Bab ini akan menguraikan gambaran objek penelitian yang meliputi sejarah singkat perusahaan serta hasil penelitian yang telah diperoleh untuk menjawab perumusan masalah dan mencapai tujuan penelitian yang terdapat pada bab-bab sebelumnya. Pembahasan dilakukan dengan membandingkan landasan teori dengan kenyataan yang terjadi di lapangan. Pembahasan hasil penelitian meliputi proses penjualan ekspor berdasarkan standard operasional prosedur serta pengawasan proses penjualan ekspor pada PT. UNZA VITALIS Salatiga.
Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Suka Sukses Sejati didirikan berdasarkan Akta Pendirian Notaris Marina Soewana No. 19 Tgl 30 November 2000, dengan Komisaris Merry Eddy, Direktur Ibnu Holdun. Bentuk badan usaha adalah Perseroan Terbatas. Mr Billy Hartono Salim adalah pendiri perusahaan, mulai mendirikan perusahaan jasa distribusi yang kecil pada tahun 1989 dan jaringan untuk produk kosmetik dan wewangian bernama PT. Asri Karya Perdana Mandiri. Pada tahun 2001, ketika bisnis berkembang, beliau kemudian membangun pabrik sendiri bernama PT. Kosmetika Alam Pesona Mandiri (KAPM) dan mulai memproduksi produk perlengkapan mandi seperti mandi Lulur (body scrub), parfum, juga menjadi pelopor untuk keberhasilan produk Feminin Wash Sabun Sirih . Dengan jaringan luas dan distribusi pengalaman di lapangan, kemudian berubah nama menjadi PT. Vitalis Indonesia yang juga ditetapkan sebagai distributor eksklusif. Pada tahun 2005, dengan visi untuk memasuki pasar global saat itu PT. Vitalis Indonesia bergabung dengan perusahaan Grup Unza dan membentuk
PT. Unza Vitalis Indonesia. Pada tahun 2007, PT. Unza Vitalis diakusisi oleh Wipro Group yang berkantor pusat di negara India. Dengan diakusisinya PT. Unza Vitalis,
maka nama perusahaan menjadi “WIPRO UNZA”
PT. Unza Vitalis juga menerima GMP (Good Manufacturing Process) sertifikasi dari BPOM untuk memastikan bahwa setiap produk yang diproduksi dan diproses sesuai dengan standart yang telah ditetapkan oleh BPOM.
PT. Unza Vitalis berkantor pusat di Graha UV, Komplek Industri dan Pergudangan Semanan Megah Kav.22, Jl. Daan Mogot KM.17.5 No. 22 Jakarta Barat, dengan no NPWP : 02.005.548.9.059.000, sedangkan untuk unit produksi berlokasi di Jl, Soekarno Hatta Km.5.5 DK Brajan Salatiga Jawa Tengah.
Kegiatan export PT. Unza Vitalis pada saat ini di isi dengan komoditi
personal body care, atau dengan kata lain adalah produk-produk perawatan tubuh
yang dimana diekspor ke beberapa negara tujuan dengan pembeli yang berbeda. Dengan adanya perbedaan maka dibutuhkan sebuah sistem invoicing yang tepat dan akurat agar barang jenis barang yang di ekspor tersebut tidak tertukar dengan negara lain. Berikut ini adalah daftar nama pembeli beserta negara tujuan export :
1. Wipro Manufacturing Services Sdn. Bhd–Negara Malaysia 2. Wipro Unza Thailand LTD–Negara Thailand
3. Wipro Unza Vietnam CO., LTD.–Negara Vietnam 4. Safari Trading Est–Negara Qatar
5. New Medical Centre Health Care LLC–Negara Uni Arab Emirates 6. Wipro Unza Singapore PTE, LTD–Negara Singapore
7. Ste Radiance Cosmetique SPRL–Negara Republik Democratic of Congo. 8. Far East Limited - Nigeria
9. Kandeel Industry and Trade - Negara Mesir 10. Al Aujan Trade–Negara Bahrain
Struktur Organisasi Departemen Ekspor
Manajemen merupakan suatu organisasi terpadu didalam pengelolaan
Deskripsi Pekerjaan :
Departemen Pembelian : bertanggung jawab atas pengadaan bahan baku untuk segala aktifitas produksi dan non produksi.
Aktifitas Produksi : Segala kebutuhan akan bahan baku yang berkaitan dengan proses produksi yang berkaitan dengan aktifitas bisnis PT. Unza Vitalis
MANAGER
PEMBELIAN & PERENCANAAN & EXIM
Aktifitas Non Produksi : Segala kebutuhan yang tidak berkaitan dengan produksi sepertihalnya pengadaan alat tulis kantor, perlengkapan kebersihan, perlengkapan penerangan kantor dan sebagainya.
Departemen Perencanaan : bertanggung jawab atas segala bentuk
perencanaan dalam proses produksi PT. Unza Vitalis. Kegiatan perencaan tersebut dalam bentuk menentukan jadwal proses produksi, menghitung kebutuhan material bahan baku untuk proses produksi, berkoordinasi dengan departemen pembelian kapan bahan baku material dapat masuk ke gudang bahan baku.
Departmen Exim dibagi menjadi 2 kegiatan aktifitas 1. Kegiatan Ekspor :
Ruang lingkup kerja departemen eksport meliputi :
Perencanaan
a. Melakukan perencanaan aktivitas dibagian export.
b. Membuat perencanaan pemesanan kontainer dan trucking.
c. Membuat perencanaan jadwal muat sesuai dengan prioritas jadwal closing kapal dan kesiapan barang jadi.
d. Merencanakan pengembangan karyawan khususnya exim staff.
e. Membuat perencanaan tentang seleksi forwarding company terhadap vendor yang sedang berjalan maupun yang akan berjalan
f. Membuat jadwal perencanaan shipment sesuai dengan konfirmasi approval dari pembeli (customer)
Pelaksanaan
a. Bertanggung jawab atas segala aktifitas shipment baik yang sudah berjalan maupun yang akan berjalan.
b. Bertanggung jawab atas kualitas kontainer untuk proses shipment. c. Bertanggung jawab atas keakuratan shipment.
Pengawasan
a. Memonitor pelaksanaan kegiatan di bagian export sesuai prosedur yang telah ditetapkan.
b. Memonitor pekerjaan staff exim dalam rangka kegiatan export maupun import.
c. Melakukan review terhadap aktifitas export dan import dengan exim staff d. Mengontrol pengiriman paket melalui online tracking untuk memastikan
bahwa barang atau dokumen sampai ditangan penerima.
e. Melakukan random sampling di area produksi dan logistik agar barang jadi sesuai dengan spesifikasi barang export.
f. Melakukan pengawasan terhadap arus dokumen pengapalan
Tindakan
a. Melakukan tindakan pencegahan dan perbaikan terhadap potensi masalah dengan melakukan continuous improvement di area exim.
b. Melakukan teguran terhadap forwarder yang dinilai tidak memenuhi kualifikasi berdasarkan hasil yang telah dilakukan.
c. Melakukan review dan perbaikan semua aktivitas exim untuk memastikan implementasi CPKB/ISO9001:2008 dilakukan dengan baik
Bertanggung jawab untuk menjaga etos kerja yang tinggi, kemampuan, pengembangan dan pelatihan serta melakukan evaluasi tahunan atas semua karyawan yang dibawahinya
Wewenang atau Kekuasaan
a. Mengkoordinir dan memonitor semua aktivitas pekerjaan di exim b. Berkoodinasi dengan Dept lain dalam mencapai target yang ditentukan
oleh perusahan
c. Melakukan negosiasi harga berkaitan dengan pemilihan forwarder, agar mendapatkan harga yang kompetitif dan juga yang dapat memberikan pelayanan yang baik bagi perusahaan.
2. Kegiatan Impor bertanggung jawab atas aktifitas impor, hal ini berarti memasukan barang (bahan baku material) dari pelabuhan ke gudang bahan baku material.
Dari kegiatan bisnis ekspor PT. Unza Vitalis, pembeli dari negara Malaysia yang mempunyai order paling banyak dibanding dengan pembeli dari negara lain.
Berikut ini persyaratan di bahan jadi untuk negara tujuan ekspor, sehingga perlu dibedakan per customer dan perjenis produk barang jadi :
1. Customer Malaysia (Wipro Manufacturing Services Sdn. Bhd) : Untuk Inject di kemasan hanya batch no dan tanggal pembuatan
2. Customer Middle East (NMC, Safari, Al Aujan) : Di kemasan produk jadi terdapat stiker arabic, inject di kemasan berupa batch no, tanggal pembuatan dan tanggal kadar luarsa.
3. Customer Export (Thailand, Vietnam, Negara Afrika) : Untuk persyaratan produk jadi sama dengan domestik diantaranya hanya mencantumkan batch no, tanggal pembuatan dan tanggal kadar luarsa.
Dengan adanya beberapa perbedaan persyaratan atas produk barang jadi yang akan di ekspor, maka dibutuhkan lah sistem invoicing yang akurat agar tidak terukar pada saat proses muat barang ke container yang kemudian di ekspor ke customer. Selain itu atas perbedaan kriteria di produk barang jadi berakibat pada perbedaan harga untuk tiap masing-masing customer.
Dokumen-dokumen ekspor yang digunakan oleh PT. UNZA VITALIS dapat dilihat dibawah ini berserta Tabel I :
1. COO (certificate of origin) : dokumen yang digunakan untuk menerangkan tentang
asal barang yang dikirim yang dikeluarkan oleh departemen perdagangan
setempat.(Lampiran 1)
2. Insurance : sebagai asuransi barang yang akan di ekspor. (Lampiran 2)
3. Faktur perdagagan (Invoice) : merupakan nota – perhitungan yang dibuat oleh eksportir untuk importir. (Lampiran 3 & 4)
4. Shipping Instruction : dokumen yang dibuat pihak eksportir kepada perusahaan
pelayaran yang berisi booking ruang pengkapalan. (Lampiran 5)
5. PEB merupakan dokumen pabean yang berupa formulir yang harus diisi oleh
pemberitahu secara lengkap dan benar data-data atas barang ekspor yang
dipersyaratkan bagi pengapalan barang ekspor. (Lampiran 6)
6. Packinglist : dokumen tentang jenis barang dalam bungkusan serta berat bersih dan
Tabel 1
Dokumen Ekspor PT UNZA VITALIS Ada Tidak
Kontrak Penjualan √
Dokumen Perdagangan dan Pengapalan :
* Bill of Landing √
* Insurance Policy √
* Pro- forma invoice √
* Comercial invoce √
* weight note √
* Packing list √
* Manufacturer's √
* Certificate of original √
* Third Party certificate of inspection √
* Test Certificate √
* Chemical–Analysis (COA)–Certificate of Analysis √
* Inspection Certificate √ √
Asuransi ( Letter of Insurance ) Metode Pembayaran :
* Clean payments and settlements √
* Documentary collection √
* Documentary credit √
Jasa agen atau broker :
* EMKL √
* Freight Forwarder √
Shipping Instruction √
Keterangan :
Dari tabel di atas dapat dilihat bagian-bagian dari dokumen ekspor pada PT. UNZA VITALIS, yang meliputi dokumen-dokumen, metode pembayaran dan jasa agen atau broker yang digunakan untuk menunjang proses ekspor. Perusahaan tidak
menggunakan kontrak penjualan dikarenakan membutuhkan waktu yang cukup lama karena draf kontrak yang dibuat eksportir harus dikirimkan terlebih dahulu kepada importir. Test Certificate juga tidak di pakai karena dokumen ini digunakan untuk hasil ujicoba barang atau peralatan mengenai kekuatan,daya tahan, kapasitas dan konstruksinya. Metode pembayaran Documentary collection tidak digunakan karena prosesnya terlalu lama dan rumit sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam proses pembayarannya.
Tabel 2
Syarat dan Perijinan Ekspor Negara Timur Tengah
Check Cost Legalisasi dokumen untuk pengiriman ke Timur Tengah
Customer Negara Port
Legalisasi Departemen
Kadin Kehakiman Deplu Duta Besar
New Medical Centre UAE Jebbel Ali √ √ √ √
Sefai Trading Qatar Doha √ √ √ √
Al Aujan Bahrain Bahram √ - -
-GAL Trading UAE Jebbel Ali √ - -
-Arabian Oasis Oman Muscat √ - -
-Keterangan :
Dari tabel diatas merupakan beberapa negara relasi PT. UNZA VITALIS yang berada di kawasan Timur Tengah (middle east) yang membutuhkan legalisasi di departemen perdagangan, departemen kehakiman, departemen luar negeri dan kedutaan besar
yang ada di Indonesia. Dari tabel di atas dapat dilihat syarat atau ketentuan untuk pengiriman di negara Timur Tengah membutuhkan ijin atau legalisasi dari beberapa departemen, antara lain departemen (Kadin), departemen kehakiman, departemen luar negeri, dan kedutaan besar. Karena setiap negara bagian Timur Tengah memiliki syarat atau legalisasi yang berbeda-beda.
Gambar 1
Keterangan :
EXIM (Export Import) menginformasikan kepada forwarder/EMKL untuk order kontainer sesuai dengan quantity yang akan dikirim. EXIM juga mengirimkan SI (Shipping Instruction), Invoice & Packing List sementara kepada forwarder. Forwarder ambil dan cek kelayakan container sesuai DO (Delivery Order) di DEPO pelayaran. Jika tidak layak, maka forwarder cari container lain yang layak. Jika layak, maka segera menginformasikan ke exportir sebelum container di kirim ke gudang exportir untuk proses stuffing. Setelah proses stuffing di gudang exportir, maka forwarder mengirim container ke UPTK/Pelabuhan muat dan membuat PEB(Pemberitahuan Export Barang) sesuai data dari exportir (Invoice & PL final) untuk di FIAT ke BC dan dikirim via EDI. Bersamaan dengan keberangkatan container, maka forwarder harus mengirimkan draft OBL(Ocean Bill of Lading) terlebih dahulu untuk dicek oleh exportir. Jika hasilnya tidak ok, maka harus direvisi sesuai request dari exportir. Jika hasilnya ok, maka forwarder menerbitkan original OBL dan mengirimkan original shipping document ke UNZA, document shipping yaitu;
- invoice (Ocean Freight) - Insurance
- packing list (PL) - bill of lading (BL)
- PEB(Pemberitahuan Export Barang) - COO (Certificate of Origin) - NPE (Nota Persetujuan Ekspor) - Handling EMKL
Setelah menerima original dokumen pengapalan, maka EXIM membuat copy dokumen untuk arsip kantor dan mengirimkan original dokumen ke consignee serta membuat pengajuan Payment Request ke accounting HO untuk pembayaran custom
clearance export. EXIM mengirimkan original shipping document ke pelabuhan
tujuan/importir.
Kelemahan
Dari hasil penelitian diatas dapat dilihat bahwa PT. UNZA VITALIS dalam proses ekspornya masih terdapat kelemahan-kelemahan dalam proses ekspornya. Kelemahan yang terdapat pada PT. UNZA VITALIS adalah sistem saat ini masih terdapat kelemahannya, yang mengakibatkan komplain dari importir yang dimana akan berdampak pada penjualan dari sisi ekspor. Hal ini diakibatkan karena PT. UNZA VITALIS masih menggunakan satu dokumen (rangkap satu) dalam proses ekspornya, dengan menggunakan satu dokumen menyebabkan proses pengiriman shipping document, dan bill of landing terlambat dikirim ke importir, karena dokumen tersebut kembali lagi ke PT. UNZA VITALIS untuk digunakan membuat dokumen copy dan membuat payment request. Di dalam PT. UNZA VITALIS selama proses ekspornya berjalan telah berganti staf di bagian ekspor (staf officer ekspor), sehingga saat pergantian staf yang baru, staf pengganti hanya mengikuti sistem dan prosedur yang telah ada sebelumnya.
Menurut penulis PT. UNZA VITALIS seharusnya membuat dokumen-dokumen pengiriman eskpor menjadi rangkap dua. Rangkap pertama merupakan dokumen-dokumen original, dan rangkap kedua merupakan dokumen-dokumen copy yang dapat disimpan sebagai arsip oleh PT. UNZA VITALIS dan digunakan sebagai alat untuk membuat payment request, karena dokumen originalnya dikirimkan langsung kepada importir agar barang yang dibeli dapat segera diambil dan tidak terjadi overtime
barang di pelabuhan. Peneliti juga membuat rekomendasi flowchart yang dapat dapat dilihat di bawah ini.
Gambar 2
Flowchart Rekomendasi Sistem Ekspor PT UNZA VITALIS
KESIMPULAN
Dari penelitian di atas maka penulis menyimpulkan bahwa, seharusnya PT. UNZA VITALIS seharusnya memperbaharui sistem yang lama menjadi yang baru, contohnya membuat dokumen dua rangkap. Dengan menggunakan dokumen dua rangkap dapat mempersingkat waktu proses ekspor dari proses order sampai barang dikirim ke pelanggan. Karena jika pengiriman dokumen-dokumen tersebut terlambat
bisa menyebabkan terjadinya overtime barang yang ada di pelabuhan, sehingga importir harus menanggung biaya overtime barang yang ada di pelabuhan.
Saran
Menurut penulis seharusnya perusahaan mengubah sistem yang lama menjadi baru, termasuk didalamnya mengubah prosedur yang lama menjadi yang baru, sebagai contoh dalam proses ekspornya menggunakan dokumen rangkap dua, karena dengan menggunakan dokumen rangkap dua bisa memudahkan atau mempersingkat proses ekspornya sehingga barang yang di kirim kepada importir tidak terlambat dan importir tidak membayar biaya tambahan yang dikenakan pelabuhan karena barang terlalu lama singgah.