BAB3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. Awal mula berdirinya PT. Interkos Jaya Bhakti (IJB) tidak terlepas dari

(1)

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan

Awal mula berdirinya PT. Interkos Jaya Bhakti (IJB) tidak terlepas dari meningkatnya kebutuhan manusia dalam hal kecantikan khususnya produk kecantikan dan perawatan tubuh. Pada mulanya PT. Interkos Jaya Bhakti (IJB) berdiri karena semangat dan antusiasme terhadap kecantikan perempuan Indonesia yang didirikan oleh Yenny Maria.

PT. Interkos Jaya Bhakti (IJB) berdiri pada tahun 2002 dengan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) 020949467048000 dan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) nomor 2420/1.824.271. IJB sendiri beralamatkan di Jalan Indokarya II Blok. G Kav I Sunter Jakarta Utara.

Sebagai perusahaan logistik kecantikan, PT. Interkos Jaya Bhakti (IJB) ditunjuk sebagai distributor tunggal produk kosmetik warna Etude House yang berasal dari negara Korea Selatan, pelembab dan perawatan kulit Redwin yang berasal dari Australia, serta Kamuflase kosmetik dan perawatan kulit Converderm yang berasal dari Yunani.

PT. Interkos Jaya Bhakti memiliki banyak toko yang berada di mal-mal terkemuka di Indonesia, serta saluran lain yang ada di pasar modern dan tradisional seperti apotik, pasar swalayan, dan pasar kosmetik tradisional. Pemilihan saluran distribusi didasarkan pada evaluasi merek dan seberapa cocok untuk masyarakat.

(2)

Dengan berkembang dan muncul pesaing dengan produk yang sejenis, maka PT. Interkos Jaya Bhakti terus memberikan berbagai macam bentuk promosi serta peluncuran produk baru untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi

- Komitmen untuk menjadi perusahaan trading yang fokus kepada Customer Driven Company.

Misi

- Menjadi sebuah perusahaan yang memberikan kesempatan untuk setiap karyawan menjadi lebih baik dengan peningkatan sumber daya manusia yang terintegrasi dan budaya kerja yang profesional.

- Komitmen untuk selalu memberikan pelayanan yang terbaik kepada seluruh konsumen secara terpadu dan berkelanjutan.

3.3 Strukstur Organisasi

(3)

3.4 Tugas dan Wewenang

Tugas dan wewenang masing – masing divisi pada PT. INTERKOS JAYA BHAKTI dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Director

Tugas yang dilakukan antara lain sebagai berikut:

• Memimpin dan mengkoordinasi semua kegiatan yang dilakukan oleh Manager IT Support SPV, Head of Tax and Finance, General Affair, General Manager, HRD, Logistic dan melakukan integrasi. • Menerima laporan kerja dari setiap divisi dan meminta petanggung

jawaban.

• Mengambil keputusan yang dilakukan oleh perusahaan yang bersifat jangka panjang serta menyutujui segala bentuk aliran keuangan.

2. Manager of IT Support SPV

Tugas yang dilakukan adalah sebagai berikut:

• Bertanggung jawab atas pemasangan software dan hardwareclient dan kasir.

• Membuat jaringan antar client dan maintenance jika ada gangguan. • Menerima laporan penjualan kasir melalui email.

• Mengatasi gangguan aplikasi jika terjadi error.

• Membuat fungsi dalam aplikasi bagi kasir jika ada promo dari divisi Marketing Communication.

(4)

3. General Affair & Human Resource Development Tugas yang dilakukan adalah sebagai berikut:

• Merencanakan dan mengembangkan kebijakan dan sistem

pengelolaan SDM.

• Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi

manajemen SDM di seluruh perusahaan agar dapat menunjang dan meningkatkan kinerja SDM dalam mencapai target perusahaan. • Melakukan purchasing terhadap keperluan perusahaan.

4. Head of Tax and Finance

Tugas yang dilakukan adalah sebagai berikut:

• Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan keuangan

perusahaan meliputi arus kas masuk dan kas keluar, pengendalian internal keuangan, pengontrolan atas anggaran keuangan perusahaan dan melakukan sinkronisasi data atau dokumen administrasi keuangan dengan data atau dokumen akuntansi sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan.

• Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengarahkan,

memonitor, dan mengevaluasi sistem kerja akunting untuk pengelolaan data keuangan dan neraca Laba-Rugi perusahaan serta melaksanakan koordinasi pengelolaaan “Accounting Department”.

(5)

5. General Manager

• Merencanakan strategi implementasi atas kebijakan perusahaan secara menyeluruh agar dapat dijalankan secara optimal.

• Memonitor pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan serta memastikan kelancaran pelaksanaannya agar dapat berjalan secara maksimal dan tepat.

• Mengontrol dan mengevaluasi implementasi strategi agar memperoleh masukan strategis sebagai usulan untuk kebijakan tahun berikutnya.

• Mengevaluasi dan menganalisa hasil implementasi strategi perusahaan serta mencari usulan atas pemecahan masalah yang timbul.

• Mengarahkan fungsi setiap staff yang berkepentingan dalam divisi marketing untuk menjalankan strategi perusahaan.

• Memonitor dan mengevaluasi pasar dan kompetitor untuk melihat kedudukan Brand dengan pasar sejenis di area yang sama, serta menganalisa kebutuhan pasar untuk menyusun dan mengusulkan strategi penjualan

6. Logistic Manager

• Melaksanakan koordinasi pengelolaan “Inventory Department” serta menyusun dan membuat Analisa Laporan Stocks.

• Pengendalian dan Pengawasan Stocks barang secara Internally ( Stock Barang di Gudang) dan Externally (Stock Barang di Outlets).

(6)

3.5 Analisis Sistem yang berjalan

3.5.1 Entity Relationship Diagram (ERD)

(7)

3.6 Spesifikasi Tabel Online Transaction Processing (OLTP)

Nama Tabel : MsBeautyAdvisor

Primary Key : kdBeautyAdvisor

Foreign Key : -

Keterangan : Tabel Master Beauty Advisor

Tabel 3.1 MsBeautyAdvisor

Nama Field Tipe Field Ukuran Field Keterangan

kdBeautyAdvisor char 4 Kode Beauty Advisor

namaBeautyAdvisor varchar 50 Nama Beauty Advisor

Alamat varchar 50 Alamat Beauty Advisor

contact varchar 50 Nomor Kontak BA

Nama Tabel : MsToko Primary Key : kdToko Foreign Key : -

Keterangan : Tabel Master Toko

Tabel 3.2 MsToko

kdToko char 25 Kode Toko

NamaToko varchar 25 Nama Toko

Alamat varchar 50 Alamat Toko

(8)

Nama Tabel : MsBarang Primary Key : kdBarang Foreign Key : kdJenisBarang Keterangan : Tabel Master Barang

Tabel 3.3 MsBarang

kdBarang char 13 Kode Barang

kdJenisBarang varchar 15 Kode Jenis Barang

NamaBarang varchar 50 Nama Barang

Harga int 50 Harga Barang

Nama Tabel : MsJenisBarang Primary Key : kdJenisBarang Foreign Key : -

Keterangan : Tabel Master Jenis Barang

Tabel 3.4 MsJenisBarang

kdJenisBarang char 15 Kode Jenis Barang

(9)

Nama Tabel : MsSupplier Primary Key : kdSupplier Foreign Key : -

Keterangan : Tabel Master Kode Supplier Tabel 3.5 MsSupplier

kdSupplier char 3 Kode Supplier

NamaSupplier varchar 50 Nama Supplier

Alamat varchar 50 Alamat Supplier

ContactNumber varchar 50 Contact Number Supplier

Nama Tabel : MsMember Primary Key : IdMember Foreign Key : -

Keterangan : Tabel Master Member

Tabel 3.6 MsMember

IdMember char 13 Id Member

MemberName varchar 50 Nama Member

Address varchar 50 Alamat Member

Telpon varchar 50 No. Telpon Member

(10)

Nama Tabel : TrRetur Primary Key : NoRetur

Foreign Key : kdBarang, kdToko, IdJenisRetur Keterangan : Tabel TrRetur

Tabel 3.7 TrRetur

kdRetur char 5 Kode Retur

kdToko varchar 25 Kode Toko

IdJenisRetur char 3 Id Jenis Retur

tanggalRetur datetime - Tanggal terjadinya retur

Description varchar 50 Deskripsi kerusakan barang

Nama Tabel : MsJenisRetur Primary Key : IdJenisRetur Foreign Key : -

Keterangan : Tabel MsJenisRetur

Tabel 3.8 MsJenisRetur

IdJenisRetur char 3 Id Jenis Retur

(11)

Nama Tabel : TrTransaksiPenjualan Primary Key : noTransaksi

Foreign Key : kdBeautyAdvisor, kdToko, IdMember Keterangan : Tabel TrTransaksiPenjualan

Tabel 3.9TrTransaksiPenjualan

noTransaksi char 15 Nomor Transaksi Penjualan

kdToko varchar 25 Kode Toko

IdMember char 13 Id Member

tglTransaksi datetime - Tanggal terjadinya transaksi

Nama Tabel : TrDetailTransaksi Primary Key : noTransaksi, kdBarang Foreign Key : noTransaksi, kdBarang

Keterangan : Tabel TrDetail Transaksi Penjualan Tabel 3.10TrDetailTransaksi

noTransaksi char 15 Nomor Transaksi Penjualan

(12)

Nama Tabel : TrPurchaseOrder Primary Key : noPurchaseOrder Foreign Key : kdSupplier

Keterangan : Tabel Pembelian Barang

Tabel 3.11TrPurchaseOrder

Nama Field Tipe

Field

Ukuran Field

Keterangan

noPurchaseOrder char 12 Nomor Purchase Order

tanggalPurchaseOrder datetime - Tanggal Purchase Order

kdSupplier char 3 Kode Supplier

Nama Tabel : TrDetailPurchaseOrder Primary Key : noPurchaseOrder, kdBarang Foreign Key : noPurchaseOrder, kdBarang Keterangan : Tabel Detail Pembelian Barang

Tabel 3.12TrDetailPurchaseOrder

Nama Field Tipe

Field

Ukuran Field Keterangan

noPurchaseOrder char 12 Nomor Pembelian

(13)

Nama Tabel : TrStockCard

Primary Key : noStockCard Foreign Key : kdBarang Keterangan : Tabel StockCard

Tabel 3.13TrStockCard

noStockCard char 12 Nomor StockCard

QuantityIn int 10 Jumlah BarangMasuk

QuantityOut Int 10 Jumlah Barang Keluar

Nama Tabel : TrSuratJalan Primary Key : noSuratJalan Foreign Key : kdBarang, kdToko Keterangan : Tabel Surat Jalan

Tabel 3.14TrSuratJalan

noSuratJalan char 12 Nomor Surat Jalan

kdToko char 25 Kode Toko

Tanggal datetime - Tanggal Surat Jalan

(14)

Nama Tabel : TrSuratPenawaran

Primary Key : noSuratPenawaran

Foreign Key : kdBarang, kdBeautyAdvisor Keterangan : Tabel Surat Jalan

Tabel 3.15TrSuratPenawaran

noSuratPenawaran char 12 Nomor Surat Penawaran

Quantity int 10 Jumlah Barang

Nama Tabel : TrDetailRetur

Primary Key : NoRetur, noTransaksi Foreign Key : NoRetur, noTransaksi Keterangan : Tabel Detail Retur

Tabel 3.16 TrDetailRetur

NoRetur char 4 Nomor Surat Penawaran

noTransaksi char 15 Kode Barang

(15)

3.7 Teknologi Informasi

Perangkat Keras yang digunakan oleh PT. Interkos Jaya Bhakti saat ini adalah sebagai berikut:

Tabel 3.17 Tabel Spesifikasi Perangkat Keras

Server Client

Processor Intel® Xeon® CPU E5504 @

2.00 GHz

Intel Core 2 Duo 2,3Ghz

RAM 6.00 GB 2 GB Hard Drive 12 TB 320 GB Operation System Windows Server 2008 Windows XP Professional SP2

Perangkat Lunak yang digunakan oleh PT. Interkos Jaya Bhakti adalah Windows XP Professional SP2 digunakan sebagai operation system, SQL Server 2005 sebagai database operasional, dan Visual FoxPro sebagai bahasa pemograman.

3.8 Analisis Permasalahan

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka ditemukan beberapa masalah sebagai berikut:

1. Pihak eksekutif kesulitan untuk memperoleh informasi yang bersifat summary yang berguna dalam pengambilan keputusan.

2. Laporan yang dihasilkan hanya menampilkan satu dimensi saja. Untuk membandingkan dari berbagai dimensi, eksekutif harus melakukannya secara manual.

(16)

3. Tidak adanya akses data-data pada tahun sebelumnya sehingga keputusan yang diambil tidak optimal. Karena perusahaan hanya mengambil data operasional beberapa bulan ini saja.

3.9 Kebutuhan Informasi

Setelah melakukan analisis terhadap proses bisnis dan database pada PT. Interkos Jaya Bhakti, maka informasi yang dibutuhkan oleh para eksekutif adalah sebagai berikut:

1. Laporan mengenai pembelian, meliputi jenis barang yang paling banyak dibeli, barang yang paling banyak dibeli, supplier yang paling banyak melakukan transaksi, jumlah transaksi pembelian, dan total transaksi pembelian.

2. Laporan mengenai penjualan, meliputi jenis barang yang paling banyak dijual, barang yang paling banyak dijual, toko yang paling banyak melakukan transaksi, member yang paling banyak melakukan transaksi, jumlah transaksi penjualan dan total transaksi penjualan.

3. Laporan mengenai retur, meliputi jenis barang yang paling banyak retur, barang yang paling banyak retur, toko yang sering mengalami retur, jenis retur yang paling banyak terjadi, dan jumlah retur.

3.10 Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi masalah yang terjadi di PT. Interkos Jaya Bhakti, maka diusulkan untuk membangun sebuah aplikasi data warehouse.

(17)

1. Sesuai dengan strukstur data warehouse pada tingkat highly summarized data, data-data yang didapat lebih ringkas sehingga memudahkan untuk analisis, membuat laporan, serta pengambilan keputusan.

2. Dengan menggunakan aplikasi data warehouse, para eksekutif dapat memperoleh laporan yang memiliki beberapa dimensi dan dapat memilih data yang ingin ditampilkan dengan tingkat peringkasan yang sesuai.

3. Dengan data warehouse, pengambilan data historis tidak menggunakan data operasional sehingga lebih mudah dan cepat dalam mengakses data dan lebih akurat dalam pengambilan keputusan.