga semua pembayaran ke vendor mengalami penundaan.
Alur bukti faktur keluar PT Purinusa Ekapersada
Bukti faktur keluar
Pembelian Tunai
Pembelian kredit
