Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif pada Bagian Administrasi Kredit PD BPR Bank Solo T1 162009019 BAB IV

(1)

48 BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Berdasarkan data yang diperoleh pada saat melakukan penelitian di PD BPR Bank Solo, selanjutnya dilakukan analisis untuk menjawab tujuan dilakukannya penelitian ini yaitu untuk mengetahui bagaimana sistem pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif pada bagian administrasi kredit PD BPR Bank Solo.

4.1. Hasil Penelitian

4.1.1. Visi dan Misi PD BPR Bank Solo

PD BPR Bank Solo menerapkan visi untuk menjalankan fungsi dan tugas dalam mencapai tujuan yang ingin dicapai yaitu:

“Menjadi Bank yang Tangguh dan Terpercaya.” 1

Misi PD BPR Bank Solo yang merupakan penjabaran dari visi PD BPR Bank Solo adalah:

1.Mendorong pertumbuhan perekonomian dan pembangunan

daerah di segala bidang.

2. Sebagai salah satu sumber pendapatan asli daerah dalam

rangka mningkatkan taraf hidup rakyat melalui pemberian kredit dan pengembanga serta pembinaan usaha mikro,

kecil,dan menengah.“ 2

1_{PD BPR Bank Solo, Loc.cit, hal. 1.} 2

(2)

49

[image:2.595.68.500.164.605.2]

4.1.2. Struktur Organisasi PD BPR Bank Solo

Gambar 4.1 Struktur Organisasi PD BPR Bank Solo Sumber: PD BPR Bank Solo, 2011, Renstra PD BPR Bank Solo, Solo, hal. 33.

Berikut penjabaran beberapa petugas bagian kredit:

“1. Sub Bagian Pemasaran Kredit Pasar: mencari nasabahkredit dan

tabungan, menarik tabungan nasabah pasar-pasar, dan

mengambil angsuran kredit pasa.

2. Sub Bagian Pemasaran Kredit UMKM/Umum: khusu mencari nasabah kredit, dan tidak menarik tabungan.

3. Sub Bagian Pemasaran Kredit Pegawai: memasarkan kredit pegawai di kalangan PNS, TNI, POLRI, Pegawai BUMN, BUMD, dan perusahaan swasta yang bonafit, serta mengambil angsuran dari kredit yang dipasarkan.

DEWAN PENGAWAS

Bagian Operasional dan Dana Bagian Kredit

Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit

Sub Bagian Penyelesaian Kredit Bermasalah

bbababaBagian Umum, SDM dan Akuntansi DIREKSI

Satuan Pengawas

Intern

Sub Bagian Pemasaran Kredit Pegawai Sub Bagian Pemasaran Kredit UMKM/Umum Sub Bagian Pemasaran Kredit Pasar

Sub Bagian Kas dan Loket

Sub Bagian Pelayanan dan Humas

Sub Bagian

Penghimpunan Dana

Sub Bagian

Pengembangan SDM Sub Bagian Akuntansi dan Pelaporan

Sub Bagian Umum dan Kesekretariatan

(3)

50

4. Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit: menyiapkan perjanjian dan pengikatan agunan dan pemenuhan persyaratan kredit oleh alon debitur, dokumentasi pinjaman dan arsip, verifikasi hasil penilaian anggunan.

5. Sub Bagian Penyelesaian Kredit Bermasalah: menagih dan menyelesaikan permasalahan dengan nasabah yang mempunyai

tunggakan macet yang belum dilunasi.”3

(4)

51 MAP:

- Surat permohonan kredit. - Foto copy KTP, KK. - Surat Rekomendasi

Pimpinan. - Slip Gaji Terakhir. -Jaminan (BPKB, SK

terakhir, Sertifikat hak milik, SHP toko/kios/lapak)

Kode klasifikasi

Di catat dalam

Buku Register PEGAWAI

Buku Register UKM

Buku Register PASAR

Filling cabinet Kredit Pegawai:

001-575 (2004) 001-514 (2005) 001-1.030 (2006) 001-702 (2007) 201181-201336 (2008) 200001-201180 (2008) 300001-300118 (2009) 600618-600699 (2012) 600700-600779 (2012) 500224-500453 (2011) 400423-400889 (2010) 500001-500223 (2011) 700201-700250 (2013) 700251-500310 (2013) 700311-700380 (2013) 700381-700455 (2013) 700456-700530 (2013) 



Satu almari besi dua pintu menyimpan kredit pegawai:

Pintu satu 300198-3001156 (2009) Pintu dua

600001-600617 (2012)

Filling cabinet Kredit UKM:

001-124 (2004) 001-136 (2005) 001-154 (2006) 001-124 (2007) 200008-200134 (2008) 300001-300087 (2009) 400001-400142 (2010) 500001-500143 (2011) 600147-600177 (2012) 600001-600145 (2012) 700001-700070 (2013) 



Filling cabinet Kredit Pasar:

001-156 (2004) 001-170 (2005) 001-143 (2006) 001-130 (2007) 200122-200368 (2008) 300005-300197 (2009) 400001-400036 (2010) 400037-400265 (2010) 500001-500223 (2011) 600001-600122 (2012) 600123-600186 (2012) 700001-700045 (2013) 700046-700100 (2013) 700101-700140 

BRANKAS/RUANG PENYIMPANAN KREDITS

penyimpanan menggunakan sistem nomor dan kronologi.

Dimasukkan dalam

Sentralisasi (petugas administrasi kredit)

Empat filling cabine, dengan 16 laci penyimpanan

Tiga filling cabinet dengan 9 laci penyimpana

[image:4.595.53.523.95.707.2]

Tiga filling cabinet dengan 9 laci penyimpana

Gambar 4.2

(5)

[image:5.595.99.516.217.618.2]

52

Gambar 4.2 memperlihatkan langkah-langkah yang dilakukan dalam sebuah sistem pengelolaan arsip di PD BPR Bank Solo:

1. Map

Berisikan data-data/dokumen persyaratan permohonan kredit yang berisi formulir asli permohonan kredit, foto copy KTP, Foto copy KK, Surat rekomendasi pimpinan, slip gaji terakhir, jaminan (BPKB, SK terakhir, sertifikat hak milik, SHP toko/kios/konter/lapak). Setelah persyaratan lengkap arsip di catat dalam,

2. Buku Register

Yaitu buku yang mencatat arsip masuk ataupun kaluar dalam masing-masing klasifikasi. Kredit pegawai di catat dalam buku register pegawai, kredit UKM di catat dalam buku register UKM, kredit Pasar di catat dalam buku register Pasar. Dengan keterangan No urut, No PK, Nama dan Alamat, Tgl. PK, Plafont Kredit, jenis agunan. Setelah di catat ke dalam masing-masing buku register menurut pokok persoalan arsip di masukkan dalam,

3. Filling Cabinet dan almari besi

(6)

53

100001 angka satu digit pertama menandakan arsip tahun 2007, 200001 angka dua digit pertama menandakan arsip tahun 2008, 300001 angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009, 400001 angka empat digit pertama menandakan arsip tahun 2010, 500001 angka lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011, 600001 angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, 700001 angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013. Untuk penyimpanan kredit pegawai ada empat filling cabinet dengan 16 (enam belas) laci untuk menyimpan berkas kredit yang dimulai dari tahun 2004, sedangkan kredit UKM ada tiga filling cabinet dengan 9 (Sembilan) laci untuk menyimpan berkas kredit yang dimulai dari tahun 2004, dan tiga filling cabinet dengan 10 laci untuk menyimpan kredit pasar. Filling cabinet ini di simpan dalam satu ruangan penyimpanan berkas yaitu Brankas yang dikelola oleh

4.Petugas administrasi kredit

Yaitu petugas administrasi kredit yang menyimpan arsip dan pengelolaan arsip atau di sebut dengan (sentralisasi) yaitu penyimpanan arsip yang dilakukan oleh bagian khusus yang bertugas menangani pengelolaan dan penyimpanan arsip.

4.1.4. Sistem Pengelolaan Kearsipan di PD BPR Bank Solo 1. Sistem Penyimpanan Arsip di PD BPR Bank Solo

(7)

54

diurutkan dari nomor rekening terkecil sampai nomor terbesar. Asas pengelolaan arsip yang digunakan PD BPR Bank Solo adalah asas sentralisasi yaitu, pekerjaan kearsipan khususnya administrasi kredit dikelola oleh satu bagian khusus yaitu petugas administrasi kredit. Hal ini membuat pekerjaan pegawai terlalu banyak sehingga waktu dan tenaga untuk menangani arsip tidak maksimal.

Pengelolaan oleh setiap unit kerja di PD BPR Bank Solo menemui kesulitan karena pegawai sekaligus bertugas mengelola arsip, dimana para pegawai kurang menguasai tentang kearsipan. Pegawai cenderung ragu-ragu dalam proses penyimpanan dan penyusutan arsip. Berikut adalah penyimpanan Dokumen PD BPR Bank Solo:

a. Dokumen asli harus disimpan dalam lemari besi atau filling cabinet, untuk pemasukan dan pengeluaran dari dan ke dalam lemari besi harus dicatat dalam buku register tersendiri. Buku register dipegang oleh sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit.

b. Seluruh dokumen wajib disimpan dalam Dokumen Kredit oleh Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit.

c. Seluruh riwayat pinjaman debitur beserta dokumen-dokumen yang menyertai baik untuk fasilitas yang masih aktif maupun fasilitas pinjaman yang sudah dilunasi/direstruktur/hapus buku untuk setiap satu debitur, wajib disimpan dalam satu file yang sama.

(8)

55

dokumen kredit asli beserta data pendukung debitur yang di dokumentasikan dan di sesuaikan dengan kredit yang diberikan serta disatukan dalam file yaitu berupa: asli formulir permohonan kredit; asli persetujuan kredit; asli perjanjian kredit; asli pengikatan anggunan; asli kepemilikan anggunan (sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta jual beli, akta/perjanjian sewa, SHP toko/kios/konter/los/lapak/dasaran, BPKB, SK pegawai, ijazah, dsb); dokumen bukti kepemilikan anggunan (faktur kendaraan, bukti gesek nomor kendaraan,dll); surat pernyataan dan kuasa-kuasa dan dokumen lainnya yang berhubungan dengan anggunan.

2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo

2.1. Penciptaan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo Kegiatan pengelolaan kearsipan berawal dari penciptaan arsip. Arsip tercipta/berasal dari arsip interen dan eksteren PD BPR Bank Solo. Arsip interen dan eksteren tercipta ketika PD BPR Bank Solo memberi/menerima dokumen lain yaitu arsip-arsip pinjaman nasabah yang berupa data-data nasabah.

(9)

56

2.2.1. Tahapan Pemberian Kredit dan Permohonan Kredit A. Tahapan Pemberian Kredit

a. Marketing: menerima formulir aplikasi dan semua dokumentasi yang diperlukan (formulir aplikasi kredit) dari debitur dan melakukan identifikasi calon debitur dengan melakukan pengecekan analisis usaha dan reputasi karakter calon dan anggunan calon debitur.

b. Customer Service: registrasi aplikasi kredit, dan verifikasi keabsahan dolumen identitas debitur.

c. Analisis Kredit:

 cek apakah kredit ini sudah sesuai dengan SOP.

 verifikasi (dicatat di LADU-Laporan Analisis Debitur dan Usaha):

Debitur (keberadaan,reputasi,dll).

 Verifikasi (dicatat DILADU dan HPA-Hasil Penilaian Anggunan):

- Bisnis (eksistensi, Radius dari BPR, lama berusaha Tipe dari. - Pendapatan (%total angsuran per penghasilan bersih).

- Anggunan: (eksistensi/lokasi, tipe, kepemilikn, nilaipasar, marketabilitas).

 Verifikasi hal lain, dicatat dalam LVD (Laporan Verifikasi Debitur):

karakter pelanggan, tujuan pinjaman. d. Administrasi Kredit:

 Menyiapkan perjanjian kredit dan pengikatan angunan dan

(10)

57

 Cek list persetujuan kredit untuk terpenuhinya kelengkapa

persyaratan kredit sesuai perjanjian kredit, dan pendokumentasian kredit sesuai PKB.

e. Direksi: penilaian dan persetujuan kredit. f. Dewan pengawas.

B. Permohonan Kredit

a. Periksa dokumen untuk verifikasi informasi awal/contoh: nama, usia, alamat.

b. Interview calon debitur untuk mendapatkan tambahan informasi.

c. Observasi terhadap calon debitur dan lingkungan usaha termasuk tempat tinggal, tujuan observasi ini untuk mengecek kebenaran data-data yang disampaikan oleh calon debitur.

d. Verifikasi secara detail atas permohonan kredit antara lain: jenis fitur, jumlah kredit, jangka waktu kredit, tujuan kredit.

e. Marketing meriview analisis kelayakan calon debitur dan merekomendasikan degan cara membubuhkan paraf pada formulir permohonan kredit apabila layak.

f. Mengumpulkan foto copy dokumen-dokumen yang dipersyaratkan: (foto copy KTP, foto copy Kartu keluarga, BPKB, sertifikat, dll).

(11)

58

3. Penataan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo

3.1. Penataan Arsip Dinamis Aktif Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo

Penyimpanan dan penataan arsip harus dilakukan secara sistematis sehingga dapat ditemukan kembali dangan cepat dan tepat. Sistem yang telah ditetapkan dalam penataan arsip akan membuahkan hasil sesuai dengan tujuan penataan arsip jika dilakukan dengan benar. Penataan berkas arsip dinamis aktif di PD BPR Bank Solo:

a. Memisah-misahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip yang sedang dikelola.

b. Memeriksa apakah dokumen sesuai dengan yang tersebut dalam buku register.

c. Menentukan Kode; setiap arsip dipelajari isinya untuk mengetahui lingkup dan kajian masalah yang tersirat didalam dokumen. Kearsipan administrasi kredit di PD BPR Bank Solo sudah memiliki daftar klasifikasi arsip dengan kode sebagai berikut:

(12)

59

8. 700001 angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013.

d. Mengelompokkan arsip; berdasarkan kesamaan dalam suatu proses, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis.

e. Penempatan arsip dalam folder; pada tab folder diberi kode klasifikasi dan title yang telah ditentukan. Penyimpanan arsip dalam filling cabinet sudah dilengkapi dengan folder yang dilengkapi dengan tab yang bertuliskan kode dan masalah yang ditentukan.

f. Penataan tanpa sekat; penataan berkas aktif dilakukan tanpa menggunakan sekat. Penataan tanpa sekat seperti ini banyak ditemui di filling cabinet di PD BPR Bank Solo. Arsip hanya ditumpuk dan dimasukkan kedalam map dengan keterangan yang jelas.

3.2. Penataan Arsip Dinamis Inaktif Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo

Penataan arsip dinamis inaktif bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo belum sesuai dengan prosedur pengurusan arsip yang disusun dalam pedoman Bank Indonesia. Arsip inaktif hanya diikat dan diletakkan di lantai dengan keterangan yang tidak jelas sehingga jika arsip dibutuhkan maka sulit untuk ditemukan. Daftar pertelaan arsip pun belum dibuat.

4. Ruang Khusus Arsip

(13)

60

debitur PD BPR Bank Solo, namun untuk dokumen inaktif belum ada ruangan khusus. sehingga dokumen inaktif bersatu dengan ruangan pegawai yaitu di bawah meja pegawai. Sehingga, perawatan arsip tidak bisa maksimal. Jika tempat penyimpanan arsip sama dengan ruang kerja, maka didalam ruang arsip juga ada makanan kecil dan minuman, padahal minuman dan makanan dapat mengundang serangga yang dapat merusak arsip.

5. Peralatan yang Digunakan Dalam Pengelolaan Arsip

Peralatan yang digunakan dalam proses pengelolaan kearsipan sangat mempengaruhi tujuan utama penyimpanan arsip yaitu mudah dan cepat ditemukan kembali ketika akan digunakan. Peralatan yang memadahi ditunjang dengan penataan yang baik akan mempermudah penemuan kembali arsip ketika dibutuhkan lagi. Peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan kearsipan bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo kurang memadahi. Berikut peralatan penyimpanan arsip beserta penggunaanya di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit.

5.1. Filling Cabinet

5.1.1. Filling Cabinet Kredit Pegawai

PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan 16 (enam belas) laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif bagi satu seksi yaitu kredit pegawai yang ada di PD BPR Bank Solo. Memuat dokumen-dokumen persyaratan kredit yang berupa:

(14)

61  Foto Copy KTP suami/istri.

 Foto Copy Kartu Keluarga.  SK terakhir.

 Surat rekomendasi pimpinan.

 Slip gaji terakhir yang digunakan (untuk pegawai PNS/TNI/POLRI/

BUMD/BUMN/Swasta).

Berikut laci filling cabinet dengan rincian isinya:

1. Laci satu diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (001-575) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2004, dan (001-514) menandakan arsip tahun 2005, dengan rincian sebagai berikut:

a. Berisi 1.089 lembar asli formulir permohonan kredit. b. Arsip foto copy KTP berisi 2.178 lembar.

c. Arsip foto copy kartu keluarga 2.178 lembar. d. Surat rekomendasi pimpinan 1.089 lembar. e. Arsip slip gaji terakhir berisi 1.089 lembar.

2. Laci dua diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (001-1.030) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2006, dengan rincian sebagai berikut:

(15)

62

3. Laci tiga diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (001-702) yang menandakan arsip tahun 2007, dan (201181-201336) yang menandakan arsip tahun 2008 dengan rincian sebagai berikut:

a. Berisi 857 lembar asli formulir permohonan kredit. b. Arsip foto copy KTP berisi 1.714 lembar.

c. Arsip foto copy kartu keluarga 1.714 lembar. d. SK terakhir 577 lembar.

e. Surat rekomendasi pimpinan 857 lembar. f. Arsip slip gaji terakhir berisi 857 lembar.

4. Laci empat diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (200001-201180) angka dua digit pertama menandakan arsip tahun 2008, dengan rincian sebagai berikut:

c. Arsip foto copy kartu keluarga 2.360 lembar. d. Surat rekomendasi pimpinan 1.180 lembar. e. Arsip slip gaji terakhir berisi 1.180 lembar.

5. Laci lima diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (300001-300118) angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009, dan (600618-600699) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai berikut:

(16)

63

c. Arsip foto copy kartu keluarga 418 lembar. d. Surat rekomendasi pimpinan 119 lembar. e. SK terakhir berisi 100 lembar.

f. Arsip slip gaji terakhir berisi 119 lembar.

6. Laci enam diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (600700-600779) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai berikut:

a. Berisi 158 lembar asli formulir permohonan kredit. b. Arsip foto copy KTP berisi 316 lembar.

7. Laci tujuh diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (500224-500453) angka empat digit pertama menandakan arsip tahun 2011, dengan rincian sebagai berikut:

c. Arsip foto copy kartu keluarga 458 lembar. d. Surat rekomendasi pimpinan 229 lembar. e. SK terakhir 229 lembar.

(17)

64

8. Laci delapan diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (400423-400889) angka emapat digit pertama menandakan arsip tahun 2010, dengan rincian sebagai berikut:

c. Arsip foto copy kartu keluarga 932 lembar. d. Surat rekomendasi pimpinan 466 lembar. e. Arsip slip gaji terakhir berisi 466 lembar.

9. Laci sembilan diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (500001-500223) angka lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011, dengan rincian sebagai berikut:

10. Laci sepuluh diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700201-700250) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:

(18)

65 d. Surat rekomendasi pimpinan 49 lembar. e. SK terakhir berisi 49 lembar.

11. Laci sebelas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700251-700310) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:

12. Laci dua belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700311-700380) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:

(19)

66

13. Laci tiga belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700381-700455) angka lima digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:

c. Arsip foto copy kartu keluarga 444 lembar. d. Surat rakomendasi pimpinan 74 lembar. e. SK terakhir berisi 74 lembar.

14. Laci empat belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700456-700530) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:

15. Laci lima belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700531-700595) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:

(20)

67

16. Laci enam belas diberi judul Kredit Pegawai dengan kode (700596) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:

5.1.2. Filling Cabinet Kredit UKM

PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan 9 (sembilan) laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif kredit UKM yang ada di PD BPR Bank Solo. Memuat dokumen-dokumen persyaratan kredit yang berupa:

 Asli formulir permohonan kredit.

 Foto Copy KTP suami/istri.

 Foto Copy Kartu Keluarga.

 Sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta jual beli, akta/perjanjian

(21)

68

1. Laci satu diberi judul Kredit UKM dengan kode (001-124) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2004, dan (001-136) menandakan arsip tahun 2005, dengan rincian sebagai berikut:

c. Arsip foto copy kartu keluarga 520 lembar.

2. Laci dua diberi judul Kredit UKM dengan kode (001-154) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2006, dan (001-124) menandakan arsip tahun 2007, dengan rincian sebagai berikut:

c. Arsip foto copy kartu keluarga 556 lembar. d. Sertifikat tanah 278 lembar.

3. Laci tiga diberi judul Kredit UKM dengan kode (200008-200134) angka dua digit pertama menandakan arsip tahun 2008, dan (300001-300087) angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009, dengan rincian sebagai berikut:

(22)

69

4. Laci empat diberi judul Kredit UKM dengan kode (400001-400142) angka empat digit pertama menandakan arsip tahun 2010, dengan rincian sebagai berikut:

e. BPKB 77 lembar.

5. Laci lima diberi judul Kredit UKM dengan kode (500001-500143) angka lima digit pertama menandakan arsip tahun 2011, dan (600147-600177) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai berikut:

e. BPKB 103 lembar.

6. Laci enam diberi judul Kredit UKM dengan kode (600001-600145) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012, dengan rincian sebagai berikut:

(23)

70 d. Sertifikat tanah 63 lembar. e. BPKB 82 lembar.

7. Laci tujuh diberi judul Kredit UKM dengan kode (700001-700070) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:

8. Laci delapan diberi judul Kredit UKM dengan kode (700071-700130) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:

9. Laci sembilan diberi judul Kredit UKM dengan kode (700131-700) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:

(24)

71 e. BPKB 13 lembar.

5.1.3. Filling Cabinet Kredit Pasar

PD BPR Bank Solo mempunyai filling Cabinet dengan 10 (sepuluh) laci untuk menyimpan arsip dinamis aktif kredit pasar yang ada di PD BPR Bank Solo. Memuat dokumen-dokumen persyaratan kredit yang berupa:

 Asli formulir permohonan kredit.

 Foto Copy KTP suami/istri.

 Foto Copy Kartu Keluarga.

 Sertifikat hak milik, sertifikat HGB, akta/perjanjian sewa, SHP

toko/kios/konter/los/lapak/dasaran, BPKB.

1. Laci satu diberi judul Kredit Pasar dengan kode (001-156) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2004, dan (001-170) menandakan arsip tahun 2005, dengan rincian sebagai berikut:

c. Arsip foto copy kartu keluarga 652 lembar.

2. Laci dua diberi judul Kredit Pasar dengan kode (001-143) tiga angka digit menandakan arsip tahun 2006, dan (001-130) menandakan arsip tahun 2007, dengan rincian sebagai berikut:

(25)

72

c. Arsip foto copy kartu keluarga 546 lembar. d. SHP toko 173 lembar.

3. Laci tiga diberi judul Kredit Pasar dengan kode (200122-200368) angka dua digit pertama menandakan arsip tahun 2008, dan (300005-300197) angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009, dengan rincian sebagai berikut:

e. SHP kios 205 lembar. f. SHP kios 35 lembar. g. SHP konter 22 lembar.

4. Laci empat diberi judul Kredit Pasar dengan kode (40000-400036) angka empat digit pertama menandakan arsip tahun 2010, dengan rincian sebagai berikut:

c. Arsip foto copy kartu keluarga 576 lembar. d. SHP lapak 72 lembar.

(26)

73

angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012 dengan rincian sebagai berikut:

a. Berisi 573 lembar asli formulir permohonan kredit. b. Arsip foto copy KTP berisi 1.146 lembar.

c. Arsip foto copy kartu keluarga 1.146 lembar. d. BPKB 200 lembar.

e. SHP toko 80 lembar. f. SHP kios 130 lembar. g. SHP lapak 110 lembar. h. SHP konter 53 lembar.

6. Laci enam diberi judul Kredit Pasar dengan kode (600123-600186) angka enam digit pertama menandakan arsip tahun 2012 dengan rincian sebagai berikut:

c. Arsip foto copy kartu keluarga 252 lembar. d. BPKB 20 lembar.

e. SHP kios 26 lembar.

7. Laci tujuh diberi judul Kredit Pasar dengan kode (700001-700045) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:

(27)

74

e. SHP lapak 25 lembar.

8. Laci delapan diberi judul Kredit Pasar dengan kode (700046-700100) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:

e. SHP lapak 40 lembar.

9. Laci sembilan diberi judul Kredit Pasar dengan kode (700101-700140) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut:

e. SHP kios 17 lembar.

10. Laci sepuluh diberi judul Kredit Pasar dengan kode (700141) angka tujuh digit pertama menandakan arsip tahun 2013, dengan rincian sebagai berikut: a. Berisi 34 lembar asli formulir permohonan kredit.

(28)

75

5.2. Almari Besi

Almari Besi untuk menyimpan arsip kredit pegawai. PD BPR Bank Solo mempunyai satu almari besi.

Almari satu memiliki dua pintu:

a. Pintu satu bersisi arsip tentang kredit pegawai yang di tata berjejer dan di beri sekat dengan klasifikasi kode yang jelas yaitu untuk penyimpanan dokuen-dokumen kredit pegawai, dengan kode klasifikasi (300198-301156) angka tiga digit pertama menandakan arsip tahun 2009 yang berisi tentang 958 lembar formulir asli permohonan kredit, 1.916 lembar foto copy KTP suami/istri, 1.916 foto copy kartu keluarga, 958 lembar surat rekomendasi pimpinan, 958 lembar SK, 958 lembar slip gaji terakhir.

(29)

76

Arsip-arsip dinamis inaktif yang belum melalui proses yang benar seperti pada pedoman teknis. Arsip dinamis inaktif hanya dimasukkan kedalam map kemudian diikat dengan tali raffia.

5.3. Buku Register

PD BPR Bank Solo mencatat pemasukan dan pengeluaran dari dan ke dalam lemari besi/filling cabinet untuk dokumen-dokumen yang baru ataupun yang sudah lunas dari nasabah.

6. Perawatan Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo Perawatan arsip di bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo masih sangat kurang. Syarat penyimpanan arsip dimana arsip tidak boleh terlipat tidak terpenuhi karena arsip-arsip yang berukuran besar justru dilipat. Arsip hanya diberi kapurbarus pada filling cabinet, namun tidak diberi secara rutin. Peneliti hanya menemui lima kapurbarus di semua filling cabinet dan almari besi.

7. Penemuan Kembali Arsip Bagian Administrasi Kredit di PD BPR Bank Solo

Penemuan kembali arsip pada dasarnya menyangkut dua aspek yaitu : a. Penemuan kembali fisik arsip, yang pada dasarnya mengendalikan tenaga

(30)

77

b.Penemuan kembali informasi, yang pada dasarnya mengandalkan tenaga mesin/komputer.

Tindakan yang dilakukan untuk penemuan kembali arsip adalah meliputi: a. Memahami/menelaah materi yang akan dicari.

b. Menemukan tempat penyimpanan arsip yang berpegang pada penggolongan arsip menurut pola klasifikasi.

c. Apabila menemui kesukaran, maka dapat memanfaatkan indeks relative. d. Menentukan indeks berdasarkan materi yang akan dicari.

e. Jika arsip tidak dapat ditemukan maka harus meneliti buku register.

Penemuan kembali fisik arsip sangat ditentukan oleh ketepatan sistem penyimpanan arsip dan tempat yang memadahi untuk menyimpan arsip. Sistem penyimpanan arsip yang baik adalah sistem penyimpanan arsip yang dapat dimengerti oleh seluruh pegawai yang membutuhkan arsip tersebut. Ketepatan pemilihan sistem penyimpanan arsip yang baik dapat diuji dengan menghitung prosentase kecermatan arsip atau jangka waktu penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Penyelenggaraan sistem kearsipan yang baik ditunjukkan dengan angka kecermatan yang tidak lebih dari 3% atau jangka waktu penemuan kembali sebuah arsip tidak lebih dari 1 menit.

(31)

78 8. Pemusnahan Arsip

1. Pemusnahan Arsip

a. Arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi dapat dimusnahkan dengan ketentuan:

- Arsip yang menyangkut keuangan terlebih dahulu perlu perlu mendengar pertimbangan Dewan Pemeriksa Keuangan dengan jalan mengirimkan pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.

- Arsip yang menyangkut kepegawaian terlebih dahulu dengan pertimbangan Bagian Umum SDM dengan jalan mengirimkan daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.

- Arsip yang menyangkut penghimpunan dana terlebih dahulu dengan pertimbangan Bagian Operasional dan Dana serta perlu memperhatikan ketentuan yang berlaku untuk itu.

c. Setelah mendapat persetujuan dan yang bersangkutan dapat menetapkan keputusan pemusnahan arsip, maka arsip-arsip dimaksud dapat dimusnahkan.

4.2. Pembahasan

4.2.1. Sistem Pengelolaan Kearsipan

(32)

79

penting dalam kegiatan perkantoran yang sangat menunjang kelancaran kegiatan perkantoran sehingga harus di kelola sedemikian rupa agar tidak hilang atau rusak. Arsip tidak hilang atau tidak rusak saja belum cukup untuk menunjang kelancaran pekerjaan kantor karena pekerjaan kantor tidak dapat menunggu lama untuk menemukan arsip yang dibutuhkan. Hal ini memperjelas bahwa pengelolaan arsip harus sedemikian rupa sehingga arsip mudah dan cepat ditemukan kembali saat dibutuhkan.

Sistem penyimpanan arsip bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo adalah Sentralisasi. Penyimpanan arsip dengan sistem Sentralisasi merupakan pilihan yang sangat tepat karena sistem ini meminimalis kekurangan pada masing-masing sistem dan memaksimalkan kelebihan pada satu sistem tersebut. Pemilihan sistem apapun baik apabila disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan perkantoran dan dilakukan dengan baik dan benar.

“Asas Sentralisasi artinya segala kegiatan yang

berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan keluar serta menyelenggarakan kearsipannya dilakukan oleh bagian khusus yang bertugas menangani pengelolaan dan penyimpanan arsip dalam organisasi, sehingga setiap unit dalam organisasi

kantor di kelola oleh satu bagian khusus.”4

Secara Sentralisasi arsip aktif bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo dikelola oleh masing-masing unit kerja. Hal ini memudahkan setiap unit kerja dalam hal penemuan kembali arsip, karena dikelola sendiri pasti akan lebih mudah mencari apabila diperlukan. Arsip aktif maupun fasilitas pinjaman yang sudah dilunasi/direstruktur/hapus buku untuk setiap satu debitur, wajib disimpan dalam satu file yang sama ini mengakibatkan semakin bertambahnya arsip pada

4

(33)

80

setiap tahunnya. Sedangkan arsip inaktif hanya di masukkan dalam map-map diikat dengan tali rafia kemudian ditumpuk di bawah meja kerja. Hal ini sangat berbahaya untuk keamanan arsip. Pengetahuan tentang kearsipan yang baik sangat menunjang dalam pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip aktif bagian administrasi kredit di PD BPR Bank Solo terganjal kurangnya pegawai dan pengetahuan akan kearsipan oleh petugas administrasi kredit, hal ini tergambar pada penyusutan arsip yang ragu-ragu dalam menentukan arsip apakah masih aktif atau tidak.

Arsip dinamis aktif ada ruangan khusus untuk menyimpan arsip yaitu brankas, dan juga ruangan bagian dana sedangkan arsip inaktif belum ada ruangan khusus sehingga, disimpan dibawah meja pegawai dengan diikat dengan tali rafia dalam map-map. Hal ini menyebabkan ruangan yang sempit bertambah sempit dan terlihat kurang tertata dengan rapi, sehingga mengganggu kelancaran aktifitas pegawai PD BPR Bank Solo.

4.2.2. Penciptaan dan Pengurusan Arsip

Kegiatan manajemen kearsipan berawal dari penciptaan arsip. Arsip tercipta/ berasal dari arsip interen dan eksteren kantor. Arsip interen dan eksteren tercipta ketika suatu kantor mengirim/menerima surat/dokumen lain.

(34)

81

4.2.2.1. Pengurusan Dokumen Penting

Pengurusan dokumen penting masuk dan keluar di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit sudah sesuai dengan Pedoman Renstra PD BPR Bank Solo Berikut prosedurnya:

A. Pengurusan dokumen penting masuk di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit:

a. Dokumen asli harus disimpan dalam lemari besi atau filling cabinet, untuk pemasukan dan pengeluaran dari dan ke dalam lemari besi harus dicatat dalam buku register tersendiri. Buku register di pegang oleh Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit.

b. Seluruh dokumen wajib disimpan dalam Dokumen Kredit oleh Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit.

c. Seluruh riwayat pinjaman debitur beserta dokumen-dokumen yang menyertainya baik untuk fasilitas yang masih aktif maupun fasilitas pinjaman yang sudah dilunasi/direstruktur/hapus buku untuk setiap satu debitur, wajib disimpan dalam satu file yang sama.

4.2.2.2. Pengurusan Dokumen Monitoring

Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit akan mengirimkan laporan dokumen yang akan dan sudah jatuh tempo, dokumen tidak lengkap/dokumen pendukung tidak lengkap ke masing-masing Sub Bagian Kredit setiap awal bulan untuk follow up.

(35)

82

Dokumen yang akan jatuh tempo akan diinformasikan kepada Sub Bagian Kredit dalam waktu 1 (satu) bulan sebelum jatuh tempo. Apabila dokumen jatuh tempo, dan Sub Bagian Kredit belum dapat memenuhi perpanjangan/penggantian dokumen tersebut maka:

a. Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit akan mengirimkan laporan dokumen yang telah dan akan jatuh tempo pada setiap bulan kepada kepala Bagian Kredit.

b. Laporan bulanan Sub Bagian Analis dan Administrasi Kredit yang dibuat secara terperinci akan dikirimkan ke kepala Sub Bagian Kredit dengan tembusan kepada kepala Bagian Kredit dan Direksi.

c. Kepala Sub Bagian kredit wajib segera melengkapi dokumen yang jatuh tempo dalam jangka waktu 2 (dua) bulan setelah tanggal jatuh tempo. Apabila hal tersebut tidak dapat dipenuhi maka Kepala Sub Bagian Kredit wajib mengajukan permohonan persetujuan perpanjangan waktu kepada Kepala Bagian Kredit dan Direksi.

B. Dokumen Tidak Lengkap

(36)

83

wajib megajukan permohonan perpanjangan jangka waktu kepada Kepala Bagian Kredit dan Direksi.

4.2.3. Penataan Arsip di PD BPR Bank Solo Bagian Administrasi Kredit Penyimpanan dan penataan arsip harus dilakukan secara sistematis sehingga arsip dapat ditemukan kembali dangan cepat dan tepat. Sistem yang telah ditetapkan dalam penataan arsip akan membuahkan hasil sesuai dengan tujuan penataan arsip jika dilakukan dengan benar.

(37)

84

Penataan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit belum sesuai dengan Pedoman Bimbingan teknis kearsipan dinamis. Penataan arsip dinamis aktif yang sesuai adalah:

a. Memisah-misahkan arsip yang akan disimpan dengan arsip

yang sedang dikelola. Pada tahap ini kelengkapan–

kelengkapan arsi8p yang tidak memiliki keterangan bernilai seperti amplop kosong, blangko kosong, dan lain-lain segera dimusnahkan.

b. Memeriksa, tindakan ini meliputi:

-Memeriksa apakah keterangan sesuai dengan klasifikasi

dalam sistem tersebut, jika tidak dicatat dalam buku register.

c. Menentukan Kode; setiap arsip dipelajari isinya untuk

mengetahui lingkup dan kajian masalah yang tersirat didalam dokumen.

d. Mengelompokkan arsip yang berdasarkan kesamaan dalam

suatu proses, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis.

e. Menentukan title; arsip yang telah dihimpun ditentukan

titelnya yang berfungsi sebagai tanda pengenal berkas, dimana title tersebut dicantumkan pada tab folder.

f. Penempatan arsip dalam folder; pada tab folder diberi kode

klasifikasi dan title yang telah ditentukan.

g. Penataan Sekat; penyusunanya dimulai dari sekat untuk pokok

urusan, kemudian disusul untuk sub urusan, penyusunannya secara berdiri kebalakang atau berderet kesamping.

h. Penataan tanpa sekat; penataan berkas aktif dilakukan tanpa

menggunakan sekat.”5

Arsip dinamis inaktif yang tidak mempunyai ruangan dan tempat hanya dimasukkan kedalam map-map diikat kemudian langsung ditumpuk dibawah meja pegawai untuk menyimpan arsip, dan keterangan yang tidak jelas sehingga jika arsip dibutuhkan akan sangat sulit untuk ditemukan. Daftar pertelaan arsip pun belum dibuat.

Penataan arsip dinamis inaktif di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit belum sesuai dengan prosedur pengurusan arsip yang disusun dalam

5

PD BPR Bank Solo, Loc.cit, hal. 80. “

(38)

85

pedoman bahan bimbingan teknis kearsipan. Penataan arsip inaktif yang sesuai adalah:

a. Membersihkan arsip dari debu-debu dan kotoran dan

memusnahkan semua bakteri dan serangga.

b. Memisahkan arsip non arsip dan duplikasi arsip.

c. Mengelompokkan arsip menurut unit kerja/pengolah disusun

menurut kronologi.

d. Membungkus arsip setebal ± 4/5 cm dan member nomor

sementara.

e. Mencatat dalam kartu menurut unut kerja dan disusun

menurut kronologi, setelah disusun nomor tetap pada kartu.

f. Membuat daftar pretelan arsip.

g. Memasukan arsip yang telah dibungkus ke dalam boks,

sambil memberikan nomor definitive pada bendel arsip yang telah dibungkus.

h. Memberikan kamper dalam boks arsip.” 6

4.2.4. Peralatan Penyimpanan Arsip

Peralatan yang digunakan dalam proses pengelolaan kearsipan sangat mempengaruhi tujuan utama penyimpanan arsip yaitu mudah dan cepat ditemukan. Peralatan yang memadahi ditunjang dengan penataan yang baik akan mempermudah penemuan kembali arsip ketika dibutuhkan lagi.

Peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan kearsipan di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit kurang memadahi. Hanya filling cabinet dan lemari besi, ini tidak dapat menampung seluruh arsip sehingga arsip hanya diletakkan disisi bawah meja kerja dan didalam filling cabinet pun arsip sangat sesak.

4.2.5. Ruang Penyimpanan Arsip

(39)

86

PD BPR Bank Solo Belum mempunyai ruangan khusus untuk penyimpanan arsip inaktif. Filing cabinet untuk menyimpan arsip hanya untuk penyimpanan arsip dinamis aktif. Arsip inaktif bersatu dengan ruang kerja pegawai PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit sehingga tempat penyimpanan arsip dengan ruang kerja menjadi sempit dan perawatan arsip tidak bisa maksimal. Didalam ruang arsip juga ada makanan kecil dan minuman, padahal minuman dan makanan dapat mengundang serangga yang dapat merusak arsip. Ruang Penyimpanan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit kurang sempurna, tempat penyimpanan arsip yang baik dapat didefinisikan sebagai “Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berfentilasi

dengan baik.”7

4.2.6. Perawatan Arsip

Perawatan arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit masih sangat kurang. Syarat penyimpanan arsip dimana arsip tidak boleh terlipat tidak terpenuhi karena arsip-arsip yang berukuran besar justru dilipat. Arsip hanya diberi kapurbarus pada filling cabinet dan lemari besi. Peneliti hanya menemui lima kapurbarus di semua almari besi dan filling cabinet.

Seharusnya pegawai kearsipan PD BPR Bank Solo lebih memperhatikan perawatan arsip lagi. Arsip harus diberikan ruangan tersendiri dan tempat, serta dibersihkan dari debu minimal satu minggu sekali. Pemberian kapurbarus juga harus rutin, apabila kapurbarus sudah habis segera diberi lagi

7

(40)

87 4.2.7. Penemuan Kembali Arsip

Penemuan kembali fisik arsip sangat ditentukan oleh ketepatan sistem penyimpanan arsip dan tempat yang memadahi untuk menyimpan arsip. Sistem penyimpanan arsip yang baik adalah sistem penyimpanan arsip yang dapat dimengerti oleh seluruh pegawai yang membutuhkan arsip tersebut. Hal ini untuk kelancaran kerja pegawai lain membutuhkan arsip tersebut.

Ketepatan pemilihan sistem penyimpanan arsip yang baik dapat diuji dengan menghitung prosentase kecermatan arsip atau jangka waktu penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Penyelenggaraan sistem kearsipan yang baik ditunjukan dengan angka kecermatan yang tidak lebih dari 3% “Sebagai patokan

angka kecermatan adalah 3%.” 8

Penemuan kembali arsip di PD BPR Bank Solo bagian administrasi kredit sulit dan lama. Ketika diminta untuk mencari tiga buah arsip hanya satu arsip yang ditemukan dan waktunya pun lebih dari 10 menit padahal. “jangka waktu yang baik untuk menemukan kembali suatu arsip adalah tidak lebih dari 1

menit.”9 Jadi, penyelenggaraan sistem penyimpanan arsip di PD BPR Bank Solo

bagian administrasi kredit harus diadakan perbaikan.

Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik oleh atasan sendiri, ataupun teman sejawat PD BPR Bank Solo. Jika arsip dipinjam maka keluarnya arsip harus dicatat. Hal ini diperlukan agar sistem pengawasan seluruh dokumen dapat diketahui apakah sedang berada dalam file atau tidak.

8_{Irra Chisyanti Dewi, Loc.cit, hal. 168.} 9

(41)

88 4.2.8. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip

Semakin banyak kegiatan suatu kantor, semakin cepat pula pertumbuhan arsip dikantor tersebut. Langkah untuk mengantisipasi ledakan jumlah pertumbuhan arsip yang begitu besar dapat dilakukan dengan mengadakan penyusutan arsip dengan cara peninjauan kembali arsip aktif, arsip dinamis aktif yang memiliki frekuensi penggunaan rendah maka harus di pindah ke golongan arsip dinamis inaktif, tentunya bukan hanya berubah namanya, tetapi pengelolaan dan perlakuannya pun harus sesuai dengan arsip inaktif. Setelah tahap ini selesai arsip yang sudah tidak digunakan akan di pilih lagi, untuk kemudian dimusnahkan atau disimpan secara permanen dalam bentuk arsip statis.