Prosedur Mutu Pengadaan Barang/Jasa PM-SARPRAS-01

(1)

Prosedur Mutu

Pengadaan Barang/Jasa

(2)

Dibuat Oleh:

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen tanpa ijin tertulis dari BPM UNNES

Diperiksa Oleh: 1. TUJUAN

Prosedur ini ditetapkan agar proses pengadaan barang/jasa di lingkungan Universitas Negeri Semarang dapat berjalan secara:

a. efisien; b. efektif; c. transparan; d. terbuka;

e. bersaing yang sehat; f. adil/tidak diskriminatif; dan g. akuntabel.

2. RUANG LINGKUP

2.1 Prosedur ini mencakup proses perencanaan, pengadaan hingga penerimaan barang/jasa termasuk pengecekan barang/jasa di Universitas Negeri Semarang.

2.2 Prosedur ini mencakup Pengadaan Barang/Jasa yang dananya bersumber dari APBN/APBD/PNBP, mencakup Pengadaan Barang/Jasa yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari pinjaman atau hibah dalam/luar negeri yang diterima oleh Pemerintah dan/atau Pemerintah Daerah.

3. REFERENSI

3.1 Persyaratan ISO 9001 : 2008 Klausul 7.4 Pembelian

3.2 Perpres No. 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 3.3 Pedoman International Workshop Agrement (IWA) 2

4. DEFINISI

4.1. Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut dengan Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh Universitas Negeri Semarang yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa.

4.2. Barang adalah setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan oleh Pengguna Barang.

(3)

Dibuat Oleh:

Diperiksa Oleh:

4.3. Jasa Konsultansi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir (brainware). Jasa lainnya adalah jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang mengutamakan keterampilan (skillware).

4.4. Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut PA adalah Pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran yaitu Rektor.

4.5. Kuasa Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut KPA adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA untuk menggunakan anggaran.

4.6. Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pengadaan barang/jasa. PPK ditetapkan oleh PA untuk melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa.

4.7. Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah unit organisasi yang yang berfungsi melaksanakan pengadaan barang/jasa.

4.8. Pejabat Pengadaan adalah personil yang memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa yang melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa.

4.9. Panitia/pejabat penerima hasil pekerjaan adalah panitia yang ditetapkan oleh PA yang bertugas memeriksa dan menerima hasil pekerjaan.

4.10. Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Jasa.

4.11. Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa adalah tanda bukti pengakuan dari pemerintah atas kompetensi dan kemampuan profesi dibidang Pengadaan Barang/Jasa.

4.12. Dokumen Pengadaan adalah dokumen yang ditetapkan oleh ULP/Pejabat Pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan yang harus ditaati oleh para pihak dalam proses Pengadaan Barang/Jasa.

4.13. Kontrak adalah perjanjian tertulis antara PPK dengan Penyedia Barang/Jasa. 4.14. Pelelangan Umum adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa untuk

semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat.

4.15. Pelelangan Terbatas adalah metode pemilihan Penyedia Pekerjaan Konstruksi untuk Pekerjaan Konstruksi dengan jumlah Penyedia yang mampu melaksanakan diyakini terbatas dan untuk pekerjaan yang kompleks.

4.16. Pelelangan Sederhana adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp. 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah).

4.17. Pemilihan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Pekerjaan Konstruksi (Konsultan) untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp. 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).

(4)

Dibuat Oleh:

Diperiksa Oleh:

4.18. Seleksi Umum adalah metode pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi untuk pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia Jasa Konsultansi yang memenuhi syarat.

4.19. Seleksi Sederhana adalah metode pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi untuk Jasa Konsultansi yang bernilai paling tinggi Rp. 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah).

4.20. Penunjukan Langsung adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp. 100.000.000,00 (seratus juta rupiah) dengan cara menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa.

4.21. Pengadaan Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung kepada Penyedia Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan /Seleksi/Penunjukan Langsung dan dilaksanakan oleh 1 (satu) orang Pejabat Pengadaan.

4.22. Pekerjaan Kompleks adalah pekerjaan yang memerlukan teknologi tinggi, mempunyai risiko tinggi, menggunakan peralatan yang di desain khusus dan/atau pekerjaan yang bernilai di atas Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah).

5. KETENTUAN UMUM

5.1. Organisasi Pengadaan Barang untuk Pengadaan melalui Penyedia Barang terdiri atas:

– PA/KPA; – PPK;

– ULP/Pejabat Pengadaan;

– Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan

5.2. Struktur organisasi ULP terdiri atas Kepala, Sekretariat, Staf pendukung, Kelompok kerja

5.3. Panitia/pejabat penerima hasil pekerjaan di angkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran.

5.4. Tugas PPK adalah menyusun dan menetapkan rencana pengadaan:

– spesifikasi teknis;

– rincian Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

– rancangan kontrak

– tidak menetapkan pemenang

– menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan

pengadaan.

5.5. Pemilihan Penyedia Barang/Jasa dilakukan dengan

– Pelelangan yang terdiri atas Pelelangan Umum dan Pelelangan Sederhana;

– Penunjukan Langsung;

(5)

Dibuat Oleh:

Diperiksa Oleh:

– Kontes/Sayembara.

5.6. Pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya pada

prinsipnya dilakukan melalui metode Pelelangan Umum dengan

pascakualifikasi.

5.7. Pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya melalui Metode Pelelangan Umum diumumkan sekurang-kurangnya di website Unnes, dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat serta Portal Pengadaan Nasional melalui Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Universitas Negeri Semarang, sehingga masyarakat luas dan dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.

5.8. Paket Pengadaan Barang /Pekerjaan Konstruksi/ Jasa lainnya yang bernilai paling tinggi Rp. 100.000.000,- (seratus juta rupiah) dapat dilaksanakan oleh ULP atau 1 (satu) orang Pejabat Pengadaan.

5.9. Paket Pengadaan Jasa Konsultansi dengan nilai diatas Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) dapat dilaksanakan oleh ULP atau 1 (satu) orang Pejabat Pengadaan.

5.10. PPK dilarang mengadakan ikatan perjanjian atau menandatangani Kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa apabila belum tersedia anggaran atau tidak cukup tersedia anggaran yang dapat mengakibatkan dilampauinya batas anggaran yang tersedia untuk kegiatan yang dibiayai dari APBN/APBD.

5.11. Penyedia Barang/Jasa dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa wajib memenuhi persyaratan. Penyedia Barang/Jasa yang keikutsertaannya menimbulkan pertentangan kepentingan dilarang menjadi Penyedia Barang/Jasa.

5.12. Dalam hal pemeriksaan Barang/Jasa memerlukan keahlian teknis khusus, dapat dibentuk tim/tenaga ahli untuk membantu pelaksanaan tugas Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan. Tim/tenaga ahli ditetapkan oleh PA/KPA.

5.13. Pegawai Universitas Negeri Semarang dilarang menjadi Penyedia Barang/Jasa, kecuali yang bersangkutan mengambil cuti diluar tanggungan Unnes.

5.14. Tanda bukti perjanjian terdiri atas:

a. Bukti Pembelian yaitu digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya sampai dengan Rp5.000.000,00 (lima juta rupiah);

b. Kuitansi yaitu digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang nilainya sampai dengan Rp10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah);

c. Surat Perintah Kerja (SPK) yaitu digunakan untuk Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai sampai dengan Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah) dan untuk Jasa Konsultansi dengan nilai sampai dengan Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah);

(6)

Dibuat Oleh:

Diperiksa Oleh:

d. Surat Perjanjian yaitu digunakan untuk Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai diatas Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah) dan untuk Jasa Konsultansi dengan nilai diatas Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah).

6. PROSEDUR

6.1. Diagram Proses

PERENCANAAN PENGADAAN

TATA CARA PEMILIHAN PENYEDIA BARANG

PENGADAAN BARANG

PENERIMAAN DAN PEMERIKSAAN

6.2. Rincian Prosedur :

6.2.1. Perencanaan Pengadaan dilakukan oleh PPK dan atau ULP/Pejabat pengadaan

1. perencanaan pemilihan Penyedia Barang/Jasa; 2. pemilihan sistem pengadaan;

3. penetapan metode penilaian kualifikasi;

4. penyusunan jadwal pemilihan Penyedia Barang/Jasa; 5. penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa; dan 6. penetapan Harga Perkiraan Sendiri (HPS).

(7)

Dibuat Oleh:

Diperiksa Oleh:

6.2.2. Pelelangan Umum untuk pemilihan Penyedia Barang dengan pasca kualifikasi yang meliputi kegiatan:

1. membuat pengumuman;

2. menerima pendaftaran dan pengambilan Dokumen Pengadaan; 3. memberikan penjelasan;

4. Menerima Dokumen Penawaran;

5. Mengadakan acara pembukaan Dokumen Penawaran; 6. Melakukan evaluasi penawaran;

7. Melakukan evaluasi kualifikasi; 8. Melakukan pembuktian kualifikasi;

9. Membuat Berita Acara Hasil Pelelangan; 10. Menetapkan pemenang;

11. Membuat pengumuman pemenang; 12. Melaksanakan masa sanggahan;

13. Melaksanakan sanggahan banding (apabila diperlukan); 14. Memutuskan Penyedia Barang/Jasa.

6.2.3. Pengadaan barang oleh ULP/Pejabat pengadaan 1. Penerbitan Surat Pesanan

2. Penyusunan Program Mutu

3. Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak 4. Pemeriksaan Bersama

5. Inspeksi Pabrikasi

6. Pembayaran Uang Muka.

6.2.1. Penerimaan dan pemeriksaan oleh Pejabat/panitia penerima hasil pekerjaan

1. Penerimaan barang/jasa 2. Ujicoba

3. Serah Terima Barang kepada unit yang mengusulkan

7. Lampiran

7.1. FM-01-SARPRAS-01 Surat Wewenang Pengadaan Barang/Jasa. 7.2. FM-02-SARPRAS-01 Surat Permohonan informasi Harga.

7.3. FM-03-SARPRAS-01 Berita Acara Survey Harga Pasar

7.4. FM-04-SARPRAS-01 Undangan Pengadaan kepada Rekanan. 7.5. FM-05-SARPRAS-01 Lembar Data Pengadaan (LDP).

7.6. FM-06-SARPRAS-01 Daftar Hadir Pembukaan Penawaran. 7.7. FM-07-SARPRAS-01 Berita Acara Pembukaan Penawaran

(8)

Dibuat Oleh:

Diperiksa Oleh:

7.9. FM-09-SARPRAS-01 Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung ( BAHPL ) 7.10. FM-10-SARPRAS-01 Surat Penetapan Pengadaan

7.11. FM-11-SARPRAS-01 Surat Penyampaian Hasil Penetapan 7.12. FM-12-SARPRAS-01 Surat Perintah Kerja