3. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

(1)

17

3. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

3.1 Analisa Sistem

Pada sub bab berikut ini akan dijelaskan lebih lanjut mengenai analisis sistem perusahaan, seperti yang telah dijelaskan secara singkat pada bab 1 dalam analisis ini akan diberikan gambaran lebih jelas mengenai sistem perusahaan saat ini, permasalah yang muncul serta kebutuhan perusahaan.

3.1.1 Analisis sistem perusahaan

Untuk sekarang ini perusahaan ini masih menggunakan pencatan secara manual untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi. Untuk pemasaran triplek ke pulau bali dan lombok dilakukan oleh seorang sales yang keliling setiap bulannya untuk mencari pesanan triplek oleh toko-toko di pulau bali dan lombok serta untuk menagih terhadap pemesanan yang dilakukan pada bulan sebelumnya oleh toko-toko tersebut.

Secara garis besar proses bisnis perusahaan saat ini adalah seperti berikut:

• Pembelian

Setiap kali melakukan pembelian akan dilakukan pencatatan secara manual, yaitu untuk data-data dan informasi yang diperlukan, seperti data supplier, harga pembelian, tanggal pembelian, dan tanggal jatuh tempo pembayaran.

• Penjualan

Setiap kali terjadi transaksi penjualanan, maka akan dilakukan pencatatan penjualan secara manual yang meliputi pencatatan pengurangan stok barang, jenis penjualan, data customer yang melakukan transaksi, jenis, jumlah, dan harga barang, dan waktu pembayaran jika melakukan transaksi secara bon.

• Gudang

Setelah setiap pembelian barang pada supplier, maka barang akan disimpan di gudang dan dilakukan pencatatan begitu juga untuk setiap penjualan maka akan dilakukan pencatatan pengurangan stok barang di

(2)

18

gudang. Jika barang di gudang hampir atau sudah habis akan segera dilakukan pemesanan ke supplier yang bersangkutan.

• Laporan

Laporan yang dibuat secara manual berupa : - laporan pembelian

- laporan stok barang di gudang - laporan penjualan

- laporan hutang-piutang

3.1.2 Analisis permasalahan

Permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan saat ini banyak disebabkan karena proses-proses yang dikerjakan saat ini masih secara manual. Berikut ini adalah permasalahan yang sering muncul:

• Para pegawai yang bekerja pada perusahaan kewalahan dalam malakukan proses pencatatan transaksi pembelian dan penjualan yang semakin meningkat jumlahnya.

• Untuk stok barang dalam jumlah yang cukup besar, seringkali terjadi kesalahan dalam menghitung jumlah barang yang masuk dan keluar.

• Sulitnya mendapatkan laporan mengenai data-data dan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan secara cepat dan akurat, misalnya : laporan hutang-piutang.

3.1.3 Analisis kebutuhan

Dari permasalahan yang muncul, maka beberapa hal berikut ini dibutuhkan perusahaan dalam pembuatan sistem pembelian dan penjualan yang baru:

• Komputerisasi untuk proses penjualan dan pembelian, sehingga meskipun jumlah pembelian dan penjualan semakin meningkat, namun perusahaan tetap dapat menanganinya dengan baik.

• Perhitungan jumlah stok barang secara akurat, sehingga aliran keluar dan masuk barang dapat diketahui dengan jelas.

(3)

19

• Adanya laporan mengenai data-data dan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan secara cepat dan akurat guna pengembangan dan kemajuan perusahaan.

3.2 Perancangan Basis Data

Pada tahap perancangan basis data, perancangan sistem lebih diutamakan.

Desain basis data lebih menjurus pada perancangan tabel-tabel yang akan dibuat, field-field dari tiap-tiap tabel dan hubungan atau relasi antara tabel yang satu dengan tabel yang lain. Pada tahap ini diperlukan pengetahuan tentang basis data sehingga tabel-tabel yang dirancang lebih efisien dan relasi antar tabel-tabel tersebut lebih sederhana.

3.2.1 Data Flow Diagram (DFD)

Untuk perancangan arus data dalam sistem penjualan dan pembelian pada PT. Cipta Multi Wangi ini , digunakan metode Data Flow Diagram (DFD). DFD merupakan alat pengembangan sistem yang terstruktur dan jelas. Gambar DFD sistem penjualan ini dimulai dari Context Diagram sampai DFD Level 0 dapat dilihat pada gambar.

(4)

20

Koreksi Stok

Laporan Rugi Laba Laporan Supplier

Surat Jalan

Stok Barang Order Nota Penjualan

Surat Order

Tagihan

Laporan Customer Laporan Pembelian

0

Sistem Pembelian dan Penjualan

Supplier Customer

Gudang

Manager Laporan Penjualan

Laporan Hutang Laporan Kartu Stok Laporan Koreksi Stok

Gambar 3.1 Contex Dagram PT. Cipta Multi Wangi

Pada Context Diagram di atas dapat dilihat struktur dasar dari sistem pembelian dan penjualan yang dirancang. Sistem penjualan dan pembelian yang dirancang ini melibatkan empat external entity, yaitu supplier, gudang, customer dan manajer.

(5)

21

Data Barang

[Koreksi Stok]

[Laporan Supplier]

Data Penjualan Data Pembelian

Data Barang Dijual Data Barang Dibeli

Data Nota Data Order

[Surat Jalan]

[Stok Barang]

Data Nota Penjualan Tagihan

Data Order

Surat Jalan Faktur Pembelian

Data Customer Data Supplier

[Order]

[Tagihan]

[Surat Order]

[Tagihan]

[Laporan Rugi Laba]

[Laporan Kartu Stok]

Supplier Customer

Manager Gudang 1

Pembelian

2 Penjualan

3 Penerimaan

Barang

4 Pengiriman

Barang

5

Pembuatan Laporan

3 Supplier 4 Customer

5 Pembelian 6 Penjualan

7 Barang

[Laporan Penjualan]

[Laporan Pembelian]

[Laporan Customer]

[Laporan Hutang Piutang]

[Laporan Koreksi Stok]

Gambar 3.2 Data Flow Diagram PT. Cipta Multi Wangi Level 0

Gambar 3.2 menunjukkan DFD Sistem Penjualan dan Pembelian Level 0.

Pada tahap ini sistem dipecah menjadi 5 bagian yaitu bagian pembelian, penjualan, penerimaan barang, pengiriman barang, pembuatan laporan.

• Proses 1 : Pembelian

Adalah proses untuk menyimpan nota pembelian dari supplier, dimana juga dilakukan penyimpanan terhadap data hutang.

(6)

(7)

(8)

24 3.2.2 Entity Relationship Diagram (ERD)

Untuk perancangan basis data sistem penjualan dan pembelian pada PT. Cipta Multi Wangi ini, digunakan metode Entity Relationship Diagram (ERD). Entity Relationship Diagram adalah metode yang populer karena dengan metode ini relasi antar Database dapat terlihat jelas. Gambar dari ERD sistem penjualan ini dapat dilihat pada Gambar 3.3

T ransaksi Pembel ian

Keterangan Nomer Perkiraan Barang Yang Dij ual Barang Yang Dibeli

Detail Barang Di jual Detail Barang Di beli

T ransaksi Penjual an

Melakukan Penjualan Supplier

Kode Supplier Nama Supplier Alamat Kota Telepon

Sales Kode Sales Nama Sales Alamat Kota Telepon

Customer Kode Customer Nama Customer Alamat Kota Telepon Status

Pembelian Nomer Nota Pembelian Tgl Pembelian Jumlah Yang Dibayar Tgl Pelunasan Total Pembelian

Penjualan Nomer Nota Penjualan Tgl Penjualan Jumlah Yang Dibayar Tgl Pelunasan Total Penjualan

Detail Pembelian Kode Supplier Jumlah Harga

Detail Penjualan Jumlah Harga Barang

Kode Barang Nama Barang Tebal Panjang Lebar Jumlah Harga

Login User Name Password Level

Nomer Perkiraan Nomer Perkiraan Keterangan

Beban Nomer Perkiraan Tanggal Jumlah

Gambar 3.3 Entity Relationship Diagram PT. Cipta Multi Wangi

(9)

25

Berikut adalah table untuk menjelaskan relasi dari gambar 3.3 :

Tabel 3.1 Tabel relasi antar tabel

Dari Tabel Ke Tabel Relasi

Supplier Pembelian One mandatory to many optional

Sales Penjualan One mandatory to many optional

Customer Penjualan One mandatory to many optional Penjualan Detail_Penjualan One mandatory to many optional

dependent

Detail_Penjualan Barang many optional dependent to one mandatory

Pembelian Detail_Pembelian one mandatory to many optional dependent

Detail Pembelian Barang many optional dependent to one mandatory

Nomer_Perkiraan Jurnal One mandatory to many optional

(10)

26

KODE_SUPPLIER = KODE_SUPPLIER

NOMER_PERKIRAAN = NOMER_PERKIRAAN

KODE_BARANG = KODE_BARANG KODE_BARANG = KODE_BARANG

NOMER_NOT A_PENJUALAN = NOMER_NOT A_PENJUALAN NOMER_NOT A_PEMBELIAN = NOMER_NOT A_PEMBELIAN

KODE_CUST OMER = KODE_CUST OMER

KODE_SALES = KODE_SALES SUPPLIER

KODE_SUPPLIER char(10) NAMA_SUPPLIER char(25)

ALAMAT char(35)

KOTA char(25)

TELEPON char(13)

SALES KODE_SALES char(10) NAMA_SALES char(25) ALAMAT char(35)

KOTA char(25)

TELEPON char(13)

CUSTOMER KODE_CUSTOMER char(10) NAMA_CUSTOMER char(25)

ALAMAT char(35)

KOTA char(25)

TELEPON char(13)

STATUS char(1)

PEMBELIAN

NOMER_NOTA_PEMBELIAN char(10)

KODE_SUPPLIER char(10)

TGL_PEMBELIAN date

JUMLAH_YANG_DIBAYAR float

TGL_PELUNASAN date

TOTAL_PEMBELIAN float

PENJUALAN

NOMER_NOTA_PENJUALAN char(10)

KODE_SALES char(10)

KODE_CUSTOMER char(10)

TGL_PENJUALAN date

JUMLAH_YANG_DIBAYAR float

TGL_PELUNASAN date

TOTAL_PENJUALAN float

DETAIL_PEMBELIAN

KODE_BARANG char(10)

NOMER_NOTA_PEMBELIAN char(10)

KODE_SUPPLIER2 char(10)

JUMLAH float

HARGA float

DETAIL_PENJUALAN

KODE_BARANG char(10)

NOMER_NOTA_PENJUALAN char(10)

JUMLAH float

HARGA float

BARANG KODE_BARANG char(10) NAMA_BARANG char(25)

TEBAL float

PANJANG float

LEBAR float

JUMLAH float

HARGA float

LOGIN USER_NAME char(10) PASSWORD char(15)

LEVEL float

NOMER_PERKIRAAN NOMER_PERKIRAAN char(10) KETERANGAN2 char(50)

BEBAN

NOMER_PERKIRAAN char(10) NOMER_PERKIRAAN1 char(10)

TANGGAL date

JUMLAH float

Gambar 3.4 Relationship Database PT. Cipta Multi Wangi

Dari Entity Relationship Diagram pada gambar 3.3, diperoleh sebanyak 13 tabel. Adapun penjelasan dari masing-masing tabel Database yang dibuat adalah :

• Supplier (Kode_Supplier, Nama_Supplier,Alamat, Kota, Telepon).

Berfungsi untuk menyimpan data supplier.

• Customer (Kode_Customer,Nama_Supplier,Alamat, Kota, Telepon, Status).

Berfungsi untuk menyimpan data customer.

(11)

27

• Penjualan (Nomer_Nota_Penjualan, Kode_Customer, Tgl_Penjualan, Jumlah_Yang_Dibayar, Tgl_Pelunasan, Total_Penjualan). Berfungsi untuk menyimpan data penjualan yang telah dilakukan.

• Detail_Penjualan (Nomer_Nota_Penjualan, Kode_Barang, Jumlah, Harga). Berfungsi untuk menyimpan

• Pembelian (Nomer_Nota_Pembelian, Kode_Supplier, Tgl_Pembelian, Jumlah_Yang_Dibayar, Tgl_Pelunasan, Total_Pembelian). Berfungsi untuk menyimpan data pembelian yang telah dilakukan.

• Detail_Pembelian (Nomer_Nota_Pembelian, Kode_Supplier, Kode_Barang, Jumlah, Harga). Berfungsi untuk menyimpan

• Barang (Kode_Barang, Nama Barang, Tebal, Panjang, Lebar, Jumlah, Harga). Berfungsi untuk menyimpan data barang yang ada di gudang.

• Sales (Kode_Sales, Nama_Sales, Alamat, Kota, Telepon). Berfungsi untuk menyimpan data sales-sales yang bekerja pada PT. Cipta Multi Wangi.

• Nomer_Perkiraan (Nomer_Perkiraan, Keterangan). Berfungsi untuk menyimpan nomer perkiraan beban.

• Beban (Nomer_Perkiraan, Tanggal, Jumlah). Berfungsi untuk menyimpan transaksi pembayaran beban.

• Login (Username, Password, Level). Berfungsi untuk menyimpan username dan password serta hak akses dari user.

3.3 Perancangan Struktur Data

Rancangan struktur data pada sistem penjualan dan pembelian ini menggunakan Microsoft AccesXP, dan rancangan untuk tiap-tiap field ialah :

• Customer

Tabel 3.2 Tabel Customer

Nama Field Type Size Keterangan

Kode_ Customer Text 10 Menyimpan kode dari setiap Customer Nama_ Customer Text 20 Menyimpan nama Customer

Alamat Text 35 Menimpan alamat Customer

Kota Text 20 Menyimpan kota Customer

Telepon Text 15 Menyimpan nomer telepon Customer

Status Text 1 Menyimpan status Customer

(12)

28

• Supplier

Tabel 3.3 Tabel Supplier

Kode_ Supplier Text 10 Menyimpan kode dari setiap Supplier Nama_ Supplier Text 25 Menyimpan nama Supplier

Alamat Text 35 Menimpan alamat Supplier

Kota Text 20 Menyimpan kota Supplier

Telepon Text 15 Menyimpan nomer telepon Supplier

• Penjualan

Tabel 3.4 Tabel Penjualan

Nomer_Nota_Penjualan Text 10 Menyimpan nomer nota penjualan Kode_Customer Text 10 Menyimpan kode customer yg

melakukan transaksi

Tgl_Penjualan Date/Time Menyimpan tanggal transaksi

Jumlah_Yg_Dibayar Double Menyimpan jumlah yang telah dibayar oleh customer dalam transaksi Tgl_Pelunasan Date/Time Menyimpan tanggal jatuh tempo

pembayaran

Total_Penjualan Doble Menyimpan total transaksi

• Detail_Penjualan

Tabel 3.5 Tabel Detail_Penjualan

Nomer_Nota_Penjualan Text 10 Menyimpan nomer nota penjualan Kode_Barang Text 10 Menyimpan kode barang yang dijual

Jumlah Double Menyimpan jumlah masing-masing

barang yang dijual

Harga Double Menyimpan harga barang yang dijual

• Pembelian

Tabel 3.6 Tabel Pembelian

Nomer_Nota_Pembelian Text 10 Menyimpam nomer nota pembelian

(13)

29

Tabel 3.6 (lanjutan) Tabel Pembelian

Kode_Supplier Text 10 Menyimpan kode supplier tempat melakukan pembelian

Tgl_Pembelian Date/Time Menyimpan tanggal transaksi

Jumlah_Yg_Dibayar Double Menyimpan jumlah yang telah dibayar Tgl_Pelunasan Date/Time Menyimpan tanggal jatuh tempo

pembayaran

Total_Pembelian Double Menyimpantotal transaksi

• Detail_Pembelian

Tabel 3.7 Tabel Detail_Pembelian

Nomer_Nota_Pembelian Text 10 Menyimpannomer nota pembelian Kode_Supplier Text 10 Menyimpan kode sullpier

Kode_Barang Text 10 Menyimpan kode barang yang dibeli

Jumlah Double Menyimpan jumlah masing-masing

barang yang dibeli

Harga Double Menyimpan harga masing-masing

barang yang dibeli

• Barang

Tabel 3.8 Tabel Barang

Kode_Barang Text 10 Menyimpan kode setiap barang Nama_Barang Text 25 Menyimpannama barang

Tebal Text Menyimpan tebal dari suatu jenis barang Panjang Number Menyimpan panjang dari suatu jenis barang Lebar Number Menyimpan lebar dari suatu jenis barang Jumlah Number Menyimpan jumlah dari masing-masing

barang

Harga Number Menyimpan harga dari masing-masing

barang

(14)

30

• Sales

Tabel 3.10 Tabel Sales

Kode_Sales Text 10 Menyimpan kode setiap sales Nama_Sales Text 25 Menyimpan nama sales

Alamat Text 35 Menyimpan alamat sales

Kota Text 20 Menyimpan kota sales

Telepon Text 15 Menyimpan nomer telepon sales

• Nomer Perkiraan

Tabel 3.12 Tabel Nomer Perkiraan

Nomer_Perkiraan Text 10 Menyimpan nomer perkiraan beban Keterangan Text 35 Menyimpan keterangan nomer perkiraan

• Beban

Tabel 3.13 Tabel Beban

Nomer_Perkiraan Text 10 Menyimpan nomer perkiraan beban

Tgl Date/Time Menyimpan menyimpan tanggal

pembayaran beban

Jumlah Double Menyimpan jumlah beban yang dibayar

• Login

Tabel 3.14 Tabel Login

Username Text 10 Menyimpan username dari anggota Password Text 15 Menyimpan password dari pengguna Level Float Menyimpan hak akses dari setiap pengguna