Kontrak Payung dan Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP)

(1)

1

Modul 6

Kontrak Payung dan

Sistem Informasi Manajemen

Pengadaan (SIMP)

Pelatihan Pengadaan

—

Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi

Pengadaan LKPP/MCA-I

(2)

2

Modul 6: Kontrak Payung dan Sitem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP)

Pelatihan Pengadaan

—

Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan

LKPP/MCA-I

(3)

3

► TUJUAN MODUL ... 6

► AGENDA PELATIHAN ... 7

► ATURAN PELATIHAN ... 9

► PENGENALAN MODUL ... 11

► SESI 1 - PENDAHULUAN TENTANG KONTRAK PAYUNG ... 23

► SESI 2 – MANFAAT DAN RISIKO KONTRAK PAYUNG ... 43

► SESI 3 – PROSEDUR KONTRAK PAYUNG ... 59

►SESI 4 – PROSES KONTRAK PAYUNG ... 79

► SESI 5 – GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN (SIMP) ... 101

► SESI 6 - ALUR KERJA UTAMA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN (SIMP)... 121

► SESI 7 – MANFAAT DAN RISIKO MENERAPKAN SIMP ... 143

►KEGIATAN HARI PERTAMA ... 187

(4)

(5)

5

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama dua hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:

 Pembelajaran bersifat mandiri

 Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif

 Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)

 Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif

 Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan

Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

(6)

6

 Menjelaskan manfaat dan risiko yang terkandung dalam Kontrak Payung

 Membandingkan unsur-unsur yang berbeda dalam prosedur Kontrak Payung

 Menjelaskan bagaimana kontrak payung harus mematuhi persyaratan, peraturan dan perundang-undangan tentang kontrak payung

 Menjelaskan pentingnya penelusuran, pencatatan dan verifikasi, serta penerapannya dalam Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP)

 Menjelaskan dasar-dasar alur kerja SIMP

(7)

7

Waktu Topik

08:00 – 08:15 Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul

08.15 – 08.45 Icebreaker - Mengibarkan Bendera

08:45 – 09:00 Uji Pengetahuan Prapelatihan

09.00 – 09.45 Sesi 1: Pendahuluan tentang Kontrak Payung

09:45 – 10:00 Rehat

10:00 – 10:20 Kegiatan 1. Mengindetifikasi Peluang

10:20 – 10:45 Kegiatan 2. Menggunakan Kontrak Payung: Studi Kasus 1

11:00 – 11:45 Sesi 2: Manfaat dan Resiko Kontrak Payung

11:45 – 13:00 Ishoma

13:00 – 13:45 Sesi 3: Prosedur Kontrak Payung

14:00 – 14:20 Kegiatan 1. Latihan Praktis - Menentukan Jumlah Pengguna dan Penyedia Barang

/Jasa

14:20 – 14:45 Kegiatan 2. Kontrak Payung: Studi Kasus 2

14:45 – 15:00 Rehat

15:00 – 15:45 Sesi 4: Proses Kontrak Payung

15:45 – 16:15 Kegiatan 1. Menggunakan Kontrak Payung: Studi Kasus 3

(8)

8

08:15 – 09:00 Sesi 5: Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen Pengadaan

09:00 – 09:20 Kegiatan 1. Penyampaian, Penyimpanan dan Pemberian

09:20 – 09:45 Kegiatan 2. SIMP di Tempat Kerja: Studi Kasus 1

09:45 – 10:00 Rehat

10:00 – 10:45 Sesi 6: Alur Kerja Utama Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP)

10:45 – 11:05 Kegiatan 1. Menetapkan Urutan Aplikasi SIMP

11:30 – 13:30 Ishoma

13:30 – 14:15 Sesi 7: Manfaat dan Resiko Menerapkan SIMP

14:15 – 14:35 Kegiatan 1. Penerapan SIMP

15:00 – 15:15 Rehat

15:15 – 15:45 Kajian Modul 6. Who Wants to be a Millionaire

(9)

9

Selamat datang di modul keenam: Kontrak Payung dan Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP). Kami sangat senang Anda telah bergabung dengan kami dalam pelatihan ini. Perkenankan para fasilitator untuk memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan memberikan informasi administratif.

ATURAN PELATIHAN

1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:

 Memastikan kehadiran Anda setiap hari

 Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu

 Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan

 Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan

 Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat

3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR”

baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik

5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok

(10)

(11)

11

1

SELAMAT DATANG DI MODUL 6

Kontrak Payung dan Sistem Informasi Manajemen

Pengadaan (SIMP)

Pelatihan Pengadaan–Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Pengembangan Sumber Daya Manusia

Petunjuk untuk Fasilitator: Waktu: 15 menit

(12)

12

2

Pembukaan

Petunjuk untuk Fasilitator: Waktu: 15 menit

(13)

13

Aturan Pelatihan

1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:

• Memastikan kehadiran Anda setiap hari

• Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu

• Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan

• Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan

• Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi

dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat

3. Tunjukkan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan

4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara“BERPIKIR”

baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih baik

5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar!

6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok

(14)

14

Proyek Modernisasi

Pengadaan

Pengembangan Sumber Daya

Manusia (SDM)

(15)

15

Gambaran Umum Proyek Pengembangan SDM

Rangkaian Pelatihan Keterampilan Pengadaan

GAMBARAN UMUM

Pelatihan akan difokuskan padapengembangan keterampilan aktual peserta pelatihandan diselaraskan dengantingkat sertifikasi pengadaan yang ditetapkan oleh LKPP, yaitu tingkat dasar, tingkat menengah dan tingkat lanjutan

PERBEDAAN UTAMA

Pelatihan Keahlian Pengadaanmelengkapiprogram sertifikasi pengadaan LKPP dan pada batas-batas tertentu didasarkan pada pekerjaan yang telah dilaksanakan oleh program donor sebelumnya, yaituISP3 (Ausaid).

PENDEKATAN

•Pengembangan pelatihan pengadaan berdasarkan hasilPenilaian Kebutuhan Pelatihanyang dilakukan pada tahun 2012 danLaporan Akhiryang disampaikan pada bulan September 2012.

(16)

16

Catatan untuk Fasilitator:

 Jelaskan kepada para peserta subjek dan topik yang telah dicakup oleh proyek sejauh ini. Modul-modul sebelumnya mencakup berbagai topik dan modul ini memusatkan perhatian pada aspek-aspek yang berbeda, khusus dalam kontrak payung.

 Modul ini akan memberikan pemahaman tentang kontrak payung, baik dari segi konsep maupun praktik

 Kontrak payung berbeda dengan jenis-jenis kontrak lainnya yang biasa digunakan di Indonesia. Dengan demikian, modul ini akan mengaitkan prinsip-prinsip pengadaan dengan penyusunan dan pengelolaan kontrak itu sendiri yang tengah berjalan.

(17)

17

Tujuan Modul

Di akhir pelatihan ini, anda akan dapat :

•Mendefinisikan Kontrak Payung dan karakteristiknya

•Menjelaskan manfaat dan risiko yang terkandung dalam Kontrak Payung

•Membandingkan unsur-unsur yang berbeda dalam prosedur Kontrak Payung

•Menjelaskan bagaimana kontrak payung harus mematuhi

persyaratan, peraturan dan perundang-undangan tentang kontrak payung

•Menjelaskan pentingnya penelusuran, pencatatan dan verifikasi , serta penerapannya dalam Sistem Informasi Manajemen

Pengadaan (SIMP)

•Menjelaskan dasar-dasar alur kerja SIMP

(18)

(19)

(20)

(21)

21

Uji Pengetahuan

Prapelatihan

Uji Pengetahuan Prapelatihan Waktu: 15 menit

Petunjuk untuk Fasilitator:

1. Bagikan lembar Uji Pengetahuan Prapelatihan.

(22)

(23)

23

Slide 1

Sesi 1

Pendahuluan tentang Kontrak

Payung

_________________________________________________________________________________

(24)

24

Tujuan

Di akhir sesi ini, Anda akan dapat:

• Menjelaskan tentang kontrak payung

• Memahami perlunya kontrak payung

• Membedakan antara kontrak payung dengan kontrak pengadaan lainnya

2

_________________________________________________________________________________

(25)

25

Di mana Anda membeli kebutuhan sehari-hari?

Supermarket? Warung? Atau keduanya?

3

_________________________________________________________________________________

(26)

26

4

Kontrak payung adalah…

Kontrak yang dapat (terus) digunakan untuk

memperoleh barang/jasa dari satu atau lebih

penyedia barang/jasa selama jangka waktu

tertentu.

Apa yang dimaksud dengan kontrak payung?

_________________________________________________________________________________

(27)

27

5

• Sebuah metode untuk menjadikan pengadaan lebih sederhana dan mudah

• Komitmen itikad baik pemerintah kepada penyedia barang/jasa

• Instrumen yang memungkinkan untuk melakukan pengadaan barang/jasa secara berulang jika volume barang/jasa yang diperlukan belum dapat ditentukan • Seperangkat ketentuan yang sudah ditetapkan terlebih

dahulu antara penyedia barang/jasa dengan pemerintah untuk durasi waktu tertentu

Kontrak payung merupakan…

Apa yang dimaksud dengan kontrak payung?

_________________________________________________________________________________

(28)

28

6

Kontrak Standar Kontrak Payung

Membuat sebuah kontrak payung lebih mudah dan lebih menghemat waktu daripada membuat beberapa kontrak secara terpisah setiap kali memerlukan barang/jasa P e ny e di a B P e ny e di a C P e ny e di a A Penyedia A Penyedia B Penyedia C Penyedia D Pemesanan

1 Kontrak 1

Kontrak 2 Kontrak 3 Kontrak 4 Kontrak Payung 1 Ke b u tu h a n Ba ra n g / Ja sa Ke b u tu h a n Ba ra n g /Ja sa Pemesanan 2 Pemesanan 3 Pemesanan 4 Pemesanan 1 Pemesanan 2 Pemesanan 3 Pemesanan 4

Apa yang dimaksud dengan kontrak payung?

(29)

29

7

Sifat Kontrak Standar Sifat Kontrak Payung

Kontrak payung adalah sejenis kontrak yang memungkinkan untuk menentukan skala pengadaan yang bervariasi dan jaringan penyedia barang/jasa yang lebih luas

PenyediaTunggal

PembelianTunggal

Skala KebutuhanDitentukan

Ruang Lingkup Kebutuhan Ditentukan Jangka Waktu Ditentukan

Peraturan Ditetapkan

Satu atauBanyak Penyedia PembelianJamak(berdasarkan

permintaan) Skala KebutuhanBervariasi

Ruang Lingkup Kebutuhan Ditentukan Jangka Waktu Ditentukan

Peraturan Ditetapkan

Apa yang dimaksud dengan kontrak payung?

_________________________________________________________________________________

(30)

30

8

• Kontrak Payung tetap dianggap sebagai sebuah kontrak

• Penyedia barang/jasa bersaing untuk menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan

• Terdapat persaingan antar penyedia barang/jasa untuk terpilih menjadi salah satu pihak dalam kontrak payung (kompetisi standar) maupun untuk mendapatkan

pekerjaan tertentu dalam kontrak tersebut (kompetisi mini)

Apa yang dimaksud dengan kontrak payung?

_________________________________________________________________________________

(31)

31

Apa manfaat menggunakan kontrak payung?

• Setelah kontrak payung diberikan kepada penyedia barang/jasa, proses pengalokasian dana dan penerimaan barang/jasa menjadi sangat sederhana dan terstandarisasi.

• Penyederhanaan dan standarisasi dapat menghasilkan pengadaan barang/jasa yang berkualitas tinggi dan efisien waktu

• Proses pengadaan yang lebih cepat dan berkurangnya pekerjaan administrasi akan menghasilkan penghematan biaya bagi

pemerintah maupun bagi penyedia barang/jasa

• Penghematan biaya terjadi karena biaya administrasi menjadi lebih rendah (waktu/tenaga lebih sedikit) dan biaya pengadaan menjadi lebih rendah (harga barang/jasa lebih murah)

1

Rp

_________________________________________________________________________________

(32)

32

Anda !

• Kontrak payung digunakan oleh pemerintah di seluruh dunia.

• Kontrak payung merupakan salah satu instrumen penting bagi unit layanan pengadaan barang/jasa pemerintah berskala besar

• Banyak kementerian menganjurkan untuk lebih banyak menggunakan kontrak payung

10

Siapa yang menggunakan kontrak payung?

_________________________________________________________________________________

(33)

33

Kapan Anda menggunakan

kontrak payung?

11

_________________________________________________________________________________

(34)

34

Jika pengadaan yang Anda lakukan memenuhi dua dari ketiga kondisi ini, maka terdapat peluang besar untuk menggunakan kontrak payung

12

Kontrak payung sangat sesuai untuk digunakan dalam kondisi tertentu

Volume Pemesanan

bervariasi*

Kebutuhan

Sederhana Kebutuhan

Dipahami dengan baik

*Volume bervariasi didefinisikan sebagai volume barang/jasa yang tidak pasti secara berkelanjutan

Kapan kontrak payung digunakan?

_________________________________________________________________________________

(35)

35

3

• Sifat dari kontrak payung secara umum adalah adanya kebutuhan yang pasti dan sederhana tetapi volume dan jadwal pengadaan barang/jasa di masa mendatang belum dapat ditentukan

• Pertimbangkan pengadaan barang/jasa yang

memerlukan fleksibilitas yang lebih tinggi atau harga yang lebih rendah

• Di pasar yang didominasi satu penyedia, harga barang/jasa yang ditawarkan seringkali terlalu tinggi dan kontrak payung sesuai untuk digunakan dalam situasi ini.

Kapan kontrak payung digunakan?

_________________________________________________________________________________

(36)

36

Menurut Anda, kapan Anda dapat

menggunakan kontrak payung di

ULP Anda?

4

_________________________________________________________________________________

(37)

37

Poin-Poin Penting

2 Kontrak payung adalah…

kontrak yang dapat (terus) digunakan untuk memperoleh barang/jasa

Kontrak payung merupakan praktik terbaik yang dapat digunakan oleh unit layanan pengadaan barang/jasa berskala besar dan kecil di seluruh dunia.

Kontrak payung sesuai untuk kegiatan pengadaan yang sederhana, dipahami dengan baik, dengan volume yang bervariasi karena dapat dilakukan

standarisasi dan penyederhanaan.

Penggunaan kontrak payung akan mengakibatkan penurunan biaya.

Kontrak payung meningkatkan proses pengadaan barang/jasa menjadi lebih baik bagi pemerintah maupun penyedia barang/jasa.

_________________________________________________________________________________

(38)

38

16

Terima kasih!

Ada

pertanyaan?

_________________________________________________________________________________

(39)

39

Kegiatan Interaktif No. 1-1-1

Mengidentifikasi Peluang

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

_________________________________________________________________________________

(40)

40

Diagram Identifikasi: contoh

18

Volume Pemesanan

Bervariasi

Kebutuhan Sederhana Kebutuhan

Dipahami dengan baik

_________________________________________________________________________________

(41)

41

Kegiatan Interaktif No. 1-1-2

Menggunakan Kontrak Payung :

Studi kasus 1

Lihat buku kegiatan di bagian akhir buku pedoman Anda

_________________________________________________________________________________

(42)

42

Kebutuhan barang/jasa dan kontrak payung

20

Kebutuhan:

• Benih

• Pupuk

• Alat GPS

• Traktor 9RX

• Sistem irigasi lahan 10 ha

• Pekerja ladang

• Kepala ahli bidang pertanian

• Ternak

• Panel aluminium

• Pengatur waktu digital

• Bajak

• Tong plastik

• Staf administrasi

• Staf pemasaran

Kontrak payung yang tersedia:

Kontrak Payung A

Penyedia menyediakan komoditas dalam jumlah besar

Kontrak Payung B

Penyedia menyediakan produk hasil industri/teknologi

Kontrak Payung C

Penyedia menyediakan jasa sumber daya manusia

Pengadaan Barang/Jasa Standar

(43)

43 Sesi 2

Manfaat dan Risiko Kontrak Payung

_________________________________________________________________________________

(44)

44

Tujuan

• Mengidentifikasi manfaat kontrak payung

• Memahami risiko yang mungkin timbul dari kontrak payung

• Mengetahui bagaimana memaksimalkan manfaat kontrak payung dengan menghilangkan atau meminimalkan risiko

2

_________________________________________________________________________________

(45)

45

3

Studi kasus: Ruas jalan dalam kawasan 3 in 1

• Jalan Jenderal Sudirman merupakan ruas jalan dalam kawasan 3 in 1

• Mungkin kendaraan yang masuk ruas jalan dalam kawasan ini lebih sedikit, tetapi setiap kendaraan mengangkut lebih banyak orang

• Kendaraan yang masuk ruas jalan dalam kawasan 3 in 1 dan bis umum mengurangi jumlah kendaraan di jalan, sehingga transportasi menjadi lebih efisien

• Kontrak payung memberikan keuntungan serupa bagi setiap unit layanan pengadaan (ULP)

_________________________________________________________________________________

(46)

46

Apa kemiripan ruas jalan kawasan 3

in 1 dengan kontrak payung?

4

_________________________________________________________________________________

(47)

47

• Seperti ruas jalan dalam kawasan 3 in 1, kontrak payung memberikan jalur khusus bagi ULP untuk memberikan kontrak dengan kuantitas yang lebih besar dalam waktu yang lebih cepat • Pengadaan dilakukan secara terpusat

dan dimonitor melalui satu sistem

• Beban administrasi berkurang dan terdapat manajemen rantai pasokan yang lebih transparan dan efisien– semua ini mengurangi waktu yang diperlukan proyek dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan

5

Manfaat: efisiensi waktu

_________________________________________________________________________________

(48)

48

6

Manfaat: standarisasi

• Kontrak payung memungkinkan adanya

standarisasi pembelian di ULP atau proyek yang berbeda

− Berbagai proyek konstruksi dapat membeli sistem penerangan lampu neon yang sama dengan ukuran yang sama

− Standarisasi penerangan dapat menggunakan jenis stopkontak dan pengkabelan (wiring) yang terstandarisasi, yang meningkatkan kinerja sistem, kerjasama, dan

menguntungkan dari segi biaya

• Dengan menstandarisasi pembelian (membeli barang yang sama), penyedia barang/jasa akan menerima pemesanan dengan jumlah yang lebih besar dan memberikan harga yang lebih rendah

_________________________________________________________________________________

(49)

49

• Jika terdapat kontrak payungmultivendor(lebih dari satu penyedia), pengelola pengadaan dapat mengadakan kompetisi mini antar penyedia barang/jasa dalam kontrak payung tersebut.

• Kompetisi mini adalah proses yang dapat Anda wujudkan dalam proses pengadaan jika Anda belum menentukan penyedia mana yang memberikan nilai terbaik atau harga terendah

• Kompetisi mini memungkinkan Anda untuk memperjelas kebutuhan Anda dan penyedia akan bersaing untuk memberikan barang/jasa yang terbaik dengan harga terendah

• Penyedia barang/jasa dapat terdorong untuk meningkatkan kinerja dan mengurangi harga, sama dengan pengadaan terbuka

7

Manfaat: kompetisi

_________________________________________________________________________________

(50)

50

8

Manfaat: Skala ekonomis

• Penyedia barang/jasa yang terikat kontrak payung mengetahui bahwa pemerintah menetapkan anggaran untuk memperoleh barang/jasa dari penyedia barang/jasa tersebut dan sejumlah kecil penyedia lainnya yang terikat kontrak payung.

• Dengan demikian, penyedia barang/jasa meningkatkan kemampuan produksinya agar dapat memenuhi kebutuhan

pemerintah

• Volume barang/jasa yang lebih besar dapat menekan biaya produksi, sehingga harga per unit lebih rendah dan biaya

keseluruhan yang dikeluarkan lebih rendah

_________________________________________________________________________________

(51)

51

• Dalam kontrak payung terdapat lebih sedikit beban administratif dan peraturan yang harus dipenuhi

• Melalui kontrak payung, pengadaan-pengadaan kecil dapat dilakukan sesuai dengan syarat dan ketentuan dalam kontrak payung, sehingga tingkat transparansi dan kepatuhan terhadap peraturan lebih tinggi tanpa harus mengeluarkan sumber daya yang lebih besar

9

Manfaat: transparansi

_________________________________________________________________________________

(52)

52

10

• Misalnya: pengadaan kertas untuk kantor-kantor pemerintah

• Karena pengadaan ini menggunakan kontrak payung, maka:

• Kertas yang dipesan bisa diterima dengan lebih cepat dan beban yang lebih sedikit

• Printer dapat distandarisasi untuk menggunakan satu macam kertas

• Daya beli yang lebih besar

menyebabkan penyedia barang/jasa memberikan harga kertas yang murah

Contoh Manfaat

_________________________________________________________________________________

(53)

53

Bagaimana kelima prinsip

pengadaan barang/jasa dapat

diterapkan melalui kontrak payung?

11

_________________________________________________________________________________

(54)

54

Apa saja risiko yang mungkin

timbul dalam pelaksanaan

kontrak payung?

12

_________________________________________________________________________________

(55)

55

• Kontrak payung tidak rentan berubah dibandingkan dengan kontrak pengadaan tunggal. Menambahkan penyedia barang/jasa dan jenis barang/jasa baru ke dalam portfolio unit layanan pengadaan lebih sulit untuk dilakukan dengan cepat.

• Kontrak payung sering dibuat dengan menetapkan syarat dan ketentuan yang cukup luas sehingga dapat digunakan oleh berbagai lembaga pemerintah, tetapi seringkali sulit untuk memperoleh barang/jasa yang memerlukan rancangan khusus

• Jika tidak digunakan dengan benar, kontrak payung dapat mencegah, membatasi atau merusak kompetisi. Perusahaan multinasional besar diuntungkan dan partisipasi usaha kecil dan menengah menjadi terbatas.

13

Risiko

_________________________________________________________________________________

(56)

56

Poin-Poin Penting

14

Melalui kontrak payung, ULP mendapatkan jalur khusus untuk memperoleh kuantitas barang/jasa yang lebih besar dalam waktu yang lebih singkat

Melalui kontrak payung, standarisasi dapat diterapkan antar ULP atau proyek yang berbeda sehingga meningkatkan efisiensi bagi pemerintah dan negara melalui pengadaan dengan volume yang lebih besar dan kerjasama dalam keseluruhan sistem.

Melalui kontrak payung multivendor (lebih dari satu penyedia), pengelola pengadaan dapat mewujudkan kompetisi mini antar penyedia barang/jasa dalam kontrak payung tersebut, sehingga barang/jasa dapat diperoleh dengan biaya yang lebih rendah

Jika tidak digunakan dengan benar, kontrak payung dapat mencegah, membatasi, atau merusak kompetisi, dan mungkiin akan sulit menerima perubahan.

_________________________________________________________________________________

(57)

57

15

Terima Kasih!

Ada Pertanyaan?

_________________________________________________________________________________

(58)

(59)

59 Sesi 3

Prosedur Kontrak Payung

_________________________________________________________________________________

(60)

60

Tujuan

• Memahami berbagai konfigurasi penyedia dan pengguna, dan bagaimana memilih di antara konfigurasi penyedia dan pengguna tersebut

• Memahami berbagai struktur kompetisi dan bagaimana memilih di antara struktur kompetisi tersebut

• Memahami bagaimana merancang kontrak payung dan

ketentuan-ketentuan yang harus dipertimbangkan

• Memahami implikasi dari keputusan yang diambil terkait dengan hal-hal ini

2

_________________________________________________________________________________

(61)

61

Satu Pengguna Lebih dari Satu Pengguna

Satu Penyedia Lebih dari Satu Penyedia (Multivendor)

Terbuka untuk Penyedia Baru Tertutup untuk Penyedia Baru

Kompetisi Dua Tahap

(terbuka untuk syarat & ketentuan baru)

Kompetisi Satu Tahap

(Tertutup untuk syarat & ketentuan baru) Terdapat empat pilihan yang harus dipertimbangkan

pengelola pengadaan

Struktur Kontrak Payung

vs.

_________________________________________________________________________________

(62)

62

Konfigurasi Pengguna dan Penyedia:

4

Struktur Kontrak Payung

Satu Penyedia Lebih dari Satu Penyedia

(Multivendor)

Satu Pengguna •

Cepat dan dapat diandalkan

• Lebih dari satu pengadaan dari waktu ke waktu

• Syarat dan ketentuan tidak perlu dinegosiasikan

• Sekelompok kecil penyedia = evaluasi lebih cepat

• Sekelompok penyedia yang cukup besar = manfaat diperoleh dari kompetisi dan fleksibilitas

• Kapasitas yang lebih beragam untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa

Lebih dari Satu Pengguna

• Pengadaan lebih cepat dari satu penyedia

• Daya beli rata-rata yang lebih besar

• Terdapat tekanan yang lebih besar untuk penurunan harga

• Solusi barang/jasa yang lebih beragam dan lebih banyak calon penyedia barang/jasa

(63)

63 Kontrak Payung Terbuka:

• Selama kontrak payung terbuka berlangsung, penyedia barang/jasa baru dapat menjadi salah satu pihak dalam kontrak payung tersebut.

• Pada tahap pertama, evaluasi hanya dilakukan terhadap kualifikasi dan ketanggapan penyedia barang/jasa. Kompetisi terjadi pada tahap kedua.

• Kontrak Payung Terbuka pada umumnya digunakan untuk pengadaan barang/jasaoff-the-shelf (tersedia dan siap pakai), misalnya monitor komputer

Struktur Kontrak Payung

5

_________________________________________________________________________________

(64)

64 Kontrak Payung Tertutup:

• Pada saat kontrak awal dibuat, daftar penyedia barang/jasa yang terikat kontrak sudah ditetapkan

• Kebanyakan kontrak payung merupakan kontrak payung tertutup karena ada manfaat tersendiri bagi penyedia barang/jasa dan pemerintah

6

Struktur Kontrak Payung

_________________________________________________________________________________

(65)

65 Kompetisi Dua Tahap

(Terbuka untuk syarat dan ketentuan baru)

• Pemerintah dapat melakukan perubahan ketentuan yang tercantum dalam kontrak untuk menyesuaikan dengan kebutuhan barang/jasa yang diperlukan.

• Perubahan ketentuan yang tercantum dalam kontrak dilakukan pada saat kompetisi mini dalam kompetisi dua tahap akan berlangsung untuk untuk

menyesuaikan dengan kebutuhan barang/jasa yang diperlukan

7

Struktur Kontrak Payung

_________________________________________________________________________________

(66)

66 Kompetisi Satu Tahap

(Tertutup untuk syarat dan ketentuan baru):

• Setelah kontrak selesai dirancang, syarat dan ketentuan yang tercantum tidak dapat diubah lagi.

• Kompetisi satu tahap lebih sesuai untuk kebutuhan barang/jasa yang dipahami dengan baik, yang kemungkinan tidak akan berubah atau yang tidak memerlukan kompetisi mini

8

Struktur Kontrak Payung

_________________________________________________________________________________

(67)

67

9

Pemilihan struktur yang sesuai

Jenis Kompetisi

• Seberapa spesifik kebutuhan barang/jasa dapat

diidentifikasikan akan menentukan jenis kompetisi yang sesuai

• Jika spesifikasi kebutuhan barang/jasa dapat ditentukan dengan akurat dan tepat, maka kompetisi satu tahap merupakan jenis kompetisi yang sesuai

• Kompetisi satu tahap dapat memaksimalkan persaingan dan menghasilkan penawaran yang terbaik sejak awal. Namun, jenis kompetisi ini kurang fleksibel dan memerlukan

perencanaan yang tepat dan akurat

• Jika kebutuhan barang/jasa dapat ditentukan dengan akurat dan tepat, tetapi pergerakan pasar penyedia barang/jasa berlangsung cepat atau tidak stabil, maka kompetisi dua tahap lebih diutamakan.

vs.

_________________________________________________________________________________

(68)

68

10

Pemilihan struktur yang sesuai

Satu Penyedia vs Lebih dari Satu Penyedia (multivendor)

• Kontrak payung tertutup yang mengikat satu penyedia dapat menekan harga (memperoleh diskon) dari penyedia tersebut jika volume barang/jasa yang dibutuhkan pemerintah cukup besar hingga mencakup sebagian besar pasar penyedia barang/jasa

• Kontrak payung yang mengikat lebih dari satu penyedia barang/jasa (Kontrak Payung Multivendor) lebih umum dipakai untuk barang/jasa yang pelaksanaan pekerjaan/kuantitas tidak diketahui

• Jika pemerintah tidak dapat mengidentifikasi penyedia

barang/jasa yang terbaik, jika kebutuhan barang/jasa diperkirakan akan berubah, dan jika pasar penyedia barang/jasa bersifat tidak stabil dan dinamis, maka Kontrak Payung Multivendor yang berpotensi menghasilkan pengadaan barang/jasa yang berhasil

_________________________________________________________________________________

(69)

69

11

Pemilihan struktur yang sesuai

Satu Penyedia vs Lebih dari Satu Penyedia

• Untuk mengambil keputusan dalam hal ini, diperlukan

pemahaman terkait keseimbangan dan untung-rugi (balance and trade-off) dari prioritas yang bersaing.

• Misalnya, jika Anda memilih lebih dari satu penyedia, kontrak payung dapat menciptakan pasar penyedia

barang/jasa baru, tetapi Anda mungkin tidak mendapatkan barang/jasa dengan harga terendah

_________________________________________________________________________________

(70)

70

Haruskah ada batasan jumlah penyedia

barang/jasa yang ditetapkan dalam

kontrak payung multivendor?

12

_________________________________________________________________________________

(71)

71

• Pada umumnya tidak ada batasan jumlah penyedia yang ditetapkan dalam kontrak payung multivendor

• Pengelola pengadaan selalu mempertimbangkan semua sudut pandang, termasuk sudut pandang penyedia barang/jasa

• Terlalu banyak penyedia barang/jasa yang diberi ruang dapat mengurangi minat dan partisipasi penyedia barang/jasa karena bagian kerja yang didapat semakin kecil per penyedia

barang/jasa

• Lebih banyak penyedia berarti setiap kompetisi mini akan berlangsung sangat kompetitif, tetapi tingkat keberhasilannya rendah

• Pengelola pengadaan juga harus mempertimbangkan pasar penyedia barang/jasa dan barang/jasa yang dibutuhkan pada saat mengambil keputusan dalam hal ini.

13

Pertimbangkan penyedia barang/jasa

_________________________________________________________________________________

(72)

72

• Pada umumnya, kontrak payung dua tahap harus diadakan dengan sekurang-kurangnya tiga penyedia barang/jasa untuk memastikan kompetisi dan

fleksibilitas dalam barang/jasa yang ditawarkan

• Masa berlaku kontrak payung sebaiknya tidak lebih dari tiga tahun agar tidak terjadi antikompetisi.

• Biaya yang dikeluarkan untuk menetapkan kontrak payung lebih tinggi daripada kontrak pengadaan tunggal, maka potensi manfaat harus lebih besar dari biaya yang sudah dikeluarkan

• Oleh karena itu, analisis biaya dan manfaat harus dilakukan sebelum kontrak payung dibuat

Penetapan kontrak payung

13

_________________________________________________________________________________

(73)

73

• Kontrak payung harus sesuai dengan semua peraturan perundang-undangan yang ditaati oleh kontrak standar.

• Jika merancang kontrak payung tertutup , kontrak payung harus mematuhi metode pengadaan standar.

• Kontrak payung terbuka harus sesuai dengan prosedur terbuka seperti dalam proses lelang terbuka

• Kontrak payung bukan alternatif perencanaan pengadaan. Kontrak payung juga tidak untuk menunda atau

menghindari pengambilan keputusan yang sulit dalam pengadaan barang/jasa.

15

Tambahan dalam Penetapan Kontrak Payung

_________________________________________________________________________________

(74)

74

Poin-poin penting

16

Kontrak Payung Terbuka vs Tertutup: Apakah penyedia barang/jasa baru dapat menjadi salah satu pihak dalam kontrak payung selama berlangsungnya kontrak? Kontrak payung tertutup dapat menawarkan banyak keuntungan bagi penyedia barang/jasa karena kompetisi yang terbatas dan pembeli yang loyal Satu Pengguna vs. Lebih dari Satu Pengguna: Berapa jumlah instansi pemerintah yang dapat menggun