PANDUAN PROJECT CONTINUOUS IMPROVEMENT (CI)

(1)

PANDUAN PROJECT

CONTINUOUS IMPROVEMENT (CI)

1. Mentalitas Dasar (Basic Mentality) 2. Right Mindset

3. Jenis Project Improvement 4. Sasaran Project Improvement 5. Organisasi Project Improvement 6. Form Pendaftaran VAA

7. Form Pendaftaran QIC – QIP 8. Format Laporan Project

9. 10 Langkah Project Improvement

Daftar Isi

Bumitama Gunajaya Agro Mill And Plantation

(2)

Mentalitas Dasar (Basic Mentality)

Mentalitas Dasar yang harus dimiliki oleh setiap insan BGA (baik staf maupun

karyawan) dalam berpikir dan bertindak di pekerjaannya.

Setiap individu selalu berbicara (kondisi) dengan menggunakan data dan fakta aktual di lapangan.

Dalam menghadapi permasalahan setiap individu harus fokus ke analisa penyebab permasalahan untuk mencari solusi, bukan mencari orang/unit yang menjadi penyebab permasalahan untuk disalahkan.

Dalam melakukan tugas dan fungsinya selalu berpola PDCA, yaitu tahapan perencanaan, pelaksanaan, evaluasi hasil, dan melakukan tindakan

perbaikan untuk selanjutnya.

Membudayakan mutu / kualitas di dalam setiap proses dan hasil kerja yang lebih baik dari waktu ke waktu.

Memberikan pelayanan terbaik kepada proses selanjutnya.

Speak by Data and Facts

Don’t Blame Others

Our Control is PDCA

Our Mindset is Continuous Improvement Customer Oriented

Jujur dan proaktif dalam menyampaikan masalah, data dan laporan sesuai dengan kondisi aktual di lapangan.

(3)

Right Mindset

Kita harus mempunyai mindset yang benar untuk memunculkan ide perbaikan

di tempat kerja kita.

Dimulai dari “90% dari pekerjaan saya masih bermasalah”, sehingga kita

merasa semakin banyak masalah di tempat kerja, maka akan semakin banyak

potensi perbaikan yang akan dilakukan (melalui Project Improvement).

 Lebih Efisien  Lebih Baik  Lebih Cepat  Lebih Mudah  Lebih Comply  Lebih Presisi

 Lebih Rapi dan Bersih  Lebih Tertib Administrasi

90% Bermasalah,

90% Potensi Perbaikan

50% Bermasalah

50% Potensi Perbaikan

10% Bermasalah

10% Potensi Perbaikan

0% Bermasalah

0% Potensi Perbaikan

(4)

Sasaran

Jenis**

Project CI

Kepesertaan

Ruang Lingkup

Head Office Site

Operasional - Non Staf* - Officer, - Specialist - Non Staf*, - Asisten, - Staf Support Value Added

Activity (VAA) Individu

Project CI yang memberikan nilai tambah/ menyelesaikan masalah pada tugas dan peran individu. Section Head - Asisten, - Manager Unit Quality Improvement Circle (QIC)

Tim dalam satu fungsi/ section/ unit yang sama.

Project CI yang memberikan nilai tambah/ menyelesaikan masalah pada tugas dan peran fungsi tertentu. Group Dept Head - AC, - MOD, - RH Quality Improvement Project (QIP) Tim dengan melibatkan anggota

dari lintas/ antar fungsi/ departemen.

Project CI yang memberikan nilai tambah/ menyelesaikan masalah yang lebih luas dan melibatkan beberapa fungsi tertentu.

Jenis Project Improvement

• VAA, di perusahaan lain disebut SS (Suggestion System); atau OPI (One Point Improvement); atau CIA (Continuous Improvement Activity) • QIC, di perusahaan lain disebut QCC (Quality Control Circle)

• QIP, di perusahaan lain disebut QCP (Quality Control Project)

* Tidak Wajib

(5)

Sasaran Project Improvement

Sasaran project CI adalah meningkatkan kualitas yang meliputi aspek PQCDSME, yaitu:

Productivity

Quality

Cost

Delivery

Safety

Morale

Environment

Fokus pada perbaikan optimalisasi hasil/ output kerja atau proses/ aktifitas kerja.

Fokus pada perbaikan kualitas produk atau proses /aktivitas kerja.

Fokus pada perbaikan dampak biaya yang timbul.

Fokus pada perbaikan waktu pengiriman/waktu proses pekerjaan.

Fokus pada perbaikan keselamatan dan kesehatan kerja.

Fokus pada perbaikan perilaku kerja.

(6)

Organisasi Project Improvement

Sponsor

Fasilitator

Project Leader

Members

• Melakukan review project secara periodik.

• Menyetujui perubahan lingkup/arah apabila diperlukan.

• Menyediakan sumber daya dan negosiasi masalah lintas unit. • Mengkomunikasikan ke

Manajemen mengenai progress dan kendala project.

• Membantu penerapan metodologi PDCA

• Mengelola meeting evaluasi progress project

• Membantu dokumentasi dan reporting

• Memastikan project berjalan sesuai dengan proses yang benar.

• Melakukan komunikasi dengan Sponsor dan pihak lainnya mengenai progress dan kendala project

• Mengidentifikasi dan menganalisa masalah sesuai dengan prosesnya. • Membuat perencanaan project

• Pelaksana & Pengawal Aktivitas Project • Melaporkan hasil Project di lapangan.

RPI, Staf MOD, Fclt. CI

Atasan Lsg/ Atasan Tdk Lsg

Staf

(7)

• Nama Project Owner • Nama Sponsor • Latar Belakang • Key Action • Tema Project

• Relasi Project dengan SOP • Bagan/jadwal Project • Tanda Tangan Persetujuan

FORM REGISTRASI INDIVIDU

Form Pendaftaran – VAA (Individu)

 Atasan atau Manajemen mengetahui dan menyetujui process improvement di areanya.

 Tanda dimulainya komitmen project CI.  Mempermudah Manajemen untuk

pengambilan keputusan dalam support permasalahan dalam proyek.

 Mengurangi potensi terjadinya pengulangan proyek.

 Sarana pengenalan Manajemen dengan lingkup karyawan di fungsinya atau lintas fungsi.

Tujuan Project Charter Daftar Isi Project Charter

Region/ Area (Gr. Dept./ Dept) :.../... Tgl VAA dibentuk : ... Section/ Unit :... Periode Project : ...

Nama Sponsor :... Nama Fasilitator :...

Project Owner :... / ……... / …….. Jabatan : ...

KPI

Key Action

1. 2. 3.

Ada Kaitan/Korelasi dengan SOP : YA……… (Jelaskan dg singkat, kalo ada SOP no. brp dsb) TIDAK………

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV 1. IDENTIFIKASI & PENETAPAN MASALAH

2. ANALISA AKAR-AKAR PENYEBAB 3. PEMBUKTIAN DATA-DATA ANALISA 4. PERENCANAAN PERBAIKAN

D 5. PELAKSANAAN PERBAIKAN 6. EVALUASI HASIL PERBAIKAN 7. STANDARDISASI

A 8. RENCANA BERIKUTNYA

Keterangan : : Rencana : Aktual

Tim PDCA & CI

Agustus September Juli

P

C

Sponsor Fasilitator Project Owner

Tema

LANGKAH KEGIATAN April Mei Juni

Nama Tim VAA : _ProjectNo

Latar Belakang Parameter Saat Ini Target (diisi oleh tim CI)

(8)

• Nama Project Team • Nama Sponsor

• Team Leader & Anggota Project Team • Latar Belakang

• Key Action • Tema Project

• Relasi Project dengan SOP • Bagan/jadwal Project • Tanda Tangan Persetujuan

FORM REGISTRASI & PROFILE QIC/QIP

Project Charter

 Atasan atau Manajemen mengetahui dan menyetujui process improvement

diareanya.

 Tanda dimulainya komitmen project CI.  Mempermudah Manajemen untuk

pengambilan keputusan dalam support permasalahan dalam proyek.

 Mengurangi potensi terjadinya pengulangan proyek.

 Sarana pengenalan Manajemen dengan lingkup karyawan di fungsinya atau lintas fungsi.

Tujuan Project Charter Daftar Isi Project Charter

Region/ Area (Gr. Dept./ Dept) :.../... Tgl QCC/ QCP dibentuk : ...

Section/ Unit :... Periode Project : ...

Nama Sponsor :_... Nama Fasilitator :_... Project Leader : _{1 ... / ……..} _{6 ... / ……..} Sekretaris : _{2 ... / ……..} _{7 ... / ……..} Anggota : _{3 ... / ……..} _{8 ... / ……..} : _{4 ... / ……..} _{9 ... / ……..} : _{5 ... / ……..} _{10 ... / ……..} KPI Key Action 1. 2. 3.

Ada Kaitan/Korelasi dengan SOP : YA……… (Jelaskan dg singkat, kalo ada SOP no. brp dsb) TIDAK_………

I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV 1. IDENTIFIKA SI & PENETA PA N MA SA LA H

2. A NA LISA A KA R-A KA R PENYEBA B 3. PEMBUKTIA N DA TA -DA TA A NA LISA 4. PERENCA NA A N PERBA IKA N

D 5. PELA KSA NA A N PERBA IKA N 6. EVA LUA SI HA SIL PERBA IKA N 7. STA NDA RDISA SI

A 8. RENCA NA BERIKUTNYA

Keterangan : : Rencana : Aktual

Tim PDCA & CI

A gustus September

P

C

Sponsor Fasilitator Project Leader

Tema

LANGKAH KEGIATAN A pril Mei Juni Juli

Nama Tim QIC/ QIP : _ProjectNo (diisi oleh tim CI)

Latar Belakang Parameter Saat Ini Target

FORM REGISTRASI & PROFILE QIC/ QIP

(9)

Bumitama Gunajaya Agro

(10)

10 Langkah Panduan Project Improvement

1. Identifikasi Permasalahan

2. Pelajari Data History, Menetapkan Tema dan Sasaran (Target)

3. Inventarisasi Kondisi/ Pemetaan Masalah

4. Mencari Akar Penyebab Masalah

5. Pengamatan (Genba) dan Konfirmasi Akar Penyebab Masalah

6. Merumuskan Rencana Perbaikan

7. Melaksanakan Perbaikan

8. Mengumpulkan Data Monitoring Pelaksanaan

9. Evaluasi Hasil Perbaikan

10. Standarisasi (Cara Kerja) dan Menetapkan Tema Perbaikan

berikutnya.

(11)

1.1 Mengidentifikasi masalah berdasarkan

permasalahan atau KPI yang tidak tercapai di tingkat Unit, Area, Region atau Section, Dept., Group Dept. Lengkapi masalah tersebut dengan tren data history. 1.2 Dari beberapa masalah tersebut lalu

tentukan prioritas masalah (Pareto). 1.3 Tools: brainstorming, tren data history

01 Identifikasi

_Masalah

Langkah Project

IDENTIFIKASI MASALAH

:

 Kinerja/ KPI yang belum tercapai

 Kelemahan/ weakness di unit

 Pola kerja yang belum standar

 Layanan/ peran dari Function/

Section yang belum maksimal

 Menyempurnakan detil bisnis proses

 Kondisi tempat kerja yang belum

standar

1 2 3 4 5 6 7 8

9 10

Identifikasi masalah ini dikoordinasikan

dengan Atasan dan mendapat

(12)

02 Pelajari Data Histroy,

Menetapkan Tema &

Sasaran (Target)

2.1 Tema dapat ditentukan dari hasil prioritas masalah di Langkah 1 (Pareto).

2.2 Pelajari tren data/ history data dan

menetapkan sasaran/ target Improvement dengan memperhatikan SMART.

2.3 Sasaran Improvement, dapat ditinjau dari aspek PQCDSME (Productivity, Quality, Cost, Delivery, Saftey, Moral, Environment)

PENETAPAN TARGET

IMPROVEMENT

 Sasaran/ target Improvement agar

terarah harus ditetapkan Target

dengan memperhatikan SMART, dan

perhitungan yang cukup jelas dalam

penetapannya.

Langkah Project

1 2 3 4 5 6 7 8

9 10

Specific : Sasaran harus khusus, terfokus dan tidak bias

Measurable : Ukuran keberhasilan harus dirumuskan dengan jelas

Attainable : Ukuran keberhasilan harus dapat membuat orang merasa tertantang, meningkatkan motivasi dan semangat juang

Realistic : Ukuran keberhasilan harus masuk di akal tetapi masih dapat menjawab tantangan di atas

Timeliness : Waktu pencapaian harus sudah ditentukan dari awal sebagai acuan keberhasilan

(13)

3.1 Mendetailkan permasalahan dari Tema Project secara lebih khusus (Aktivitas/ Kondisi/ Proses kerja) untuk mendapatkan gambaran dan letak permasalahan.

3.2 Tools yg digunakan antara lain: Mozaik Areal/ Business Process Mapping/ SIPOC

03 Inventarisasi Kondisi/

_{Pemetaan Masalah}

Mozaik Areal : Tabel pemetaan masalah

berdasarkan peta areal atau ruang kerja. Contoh: Peta Lowyield Area 6B Tahun 2019 (peta disamping).

Langkah Project

1 2 3 4 5 6 7 8

9 10

SIPOC : Pemetaan masalah dari sisi Supplier (Pemasok), Input (Masukan), Process (Proses), Output (Hasil) dan Customer (Pelanggan/ Pengguna jasa/produk), yaitu:

Pemetaan Bisnis Proses: Pemetaan alur proses bisnis dari awal sampai akhir aktivitas pekerjaan sehingga dapat diketahui titik proses yang bermasalah.

(14)

04 _{Penyebab Masalah}

Mencari Akar

4.1 A

nalisa akar penyebab masalah ini masih berupa dugaan, dan harus dibuktikan

dengan pengamatan langsung di lapangan atau tren/ history data.

4.2 Tools: Brainstorming/ 5 Whys/ Diagram Cause-Effect (Fishbone Diagram)

Cause-Effect Diagram (Fishbone) 4M + E:

Langkah Project

1 2 3 4 5 6 7 8

9 10

5 Why (Why-Why Analysis)

• Tool 5-Why yaitu cara untuk mencari akar suatu masalah atau penyebab dari defect supaya sampai ke akar penyebab

masalah. Contoh : Masalah: Mesin Breakdown.

Mengapa? Komponen automator tidak berfungsi

Mengapa tidak berfungsi? Usia komponen sudah melebihi batas

lifetime 12 bulan

Mengapa tidak diganti? Tidak ada yang tahu

Mengapa tidak ada yang tahu? Tidak ada jadwal rutin maintenance Mengapa tidak ada jadwal rutin? Inilah akar masalahnya

• Lakukan Brainstorming utk mengumpulkan penyebab-penyebab terjadinya masalah / akibat.

• Lakukan analisa utk menentukan yang dapat diselesaikan di bagian sendiri (internal) tanpa melibatkan lain (controllable). • Lakukan analisa utk menentukan keterkaitan hubungan

(15)

5.1

Memastikan hasil analisa akar penyebab masalah dengan mengamati langsung ke lapangan (Genba) untuk memastikan benar akar penyebab masalah.

5.2 Hasil dugaan akar penyebab masalah yang terbukti di lapangan menjadi acuan untuk dirumuskan tindakan perbaikannya.

05 _{Konfirmasi Akar Masalah}

Pengamatan Lapangan/

VALIDASI DI LAPANGAN AKAR

PENYEBAB MASALAH

• Mengumpulkan semua akar

penyebab dominan permasalahan.

• Akar permasalahan diurutkan dari

dampak yang paling besar sampai

dengan dampak yang paling tidak

signifikan.

• Penyebab dominan harus

dibuktikan kebenarannya dengan

investigasi atau pengamatan

langsung di lapangan.

Langkah Project

(16)

06 Rencana Perbaikan

_Project

6.1 Rencana Perbaikan Project berdasarkan hasil observasi masalah yg terbukti di lapangan

6.2 Tools yg digunakan Tabel PICA

6.3 Tentukan Lokasi, Time Frame & PIC pada Penggunaan Tabel PICA

Menyusun rencana perbaikan dengan menggunakan metode 5W 2H:

WHY (Mengapa) : Akar penyebab masalah yang akan diselesaikan.

WHAT (Apa) : Solusi untuk mengatasi akar permasalahan tersebut.

WHO (Siapa) : PIC (Person in Charge) dalam aktivitas di dalam HOW. Penanggungjawab tidak boleh fungsi, kelompok ataupun department. PIC adalah orang yang bertanggung jawab terhadap aktivitas.

WHEN (Kapan) : Jadwal kapan dimulai dan selesai.

WHERE (Dimana) : Tempat pelaksanaan aktivitas tersebut.

HOW (Bagaimana) : Aktivitas yang dilakukan untuk mewujudkan WHAT berpola PDCA.

HOW MUCH (Biaya) : Biaya yang diperlukan dalam melaksanakan aktivitas

Langkah Project

1 2 3 4 5 6 7 8

9 10

WHAT WHY HOW WHEN WHO WHERE HOW MUCH

Apa Solusinya Ukuran Keberhasilan Cara Penerapan Waktu

Pencapaian PIC Lokasi Biaya

(17)

7.1 Pelaksanaan perbaikan berdasarkan rencana kerja dan skala prioritas (penilaian skala rencana pekerjaan) 7.2 Mendokumentasikan segala bentuk

kegiatan perbaikan yang dilaksanakan, baik data (berupa check sheet) maupun foto kondisi Before-After.

07 Melaksanakan

_Perbaikan

URAIAN RENCANA PERBAIKAN

• Melakukan aktivitas sesuai dengan

rencana yang telah dirumuskan.

• Melakukan evaluasi jika target

antara tidak tercapai, dan dilakukan

PICA.

• Mencatat dan mendokumentasikan

hal – hal penting (kesulitan, trial &

error, usaha, dan lain – lain untuk di

evaluasi selama pelaksanaan).

• Mengkomunikasikan dan

mentraining ke seluruhh anggota

tim..

Langkah Project

(18)

08 Monitoring Data

_Perbaikan

8.1 Monitoring data aktivitas/ proses perbaikan 8.2 Monitoring data hasil perbaikan

8.3 Data aktivitas & hasil perbaikan dimonitor setiap bulan

RECORD DATA KONDISI

BEFORE-AFTER PROJECT

• Mencatat secara disiplin data proses

aktifitas perbaikan dan perubahan

hasil/ dampak.

• Data ini akan digunakan saat Evaluasi

di langkah berikutnya.

• Tools yang dapat digunakan adalah

Checksheet Realisasi vs Rencana.

Langkah Project

(19)

9.1 Evaluasi hasil data monitoring perbaikan project

9.2 Evaluasi data hasil perbaikan menunjukan tren negatif pd periode yg telah ditentukan kembali ke langkah 6.

9.3 Evaluasi data hasil perbaikan memiliki tren positif pd periode yg telah ditentukan maka dilakukan standarisasi project

09 _{Perbaikan Project}

Evaluasi Hasil

MEMBANDINGKAN HASIL

DENGAN PLAN

• Bertujuan untuk membandingkan

antara hasil dengan PLAN (terhadap

dampak parameter P-Q-C-D-S-M-E).

• Mencari cara/ tindakan perbaikan atau

cara baru untuk mencapai target yang

telah ditetapkan.

• Memberikan perhitungan financial

benefit

(jika ada).

Langkah Project

(20)

10 Standarisasi (Cara Kerja)

_{dan Rencana Berikutnya}

10.1 Membuat usulan standarisasi yang meliputi aktifitas Input-Process-Ouput. 10.2 Menuliskan Laporan Project disetujui oleh