ANALISIS SISTEM EKSPOR PADA PT. UNZA VITALIS
SALATIGA
Oleh :
AMRIZAL POSLEDRENI PUTRA NIM : 232008216
KERTAS KERJA
Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari
Persyaratan-Persyaratan untuk Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS
: EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI
: AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS KERTAS KERJA
Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : AMRIZAL POSLEDRENI PUTRA
NIM : 232008216
Program Studi : AKUNTANSI
Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa kertas kerja,
Judul : ANALISIS SISTEM EKSPOR PADA PT. UNZA VITALIS SALATIGA
Pembimbing : PASKAH IKA NUGROHO, SE, MSi, CMA Tanggal di uji : 19 Juli 2013
adalah benar-benar hasil karya saya. Di dalam kertas kerja ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan atau gagasan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat yang saya akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, termasuk pencabutan gelar sarjana yang telah saya peroleh.
Salatiga, 19 Juli 2013 Yang memberi pernyataan
ANALISIS SISTEM EKSPOR PADA PT. UNZA VITALIS
Diajukan kepada Fakultas Ekonomika dan Bisnis Guna Memenuhi Sebagian dari
Persyaratan–persyaratan untuk Mencapai
Gelar Sarjana Ekonomi
FAKULTAS
: EKONOMIKA DAN BISNIS
PROGRAM STUDI : AKUNTANSI
Disetujui Oleh :
Paskah Ika Nugroho, SE, MSi, CMA Pembimbing
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
SALATIGA
MOTTO
“
Pengetahuan adal
ah sumber kekuatan”
“Kegagalan hanya terjadi bila kita menyerah diawal”
“Pengalaman adalah guru terbaik”
“Segala yang indah belum tentu baik, tetapi segala yang baik
sudah tentu indah”
ABSTRACT
The purpose of this study is to determine whether the export system on PT. UNZA Vitalis is good or not. The research is conducted by analyzing the exports systems which range from the purchase orders to be sent to the importer of the goods. The subjects of this study is PT. UNZA Vitalis SALATIGA. The methods that researcher used are observation and interview. Monitoring the observation is done by watched the related objects closely and carefully (parts of the export information systems), parts sales of the PT. Unza Vitalis Interviews are conducted by questions and answer with an employee who works in export sales system in PT. Unza Vitalis. From the results of this study, the researcher thinks that the company should renew the company's old system so that export process is done better and on time. From this study, the reseacher can see that by using a duplicate document in this company, it makes the export takes a long process. It is because the documents should be sent to the importer directly and return it back to the company for making a copy of the documents used for the payment request.
SARIPATI
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem ekspor pada PT. UNZA VITALIS sudah baik atau belum. Penelitian ini dilakukan dengan menganalisis sistem ekspor mulai dari purchase order sampai barang dikirim ke importir. Subyek dari penelitian ini adalah PT. UNZA VITALIS SALATIGA. Metode yang dilakukan peneliti adalah Observasi dan Wawancara. Melakukan observasi pengamatan secara cermat dengan mengawasi dengan teliti obyek-obyek yang berkaitan (bagian sistem informasi ekspor), bagian penjualan PT Unza Vitalis. Wawancara dilakukan dengan tanya jawab dengan pegawai bagian sistem penjualan ekspor PT Unza Vitalis. Dari hasil penelitian ini seharusnya perusahaan memperbaharui sistem yang lama agar proses ekspornya berjalan dengan baik dan tepat waktu. Dalam Penelitian ini dapat dilihat bahwa PT. UNZA VITALIS dengan menggunakan satu rangkap dokumen, membuat proses ekspor menjadi lama. Karena dokumen yang seharusnya langsung dikirim ke importir kembali lagi ke perusahaan untuk pembuatan dokumen copy yang digunakan untuk payment request.
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas kemudahan, kelancaran
serta perlindungan-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas kerja yang
berjudul “Analisis Sistem Ekspor Pada PT. UNZA VITALIS SALATIGA” dengan
lancar dan tepat waktu.
Salah satu tujuan dari penelitian ini adalah untuk memenuhi persyaratan
dalam mencapai gelar Sarjana Ekonomi di Universitas Kristen Satya Wacana. Penulis
berharap penelitian ini dapat memberi manfaat bagi perkembangan akuntansi, dunia
akademis, maupun praktisi dalam bidang sistem akuntansi.
Penulis menyadari bahwa kertas kerja ini masih memiliki banyak kelemahan
dan keterbatasan, tetapi penulis berharap penelitian ini tetap bermanfaat bagi
pembaca dan bagi peneliti selanjutnya. Penulis juga berharap penelitian selanjutnya
akan lebih baik daripada penelitian ini.
Salatiga, 3 Juli 2013
UCAPAN TERIMAKASIH
Dalam perjalanan menulis kertas kerja ini, penulis banyak menemukan
hambatan. Namun berkat perlindungan dan kemudahan dari Allah SWT serta
dukungan dari teman-teman di sekitar penulis maka penulis dapat menyelesaikan
kertas kerja ini dengan baik.
Oleh sebab itu, dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan
terimakasih kepada :
1. Paskah Ika Nugroho, SE, MSi, CMA selaku pembimbing yang bersedia
meluangkan waktu dan dengan sabar memberikan arahan, support, koreksi
serta saran dalam penulisan kertas kerja ini.
2. Bapak Mulyaman Saleh dan Ibu Budi Rahayu kedua orang tua penulis yang
selalu memberikan dukungan, doa, dan nasehat-nasehat selama ini, termasuk
dalam pembuatan kertas kerja ini.
3. Kakakku yang tersayang, mas Andi dan mas Tinton atas canda tawa, doa, dan
dukungannya yang selalu diberikan kepada penulis selama ini.
4. Handini Setiyawati yang selalu memberikan dukungan, kasih sayang, doa,
semangat, canda maupun tawa selama pembuatan kertas kerja ini.
5. Teman-teman yang selalu memberikan semangat dan motivasi dalam
6. Seluruh staf pengajar dan tata usaha Fakultas Ekonomika dan Bisnis
Universitas Kristen Satya Wacana yang telah memberikan ilmu pengetahuan
dan bantuan kepada penulis.
Penulis menyadari dalam penyusunan kertas kerja ini masih jauh dari
sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat penulis
harapkan sebagai masukan yang berharga. Semoga kertas kerja ini dapat bermanfaat
bagi pembaca dan semua pihak yang berkepentingan.
Salatiga, 3 Juli 2013
DAFTAR ISI
Halaman Judul ... i
Surat Pernyataan Keaslian Skripsi ... ii
Halaman Persetujuan / Pengesahan ... iii
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran : Panduan wawancara
Lampiran 1 : Dokumen COO
Lampiran 2 : Dokumen Asuransi
Lampiran 3 & 4 : Dokumen Invoice
Lampiran 5 : Dokumen Nota Pelayanan Ekspor (NPE)
Lampiran 6 : Dokumen Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
PENDAHULUAN
Pada dasarnya sebuah perusahaan memerlukan suatu sistem. Salah satu sistem
informasi yang sangat penting bagi kegiatan operasional perusahaan adalah sistem
informasi akuntansi. Akuntansi merupakan suatu suatu alat dalam mencatat semua
kegiatan keuangan sampai dalam menganalisis kinerja dan sistem suatu perusahaan.
PT. Unza Vitalis dalam kegiatan ekspor mempunyai banyak negara tujuan
yang memiliki persyaratan khusus di tiap negara tujuan ekspor, untuk negara tujuan
ekspor mempunyai syarat dan ketentuan yang berbeda-beda contohnya perusahaan
adalah ke Asia seperti Malaysia, Vietnam, Cambodia, Thailand. Timur Tengah
seperti : Arab Saudi, Qatar. Sedangkan Afrika seperti Afrika Selatan, Congo, Nigeria,
Tanzania.
Dalam PT. Unza Vitalis dengan sistem yang ada sekarang masih banyak
kekurangannya yang berakibat penjualan berkurang, dan pengiriman barang tidak
tepat waktu ke tempat tujuan. Hal ini disebabkan sistem penjualan ekspor yang
terdapat pada PT. Unza Vitalis masih belum optimal. Belum optimal disini adalah
proses ekspor yang dilakukan dari awal sampai akhir masih terdapat kekurangannya,
ketepatan waktu pengiriman barang dan dokumen yang masih kurang tepat waktu,
menyebabkan terjadinya komplain oleh customer. Masih terdapat beberapa
kelemahan yang terdapat pada sistem siklus penjualan ekspor pada PT. Unza Vitalis.
Sebagai contoh export untuk customer Malaysia (Wipro Manufacturing Services Sdn
Bhd), menginginkan untuk shipment dari Semarang, ETD Semarang port dengan
West Portklang. Untuk itu bagaimana cara untuk handling export yang efektif agar
customer tidak terkena demurage cost(biaya penumpukan). Untuk proses custom
clearance, buyer membutuhkan waktu 2 minggu untuk menarik container dari
pelabuhan sampai ke gudang, bagaimana metode yang digunakan agar customer tidak
mengeluarkan biaya yang mahal untuk sewa container. Untuk export ke middle east
membutuhkan legalisasi di departemen perdagangan, departemen kehakiman,
departemen luar negeri dan kedutaan besar yang ada di Indonesia. Sedangkan
masing- masing negara mempunyai persyaratan yang berbeda-beda. Bagaimana
metode yang efektif untuk untuk proses legalisasi terhadap customer yang
berbeda-beda negara.
Berdasarkan masalah yang terdapat pada penelitian diatas, maka persoalan
penelitian yang terdapat pada PT. Unza Vitalis adalah sebagai berikut : bagaimana
sistem ekspor yang diterapkan oleh PT. Unza Vitalis, apa kelemahan yang terdapat
pada sistem ekspor pada PT. Unza Vitalis, serta bagaimana rekomendasi dan
penyusunan panduan untuk ekspor di PT.Unza Vitalis.
Karena setiap masing-masing negara tujuan ekspor memiliki persyaratan yang
berbeda, maka untuk itu penulis tertarik untuk menganalisis dan menyusun guideline
atau panduan yang mudah dipahami oleh seluruh karyawan PT. Unza Vitalis serta
tidak terjadi kesalahan pada saat proses ekspor dilaksanakan. Peneliti juga
menginginkan penelitian ini untuk memberikan solusi kepada pemilik PT. Unza
Vitalis agar proses penjualan ekspor menjadi lebih baik, yang akan menyebabkan
keuntungan dari hasil penjualan meningkat, dan para importir akan senang saat
Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan masukan terhadap kelemahan yang
terdapat pada sistem ekspor bagi PT Unza Vitalis. Dengan adanya sistem yang baik
maka penjualan yang terdapat pada PT Unza Vitalis dapat meningkat, diharapkan
tidak ada kesalahan atas pengiriman barang kepada importir, karena requirement
KERANGKA TEORITIS
Sistem Informasi Akuntansi
Informasi merupakan data yang sudah di olah sehingga berguna untuk
mengambil keputusan. Dengan kata lain informasi adalah fakta yang mempunyai arti
dan berguna untuk mencapai tujuan tertentu ( Wilkinson, 1991:6, dalam Purwanto
2005:7). Sistem Informasi Akuntansi adalah sumber daya manusia dan modal
organisasi yang bertanggung jawab untuk persiapan informasi keuangan dan
informasi yang diperoleh dari mengumpulkan dan memproses berbagai transaksi
perusahaan (Romney dan Steinbart, 2006).
Penyusunan sistem informasi untuk suatu perusahaan perlu
mempertimbangkan beberapa faktor yang penting sebagai berikut; sistem akuntansi
yang disusun harus memenuhi prinsip cepat, yaitu bahwa sistem akuntansi harus
mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat
memenuhi kebutuhan dan kualitas yang sesuai; sistem akuntansi yang disusun harus
memenuhi prinsip aman, yang berarti sistem akuntansi harus dapat membantu
menjaga keamanan harta milik perusahaan (Romney dan Steinbart, 2006).
Sistem Informasi Penjualan
Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan
rencana-rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kubutuhan dan keinginan
pembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba ( Warwan, 1986
dua komponen atau lebih yang saling terintegrasi atau bekerjasama untuk
menghasilkan informasi penjualan (Mulyadi, 2001)
Sistem Ekspor
Sistem ekspor adalah kumpulan dari dua komponen atau lebih yang saling
berkaitan atau bekerjasama untuk menghasilkan dokumen-dokumen yang digunakan
untuk proses ekspor. Ekspor di dalam kegiatannya terdapat prosedur ekspor dari
masing-masing pihak yang terlibat dalam kegiatan ekspor tersebut dan pengurusan
dokumen-dokumen yang diperlukan. Prosedur ekspor adalah langkah-langkah yang
harus ditempuh dalam pelaksanaan kegiatan pengiriman barang ke luar negeri. Dalam
perdagangan international, penjual dan pembeli terpisah secara geografis. Letak
geografis dan peraturan pemerintah mempengaruhi cara pelaksanaan pengiriman
barang (Santoso,2002). Sistem ekspor yang baik selain terdapat pembeli dan penjual,
dalam proses ekspornya menggunakan jasa agen (forwarder) karena mempermudah
perijinan ekpor dan mempersingkat waktu, selain itu dalam proses ekspor bank yang
ditunjuk lebih baik bank online dalam arti bank yang ditunjuk penjual dan pembeli
saling terkait. Sistem ekspor juga harus memiliki dokumen-dokumen yang lengkap,
mengikuti prosedur yang telah ada, dan prosesnya akan lebih baik jika perusahaan
Bagian Sistem Ekspor
Dalam perdagangan international mempunyai beberapa bagian dalam sistem
penjualan ekspornya yaitu : Forwarder, Buyer, Bank dan Eksportir (Amir,2001).
Freight forwader adalah badan usaha yang bergerak dalam bidang jasa angkutan,
dimana peran utamanya sebagai pemberi jasa antara shipper (pengirim/eksportir) dan
consignee (Importir) atau airline dan shipping line. Dalam hal ini ada dua agen atau
broker dalam pengiriman yaitu EMKL dan Freight Forwarder, yang membedakannya
adalah apabila EMKL melakukan tugasnya hanya sampai pada barang dimuat di atas
kapal. Sedangkan Freight Forwarder melakukan tugasnya dengan bertanggung jawab
atas barang ekspor dari gudang eksportir sampai pada gudang importer. Jadi Freight
Forwarder tugasnya lebih luas dari EMKL. Buyer disebut juga importir, adalah
perusahaan yang membeli produk diluar negaranya. Bank merupakan badan yang
berperan sebagai acuan pembayaran setiap negara, dan setiap negara mempunyai
aturan-aturan yang berbeda dalam hal pembayaran luar antar negara. Eksportir adalah
badan yang menyediaakan barang atau produk yang akan dijual kepada importir.
Dokumen Ekspor
Dalam penjualan secara ekspor disini memerlukan beberapa dokumen yang
harus digunakan dalam proses ekspor, dokumen-dokumen tersebut dikelompokan
sebagai berikut : Dokumen induk ; surat kuasa adalah surat yang ditentukan oleh
eksportir yang isinya memberi kuasa kepada EMKL / Freight Forwader untuk
menyelesaikan dokumen ekspor di pelabuhan. Faktur perdagagan (Invoice)
oleh eksportir untuk importir, invoice dokumen isinya menerangkan tentang jenis
barang jumlah harga satuan dan total harga serta kualitas barang ekspor. Letter of
Credit (L/C) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh importir yang merupakan janji
bank untuk membayar eksportir, Bill of Lading (sertifikat pengapalan) merupakan
sertifikat pengapalan yang dikeluarkan pihak forwarding/shipping line yang berisi
identitas pengiriman barang dalam container, Shipping Instruction merupakan
dokumen yang dibuat oleh eksportir kepada perusahaan pelayaran yang berisi
booking ruang pengkapalan(Amir,2001).
Dokumen Penunjang : Packinglist adalah dokumen yang menerangkan
tentang jenis barang dalam bungkusan serta berat bersih dan berat kotor maupun
volumenya, Weight – Note merupakan suatu catatan yang berisi perincian berat dari
tiap peti atau tiap kemasan yang biasanya menyebutkan berat kotor dan berat bersih
tiap kemasan. COO (certificate of origin) dokumen yang digunakan untuk
menerangkan tentang asal barang yang dikirim yang dikeluarkan oleh departemen
perdagangan setempat, Measurement-List adalah daftar yang berisi ukuran atau
takarandari tiap peti yang bisanya menyebut volume dati tiap kemasan.
Chemical-Analysis merupakan dokumen suatu pernyataan yang dikeluarkan oleh laboratorium
kimia dari perusahaan sendiri. Manufacturer’s adalah surat pernyataan yang dibuat
produsen yang menyatakan bahwa barang tersebut adalah hasil produksinya yang
membawa merk dagangannya (Trade Mark). Sedangkan PEB merupakan dokumen
pabean yang berupa formulir yang harus diisi oleh pemberitahu secara lengkap dan
Prosedur Ekspor
Suyono (2005) menguraikan prosedur dari ekspor produk komoditi
berdasarkan pihak-pihak yang terlibat : Eksportir yang akan mengekspor produknya
ke luar negeri dapat melalui beberapa proses, diantaranya dengan mengurus sendiri
pengiriman tersebut atau dengan melalui jasa agen. Dalam hal ini jasa agen yang
dapat digunakan adalah pada perusahaan swasta yaitu EMKL dan Freight Forwarder,
yaitu adalah sebuah perusahaan yang bertindak sebagai agen atau broker untuk semua
pengurusan dokumen-dokumen dan barang yang di ekspor. Perusahaan yang
melakukan pengiriman barang ekspor sendiri, semua pengurusan dokumen-dokumen
dan barang ekspornya dilakukan sendiri dengan barang ekspor tersebut dimuat diatas
kapal dan sampai kepada buyer atau importir. Perusahaan yang menggunakan jasa
agen atau broker yaitu EMKL dan Freight Forwarder, maka dalam pengurusan
dokumen-dokumen dan barang ekspornya semua akan diurus oleh agen tersebut.
Standar Operasional Prosedur
Teori yang membahas konsep (sistem ekspor) proses order, sampai proses
pengiriman ke importir pelaksanaanya berdasarkan SOP. Standar operasional
prosedur adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai
dengan fungsi dan alat penilain kinerja dalam ekspor berdasarkan indikator teknis,
admistratif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja
mengenai apa yang dikerjakan dalam ekspor untuk mewujudkan profit atau laba yang
telah ditetapkan oleh manajemen.
Dilihat dari fungsinya SOP berfungsi membentuk sistem kerja dan aliran kerja yang
teratur, sistematis, dan dapat dipertangung jawabkan , menggambarkan bagaimana
tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku,
menjelaskan bagaimana proses pelaksaan kegiatan berlangsung, sebagai sarana tata
urutan dari pelaksaan dan pengadmistrasian pekerjaan harian sebagaimana metode
yang di tetapkan, menjamin konsistensi dan proses kerja sistematik, dan menetapkan
hubungan timbal balik antar satuan kerja.
Secara umum, SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme
dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk
mencapai tujuan mendapatkan laba atau profit. SOP sebagai dokumen /instrument
memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisien
berdasarkan suatu standart yang sudah baku . Pengembangkan instrument
manajemen tersebut dimaksudkan untuk memastikan bahwa proses ekspor dalam
oraganisasi dapat terkendali dan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Sebagai instrument manajemen, SOP berlandaskan pada sistem manajemen kualitas
(Quality Management System), yakni sekumpulan prosedur terdokumentasi dan
praktek-praktek standart untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin
kesesuaian dari proses dan produk (barang dan/atau jasa) terhadap kebutuhan atau
Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk
menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang
telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa
hal, yaitu : Adanya permasalahan yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan
tersebut dapat berupa ketidakberesan dalam sistem yang lama sehingga sistem yang
lama tersebut tidak beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Permasalahan lainnya
dikarenakan pesatnya pertumbuhan organisasi serta adanya kebutuhan informasi yang
semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat serta pertumbuhan prinsip
akuntansi yang baru. Untuk meraih kesempatan-kesempatan yang dapat berupa
peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkatkan kepada langganan, dan lain
sebagainya. Adanya instruksi-instruksi dari luar organisasi, seperti misalnya
METODE PENELITIAN
Satuan Pengamatan dan Satuan Analisis
Satuan analisis dalam penelitian ini adalah sistem informasi siklus ekspor,
sedangkan objek penelitiannya adalah PT. Unza Vitalis.
Satuan pengamatan adalah suatu unsur atau kelompok dimana data atau
informasi tersebut diperoleh. Sehingga yang menjadi satuan pengamatan dalam
penulisan ini adalah bagian EXIM (ekspor impor) PT. UNZA VITALIS.
Jenis dan Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini, yaitu : Data primer dan Data
sekunder. Data yang dikumpulkan berupa keterangan mengenai sistem informasi
yang selama ini digunakan yang berkaitan dengan siklus penjualan ekspor. Data
primer diperoleh secara langsung dari proses wawancara dengan pemilik dan
karyawan PT Unza Vitalis yang dilakukan oleh peneliti. Dalam wawancara tersebut
peneliti berusaha untuk memperoleh informasi tentang penjualan ekspor serta
prosedur yang digunakan dalam ekspor tersebut. Diperoleh dari observasi kegiatan
ekspor dari proses awal terima order sampai akhir yaitu pengiriman shipping
dokumen ke importir. Data sekunder diperoleh dari dokumen dan nota-nota yang ada
Metode Penelitian
Metode yang dilakukan peneliti adalah Observasi dan Wawancara. Melakukan
observasi pengamatan secara cermat dengan mengawasi dengan teliti obyek-obyek
yang berkaitan (bagian sistem informasi ekspor), bagian penjualan PT Unza Vitalis.
Wawancara dilakukan dengan tanya jawab dengan pegawai bagian sistem penjualan
ekspor PT Unza Vitalis.
Teknik Analisis Data
Teknik analisis yang digunakan adalah teknik analisis kualitatif deskriptif.
Analisis dilakukan dengan membandingkan teori-teori yang ada dengan kenyataan
yang terjadi dalam perusahaan berdasarkan data-data yang diperoleh serta untuk
menguraikan atau memberi pendapat dalam pengambilan keputusan dari laporan yang
telah diperoleh.
Langkah Analisis
Langkah-langkah analisis yang dilakukan dalam penelitian ini adalah :
1. Mengamati struktur organisasi serta pembagian wewenang dan tanggung jawab PT
Unza Vitalis.
2. Mengamati fungsi-fungsi yang terkait, dokumen-dokumen dan prosedur ekspor yang
digunakan untuk menjalankan kegiatan.
3. Menganalisis sistem ekspor yang meliputi fungsi-fungsi yang terkait,
4. Mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam sistem ekspor PT
UNZA VITALIS.
5. Data yang telah dikumpulkan kemudian disusun secara sistematis, dengan mendesain
Flowchart, untuk melihat bagaimana sistem ekspor yang terdapat pada PT Unza
Vitalis. Untuk mengetahui kelemahan yang terdapat pada sistem ekspor PT Unza
ANALISIS DATA
Bab ini akan menguraikan gambaran objek penelitian yang meliputi sejarah
singkat perusahaan serta hasil penelitian yang telah diperoleh untuk menjawab
perumusan masalah dan mencapai tujuan penelitian yang terdapat pada bab-bab
sebelumnya. Pembahasan dilakukan dengan membandingkan landasan teori dengan
kenyataan yang terjadi di lapangan. Pembahasan hasil penelitian meliputi proses
penjualan ekspor berdasarkan standard operasional prosedur serta pengawasan proses
penjualan ekspor pada PT. UNZA VITALIS Salatiga.
Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Suka Sukses Sejati didirikan berdasarkan Akta Pendirian Notaris Marina
Soewana No. 19 Tgl 30 November 2000, dengan Komisaris Merry Eddy, Direktur
Ibnu Holdun. Bentuk badan usaha adalah Perseroan Terbatas. Mr Billy Hartono Salim
adalah pendiri perusahaan, mulai mendirikan perusahaan jasa distribusi yang kecil
pada tahun 1989 dan jaringan untuk produk kosmetik dan wewangian bernama PT.
Asri Karya Perdana Mandiri. Pada tahun 2001, ketika bisnis berkembang, beliau
kemudian membangun pabrik sendiri bernama PT. Kosmetika Alam Pesona Mandiri
(KAPM) dan mulai memproduksi produk perlengkapan mandi seperti mandi Lulur
(body scrub), parfum, juga menjadi pelopor untuk keberhasilan produk Feminin
Wash Sabun Sirih . Dengan jaringan luas dan distribusi pengalaman di lapangan,
kemudian berubah nama menjadi PT. Vitalis Indonesia yang juga ditetapkan sebagai
distributor eksklusif. Pada tahun 2005, dengan visi untuk memasuki pasar global saat
PT. Unza Vitalis Indonesia. Pada tahun 2007, PT. Unza Vitalis diakusisi oleh Wipro
Group yang berkantor pusat di negara India. Dengan diakusisinya PT. Unza Vitalis,
maka nama perusahaan menjadi “WIPRO UNZA”
PT. Unza Vitalis juga menerima GMP (Good Manufacturing Process)
sertifikasi dari BPOM untuk memastikan bahwa setiap produk yang diproduksi dan
diproses sesuai dengan standart yang telah ditetapkan oleh BPOM.
PT. Unza Vitalis berkantor pusat di Graha UV, Komplek Industri dan
Pergudangan Semanan Megah Kav.22, Jl. Daan Mogot KM.17.5 No. 22 Jakarta
Barat, dengan no NPWP : 02.005.548.9.059.000, sedangkan untuk unit produksi
berlokasi di Jl, Soekarno Hatta Km.5.5 DK Brajan Salatiga Jawa Tengah.
Kegiatan export PT. Unza Vitalis pada saat ini di isi dengan komoditi
personal body care, atau dengan kata lain adalah produk-produk perawatan tubuh
yang dimana diekspor ke beberapa negara tujuan dengan pembeli yang berbeda.
Dengan adanya perbedaan maka dibutuhkan sebuah sistem invoicing yang tepat dan
akurat agar barang jenis barang yang di ekspor tersebut tidak tertukar dengan negara
lain. Berikut ini adalah daftar nama pembeli beserta negara tujuan export :
1. Wipro Manufacturing Services Sdn. Bhd–Negara Malaysia
2. Wipro Unza Thailand LTD–Negara Thailand
3. Wipro Unza Vietnam CO., LTD.–Negara Vietnam
5. New Medical Centre Health Care LLC–Negara Uni Arab Emirates
6. Wipro Unza Singapore PTE, LTD–Negara Singapore
7. Ste Radiance Cosmetique SPRL–Negara Republik Democratic of Congo.
8. Far East Limited - Nigeria
9. Kandeel Industry and Trade - Negara Mesir
10. Al Aujan Trade–Negara Bahrain
Struktur Organisasi Departemen Ekspor
Manajemen merupakan suatu organisasi terpadu didalam pengelolaan
Deskripsi Pekerjaan :
Departemen Pembelian : bertanggung jawab atas pengadaan bahan baku untuk
segala aktifitas produksi dan non produksi.
Aktifitas Produksi : Segala kebutuhan akan bahan baku yang berkaitan dengan proses
produksi yang berkaitan dengan aktifitas bisnis PT. Unza Vitalis
MANAGER
PEMBELIAN & PERENCANAAN & EXIM
Aktifitas Non Produksi : Segala kebutuhan yang tidak berkaitan dengan produksi
sepertihalnya pengadaan alat tulis kantor, perlengkapan kebersihan, perlengkapan
penerangan kantor dan sebagainya.
Departemen Perencanaan : bertanggung jawab atas segala bentuk
perencanaan dalam proses produksi PT. Unza Vitalis. Kegiatan perencaan tersebut
dalam bentuk menentukan jadwal proses produksi, menghitung kebutuhan material
bahan baku untuk proses produksi, berkoordinasi dengan departemen pembelian
kapan bahan baku material dapat masuk ke gudang bahan baku.
Departmen Exim dibagi menjadi 2 kegiatan aktifitas
1. Kegiatan Ekspor :
Ruang lingkup kerja departemen eksport meliputi :
Perencanaan
a. Melakukan perencanaan aktivitas dibagian export.
b. Membuat perencanaan pemesanan kontainer dan trucking.
c. Membuat perencanaan jadwal muat sesuai dengan prioritas jadwal closing
kapal dan kesiapan barang jadi.
d. Merencanakan pengembangan karyawan khususnya exim staff.
e. Membuat perencanaan tentang seleksi forwarding company terhadap vendor
yang sedang berjalan maupun yang akan berjalan
f. Membuat jadwal perencanaan shipment sesuai dengan konfirmasi approval dari
Pelaksanaan
a. Bertanggung jawab atas segala aktifitas shipment baik yang sudah berjalan
maupun yang akan berjalan.
b. Bertanggung jawab atas kualitas kontainer untuk proses shipment.
c. Bertanggung jawab atas keakuratan shipment.
Pengawasan
a. Memonitor pelaksanaan kegiatan di bagian export sesuai prosedur yang
telah ditetapkan.
b. Memonitor pekerjaan staff exim dalam rangka kegiatan export maupun
import.
c. Melakukan review terhadap aktifitas export dan import dengan exim staff
d. Mengontrol pengiriman paket melalui online tracking untuk memastikan
bahwa barang atau dokumen sampai ditangan penerima.
e. Melakukan random sampling di area produksi dan logistik agar barang jadi
sesuai dengan spesifikasi barang export.
f. Melakukan pengawasan terhadap arus dokumen pengapalan
Tindakan
a. Melakukan tindakan pencegahan dan perbaikan terhadap potensi masalah
dengan melakukan continuous improvement di area exim.
b. Melakukan teguran terhadap forwarder yang dinilai tidak memenuhi kualifikasi
c. Melakukan review dan perbaikan semua aktivitas exim untuk memastikan
implementasi CPKB/ISO9001:2008 dilakukan dengan baik
Bertanggung jawab untuk menjaga etos kerja yang tinggi, kemampuan,
pengembangan dan pelatihan serta melakukan evaluasi tahunan atas semua
karyawan yang dibawahinya
Wewenang atau Kekuasaan
a. Mengkoordinir dan memonitor semua aktivitas pekerjaan di exim
b. Berkoodinasi dengan Dept lain dalam mencapai target yang ditentukan
oleh perusahan
c. Melakukan negosiasi harga berkaitan dengan pemilihan forwarder, agar
mendapatkan harga yang kompetitif dan juga yang dapat memberikan
pelayanan yang baik bagi perusahaan.
2. Kegiatan Impor bertanggung jawab atas aktifitas impor, hal ini berarti memasukan
barang (bahan baku material) dari pelabuhan ke gudang bahan baku material.
Dari kegiatan bisnis ekspor PT. Unza Vitalis, pembeli dari negara Malaysia yang
mempunyai order paling banyak dibanding dengan pembeli dari negara lain.
Berikut ini persyaratan di bahan jadi untuk negara tujuan ekspor, sehingga perlu
dibedakan per customer dan perjenis produk barang jadi :
1. Customer Malaysia (Wipro Manufacturing Services Sdn. Bhd) : Untuk Inject di
2. Customer Middle East (NMC, Safari, Al Aujan) : Di kemasan produk jadi terdapat
stiker arabic, inject di kemasan berupa batch no, tanggal pembuatan dan tanggal
kadar luarsa.
3. Customer Export (Thailand, Vietnam, Negara Afrika) : Untuk persyaratan produk
jadi sama dengan domestik diantaranya hanya mencantumkan batch no, tanggal
pembuatan dan tanggal kadar luarsa.
Dengan adanya beberapa perbedaan persyaratan atas produk barang jadi yang akan di
ekspor, maka dibutuhkan lah sistem invoicing yang akurat agar tidak terukar pada
saat proses muat barang ke container yang kemudian di ekspor ke customer. Selain
itu atas perbedaan kriteria di produk barang jadi berakibat pada perbedaan harga
untuk tiap masing-masing customer.
Dokumen-dokumen ekspor yang digunakan oleh PT. UNZA VITALIS dapat dilihat
dibawah ini berserta Tabel I :
1. COO (certificate of origin) : dokumen yang digunakan untuk menerangkan tentang
asal barang yang dikirim yang dikeluarkan oleh departemen perdagangan
setempat.(Lampiran 1)
2. Insurance : sebagai asuransi barang yang akan di ekspor. (Lampiran 2)
3. Faktur perdagagan (Invoice) : merupakan nota – perhitungan yang dibuat oleh
4. Shipping Instruction : dokumen yang dibuat pihak eksportir kepada perusahaan
pelayaran yang berisi booking ruang pengkapalan. (Lampiran 5)
5. PEB merupakan dokumen pabean yang berupa formulir yang harus diisi oleh
pemberitahu secara lengkap dan benar data-data atas barang ekspor yang
dipersyaratkan bagi pengapalan barang ekspor. (Lampiran 6)
6. Packinglist : dokumen tentang jenis barang dalam bungkusan serta berat bersih dan
Tabel 1 * Third Party certificate of inspection √
* Test Certificate √
* Chemical–Analysis (COA)–Certificate of Analysis √
* Inspection Certificate √ √ Asuransi ( Letter of Insurance )
Metode Pembayaran :
* Clean payments and settlements √
* Documentary collection √
Dari tabel di atas dapat dilihat bagian-bagian dari dokumen ekspor pada PT. UNZA
VITALIS, yang meliputi dokumen-dokumen, metode pembayaran dan jasa agen atau
menggunakan kontrak penjualan dikarenakan membutuhkan waktu yang cukup lama
karena draf kontrak yang dibuat eksportir harus dikirimkan terlebih dahulu kepada
importir. Test Certificate juga tidak di pakai karena dokumen ini digunakan untuk
hasil ujicoba barang atau peralatan mengenai kekuatan,daya tahan, kapasitas dan
konstruksinya. Metode pembayaran Documentary collection tidak digunakan karena
prosesnya terlalu lama dan rumit sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam
proses pembayarannya.
Tabel 2
Syarat dan Perijinan Ekspor Negara Timur Tengah
Check Cost Legalisasi dokumen untuk pengiriman ke Timur Tengah
Customer Negara Port
Dari tabel diatas merupakan beberapa negara relasi PT. UNZA VITALIS yang berada
di kawasan Timur Tengah (middle east) yang membutuhkan legalisasi di departemen
yang ada di Indonesia. Dari tabel di atas dapat dilihat syarat atau ketentuan untuk
pengiriman di negara Timur Tengah membutuhkan ijin atau legalisasi dari beberapa
departemen, antara lain departemen (Kadin), departemen kehakiman, departemen luar
negeri, dan kedutaan besar. Karena setiap negara bagian Timur Tengah memiliki
Gambar 1
Keterangan :
EXIM (Export Import) menginformasikan kepada forwarder/EMKL untuk order
kontainer sesuai dengan quantity yang akan dikirim. EXIM juga mengirimkan SI
(Shipping Instruction), Invoice & Packing List sementara kepada forwarder.
Forwarder ambil dan cek kelayakan container sesuai DO (Delivery Order) di DEPO
pelayaran. Jika tidak layak, maka forwarder cari container lain yang layak. Jika layak,
maka segera menginformasikan ke exportir sebelum container di kirim ke gudang
exportir untuk proses stuffing. Setelah proses stuffing di gudang exportir, maka
forwarder mengirim container ke UPTK/Pelabuhan muat dan membuat
PEB(Pemberitahuan Export Barang) sesuai data dari exportir (Invoice & PL final)
untuk di FIAT ke BC dan dikirim via EDI. Bersamaan dengan keberangkatan
container, maka forwarder harus mengirimkan draft OBL(Ocean Bill of Lading)
terlebih dahulu untuk dicek oleh exportir. Jika hasilnya tidak ok, maka harus direvisi
sesuai request dari exportir. Jika hasilnya ok, maka forwarder menerbitkan original
OBL dan mengirimkan original shipping document ke UNZA, document shipping
yaitu;
- invoice (Ocean Freight) - Insurance
- packing list (PL) - bill of lading (BL)
- PEB(Pemberitahuan Export Barang) - COO (Certificate of Origin)
- NPE (Nota Persetujuan Ekspor) - Handling EMKL
Setelah menerima original dokumen pengapalan, maka EXIM membuat copy
dokumen untuk arsip kantor dan mengirimkan original dokumen ke consignee serta
clearance export. EXIM mengirimkan original shipping document ke pelabuhan
tujuan/importir.
Kelemahan
Dari hasil penelitian diatas dapat dilihat bahwa PT. UNZA VITALIS dalam proses
ekspornya masih terdapat kelemahan-kelemahan dalam proses ekspornya. Kelemahan
yang terdapat pada PT. UNZA VITALIS adalah sistem saat ini masih terdapat
kelemahannya, yang mengakibatkan komplain dari importir yang dimana akan
berdampak pada penjualan dari sisi ekspor. Hal ini diakibatkan karena PT. UNZA
VITALIS masih menggunakan satu dokumen (rangkap satu) dalam proses ekspornya,
dengan menggunakan satu dokumen menyebabkan proses pengiriman shipping
document, dan bill of landing terlambat dikirim ke importir, karena dokumen tersebut
kembali lagi ke PT. UNZA VITALIS untuk digunakan membuat dokumen copy dan
membuat payment request. Di dalam PT. UNZA VITALIS selama proses ekspornya
berjalan telah berganti staf di bagian ekspor (staf officer ekspor), sehingga saat
pergantian staf yang baru, staf pengganti hanya mengikuti sistem dan prosedur yang
telah ada sebelumnya.
Menurut penulis PT. UNZA VITALIS seharusnya membuat dokumen-dokumen
pengiriman eskpor menjadi rangkap dua. Rangkap pertama merupakan
dokumen-dokumen original, dan rangkap kedua merupakan dokumen-dokumen copy yang dapat
disimpan sebagai arsip oleh PT. UNZA VITALIS dan digunakan sebagai alat untuk
membuat payment request, karena dokumen originalnya dikirimkan langsung kepada
barang di pelabuhan. Peneliti juga membuat rekomendasi flowchart yang dapat dapat
dilihat di bawah ini.
Gambar 2
Flowchart Rekomendasi Sistem Ekspor PT UNZA VITALIS
KESIMPULAN
Dari penelitian di atas maka penulis menyimpulkan bahwa, seharusnya PT. UNZA
VITALIS seharusnya memperbaharui sistem yang lama menjadi yang baru,
contohnya membuat dokumen dua rangkap. Dengan menggunakan dokumen dua
rangkap dapat mempersingkat waktu proses ekspor dari proses order sampai barang
bisa menyebabkan terjadinya overtime barang yang ada di pelabuhan, sehingga
importir harus menanggung biaya overtime barang yang ada di pelabuhan.
Saran
Menurut penulis seharusnya perusahaan mengubah sistem yang lama menjadi baru,
termasuk didalamnya mengubah prosedur yang lama menjadi yang baru, sebagai
contoh dalam proses ekspornya menggunakan dokumen rangkap dua, karena dengan
menggunakan dokumen rangkap dua bisa memudahkan atau mempersingkat proses
ekspornya sehingga barang yang di kirim kepada importir tidak terlambat dan
importir tidak membayar biaya tambahan yang dikenakan pelabuhan karena barang
DAFTAR PUSTAKA
Amir. 2001. Ekspor Impor: Teori dan Penerapannya. Cetakan 7,
Lembaga Manajemen PPM. Jakarta.
Baridwan, Zaki. 1985. Sistem Akuntansi, Akademi Akuntansi YKPN.
Yogyakarta
Dewi, Fina Kustina. 2010. Analisis Sistem Pengendalian Internal Pada Sistem
Penjualan Kredit (Studi Kasus pada CV. Talenta Anugerah, Semarang)
Program studi S1 Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya
Wacana.
Mcleod, Raymond. 2001. Sistem Informasi Manajemen, Edisi 7 Buku 1, PT.
Prenhallindo. Jakarta.
Mulyadi. 1997. Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat. Jakarta.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Universitas Gajah Mada, Salemba Empat. Jakarta.
Romney, B. Marshall dan Stembart, Paul John .2006. Sistem Infomasi Akuntansi,
Edisi 9 Buku 1, Salemba Empat. Jakarta.
Santoso, Imanuel Budi. 2002. Prosedur Ekspor Tembakau (Studi Kasus Pada UD.
Taru Harum), FE UKSW.
Suharsimi, Arikumto. 1998. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek, Rineka
Supramono & Intias Utami, 2003. DesainProposal Penelitian Studi Akuntansi &
Keuangan, FE UKSW. Salatiga
Sutojo, Siswanto. 2001. Membiayai Perdagangan Ekspor Impor, Damar Mulia
Pustaka. Jakarta.
PANDUAN WAWANCARA :
1. Bagaimanakah alur proses sistem ekspor pada PT. UNZA VITALIS? Bagian
apa saja yang terlibat?
2. Dokumen apa sajakah yang digunakan dalam sistem ekspor?
3. Sejak tahun berapa ekspor PT. UNZA VITALIS dimulai?
4. Apakah penjualan ekspor meningkatkan laba?
5. Apakah dengan mengekspor meningkatkan jumlah produksi barang?
6. Apakah ada kendala dari proses ekspor?
7. Apakah PT. UNZA VITALIS pernah melakukan proses perijinan sendiri?
8. Apakah PT. UNZA VITALIS selalu menggunakan jasa agen dalam proses
perijiinan?
9. Metode pembayaran apa yang digunakan dalam proses pembayaran?
10. Apakah perusahaan mempunyai SOP?
11. Siapakah yang bertanggung jawab terhadap proses ekspor?
12. Apakah selama ini struktur organisasi terstruktur dan tersistematis dari
manager sampai staaf officer?
13. Negara mana saja yang menjadi tujuan ekspor PT. UNZA VITALIS?
14. Apakah setiap Negara tujuan memiliki syarat-syarat tertentu?
15. Apakah selama ini perusahaan melakukan perbaikan pada sistem ekspornya?
16. Dokumen apa yang membedakan pengiriman ekspor untuk Negara bagian
Timur-Tengah?
17. Apa saja prosedur perijinan untuk dokumen untuk Negara tujuan
18. Apakah kendala dalam perijinan dokumen untuk Negara tujuan
Timur-Tengah?
19. Apa yang menyebabkan terjadinya complain customer?
20. Apakah selama ini dilakukan review atas evaluasi kinerja perusahaan secara
berkala?
21. Apakah perusahaan sudah melakukan proses ekspornya sesuai SOP?
22. Apakah selama ini perusahaan telah memenuhi aturan tentang standar ekspor?
23. Apakah fungsi- fungsi yang terkait telah menjalankan tugasnya sesuai
