Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta
pada tanggal Mei 2009
Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,
Arsip Nasional Republik Indonesia
PROSEDUR TETAP NOMOR 03 TAHUN 2009
TENTANG
PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum
Arsip statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan tanggung jawab lembaga kearsipan baik di pusat, yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), maupun di daerah yaitu Badan/Kantor Kearsipan Provinsi dan Kabupaten/Kota. Di dalamnya terkandung informasi yang tiada ternilai harganya tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan.
Arsip statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan lembaga kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting adalah untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangungan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat krusial. Hal ini sejalan dengan era informasi di Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting.
Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI sebagai salah satu lembaga penyedia informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar, inventaris maupun guide arsip. Disinilah peran Direktorat Pengolahan.
Pengolahan arsip tidak seperti mengolah jenis informasi lainnya. Pengolahan arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur berdasarkan petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 2
-B. Maksud dan Tujuan
Penyusunan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah-langkah dalam pembuatan inventaris pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945.
Tujuan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan di Subdit Pengolahan Sebelum Tahun 1945, sehingga kinerja unit kerja dapat lebih ditingkatkan dan pada akhirnya pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit kerja dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 dengan unit lain dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program ANRI.
C. Ruang Lingkup
Prosedur Tetap Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 ini berlaku dan digunakan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Konvesional Sebelum Tahun 1945. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 ini meliputi Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945, Identifikasi Fisik, Sistem Penataan Dan Provenance, Penyusunan Rencana Teknis, Penelusuran Sumber Dan Referensi Serta Keterkaitan Arsip-Arsip Nusantara Berbahasa Asing Dan Daerah, Penyusunan Skema Sementara, Rekonstruksi Arsip, Deskripsi Arsip, Penyusunan Skema Definitif Arsip, Manuver Arsip, Penomoran Definitif Arsip, Manuver Fisik Arsip, Pemberian Label Boks Arsip, Penataan Arsip Dalam Boks Arsip, Penulisan Inventaris Arsip, Penilaian Dan Penelaahan Inventaris, Menerjemahkan Inventaris, Ekspose Draf Inventaris, Penyempurnaan Inventaris, Pengesahan Inventaris.
D. Dasar
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964);
2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP);
4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
3
-5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia;
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
E. Pengertian
Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan :
1. Inventaris Arsip adalah sarana penemuan arsip yang berisi deskripsi dari suatu khasanah arsip yang dilengkapi dengan sejarah organisasi, sejarah penataan arsip, pertanggungjawaban pelaksana pengolahan arsip, uraian deskripsi arsip, dan dilampiri dengan daftar indeks, daftar singkatan, daftar konkordan, dan struktur organisasi.
2. Identifikasi Arsip adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi penyimpanan arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya. 3. Rencana Teknis Penyusunan Inventaris Arsip yaitu kegiatan membuat rancangan kerja
dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis.
4. Penelusuran Sumber dan Referensi yaitu kegiatan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip yang akan diolah. 5. Pembuatan Skema Sementara adalah suatu kegiatan dalam pembuatan kerangka
sementara yang akan digunakan sebagai pedoman pengelompokan arsip yang akan digunakan sebagai pedoman pengaturan dan pengelompokan arsip yang tercipta dari fungsi/kegiatan yang sama dalam suatu organisasi/lembaga/aktivitas tokoh.
6. Rekonstruksi Arsip adalah kegiatan menata kembali arsip statis dalam rangka penataan arsip dengan benar sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku.
7. Deskripsi Arsip bentuk kertas adalah kegiatan penyusunan kelompok arsip yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu fische (kartu deskripsi) yang telah disiapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Deskripsi dilakukan dengan menggambarkan informasi secara menyeluruh dari suatu arsip yang dituangkan dalam kartu dan diberi nomor urut sementara sesuai dengan nomor sementara arsipnya.
8. Pembuatan Skema Definitif adalah kegiatan menentukan struktur/bagan dari penataan informasi arsip statis yang sudah definitif (tetap).
9. Manuver Fisches/Informasi adalah kegiatan mengelompokkan fisches (kartu deskripsi) sesuai dengan skema definitif yang dibuat.
10. Penomoran Definitif adalah kegiatan memberikan nomor definitif (tetap) pada informasi berkas arsip statis yang sedang diolah.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 4
-11. Manuver Fisik Arsip yaitu kegiatan penyusunan fisik arsip sehingga arsip tersusun sesuai dengan daftar/inventaris yang dibuat. Penyusunan dilakukan setelah penomoran definitif selesai. Arsip disusun sesuai dengan nomor urut yang tertera pada sampul arsip dan daftar/inventaris.
12. Pemberian Label adalah kegiatan pemberian identitas pada bungkus arsip dan boks arsip. Label tersebut biasanya terdiri dari nama pencipta, nomor arsip sesuai dengan nomor definitifnya dan nomor boks arsip. Labeling arsip adalah pemberian identitas pada kertas. 13. Penataan dalam Boks adalah kegiatan memasukkan arsip ke dalam boks arsip sesuai
ukuran besar (37,5cm x 20cm x27cm ) atau ukuran kecil (37,5cm x 10cm x 27 cm ). 14. Penulisan Inventaris adalah sarana penemuan arsip yang berisi deskripsi dalam berbagai
derajat rincian yang berisi suatu khasanah arsip dan pada umumnya dilengkapi dengan sejarah dan fungsi lembaga/organisasi pencipta, riwayat arsip, sejarah penataan arsip, daftar indeks, daftar singkatan,daftar istilah asing dan konkordan serta dilampirkan struktur organisasi atau daftar riwayat hidup.
15. Penelaahan dan Penilaian adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mencocokkan atau mengoreksi arsip yang akan dipinjam melalui inventaris apakah informasi yang ada di dalam inventaris sudah sesuai atau layak untuk digunakan oleh peneliti di layanan informasi.
16. Transliterasi adalah kegiatan menterjemahkan atau alih bahasa yang dipakai dalam inventaris arsip dari bahasa asing (Belanda) ke dalam bahasa Indonesia yang baku.
17. Ekspose Hasil Pengolahan adalah kegiatan pemaparan hasil dari kegiatan pengolahan arsip statis berupa skema definitif dan hasil deskripsi arsip dan pengelompokan informasinya.
18. Pengesahan terhadap Inventaris adalah tindakan pengkuan terhadap karakteristik resmi sesuatu naskah/dokumen yang dilakukan oleh pejabat yang berwenang.
5
-BAB II
PROSEDUR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Prosedur penyusunan inventaris arsip konvensional sebelum tahun 1945 melalui tahapan sebagai berikut:
1. Identifikasi arsip
Penyusunan inventaris arsip konvensional sebelum tahun 1945 dimulai dari kegiatan identifikasi arsip untuk mengetahui tugas, pokok dan fungsi organisasi, jumlah dan kondisi fisik arsip dan sistem penataan serta pencipta (provenance) arsip, pemahaman akan hal tersebut akan mempermudah proses penyusunan inventaris selanjutnya yaitu rencana teknis. 2. Rencana teknis
Berdasarkan hasil identifikasi tersebut di atas, tahapan berikutnya menbuat rancangan kerja atau rencana teknis dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. Keberhasilan dalam membuat rencana teknis akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penelusuran sumber dan referensi.
3. Penelusuran sumber dan referensi
Tahapan selanjutnya dari penyusunan inventaris adalah kegiatan penelusuran sumber dan referensi pada instansi terkait dengan tujuan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan atau instansi terkait ke lembaga pencipta arsip yang akan dibuat sejarah lembaga/organisasi dalam inventaris arsip yang akan dibuat. Keberhasilan dalam penelusuran sumber dan referensi ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu pembuatan skema sementara.
4. Pembuatan skema sementara
Setelah memperoleh data yang menggambarkan tugas pokok dan fungsi dari lembaga/organisasi pencipta arsip, harus dibuat gambaran untuk mengelompokkan arsip berupa skema pengaturan arsip sementara, keberhasilan dalam membuat skema sementara ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu rekonstruksi arsip. 5. Rekonstruksi arsip
Dalam tahap rekonstruksi arsip ini, arsip-arsip yang akan diolah dikelompokkan berdasarkan skema pengaturan arsip tersebut di atas, keberhasilan dalam tahapan rekonstruksi arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu deskripsi arsip.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 6
-6. Deskripsi arsip
Kegiatan deskripsi dimulai dengan membaca keseluruhan informasi dalam arsip yang dituangkan dalam kartu deskripsi/fisches yang terdiri atas 5(lima) unsur deskripsi, yaitu: bentuk redaksi, isi informasi, kurun waktu, tingkat perkembangan dan bentuk luar, dengan mencantumkan nomor urut arsip sementara pada kartu deskripsi. Keberhasilan dalam tahapan deskripsi arsip ini akan mempermudah proses penyusunan Inventaris arsip selanjutnya yaitu pembuatan skema definitif.
7. Pembuatan skema definitif
Setelah memperoleh informasi dari deskripsi arsip, maka diperoleh gambaran kegiatan yang tercipta dari organisasi tersebut, gambaran tersebut akan merubah susunan skema pengaturan arsip sementara menjadi skema pengaturan arsip definitif. Keberhasilan dalam tahapan skema definitif ini akan mempermudah proses penyusunan Inventaris arsip selanjutnya yaitu manuver kartu/fisches.
8. Manuver kartu/fisches
Kegiatan manuver kartu/fisches dilakukan dengan mengelompokkan kartu/fisches disesuaikan dengan skema definitif. Keberhasilan dalam tahapan manuvre kartu/fisches ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penomoran definitif.
9. Penomoran definitif
Setelah manuver kartu/fisches selesai dilakukan maka disusun nomor urut definitif pada kartu/fisches tersebut. Keberhasilan dalam tahapan penomoran definitif ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu manuver fisik arsip. 10. Manuvre fisik arsip
Kegiatan manuver fisik arsip dilakukan setelah penomoran definitif selesai, kemudian arsip disusun berdasarkan nomor definitif yang tertera pada sampul arsip. Keberhasilan dalam tahapan manuver fisik ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu pemberian label.
11. Pemberian label
Setelah manuver fisik selesai dilakukan maka kegiatan selanjutnya adalah pemberian label pada bungkus arsip dan boks arsip. Label arsip terdiri atas nama pencipta dan nomor arsip sesuai dengan nomor definitifnya dan untuk label boks terdiri atas: nama organisasi pencipta arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks. Keberhasilan dalam tahapan pemberian label ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penataan dalam boks.
7
-12. Penataan dalam boks
Kegiatan selanjutnya adalah penataan dalam boks arsip, arsip yang sudah diberi label dimasukkan ke dalam boks disesuaikan dengan kapasitas boks baik boks arsip yang berukuran besar maupun boks arsip yang berukuran kecil. Setelah arsip masuk ke dalam boks maka kegiatan selanjutnya adalah menempel label boks yang sudah dipersiapkan sebelumnya. Keberhasilan dalam tahapan penataan dalam boks ini akan mempermudah proses penyusunan Inventaris arsip selanjutnya yaitu penulisan inventaris.
13. Penulisan Inventaris
Setelah semua data dan informasi terkumpul maka perlu dilakukan kegiatan perumusan materi prosedur tetap inventaris arsip yang dituangkan dalam format inventaris arsip berdasarkan hasil identifikasi arsip, sistem penataan maupun provenance yang berlaku di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. Pada kegiatan penulisan ini dibuat skema isi inventaris arsip yang terdiri dari komponen: judul; kata pengantar; daftar isi; pendahuluan yang berisi: sejarah organisasi, sejarah arsip, pertanggungjawaban pembuatan inventaris; uraian isi; daftar pustaka; dan lampiran yang berisi: daftar indeks, daftar tunjuk silang, daftar singkatan, daftar istilah asing dan struktur organisasi. Keberhasilan dalam tahapan penulisan inventaris arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penilaian dan penelaahan.
14. Penilaian dan penelaahan
Penulisan draft inventaris arsip telah selesai maka tahap selanjutnya adalah kegiatan penilaian dan penelaahan terhadap inventaris yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 dan juga Direktur Pengolahan. Keberhasilan dalam tahapan penilaian dan penelaaahan ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu transliterasi.
15. Transliterasi
Setelah inventaris dinilaian dan ditelaah maka kegiatan selanjutnya adalah kegiatan transliterasi atau alih bahasa yang digunakan dalam penulisan inventaris arsip. Keberhasilan transliterasi ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu ekspose.
16. Ekspose
Kegiatan ekspose dilaksanakan untuk mensosialisasikan hasil pembuatan inventaris arsip, dengan harapan mendapat masukan dari peserta ekspose. Keberhasilan kegiatan ekspose ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu penyempurnaan inventaris.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 8
-17. Penyempurnaan inventaris
Apabila dalam pelaksanaan ekspose ada masukkan, perlu dilakukan penyempurnaan dan editing agar inventaris arsip tersebut siap disahkan dan ditanda tangani. Keberhasilan dalam penyempurnaan inventaris arsip ini akan mempermudah proses penyusunan inventaris arsip selanjutnya yaitu pengesahan.
18. Pengesahan
Tahap terakhir setelah penyempurnaan inventaris tersebut diatas adalah pengesahan inventaris oleh pejabat yang berwenang yaitu Direktur Pengolahan, hal ini membuktikan bahwa penyusunan Inventaris tersebut telah selesai dan siap untuk diserahkan kepada ruang baca dan ruang penyimpanan arsip.
9
-BAB III PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 ini dapat menjadi acuan bagi unit-unit kerja di Lingkungan Direktorat Pengolahan ANRI dalam menyusun Inventaris arsip sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional.
Prosedur Tetap tentang Penyusunan Inventaris Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Mei 2009
DIREKTUR PENGOLAHAN,
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 03 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS1
-DAFTAR LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
E. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
F. DIAGRAM ALIR REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
G. DIAGRAM ALIR DESKRIPSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
H. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
I. DIAGRAM ALIR MANUVER ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
J. DIAGRAM ALIR PENOMORAN DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
K. DIAGRAM ALIR MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
L. DIAGRAM ALIR PEMBERIAN LABEL BOKS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 2
-M. DIAGRAM ALIR PENATAAN ARSIP DALAM BOKS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
N. DIAGRAM ALIR PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
O. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
P. DIAGRAM ALIR MENERJEMAHKAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Q. DIAGRAM ALIR EKSPOSE DRAF INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
R. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
S. DIAGRAM ALIR PENGESAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
3
-DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Melaksanakan identifikasi arsip
2 Menyusun rencana teknis penyusunan inventaris
3 Melakukan penelusuran sumber dan referensi
4 Membuat skema sementara
5 Merekonstruksi arsip
6 Mendeskripsi arsip
7 Membuat skema definitif
8 Mengkronologiskan informasi/manuver
9 Memberi nomor definitif
10 Mengelompokkan fisik arsip/manuver
11 Memberi label
12 Menata arsip dalam boks
13 Menulis inventaris
14 Melakukan penilaian dan penelaahan inventaris
15 Menerjemahkan/ transliterasi
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 4 -No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Penglahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon
16 Ekspos hasil pengolahan
17 Menyempurnaan hasil ekspose
18 Mengesahan/legalisasi
5
-DIAGRAM ALIR
IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS
ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit. Penyimpanan Arkon
1 Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance arsip yang akan diolah ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945.
2 Memberikan penilaian dan arahan
3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan
provenance yang telah dinilai
dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945.
4 Mengajukan rencana
identifikasi arsip, sistem dan
provenance yang akan diolah
arsip ke Direktur Pengolahan.
5 Menilai dan mengarahkan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang teknik identifikasi arsip
6 Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum tahun 1945 dan Arsiparis menyempurnakan rencana identifikasi
7 Direktur Pengolahan
berkoordinasi dengan Direktur Preservasi dan memerintahkan Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum 1945 untuk
berkoordinasi dengan Kasubdit Penyimpanan Arkon
8 Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
berkoordinasi dengan Kasubdit Penyimpanan Arkon
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 6
-Norma waktu: 10 hari kerja No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit. Penyimpanan Arkon 9 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan
provenance arsip ke Depo
10 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi
11 Menyampaikan laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
12 Menyampaikan Laporan ke Direktur Pengolahan
13 Memutuskan tentang prioritas arsip yang akan dibuat Inventaris berdasarkan laporan identifikasi
7
-DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma waktu: 3 hari kerja No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit. Penyimpanan Arkon
1 Mengajukan draf rencana teknis penyusunan inventaris yang terdiri dari jangka waktu pembuatan Inventaris, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
2 Memberikan penilaian dan arahan kepada Arsiparis tentang penyusunan rencana teknis
3 Merevisi draf rencana teknis setelah mendapat penilaian dan arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
4 Mengajukan
program rencana teknis ke Direktur Pengolahan 5 Memberikan penilaian dan
arahan ke Kasubdit Pengolahan Sebelum Tahun 1945 tentang penyusunan rencana teknis
6 Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 dan Arsiparis merevisi draf penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
7 Menyetujui rencana teknis berdasarkan penyempurnaan draf rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis
8 Membuat pengesahan terhadap rencana teknis
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 8
-DIAGRAM ALIR
PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI SERTA
KETERKAITAN ARSIP-ARSIP NUSANTARA BERBAHASA ASING DAN DAERAH DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Peyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait
1 Membuat draf surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah kepada instansi terkait 2 Mengajukan draf surat
kepada Kasubdit Pengolahan
3 Mengoreksi draft surat
4 Merevisi draf surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
5 Memberi paraf dan mengajukan draf surat ke Direktur Pengolahan
6 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang draft surat yang akan di tandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip
7 Melakukan penyempurnaan draft surat dari Kasubdit Pengolahan Sebelum Tahun 1945 yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
8 Membuat nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip dan mengirimkan kepada instansi terkait
9
-Norma waktu: 10 hari kerja No Tahap Kegiatan Unit Peyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait
9 Arsiparis dan Kasubdit Pengolahan Sebelum Tahun 1945 melakukan
penelusuran
sumber/referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa Belanda ke instansi terkait 10 Mencari dan mencatat
data-data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan yang diperoleh dari instansi terkait
11 Melakukan identifikasi terhadap khasanah arsip berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait
12 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah
13 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah dengan instansi terkait
14 Melakukan telaah terhadap daftar/inventaris arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah pada instansi terkait
15 Membuat laporan hasil penelusuran sumber dan bahan referensi serta keterkaitan arsip-arsip nusantara berbahasa asing dan daerah
16 Menyampaikan laporan ke Direktur Pengolahan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 10
-DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN SKEMA SEMENTARA DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Mempersiapkan data/informasi yang dihimpun dari berbagai referensi/penelusuran 2 Membuat skema sementara 3 Meminta persetujuan/koreksi dari atasan langsung
4 Perbaikan atas koreksi Skema Sementara
11
-DIAGRAM ALIR
REKONSTRUKSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvensional 1 Menyiapkan arsip yang
akan direkonstruksi 2 Melakukan pemilahan arsip 3 Mengelompokkan arsip berdasarkan jenisnya. 4 Mengelompokkan arsip berdasarkan unit informasinya. 5 Mengkronologiskan kelompok arsip
6 Arsip telah mengelompok berdasarkan jenis,dan informasi sesuai dengan prinsip original order
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 12
-DIAGRAM ALIR
DESKRIPSI ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arsipkon
1 Menyiapkan arsip yang akan dideskripsi
2 Membaca keseluruhan informasi arsip
3 Menelaah isi informasi arsip
4 Menuangkan isi informasi arsip ke dalam fisches
5 Menentukan bentuk redaksi
6 Menentukan inti
informasi yang terkandung dalam arsip
7 Menentukan kurun waktu terciptanya arsip
8 Menentukan tingkat perkembangan arsip
9 Menentukan bentuk luar arsip
10 Informasi lengkap hasil deskripsi tertulis dalam kartu fisches
13
-DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN SKEMA DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Menyiapkan skema sementara yang akan diubah/ditetapkan
2 Memeriksa kembali kelengkapan skema sementara
3 Mencocokkan hasil deskripsi dengan skema sementara
4 Mengurangi atau
menambahkan serie atau group pada skema penataan arsip sementara
5 Melakukan konsultasi pada atasan
6 Melakukan perbaikan atas koreksi
7 Membuat skema definitif
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 14
-DIAGRAM ALIR
MANUVER ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Menyiapkan kartu deskripsi yang akan dimanuver
2 Menggabungkan kartu yang memiliki informasi sejenis
3 Mengelompokkan kartu berdasarkan skema yang telah dibuat
4 Menyusun kartu secara kronologis
5 Kartu fisches tersusun sesuai skema
15 DIAGRAM ALIR
PENOMORAN DEFINITIF ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Melakukan penomoran definitif pada kartu/fisches berdasarkan hasil
manuver kartu/fisches 2 Melakukan entri data atau
pengetikan informasi berdasarkan skema dan nomor definitif
3 Melakukan pengecekan kembali kartu/fisches yang sudah diberi penomoran definitive untuk
melanjutkan kegiatan berikutnya yaitu pemberkasan fisik arsip
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 16
-DIAGRAM ALIR
MANUVER FISIK ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Mengelompokan fisik arsip sesuai dengan skema definitive dan hasil dari manuvre kartu/fisches
2 Menggabungkan beberapa arsip nomor sementara menjadi satu nomor definitif sesuai skema definitif
3 Memberi nomor definitive pada sampul arsip sesuai dengan penomoran definitive pada kartu/fisches
4 Mempersiapkan label untuk ditempel pada sampul/bungkus arsip dengan nomor definitif untuk kegiatan selanjutnya yaitu pemberian label pada sampul arsip dan boks arsip
17
-DIAGRAM ALIR
PEMBERIAN LABEL BOKS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon
1 Menyiapkan label arsip untuk ditempelkan pada sampul arsip sesuai dengan nomor definitif, yang terdiri dari: nama organisasi pencipta arsip, nomor urut arsip
2 Menempelkan label arsip pada sampul arsip
3 Menyiapkan label boks yang akan ditempel pada boks setelah sekaligus setelah kegiatan penataan arsip dalam boks, label boks yang dibuat terdiri atas: nama organisasi pencipta arsip, kurun waktu arsip, nomor urut arsip, dan nomor urut boks
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 18
-DIAGRAM ALIR
PENATAAN ARSIP DALAM BOKS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon
1 Mempersiapkan arsip yang sudah diberi label untuk dimasukkan ke dalam boks
2 Mempersiapkan boks arsip yang akan dipergunakan
3 Menata arsip ke dalam boks disesuaikan dengan kapasitas boks
4 Menempel label boks yang sudah dipersiapkan
sebelumnya
5 Menyusun boks sesuai dengan nomor urut boks
6 Melaporkan kegiatannya kepada Kasubdit
Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
19 -DIAGRAM ALIR
PENULISAN INVENTARIS ARSIP DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma waktu: 20 hari No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Menyiapkan data/kartu fiesches yang sudah dimanuver untuk dibuat inventaris
2 Membuat judul daftar sesuai fonds
3 Menentukan kurun waktu arsip berdasarkan arsip yang ditata
4 Membuat Kata Pengantar
5 Membuat daftar isi
6 Menuangkan deskripsi dari kartu fieches ke dalam inventaris
7 Mengajukan konsep daftar arsip kepada atasan
8 Mengoreksi
daftar yang diajukan
9 Melakukan perbaikan sesuai dengan hasil koreksi
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 20
-DIAGRAM ALIR
PENILAIAN DAN PENELAAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
Norma waktu: 5 hari No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum tahun 1945 Direktur Pengolahan Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait 1 Mempersiapkan inventaris yang telah tersusun.
2 Melakukan pengecekan antara informasi dan fisik arsip 3 Mengajukan draf inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 4 Memberikan arahan kepada arsiparis mengenai penulisan inventaris
5 Merevisi draf inventaris setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 6 Mengajukan draft inventaris ke Direktur Pengolahan 7 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang penyusunan inventaris arsip
21
-DIAGRAM ALIR
MENERJEMAHKAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Memeriksa kelengkapan inventaris, untuk dikonsultasikan dengan Kasubdit Pengolahan Arkon sebelum tahun 1945 untuk kegiatan menerjemahkan
inventaris (alih bahasa)
2 Memberi arahan dan surat tugas kepada arsiparis untuk melakukan terjemahan Inventaris Arsip
3 Menerjemahkan
inventaris dalam bahasa Indonesia dan dikoreksi oleh Kasubdit
Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 22
-DIAGRAM ALIR
EKSPOSE DRAF INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga Bagian Kepegawaian
1 Mengajukan draf inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 sebagai bahan ekspose
2 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang pointer yang harus dicetak untuk bahan ekspose yang akan dibagikan kepada peserta ekspose
3 Membuat pointer inventaris setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
4 Mengajukan draft pointer inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
5 Menyetujui pointer dan memberi arahan kepada Arsiparis agar pointer digandakan sesuai jumlah peserta ekspose yang akan diundang dan persiapkan kelengkapan untuk acara ekspose
6 Menghubungi Bagian Perlengkapan dan Rumah Tangga untuk peminjaman ruangan dan Bagian Kepegawaian untuk memberitahukan tentang kegiatan yang akan dilaksanakan oleh Unit, membuat undangan untuk peserta ekspose
23 -No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum tahun 1945 Direktur Pengolahan Bagian Umum Bagian Kepegawaian
7 Setelah semua kebutuhan dan perlengkapan untuk acara ekspose sudah siap Arsiparis melaporkan kepada Kasubdit
Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
8 Melaporkan kepada Direktur Pengolahan tentang kesiapan acara ekspose yang akan segera dilaksanakan
Norma waktu: 5 hari
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 24
-DIAGRAM ALIR
PENYEMPURNAAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi
1 Mengajukan draf inventaris ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
2 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang masukkan dari ekspose dan perbaikan yang harus diselesaikan
3 Merevisi draf inventaris setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
4 Mengajukan draft Inventaris ke Direktur Pengolahan
5 Memberikan arahan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 tentang penyusunan inventaris arsip
6 Merevisi draf Inventaris teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan melalui Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
7 Melakukan uji petik terhadap inventaris
8 Memutuskan Inventaris telah final berdasarkan penyempurnaan Inventaris yang telah dilakukan oleh arsiparis
25
-DIAGRAM ALIR
PENGESAHAN INVENTARIS DALAM PENYUSUNAN INVENTARIS ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
NO Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Pemanfaatan Direktur Preservasi 1 Memeriksa kelengkapan daftar yang akan
sahkan, baik yang berbahasa Belanda maupun yang sudah diterjemahkan dan menyerahkan kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945
2 Membuat nota dinas kepada Direktur Pengolahan agar daftar yang sudah selesai dikerjakan oleh arsiparis mendapat pengesahan dari Direktur Pengolahan 3 Menandatangani daftar tersebut, dan memberikan arahan kepada Kasubdit Pengolahan Sebelum Tahun 1945 untuk 4 Mengkopi daftar
tersebut dan mengirim daftar tersebut kepada Ruang baca dan ruang penyimpanan
Norma waktu: 5 hari
DIREKTUR PENGOLAHAN,
