KONVENSYEN
KUMPULAN INOVATIF KREATIF (KIK)
ISI KANDUNGAN PEMBENTANGAN
BAHAGIAN 6
Pencapaian Projek Penciptaan Nilai
BAHAGIAN 5
Pelaksanaan Projek Penyeragaman Projek
BAHAGIAN 4
Kelulusan Projek Cadangan Penyelesaian
BAHAGIAN 3
Analisa Punca Projek Objektif & Sasaran Projek
BAHAGIAN 2
Pemilihan & Penjelasan Projek Kenalpasti Punca Projek
BAHAGIAN 1
PROFIL ORGANISASI
PROFIL KUMPULAN
PERANCANGAN PROJEK
PROFIL ORGANISASI
iNED – Carta
Pengarah iNED Prof Madya Dr Roslani Embi
Timbalan Pengarah
Pegawai Kewangan
Puan Nor Lida Abu Hanifah (Kosong) Prof Madya Hjh Masitah Hashim Prof Madya Peridah Bahari Puan Norleza Abdul Manan Puan Norazni Mohd Sani PUSAT JARINGAN INDUSTRI, PROMOSI & PEMASARAN PUSAT PENTADBIRAN, PENGAMBILAN & ICT PUSAT PENGAJIAN IJAZAH BAHAGIAN KEWANGAN iNED PUSAT PENGAJIAN PRA/DIPLOMA
PUSAT KUALITI, SUMBER PENGAJARAN & PEMBELAJARAN
PROFIL ORGANISASI
iNED - Peranan
Menjadikan UiTM sebuah
universiti unggul yang
berteraskan kesarjanaan dan
kecemerlangan akademik bagi
menerajui dinamisme
Bumiputera dalam semua
bidang profesional bertaraf
dunia supaya terlahir graduan
yang berdaya saing, global dan
beretika
PROFIL ORGANISASI
iNED - Visi
Mempertingkatkan
keilmuan
dan
kepakaran
Bumiputera
dalam
semua
bidang
menerusi
penyampaian program profesional, penyelidikan serta
penglibatan khidmat masyarakat yang berlandaskan
kepada nilai-nilai murni dan etika keprofesionalan
Kami berjanji untuk
- memberi perkhidmatan pembelajaran
sepanjang hayat yang berkualiti, beretika
dan
berintegriti
yang
merangkumi
pengurusan program pendidikan dalam
pelbagai
mod
pengajian
mengikut
kesesuaian pelanggan
PROFIL ORGANISASI
iNED – Piagam Pelanggan
PROFIL KUMPULAN
Surat Kelulusan Penubuhan
PROFIL KUMPULAN
NAME - Visi
PROFIL KUMPULAN
NAME - Objektif
FASILITATOR
KETUA KUMPULAN
AHLI
AHLI KUMPULAN
PURATA
BIL
CIRI
N
UR
A
SYRAF
M
UIZ
E
PPY
1 Kerjasama 9 7 7 7 7.5 2 Penggunaan Komputer 7 7 8 9 7.75 3 Disiplin 8 7 7 7 7.25 4 Kefahaman 7 8 7 6 7 5 Penglibatan 7 8 7 6 7 6 Kepimpinan 8 6 6 6 6.5 7 Kreativiti 6 7 6 8 6.75 8 Pengurusan Masa 8 7 7 7 7.25 SKALA PENILAIAN
0 - 1 Lemah 2 - 3 Sederhana 4 - 5 Baik 6 - 7 Amat Baik 8 - 10 Cemerlang
PERANCANGAN PROJEK
Data Penilaian (Sebelum)
5.8 6 6.2 6.4 6.6 6.8 7 7.2 7.4 7.6 7.8 Kerjasama Penggunaan Komputer Displin Kefahaman Penglibatan Kepimpinan Kreativiti Pengurusan Masa SKALA PENILAIAN
0 - 1 Lemah 2 - 3 Sederhana 4 - 5 Baik 6 - 7 Amat Baik 8 - 10 Cemerlang
TAHUN
MEI 2014
JUN 2014
JULAI 2014
AHLI 08 15 25 08 14 30 10 11 12 13 14 NUR ∕ x ∕ ∕ ∕ ∕ ∕ ∕ ∕ ∕ ∕ ASYRAF ∕ ∕ x ∕ ∕ ∕ ∕ ∕ ∕ ∕ ∕ MUIZ ∕ ∕ ∕ x ∕ ∕ ∕ ∕ x ∕ ∕ EPPY x ∕ ∕ ∕ x ∕ ∕ x ∕ ∕ ∕ KETERANGAN ∕ HADIR x TIDAK HADIR 90.91% 9.09% 0 PERATUSAN KEHADIRAN 0
Hadir Tidak Hadir
PERANCANGAN PROJEK
Rekod Kedatangan
PERANCANGAN PROJEK
Kitaran PDCA
ACT
PLAN
DO
CHECK
•
Kenal pasti masalah/projek • Sebab masalah di pilih • Keadaan masalah • Kumpul/Analisis data • PenetapanAktiviti/Sasaran/Tema Projek
•
Pelaksanaan Pelan Tindakan • Menyimpan semua rekodmengenai tindakan
•
Pengawasan dan pemerhatian •Penilaian pencapaian•
Tindakan susulan • Analisa faedah • PenyeragamanBIL KATEGORI NUR ASYRAF MUIZ EPPY 1 PEMILIHAN MASALAH 2 MENGUMPUL DATA 3 ANALISA 4 PENYEDIAAN BAHAN 5 PELAKSANAAN
PERANCANGAN PROJEK
Carta Alir Matrik Agihan Tugas
BIL AKTIVITI PENGGUNAAN ALAT & TEKNIK ANALISA
P
Mengenalpasti Masalah Analisa Masalah
Brainstorming
Force Ranking & Matrik Rajah/Graf
Nur Mengumpul Data dan
Maklumat
Carta Semak & Laporan
Rekod Simpanan Asyraf
Kenalpasti Sebab Akibat
Analisa Sebab Akibat Rajah Tulang Ikan Muiz Cadangan Penyelesaian Brainstorming
Rajah Pokok Muiz
D
Percubaan danPenambahbaikan BrainstormingRajah/Graf AsyrafC
Pengawasan dan Pemerhatian Carta & JadualBorang Kaji Selidik Nur
A
Penambahan PengurusanPenyeragaman Proses & LatihanS.O.P EppyAHLI KUMPULAN
PURATA
BIL CIRI NUR ASYRAF MUIZ EPPY
1 Kerjasama 10 10 10 10 10 2 Penggunaan Komputer 9 9 9 9 9 3 Disiplin 8 8 8 8 8 4 Kefahaman 8 10 8 8 8.5 5 Penglibatan 10 10 8 8 9 6 Kepimpinan 9 7 7 7 7.5 7 Kreativiti 7 8 7 8 9 8 Pengurusan Masa 8 8 8 8 8 SKALA PENILAIAN
0 - 1 Lemah 2 - 3 Sederhana 4 - 5 Baik 6 - 7 Amat Baik 8 - 10 Cemerlang
PERANCANGAN PROJEK
Data Penilaian (Selepas)
BIL AKTIVITI TAHUN
2013 2014
Okt Nov Dis Jan Feb Mac Apr Mei Jun Jul
P
1 Mengenalpasti masalah
2 Memilih tajuk
3 Memilih & analisa punca
4 Mengumpul data sebelum
5 Cadangan penyelesaian
6 Mengumpul data
D
7 Analisa data
8 Tindakan pembetulan
9 Analisa pembetulan &
tindakan
C
10 Perbandingan data selepas
pembetulan
11 Menilai keputusan selepas
pembetulan
12 Mengawasi keputusan
A
13 Penyeragaman14 Pemantauan
PEMILIHAN PROJEK
PENJELASAN PROJEK
KENALPASTI PUNCA PROJEK
BIL MASALAH PENCADANG
1
Maklumat modul sukar diperolehi
ASYRAF
2
Pengurusan Rekod pengeluaran modul
kurang cekap
MUIZ
3
Inventori modul P&P perlu dikemaskini
MUIZ
4
Ruang penyimpanan modul terhad
ASYRAF
5
Pengurusan modul P&P kurang efisien
ASYRAF
6
Pengurusan pelupusan modul perlu
ditingkatkan
NUR
7
Penyampaian maklumat modul kurang
tepat
NUR
8
Ruang kerja terhad
EPPY
9
Hasil penjualan modul perlu direkodkan
EPPY
Nombor masalah
Segera Penting Ranking
1
7.14 8.09 12
7.05 7.77 33
7.5 7.64 24
7.05 7.41 65
7.5 7.27 46
7.09 6.86 87
7.14 7.5 58
7.09 7 79
6.73 7.18 9Sumber: 22 soalselidik diedarkan kepada staf iNED
PEMILIHAN PROJEK
Forced Ranking
S1_7.14; 8.09 S2_7.05; 7.77 S3_7.5; 7.64 S4_7.05; 7.41 S5_7.5; 7.27 S6_7.09; 6.86 S7_7.14; 7.5 S8_7.09; 7 S9_6.73; 7.18 6.6 6.8 7 7.2 7.4 7.6 7.8 8 8.2 6.6 6.7 6.8 6.9 7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 P e n ti n g Segera
B I L MASALAH Bahagian Terlibat Tahap Kes Tinggi (T) Tahap Kes Sederhana (S) Tahap Kes Rendah (R)
1 Maklumat modul sukar diperolehi PKSPP
2 Pengurusan Rekod pengeluaranmodul kurang cekap PKSPP
3 Inventori modul P&P perludikemaskini PKSPP
4 Ruang penyimpanan modul terhad PKSPP
5 Pengurusan modul P&P kurangefisien PKSPP
6 Pengurusan pelupusan modul
perlu ditingkatkan PPP&ICT
7 Penyampaian maklumat modulkurang tepat PPP&ICT
8 Ruang kerja terhad BKZ18
9 Hasil penjualan modul perlu
direkodkan BKZ18
PEMILIHAN PROJEK
Tahap Masalah
• SPECIFIC
•Tajuk yang dipilih mestilah jelas dan khusus
• MEASURABLE
•Masalah boleh diukur dengan kekerapan ia berlaku
• ACHIEVABLE
•Masalah boleh diselesaikan dan memberi faedah
• REALISTIC
•Masalah sebenar yang berlaku di Jabatan
• TIME BOUND
•Boleh dilaksanakan dalam jangkamasa perancangan
BIL MASALAH S M A R T KEPUTUSAN
1
Maklumat modul sukar diperolehi/
/
/
/ /
DITERIMA2
Pengurusan Rekod pengeluaran modulkurang cekap
/
x
/
/ x
DITOLAK
3
Inventori modul P&P perlu dikemaskinix
/
x
/ x
DITOLAK4
Ruang penyimpanan modul terhadx
/
x
x /
DITOLAK5
Pengurusan modul P&P kurang efisien/
x
x
/ x
DITOLAK6
Pengurusan pelupusan modul perluditingkatkan
x
x
x
/ x
DITOLAK
7
Penyampaian maklumat modul kurangtepat
x
x
/
/ x
DITOLAK
8
Ruang kerja terhad/
/
x
x x
DITOLAK9
Hasil penjualan modul perlu direkodkanx
/
x
/ x
DITOLAKPEMILIHAN PROJEK
Kaedah SMART
Tahap
Aktiviti
Jawatan
Masa
Standard
Proses
1 Isi borang kehadiran Pelajar - 2 minit 2 Semak senarai
modul Pelajar - 3 minit
3 Isi borang
permohonan modul Pelajar - 5 minit 4 Terima borang
permohonan Kerani - 2 minit
5 Edarkan modul Kerani 4 jam 3 minit 6 Rekodkan maklumat Kerani 3 hari 5 minit 7 Kumpul maklumat Kerani 5 hari 1 hari 8 Sediakan laporan Pegawai
eksekutif 5 hari 3 hari Jumlah masa Proses 13 hari 4 jam 4 hari 20 minit
mengambil masa
PEMILIHAN PROJEK
Pembuktian Masalah
Senarai
kehadiran
Borang
pengambilan modul
34PEMILIHAN PROJEK
Pembuktian Masalah
Data
Excell
MASALAH
KETERANGAN
Maklumat
modul
sukar
diperolehi
WHAT
Kesulitan menentukan rekod inventori terkiniWHY
Bilangan Modul yang banyak; proses kerja yangkurang jelas dan efektif
WHERE
Bahagian Pengurusan ModulRuang Penyimpanan modulWHEN
Bila maklumat diperlukan;Penentuan ruang penyimpanan modul
WHO
Bila maklumat diperlukan oleh: 1.Pengarah
2.Timbalan Pengarah 3.Ketua Pusat Pengajian
4.Staf Pusat Kualiti, Sumber Pengajaran & Pembelajaran
5.Pelajar
HOW
Borang Pengeluaran Modul diisi secara manual; data dimasukkan secara manual dalam fail inventori
(Excel); dikemaskini data inventori mengikut program
PEMILIHAN PROJEK
Kajian – 5W +1H
BIL TEMA A B C D E JUMLAH MARKAH x5 x4 x3 x2 x1
1 Penambahbaikan pengurusan modulP&P 5 3 2 2 1 48
2
Peningkatan pengurusan rekod data dan inventori yang lebih cekap dan berkesan
1 1 2 2 1 20
3 Penambahbaikan pengagihan dan
pengemaskinian 1 2 3 2 2 29
4 Penambahbaikan perkhidmatan staf
yang mesra pelanggan 1 2 1 2 2 32
ASPEK meningkatkan mutuA: perkhidmatan B: menjimatkan kos jabatan C: meningkatkan produktiviti perkhidmatan D: meningkatkan kepuasan pelanggan E: meningkatkan imej jabatan SKALA PENILAIAN 1 - 5
Tajuk Masalah NAME Tajuk Projek NAME Tema Projek NAME
PEMILIHAN PROJEK
Masalah, Projek, Tema
LATAR BELAKANG
MASALAH
iNED melakukan agihan modul kepada pelajar ePJJ semasa: 1. Hari Pendaftaran Pelajar
Baru iNED
2. Hari Seminar (Kelas) hujung minggu (Ahad)
3. Hari Bekerja (Isnin – Jumaat)
Semasa agihan modul pelajar e-PJJ perlu: 1. mengisi borang pengambilan modul
2. membawa bersama salinan slip pendaftaran kursus
3. membawa bersama salinan slip yuran pengajian
Pelajar juga perlu mengisi rekod kehadiran di dalam fail kehadiran semasa berurusan di kaunter modul (Semasa Hari Seminar Ahad /Hari Bekerja/Hari Pendaftaran Pelajar Baru iNED)
WHAT Kesulitan menentukan inventori modul terkini WHY
Bilangan Modul yang banyak; proses kerja yang kurang jelas dan efektif
WHERE
Berlaku di Ruang Penyimpanan, Bahagian Pengurusan Modul
WHEN
Bila maklumat diperlukan; penentuan ruang penyimpanan modul
WHO
Bila maklumat diperlukan oleh: Pengarah, Timbalan Pengarah,Ketua Pusat Pengajian, Staf PKSPP, Pelajar
HOW
Proses kerja dilakukan secara manual; Borang; kemasukan dan kemaskini data inventori mengikut program HOW MANY Bilangan pelajar
Tajuk Projek
Memudahkan
pencarian
maklumat
modul P&P
PENJELASAN PROJEK
Kajian – 5W + 2H
Organisasi
(iNED)
mendapatkan maklumat inventori modul mendapatkan kuantiti modul keluar menentukan ruang penyimpanan modulPelanggan
(Pelajar)
menunggu lama untuk mendapatkan modul mengisi borang pengambilan modul dengan tulisan tanganmengisi helaian log kehadiran pelajar di Kaunter Modul
Staf
(PKSPP)
mencari maklumat inventori modul menjejak kuantiti modul keluar membantu pihak pengurusan membuat keputusanKENALPASTI PUNCA
Agihan dan Rekod
1. Kos 2. database 3. Kepuasan pelanggan 4. Piagam Pelanggan Mengurangkan pertindihan tugas dan penggunaan alat tulis Memastikan data terkini direkodkan konsistent dengan pihak ICT Meningkatkan kepuasan pelanggan Mematuhi piagam pelanggan jabatan
KENALPASTI PUNCA
Justifikasi
• PERATUSAN REKOD INVENTORI MODUL YANG RENDAH
• REKOD INVENTORI MODUL YANG KURANG BERKUALITI
• PENYAMPAIAN MAKLUMAT YANG KURANG EFEKTIF
• PIHAK PENTADBIRAN SUKAR MEMBUAT KEPUTUSAN DALAM PENGURUSAN MODUL
ISTILAH
PENERANGAN
iNED
Institut Pendidikan Neo
P&P
Pengajaran & Pembelajaran
PKSPP
Pusat Kualiti, Sumber Pengajaran &
Pembelajaran
iMIR
iNED Module Inventory Record
ICT
Information & Communication
Technology
KENALPASTI PUNCA
Terminologi
ANALISA PUNCA PROJEK
OBJEKTIF PROJEK
SASARAN PROJEK
ANALISA PUNCA
Proses Inventori Modul
Kemasukan
data
Kemaskini
inventori
Laporan
inventori
Punca
46Senarai Kedatangan Pelajar Y Rekodkan maklumat TAMAT 20 min/pelajar Borang Pengambilan Modul MULA Status Modul •Semak senarai modul
ANALISA PUNCA
Proses Kemasukan Data
N
ANALISA PUNCA
Rajah Ishikawa 1
BAHAN MANUSIA KAEDAH PERSEKITARAN ALAT (MESIN) KAUNTER KOMPUTER Tulisan Malas Tidak Peka Terlupa Ramai Bilangan sikap Tulisan Bilangan Banyak Cakar ayam PELAJAR BORANG BUKU LOG ruang sempit sistem tiada Pelajar sikap bilangan tulisan 48ANALISA PUNCA
Kemungkinan
FAKTOR
PUNCA
PENEMUAN
SUMBER
KEPUTUSAN
Manusia Pelajar: Tulisan Bilangan Sikap
Tulisan cakar
ayam, Bilangan ramai Terlupa, Malas
Tidak peka, Hantar wakil
Pemerhatian Fail Inventori
Modul DITOLAK
Bahan Buku Log: Bilangan Tulisan Bilangan banyak Tulisan cakar ayam Fail Inventori Modul DITOLAK Kaedah Borang: Manual Borang pengambilan modul, Slip pembayaran Slip pendaftaran kursus
Borang diisi secara manual Pemerhatian DITERIMA Alat Sistem (Komputer) Tiada sistem berkomputer Pemerhatian Fail Inventori Modul DITERIMA Persekitaran Kaunter Ruang sempit Pemerhatian DITOLAK
ANALISA PUNCA
Rajah Ishikawa 2
KAEDAH ALAT (MESIN) KOMPUTER Pelajar sikap bilangan BORANG sistem tiada tulisan 50ANALISA PUNCA
Paling Mungkin
PUNCA PALING MUNGKIN ANALISIS KEPUTUSANBorang:
Pelajar
WHAT Sukar dibaca
DITERIMA WHY Tulisan, bilangan dan sikap
WHERE Kaunter Modul
WHEN Semasa merekodkan data pengeluaran modul
WHO Pelajar iNED
HOW Borang diisi secara manual
Alat:
Komputer
WHAT Tiada sistem untuk merekod
DITERIMA WHY Kurang kemahiran
WHERE Kaunter Modul
WHEN Maklumat diperlukan WHO Staf, pihak pengurusan
BIL
PUNCA PALING MUNGKIN
KEKERAPAN
1
Bilangan Modul
6,127
2
Bilangan Pelajar Semester 1
523
3
Bilangan Modul Semester 1
1560
4
Bilangan Kod Kursus Semester 1
3
5
Bilangan Program
11
6
Bilangan worksheet dalam Excel
11
Jumlah
8,235
Sumber : Mohd Asyraf Zullkefle
Tempoh : Februari hingga Mei 2014
ANALISA PUNCA
Semakan Sebelum
PUNCA MASALAH CADANGAN PENYELESAIAN STRENGTH (KELEBIHAN) S WEAKNESS (KEKURANGAN) W OPPORTUNITY (PELUANG) O THREAT (HALANGAN) T KEPUTUSAN (KAEDAH) Borang Pelajar Tulisan Sikap Bilangan Mendapatkan data pelajar dari unit ICT
Maklumat diperolehi tepat dan mudah dibaca Kemahiran membaca data yang diperolehi Menjimatkan kos operasi Kerjasama dari unit ICT
DITERIMA (ALAT) Komputer Sistem Merekabentuk sistem pengkalan data Proses kerja mudah dan cepat Kemahiran merekabentuk sistem Meningkatkan kemahiran staf Sikap staf DITERIMA
CADANGAN KEBAIKAN KEBURUKAN KEPUTUSAN PENCADANG
Bertukar daripada manual kepada sistem berkomputer
Proses merekod cepat dan maklumat mudah dicapai Sistem perlu dikemaskini dan menganggu tugas jika terdapat masalah teknikal DITERIMA ASYRAF Bertukar daripada penggunaan helaian log kepada sistem berkomputer
Proses merekod lebih efisien dan cekap
Proses merekod perlu dikemaskini sentiasa
DITERIMA MUIZ
ANALISA PUNCA
Keberkesanan
• MERINGKASKAN PROSES
PENGELUARAN MODUL
• MEREKABENTUK SISTEM
PENGELUARAN MODUL
• MENINGKATKAN KUALITI KERJA
PROJEK
Sasaran
MENYALURKAN MAKLUMAT YANG TEPAT DAN
CEPAT MEWUJUDKAN 80% REKOD INVENTORI MODUL MEMANTAPKAN SISTEM REKOD INVENTORI MODUL YANG BERKUALITI 56
KELULUSAN PROJEK
CADANGAN PENYELESAIAN
Kelulusan projek
Surat
CADANGAN PENYELESAIAN
Rajah Pokok 1 - Borang
Objektif penyelesaian Cadangan penyelesaian Tindakan Punca dikenalpastiCADANGAN PENYELESAIAN
Rajah Pokok 2 - Komputer
Objektif penyelesaian Cadangan penyelesaian Tindakan Punca dikenalpasti Memudahkan merekod data pelajar Menwujudkan sistem Merekabentuk sistem mengekstrak data pelajar Sistem Tiada kemahiran Sikap 60Cadangan
Tindakan
Tujuan
Mendapatkan data
pelajar dari unit ICT
Mohd Asyraf
Abdul Muiz
•Mengelakkan tulisan tidak
dapat dibaca
•Mengelakkan kerja
berulang
Mewujudkan Sistem
Berkomputer
Mohd Asyraf
PM Peridah
•Meminimakan data entri
•Proses merekod data yang
efisien dan efektif
CADANGAN PENYELESAIAN
Carta Perbatuan
BIL TINDAKAN -TINDAKAN Jun Julai PENYELARASAN TINDAKAN
1 2 3 4 1 2 3 4
1. KAJI SEMULA PROSES
KERJA Muiz
2. MERANGKA DRAF
PROSES Eppy
3. PEMBANGUNAN SISTEM Asyraf
4. UJI CUBA SISTEM Asyraf
5. TAKLIMAT DEMO SISTEM
KEPADA STAF Nur
CADANGAN PENYELESAIAN
Kajian
KAEDAH
PENJELASAN
WHAT
Mewujudkan sistem berkomputer
WHERE
Pusat Kualiti, Sumber Pengajaran & Pembelajaran
WHO
Kumpulan NAME
WHY
Memantapkan rekod inventori modul
WHEN
Pada Ogos 2014
HOW
Membangunkan sebuah sistem rekod
HOW
CADANGAN PENYELESAIAN
iMIR
CADANGAN PENYELESAIAN
Penjelasan sistem iMIR
Memudahkan
pencarian dan
rekod modul yang
keluar masuk dari
inventori
Merekodkan
Inventori Modul
Pengajaran &
Pembelajaran iNED
secara sistematik
melalui kaedah
sistem berkomputer
*Mudah *Cepat
* Senang
66PELAKSANAAN PROJEK
PENYERAGAMAN PROJEK
MULA TAMAT Unit ICT: Maklumat Pelajar Paparan Bangunkan sistem Rekod
PELAKSANAAN PROJEK
Proses Mendapatkan Data
PELAKSANAAN PROJEK
Carta Aliran Sebelum
Senarai Kedatangan Pelajar Y Rekodkan maklumat TAMAT 20 min/pelajar Borang Pengambilan Modul MULA Status Modul •Semak senarai modul N TAMATStatus Modul N Y Masukkan No ID Pelajar Kemaskini TAMAT 2 min/pelajar Maklumat Pelajar Tambah MULA