Bidang Ilmu Kesehatan Tipe Penelitian Kolaboratif
EKSECUTIVE SUMMARY
PEMERINTAH KABUPATEN BANYUWANGI
BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH
KABUPATEN BANYUWANGI
ANALISA TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP SISTEM
INFORMASI PUSKESMAS BANYUWANGI (SIMPUSWANGI)
BERBASIS COBIT 4.1 DI KABUPATEN BANYUWANGI
Tim Peneliti : Eka Mistiko Rini, M.Kom
Moh. Nur Shodiq, S.T. Dedy Hidayat Kusuma, S.T.
POLITEKNIK BANYUWANGI 2012
2
ABSTRAK
Peranan tata kelola teknologi informasi (Information Technology Governance) tidaklah diragukan lagi dalam pencapaian tujuan suatu organisasi yang mengadopsi TI. Tata Kelola TI yang pada intinya adalah bagaimana memanajemen penggunaan TI agar menghasilkan Keluaran yang maksimal dalam organisasi, membantu proses pengambilan keputusan dan membantu proses pemecahan masalah. Begitu juga pada sektor kesehatan, dalam upaya penyelenggaraan pelayanan kesehatan juga dibutuhkan penerapan teknologi informasi. Jaringan sistem pelayanan tersebut memerlukan sistem informasi yang saling mendukung dan terkait, sehingga setiap kegiatan dan program kesehatan yang dilaksanakan dan dirasakan oleh masyarakat dapat diketahui, dipahami, diantisipasi dan dikelola dengan sebaik-baiknya dan lebih cepat. Agar menjamin bahwa tata kelola TI dimanfaatkan dengan baik, maka diperlukan pengaturan dan arahan kegiatan TI dalam mencapai keseimbangan yang efektif antara mengatur resiko dan monitoring. Untuk melaksanakannya, manajemen perlu mengidentifikasikan kegiatan terpenting. Untuk mendukung kebutuhan manajemen tersebut, digunakanlah pedoman manajemen dengan COBIT yang telah secara khusus mengidentifikasi pengaturan TI. Pada penelitian ini akan dilakukan analisa tatakelola teknologi informasi pada SIMPUSWANGI untuk optimalisasi penggunaan simpus tersebut. Sehingga harapan untuk mencapai tata kelola TI yang baik dalam lingkungan Dinas Kesehatan khususnya dapat tercapai.
3
BAB I PENDAHULUAN
Kementerian Kesehatan telah membangun sistem informasi yang disebut Sistem Informasi Kesehatan Nasional (SIKNAS) yang melingkupi sistem jaringan informasi kesehatan mulai dari kabupaten sampai ke pusat. Namun demikian, dengan keterbatasan sumberdaya yang dimiliki, Sistem Informasi Kesehatan Nasional belum berjalan sebagaimana mestinya. Permasalahan utama timbul dari Sumber daya manusia dengan latar belakang pendidikan yang beragam dan kompetensi teknis yang tidak sesuai, yang merupakan salah satu kendala dalam hal alih informasi agar terjadi penguasaan teknis. Hal ini tentunya juga memberikan beban berat pada Puskesmas sebagai ujung tombak dalam pelayanan kesehatan. Tantangan semakin besar akibat pola penyebaran penduduk yang mengikuti kondisi alam. Sehingga tidak heran jika ada Puskesmas di Banyuwangi yang ada di balik hutan atau di puncak gunung. Bahkan untuk mencapai Puskesmas Siliragung, terletak di sebelah barat daya dekat dengan perbatasan Kabupaten Jember bagian selatan. Perjalanan untuk mencapai Puskesmas siliragung tersebut membutuhkan waktu kurang lebih tiga jam dengan perjalanan dengan mobil.
Dengan berbagai pertimbangan termasuk untuk meningkatkan pelayanan Puskesmas, diperlukan media transfer informasi dan komunikasi antara DinKes dan Puskesmas yang berada diseluruh wilayah Banyuwangi. Dengan mengharapkan proses integrasi data kesehatan yang lebih cepat dan akurat, DinKes Banyuwangi akhirnya pada Tahun 2009 mengagas pengembangan dan implementasi Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (Simpus) Banyuwangi. Meskipun di Banyuwangi sudah terpasang sistem informasi tersebut, tetapi masih ada kendala-kendala dalam pelaksanaanya. Oleh karena itu, pelaksanaan kebijakan dan manajemen kesehatan dalam hal penggunaan sistem informasi Puskesmas Banyuwangi belum optimal. Berikut merupakan kendala dalam penggunaan sistem informasi Puskesmas menurut DINKES Banyuwangi, diantaranya adalah,
1. Belum optimalnya jumlah SDM untuk pengelolaan administrasi keuangan berbasis SIKD (2 orang); 2. Belum optimalnya pemanfaatan e-reporting di Puskesmas menggunakan SIMPUS (50%);
3. Masih rendahnya pelaporan dan validitas cakupan indikator SPM dari Puskesmas (60%); 4. Belum dimanfaatkannya teknologi informasi yang telah tersedia dimasing-masing Puskesmas.
Salah satu upaya untuk peningkatan dan pengembangan mengenai Manajemen Kesehatan dan Informasi Kesehatan, yaitu mempertinggi ekspektasi terhadap luaran dan manfaat Teknologi informasi (TI), antara lain: pengurangan waktu dalam penyampaian layanan/informasi, peningkatan layanan/validitas, fungsional dan kemudahan penggunaan serta perbaikan secara terus menerus yang dilakukan dengan biaya yang seminimal mungkin.
Keberadaan Tata Kelola TI menjadi bagian yang tak terpisahkan dalam mendukung kesuksesan Tata Kelola Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) Banyuwangi di Dinas Kesehatan Banyuwangi. Tata kelola TI menjamin perbaikan yang terukur secara efektif dan efisien dari proses bisnis
4
yang terkait dengan TI. Teknologi Informasi (TI) perlu dikelola dengan mengacu pada contoh yang baik (best practise) dan kerangka kerja pengelolaan Proses TI. Pengelolaan tersebut dilakukan untuk memastikan bahwa informasi dalam perusaan dan teknologi informasi yang terkait telah mendukung Tujuan Bisnis, sumber daya yang digunakan secara bertanggung jawab dan resiko TI yang dikelola dengan tepat.
Salah satu kerangka kerja yang mendasari tata kelola untuk mendefinisikan strategi dan kontrol TI adalah COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology). COBIT merupakan suatu model standar yang menyediakan dokumentasi best practice tata kelola TI yang dapat membantu pihak manajemen dan pemakai untuk menjembatani kesenjangan antara resiko bisnis, kebutuhan kontrol, dan permasalahan teknis.COBIT dikenal sebagai best practice dalam membangun framework kontrol dan IT audit baik diadopsi sebagian maupun seluruhnya. Sebanyak 56% responden perusahaan di Indonesia mengatakan bahwa COBIT merupakan standard yang digunakan untuk melakukan audit IT Governance (Sumber: Sharing Vision, Juni 2007). Oleh karena itu dirasa COBIT 4.1 merupakan kerangka kerja yang tepat digunakan untuk menilai tata kelola sistem informasi Puskesmas yang ada diBanyuwangi.
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Menganalisa tatakelola sistem informasi yang sedang berjalan.
2. Menganalisa tingkat sasaran pengendalian (Control Objective) pada aktivitas pengelolaan unit TI. 3. Menentukan tingkat kematangan (maturity level) pada sistem informasi Puskesmas Banyuwangi. 4. Memberikan rekomendasi tata kelola TI yang sesuai dengan strategi bisnis dan tujuan Dinas Kesehatan
Banyuwangi berdasarkan tingkat kematangan sistem (maturity level) sesuai dengan COBIT 4.1 untuk mengoptimalkan penggunaan simpuswangi
Manfaat Penelitian 1. Bagi institusi
a. Dengan adanya analisa tata kelola TI pada simpuswangi ini, institusi disini khususnya bapeda ikut berperan dalam pengembangan sistem informasi kesehatan melalui penelitian-penelitian, sesuai yang tercantum dalam Renstra DinKes Banyuwangi
b. Dengan adanya penelitian ini diharapkan penggunaan simpuswangi pada Puskesmas diseluruh area Banyuwangi dapat meningkat, dan Puskesmas yang berada jauh dari pusat kota dapat menikmati sharing informasi, sehingga disparitas area di Banyuwangi ini menjadi berkurang. 2. Bagi Dinas Kesehatan
a. Menganalisa penggunaan sistem informasi yang ada diPuskesmas seluruh Banyuwangi, sehingga dapat dimanfaatkan dengan optimal agar pelayanan pada masyarakat makin efisien dan efektif.
5
b. Sebagai bahan acuan dan pertimbangan untuk melakukan pemeliharaan dan pengembangan simpuswangi di seluruh Puskesmas Banyuwangi sehingga perencanaan program kesehatan lebih berorientasi pada masyarakat.
c. Sebagai informasi dan bahan pertimbangan yang bermanfaat bagi Dinas Kesehatan Banyuwangi dalam menentukan kebijakan program terkait dengan simpuswangi
d. Dengan adanya penelitian ini, diharapkan transfer informasi yang ada diseluruh Puskesmas Banyuwangi bisa terlaksana dengan lancar dengan mengoptimalkan simpuswangi yang telah tersedia.
6
BAB II PROSEDUR PENELITIAN 2.1. Tahapan penelitian
Tahapan yang dilakukan dalam penelitian kali ini adalah sebagai berikut: 1. Identifikasi masalah
Dari uraian permasalahan yang telah dikemukakan diatas, maka usulan penelitian untuk menganalisa tata kelola TI pada simpuswangi sangat diperlukan. Analisa ini digunakan untuk mengukur tingkat kematangan (maturity level) dari simpuswangi. Hasil analisa tata kelola TI pada simpuswangi tersebut, akan digunakan sebagai acuan pemberian rekomendasi kepada Dinas Kesehatan Banyuwangi mengenai kelemahan dan penyebab belum optimalnya penggunaan simpuswangi diseluruh Puskesmas Banyuwangi. Pemberian rekomendasi ini bertujuan agar nantinya setelah rekomendasi dari penelitian ini benar-benar dijadikan acuan oleh DinKes dalam mengupayakan penggunaan simpuswangi, maka harapanya adalah simpuswangi diseluruh Puskesmas Banyuwangi menjadi lebih optimal. Rekomendasi tata kelola TI juga dibuat guna menjamin bahwa TI selaras dengan tujuan serta sasaran fungsi bisnis yang ada di dinas kesehatan Banyuwangi, sehingga kinerja TI menjadi optimal dan patuh terhadap regulasi yang berlaku.
Diharapkan dengan tata kelola yang baik ini dapat meningkatkan kualitas pelayanan khususnya di bidang kesehatan dengan memanfaatkan ilmu pengetahuan dan teknologi serta kearifan lokal. Karena dengan adanya pengelolaan teknologi informasi yang baik akan berdampak pada kinerja dinas kesehatan, khususnya pada Puskesmas yang terdapat diBanyuwangi. Penggunaan simpuswangi pada sebagian besar Puskesmas di Banyuwangi juga akan berdapmak pada penurunan/pengurangan disparitas area. Karena dengan adanya sistem informasi ini, Puskesmas yang mempunyai jarak paling jauh dari pusat kota pun dapat berbagi (share) data dan informasi dengan mudah dan lancar.
2. Merumuskan masalah
Dari uraian dalam pendahuluan, dapat diidentifikasi permasalahan yaitu Bagaimana menganalisa Tata Kelola Teknologi Informasi Terhadap Sistem Informasi Puskesmas Banyuwangi (Simpuswangi) dengan kerangka kerja Cobit 4.1 untuk pemberian rekomendasi penggunaan simpuswangi ?
Batasan Masalah
a) Metode analisa tata kelola TI yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan kerangka kerja COBIT 4.1
b) Fokus utama analisa Tata Kelola TI dengan kerangka kerja COBIT 4.1 adalah dalam lingkup
Resource management
c) Jumlah responden disetiap Puskesmas meliputi:
i. Operator/pengguna Simpuswangi di Puskesmas berjumlah 1 unit, yaitu Poli Umum/BP ii. Penanggungjawab Simpuswangi di Puskesmas berjumlah 1 orang, yaitu kepala Puskesmas
7 3. Menentukan populasi dan sample
Pada penelitian ini, sampel yang digunakan adalah 45 Puskesmas. Jumlah responden yang diambil sebanyak 93 (sembilan puluh tiga) responden, yang terdiri dari:
a. Sejumlah 1 responden dari koordinator sistem informasi Puskesmas Banyuwangi dari dinas kesehatan pusat kabupaten Banyuwangi.
b. Sejumlah 2 responden dari pengelola sistem informasi Puskesmas Banyuwangi dari dinas kesehatan kabupaten Banyuwangi.
c. Sejumlah 45 responden dari Koordinator Simpuswangi Puskesmas (dalam hal ini adalah kepala Puskesmas masing-masing wilayah)
d. 45 responden dari user/BP Puskesmas (administrator simpuswangi).
4. Menyusun Instrumen Kuesioner
Dalam melakukan analisa tatakelola pada penelitian ini menggunakan kuesioner. Kuesioner disusun dan dikelompokan berdasarkan proses, setiap proses dibagi menurut level, pada setiap level di sajikan butir-butir pertanyaan yang bersifat enclose. Indikator pernyataan dalam kuesioner disesuaikan dengan domain COBIT 4.1 yang terkait dengan fokus area penelitian dalam hal ini adalah resource manajemen. Proses-proses pendukung tata kelola TI untuk area resource management berdasarkan Cobil 4.1 adalah PO2, PO3, PO4, PO7, AI3, AI5, DS1, DS3, DS6, DS9, DS11, DS13, ME4
Penentuan Fokus Area Tata Kelola TI disesuaikan antara tujuan dasar dari penelitian ini yaitu pengelolaan sumberdaya. Proses-proses yang didefinisikan dalam kerangka kerja Cobit, yaitu yang terkait dengan pengoptimalan investasi yang dilakukan dan pengelolaan secara tepat dari sumber daya TI yang kritis mencakup: aplikasi, informasi, infrastruktur, dan Sumber Daya Manusia SDM, dan Isu kunci area ini berhubungan dengan pengoptimalan pengetahuan dan infrastruktur.
Resource management mencakup:
a) Aplikasi, meliputi aplikasi sistem informasi Puskesmas Banyuwangi
b) Informasi, meliputi informasi tentang data kesehatan dan penyakit penduduk sekitar Puskesmas c) Infrastruktur, meliputi perangkat keras dan lunak yang digunakan dilingkungan Puskesmas untuk
mendukung simpuswangi
d) Sumber Daya Manusia SDM meliputi sumber daya manusia yang terkait dengan penggunaan simpuswangi.
DomainCobIT
Dalam kerangka kerja COBIT, terdapat empat domain untuk melakukan pengukuran yaitu PO (plan and organize), AI (Acquire and Implement), DS (delivery and support), dan ME(monitoring and evaluation).
8 5. Mengumpulkan data
Teknik pengumpulan data yang digunakan untuk menganalisa tata kelola TI pada penelitian kali ini dilakukan dengan wawancara langsung kepada responden. Wawancara adalah suatu metode yang digunakan untuk mengumpulkan data, dimana peneliti mendapatkan keterangan atau pendirian secara lisan dari seseorang sasaran penelitian (responden). Enumerator datang langsung kelokasi dalam hal ini adalah Puskesmas untuk melakukan wawancara. Wawancara dilakukan dengan memberikan kuesioner dan mengajukan pertanyaan. Enumerator mendapingi responden dalam menjawab pertanyaan pada kuesioner sehingga pertanyaan yang tidak dipahami responden menjadi jelas.
6. Mengolah dan menyajikan
Supaya perbaikan dalam tata kelola TI dapat berjalan dengan baik, maka harus diketahui dan dievaluasi kondisi yang terjadi saat ini. COBIT 4.1 menyediakan kerangka kerja untuk mengidentifikasi sejauh mana tata kelola dalam organisasi telah berjalan. Penilaian tata kelola tersebut untuk mengetahui tingkat kematangan teknologi informasi yang diterapkan saat ini. Tingkat kematangan/kedewasaan sebagai pengelompokan dari level kedewasaan yang dimulai dari nol atau belum tersedia (non-existent) hingga level lima teroptimasi (optimised). Model untuk menilai tingkat kedewasaan terdapat pada gambar berikut ini.
Legenda simbol: Lengenda Angka:
Status perusahaan sekarang Rata-rata industri
Target perusahaan
0 – proses tidak dilakukan sama sekali 1 – proses tidak terorganisasi dan ad hoc 2 – proses mengikuti pola regular
3 – proses didokumentasi dan dikomunikasikan 4 – proses dimonitor dan diukur
5 – praktek yang baik diikuti dan terotomatisasi Proses pengolahan data yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Pengolahan data kualitatif hanya dilakukan pada pengolahan tingkat maturity
b. Pengolahan tingkat kematangan dilakukan pada masing-masing proses untuk setiap responden. Dilakukan dengan mempertimbangkan jumlah level, jumlah kuisener pada masing-masing level dan proses normalisasi.
9 7. Analisa data
a. Untuk memperoleh gambaran tata kelola saat ini, analisis dikembangkan dengan cara mensintesakan hasil-hasil yang terkumpul melalui kuesioner.
b. Kesenjangan antara yang diperoleh saat ini dengan yang dituju merupakan indikator dalam dalam rumusan rekomendasi perbaikan tata kelola.
10
BAB III HASIL PENELITIAN Sistem Informasi Manajemen Puskesmas
Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (Simpus) adalah sebuah sistem informasi kesehatan yang khusus dirancang untuk membantu pelayanan kesehatan di Puskesmas. Sebagai sebuah sistem informasi, Simpus menyediakan berbagai fasilitas pencatatan, monitoring dan pelaporan semua kegiatan pelayanan kesehatan di Puskesmas. Simpuswangi adalah nama Sistem Informasi Manajemen Puskesmas berbasis web yang digunakan oleh Dinas Kesehatan Banyuwangi. Sistem ini mengintegrasikan sistem informasi yang ada di Dinas Kesehatan Kabupaten Banyuwangi dengan Puskesmas yang ada. SIMPUS ini terdiri atas berbagai modul yaitu: Admin Sistem (manajemen user), Loket, Poli BP/umum, Poli Gigi, Lab/Radiologi, Apotek, Poli KIA, UGD, Rawat Inap, Kegiatan Luar Gedung/UKM, Pojok Gizi, Pelayanan KB, Manajemen Aset, dan Kepegawaian.
Penerapan Aplikasi Simpuswangi.
Dalam pelaksanaan simpuswangi yang lancar, akan sangat membantu dinas kesehatan dan Puskesmas, diantaranya:
1) Mempermudah proses pelayanan kesehatan. 2) Membakukan prosedur dan standar pelayanan.
3) Mendapatkan data dan informasi yang sahih atau valid dari setiap Puskesmas.
4) Secara online dan seketika, saling terhubung untuk dilakukan pemantauan dan segera diambil tindakan jika terjadi suatu hal yang berkaitan dengan kesehatan masyarakat disuatu area.
5) Mengurangi beban kerja petugas Puskesmas dan Dinas Kesehatan dalam hal pengolahan data.
Pada kenyataannya hanya 50% dari seluruh Puskesmas yang telah menerapkan simpus untuk membantu proses pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Hal ini diantaranya disebabkan oleh aplikasi simpus yang tidak sederhana, kurangnya kemampuan SDM dalam memahami bidang TI, tidak adanya kesadaran individu terhadap pentingnya tatakelola TI terutama penggunaan simpuswangi untuk membantu mempermudah proses pelayanan, tidak adanya kendali dan control untuk penggunaan simpuswangi serta pelatihan pelatihan yang kurang menjadikan individu menjadi kurang memperhatikan masalah tatakelola TI.
Salah satu contoh Puskesmas yang menerapkan tatakelola TI dan menggunakan aplikasi simpus untuk proses pelayanan kesehatan kepada masyarakat adalah Puskesmas Mojopanggung. Pada Puskesmas ini, pendaftaran pasien di loket telah memanfaatkan teknologi barcode, sehingga pasien dating tidak perlu menghabiskan waktu yang lama dalam mencari data pasien. Pasien yang dating hanya menunjukkan kartu pasien dan operator tiket tinggal memeriksa kartu dengan barcode scanner kemudian data pasien langsung tampil. Operator tinggal menanyakan diagnose pasien untuk mengarahkan pasien untuk melakukan
11
pemeriksaan kesehatan lebih lanjut. Setelah itu, pasien dating ke poli tujuan untuk melakukan pemeriksaan. Setelah melakukan pemeriksaan kemudian pasien langsung menuju apotik untuk pengambilan obat jika diberikan resep oleh tenaga medis, jika tidak maka pasien langsung pulang.
Kondisi seperti ini sangat menguntungkan pasien yang tidak perlu menghabiskan waktu lama untuk mengantri diloket pendaftaran. Dari sisi Puskesmas, tidak perlu melakukan pembuatan laporan dan jika akan melakukan analisa data tidak perlu dilakukan secara manual, semua telah tersedia pada program simpus. Saat ini para personel Puskesmas sangat bergantung pada aplikasi simpus, jika terjadi pemadaman PLN dan simpus tidak jalan maka personel Puskesmas sangat kebingungan untuk melakukan pelayanan. Backup telah dilakukan secara rutin, sehari sekali setelah proses pelayanan kesehatan Puskesmas selesai. Backup ini sangat menguntungkan bila terjadi kerusakan data pada server simpus. Perawatan telah dilakukan secara teratur sehingga permasalahan pada hardware menjadi berkurang. Telah ada teknisi TI yang membantu pengelolaan TI sehingga dapat berjalan lancar.
Kendala yang dihadapi oleh Puskesmas mojopanggung adalah jaringan internet menggunakan mikrotik rusak dan tidak dapat dijalankan. Jaringan ini merupakan tanggungjawab dari pihak PDE selaku pihak penanggungjawab untuk melakukan perbaikan. Tetapi sampai saat ini belum ada penanganan sehingga e-reporting masih dilakukan secara manual yaitu diantarkan secara langsung ke Dinas Kesehatan. Puskesmas mojopanggung menginginkan data yang terpusat antara Puskesmas induk dan Puskesmas pembantu sehingga data dari Puskesmas pembantu menjadi terintegrasi.
Contoh lain yang menerapkan simpuswangi adalah Puskesmas Kabat. Keadaan di Puskesmas kabat saat ini adalah terjadinya duplikasi data pasien. Hal ini disebabkan oleh pasien yang tidak disiplin untuk membawa kartu anggota, jadi operator harus melakukan pencarian data. Terkadang data tersebut tidak ditemukan atau operator yang enggan melakukan pencarian. Jika pasien menunggu diloket untuk dilakukan pencarian datanya yang memerlukan waktu, pasien tersebut umumnya tidak sabar dan melakukan protes. Untuk mempersingkat waktu pasien di loket, maka operator mempunyai inisiatif sendiri yaitu melakukan pendaftaran ulang pasien, sehingga data yang dulu pernah tersimpan diabaikan. Kondisi seperti ini telah berlangsung sejak lama. Hal ini menimbulkan penumpukan data yang berpengaruh ukuran database menjadi besar dan menimbulkan akses jaringan bertambah lambat. Akses lama ini berpengaruh pada user lain sehingga jika akses secara bersamaan, maka waktu yang diperlukan menjadi lebih lama. Untuk menggunakan simpus harus bergantian karena jaringan yang sangat lambat. Hal ini menimbulkan kejadian lagi yaitu data pasien yang ada di BP tidak dimasukkan pada hari itu juga karena terlalu lama menunggu dan pasien yang kurang sabar. Keadaan seperti ini membuat petugas medis menjadi serba salah. Karena disamping melakukan tugasnya sebagai tenaga medis, juga harus melakukan input data pada aplikasi.
12
Alur pasien dari BP ke apotik dilakukan secara manual, jadi petugas medis menuliskan resep obat secara manual kemudian pasien membawa resep tersebut ke apotik untuk mengambil obat. Keadaan yang seharusnya terjadi, resep langsung diinputkan oleh petugas BP sehingga pihak apotik langsung menyiapkan obat yang diresepkan dan pasien tidak perlu membawa resep dari BP ke apotik.
System backup hanya dilakukan satu bulan sekali atau jika akan ada update aplikasi simpus karena data yang besar, sehingga untuk melakukan backup memerlukan waktu yang sangat lama. Kurangnya pelatihan juga menyebabkan penggunaan simpus tidak berjalan lancar. Tidak adanya monitoring dan pendampingan menjadikan tata kelola TI yang kurang baik seperti pada kondisi diatas.
Penilaian Tatakelola TI
PO2 – Menentukan Arsitektur Informasi : 2.3 PO3 – Menentukan arah teknologi : 2.2
PO4 – Menentukan proses IT, organisasi dan hubungannya : 2.2 PO7 – Mengelola Sumberdaya Manusia : 2.1
AI3 – Mendapatkan dan Memelihara infrastuktur teknologi : 2.5 AI5 – Menyediakan sumber daya IT : 3.2
DS1 – Menentukan dan mengelola tingkat layanan : 2.7 DS3 – Mengelola performa dan kapasitas: 2.5
DS6 – Mengidentifikasi dan mengalokasikan dana : 2.7 DS9 – Mengelola konfigurasi: 2.7
DS11 – Mengelola data : 2.8 DS13 – Mengelola operasi : 2.4
ME4 – Menyediakan tata kelola TI : 2.3 Rata-ratanilai yang diperoleh adalah 2.5
Dari hasil yang diperoleh menggambarkan bahwa Dinas Kesehatan telah menerapkan proses tata kelola yang baik tetapi pada prakteknya masih belum maksimal. Tata kelola TI tersebut masih berada pada kategori sedang yakni memiliki rata-rata 2,5 (repeatable but intuitive). Nilai ini menunjukkan bahwa proses bisnis telah berkembang pada tahap dimana prosedur serupa diikuti oleh orang yang berbeda dan melakukan tugas yang sama. Belum ada pelatihan dan komunikasi formal untuk prosedur standard dan tanggung jawab diserahkan pada individu. Terdapat suatu kepercayaan kepada individu untuk pengolahan proses bisnis, oleh karena itu menyebabkan seringnya terjadi kesalahan. Manajemen proses perubahan masih informal, perubahan yang terjadi belum terstruktur dan rawan kesalahan. Akurasi dokumentasi tidak konsisten dan hanya perencanaan dan
13
penilaian dilakukan sebelum perubahan terjadi. Belum ada rencana berkesinambungan, praktik layanan terus-menerus dilakukan tapi sukses bergantung pada individu. Monitoring yang dilakukan hanya sebatas pada proses pelayanan, bukan penerapan tatakelola TI.
Sistem informasi Puskesmas Banyuwangi sering mengalami perubahan, hal ini bertujuan untuk meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat. Perubahan tersebut terletak pada format pelaporan, field-field data yang bertambah, dan lain sebagainya. Jika terjadi perubahan maka tim dari Dinas Kesehatan harus melakukan update sistem informasi secara manual. Kendala yang dihadapi pada proses ini adalah infrastruktur khususnya jaringan internet yang belum bisa berjalan lancar pada semua Puskesmas. Instruktur untuk pendamping simpus terbatas, sehingga belum bisa menerapkan perubahan yang terjadi secara bersamaan.
Letak geografis tidak mempengaruhi penilaian tatakelola sistem informasi yang diterapkan. Tetapi letak geografis berpengaruh pada faktor penyampaian laporan yang selama ini masih dilakukan secara manual dengan cara mengantarkan langsung ke Dinas Kesehatan Banyuwangi karena jaringan internet yang tidak terkoneksi. Hal ini dikarenakan banyaknya Puskesmas yang mengalami kerusakan pada perangkat jaringan mikrotik. Dinas kesehatan tidak dapat berbuat banyak untuk permasalahan tersebut karena merupakan tanggung jawab dari Dinas PDE. Dengan simpuswangi yang merupakan sistem informasi berbasis web, jika penggunaannya sudah optimal, maka pengaksesan data dan laporan Puskesmas akan dapat berjalan lancar dan dapat diakses tanpa terbatas waktu. Jaringan internet terkait dengan tata letak geografis Puskesmas karena menggunakan jaringan mikrotik yang membutuhkan relay dan jarak yang tepat. Maka dari itu letak geografis mempengaruhi kecepatan perolehan data dari Puskesmas oleh Dinas Kesehatan Banyuwangi.
Selain dari hal sistem informasi, faktor lain yaitu masih kurangnya sumberdaya manusia yang khusus menangani masalah TI terutama Simpuswangi. Sehingga penerapan tata kelola TI masih belum dapat dilakukan secara optimal. Saat ini diperlukan adannya programmer untuk menangani masalah tersebut. Berikut ini adalah hasil analisa untuk penilaian tatakelola TI yang diterapkan pada Dinas kesehatan dan seluruh Puskesmas Banyuwangi.
14
BAB IV SIMPULAN
a. Tata kelola TI telah diterapkan pada lingkungan Dinas Kesehatan yang disesuaikan dengan rencana strategis perusahaan dan telah ada panduan teknologi informasi yaitu simpuswangi.
b. Kurang meratanya keterampilan dan kemampuan dalam bidang IT diseluruh Puskesmas.
c. Perlunya peningkatan dan kepedulian terhadap sistem informasi dari seluruh jajaran manajemen atas.
d. Belum adanya implementasi yang standard dan terstruktur dalam pengelolaan teknologi informasi.
e. Masih banyak kendala yang dihadapi terkait masalah infrastruktur dalam menghubungkan seluruh unit dalam jaringan infrastruktur teknologi informasi.
f. Perlunya pemeliharaan yang terencana dan terjadwal guna keberlangsungan penggunaan infrastruktur teknologi informasi.
g. Masih terdapat kendala pada aplikasi dimana belum adanya SOP simpuswangi untuk mendukung penggunaan sistem informasi secara optimal.
h. Pengembangan aplikasi yang kurang terkendali mengakibatkan keintegrasian data dan proses belum optimal.
i. Prosedur pengoperasian dan pemeliharaan infrastruktur TI belum ditetapkan secara menyeluruh.
j. Koordinasi kantor pusat dan Puskesmas dalam rangka pengoperasian, pemeliharaan dan pengembangan sistem informasi belum jelas.
Rekomendasi
Dari hasil penilaian yang dilakukan, untuk dapat meningkatkan penerapan tatakelola TI pada Dinas Kesehatan Banyuwangi umumnya diperlukan perbaikan dan peningkatan sumberdaya, diantaranya sebagai berikut.
1. Masalah Sumberdaya Manusia.
a) Menambahkan tenaga TI yang akan menangani permasalahan dibidang teknologi informasi pada Dinas kesehatan sebanyak tiga orang, dimana tenaga IT yang pertama adalah programmer yang khusus menangani perubahan(update) aplikasi simpuswangi, yang yang kedua menangani masalah infrastruktur TI di Puskesmas dan server pada DinKes yang ketiga pendamping operasional simpus.
15
b) Menyewa (outsourcing) tenaga TI untuk pendampingan. Dengan mekanisme kerjasama dilakukan kurang lebih selama 3 (tiga) bulan. Tenaga TI yang dibutuhkan berkisar lima orang, dimana seorang tenaga TI menangani 9 Puskesmas. Selama seminggu mendampingi 1 Puskesmas untuk operasional simpus dan penanganan masalah hardware, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk satu orang tenaga menangani 9 Puskesmas kurang lebih selama 9 minggu (2,1 bulan). Sisa waktu dapat dimanfaatkan untuk melakukan pemantauan terhadap operasional simpus di Puskesmas binaan masing-masing tenaga TI.
2. Melakukan perencanaan untuk pemeliharaan infrastruktur TI secara berkala dan rutin. Misalnya dengan menjadwalkan perawatan hardware secara rutin dengan jangka waktu 3 bulan sekali. Biaya yang diperlukan untuk perawatan 1 PC kurang lebih sebesar Rp. 50.000,- per 3 bulan.
3. Monitoring diperlukan untuk pengawasan kepatuhan terhadap pengelolaan simpus dan infrastruktur TI. Monitoring rutin dapat dilakukan oleh staf yang khusus bertanggungjawab menangani masalah Simpuswangi.
4. Perlu adanya penganggaran rutin untuk optimalisasi system informasi manajemen puskesmas baik untuk perawatan hardware, jaringan dan pengembangan Software. 5. Standar operasional prosedur (SOP) simpuswangi yang harus dilakukan
perubahan/update seiring dengan perubahan pada aplikasi modul Simpus yang digunakan sebagai acuan dalam operasional simpuswangi.
6. Segera melakukan pelatihan dan sosialisasi jika terdapat perubahan pada modul Simpuswangi.
7. Jaringan mikrotik yang menjadi tanggung jawab Dinas PDE segera ditangani.
8. Menggunakan backup otomatis untuk mengamankan data pada server yang ada disetiap puskesmas.
9. Untuk solusi permasalahan laporan yang tidak dapat dilakukan secara online dengan jaringan mikrotik yang ada, yaitu dengan memanfaatkan email menambahkan fasilitas import data laporan pada aplikasi simpus, sehingga kapasitas data yang dikirimkan tidak besar.
10. Untuk kendala simpus pada Puskesmas pembantu yang sebelumnya harus melakukan input data secara manual pada simpus di Puskesmas induk, solusinya adalah dengan menambahkan mergerdata. Mekanismenya dengan menambahkan fasilitas ekspor dan impor data pada simpus sehingga dapat dimanfaatkan untuk menggabungkan data dari
16
Puskesmas pembantu dengan Puskesmas induk. Hal ini akan meningkatkan akurasi data yang di inputkan.
11. Memanfaatkan penggunaan barcode untuk mempercepat proses pendafaran pasien. Data yang diinputkan juga lebih tepat dan informasi lebih akurat serta meningkatkan kinerja manajemen.
