PERANCANGAN SISTEM PENGELOLAAN SURAT KELUAR DAN SURAT MASUK PADA UNIVERSITAS DINAMIKA
KERJA PRAKTIK
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh :
MUHAMMAD RAFIF HIBATULLAH MULYANTO 16410100141
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA UNIVERSITAS DINAMIKA
PERANCANGAN SISTEM PENGELOLAAN SURAT KELUAR DAN SURAT MASUK PADA UNIVERSITAS DINAMIKA
KERJA PRAKTIK
Diajukan sebagian salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana Komputer
Disusun Oleh:
Nama : MUHAMMAD RAFIF
HIBATULLAH MULYANTO
NIM : 16410100141
Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA UNIVERSITAS DINAMIKA
” Biarkan saja setiap kegagalan yang Anda dapatkan hari ini dan kemarin dan jadikan kegagalan itu sebagai alat untuk terus melangkah maju ke depan.”
“Hanya sebuah karya kecil dan untaian kata-kata ini yang dapat
kupersembahkan kepada Orang tuaku,terima kasih beribu terima
kasih kuucapkan Atas segala kekhilafan salah dan kekuranganku, kurendahkan
vii ABSTRAK
Universitas Dinamika merupakan salah satu perguruan tinggi yang terletak di Jl. Raya Kedung Baruk No. 98, Surabaya Jawa Timur. Universitas dinamika merupakan perguruan tinggi yang bergerak di bidang pendidikan Teknologi Informasi. Pada Universitas Dinamika memiliki banyak bagian-bagian yang saling terintegrasi, salah satunya adalah bagian Pengembangan Pelayanan Teknologi dan Informasi (PPTI).
Pada Universitas Dinamika sendiri belum ada sistem pengelolaan surat keluar dan surat masuk yang dapat membantu Sekretaris untuk mengelola surat keluar dan surat masuk universitas dinamika, sehingga hal ini dapat menimbulkan permasalahan yang serius bagi Sekretaris dalam mengelola surat keluar dan surat masuk. Solusi untuk mengatasi permasalah tersebut adalah perlunya dibuat Sistem Pengelolaan Surat Keluar dan Surat Masuk di Universitas Dinamika, untuk mempermudah pengelolaan surat keluar dan surat masuk.
Hasil akhir dari perancangan ini adalah sistem pengelolaan surat keluar dan surat masuk,yang berisi surat masuk,surat keluar,surat keterangan,surat keputusan ,surat refrensi,surat perjalanan dinas,surat MOU,surat beasiswa,sehingga dalam proses pengelolaan surat dapat mempermudah sekretaris dalam mengirim surat kepada rektor,wakil rektor,dekan,dan lain-lain.
viii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala nikmat yang diberikan sehingga penulis dapat melaksanakan kerja praktik dan menyelesaikan pembuatan laporan dari kerja praktik ini. Laporan ini disusun berdasarkan kerja praktik dan hasil studi yang dilakukan selama lebih kurang satu bulan di Universitas Dinamika.
Kerja Praktik ini membahas Perancangan sistem pengelolaan surat keluar dan surat masuk pada Universitas Dinamika yang berfungsi sebagai sistem pengelolaan yang memudahkan sekretaris untuk mengelola surat keluar dan surat masuk.
Penyelesaian laporan kerja praktik ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak yang telah memberikan banyak masukan, nasihat, saran, kritik, dan dukungan moral maupun materi kepada penulis. Oleh karena itu penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada :
1. Papa dan mamaku yang tercinta serta keluarga besarku yang selalu mendoakan, mendukung, dan memberikan semangat di setiap langkah dan aktifitas penulis. 2. Bapak Prof. Dr. Budi Jatmiko, M.Pd selaku rektor Universitas Dinamika yang
telah mengesahkan dan memberikan kesempatan secara resmi dalam melakukan kerja praktik.
3. Bapak Dr. Anjik Sukmaaji, S.Kom., M.Eng selaku Kepala Program Studi Sistem Informasi Universitas Dinamika yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan kerja praktik.
4. Ibu Vivine Nurcahyawati, M.Kom. selaku dosen pembimbing yang telah membimbing penulis untuk memberikan arahan.
5. Bapak Erwin Sutomo S. Kom., M. Eng dan Aditya Anugrah Pratama, S.Kom yang telah memberikan dukungan serta kesempatan dalam melakukan kerja praktik kepada penulis.
6. Teman - teman tercinta yang mebmerikan bantuan dan dukungan dalam penyusunan proposal ini.
7. Pihak - pihak lain yang tidak disebutkan satu - persatu yang telah memberikan bantuan dan dukungan kepada penulis.
ix
Semoga Tuhan YME memberikan balasan yang setimpal kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan, dan nasehat dalam proses kerja praktik ini.
Penulis menyadari bahwa kerja praktik ini yang dikerjakan masih banyak terdapat kekurangan, sehingga kritik yang bersifat membangun dan saran dari semua pihak sangatlah diharapkan agar perancnagan sistem pengelolaan surat keluar dan surat masuk ini dapat diperbaiki menjadi lebih baik lagi dikemudian hari. Semoga laporan kerja praktik ini dapat diterima dan bermanfaat bagi penulis dan semua pihak.
Surabaya, Januari 2020
x DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1 1.1 Latar Belakang ... 1 1.2 Rumusan Masalah... 2 1.3 Batasan Masalah ... 2 1.4 Tujuan ... 2 1.5 Manfaat ... 2 1.6 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II GAMBARAN UMUM ... 5
2.1 Latar Belakang Perusahaan ... 5
2.2 Identitas Instansi ... 5
2.3 Sejarah Perusahaan ... 6
2.4 Visi dan Misi Instansi ... 6
2.5 Jumlah Pelanggan ... 7
2.6 Struktur Organisasi ... 7
BAB III LANDASAN TEORI ... 8
3.1 Perancangan Sistem Informasi ... 8
3.2 Pengelolaan Surat ... 8
3.2.1 Pengelolaan Surat Masuk ... 9
3.2.2 Pengelolaan Surat Keluar ... 10
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 11
4.1 Analisis dan Desain Sistem ... 11
4.2 Analisis Kebutuhan Pengguna ... 11
4.3 Analisis Kebutuhan Fungsional ... 13
xi
4.3.2 Fungsional Surat Keluar ... 16
4.3.3 Fungsional Surat Keterangan ... 18
4.3.4 Fungsional Surat Tugas ... 20
4.3.5 Fungsional Surat Refrensi ... 23
4.3.6 Fungsional Surat Perjalanan dinas ... 24
4.3.7 Fungsional Surat Keputusan ... 26
4.3.8 Fungsional Surat Beasiswa ... 27
4.3.9 Fungsional Surat MOU ... 29
4.4 System Flow ... 30
4.4.1 System Flow Surat Masuk ... 30
4.4.2 System Flow Surat Keluar ... 31
4.4.3 System Flow Surat Keterangan... 33
4.4.4 System Flow Surat Refrensi ... 34
4.4.5 System Flow Surat Perjalanan Dinas ... 35
4.4.6 System Flow Surat Tugas ... 35
4.4.7 System Flow Surat Keputusan ... 37
4.4.8 System Flow Surat Beasiswa ... 38
4.4.9 System Flow Surat MOU ... 39
4.5 Context Diagram ... 39
4.6 Data Flow Diagram... 40
4.6.1 Data Flow Diagram Level 0 Surat Keluar dan Surat Masuk ... 40
4.6.2 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Masuk ... 42
4.6.3 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Keluar ... 42
4.6.4 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Tugas ... 43
4.6.5 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Refrensi ... 43
4.6.6 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Perjalanan Dinas ... 44
4.6.7 Data Flow Diagram Level 1 Surat Keterangan ... 44
4.6.8 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Keputusan ... 45
4.6.9 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Beasiswa ... 45
4.6.10 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat MOU ... 46
4.7 Entity Relationship Diagram ... 46
xii
4.7.2 Phycical Data Model ... 47
4.7.3 Desain I/O ... 50 BAB V KESIMPULAN ... 72 5.1 Kesimpulan ... 72 5.2 Saran ... 72 DAFTAR PUSTAKA ... 73 LAMPIRAN ... 74
xiii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.1 Tabel Kebutuhan Pengguna ... 12
Tabel 4.2 Fungsional Surat Masuk... 13
Tabel 4.3 Fungsional Surat Keluar... 16
Tabel 4.4 Fungsional Surat Keterangan ... 18
Tabel 4.5 Fungsional Surat Tugas ... 20
Tabel 4.6 Fungsional Surat Refrensi ... 23
Tabel 4.7 Fungsional Surat Perjalanan Dinas ... 24
Tabel 4.8 Fungsional Surat Keputusan ... 26
Tabel 4.9 Fungsional Surat Beasiswa ... 27
xiv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Perusahaan ... 5
Gambar 2.2 Struktur Organisasi ... 7
Gambar 4.1 System Flow Surat Masuk ... 31
Gambar 4.2 System Flow Surat Keluar ... 32
Gambar 4.3 System Flow Surat Keterangan ... 33
Gambar 4.4 System Flow Surat Refrensi... 34
Gambar 4.5 System Flow Surat Perjalanan Dinas ... 35
Gambar 4.6 System Flow Surat Tugas ... 36
Gambar 4.7 System Flow Surat Keputusan ... 37
Gambar 4.8 System Flow Surat Beasiswa ... 38
Gambar 4.9 System Flow Surat MOU ... 39
Gambar 4.10 Context Diagram ... 40
Gambar 4.11 Data Flow Diagram Level 0 Surat Keluar dan Surat Masuk ... 41
Gambar 4.12 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Masuk ... 42
Gambar 4.13 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Keluar ... 42
Gambar 4.14 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Tugas ... 43
Gambar 4.15 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Refrensi ... 43
Gambar 4.16 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Perjalanan Dinas ... 44
Gambar 4.17 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Keterangan ... 44
Gambar 4.18 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Keputusan ... 45
Gambar 4.19 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Beasiswa ... 45
Gambar 4.20 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat MOU ... 46
Gambar 4.21 Conceptual Data Model (CDM) ... 48
Gambar 4.22 Physical Data Model (PDM) ... 49
Gambar 4.23 Halaman Tampilan Awal Surat Masuk ... 50
Gambar 4.24 Halaman Upload Surat Masuk ... 51
Gambar 4.25 Halaman Create Disposisi ... 51
Gambar 4.26 Halaman Rekap Surat Masuk ... 52
Gambar 4.27 Halaman Detail Surat Masuk Untuk Kebutuhan Approval ... 52
xv
Gambar 4.29 Halaman Input Surat Keluar ... 53
Gambar 4.30 Halaman Rekap Surat Keluar ... 54
Gambar 4.31 Halaman Awal Surat Keterangan ... 54
Gambar 4.32 Input Surat Keterangan... 55
Gambar 4.33 Halaman Rekap Surat Keterangan ... 55
Gambar 4.0.34 Halaman Rekap Surat Keterangan ... 55
Gambar 4.35 Halaman Detail Surat Keterangan ... 56
Gambar 4.36 Halaman Detail surat Keterangan Untuk Kebutuhan Appoval... 56
Gambar 4.37 Halaman Awal Surat Tugas... 57
Gambar 4.38 Halaman Input Surat Tugas ... 57
Gambar 4.39 Halaman Rekap Surat Tugas ... 58
Gambar 4.40 Halaman Detail Surat Tugas ... 58
Gambar 4.41 Halaman Detail Surat Tugas Untuk Kebutuhan Approval ... 59
Gambar 4.42 Halaman Awal Surat Keputusan ... 59
Gambar 4.43 Halaman Input Surat Keputusan ... 60
Gambar 4.44 Halaman Rekap Surat Keputusan ... 60
Gambar 4.45 Halaman Detail Surat Keputusan ... 61
Gambar 4.46 Halaman Detail Surat Keputusan Untuk Kebutuhan Approval ... 61
Gambar 4.47 Halaman Awal Surat Refrensi ... 62
Gambar 4.48 Halaman Input Surat Refrensi ... 62
Gambar 4.49 Halaman Rekap Surat Refrensi ... 63
Gambar 4.51 Halaman Awal Surat Perjalanan Dinas ... 64
Gambar 4.52 Halaman Input Surat Perjalanan Dinas ... 64
Gambar 4.53 Halaman Rekap Surat Perjalanan Dinas... 65
Gambar 4.54 Halaman Detail Surat Perjalanan Dinas ... 65
Gambar 4.55 Halaman Detail SPD Approval ... 66
Gambar 4.56 Halaman Awal Surat MOU ... 66
Gambar 4.57 Halaman Input Surat MOU ... 67
Gambar 4.58 Halaman Detail Surat MOU ... 68
Gambar 4.59 Halaman Detail Surat MOU untuk Kebutuhan Approval ... 68
Gambar 4.60 Halaman Awal Surat Beasiswa ... 69
xvi
Gambar 4.62 Halaman Rekap Surat Beasiswa ... 70 Gambar 4.63 Halaman Detail Surat Beasiswa ... 70 Gambar 4.64 Halaman Surat Beasiswa Untuk Kebutuhan Approval ... 71
xvii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Surat Balasan Instansi ... 74
Lampiran 2. Form KP-5 ... 75
Lampiran 3. Form KP-6 ... 77
Lampiran 4. Form KP-7 ... 79
Lampiran 5. Form Bimbingan ... 80
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Universitas Dinamika merupakan salah satu perguruan tinggi yang terlatak di Jl. Raya Kedung Baruk No. 98, Surabaya Jawa Timur. Universitas dinamika merupakan perguruan tinggi yang bergerak di bidang pendidikan Teknologi Informasi. Pada Universitas Dinamika memiliki banyak bagian-bagian yang saling terintegrasi, salah satunya adalah bagian Pengembangan Pelayanan Teknologi dan Informasi (PPTI).
Surat adalah alat komunikasi tertulis atau sarana untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu ke pada pihak yang lain.Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu perusahaan/organisasi yang berasal dari pihak lain, baik perorangan maupun perusahaan/organisasi.Sedangkan pengertian surat keluar adalah semua surat yang dibuat atau dikeluarkan oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk diberikan kepada pihak lain, baik perorangan maupun perusahaan/organisasi.
Pada Universitas Dinamika sendiri belum ada sistem pengelolaan surat keluar dan surat masuk yang dapat membantu Sekretaris untuk mengelola surat keluar dan surat masuk universitas dinamika, sehingga hal ini dapat menimbulkan permasalahan yang serius bagi Sekretaris dalam mengelola surat keluar dan surat masuk.
2
Solusi untuk mengatasi permasalah tersebut adalah perlunya dibuat Sistem Pengelolaan Surat Keluar dan Surat Masuk di Universitas Dinamika, untuk mempermudah pengelolaan surat keluar dan surat masuk.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang dijabarkan diatas, maka dapat dirumuskan bagaimana merancang sistem pengelolaan Surat keluar dan Surat masuk pada universitas dinamika?
1.3 Batasan Masalah
Berdasarkan penjelasan pada latar belakang maka dibuatlah batasan masalah agar pembahasan tidak melebar. Penelitian ini hanya membahas mengenai perancangan sistem pengelolaan Surat keluar dan Surat masuk.
1.4 Tujuan
Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah, maka tujuan dari kerja praktik ini adalah merancang sistem pengelolaan Surat Keluar dan Surat Masuk pada Universitas Dinamika.
1.5 Manfaat
Manfaat yang diharapkan dengan dibuatnya perancangan sistem pengelolaan surat keluar dan surat masuk sebagai berikut :
a. Surat masuk dan surat keluar akan tercatat dengan baik.
b. Prosedur penanganan surat jelas dan dapat dijalankan dengan baik.
c. Seringkali ada surat masuk yang sifatnya rahasia. Dengan penanganan surat yang baik maka kerahasiaan akan tetap terjaga.
3
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran penyeluruh terhadap masalah yang dibahas, maka sistematika :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang dari hal-hal yang berhubungan dengan perusahaan, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan yang ingin dicapai, manfaat yang diperoleh dengan adanya aplikasi yang telah dibuat, serta sistematika penulisan dari proposal.
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI
Bab ini menjelaskan tentang gambaran umum Universitas Dinamika, mulai dari visi misi perusahaan, dan struktur organisasi. BAB III LANDASAN TEORI
Pada bab ini membahas tentang teori - teori yang dianggap berhubungan dengan kerja praktik yang dilakukan, dimana teori - teori tersebut akan menjadi acuan untuk penyelesaian masalah. BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Bab ini menguraikan tentang langkah - langkah yang digunakan untuk pembuatan perancangan sistem pengelolaan surat keluar dan surat masuk. Pada bab ini juga membahas tentang implementasi dari perancangan yang telah dilakukan dalam pembuatan perancangan sistem pengelolaan surat keluar dan surat masuk pada Universitas Dinamika.
4
BAB V PENUTUP
Pada bab ini dibahas mengenai kesimpulan dari pembuatan perancangan sistem pengelolaan surat keluar dan surat masuk pada Universitas Dinamika terkait dengan tujuan dan permasalahan, beserta dengan saran yang bermanfaat untuk pengembangan aplikasi ini.
5 BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI
2.1 Latar Belakang Perusahaan
Gambar 2.1 Perusahaan
Universitas Dinamika merupakan salah satu perguruan tinggi yang mengutamakan TI (Teknologi Informasi) untuk menunjang proses bisnis yang ada pada Universitas. Dalam pengembangan TI dikerjakan oleh bagian PPTI (Pengembangan dan Pelayanan Teknologi Informasi).
2.2 Identitas Instansi
Nama Instansi : Universitas Dinamika
Alamat : Jl. Raya Kedung Baruk No 98, Surabaya Jawa Timur 60298 No. Telpon : (031) – 8721731/(031) - 8710218
Website : www.dinamika.ac.id
6
2.3 Sejarah Perusahaan
Pada tahun 1983 merupakan awal berdirinya Universitas Dinamika dengan nama AKIS (Akademi Komputer dan Informatika Surabaya). Kemudian untuk menyelenggarakan pengelolaan informatika tingkat diploma didapatkan Surat Keputusan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi untuk menyelenggarakan tingkat diploma.
Waktu sering berjalan, kebutuhan informasi untuk membuka program Strata 1 dan Diploma III pada jurusan Manajemen Informasi. Akhirnya keputusan yayasan pada tahun 1986 AKIS berubah nama menjadi STIKOM Surabaya. STIKOM adalah singkatan dari (Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer) yang terletak pada Jalan Kutisari No 66 Surabaya. Pada tahun 2014 berubah nama menjadi Institut Bisnsi dan Informatika Stikom Surabaya yang berlokasi pada Jalan Raya Kedung Baruk No 98 Surabaya. Pada akhirnya tahun 2019 tepat bulan September berubah nama menjadi Universitas Dinamika.
2.4 Visi dan Misi Instansi
Visi
Menjadi perguruan tinggi yang berkualitas, unggul, dan terkenal. Misi
a. Mengembangkan ipteks sesuai dengan kompetensi.
b. Membentuk SDM yang profesional, unggul, dan berkompetensi. c. Menciptakan corporate yang sehat dan produktif
d. Meningkatkan kepedulian sosial terhadap kehidupan bermasyarakat. e. Menciptakan lingkungan hidup yang sehat dan produktif.
7
2.5 Jumlah Pelanggan
Pelayanan Teknologi dan Informasi pada PPTI memiliki satu lingkup yang menjadi pelanggan yaitu Universitas Dinamika. Meliputi setiap divisi dan kebutuhan operasional ada pada setiap divisi tersebut yang menggunakan SI/TI.
2.6 Struktur Organisasi
Struktur organisasi pada Universitas Dinamika pada bagian PPTI adalah sebagai berikut :
Gambar 2.2 Struktur Organisasi
Dari struktur organisasi diatas diketahui PPTI memiliki struktur yang dikepalai oleh seorang Kepala Bagian. Kemudian dibawahi oleh bagian Kasie Pengembangan Jaringan dan Kasie Pengembangan Sistem Informasi. Kasie pengembangan jaringan bertanggung jawab terhadap ketersediaan jaringan untuk pelaksanaan teknologi komunikasi seluruh civitas akademika. Sedangkan Kasie pengembangan sistem informasi bertanggung jawab terhadap penyediaan sistem informasi yang diperuntukkan bagi seluruh civitas akademika.
Kepala Bagian Kasie. Pengembangan Jaringan Administrasi Jaringan Kasie. Pengembangan Sistem Informasi Database Programmer Web Programmer Data Center
8 BAB III LANDASAN TEORI
1.1 Perancangan Sistem Informasi
Menurut Agus, Risa, Ayyasy, & Elyas (2017) Perancangan Sistem Informasi adalah Suatu kegiatan di dalam menciptakan suatu konsep kerja terpadu antara manusia dengan mesin yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan tertentu atau bersama guna menghasilkan informasi yang akurat untuk proses pengambilan keputusan di dalam mendukung fungsi operasi manajemen di suatu organisasi. Suatu kegiatan di dalam menciptakan suatu kondisi baru / solusi yang didasari atas evaluasi dari konsepsi yang serasi serta bentuk permasalahan atau kasus yang ada.
Tujuan utama perancangan sistem informasi adalah untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem.Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer.Kedua tujuan ini lebih berfokus pada perancangan atau desain sistem yang terinci yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap yang nantinya digunakan untuk pembuatan program komputernya (Jogiyanto, 1990).
1.2 Pengelolaan Surat
Menurut Syamsi (2008) Pengelolaan adalah proses,cara, perbuatan pengelolaan yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau 13 yang memberikan pengawasan suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan dengan menggunakan tenaga orang lain.
9
1.2.1 Pengelolaan Surat Masuk
Proses kegiatan mencatat semua jenis surat yang diterima instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi) (Wursanto, 2004). Pengelolaan surat masuk dibagi menjadi 5 langkah adalah penerimaan surat, penyortiran surat, pembukaan surat, pencatatan surat dan pengarahan surat.
Selain itu menurut Sri (2009) tahapan yang dilakukan dalam penerimaan surat masuk adalah:
1) Tahap penerimaan surat 2) Tahap penyortiran
3) Tahap pencatatan atau registrasi 4) Tahap distribusi
5) Tahap penyimpanan dan penemuan kembali
pengelolaan kearsipan adalah melaksanakan fungsi-fungsi seluruh daur hidup (life cycle of records), yang mencakup proses penciptaan (records creation), pendistribusian (records distribution), penggunaan arsip (records utilization), penyimpanan arsip aktif (storage inactive records), pemusnahan arsip (record
disposal) dan penyimpanan arsip secara permanen (permanent storage)
Berdasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa pengelolaan surat masuk adalah surat diterima, surat disortir, surat dicatat, surat didistribusikan dan surat disimpan (Patricia, 1992).
10
1.2.2 Pengelolaan Surat Keluar
Dalam suatu perusahaan tergantung dengan sistem yang digunakanoleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan. Pengelolaan surat keluar mencakup tiga macam kegiatan pokok, yaitu : pembuatan konsep surat, pengetikan konsep surat dan pengiriman surat.
Pembuatan Konsep Surat Ada tiga cara untuk membuat konsep surat, yaitu konsep yang dibuat oleh pimpinan sendiri, konsep yang dibuat oleh bawahan atau sekretarisnya dan konsep dibuat dengan mendikte (Wursanto, 2004).
Pengetikan Konsep Surat Pengetikan konsep surat melaluifproses sebagai berikut :
a. Persetujuan Konsep Surat b. Pengiriman Konsep Surat c. Pemeriksaam Hasil Pengetikan d. Pemeriksaan Hasil Pengetikan e. Penandatangan Surat
Pengiriman Surat Pengiriman surat-surat melalui proses sebagai berikut: a. Pemberian Cap
b. Pengetikan Amplop atau sampul surat c. Pemeriksaan surat
d. Melipat surat e. Menutup Amplop
11 BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
2.1 Analisis dan Desain Sistem
Pada tahap mengidentifikasi masalah yang digunakan sebagai dasar pembangunan aplikasi. Identifikasi yang dilakukan adalah dengan mempelajari proses yang ada, ada beberapa cara yang telah dilakukan yaitu :
1. Wawancara
Kegiatan wawancara dilakukan untuk memperoleh informasi terkait dengan proses bisnis, alur sistem, dan desain dari aplikasi yang dibuat. Pada wawancara dilakukan saat kegiatan kerja praktik berlangsung. Wawancara ditujukan kepada stakeholder yang terlibat dalam proses bisnis aplikasi. 2. Observasi
Cara ini dilakukan dengan melakukan pengamatan pada bagian yang terlibat dalam proses bisnis. Bagian yang dimaksud adalah bagian PPTI dari Universitas Dinamika.
Analisis kebutuhan tentang apa saja item yang digunakan dan diperlukan dalam tahap perancangan sistem.
2.2 Analisis Kebutuhan Pengguna
Analisis kebutuhan pengguna ditujukan untuk menjabarkan siapa saja pengguna dan kebutuhan apa saja yang dibutuhkan oleh oengguna yang terlibat. Analisis kebutuhan pengguna dari sistem pengelolaan surat keluar dan surat masuk dijabarkan pada Tabel 4.1.
12
Tabel 4.1 Tabel Kebutuhan Pengguna
Pengguna Kebutuhan Data Kebutuhan Informasi • Sekretaris Rektorat
• Rektor • WakilRektor • Dekan/Kabag • Dosen/Staff
• Data Surat Masuk • Data Nomor Indeks • Data Status
• Data Bagian/Jabatan • Data Surat Tugas • Data Disposisi. Informasi Surat Masuk Pihak Terkait Rektor Wakil Rektor Kabag
• Data Nomor Indeks • Data Surat Masuk • Data Surat Keluar • Data Status Informasi Surat Keluar Sekretaris Rektor Dosen/Staff Kabag/Kaprodi
• Data Surat tugas • Data Status
• Data Nomor Indeks.
Informasi Surat Tugas
Sekretaris/Admin Fakultas
Dekan
Pihak Terkait
• Data Nomor Indeks • Data Bagian/Jabatan • Data Surat Refrensi • Data Status. Informasi Surat Refernsi Pihak Terkait Admin PPM Kabag PPM
• Data Surat Tugas
• Data Surat Perjalanan Tugas • Data Status. Informasi Surat SPD Sekretaris/Admin Fakultas Dekan/Rektorat Pihak Terkait
• Data Nomor Indeks • Data Bagian/Jabatan • Data Status Informasi Surat Keterangan Sekretaris/Admin Fakultas
• Data Nomor Indeks • Data Bagian/Jabatan
Informasi Surat
13
Pengguna Kebutuhan Data Kebutuhan Informasi Dekan/Rektorat Pihak Terkait • Data Status • Data Surat Keputusan. Sekretaris/Admin Fakultas Dekan/Rektorat Pihak Terkait
• Data Nomor Indeks • Data Bagian/Jabatan • Data Status • Data Surat Beasiswa. Informasi Surat Beasiswa Sekretaris/Admin Fakultas Dekan/Rektorat Pihak Terkait
• Data Nomor Indeks • Data Bagian/Jabatan • Data Status
• Data Surat MOU.
Informasi Surat MOU
2.3 Analisis Kebutuhan Fungsional
Analisis Kebutuhan fungsional menjelaskan proses kegiatan yang akan diterapkan dalam sebuah sistem dan menjelaskan kebutuhan yang diperlukan sistem agar sistem dapat berjalan dengan baik.
2.3.1 Fungsional Surat Masuk
Fungsional surat masuk menjelaskan proses surat masuk untuk mengakses sistem dalam aplikasi berdasarkan surat yang diterima/surat masuk. Fungsional Surat Masuk dapat dilihat pada Tabel 4.2.
Tabel 4.2 Fungsional Surat Masuk Nama Fungsional Fungsional Surat Masuk
Pengguna Sekretaris Rektorat,Rektor, Wakil
14
Deskripsi Singkat Surat masuk akan diterima dan di filter oleh sekretaris kemudian akan di berikan pada pihak terkait beserta lembar disposisi,sebelum diberikan pihak terkait,lembar disposisi akan di acc oleh rektor setelah itu di berikan kepada wakil rektor bidang terkait,setelah Itu di acc oleh kabag/dekan kemudian diberikan kepada pihak terkait(dosen/staff)
Alur Normal Pengguna Sistem
1. Sekretaris melakukan scan surat masuk untuk kebutuhan upload kedalam sistem.
2. Setelah melakukan scan surat masuk,sekretaris melakukan upload file surat masuk dengan klik button upload
3. Sekretaris membuat file disposisi dengan menekan button create disposisi
4. Sekretaris melakukan penyimpanan file surat masuk dan disposisi yang sudah di acc untuk kebutuhan pengarsipan dengan menekan button simpan.
5. Sekretaris mengirim file surat masuk dan file disposisi kepada rektor dengan menekan button kirim. 1. – 2. Sistem akan menampilkan halaman upload file 3. Sistem akan menampilkan halaman create disposisi 4. Sistem akan menampilkan notifikasi
apabila file sudah tersimpan.
5. Sistem akan mengirim file surat dan disposisi beserta notif bahwa file sudah terkirim.
6. Sistem akan menampilkan notif ketika menerima pesan
7. Sistem menampilkan halaman acc disposisi
8. Sistem menampilkan halaman kirim file, sistem akan mengirim file surat dan disposisi
15
6. Rektor menerima file surat dan file disposisi 7. Rektor meng-acc
disposisi.
8. Rektor mengirim file surat dan disposisi yang sudah di a
9. Kepada wakil rektor bidang terkait.
10. Wakil rektor menerima disposisi
11. Wakil rektor meng-acc disposisi kemudian file
dikirim kepada dekan/kabag
12. Dekan/kabag menerima disposisi yang sudah di acc
13. Dekan/kabag meng-acc disposisi kemudian dikirim kepada dosen /staff terkait
14. Dosen/staff terkait menerima file surat dan disposisi yang sudah di acc
15. Dosen/staff terkait
mengirim kepada sekretaris rektorat untuk
kebutuhan arsip dan bukti bahwa file surat dan disposisi
beserta notif bahwa file sudah terkirim.
9. Sistem akan menampilkan notif ketika menerima pesan
10. Sistem menampilkan halaman acc disposisi dan sistem menampilkan halaman kirim file, sistem akan mengirim file surat dan disposisi beserta notif bahwa file sudah terkirim.
11. Sistem akan menampilkan notif ketika menerima pesan.
12. Sistem menampilkan halaman acc disposisi dan sistem menampilkan halaman kirim file, sistem akan nmengirim file surat dan disposisi beserta notif bahwa file sudah terkirim
13. Sistem akan menampilkan notif ketika menerima Pesan.
14. Sistem menampilkan halaman acc disposisi dan sistem menampilkan halaman kirim file, sistem akan mengirim
16
tersampaikan kepada pihak terkait.
file surat dan disposisi beserta notif bahwa file sudah terkirim.
Alur Alternatif - -
Kondisi Akhir Surat masuk dan disposisi
2.3.2 Fungsional Surat Keluar
Fungsional surat keluar menjelaskan proses surat keluar pengguna untuk Membalas atau Mengirim Surat.Fungsional surat keluar dapat dilihat pada Tabel 4.3.
Tabel 4.3 Fungsional Surat Keluar Nama Fungsional Fungsional Surat Keluar
Pengguna Rektor,Sekretaris Rektorat,Kabag,Pihak Terkait
Deskripsi Singkat Surat keluar terdapat dua proses yang pertama yaitu surat keluar untuk balasan surat masuk dan surat keluar biasa. surat balasan dibuat ketika menerima surat masuk yang diharuskan untuk dibalas.sebelum surat keluar balasan atau surat keluar biasa dikirim,pihak terkait mengirim surat balasan/surat keluar biasa kepada sekretaris dahulu untuk pengecekan apabila tidak kesalahan surat dikirim kepada rektor untuk acc.Jika surat masih terdapat kesalahan,sekretaris mengirim kembali surat tersebut untuk pembetulan.surat keluar biasa dikirim kepada kabag untuk acc
Alur Normal Pengguna Sistem
1. Pihak terkait membuat surat
2. Pihak terkait mengecek apakah surat
1. Sistem menampilkan halaman create surat keluar
2. Sistem akan melakukan pengecekan apakah surat
17
tersebut termasuk surat balasan atau bukan 3. Apabila surat biasa
pihak terkait membuat surat tidak berdasarkan Surat Masuk.
4. Apabila surat balasan pembuatan surat berdasarakan surat masuk lalu cetak surat kemudian dikirim kepada kabag
5. Cetak surat dengan menekan button cetak surat,untuk dikirim kepada sekretaris rektorat untuk pengecekan
6. Jika surat sudah benar sekretaris mengirim surat kepada rektor untuk acc
7. Kemudian dikirim kepada sekretaris untuk diberikan kepada pihak terkait
8. Pihak terkait mengirim surat sesuai tujuan. 9. Untuk surat keluar
biasa di acc oleh kabag 10. Scan dan upload surat
kemudian dikirim
tersebut surat balasan atau tidak
3. Sistem menampilkan halaman create Surat keluar
4. Sistem menampilkan halaman create surat keluar,kemudian sistem akan menampilkan halaman cetak surat.
5.
6. Sistem akan menampilkan halaman cetak surat. 7. –
8. – 9. –
10. Sistem akan menampilkan halaman upload surat
,selanjutnya sistem menampilkan halaman kirim surat, sistem menampilkan notif surat terkirim
11. Sistem menampilkan notif pesan masuk,sistem menampilkan halaman simpan surat,sistem menampilkan
18
kepada sekretaris untuk kebutuhan
pengarsipan.
11. Sekretaris menerima file Surat yang sudah di acc kemudian surat di
simpan untuk kebutuhan arsip
Alur Alternatif - -
Kondisi Akhir Surat keluar biasa dan surat keluar balasan. 2.3.3 Fungsional Surat Keterangan
Fungsional surat keterangan menjelaskan proses pengguna mengakses aplikasi untuk kebutuhan Kepegawaian. Fungsional Surat Keterangan dapat dilihat pada Tabel 4.4.
Tabel 4.4 Fungsional Surat Keterangan Nama Fungsional Fungsional Surat Keterangan
Pengguna Sekretaris Fakultas,Dekan,Pihak Terkait
Deskripsi Singkat Sekretaris/admin fakultas membuat surat kemudian surat dicetak lalu dikirim kepada dekan/rektorat untuk acc setelah itu surat yang sudah di acc dikirim kembali kepada sekretaris/admin fakultas berupa hardcopy kemudian surat di scan dan di upload kedalam sistem untuk kebutuhan penyimpanan dan Pengarsipan.
Alur Normal Pengguna Sistem
1. Sekretaris/admin
fakultas membuat surat keterangan
1. Sistem Akan Menampilkan Halaman
19
2. Sekretaris/admin
fakultas mencetak surat dengan menekan button cetak
3. sekretaris mengirim surat keterangan kepada dekan/rektorat untuk kebutuhan acc,surat berupa hardcopy 4. Dekan/Rektorat Menerima Surat Keterangan kemudian Surat Di Acc 5. Dekan/Rektorat Mengirim Kembali Surat yang sudah di Acc kepada
Sekretaris/Admin Fakultas.
6. Sekretaris/Admin
Fakultas Menerima surat kemudian Surat di scan dan di upload kedalam sistem dengan menekan button upload 7. Sekretaris/admin
fakultas mengirim surat keterangan yang sudah di acc kepada pihak terkait
8. Sekretaris/admin
fakultas menyimpan
2. Sistem menampilkan halaman untuk cetak surat keterangan
3. – 4. – 5. –
6. Sistem menampilkan halaman upload surat
7. Sistem menampilkan halaman pengiriman surat dan sistem menampilkan notif bahwa surat telah terkirim.
8. Sistem menampilkan halaman penyimpanan Surat dan disimpan kedalam database surat keterangan
20
surat keterangan Untuk kebutuhan pengarsipan dengan menekan button simpan
Alur Alternatif - -
Kondisi Akhir Surat Keterangan
2.3.4 Fungsional Surat Tugas
Fungsional surat tugas menjelaskan proses pengguna untuk mengakses aplikasi berdasarkan kebutuhan penugasan. Fungsional Surat Tugas dapat dilihat pada Tabel 4.5.
Tabel 4.5 Fungsional Surat Tugas Nama Fungsional Fungsional Surat Tugas
Pengguna Sekretaris,Rektorat,Dosen/Staff,Kabag/Kaprodi
Deskripsi Singkat Dosen/Staf Membuat Surat Tugas Membutuhkan Nomor Indeks dan Nomor Surat yang di ambil dari Database Nomor surat dan Database Nomor Indeks,Kemudian Surat Tugas Di simpan di Databse Surat Tugas.Setelah itu Dosen/Staf Mengirim Surat Tugas Kepada Kabag/Kaprodi Untuk Di Acc Kemudian Dikirim Kepada Sekretaris.Setelah Surat Diterima Sekretaris kemudian Sekretaris Mencetak Surat Tugas.Kemudian Surat Tugas Dikirim Kepada Rektorat Untuk Di Acc,Setelah Itu Surat Dikirim Kembali Kepada Sekretaris Untuk Kebutuhan Penyimpanan Surat/Pengarsipan.Setelah Disimpan Dan DiUpload Oleh Sekretari ,Surat Di Kirim Kepada Pihak Terkait.
Alur Normal Pengguna Sistem
1. Dosen /Staff Create Surat Tugas Dengan
1. Sistem Menampilkan Halaman Create Surat Tugas.
21
Menekan Button Create Surat.
2. Dosen/Staff
Menyimpan Surat Tugas Kedalam Database Surat Tugas
Dengan Menekan Button Simpan.
3. Dosen/Staff Mengirim Surat Tugas Kepada Kabag/Kaprodi dengan Menekan Button Kirim 4. Kabag/Kaprodi
Menerima Surat Tugas. 5. Kabag/Kaprodi Acc
Surat Tugas,Dan Surat Tugas yang sudah di Acc disimpan kedalam Database Surat Tugas. 6. Kabag/Kaprodi
Mengirim Surat Tugas yang sudah di Acc Dikirim Kepada Sekretaris Dengan Button Kirim.
7. Sekretaris Menerima Surat Tugas yang Sudah Di Acc dengan Menekan Button Kirim 8. Sekretaris Mencetak
Surat Tugas yang sudah
2. Sistem Menampilkan Halaman Simpan Surat. 3. Sistem Menampilkan
Halaman Kirim Surat dan
Sistem akan Memunculkan Notif
Bahwa Surat Sudah Terkirim.
4. Sistem Akan Mmemunculkan Notif
Bahwa Pengguna Telah Menerima Pesan
5. Sistem Menampilkan Halaman Acc Surat Tugas dan Sistem Menampilkan Halaman Simpan Surat Tugas kemudian Sistem Menyimpan Otomatis Kedalam Database Surat Tugas.
6. Sistem Memunculkan Notif Bahwa Surat Sudah Terkirim.
7. Sistem Memunculkan Notif Pesan Masuk.
8. Sistem Menampilkan Halaman Kirim Surat.
9. – 10. – 11. – 12. –
22
di Acc dengan Menekan Button Cetak.
9. Sekretaris Mengirim Surat Tugas Berupa Hard Copy Kepada Rektorat.
10. Rektor Acc Surat Tugas. 11. Rektor Mengirim Surat
Tugas Kembali Kepada Sekretaris.
12. Sekretaris Menerima Surat Tugas yang sudah di Acc
13. Surat Tugas yang sudah di Acc di Scan dan di Upload kedalam Sistem dengan menekan Button Upload
14. Surat yang Sudah di Acc Dikirim Kepada Phak Terkait dengan menekan Button Kirim. 15. PihakTerkait Menerima
Surat Tugas yang Sudah di Acc.
13. Sistem Menampilkan Halaman Upload Surat.
14. Sistem Menampilkan Halaman Kirim Surat dan Sistem Memunculkan Notif bahwa Surat Telah Terkirim.
15. Sistem Memunculkan Notif Bahwa ada Pesan Masuk dan Sistem Menampikan Halaman Pesan Masuk.
Alur Alternatif - -
23
2.3.5 Fungsional Surat Refrensi
Fungsional surat refrensi menjelaskan proses pengguna untuk mengakses aplikasi berdasarkan karyawan yang ingin resign. Fungsional refrensi dapat dilihat pada Tabel 4.6.
Tabel 4.6 Fungsional Surat Refrensi Nama Fungsional Fungsional Surat Refrensi
Pengguna Sekretaris/Admin Fakultas,Dekan/Rektorat,Pihak Terkait Deskripsi Singkat Sekretaris/Admin Fakultas Membuat Surat Refrensi
Setelah itu Surat di Cetak untuk di kirim kepada Dekan/Rektorat,setelah di Acc Surat Di kirim Kembali Ke Sekretaris Untuk Di Scan dan Di upload Kedalam Sistem,Kemudian Sekretaris Mengirim Surat Refrensi yang sudah di Acc ke Pihak Terkait.
Alur Normal Pengguna Sistem
1. Sekretaris Create Surat Dengan Menekan Button Create.
2. Sekretaris Mencetak Surat dengan Menekan Button Cetak.
3. Sekretaris Memberikan
Surat Ke Dekan/Rektorat
4. Surat Di Acc Oleh Dekan/Rektorat
5. Surat Di Kirim kembali ke Sekretaris
6. Surat Refrensi di Scan dan di Upload oleh Sekretaris dengan
1. Sistem Menampilkan Halaman Create Surat. 2. Sistem Menampilkan
Halaman Cetak Surat. 3. –
4. – 5. –
6. Sistem Menampilkan Halaman Upload Surat. 7. Sistem Menampilkan
Halaman Kirim Surat
dan Sistem Memunculkan Notif
bahwa Surat Terkirim. 8. Sistem Menampilkan
24
Menekan Button Upload.
7. Sekretaris Mengirim Surat Ke Pihak Terkait dengan Menekan Button Kirim.
8. Pihak Terkait Menerima Surat.
dan Memunculkan Notif Pesan Masuk.
Alur Alternatif - -
Kondisi Akhir Surat Refrensi
2.3.6 Fungsional Surat Perjalanan dinas
Fungsional surat perjalanan dinas menjelaskan proses pengguna untuk mengakses aplikasi berdasarkan kebutuhan perjalanan dinas. Fungsional surat perjalanan dinas dapat dilihat pada Tabel 4.7.
Tabel 4.7 Fungsional Surat Perjalanan Dinas Nama Fungsional Fungsional Surat Perjalanan Dinas Pengguna Pihak Terkait,Admin PPM,Kabag PPM
Deskripsi Singkat Surat SPD di buat oleh Pihak Terkait Sesuai Kebutuhan dan Permintaan SPD , Surat Di Acc Oleh Kabag PPM
Alur Normal Pengguna Sistem
1. Pihak Terkait Membuat Surat SPD
Sesuai Permintaan SPD dengan Menekan Button Create Surat.
2. Pihak Terkait Mengirim Surar SPD
Kepada Sekretaris
1. Sistem Menampilkan Halaman Create Surat.
2. Sistem Menampilkan Halaman Kirim Surat dan Memunculkan Notif Bahwa Surat Sudah Terkirim.
3. Sistem Menampikan Halaman Pesan Masuk
25 dengna Menekan Button Kirim. 3. Sekretaris Menerima Surat SPD. 4. Sekretaris Mencetak Surat SPD dengan Menekan Button Cetak. 5. Sekretaris Mengirim Surat SPD ke Kabag PPM untuk Di Acc. 6. Kabag PPM Menerima
Surat dan Surat SPD di Acc Oleh Kabag PPM 7. Surat SPD di Berikan
Ke Sekretaris
8. Sekretaris Menerima Surat dan Surat SPD di Scan,Upload kedalam Sistem dengan Menekan Button Upload. 9. Sekretaris Mengirim Surat SPD ke Pihak terkait dengan Button Kirim
10. Pihak Terkait Menerima Surat
dan Sistem Memunculkan Notif Bahwa ada Pesan Masuk.
4. Sistem Menampilkan Halaman Cetak Surat.
5. Sistem Menampilkan Halaman Kirim Surat dan Memunculkan Notif Bahwa Surat Sudah Terkirim.
6. – 7. –
8. Sistem Menampilkan Halaman Upload Surat.
9. Sistem Menampilkan Halaman Kirim Surat dan Memunculkan Notif Bahwa Surat Sudah Terkirim
10. Sistem Menampikan Halaman Pesan Masuk dan Sistem Memunculkan Notif Bahwa ada Pesan Masuk.
Alur Alternatif - -
26
2.3.7 Fungsional Surat Keputusan
Fungsional surat keputusan menjelaskan proses pengguna untuk mengakses aplikasi berdasarkan kebijakan/keputusan.Fungsional surat keputusan dapat dilihat pada Tabel 4.8.
Tabel 4.8 Fungsional Surat Keputusan Nama Fungsional Fungsional Surat Keputusan
Pengguna Sekretaris/Admin Fakultas,Dekan/Rektorat,Pihak Terkait Deskripsi Singkat Surat Keputusan Dibuat Oleh Sekretaris/Admin Fakultas
Berdasarkan Kebutuhan Pihak Terkait dan Surat Keterangan Di Acc Oleh Dekan/Rektorat.
Alur Normal Pengguna Sistem
1. Sekretaris/Admin
Fakultas Create Surat Keputusan dengan Menekan Button Create Surat.
2. Sekretaris/Admin
Fakultas Mencetak Surat dengan Menekan Button Cetak. 3. Sekretaris/Admin Fakultas Mengirim Surat Ke Dekan/Rektorat Untuk Kebutuhan Approval. 4. Dekan/ Rektorat Acc
Surat Keputusan
kemudian Surat Keputusan yang sudah
di Acc diberikan Ke
1. Sistem Menampilkan Halaman Create Surat. 2. Sistem Menampilkan
Halaman Cetak Surat. 3. -.
4. –
5. Sistem Menampilkan Halaman Upload Surat. 6. Sistem Menampilkan
Halaman Kirim Surat
dan Sistem Memunculkan Notif
Bahwa Surat Terkirm. 7. Sistem Menampilkan
Halaman Pesan Masuk.dan Sistem Memunculkan Notif Pesan Masuk.
27
Sekretaris/Admin Fakultas.
5. Sekretaris/Admin
Fakultas Mengscan dan Upload Surat Keputusan kedalam Sistem dengan
Menekan Button Upload.
6. Sekretaris Mengirim Surat Ke Pihak Terkait dengan Menekan Button Kirim.
7. Pihak Terkait Menerima Surat Keputusan yang sudah di Acc.
Alur Alternatif - -
Kondisi Akhir Surat Keputusan
2.3.8 Fungsional Surat Beasiswa
Fungsional surat beasiswa menjelaskan proses pengguna untuk mengakses aplikasi berdasarkan kebutuhan beasiswa. Fungsional surat beasiswa dapat dilihat pada Tabel 4.9.
Tabel 4.9 Fungsional Surat Beasiswa Nama Fungsional Fungsional Surat Beasiswa
Pengguna Sekretaris/Admin Fakultas,Dekan/Rektorat,Pihak Terkait Deskripsi Singkat Surat Beasiswa Dibuat Oleh Sekretaris/Admin Fakultas
Berdasarkan Kebutuhan Pihak Terkait dan Surat Keterangan Di Acc Oleh Dekan/Rektorat.
28
1. Sekretaris/Admin
Fakultas Create Surat Beasiswa dengan Menekan Button Create Surat.
2. Sekretaris/Admin
Fakultas Mencetak Surat dengan Menekan Button Cetak. 3. Sekretaris/Admin Fakultas Mengirim Surat Ke Dekan/Rektorat Untuk Kebutuhan Approval. 4. Dekan/ Rektorat Acc
Surat Beasiswa kemudian Surat Beasiswa yang sudah di
Acc diberikan Ke Sekretaris/Admin
Fakultas.
5. Sekretaris/Admin
Fakultas Mengscan dan Upload Surat Beasiswa kedalam Sistem dengan
Menekan Button Upload.
6. Sekretaris Mengirim Surat Ke Pihak Terkait dengan Menekan Button Kirim.
1. Sistem Menampilkan Halaman Create Surat. 2. Sistem Menampilkan
Halaman Cetak Surat. 3. -.
4. –
5. Sistem Menampilkan Halaman Upload Surat. 6. Sistem Menampilkan
Halaman Kirim Surat dan Sistem Memunculkan Notif Bahwa Surat Terkirm.
7. Sistem Menampilkan Halaman Pesan Masuk.dan Sistem Memunculkan Notif Pesan Masuk.
29
7. Pihak Terkait Menerima Surat Beasiswa yang sudah di Acc.
Alur Alternatif - -
Kondisi Akhir Surat Beasiswa
2.3.9 Fungsional Surat MOU
Fungsional surat mou menjelaskan proses pengguna untuk mengakses aplikasi berdasarkan kebutuhan MOU.Fungsional lihat informasi detail akreditasi program studi dapat dilihat pada Tabel 4.10.
Tabel 4.10 Fungsional Surat MOU Nama Fungsional Fungsional Surat MOU
Pengguna Sekretaris/Admin Fakultas,Dekan/Rektorat,Pihak Terkait Deskripsi Singkat Surat Keputusan Dibuat Oleh Sekretaris/Admin Fakultas
Berdasarkan Kebutuhan Pihak Terkait dan Surat Keterangan Di Acc Oleh Dekan/Rektorat.
Alur Normal Pengguna Sistem
1. Sekretaris/Admin
Fakultas Create Surat MOU dengan Menekan Button Create Surat. 2. Sekretaris/Admin
Fakultas Mencetak Surat dengan Menekan Button Cetak. 3. Sekretaris/Admin Fakultas Mengirim Surat Ke Dekan/Rektorat Untuk Kebutuhan Approval. 1. Sistem Menampilkan Halaman Create Surat. 2. Sistem Menampilkan
Halaman Cetak Surat. 3. -.
4. –
5. Sistem Menampilkan Halaman Upload Surat. 6. Sistem Menampilkan
Halaman Kirim Surat
dan Sistem Memunculkan Notif
30
4. Dekan/ Rektorat Acc Surat MOU kemudian Surat MOU yang sudah di Acc diberikan Ke Sekretaris/Admin
Fakultas.
5. Sekretaris/Admin Fakultas Mengscan dan Upload Surat Beasiswa kedalam Sistem dengan
Menekan Button Upload.
6. Sekretaris Mengirim Surat Ke Pihak Terkait dengan Menekan Button Kirim.
7. Pihak Terkait Menerima Surat MOU 7. Sistem Menampilkan Halaman Pesan Masuk.dan Sistem Memunculkan Notif Pesan Masuk. Alur Alternatif - -
Kondisi Akhir Surat MOU
2.4 System Flow
2.4.1 System Flow Surat Masuk
Proses dimulai dari surat masuk akan diterima dan di filter oleh sekretaris kemudian akan di berikan pada pihak terkait beserta lembar disposisi,sebelum diberikan pihak terkait,lembar disposisi akan di acc oleh rektor setelah itu di berikan kepada wakil rektor bidang terkait,setelah Itu di acc oleh kabag/dekan kemudian diberikan kepada pihak terkait(dosen/staff). System flow surat masuk dapat dilihat pada gambar 4.1.
31
Gambar 4.1 System Flow Surat Masuk
2.4.2 System Flow Surat Keluar
Proses dimulai dari surat keluar terdapat dua proses yang pertama yaitu surat keluar untuk balasan surat masuk dan surat keluar biasa. surat balasan dibuat ketika menerima surat masuk yang diharuskan untuk dibalas.sebelum surat keluar balasan atau surat keluar biasa dikirim,pihak terkait mengirim surat balasan/surat keluar biasa kepada sekretaris dahulu untuk pengecekan apabila tidak kesalahan surat
32
dikirim kepada rektor untuk acc.Jika surat masih terdapat kesalahan,sekretaris mengirim kembali surat tersebut untuk pembetulan.surat keluar biasa dikirim kepada kabag untuk acc.System flow Surat keluar dapat dilihat pada gambar 4.2.
33
2.4.3 System Flow Surat Keterangan
Proses dimulai dari sekretaris/admin fakultas membuat surat kemudian surat dicetak lalu dikirim kepada dekan/rektorat untuk acc setelah itu surat yang sudah di acc dikirim kembali kepada sekretaris/admin fakultas berupa hardcopy,kemudian surat di scan dan di upload kedalam sistem untuk kebutuhan penyimpanan dan Pengarsipan.System flow Surat keterangan dapat dilihat pada gambar 4.3.
34
2.4.4 System Flow Surat Refrensi
Proses dimulai dari sekretaris/admin fakultas membuat surat refrensi setelah itu surat di cetak untuk di kirim kepada dekan/rektorat,setelah di acc surat di kirim kembali ke sekretaris untuk di Scan dan di upload kedalam sistem,kemudian sekretaris mengirim surat refrensi yang sudah di acc ke pihak terkait.System flow surat refrensi dapat dilihat pada gambar 4.4.
35
2.4.5 System Flow Surat Perjalanan Dinas
Proses dimulai dari surat perjalnan dinas di buat oleh Pihak Terkait Sesuai Kebutuhan dan Permintaan surat perjalanan dinas, surat di acc oleh kabag PPM.
System flow surat perjalanan dinas dapat dilihat pada gambar 4.5.
Gambar 4.5 System Flow Surat Perjalanan Dinas 2.4.6 System Flow Surat Tugas
Proses dimulai dari dosen/staf membuat surat tugas membutuhkan nomor indeks dan nomor surat yang di ambil dari database nomor surat dan database nomor indeks, kemudian surat tugas di simpan di databse surat tugas.setelah itu
36
dosen/staf mengirim surat tugas kepada kabag/kaprodi untuk di acc kemudian dikirim kepada sekretaris.
Setelah surat diterima sekretaris kemudian sekretaris mencetak surat tugas.kemudian surat tugas dikirim kepada rektorat untuk di acc, setelah itu surat dikirim kembali kepada sekretaris untuk kebutuhan penyimpanan purat/pengarsipan.setelah disimpan dan diupload oleh sekretaris ,surat di Kirim kepada pihak terkait. System flow surat tugas dapat dilihat pada gambar 4.6.
37
2.4.7 System Flow Surat Keputusan
Proses dimulai dari Surat Keputusan dibuat leh sekretaris/admin fakultas berdasarkan kebutuhan pihak terkait dan surat keterangan di acc oleh dekan/rektorat. System flow surat keputusan dapat dilihat pada gambar 4.7.
38
2.4.8 System Flow Surat Beasiswa
Proses dimulai dari surat beasiswa dibuat oleh sekretaris/admin fakultas berdasarkan kebutuhan pihak terkait dan surat keterangan di acc oleh dekan/rektorat. System flow surat beasiswa dapat dilihat pada gambar 4.8.
39
2.4.9 System Flow Surat MOU
Proses dimulai dari surat keputusan dibuat oleh sekretaris/admin fakultas berdasarkan kebutuhan pihak terkait dan surat keterangan di acc oleh dekan/rektorat. System flow surat MOU dapat dilihat pada gambar 4.9.
Gambar 4.9 System Flow Surat MOU
2.5 Context Diagram
Context Diagram merupakan level tertinggi dari Data Flow Diagram yang
40
memberi gambaran tentang keseluruhan sistem.Context diagram dari sistem perancangan surat keluar dan surat masuk dapat dilihat pada gambar 4.10.
Gambar 4.10 Context Diagram
2.6 Data Flow Diagram
Merupakan suatu cara atau metode untuk membuat rancangan sebuah sistem yang mana berorientasi pada alur data yang bergerak pada sebuah sistem nantinya.Setelah merancang Context diagram, maka tahapan selanjutnya adalah merancang data flow diagram yang dimana terdapat beberapa level.
2.6.1 Data Flow Diagram Level 0 Surat Keluar dan Surat Masuk
Berdasarkan context diagram gambar 4.10 maka dapat dirancang data flow
diagram level 0 sistem pengelolaan surat keluar dan surat masuk dapat dilihat pada
gambar 4.11.
Upload Surat
Nomor Surat Keluar
Nomor Surat Masuk Data Nomor Indeks Input Nomor Indeks Input Data Disposisi
Data Disposisi Data Surat Keluar Data Surat Masuk Input Data Surat Masuk Input Data Surat Keluar
Karyawan
1
Aplikasi Surat Masuk dan Surat Keluar
41
Gambar 4.11 Data Flow Diagram Level 0 Surat Keluar dan Surat Masuk
cek jabat an S ket Upl oad S ur at T ugas Cek S tat us S R Dat a S R Si m pan S R Cek B agi an S R Cek N om or Indek s S R Apr ov al S ur at K el uar Apr ov al D ispos isi Cek N om or S ur at S T Cek S tat us S T Cek N om or Indek s S T Si m pan S T Input N om or S ur at T ugas Input N om or Indek s S T Input S ur at T ugas Nom or S ur at T ugas Fi le S ur at T ugas Upl oad S ur at R ef rens i Input N om or Indek s S ur at R ef rens i Input S ur at R ef er ens i Dat a S ur at R ef rens i Nom or S ur at R ef er ens i Ce k St at us SPD Su ra t SPD Si m pan S ur at S PD Dat a S ur at S PD Upl oad S ur at S PD Input N om or S ur at S PD Input S ur at S PD Ce k St at us SKET Cek N om or Indek s S KE T Da ta SKET Si m pa n SKET Dat a S ur at K et er angan Input N om or Indek s S Ket Input S ur at K et er angan Cek B agi an S K Cek S tat us S K Cek N om or Indek s S K Sur at K eput us an Si m pan S K Dat a S ur at S K Upl oad S ur at S K Input N om or Indek s S K Input S ur at K eput us an Cek B agi an S B Cek S tat us S B Sur at B eas isw a Si m pan S ur at S B Cek N om or Indek s S B Upl oad S ur at S B Dat a S ur at B eas isw a Input N om or Indek s S B Input S ur at B eas isw a Updat e S tat us S ur at M O U Input N om or Indek s M O U Input S ur at M O U Upl oad S ur at M O U Dat a S ur at M O U Cek N om or Indek s M O U Su ra t M OU Si m pan S ur at M O U Cek J abat an Si m pan S ur at K el uar Cek J abat an Cek N om or Indek s Cek S ur at M as uk Dat a S ur at T ugas [Input N om or Indek s] Dat a N om or Indek s Updat e S tat us Si m pan S M dan D ispos isi Upl oad S ur at M as uk Dat a S M [U pl oad S ur at ] [D at a D ispos isi ] [Input D at a D ispos isi ] [Input D at a S ur at K el uar ] [N om or S ur at K el uar ] [D at a N om or Indek s] [N om or S ur at M as uk ] [D at a S ur at K el uar ] [D at a S ur at M as uk ] [Input D at a S ur at M as uk ] Kar yaw an 1.1 Pr os es S ur at M as uk + 1.2 Pr os es S ur at K el uar + 1 Sur at M as uk 2 Fi le S ur at 3 Nom or Indek s 4 Sur at T ugas 5 Bagi an J abat an 1.3 Pr os es S ur at K et er angan + 1.4 Pr os es S ur at M O U + 1.5 Pr os es S ur at B eas isw a + 1.6 Pr os es S ur at K eput us an + 7 Nom or Indek s M ou 9 Su ra t M OU 10 Sta tu s S ur at M OU 11 Nom or Indek s SB 12 Sur at B eas isw a 13 St at us S ur at S B 14 Bagi an S B 15 Sur at Keput us an 21 Nom or Indek s S K 22 St at us S ur at S K 23 Bagi an S K 24 Sur at K et er angan 26 Nom or Indek s S ur at K et er angan 27 St at us S ur at K et er angan 28 Ba gi an SKET 1.7 Pr os es Su ra t SPD + 29 ST 30 SU RAT SPD 31 St at us Su ra t SPD 1.8 Pr os es S ur at R ef rens i + 1.9 Pr os es S ur at T ugas + 32 Nom or S ur at S T 33 Nom or Indek s S T 34 Sta tu s S T 36 Nom or Indek s S ur at R ef rens i 37 Sur at R ef rens i 39 St at us S ur at R ef rens i 41 Bagi an S R
42
2.6.2 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Masuk
Gambar 4.12 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Masuk
2.6.3 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Keluar
Gambar 4.13 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Keluar
[Aproval Disposisi]
[Update Status] [Data SM]
[Upload Surat]
[Data Surat Tugas]
[Cek Jabatan] [Input Nomor Indeks]
[Data Disposisi]
[Data Surat Masuk] [Input Data Disposisi]
[Input Data Surat Masuk] [Nomor Surat Masuk]
Surat Masuk
[Data Nomor Indeks]
[Upload Surat Masuk] [Simpan SM dan Disposisi]
Karyawan 2 File Surat 2 File Surat 1 Surat Masuk 3 Nomor Indeks 4 Surat Tugas 5 Bagian Jabatan 1.1.1
Entri Surat Masuk 1.1.2
Entri Disposisi
1.1.3
Kirim Surat Masuk
[Aproval Surat Keluar]
File Surat Keluar
[Simpan Surat Keluar] [Cek Nomor Indeks]
[Cek Surat Masuk] [Nomor Surat Keluar]
[Data Nomor Indeks] [Data Surat Keluar] [Input Data Surat Keluar]
Karyawan 1 Surat Masuk
3 Nomor Indeks 2 File Surat 1.2.1 Create Surat 1.2.2 Kirim Surat 35 File Surat2
43
2.6.4 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Tugas
Gambar 4.14 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Tugas 2.6.5 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Refrensi
[Cek Status ST]
[Cek Nomor Surat ST] [Cek Nomor Indeks ST]
File ST
[Simpan ST] [Upload Surat Tugas]
[File Surat Tugas]
[Nomor Surat Tugas] [Input Surat Tugas]
[Input Nomor Indeks ST] [Input Nomor Surat Tugas]
Karyawan 29 ST 29 ST 33 Nomor Indeks ST 34 Status ST 32 Nomor Surat ST 1.9.1
Craate Surat Tugas
1.9.2
Kirim Surat Tugas
Gambar 4.15 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Refrensi [Cek Status SR]
[Data SR]
[Simpan SR]
[Cek Nomor Indeks SR]
[Upload Surat Refrensi] [Nomor Surat Referensi]
[Input Nomor Indeks Surat Refrensi]
[Input Surat Referensi] [Data Surat Refrensi]
Data Jabatan [Cek Bagian SR] Karyawan 41 Bagian SR 37 Surat Refrensi 37 Surat Refrensi
39 Status Surat Refrensi 1.8.1
Cek Jabatan
1.8.2
Create Surat Refrefensi
1.8.3
44
2.6.6 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Perjalanan Dinas
Gambar 4.16 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Perjalanan Dinas 2.6.7 Data Flow Diagram Level 1 Surat Keterangan
Gambar 4.17 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Keterangan
[Cek Status SPD]
Data ST
[Upload Surat SPD] [Data Surat SPD] [Input Surat SPD]
[Input Nomor Surat SPD]
[Surat SPD] [Simpan Surat SPD] Karyawan 29 ST 30 SURAT SPD 30 SURAT SPD 31 Status Surat SPD 1.7.1 Create Surat SPD 1.7.2 Kirim Surat +
Upload Surat Keterangan
Cek Bagian Sket
[Cek Status SKET]
[Cek Nomor Indeks SKET]
[Data SKET]
[Simpan SKET]
[Data Surat Keterangan] [Input Nomor Indeks SKet]
[Input Surat Keterangan]
Karyawan
24 Surat Keterangan
24 Surat Keterangan
26 Nomor Indeks Surat Keterangan
27 Status Surat Keterangan 28 Bagian SKET
1.3.1
Kirim Surat Keterangan
1.3.2
45
2.6.8 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Keputusan
Gambar 4.18 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Keputusan 2.6.9 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Beasiswa
Gambar 4.19 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat Beasiswa [Cek Bagian SK]
[Cek Status SK] [Cek Nomor Indeks SK]
[Surat Keputusan] [Simpan SK]
[Data Surat SK]
[Upload Surat SK] [Input Nomor Indeks SK] [Input Surat Keputusan]
Karyawan 15 Surat Keputusan 15 Surat Keputusan 21 Nomor Indeks SK 22 Status Surat SK 23 Bagian SK 1.6.1
Create Surat Keputusan
1.6.2
Kirim Surat Keputusan
[Cek Bagian SB]
[Cek Status SB]
[Surat Beasiswa] [Simpan Surat SB]
[Cek Nomor Indeks SB]
[Upload Surat SB]
[Data Surat Beasiswa] [Input Nomor Indeks SB]
[Input Surat Beasiswa]
Karyawan 11 Nomor Indeks SB 12 Surat Beasiswa 12 Surat Beasiswa 13 Status Surat SB 14 Bagian SB 1.5.1 Create Surat Beasiswa
1.5.2
46
2.6.10 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat MOU
Gambar 4.20 Data Flow Diagram Level 1 Proses Surat MOU
2.7 Entity Relationship Diagram
ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan symbol.ERD disajikan dalam bentuk Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data
Model (PDM).
2.7.1 Conceptual Data Model
Conceptual Data Model (CDM) berisi delapan entity, yaitu entity master
aset, entity usulan pengadaan aset, entity pengadan aset, entity usulan disaktivasi aset, entity aset hilang/rusak ,entity disaktivasi aset, entity pemeliharaan aset,
entity hitung penyusutan aset.
[Update Status Surat MOU]
[Cek Jabatan]
[Simpan Surat MOU] [Surat MOU]
[Cek Nomor Indeks MOU]
[Input Surat MOU]
[Data Surat MOU]
[Input Nomor Indeks MOU] [Upload Surat MOU]
5 Bagian Jabatan
9 Surat MOU
9 Surat MOU
7 Nomor Indeks Mou Karyawan
10 Status Surat MOU 1.4.1
Kirim Surat MOU
1.4.2
47
2.7.2 Phycical Data Model
Physical Data Model (PDM) berisi lima belas entity, yaitu entity master
aset, entity usulan pengadaan aset, entity pengadan aset, entity usulan disaktivasi aset, entity aset hilang/rusak ,entity disaktivasi aset, entity pemeliharaan aset,
entity hitung penyusutan aset, entity usulan pengadan, entity acc pengadaan, entity usulan pengadan, entity kehilangan kerusakan, entity disaktivasi, entity
48
49
50
2.7.3 Desain I/O
Desain input/output merupakan rancangan input/output berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data.Desain input/output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun sistem.
1. Halaman Awal Surat Masuk
Halaman ini merupakan tampilan awal dari surat masuk yang di gunakan untuk menerima surat masuk,upload file surat dan kirim surat masuk kepada pihak terkait.
51
2. Halaman Upload Surat Masuk
Halaman ini merupakan tampilan yang digunakan untuk upload surat yang sudah diterima sekretaris.
3. Halaman Create Disposisi
Halaman ini merupakan tampilan untuk Create disposisi, sebelum sekretaris mengirim surat masuk kepada Rektor
Gambar 4.24 Halaman Upload Surat Masuk
52
4. Halaman Rekap Surat Masuk
Halaman ini merupakan tampilan rekap surat yang digunakan untuk arsip surat yang sudah di acc dan sudah diberikan kepada pihak terkait.
Gambar 4.26 Halaman Rekap Surat Masuk 5. Halaman Detail Surat Masuk Untuk Kebutuhan Approval
Halaman ini menampilkan file surat keterangan yang sudah di upload dan info surat.
53
6. Halaman Awal Surat Keluar
Halaman ini merupakan tampilan awal Surat keluar yang di gunakan untuk melihat surat keluar,upload file surat dan kirim surat masuk kepada pihak terkait.
7. Halaman Input Surat Keluar
Halaman ini merupakan tampilan untuk input surat keluar seperti upload file surat keluar,mengisi nomor surat,tanggal.nomor indeks dan perihal surat.
Gambar 4.29 Halaman Input Surat Keluar Gambar 4.28 Halaman Awal Surat Keluar
54
8. Halaman Rekap Surat Keluar
Halaman ini merupakan tampilan rekap surat keluar yang digunakan untuk pengarsipan surat keluar yang sudah di acc dan sudah di terima pihak terkait.
9. Halaman Awal Surat Keterangan
Halam ini menampilkan tampilan awal dari surat keterangan.
Gambar 4.31 Halaman Awal Surat Keterangan Gambar 4.30 Halaman Rekap Surat Keluar
55
10. Halaman Input Surat Keterangan
Halaman ini merupakan tampilan untuk input surat keterangan seperti upload file surat keluar,mengisi nomor surat,tanggal.nomor indeks dan perihal surat.
11. Halaman Rekap Surat Keterangan
Halaman ini merupakan tampilan rekap surat keterangan yang digunakan untuk pengarsipan surat keterangan yang sudah di acc dan sudah di terima.
Gambar 4.32 Input Surat Keterangan
Gambar 4.0.34 Halaman Rekap Surat Keterangan Gambar 4.33 Halaman Rekap Surat Keterangan
56
12. Halaman Detail Surat Keterangan
Halaman ini menampilkan file surat keterangan yang sudah di upload dan info surat.
Gambar 4.35 Halaman Detail Surat Keterangan 13. Halaman Detail Surat Keterangan Untuk Kebutuhan Approval
Halaman ini menampilkan tampilan detail surat keterangan untuk kebutuhan acc dan pengiriman surat setelah acc.
57
14. Halaman Awal Surat Tugas
Halaman ini menampilkan tampilan awal dari surat tugas.
15. Halaman Input Surat Tugas
Halaman ini merupakan tampilan untuk input surat Tugas seperti upload file surat keluar, mengisi nomor surat, tanggal.nomor indeks dan perihal surat.
Gambar 4.37 Halaman Awal Surat Tugas
58
16. Halaman Rekap Surat Tugas
Halaman ini merupakan tampilan rekap surat tugas yang digunakan untuk pengarsipan surat keterangan yang sudah di acc dan sudah di terima pihak terkait.
17. Halaman Detail Surat Tugas
Halaman ini menampilkan file surat tugas yang sudah di upload dan info surat
Gambar 4.39 Halaman Rekap Surat Tugas
59
18. Halaman Detail Surat TugasUntuk Kebutuhan Approval
Halaman ini menampilkan tampilan detail surat tugas untuk kebutuhan acc dan pengiriman surat setelah acc.
19. Halaman Awal Surat Keputusan
Halaman ini menampilkan tampilan awal dari surat keputusan. Gambar 4.41 Halaman Detail Surat Tugas Untuk Kebutuhan Approval
60
20. Halaman Input Surat Keputusan
Halaman ini merupakan tampilan untuk input surat keputusan seperti upload file surat keluar, mengisi nomor surat, tanggal, nomor indeks dan perihal surat.
21. Halaman Rekap Surat Keputusan
Halaman ini merupakan tampilan rekap surat keputusan yang digunakan untuk pengarsipan surat keterangan yang sudah di acc dan sudah di terima.
Gambar 4.43 Halaman Input Surat Keputusan
61
22. Halaman Detail Surat Keputusan
Halaman ini menampilkan file surat keputusan yang sudah di upload.
23. Halaman Detail Surat Keputusan Untuk Kebutuhan Approval
Halaman ini menampilkan tampilan detail surat keputusan untuk kebutuhan acc dan pengiriman surat setelah acc.
Gambar 4.45 Halaman Detail Surat Keputusan
62
24. Halaman Awal Surat Refrensi
Halaman ini menampilkan tapilan awal dari surat refrensi.
Gambar 4.47 Halaman Awal Surat Refernsi 25. Halaman Input Surat Refrensi
Halaman ini merupakan tampilan untuk input surat refrensi seperti upload file surat keluar, mengisi nomor surat, tanggal, nomor indeks dan perihal surat.
Gambar 4.0.47 Halaman Awal Surat Refrensi
63
26. Halaman Rekap Surat Refrensi
Halaman ini merupakan tampilan rekap surat refrensi yang digunakan untuk pengarsipan surat refrensi yang sudah di acc dan sudah di terima pihak terkait.
27. Halaman Detail Surat Refrensi Untuk Kebutuhan Approval
Halaman ini menampilkan file surat refrensi yang sudah di upload dan info surat.
Gambar 4.50 Halaman Detail Surat Refrensi Untuk Kebutuhan Approval Gambar 4.49 Halaman Rekap Surat Refrensi
64
28. Halaman Awal Surat Perjalanan Dinas
Halaman ini menampilkan tampilan awal dari surat perjalanan dinas.
29. Halaman Input Surat Surat Perjalanan Dinas
Halaman ini merupakan tampilan untuk input surat perjalanan dinas seperti upload file surat keluar, mengisi nomor surat, tanggal, nomor indeks dan perihal surat.
Gambar 4.50 Halaman Awal Surat Perjalanan Dinas
