SURAT PERINTAH NOMOR Sprin / / IX /2016 Tentang PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS

(1)

PUSDIKKES KODIKLAT TNI AD RUMAH SAKIT PENDIDIKAN

SURAT PERINTAH NOMOR Sprin / / IX /2016

Tentang

PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS

Menimbang :

1. Bahwa berkas rekam medis yang di musnahkan adalah berkas rekam medis yang sudah dinyatakan tidak ada nilai gunanya.

2. Bahwa untuk mengurangi beban penyimpanan berkas rekam medis maka diadakan penyusutan dan pemusnahan berkas rekam medis .

Mengingat :

1 Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor : 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis/Medical Record.

2 Peraturan Pemerintah N0.87 tahun 1999 tentang tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan.

3 Surat Edaran Dirjen Yanmed No.HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit.

MEMUTUSKAN

Menetapakan :

Pertama : Memberlakukan Keputusan Kepala Rumah Sakit Dik Pusdikkes Kodiklat TNI AD Nomor ..../.../IX/2016 tentang Pemusnahan Berkas Rekam Medis.

Kedua : Menugaskan kepada Panitia Pemusnahan untuk melaksanakan pemusnakan berkas rekam medis.

Ketiga : Surat keputusan ini berlaku terhitung sejak tanggal ditetapkan sampai ada ketentuan lain yang mengaturnya.

(2)

Keempat : Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan dilakukan pembetulan sebagaimana mestinya.

Selesai.

Tembusan :

- Para Kaunit/kaur Rumkitdik Pusdikkes Kodiklat TNI AD Dikeluarkan di Jakarta

Pada tanggal, September 2016 Kepala Rumah Sakit Pendidikan

dr. Adhy Sugih Arto, Sp.An

(3)

Latar Belakang

1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM 2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM

3. Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif

4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-aktif . 5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis /

kesehatan Penyusutan dan 6. Pemusnahan berkas RM

7. Adanya rasa was-was  Aspek hukum

Penyusutan / Retensi :

Adalah pengurangan jumlah formulir yang terdapat di dalam berkas RM dengan cara memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir .

Pemusnahan :

Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas RM yang sudah tidak mengandung nilai guna .

Tujuan Retensi :

1. Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif 2. Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif

3. Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai guna ) 4. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktif

Dasar Hukum :

1. SK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 tentang penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit (Bab III D-E)

2. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk

Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit

3. Undang-undang No.29 thn 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal 46-47)

4. Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V. item C,2006 5. PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: tentang REKAM MEDIS.

(4)

Dasar Hukum :

Pasal 8 ayat 1 :

Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat atau dipulangkan

Pasal 8 ayat 2 :

Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik

Pasal 8 ayat 3 :

Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik………harus disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut

Pasal 9 ayat 1 :

Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2(dua) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat

Pasal 9 ayat 2 :

Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan

Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif

Menjadi Berkas Rekam Medis In Aktif

1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir

2. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain/terpisah dari berkas RM in aktif

3. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan

Tata Cara Penilaian

1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun in aktif

(5)

 Seringnya berkas rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian  Nilai guna:

a) Primer: administrasi, hukum, keuangan, iptek b) Sekunder: pembuktian, sejarah

Lembar rekam medis yang dipilah:

1. Ringkasan masuk dan keluar

2. Resume

3. Lembar operasi 4. Identifikasi bayi 5. Lembar persetujuan 6. Lembar kematian

 Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang rekam medis inaktif  Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak, tidak terbaca

disiapkan untuk dimusnahkan

 Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam Medis / Komite Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait

Persiapan

1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan.

 Rawat jalan : 2003 – 7 tahun = Tahun 1996  Rawat Inap : 2003 – 12 tahun = Tahun 1991 2. Dibuat TIM PENILAIAN  SK.Direksi

 Ka. Rekam Medis - Panitia Rekam Medis  Perawat Senior - Komite Medik

 Petugas terkait

3. Dibuat TIM PEMUSNAHAN  SK Direksi

(6)

4. Disiapkan form pertelaan :

No

. No. Rekam Medis Tahun Jangka Waktu Diagnosa Akhir

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan BERITA ACARA PENYUSUTAN

SK…./…/… 2016

Pada hari ini Kamis tanggal …...bertempat di halaman parkir RS XXXX yang berlokasi diJl. YYYYYYYYYYYYYYY , Jakarta Timur. Akan dilakukan pemusnahan berkas Rekam Medis pasien Rumah Sakit XXXXX sebanyak 5000 berkas ( dengan perincian terlampir ) .

BERITA ACARA PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF

TAHUN 2016

RUMAH SAKIT DIK PUSDIKKES KODIKLAT TNI AD

Sehubungan dengan Surat Perintah Direksi Rumah Sakit Dik Pusdikkes Kodiklat TNI AD No………..,dengan ini menerangkan terlebih dahulu :

1 Bahwa Dalam rangka pemusnahan dokuman Rumah Sakit berupa arsip Rekam medis telah dibentuk tim Pemusnahan Arsip Rekam Medis Rumah Sakit Dik Pusdikkes Kodiklat TNI AD yang mempunyai tugas untuk melaksanakan pemusnahan arsip Rekam Medis sebagaimana petunjuk dan ketentuan yang berlaku.

2 Bahwa pelaksanaan pemusnahan tersebut berdasarkan dan mengacu pada Surat Edaran Dirjen.Yanmed. No.HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit.

Atas dasar tersebut diatas, Tim Pemusnahan Arsip Rekam Medis Rumah Sakit Dik Pusdikkes Kodiklat TNI AD telah melakukan pemusnahan berkas rekam medis inaktif tahun 2010 sebanyak ……. berkas.

1 PELAKSANAAN

Hari : …... Tanggal : ... Waktu : ...

Lokasi : ……….

(7)

Sekretaris : Lettu (K) drg.Widda.A Pelaksana : Lettu Satria Apgar 2 TATA CARA

1 Memilih berkas rekam medis inaktif tahun …...yang sudah memasuki masa simpan in aktif 2 tahun.

2 Melakukan pemindaian (Scanning) semuarekammedis yang mempunyai nilai guna dan yang tidak bernilai guna.

3 Menilai rekam medis yang masih bernilai guna dan yang tidak bernilai guna.

4 Menyimpan lembaran lembaran penting dari berkas rekam medis yang tidak dimusnahkan di ruang penyimpanan rekammedis .

5 Berkas rekam medis yang tidak bernilai guna dibakar.

6 Tim pemusnah berkas rekam medis mengawasi pembakaran sampai selesai

7 Daftar berkas rekam medis yang dimusnahkan terlampir.

Jakarta,………

Sekretaris Ketua

... ... .

Kepala Rumah Sakit Pendidikan