9
2.1 Teori Umum
2.1.1 Sistem Informasi
Menurut (R.Kelly Reiner & Casey G.Cegielski, 2012, p. 7) sistem informasi atau biasa disebut Management Information System (MIS) berkaitan dengan perencanaan, pengembangan, manajemen dan penggunaan teknologi informatika untuk membantu setiap tugas-tugas yang berkaitan dengan proses bisnis dan manajerial. Sistem informasi meliputi pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, analisa dan penyebaran informasi untuk tujuan tertentu.
Menurut (Shouhong Wang & Hai Wang, 2012, p. 13) sistem informasi yaitu koleksi dari orang-orang, teknologi informasi, sumber-sumber informasi dan aktivitas yang terorganisir untuk mencapai tujuan yang jelas dalam bisnis organisasi.
Berdasarkan teori diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen.
2.1.2 ERP
Menurut (Rainer, Cegielski, & Prince, 2014, p. 324) Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) di desain untuk memperbaiki kekurangan komunikasi antara area fungsional di Sistem Informasi. Sistem ERP memperbaiki masalah yang terintegrasi dalam area fungsional dengan database yang sama. Dengan alasan ini, sistem pakar ERP sangat meningkatkan produktivitas organisasi. Sistem ERP mengadopsi pandangan bisnis proses untuk keseluruhan organisasi untuk mengintegrasikan perencanaan, manajemen, dan menggunakan semua sumber daya, menggunakan platform perangkat lunak dan database.
Menurut (Bernard, 2012, p. 133) ERP Solution dipasarkan oleh vendor sebagai salah satu cara untuk meningkatkan interoperabilitas aplikasi dan mengurangi duplikasi fungsi. Berdasarkan seringnya kemampuan dari “modul”, ERP yang pada dasarnya suite aplikasi, ditawarkan oleh vendor yang sama untuk menciptakan kemampuan untuk perusahaan besar. ERP
Solutions dapat digunakan untuk finance, marketing, human resources, payroll dan accounting, dan supply chain management, yang dimana semuanya dapat saling berhubungan untuk lingkungan yang relatif stabil untuk berbagi informasi. Ketika ERP menyelesaikan tujuannya dalam
Enterprise Architecture (EA), mereka gagal dalam menyediakan
perencanaan, dokumentasi dan pengambilan keputusan yang mendukung bahwa EA ini bermaksud untuk pengembangan dan pemeliharaan. Dan juga secara normal, ERP tidak dapat mendukung semua persyaratan aplikasi enterprise (yaitu, office automation, finance and accounting, product line support, executive decision-making, e-mail). Liputan yang luas ini tidak melengkapi persyaratan komponen adalah salah satu kekurangan dari solusi ERP. Yang dimana program EA dapat mengatasi dengan menetapkan standar untuk mengintegrasi modul ERP dengan aplikasi lain.
Berdasarkan teori diatas dapat disimpulkan bahwa, ERP berfokus dalam mengintegrasikan modul dan meningkatkan potensial proses bisnis. ERP menyediakan berbagai kebutuhan vendor dan dapat dengan mudah di sesuaikan berdasarkan permintaan customer, Sistem ERP memfasilitasi kelancaran arus informasi di seluruh lapisan organisasi untuk meningkatkan kinerja rantai pasokan dan mempercepat proses bisnis dalam suatu organisasi.
2.1.2.1 Manfaat ERP
Menurut (Rainer, Cegielski, & Prince, 2014, p. 326) sistem ERP dapat menghasilkan manfaat bisnis yang signifikan untuk organisasi. Manfaat utama terbagi menjadi beberapa kategori berikut: • Organizational flexibility and agility. Seperti yang Anda lihat,
sistem ERP memecah banyak mantan Departemen dan fungsional Silo proses bisnis, sistem informasi dan sumber daya informasi. Dengan cara ini, mereka membuat organisasi lebih fleksibel, tangkas dan adaptif. Organisasi karena itu dapat merespon dengan cepat terhadap perubahan kondisi bisnis dan memanfaatkan peluang bisnis baru.
• Decision support. Sistem ERP menyediakan informasi penting pada kinerja bisnis di bidang fungsional. Informasi ini secara
signifikan meningkatkan kemampuan manajer lebih baik, dan banyak mengambil keputusan yang tepat.
• Quality and efficiency. Sistem ERP mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis organisasi, yang menghasilkan peningkatan yang signifikan dalam kualitas produksi, distribusi, dan layanan pelanggan.
Menurut (Shouhong Wang & Hai Wang, 2012, p. 88) Manfaat dari sistem ERP telah dianjurkan dan dilaporkan oleh ERP vendor dan konsultan. Manfaat ini secara umum membantu performa sebelum implementasi dari sistem ERP, dan memperbaiki produktivitas dan profitabilitas dari hosting organisasi.
2.1.3 SAP
SAP AG didirikan pada tahun 1972 oleh 4 orang mantan karyawan IBM. Memiliki kantor pusat yang bertempatan di Walldorf, Jerman yaitu kota kecil yang berdekatan dengan Universitas Heidelberg menjadikan para lulusan dari universitas tersebut menjadi sumber karyawan utama bagi SAP.
Sejak didirikan, SAP AG telah memperlihatkan upaya pengembangan dan pemasaran yang signifikan pada software aplikasi standard melalui sistem R/2 untuk aplikasi mainframe dan sistem R/3 untuk teknologi client/server terbuka. Keberhasilan SAP AG dalam membuat paket standar / standard package yang dapat dikonfigurasi dalam beberapa area dan di adaptasikan sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan menjadikan SAP AG sebagai vendor dari software aplikasi standar terkemuka di dunia.
Nama SAP merupakan singkatan dari Systems, Applications and Products in Data Processing. SAP adalah sebuah software enterprise resource planning (ERP) yang pada saat ini digunakan oleh organisasi atau perusahaan besar untuk mendukung aktifitas bisnis mereka.
2.1.3.1 Modul-modul dalam SAP
Menurut (Monk, Bret Wegner & Ellen, 2013, p. 29) sistem SAP terdiri dari beberapa modul dasar yang terintegrasi sehingga dapat mendukung jalannya proses bisnis dalam suatu perusahaan. Modul-modul dasar yang disediakan dalam SAP antara lain:
1. Material Management (MM)
Modul ini berfungsi untuk mengelola persediaan dan pembelian bahan baku dari pemasok.
2. Sales and Distribution (SD)
Modul ini mempunyai fungsi untuk mengatur dan mengelola kegiatan operasional dalam suatu perusahaan yang berkaitan dengan Customer Order seperti sales process, shipping, dan billing.
3. Human Capital Management (HCM)
Modul ini berfungsi untuk membantu proses perekrutan karyawan, pelatihan, manajemen waktu, dan proses pembayaran gaji karyawan.
4. Financial Accounting (FI)
Modul ini berfungsi untuk mencatat dan mengelola seluruh transaksi kedalam buku besar.
5. Controlling (CO)
Modul ini digunakan oleh pihak manajemen internal dalam melakukan analisis biaya sehingga menghasilkan laporan keuangan yang berguna bagi perusahaan.
6. Quality Management (QM)
Modul ini berfungsi untuk mengatur dan mencatat proses kontrol kualitas seperti inspeksi produk.
7. Production Planning (PP)
Modul ini berfungsi untuk mengelola informasi produksi seperti perencanaan dan penjadwalan kegiatan produksi. 8. Asset Management (AM)
Modul ini berfungsi untuk membantu perusahaan dalam mengelola fixed asset (mesin, pabrik, tanah) dan yang berhubungan dengan depresiasi.
9. Plant Maintenance (PM)
Modul ini berfungsi untuk mengatur pemeliharaan dan perbaikan terhadap sistem dan sumberdaya perusahaan secara teknis.
10. Project System (PS)
Modul ini berfungsi untuk membantu proses perencanaan dan pengontrolan suatu proyek seperti pemesanan item serta biaya yang diperlukan dalam suatu proyek.
Gambar 2.1 Modul-Modul pada Sistem SAP Sumber : Monk & Wagner (2013)
2.2 Teori Khusus
2.2.1 SAP Accelerated Implementation Program (ASAP)
Menurut (Pandhi, 2011, pp. 1-2) Implementasi SAP roadmap adalah sebuah proses standar yang disediakan SAP AG untuk kelancaran implementasi SAP yang disebut ASAP Roadmap. ASAP Roadmap terdiri
dari lima tahap: (1) Project Preparation, (2) Business Blueprint, (3) Realization, (4) Final Preparation, and (5) Going Live and Support.
Gambar 2.2 ASAP Sumber: (Pandhi, 2011)
1. Project Preparation – Dalam tahap ini dari ASAP Roadmap, pengambil keputusan mendefinisikan tujuan jelas dari suatu proyek dan proses pengambilan keputusan yang efisien. Di sini, proyek organisasi berperan mendefinisikan ruang lingkup pelaksanaan hingga selesai.
2. Business Blueprint – pada fase ini, ruang lungkup pelaksanaan SAP didefinisikan dan terbuatnya Business Blueprint. Blueprint adalah dokumentasi rinci dari persayaratan pelanggan.
•Tujuan dan Cakupan
Tujuan dari tahap ini adalah untuk menjelaskan bagaimana perusahaan menjalankan proses / kegiatan saat ini, dan untuk menentukan persyaratan pelaksanaannya atas dasar kebutuhan masa depan. Untuk mencapai tujuan tersebut, analisis komprehensif yang menjelaskan bisnis organisasi, menggambarkan bagaimana fungsi proses saat ini, dan menentukan fungsi yang disediakan oleh sistem yang telah ada dapat diselesaikan. Setelah itu, praktek usaha yang ditentukan dan fungsi tersebut dibandingkan dengan yang disediakan oleh sistem ERP. Selain itu, platform yang ada dan aplikasi yang ditentukan, interface untuk dikembangkan dibuat jelas, persyaratan untuk migrasi data ditetapkan, dll. Pada tahap blueprinting, wawancara rinci dibuat dengan para eksekutif perusahaan, manajer
dan karyawan penting lainnya. Pada akhir wawancara ini, poin-poin berikut harus dijelaskan oleh konsultan:
− Bisnis perusahaan
− Bagaimana perusahaan beroperasi − Elemen kritis dari bisnis
− Proses yang diinginkan − Persyaratan bisnis dan fungsi − Ruang lingkup implementasi − Resiko implementasi
Pada fase akhir ini, Dokumen Blueprint dibuat. Dokumen ini berisi: − Fungsi saat ini
− Fungsi yang akan datang setelah implementasi ERP
− Fungsi dari software ERP yang beroperasi saat ini dan yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis di masa depan
− Ruang lingkup implementasi
− Struktur organisasi yang diperlukan untuk implementasi ERP
− Gaps
− Potensi resiko
•Menjelaskan Struktur Organisasi
Definisi dan desain struktur organisasi adalah salah satu keputusan utama dalam langkah ini. Struktur organisasi didasarkan pada proses bisnis dan memiliki dampak yang signifikan pada cara bagaimana ERP-sistem dikonfigurasi untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Struktur organisasi perusahaan memiliki karakteristik tertentu. Pertama, dapat ditentukan bahwa struktur tersebut memainkan peran utama dalam operasi dan kontrol ERP. Selain itu, ia menyediakan data fundamental dan arsitektur fungsional di dalam konteks sistem ERP. Sifat yang dasar tetapi fleksibel dari struktur ini memungkinkan struktur organisasi yang berbeda untuk menangani bidang-bidang fungsional tertentu seperti keuangan dan pembelian. •Administrasi Proyek
Pada langkah ini, seminar pelatihan dan kursus diadakan. Dengan ini seluruh tim proyek berpartisipasi dalam seminar pelatihan tingkat I
dan tingkat II, yang berlangsung baik di pusat pelatihan atau yang disediakan oleh perusahaan. Kursus pelatihan tingkat I menghabiskan waktu satu sampai dua hari dan pada umumnya merupakan pengenalan sistem dan teknologi. Seminar-seminar ini diadakan untuk tim proyek.
Pelatihan tingkat II, di mana anggota mengkhususkan diri di daerah dan peran mereka dalam menggunakan sistem dan mempelajari kompetensi inti; menghabiskan waktu yang lebih panjang daripada level I, yakni tiga sampai lima hari. Pelatihan ini berfokus pada masalah teknis seperti bagaimana sistem ini dikelola dan bagaimana melakukan operasi produksi yang diandalkan.
•Administrasi
Pada langkah ini, strategi untuk maintenance front-ends dikembangkan. Semakin ada front-ends, semakin strategi tersebut harus direncanakan dengan hati-hati. Disarankan untuk membuat jadwal di mana masa adaptasi yang terdapat front-ends dengan standar sistem yang diberikan.
Selain itu, peningkatan dari front-ends ke versi baru harus ditentukan. Sambungan jarak jauh dengan cabang dan karyawan di lapangan juga harus diperhatikan. Pada saat yang sama, pelatihan bagi pengguna harus direncanakan. Jika platform front-end yang dikembangkan melalui implementasi, maka pengguna harus dilatih tentang platform baru. Para pengguna harus memiliki penghubung untuk permasalahan dan pertanyaan-pertanyaan mereka. Perusahaan dapat menetapkan untuk setiap departemen seorang karyawan sebagai penghubung, yang berurusan dengan masalah selama implementasi, menjawab pertanyaan dan bekerja sebagai anggota tim proyek.
•Ketersediaan Sistem
Sebuah strategi untuk backup data dalam sistem ERP harus dikembangkan untuk setiap skenario yang berkaitan dengan situasi kerusakan karena hardware atau software. Oleh karena itu, dalam langkah ini hal itu bekerja sama dengan konsultan teknis dan ditetapkan bagaimana dan kapan data akan di backup. Dengan ini
alat yang diperlukan untuk backup dipilih sesuai dengan maximum system downtime. Di sini dapat memiliki dua jenis gangguan, yaitu downtime yang direncanakan dan yang tidak direncanakan. Downtime yang direncanakan adalah saat ketika seluruh sistem akan ditutup untuk maintenance. Downtime yang tidak direncanakan terjadi karena kegagalan hardware atau software.
•Keamanan
Ketika sistem mengalami pengembangan yang digunakan dalam langkah ini, panduan keselamatan harus digunakan untuk dapat mengambil langkah proteksi yang dibutuhkan. Langkah-langkah yang berurusan dengan kedua ancaman internal dan eksternal seperti akses yang tidak sah. Pada tahap ini, remote connection juga di set ke sistem ERP. Untuk menggunakan sistem online ERP, router juga harus di-install. Kontrol router apakah pengguna terhubung dari IP tertentu dan port yang diizinkan untuk mengakses jaringan.
3. Realization – Tujuan dari tahapan ketiga adalah mengkonfigurasi sistem. Konfigurasi dilakukan dalam dua langkah: konfigurasi dasar dan konfigurasi akhir.
•Simulasi
Simulasi terdiri dari konfigurasi, playbacks dan tugas-tugas lainnya. Pertama, konfigurasi dari perancangan awal dilakukan oleh konsultan. Konfigurasi ini diwujudkan atas dasar ketentuan business blueprint, dan mencakup sekitar 80% dari proses organisasi dan praktik bisnis sehari-hari. Setelah konfigurasi ini telah selesai, demonstrasi pemutaran dilaksanakan. Melalui demonstrasi ini hal itu ditujukan pada manajer yang dipilih dan end-users yang terlibat dengan proses implementasi. Pada akhir demonstrasi ini, sistem harus dibawa ke final configuration.
•Validasi
Validasi terdiri dari konfigurasi, prosedur proses bisnis dan dokumentasi end-user. Melalui kegiatan konfigurasi ini memastikan bahwa semua kebutuhan telah dikonfigurasi. Konfigurasi ini meliputi 20% sisa dari proses organisasi dan praktik bisnis sehari-hari. Dalam
validasi, prosedur proses bisnis juga dibuat. Prosedur ini dapat digunakan untuk pelatihan, sebagai template awal untuk pembuatan dokumentasi pada akhir pelatihan, dan sebagai referensi dokumentasi. Pada akhir validasi, kualitas dokumentasi end-user yang memungkinkan sebuah pelatihan yang efektif harus dikembangkan. •Unit dan pengujian integrasi
Dalam prakteknya, tidak mungkin bahwa bisnis software diluncurkan tanpa kegiatan pengujian yang mendetail. Di sisi lain, pengujian sistem ERP yang terintegrasi bukan merupakan tugas yang mudah. Pada akhir kegiatan ini, pertanyaan-pertanyaan berikut harus dijawab:
− Apakah operasi bisnis didukung oleh proses yang telah dibuat? − Apakah kinerja perangkat lunak sesuai dengan konfigurasi dan
harapan?
− Apakah interaksi dari sistem ERP dengan sistem eksternal sesuai dengan harapan?
− Apakah kriteria kinerja terpenuhi untuk proses bisnis yang berbeda?
•Administrasi proyek
Dalam kerangka administrasi proyek, dukungan untuk produksi dan cut-over telah direncanakan. Rencana cut-over menjelaskan cara beralih dari sistem yang lama (legacy) ke sistem ERP. Ini harus direncanakan di awal fase hal ini untuk memastikan bahwa semua persiapan untuk cut-over dibuat dan semua anggota tim siap dalam waktu yang telah direncanakan untuk itu. Kemudian, rencana cut-over dikendalikan oleh manajer proyek dan disetujui oleh manajemen. Dalam konteks ini help desk merupakan komponen yang sangat mendasar, karena pengguna pasti akan memerlukan bantuan dalam penggunaan langsung. Pada fase ini, kunjungan tim proyek pelatihan level III setelah level II.
•Administrasi
Jaringan front-end untuk produksi (penggunaan langsung) dan penyebaran front-ends untuk pengguna yang dibuat dalam tahap implementasi. Ini adalah cara terbaik untuk mempersiapkan
penggunaan langsung, karena dengan ini sistem produksi hampir sepenuhnya dilaksanakan. Setelah front-end untuk semua pengguna telah di-install dan dikonfigurasi, hal tersebut harus diamankan dan diuji bahwa GUI atau fungsi Session Manager secara benar.
•Ketersediaan sistem
Dengan penyebaran server produksi Anda hampir siap untuk penggunaan langsung. Oleh karena itu, dalam langkah ini persetujuan terakhir dan pengaturan untuk breakdown harus disiapkan. Untuk masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh perusahaan itu sendiri, Anda memerlukan bantuan software atau hardware vendor.
•Keamanan
Mengenai keamanan, langkah-langkah diambil bagi kedua jaminan kualitas dan sistem produksi, karena mereka ditempatkan dalam langkah ini. Protokol dan pedoman untuk mengamankan sistem produksi yang dikembangkan dalam fase ini dan didokumentasikan dalam panduan untuk operasi sistem. Selain itu, ditetapkan siapa yang dapat mengubah hak akses untuk membuat pengguna. Administrator otorisasi dan pemilik proses bisnis yang bertanggung jawab atas tugas-tugas mengenai konsep otorisasi.
4. Final Preparation – tujuan dari fase ini untuk menyelesaikan persiapan akhir yang dimana sistem ini akan go-live. Fase ini termasuk testing, user training, system management, and cut over activities dan persiapan untuk go-live.
5. Going Live and Support – Selama fase ini, sesi awal pertama harus diadakan, dimana para ahli SAP menganalisis sistem infrastruktur secara teknis. Tujuannya adalah untuk memastikan fungsi sistem semulus mungkin.
2.2.2 Sales and Distribution
Menurut ( George W. Anderson, 2011, p. 2) Modul SD (Sales and Distribution) merupakan modul penting yang diperlukan untuk menjual dan mengelola proses penjualan. SD menyediakan banyak informasi yang
berkaitan dengan pemasaran, tren penjualan perusahaan, dan sebagainya. Pengguna SD bisa mengakses data produk, strategi pemasaran, pesanan penjualan, harga, dan lead time untuk memfasilitasi penjualan dan aktivitas pemasaran. Informasi ini secara online, dan real-time dapat digunakan untuk melayani pelanggan yang ada dan untuk lebih meningkatkan loyalitas pelanggan. Perjanjian tentang harga, tanggal pengiriman, dan kuantitas pengiriman semua didukung dalam modul ini.
Gambar 2.3 Order Processing Sumber : SAP AG (2006)
Menurut (Magal, S R & Word, J, 2012, p. 149) ada 4 Fulfillment process steps (sales and distribution):
• Presales activity
Aktivitas ini biasanya dipicu oleh customer, seperti request for quotation (RFQ), yang hasilnya adalah quotation yang akan dikirim kepada customer.
• Sales order processing
Aktivitas ini merupakan proses pembuatan dokumen internal yang berisi informasi mengenai order dari customer.
• Shipping
Shipping merupakan aktivitas yang dilakukan untuk persiapan dan pengiriman barang. Shipping process dipicu ketika ada order yang sudah jatuh tempo atau sudah ditentukan waktu pengirimannya untuk dikirimkan.
• Billing
Billing dibuat dengan tujuan untuk membuat beberapa variasi dokumen, seperti invoice untuk barang dan jasa maupun memo debet dan kredit.
• Payment
Payment merupakan tahapan akhir dalam fulfillment process, yaitu menerima pembayaran yang dilakukan oleh customer. Pembayaran yang dilakukan akan berpengaruh terhadap customer account.
2.2.2.1 Sales Process
Menurut (Mulyadi, 2011, p. 202) kegiatan penjualan terdiri dari penjualan barang dan jasa, baik secara kredit, ataupun tunai. dalam transaksi penjualan kredit, jika order pelanggan telah terpenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Dalam transaksi penjualan secara tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli, jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli.
2.2.2.2 Pricing
Menurut (Philip Kotler , 2013, p. 71) ) menyatakan “Harga adalah jumlah uang yang dibebankan untuk produk atau jasa atau jumlah nilai yang customer tukarkan yang memiliki manfaat untuk menggunakan produk atau jasa.”
2.2.3 Project System
Menurut (D. Suresh, A. Sivakumar, 2015, pp. 8-9) ) Project System adalah bagian dari SAP Solution untuk Project dan Portofolio Management. Project System membantu pengguna untuk mengatur proyek secara keseluruhan, dari mengatur struktur, membuat rencana- rencana terperinci, menjalankan dan menyelesaikan proyek. Karena kuatnya integrase financial dan logistic core dalam proses keseluruhan dalam suatu organisasi, Project system dapat diandalkan untuk digunakan dalam proyek yang besar dan kompleks seperti construction, production, maintenance, investment atau cost project di segala industri.
2.2.3.1 Work Breakdown Structure (WBS)
Menurut Aisha Momoh&Rajkumar Roy (2008, p.94) WBS adalah sebuah project management tool. Hal ini didefinisikan sebagai penghitungan semua aktivitas kerja dalam penyempurnaan hirarkis detail yang mengatur pekerjaan yang harus dilakukan menjadi tugas yang dapat dikelola dengan singkat dengan input yang dapat diukur, output, schedules, dan tanggung jawab yang diberikan. Sebuah WBS juga digunakan untuk penetapan biaya proyek. Sebuah proyek kompleks dibuat dapat dikelola dengan terlebih dahulu memecahnya menjadi komponen individu dalam struktur hirarki, yang dikenal sebagai Work Breakdown Structure. Mendefinisikan struktur seperti pekerjaan yang dapat diselesaikan secara independen dari tugas-tugas lain, memfasilitasi alokasi sumber daya, tugas tanggung jawab, dan pengukuran dan pengendalian proyek.
2.2.4 Fit/Gap Analysis
2.2.4.1 Pengertian Fit/Gap Analysis
Menurut Hoffman dan Bateson (2006, p.334) mendefinisikan bahwa fit/gap Analysis adalah suatu alat yang digunakan untuk mengetahui mengenai kondisi aktual yang sedang berjalan di perusahaan tersebut, untuk kemudian diperbandingkan dengan sumber daya perusahaan tersebut. Hal tersebut dilakukan agar dapat mengetahui apakah suatu perusahaan sudah bergerak diproses bisnisnya secara optimal untuk memaksimalkan kinerja perusahaan tersebut. Laporan fit/gap yang dihasilkan secara khusus menggambarkan perbedaan. Proses fit/gap mengevaluasi kebutuhan pengguna untuk proyek dan mengidentifikasi beberapa gap dalam fungsionalitas sekarang lawan menggunakan fungsionalitas penuh yang disediakan modulmodul perangkat lunak. Alternatives akan akan disediakan ketika gap dalam fungsionalitas ditemukan. Beberapa gap akan disetujui dengan perubahan pada proses bisnis, custom report atau customization perangkat lunak Fit/Gap analysis dapat dilihat melalui beberapa perspektif, yaitu :
• Organisasi (sumber daya manusia) • Arah bisnis perusahaan
• Proses bisnis perusahaan • Teknologi informasi
Tujuan fit/gap analysis, yaitu untuk:
• Memastikan bahwa perangkat lunak memenuhi kebutuhan semua proses bisnis sekarang
• Mengumpulkan persyaratan (requirement) dari perusahaan dan melakukan analisis terhadap kesenjangan (gap) yang ditemukan dalam mendukung persyaratan tersebut.
• Mengidentifikasi tampilan penting untuk menangkap
• Mengidentifikasi permasalahan keperluan perubahan kebijakan 2.2.4.2 Ranking Requirement
Requirement harus diidentifikasikan ke dalam tingkat prioritas mereka. Ini mengijinkan tim proyek dan sponsor tim untuk memastikan semua protes bisnis kritis yang diakomodasi selama implementasi sistem baru. Ranking setiap kebutuhan biasanya disediakan menggunakan dokumen kebutuhan proyek. Berikut mengidentifikasi kode-kode yang digunakan dalam kolom rank laporan analisis fit/gap :
• H (High / Kebutuhan Penting), yaitu kebutuhan yang kritis, penting untuk operasi dan tanpa hal tersebut organisasi tidak dapat berfungsi, hal tersebut juga meliputi kebutuhan pelaporan eksternal dan internal.
• M (Medium / Kebutuhan Penambah Nilai), yaitu kebutuhan yang jika dipenuhi, akan meningkatkan proses bisnis secara signifikan, kebutuhan ini biasanya kurang kritis untuk bisnis organisasi, tetapi jika dipenuhi akan memberikan keuntungan biaya signifikan pada organisasi.
• L (Low / Kebutuhan yang Diinginkan), adalah kebutuhan yang baik untuk dimiliki dan hanya akan menambah nilai kecil ke proses
bisnis dan mungkin dipertemukan melalui workaround ata perubahan proses bisnis.
2.2.4.3 Tingkat Kesesuaian
Tahap selanjutnya dalam tahap analisis fit/gap adalah menentukan tingkat kesesuaian di antara kebutuhan pengguna dan perangkat lunak. Berikut ini akan diuaraikan kode-kode yang digunakan dalam menentukan tingkat kesesuaian untuk analisis fit/gap:
• F (Fit), artinya kebutuhan secara penuh dipenuhi oleh perangkat lunak.
• G (Gap), artinya perangkat lunak tidak memenuhi semua kebutuhan ini. Comment adalah deskripsi dari kondisi perusahaan yang sedang berlangsung.
• P (Partial Fit), artinya perangkat lunak memiliki fungsionalitas yang memuaskan kebutuhan user.
2.2.4.4 Gap Resolution
Pada saat gap telah diidentifikasi, maka alternatif akan dibuat serta solusi direkomendasikan untuk mengatasi gap tersebut. Ada beberapa cara untuk mengatasi gap seperti melakukan perubahan proses bisnis, merancang lingkungan bisnis, melakukan perubahan/pengembangan fungsi dari aplikasi. Sehingga, perlu dilakukan beberapa pendekatan untuk mencari resolusi dari adanya gap tersebut, yaitu:
• Package Work-around Tim proyek melakukan identifikasi berbagai alternatif-alternatif untuk memenuhi kebutuhan dengan proses bisnis yang ada.
• Membuat bisnis sesuai dengan Package Jika package work-around tidak mungkin dilakukan, maka tim akan merekomendasikan untuk melakukan perubahan proses bisnis dan mengeliminasi gap yang terjadi.
• Customization sebagai upaya terakhir Strategi yang dipilih jika harus melakukan customization adalah dengan membangun fungsionalitas di luar teknologi yang digunakan dan memisahkan package dibandingkan melakukan perubahan pada package. Pengertian customization adalah melakukan perubahan pada aplikasi yang memerlukan campur tangan staf pengembangan, atau beberapa perubahan yang dapat berdampak kurang baik untuk kemampuan upgrade pada aplikasi yang akan datang.
Menurut (Dejan & Andrej, 2013, p. 324) Fit / gap analysis adalah suatu metodologi atau pendekatan dimana proses, fungsi, dan sistem yang ada pada perusahaan dibandingkan, dievaluasi, dan dilakukan list down agar dapat mengatahui kesesuaian (fit) dan kesenjangan (gap). Fit / Gap analysis merupakan alat yang membantu perusahaan dalam membandingkan performa saat ini dengan performa kebutuhan perusahaan yang potensial. Fit and gap analysis didasari oleh dua kondisi yaitu keadaan terpenuhi dan keadaan potensial. Dengan melakukan analisa fit dan gap perusahaan diharapkan mampu memaksimalkan performa yang ada hingga menuju ke potensi dan sumber daya yang seharusnya dapat dipenuhi. Tujuan dari Fit/Gap Analysis antara lain:
1. Mengumpulkan persyaratan dari perusahaan.
2. Langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization) yang diperlukan.
3. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan.
4. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi Best Practice.
5. Mengidentifikasikan permasalahan yang membutuhakan perubahan kebijakan.
2.2.5 Event-Driven Process Diagram
Menurut (Pavel Sedlak & Jitka Komarkova, 2011) Event-driven process chain (EPC Diagram) adalah diagram spefikasi dalam mengelola aspek yang terdapat dalam proses. Sebuah proses yang ditentukan dengan cara menggunakan diagram EPC, menurut bagian-bagian berikut:
Tabel 2.1 Event-Driven Process Diagram
Form Nama Deskripsi
Function Bagian dasar yang
menentukan apa yang harus dilakukan dalam proses.
Events Menggambarkan situasi
sebelum dan/atau setelah melakukan function. Function dilakukan karna keterkaitan yang dihasilkan oleh Events. Dengan kata lain, events dapat mewakili output condition dari suatu function dan mengakibatkan input condition di activity lainnya.
V AND Ketika dua Events/ Function
terjadi.
V OR Satu Event/ function AND/OR
events lainnya/ ketika
functions terjadi.
XOR XOR Exclusive OR baik dari sebuah
events/ sebuah function OR events lainnya/ ketika function terjadi.
Dynamic Connector/Logical
Connectors
Konektor yang digunakan
untuk mengubungkan
activities dan events.
Resource Unit Resource unit dapat
meng-input data sebagai dasar dari functions, atau output data yang diproduksi oleh function.
