109
KISI-KISI KUISIONER
EVALUASI IMPLEMENTASI SMM ISO 9001:2008 DAN DAMPAK KINERJA PEGAWAI
No Indikator/
Dampak SMM ISO
Dampak ISO terhadap kinerja
22-39 18
110
INSTRUMEN PENELITIAN EVALUASI IMPLEMENTASI SMM ISO 9001:2008
DI UKSW SALATIGA TAHUN 2014 (RESPONDEN PEGAWAI NON AKADEMIK)
Petunjuk Pengisian
Untuk mengevaluasi implementasi SMM ISO 9001:2008 di Unit/Bagian (Studi Kinerja Pegawai Non Akademik), Bapak/Ibu pegawai non akademik merupakan salah satu komponen penting dari Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) Salatiga. Mohon bantuannya untuk mengisi angket berikut, dengan cara menjawab pertanyaan pada tempat yang sudah disediakan atau memilih salah satu alternatif jawaban yang sudah tersedia dengan cara melingkari huruf di depan jawaban yang Bapak/Ibu pilih.
Angket ini bertujuan untuk mengevaluasi implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008, dan dampaknya terhadap kinerja pegawai.
Atas kesediaan dan bantuan Bapak/Ibu diucapkan banyak terima kasih.
A. IDENTITAS
1. Tuliskan NIP Bapak/Ibu : ………..
2. Jenis Kelamin Bapak/Ibu : L/P *) 3. Tahun berapa Bapak/Ibu
mulai bekerja di UKSW Salatiga : ………
4. Unit/Bagian apa Bapak/Ibu
saat ini bekerja : ………..
111 pada unit terakhir ini :
…………. tahun
6. Golongan ruang/pangkat
Bapak/Ibu sekarang : ………...
7. Jabatan (lingkari salah satu) : Direktur/Manajer/Kabiro/Kabag/Kasubag/Kasie/
Staf
Biasa/Lainnya……….
B. AKTIVITAS HARIAN DI KANTOR
1.Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW ada rancangan penetapan tujuan program?
a. Ya, ada rancangan penetapan tujuan b. Tidak tahu
c. Tidak ada rancangan penetapan tujuan
2. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW ada persiapan pengelolaan sumber daya (manusia/lainnya)?
a. Ya, ada penyiapan pengelolaan sumber daya
b. Tidak tahu
c. Tidak ada penyiapan pengelolaan sumber daya
3. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW ada penetapan target/sasaran mutu?
a. Ya, ada penetapan target/sasaran mutu b. Tidak tahu
112 4. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW ada peninjauan kembali terhadap target/sasaran mutu? a. Ya, ada peninjauan kembali terhadap
target/sasaran mutu b. Tidak tahu
c. Tidak ada peninjauan kembali
5.Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW ada monitoring dan evaluasi atau audit?
a. Ya, ada audit b. Tidak tahu c. Tidak ada audit
6. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW dapat mencapai tujuan seperti yang diharapkan?
a. Ya, sudah mencapai tujuan b. Tidak tahu
c. Tidak mencapai tujuan
7.Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW sudah berjalan dengan baik?
a. Ya, berjalan dengan baik b. Tidak tahu
c. Tidak berjalan baik
8. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW ada upaya untuk mencapai sasaran mutu atau target yang akan dicapai?
113 c. Tidak ada upaya untuk meningkatkan pencapaian sasaran mutu atau target yang akan dicapai.
9.Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW dapat mencapai sasaran mutu yang diharapkan oleh masing-masing unit kerja/bagian?
a. Ya, mencapai target yang telah ditetapkan
b. Sama saja dengan tahun sebelumnya c. Tidak mencapai target atau sasaran
mutu yang telah ditetapkan
10. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW membutuhkan biaya yang besar?
a. Ya, membutuhkan biaya yang besar b. Tidak tahu
c. Tidak membutuhkan biaya yang besar
11. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW sudah sesuai atau sebanding antara biaya yang dikeluarkan dengan hasil yang didapatkan?
a. Ya, sudah sesuai b. Tidak tahu
c. Tidak sesuai antara biaya yang dikeluarkan dengan hasil yang didapatkan.
114 12. Apakah Bapak/Ibu memiliki ‘daftar
rincian tugas’ secara tertulis? a. Ya, memiliki
b. Tidak tahu c. Tidak memiliki
13. Apakah Bapak/Ibu memahami benar tugas pokok dan fungsi (tupoksi) yang harus Bapak/Ibu kerjakan setiap hari?
a. Ya, paham betul
b. Hampir seluruhnya saya pahami c. Tidak paham
14. Seberapa besar kira-kira tupoksi Bapak/Ibu dapat terlaksana?
a. Seluruhnya (100%)
b. Sebagian besar (sekitar 90%- 99%) c. Kurang dari 90%
15. Seberapa tinggi kira-kira tingkat ketepatan waktu kehadiran Bapak/Ibu ke kantor?
a. Selalu tepat waktu
b. Hampir selalu tepat waktu (sekitar 90%-99%)
c. Kurang dari 90%
16. Apakah setiap kali datang ke kantor Bapak/Ibu mengisi presensi elektronik sidik jari di komputer? (khusus staf di GAP) a. Ya, selalu mengisi
115 17. Seberapa tinggi kira-kira tingkat ketepatan waktu pulang Bapak/Ibu dari kantor?
a. Selalu tepat waktu
b. Hampir selalu tepat waktu (sekitar 90%-99%)
c. Kurang dari 90%
18. Menurut Bapak/Ibu apakah penggunaan presensi elektronik sidik jari untuk memantau kehadiran dan kepulangan karyawan sudah tepat?
a. Sangat tepat b. Tepat
c. Kurang tepat
19. Menurut Bapak/Ibu apakah penggunaan presensi elektronik sidik jari meningkatkan kedisiplinan karyawan? (khusus staf di GAP)
a. Ya, mampu meningkatkan kedisiplinan b. Sama saja dengan dulu
c. Tidak sama sekali
20. Menurut Bapak/Ibu apakah penggunaan presensi elektronik sidik jari mampu meningkatkan kejujuran karyawan? (khusus staf di GAP)
a. Ya, mampu menambah kejujuran b. Sama saja dengan dulu
c. Tidak sama sekali
116 a. Ya, mampu meningkatkan kinerja karyawan.
b. Sama saja dengan dulu c. Tidak sama sekali
22. Dengan diterapkannya ISO 9001:2008, menurut Bapak/Ibu apakah mampu meningkatkan kualitas layanan kepada mahasiswa?
a. Ya, mampu meningkatkan kualitas layanan kapada mahasiswa
b. Sama saja seperti dulu c. Tidak sama sekali
23. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW mampu meningkatkan kepedulian karyawan terhadap sesama karyawan?
a. Ya, mampu meningkatkan kepedulian sesama karyawan
b. Sama saja dengan dulu c. Tidak sama sekali
24. Dengan diterapkannya ISO 9001:2008, menurut Bapak/Ibu apakah mampu meningkatkan kepedulian pimpinan terhadap karyawan?
a.Ya, penerapan ISO mampu meningkatkan kepedulian pimpinan kepada karyawan
b. Sama saja seperti dulu c. Tidak sama sekali
25. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW mampu meningkatkan ketertiban administrasi?
117 b. Sama saja dengan dulu
c. Semakin tidak tertib
26. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW mampu mempermudah pelaksanaan pekerjaan yang menjadi tugas pokok Bapak/Ibu?
a.Ya, mempermudah pelaksanaan tugas pokok
b.Sama saja dengan dulu c. Justru mempersulit
27. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW mampu meningkatkan efisiensi kerja karyawan?
a. Ya, mampu meningkatkan efisiensi kerja b. Sama saja dengan dulu
c. Semakin tidak efisien
28. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW menjadikan pelaksanaan pekerjaan lebih menyenangkan?
a. Ya, pelaksanaan pekerjaan menjadi lebih menyenangkan
b. Sama saja dengan dulu
c. Malah semakin menyusahkan
29. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW dapat meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan?
a. Ya, dapat meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan
b. Sama saja dengan dulu
118 30. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW dapat meningkatkan keterlibatan personel didalam unit kerja/bagian?
a. Ya, mampu meningkatkan keterlibatan personel
b. Sama saja dengan dulu
c. Semakin bersikap acuh dan tidak perduli
31. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW dapat meningkatkan perbaikan secara terus menerus?
a. Ya, mampu meningkatkan perbaikan terus menerus
b. Sama saja dengan dulu
c. Tidak ada peningkatan perbaikan
32. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW dapat membantu pimpinan dalam pengambilan suatu keputusan atau kebijakan?
a. Ya, dapat membantu suatu pengambilan keputusan
b. Sama saja dengan dulu
c. Tidak dapat mendukung suatu pengambilan keputusan
119 a. Ya, dapat meningkatkan hubungan
saling menguntungkan b. Sama saja
c. Tidak dapat meningkatkan hubungan yang saling menguntungkan
34. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW dapat meningkatkan hubungan saling menguntungkan antar unit/bagian terkait? a. Ya, dapat meningkatkan hubungan
saling menguntungkan b. Sama saja
c. Tidak dapat meningkatkan hubungan yang saling menguntungkan
35. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW mendapat dukungan penuh dari Pimpinan Universitas?
a. Ya, didukung penuh oleh Pimpinan b. Tidak didukung penuh
c. Tidak didukung sama sekali
36. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW mendapat dukungan penuh dari Pimpinan Unit/Bagian?
a. Ya, didukung penuh oleh Pimpinan b. Tidak didukung penuh
c. Tidak didukung sama sekali
37. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW mengalami banyak hambatan/kendala?
120 b. Sama saja dengan jika tidak
menerapkan
c. Tidak mengalami hambatan/kendala
38. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW perlu dilanjutkan? a. Ya, perlu dilanjutkan
b. Tidak tahu
c. Tidak perlu dilanjutkan
39. Menurut Bapak/Ibu apakah penerapan ISO 9001:2008 di UKSW perlu dilaksanakan pada seluruh unit/bagian yang ada di UKSW?
a. Ya, sangat perlu b. Tidak tahu c. Tidak perlu
Terima kasih atas partisipasi Bapak/Ibu/
121
HASIL UJI COBA INSTRUMEN 41 ITEM
RELIABILITY
/VARIABLES=ITEM1 ITEM2 ITEM3 ITEM4 ITEM5 ITEM6 ITEM7 ITEM8 ITEM9 ITEM10 ITEM11 ITEM12 ITEM13 ITEM14 ITEM15 ITEM16 ITEM17 ITEM18 ITEM19 ITEM20 ITEM21 ITEM22 ITEM23 ITEM24 ITEM25 ITEM26 ITEM27 ITEM28 ITEM29 ITEM30 ITEM31 ITEM32 ITEM33 ITEM34 ITEM35 ITEM36
ITEM37 ITEM38 ITEM39 ITEM40 ITEM41 TOTAL /SCALE('ALL VARIABLES') ALL
/MODEL=ALPHA
/STATISTICS=DESCRIPTIVE SCALE /SUMMARY=TOTAL.
Notes
Output Created 13-Apr-2015 16:15:55 Comments
Input Data H:\S2_MMP\THESIS\DATA VALIDITAS_FIX.sav Active Dataset DataSet1
Filter <none> Weight <none> Split File <none> N of Rows in Working Data
File
40 Matrix Input
Missing Value Handling
Definition of Missing User-defined missing values are treated as missing. Cases Used Statistics are based on all cases with valid data for
122 Reliability
[DataSet1] H:\S2_MMP\THESIS\DATA VALIDITAS_FIX.sav
Scale: ALL VARIABLES
Case Processing Summary
N % Syntax RELIABILITY
/VARIABLES=ITEM1 ITEM2 ITEM3 ITEM4 ITEM5 ITEM6 ITEM7 ITEM8 ITEM9 ITEM10 ITEM11 ITEM12 ITEM13 ITEM14 ITEM15 ITEM16 ITEM17 ITEM18 ITEM19 ITEM20 ITEM21 ITEM22 ITEM23 ITEM24 ITEM25 ITEM26 ITEM27 ITEM28 ITEM29 ITEM30 ITEM31 ITEM32 ITEM33 ITEM34 ITEM35 ITEM36
ITEM37 ITEM38 ITEM39 ITEM40 ITEM41 TOTAL /SCALE('ALL VARIABLES') ALL
/MODEL=ALPHA
/STATISTICS=DESCRIPTIVE SCALE /SUMMARY=TOTAL.
123
Cases Valid 40 100.0
Excludeda 0 .0
Total 40 100.0
a. Listwise deletion based on all variables in the procedure.
Reliability Statistics
Cronbach's Alpha N of Items
.746 42
Item Statistics
124
Scale Mean if Item Deleted
Scale Variance if Item Deleted
Corrected Item-Total Correlation
125
ITEM29 200.98 672.281 .615 .739 ITEM30 200.70 676.164 .609 .740 ITEM31 200.90 671.221 .604 .739 ITEM32 200.75 674.500 .645 .740 ITEM33 200.83 669.943 .716 .738 ITEM34 200.93 665.712 .687 .736 ITEM35 201.00 670.564 .583 .738 ITEM36 200.73 678.615 .432 .742 ITEM37 200.77 674.435 .521 .740
ITEM38 201.00 680.564 .233 .743
126
Scale Statistics
Mean Variance Std. Deviation N of Items
203.45 690.254 26.273 42
KETERANGAN:
127
HASIL UJI VALIDITAS INSTRUMEN 39 ITEM
RELIABILITY
/VARIABLES=VAR00001 VAR00002 VAR00003 VAR00004 VAR00005 VAR00006 VAR00007 VAR00008 VAR00009 VAR00010 VAR00011 VAR00012 VAR00013 VAR00014 VAR00015 VAR00016 VAR00017 VAR00018 VAR00019 VAR00020 VAR00021 VAR00022 VAR00023 VAR00024 VAR00025 VAR00026 VAR00027
VAR00028 VAR00029 VAR00030 VAR00031 VAR00032 VAR00033 VAR00034 VAR00035 VAR00036 VAR00037 VAR00038 VAR00039 TOTAL
/SCALE('ALL VARIABLES') ALL /MODEL=ALPHA
/STATISTICS=DESCRIPTIVE SCALE /SUMMARY=TOTAL.
Reliability
Notes
Output Created 18-Apr-2015 12:44:35
Comments
Input Active Dataset DataSet0
Filter <none>
Weight <none>
Split File <none>
N of Rows in
Working Data
File
40
Matrix Input
Missing Value
Handling
Definition of
Missing
User-defined missing values are
treated as missing.
Cases Used Statistics are based on all cases
with valid data for all variables
128
Syntax RELIABILITY
/VARIABLES=VAR00001
VAR00002 VAR00003
VAR00004 VAR00005
VAR00006 VAR00007
VAR00008 VAR00009
VAR00010 VAR00011
VAR00012 VAR00013
VAR00014 VAR00015
VAR00016 VAR00017
VAR00018 VAR00019
VAR00020 VAR00021
VAR00022 VAR00023
VAR00024 VAR00025
VAR00026 VAR00027
VAR00028 VAR00029
VAR00030 VAR00031
VAR00032 VAR00033
VAR00034 VAR00035
VAR00036 VAR00037
VAR00038 VAR00039 TOTAL
/SCALE('ALL VARIABLES')
ALL
/MODEL=ALPHA
/STATISTICS=DESCRIPTIVE
SCALE
/SUMMARY=TOTAL.
Resources Processor Time 00 00:00:00.016
129
[DataSet0]
Scale: ALL VARIABLES Case Processing Summary
N %
Cases Valid 40 100.0
Excludeda 0 .0
Total 40 100.0
a. Listwise deletion based on all variables in the
procedure.
Reliability Statistics
Cronbach's Alpha N of Items
.740 40
Item Statistics
Mean Std. Deviation N
VAR00001 2.7500 .54302 40
VAR00002 2.2750 .75064 40
VAR00003 2.3000 .75786 40
VAR00004 2.0750 .65584 40
VAR00005 2.7250 .50574 40
VAR00006 2.3250 .76418 40
VAR00007 2.1750 .81296 40
VAR00008 2.7750 .47972 40
VAR00009 2.4000 .74421 40
VAR00010 2.5500 .63851 40
VAR00011 2.0750 .57233 40
VAR00012 2.7250 .50574 40
VAR00013 2.5750 .59431 40
130
VAR00015 2.3750 .70484 40
VAR00016 2.5000 .50637 40
VAR00017 2.7000 .46410 40
VAR00018 2.0000 .67937 40
VAR00019 2.4500 .55238 40
VAR00020 2.2500 .70711 40
VAR00021 2.4500 .59700 40
VAR00022 2.6250 .54006 40
VAR00023 2.2750 .64001 40
VAR00024 2.3500 .69982 40
VAR00025 2.6750 .52563 40
VAR00026 2.5750 .63599 40
VAR00027 2.4750 .55412 40
VAR00028 2.4750 .55412 40
VAR00029 2.7500 .43853 40
VAR00030 2.5500 .59700 40
VAR00031 2.7000 .46410 40
VAR00032 2.6250 .54006 40
VAR00033 2.5250 .67889 40
VAR00034 2.4500 .63851 40
VAR00035 2.7250 .50574 40
VAR00036 2.6750 .57233 40
VAR00037 2.5250 .59861 40
VAR00038 2.6500 .48305 40
VAR00039 2.7000 .56387 40
131 Item-Total Statistics
Scale
Mean if
Item
Deleted
Scale
Variance if
Item
Deleted
Corrected
Item-Total
Correlation
Cronbach's
Alpha if
Item
Deleted
VAR00001 196.1500 659.618 .426 .736
VAR00002 196.6250 655.830 .400 .735
VAR00003 196.6000 646.862 .632 .731
VAR00004 196.8250 657.481 .412 .735
VAR00005 196.1750 662.148 .360 .737
VAR00006 196.5750 647.584 .607 .731
VAR00007 196.7250 646.153 .604 .731
VAR00008 196.1250 658.676 .523 .735
VAR00009 196.5000 653.436 .468 .734
VAR00010 196.3500 651.772 .601 .733
VAR00011 196.8250 661.892 .325 .737
VAR00012 196.1750 658.251 .512 .735
VAR00013 196.3250 654.122 .569 .734
VAR00014 196.5000 661.436 .329 .737
VAR00015 196.5250 651.794 .542 .733
VAR00016 196.4000 658.554 .499 .735
VAR00017 196.2000 661.651 .415 .737
VAR00018 196.9000 652.349 .547 .733
VAR00019 196.4500 659.228 .432 .736
VAR00020 196.6500 658.233 .360 .736
132
VAR00022 196.2750 655.230 .588 .734
VAR00023 196.6250 659.215 .370 .736
VAR00024 196.5500 654.408 .472 .734
VAR00025 196.2250 655.769 .585 .734
VAR00026 196.3250 649.251 .683 .732
VAR00027 196.4250 653.789 .624 .733
VAR00028 196.4250 653.943 .619 .733
VAR00029 196.1500 657.823 .612 .735
VAR00030 196.3500 652.849 .609 .733
VAR00031 196.2000 656.164 .648 .734
VAR00032 196.2750 651.589 .722 .732
VAR00033 196.3750 647.574 .687 .731
VAR00034 196.4500 652.151 .590 .733
VAR00035 196.1750 660.199 .436 .736
VAR00036 196.2250 656.076 .525 .734
VAR00037 196.3750 653.728 .578 .733
VAR00038 196.2500 651.372 .818 .732
VAR00039 196.2000 657.036 .499 .735
TOTAL 97.1750 163.789 .998 .936
Scale Statistics
Mean Variance Std. Deviation N of Items
133 Pedoman Wawancara dan Verifikasi Dokumentasi
dengan WMM
PEDOMAN WAWANCARA YA TIDAK
KETERAN GAN/BUK TI FISIK 1. Definisi
1.1. Dalam Sistem
Manajemen Mutu, apakah organisasi sudah menetapkan: 1.1.1. Proses-proses yang
dibutuhkan oleh Sistem Manajemen Mutu (SMM) serta aplikasinya diseluruh bagian organisasi? 1.1.2. Menentukan urutan
dan interaksi antar proses tersebut? 1.1.3. Memastikan
tersedianya sumber daya dan informasi untuk mendukung operasi antar proses? 1.1.4. Memantau,
mengukur, dan
menganalisa proses? 1.1.5. Menetapkan
tindakan yang
diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan
berkesinambungan?
134
2.1. Dalam Persyaratan Dokumentasi SMM,
apakah sudah
mencakup: 2.1.1. Persyaratan
terdokumentasi mengenai kebijakan mutu?
2.1.2. Pedoman mutu? 2.1.3. Pengendalian
dokumen? 2.1.4. Pengendalian
rekaman?
3. Proses
3.1. Dalam hal tanggung jawab manajemen,
adakah bukti
komitmen
manajemen puncak untuk
mengembangkan dan meningkatkan
efektivitas SMM dengan:
3.1.1. Fokus pada
pelanggan? 3.1.2. Kebijakan mutu? 3.1.3. Perencanaan:
Sasaran mutu,
Perencanaan SMM?
3.1.4. Tanggung jawab,
wewenang dan
komunikasi?
3.1.5. Tinjauan manajemen 3.2. Dalam pengelolaan
135
sumber daya yang dibutuhkan:
3.2.1. Penyediaan sumber daya
3.2.2. Sumber daya
manusia, meliputi: kompetensi,
pelatihan, kepedulian.
3.2.3. Sarana dan
prasarana
3.2.4. Lingkungan kerja
4. Produk
4.1. Realisasi Produk,
apakah sudah
meliputi: 4.1.1. Perencanaan
realisasi produk?
4.1.2. Proses yang
berkaitan dengan pelanggan, meliputi: penetapan
persyaratan yang berkaitan dengan produk?
4.1.3. Tinjauan persyaratan
yang berkaitan
dengan produk? 4.1.4. Komunikasi
pelanggan?
4.2. Desain dan
pengembangan, meliputi:
4.2.1. Perencanaan desain dan pengembangan? 4.2.2. Masukan desain dan
136
4.2.3. Keluaran desain dan pengembangan? 4.2.4. Tinjauan desain dan
pengembangan? 4.2.5. Verifikasi desain dan
pengembangan? 4.2.6. Validasi desain dan
pengembangan? 4.2.7. Pengendalian
perubahan desain dan pengembangan?
4.3. Pemantauan dan
Pengukuran, meliputi: 4.3.1. Kepuasan
Pelanggan? 4.3.2. Audit Internal?
4.3.3. Pemantauan dan pengukuran proses? 4.3.4. Pemantauan dan
pengukuran produk? 4.3.5. Pengendalian produk
tidak sesuai?
5. Analisis Biaya-Manfaat
5.1. Perbaikan, meliputi: 5.1.1. Perbaikan
berkesinambungan? 5.1.2. Tindakan korektif? 5.1.3. Tindakan
137 Rangkuman Hasil Wawancara Verifikasi Dokumentasi
dengan WMM
PEDOMAN WAWANCARA YA TIDAK
KETERAN GAN/BUK TI FISIK 2. Definisi
5.2. Dalam Sistem
Manajemen Mutu, apakah organisasi sudah menetapkan: 5.2.1. Proses-proses yang
dibutuhkan oleh Sistem Manajemen Mutu (SMM) serta aplikasinya diseluruh bagian organisasi? 5.2.2. Menentukan urutan
dan interaksi antar proses tersebut? 5.2.3. Memastikan
tersedianya sumber daya dan informasi untuk mendukung operasi antar proses? 5.2.4. Memantau,
mengukur, dan
menganalisa proses? 5.2.5. Menetapkan
tindakan yang
diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan perbaikan
6. Instalasi
138
Dokumentasi SMM,
apakah sudah
mencakup: 6.1.1. Persyaratan
terdokumentasi mengenai kebijakan mutu?
6.1.2. Pedoman mutu? 6.1.3. Pengendalian
dokumen? 6.1.4. Pengendalian
rekaman? jawab manajemen,
adakah bukti
komitmen
manajemen puncak untuk
mengembangkan dan meningkatkan
efektivitas SMM dengan:
7.1.1. Fokus pada
pelanggan? 7.1.2. Kebijakan mutu? 7.1.3. Perencanaan:
Sasaran mutu,
Perencanaan SMM?
7.1.4. Tanggung jawab,
wewenang dan
komunikasi?
7.1.5. Tinjauan manajemen
si Internal
139
7.2. Dalam pengelolaan sumber daya, apakah sudah menentukan sumber daya yang dibutuhkan:
7.2.1. Penyediaan sumber daya
7.2.2. Sumber daya
manusia, meliputi: kompetensi,
pelatihan, kepedulian.
7.2.3. Sarana dan
prasarana
7.2.4. Lingkungan kerja
8.1. Realisasi Produk,
apakah sudah
meliputi: 8.1.1. Perencanaan
realisasi produk?
8.1.2. Proses yang
berkaitan dengan pelanggan, meliputi: penetapan
persyaratan yang berkaitan dengan produk?
8.1.3. Tinjauan persyaratan
yang berkaitan
dengan produk? 8.1.4. Komunikasi
140
dan pengembangan? 8.2.2. Masukan desain dan 8.2.5. Verifikasi desain dan
pengembangan? 8.2.6. Validasi desain dan
pengembangan? 8.2.7. Pengendalian
perubahan desain dan pengembangan?
8.3. Pemantauan dan
Pengukuran, meliputi: 8.3.1. Kepuasan
Pelanggan? 8.3.2. Audit Internal?
8.3.3. Pemantauan dan pengukuran proses? 8.3.4. Pemantauan dan
pengukuran produk? 8.3.5. Pengendalian produk
tidak sesuai?
9. Analisis Biaya-Manfaat
9.1. Perbaikan, meliputi: 9.1.1. Perbaikan
berkesinambungan? 9.1.2. Tindakan korektif? 9.1.3. Tindakan
141
Rangkuman hasil wawancara dengan pimpinan
unit/bagian
A. Evaluasi Discrepancy (Aspek Definisi,
Instalasi, Proses, Produk, Analisis
biaya-manfaat)
1. Aspek Definisi:
Bagaimana penetapan tujuan, proses, dan aktivitas implementasi ISO 9001:2008?
142 2. Aspek Instalasi:
Bagaimana Langlah-langkah operasional SMM ISO 9001:2008?
Langkah operasional implementasi ISO 9001:2008 di lakukan sesuai dengan Standart Operating Procedure (SOP) di setiap unit kerja/bagian. Unit kerja/bagian menyusun SOP sesuai dengan prosedur kerja yang ada di masing-masing unit/bagian. Semua aktivitas di unit/bagian dilakukan berdasarkan SOP yang telah dibuat dan menjadi acuan bagi pegawai disetiap unit kerja/bagian. Di beberapa unit/bagian, SOP juga dilengkapi dengan Instruksi Kerja.
3. Aspek Proses:
Bagaimana penerapan SOP, Instruksi Kerja dan pemantauannya di masing-masing unit?
143 berkelanjutan. Dalam pelaksanaannya, di beberapa unit/bagian masih ditemukan adanya SOP maupun Instruksi Kerja yang belum dilaksanakan sesuai dengan yang seharusnya.
4. Aspek Produk:
Bagaimana hasil implementasi SMM ISO dimasing-masing unit? Apakah target sasaran mutu kepuasan pelanggan tercapai?
144 5. Aspek analisis biaya-manfaat:
Bagaimana pembiyaan SMM ISO? Bagaimana bila dibandingkan antara biaya yang dikeluarkan dengan manfaat atu keuntungan yang didapatkan?
Sebagian besar tidak mengetahui besar biaya yang dikeluarkan dalam implementasi SMM ISO, tetapi sebagian besar menduga biaya yang dikeluarkan cukup besar. Sebagian mengetahui bahwa biaya implementasi SMM ISO awalnya dari Program Hibah Kompetisi Institusi (PHKI). Bila dibandingkan antara biaya yang dikeluarkan dengan manfaat yang didapat, sebagian besar menduga lebih besar manfaat yang didapatkan. Salah satu manfaat besar yaitu sebagai sarana promosi, dimana logo sertifikasi ISO 9001:2008 dapat dicantumkan dimana saja.
B. Dampak Implementasi SMM ISO terhadap
Kinerja Pegawai.
1. Bagaimana pemahaman pegawai terhadap SMM ISO 9001:2008?
145 unit kerja/bagian yang lain tidak semua pegawai memahami.
- Para pegawai memahami SMM ISO sebagai pola penataan sistem kerja
- Para pegawai menganggap SMM ISO sebagai penilaian biasa dan tidak mempengaruhi kinerja seorang pegawai
- Sebagian besar pegawai tidak paham tetapi hanya tau tentang SMM ISO 9001:2008
- Pegawai memahami sebagai standar yang harus di penuhi oleh lembaga/unit kerja
- Pegawai memahami SMM ISO 9001:2008 sebagai prosedur kerja yang harus dilaksanakan dan ditaati bersama.
2. Bagaimana pemahaman pegawai terhadap tugas pokok dan fungsinya (tupoksi)?
- Sebagian besar memahami tugas dan tanggung jawabnya.
- Hanya sebagian kecil yang kurang memahami tupoksinya. Pegawai yang merasa senior kadang susah diatur oleh yang lebih muda. - Rata-rata pegawai melaksanakan tugas dan
146 3. Bagaimana kedisiplinan pegawai?
- Rata-rata pegawai tepat kehadirannya
- Hanya sebagian kecil yang sering datang terlambat, tetapi dengan adanya presensi eletronik menjadi berkurang.
- Sebagian besar pegawai hadir tepat waktu - Dengan adanya presensi elektronik sidik jari
dapat membantu tingkat kedisiplinan pegawai, tetapi disayangkan kebijakan ini belum merata diberlakukan di semua unit kerja dan belum ada laporan hasil presensi kepada unit kerja masing-masing.
4. Dalam implementasi SMM ISO 9001:2008, bagaimana menentukan standar dan target/sasaran mutu yang ingin dicapai di unit kerja/bagian?
- Penentuan sasaran mutu harus dapat diukur dan sesuai dengan standar pelayanan unit terkait.
147 - Penentuan sasaran mutu mengacu dari capaian sebelumnya dan ditingkatkan untuk tahun berikutnya
- Penentuan sasaran mutu melalui rapat internal unit/bagian dengan acuan dan evaluasi hasil capaian tahun sebelumnya. - Dengan mengukur kemampuan kinerja
pegawai
5. Apa yang menjadi hambatan/kendala di unit kerja/bagian dalam implementasi SMM ISO 9001:2008? Dan bagaimana mengatasinya? - Sarana dan prasarana yang belum memadahi.
Cara mengatasinya dengan cara meningkatkan peran serta dan pro aktif dari pegawai di lingkungan unit kerja/bagian. - Ada prosedur yang tidak jalan,
dokumentasi/pencatatan implementasi SOP tidak lengkap/kurang tertib. Cara mengatasinya dengan cara melakukan pemahaman secara berkelanjutan terhadap pegawai di unit kerja/bagian.
148 melakukan rapat koordinasi dalam dan antar unit/bagian.
- Pemahaman pegawai terhadap SMM ISO 9001:2008 dan komitmen pimpinan. Cara mengatasinya dengan meningkatkan pemahaman pegawai, koordinasi dengan pimpinan/pejabat structural aras universitas. - Adanya kebijakan-kebijakan yang dibuat yang
tidak sesuai dengan SOP maupun aturan yang ada.
4. Bagaimana dampak implementasi SMM ISO 9001:2008 terhadap kinerja pegawai?
- Meningkatkan kemampuan pegawai dalam pelayanan sehingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan
- Pekerjaan akan lebih mudah, terdokumentasi, meminimalisir ketergantungan terhadap satu orang, pelayanan menjadi terstandar dan obyektif, dan dapat diketahui kekurangan dan hasil kerja yang dicapai (dapat dilihat capaian sasaran mutu).
149 - Kinerja pegawai akan meningkat ketika akan dilakukan audit baik internal maupun eksternal dalam implementasi SMM ISO.
- Meningkatkan kualitas dan kuantitas pekerjaan, hal ini dapat dilihat dari hasil sasaran mutu.
- Hasil pekerjaan lebih rapi dan terdokumentasi sesuai dengan SOP.
- Meningkatkan kinerja pegawai, yaitu meningkatkan kecepatan dan ketepatan penyelesaian pekerjaan.
- Mempunyai dampak positif bagi pegawai, karena semua pegawai mempunyai standar yang sama dalam melaksanakan dan menyelesaikan tugas dan tanggungjawabnya.
5.Bagaimana rekomendasi anda terhadap implementasi SMM ISO 9001:2008 selanjutnya?
- Tetap dilanjutkan untuk meningkatkan pelayanan bagi kepuasan pelanggan.
150 - Tetap dilanjutkan dan perlu adanya semacam
“supervisor” untuk menjaga dan
meningkatkan mutu.
- Tetap dilanjutkan dan perlu peningkatan kepedulian dan komitmen pimpinan.
- Tetap dilanjutkan dan pelu adanya semacam
“penyegaran kembali” pemahaman SMM ISO bagi seluruh pegawai. Pegawai memerlukan pemahaman yang menyeluruh tentang SMM ISO sehingga mengetahui manfaat dan tujuan dari implementasi SMM ISO di unit kerjanya.
- Tetap dilanjutkan dan dapat diterapkan diseluruh unit kerja/bagian, dengan harapan semua mempunyai dan memahami SOP sehingga tidak melanggar ketentuan seperti yang diatur dalam SOP.
151
Temuan Audit
Internal Tindak Lanjut
1 PPMA 25
Maret 2015
1. Tidak ada dosen yang mengurus JAFA karena per-3 Januari 2015 s.d. Maret 2015 ada
perubahan kebijakan dari DIKTI.
2. SOP untuk AMI belum dibuat.
3. Komplain dari dosen terhadap layanan PPMA belum dicatat.
1.- Melakukan revisi SOP. - Melakukan sosialisasi panduan baru bagi dosen.
2.– rapat dinas pembahasan hasil temuan. 3.Akan dibuat
152
2 BAA 12 Mei
2015
1.Masih banyak mahasiswa yang melakukan complain pada saat SIASAT.
2.Masih ada kesalahan pada data kelulusan (buku wisuda dan transkrip nilai)
3.Kebijakan pimpinan pada batas Yudisium, eksekusi nilai menjadi A, dan nilai tidak boleh dihapus belum dibuat SK-nya.
1.- Membagikan buku saku kepada mahasiswa baru
- Mencatat pada buku
- Training bagi operator dari progdi
3.SK untuk yudisium, eksusi nilai menjadi A,
1. Ceklist untuk monitoring petugas kebersihan belum ada
153
2. Evaluasi rekanan per-bulan Maret 2015 belum dilakukan.
2.Evaluasi akan dilaksanakan
4 BTSI 18 Mei
2015
1. Keterlambatan respon dalam pelayanan sering terkendala dengan birokrasi di tingkat birokrasi di keuangan menjadi lebih cepat seperti SOP di aturan bagi bon yang belum dipertanggungj awabkan lebih dari 3 hari. 2. Belum ada Nota
dinas tentang pelimpahan wewenang/pen gambilan keputusan bila pimpinan tidak ada.
1.Akan dibuat aturannya
2.Akan dibuat aturannya
