BAB 3
RUANG LINGKUP INSTANSI
3.1 Sejarah Singkat SMA N. 1 Padang Tiji
Sekolah ini didirikan pada tahun 1987 yaitu pada tanggal 12 bulan November, sekolah ini pertama kali didirikan masih berstatus swasta dan menjadi negeri pada tahun 1989. Sekolah ini menjadi SMA satu-satunya yang ada pada kecamatan Padang Tiji Kabupaten Pidie yang pada saat itu sekolah ini masih dikepalai oleh Drs. Ridwan Abdullah.
Semenjak sekolah ini berdiri fasilitas yang ada masih sangat minim. Selama tiga tahun sekolah ini menjadi negeri maka barulah ada perubahan yang meningkat. Banyak fasilitas-fasilitas yang baru datang dari pemerintah pusat dan banyak juga bantuan dari pemerintah pusat untuk siswa-siswa yang kurang mampu.
Adapun lokasi SMA Negeri 1 Padang Tiji terletak pada jln. Medan - B.Aceh Km. 92 yang berada pada desa Pante Crung Tanjong.
Struktur organisasi perusahaan merupakan suatu bentuk perwujudan yang menunjukkan hubungan antara fungsi serta wewenang dan tanggung jawab, yang berhubungan satu sama lain dari masing-masing karyawan yang menduduki jabatan dalam suatu organisasi.
Struktur Organisasi Kepala sekolah
Wakil Kepala Sekolah
Sekretaris
Wakil Sekretaris
Bendahara
Wakil Bendahara
BAB 4
PERANCANGAN SISTEM
4.1 Rancangan Database
Perancangan struktur database adalah untuk menentukan file database yang digunakan field, tipe data dan ukuran data. Sistem ini dirancang dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dan didukung oleh database. Untuk software Visual Basic ini dapat membuat database yang sama dengan software lain, seperti Microsoft Access, Database, ODBC, dan Paradox. Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Dalam hal ini penulis memberikan struktur tabel database yang penulis gunakan untuk merancang sistem informasi kepegawaian, antara lain sebagai berikut:
Tabel 1. Golongan
No. Field Type Width Description
2. Ms_kerja Integer 4 Masa kerja
3. Gapok Currency 8 Gaji pokok
Tabel 2. Biodata Pegawai
No. Field Type Width Description
1. NIP Text 6 Nomor induk pegawai
2. Nm_peg Text 50 Nama pegawai
3. Jenkel Text 6 Jenis kelamin
4. Tgl_lahir Date 8 Tanggal lahir
5. T_lahir Text 30 Tempat lahir
6. Agama Text 11 Agama
7. Tgl_angkat Date 8 Tanggal pengangkutan
8. Pendidikan Text 5 Pendidikan
9. Kd_bid Text 4 Kode bidang studi
10 Jabatan Text 30 Jabatan
11. Almt Text 50 Alamat
12. Telp Text 12 Telepon
13. Gol Text 5 Golongan
Tabel 3. Penggajian Pegawai
No. Field Tipe Data Ukuran Keterangan
1. No_slip_gaji Text 4 Nomor slip penggajian
2. Tgl_gaji Date 8 Tanggal penggajian
3. NIP Text 8 NIP
4. Tunj_anak Currency 8 Tunjangan anak
5. Tunj_istri Currency 8 Tunjangan istri
6. Tunj_jabatan Currency 8 Tunjangan jabatan 7. Gaji_total Currency 8 Jumlah Gaji total
Tabel 4. Absensi Pegawai
No. Field Tipe Data Ukuran Keterangan
1. NIP Text 9 NIP Pegawai
2. Tgl_abs Text 30 Nama pegawai
Berikut ini adalah relasi antar tabel (database relationship) yang digunakan dalam pembuatan program.
Gambar 4.3 Relasi Antar Tabel
4.2 Rancangan Menu
Dalam hal ini penulis memberikan struktur menu dan submenu yang penulis gunakan untuk merancang sistem informasi kepegawaian, antara lain sebagai berikut: Penggajian No_slip_gaji Tgl_gaji NIP Tunj_anak Tunj_istri Tunj_jabatan Gaji_total Biodata NIP Nm_peg Jenkel Tgl_lahir T_lahir Agama Tgl_angkat Pendidikan Jabatan Almt Telp Gol Status Golongan Gol Ms_kerja Gapok Absensi NIP Tgl_abs Keterangan
Gambar 4.4 Menu Utama
Gambar 4.5 Menu File
Gambar 4.6 Menu Laporan
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
FILE LAPORAN KELUAR
SISTEM INFORMASIKEPEGAWAIAN
Laporan Biodata Pegawai
Laporan Penggajian Pegawai Perbulan Laporan Absensi Pegawai Perbulan
FILE LAPORAN KELUAR
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
Data Golongan Biodata Pegawai Absensi Pegawai Penggajian Pegawai
4.3 Flowchart Program
Flowchart Menu Utama
Gambar Flowchart Menu Utama Mulai
Tampilkan Menu Utama
Baca Menu Utama
File ? File A n y X Keluar ? y Stop n Laporan ? Laporan B n y
A
Baca Sub Menu
Bidang Studi ?
Golongan ?
Prosedur Bidang Studi
Prosedur Golongan A1 A2 n y y n Guru ? Prosedur Guru A3 y n Absensi ? Prosedur Absensi A4 y n Penggajian ? Prosedur Penggajian A5 y n
Flowchart Menu File
4.4.6 Flowchart Laporan
Gambar 4.24 Flowchart Menu Laporan B
Baca Sub Menu
Pil=1 ? Pil=2 ? n n Pil=3 ? n
Pil 1= Laporan Data Guru Per Bidang Studi Pil 2= Laporan Penggajian Guru Perbulan Pil 3= Laporan Absensi Guru Perbulan y Baca Kode
Bid.Studi Cetak Daftar Guru
y
Baca Bulan Cetak Laporan Penggajian Guru
y
Baca Bulan Cetak Laporan Absensi Guru
Gambar Flowchart Form Bidang Studi A1 Tampilkan Form Baca Proses Data Baru ? Cari Data ? Ketik Kode Ketemu ? Simpan ? Simpan Bidang Studi Batal ? n y y Hapus ? Hapus Data Edit ? Perbaiki Data S Keluar ? T n y Tampil Pesan Pengisian Data n Ketik Kode Ketemu ? Tampilkan Data Tampil Pesan S X Batalkan Proses Z Z n y y y n n Z y Z y n X Cari Kode Aktif Tombol Edit & Hapus n y n X Lengkap ? y Tampil Pesan n
Gambar Flowchart Form Golongan A2 Tampilkan Form Baca Proses Data Baru ? Cari Data ? Ketik Golongan Batal ? Hapus ? Hapus Data Edit ? Perbaiki Data Keluar ? T n y Tampil Pesan n Ketik Golongan Ketemu ? Tampilkan Data Tampil Pesan S X Batalkan Proses Z Z n y y y n n y Z y n X Cari Golongan Aktif Tombol Edit & Hapus n y n X Ketemu ? Simpan ? Simpan Golongan n y y S Pengisian Data Z Lengkap ? y Tampil Pesan n
Gambar Flowchart Form Guru A3 Tampilkan Form Baca Proses Data Baru ? Cari Data ? Ketik NIP Batal ? Hapus ? Hapus Data Edit ? Perbaiki Data Keluar ? T n y Tampil Pesan n Ketik NIP Ketemu ? Tampilkan Data Tampil Pesan S X Batalkan Proses Z Z n y y y n n y Z y n X Cari NIP Aktif Tombol Edit & Hapus n y n X Ketemu ? Simpan ? Simpan Guru n y y S Pengisian Data Z Lengkap ? y Tampil Pesan n
Gambar Flowchart Form Absensi Guru A4 Tampilkan Form Baca Proses Baru ? Cari Data ? Ketik NIP Batal ? Hapus ? Hapus Data Edit ? Perbaiki Data Keluar ? T n y Tampil Pesan n Ketik NIP Ketemu ? Tampilkan Data Tampil Pesan S X Batalkan Proses Z Z n y y y n n y Z y n X Cari NIP Aktif Tombol Edit & Hapus n y n X Ketemu ? Simpan ? Simpan Absensi n y y S Pengisian Data Z Lengkap ? y Tampil Pesan n
Gambar Flowchart Form Penggajian Guru A5 Tampilkan Form Baca Proses Baru ? Cari Data ? Ketik No.Slip Batal ? Hapus ? Hapus Data Edit ? Perbaiki Data Keluar ? T n y Tampil Pesan n Ketik No.Slip Ketemu ? Tampilkan Data Tampil Pesan S X Batalkan Proses Z Z n y y y n n y Z y n X Cari No.Slip Aktif Tombol Edit & Hapus n y n X Ketemu ? Simpan ? Simpan Penggajian n y y S Pengisian Data Z Lengkap ? y Tampil Pesan n
BAB 5
IMPLEMENTASI SISTEM
5.1Defenisi Implementasi Sistem
Tahapan penerapan hasil desain tertulis ke dalam bahasa pemprograman yang sesuai, dalam hal ini bahasa pemograman Visual Basic sehingga akhirnya diperoleh hasil yang diinginkan. Implementasi sistem adalah prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain yang disetujui dan diuji kemudian diinstal guna dilakukan pemrosesan data dengan sistem yang baru atau sistem yang diperbaiki.
5.2Komponen Utama Dalam Implementasi Sistem
Untuk mengolah data menggunakan komputer sebaiknya mempunyai tiga komponen utama, yaitu sebagai berikut :
1. Hardware
Hardware (Perangkat Keras) merupakan kompponen fisik dalam rangkaian computer, sedangkan spesifikasi hardware yang dibutuhkan adalah sebagai berikut :
b. CPU (Central Procesing Unit) c. Hardisk
d. Keyboard
e. Printer untuk mencetak hasil 2. Software
Software (Perangkat Lunak) merupakan instruksi program yang dapat digunakan dalam computer dan memberikan fungsi serta menampilkan seperti yang diinginkan, software yang diperlukan untuk menjalankan perangkat keras untuk aplikasi pengolahan nilai, yaitu dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0.
3. Brainware
Brainware merupakan factor manusia yang menangani fasilitas komputer, yang dibutuhkan adalah :
a. Sistem analis, orang sedang membangun fasilitas rancangan sistem.
b. Programer, orang yang mengerti bahasa pemograman dalam membuat dan membangun program.
c. Operator, orang yang menangani langsung dalam pengolahan data mulai dari mempersiapkan data sampai dengan pengertian data ke komputer.
5.3 Tujuan Implementasi
Tujuan Implementasi Sistem adalah sebagai berikut :
1. Memastikan bahwa personil dapat menggunakan sistem baru yaitu dengan mempersiapkan pemakai dan melatih personil.
2. Menulis, menguji dan mendokumentasikan program-program dan prosedur-prosedur yang dilakukan oleh dokumen desain sistem yang disetujui.
3. Menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain sistem yang disetujui.
4. Memperhitungkan bahwa desain sistem memenuhi permintaan pemakai yaitu dengan menguji sistem secara keseluruhan.
5. Memastikan bahwa konversi ke sistem baru berjalan secara benar yaitu dengan merencanakan, mengontrol dan melakukan instansi sistem baru secara benar.
5.4 Pengujian Sistem
Pengujian ini bertujuan untuk memastikan aplikasi yang telah dibuat apakah sesuai dengan keinginan pemakai dan dapat digunakan oleh pemakai dan dioperasikan oleh operator sistem.
Beberapa tingkatan pengujian sebelum mengimplementasikan aplikasi yaitu :
1. Pengujian Bagian.
Dalam tingkatan ini biasanya pengujian dilakukan ke setiap modul program untuk memperhitungkan bahwa setiap modul program tersebut memenuhi spesifikasi-spesifikasinya.
2. Pengujian Aplikasi
Bagian tingkatan ini menguji aplikasi yang telah dibuat untuk memperhitungkan bahwa aplikasi baru tersebut telah memenuhi spesifikasi aslinya.
3. Pengujian Penerimaan.
Pengujian ini bertujuan untuk mempertimbangkan bahwa semua komponen dalam sistem baru berada dalam keadaan memuaskan.
4. Pengujian Operasi dan Pengujian Lingkungan
Aplikasi yang telah dibuat tersebut dicoba ke lingkungan yang sesungguhnya untuk memperhitungkan bahwa semua peralatan baru dan faktor-faktor lain dalam lingkungan, misalnya memasukkan data, dokumen, dan lain-lain, apakah sudah memuaskan.
5. Pengujian Integrasi.
Menguji setiap kelompok logika modul-modul program untuk memperhitungkan bahwa setiap kelompok tersebut memenuhi spesifikafi fungsi logika.
5.5 Pemeliharaan Sistem
Sebuah kegiatan pengolahan data akan terus berlangsung dengan melibatkan sejumlah fungsi yang terdiri dari pegawai yang terlibat atau tidak, hingga pemanfaatan sistem tersebut secara maksimal sangat diperlukan. Kegiatan pengolahan data juga akan melibatkan penyelenggaraan data yang berkualitas, baik dalam kecepatan pengolahan atau penampilan laporan tersebut sebagai sajian informasi.
Adanya kecendrungan jumlah data yang membesar, baik volume atau jenisnya akan sangat mempengaruhi penanganan yang akan dilakukan oleh para pegawai. Melihat dari hal diatas maka diperlukan pelatihan secara terus-menerus, khususnya pada pegawai baru, agar nantinya mampu menangani perkembangan data yang semakin besar.
Bertolak dari permasalahan diatas maka juga diperlukan adanya pemeliharaan sistem agar sistem tersebut dapat berjalan semestinya dan penggunaannya yang semaksimal mungkin. Adapun tujuan dari pemeliharaan sistem adalah sebagai berikut :
1. Mencegah modifikasi sistem yang akan menyebabkan masalah-masalah yang lain.
2. Membuat modifikasi sistem yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. 3. Menyempurnakan proses penyusunan sistem dan proses pemeliharaan
4. Mengganti pemeliharaan sistem dengan survei sistem jika modifikasi yang diminta relatif besar.
5. Meminimalkan gangguan kontrol yang disebabkan oleh pemeliharaan sistem.
BAB 6
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan
Dari pembahasan mengenai sistem informasi pengolahan data pegawai SMA Negeri 1 Padang Tiji Kabupaten Pidie, maka penulis menyimpulkan bahwa : 1. Dengan adanya perangkat lunak Sistem Informasi Data Pegawai ini, maka
proses pengolahan data pegawai yang akan datang dapat dilakukan dengan cepat, tepat, akurat, mudah dan lebih baik dari masa sekarang.
2. Pengolahan data pegawai yang baik akan memudahkan dalam hal pengambilan keputusan sehingga dapat meningkatkan kinerja nantiya.
3. Pembuatan program dengan menggunakan Visual Basic lebih mudah dalam hal perancangan maupun untuk hasil akhirnya (output) dan lebih mudah dimengerti oleh pemakai karena Visual Basic merupakan bahasa pemograman berbasis Windows.
4. Kurangnya fasilitas komputer yang tersedia pada sekolah yang membuat kinerja yang ada menjadi lambat.
6.2 Saran
Dalam hal ini, penulis memberikan saran yang kiranya dapat bermanfaat untuk kemajuan Sekolah ini, yaitu :
1. Untuk meningkatkan efisiensi kinerja pegawai disarankan menggunakan jasa komputer dengan memakai sistem informasi yang telah dirancang. 2. Diharapkan pada masa yang akan datang, instansi mempunyai sistem
aplikasi pengolahan data yang lengkapi di bagian tata usaha yang berbasis komputer.
3. Diharapkan adanya pengembangan lebih lanjut dari sistem informasi yang dirancang, sehingga menjadi sistem informasi yang terpadu untuk menanggulangi dan mengolah data yang lebih besar di masa yang akan datang.
4. Memperbanyak komputer pada sekolah agar kinerja dapat dilakukan dengan cepat.
