S K R I P S I
BAMBANG WIDJAJA
PENTINGNYA SISTEM DAN PROSEDUR PENCATATAN
WAKTU DAN PENGGAJIAN UNTUK MENINGKATKAN
PENGENDALIAN INTERN PADA PERUSAHAAN
ROKOK P.T. ” X ” DI MALANG
M I L J k
P E R P U V IA K A A N “ U N IV E R S I 1 A S A JR L A N O O A
-u R A B A Y a
ft- j e ?/yL
CJt
t
FAKULTAS EKONOM I UNI VERSI TAS A I R L A N G G A
S U R A B A Y A
PENTI NGNYA SI STEM DAN PROSEDUR PENCATATAN WAKTU DAN
PENGGA.7: AN HNTUK MENI NGKATKAN PENGENDALI AN I NTERN
PADA PERUSAHAAN ROKOK P . T. " X " . D I MALANG
DI AJI JKAN -UNTUK MKMENUI! I SEBAGt AN PERSYARATAN
DA1.AM MEMt’KkuI.RII CKLAk JjAR.I ANA EKONOMI
JURU SAN AKt JNTANSl
D1AJUKAN OLEH
BAMBANG W i D JAJA
No. Pok ok : 0 4 8 5 1 1 9 4 6
FAI UJLTAS EKONOMI UN I V ER S I TAS AI RLANGGA
S U R A B A Y A
S K R I P S I
PENTINGNYA SISTEM DAN PROSEDUR PENCATATAN WAKTU DAN PENGGAJIAN UNTUK MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN
PADA PERUSAHAAN ROKOK P.T. ,,X“ DI MALANG
DIAJUKAN OLEH : BAMBANG WIDJAJA No. Pokok : 048511946
Surabaya, ... /.? . . .T. ! ~ .1991
TELAH DISETUJUI UNTUK DIUJI :
DOSEN PEMBIMBING
S K R I P S I
PENTINGNYA SISTEM DAN PROSEDUR PENCATATAN WAKTU DAN PENGGAJIAN UNTUK MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN
PADA PERUSAHAAN ROKOK P.T. "X" DI MALANG
DIAJUKAN OLEH : BAMBANG WIDJAJA No. Pokok : 048511946
TELAH DISETUJUI DAN DITERIMA DENGAN BAIK OLEH DOSEN PEMBIMBING,
DRA.EC. HARI AT I GAFFAR, AK TANGGAL . 3 ~
TANGGAL
'9 3 ^
K A T A P E N G A N T A R
Dengan memanjatkan pu'ji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa segala limpahan rahmat serta kekuatan yang tolah diberikanNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan okripai ini. Adapun tujuan pcnyusunan akripoi ini adalah untuk memenuhi tugas.dan merupakan salah satu syarat dalam memperoleh gelar kesarjanaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga.
Menyadari akan keterbatasan penulis. dalam bidang
i
pengetahuan, tentunya masih dirasakan adanya kekurangan dan kelomahan yang membutuhkan kritik maupun earan dari para pombaca. Namun demikian, besar harapan penulis bahwa adanya kekurangan dan ke.lemahan tersebut tidak akan mengurangi arti pentingnya penulisan skripsi ini.
i
Dalam penyuounan skripsi ini ’’hingga oeleoainya, penulis banyak mendapatkan bimbingan, bantuan dan dorongan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada :
1. Bapak Ketua Jurusan Akuntansi dan seluruh staff pengajar Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan selama masa porkuliahan.
2. Ibu Dra. Ec. Haryati Gaffar, Ak., aelaku dosen pembimbing yang tolah beraedia meluangkan waktunya
dalain membimbing penulis dengan memberikan petunjuk- petunjuk dan saran-saran berharga hingga selesainya
skripsi ini.
3. Bapak, Ibu dan seluruh keluarga tercinta yang telah inemberikan eemangat dan dorongan kepada penulis untuk menyelesaikan studi.
4. Bapak Widjajanto dan Bapak Widjanarko selaku pimpinan dan wakil pimpinan P.T. "X" yang telah memberi keoempatan untuk molakukan penelitian sampai oeleoainya skripsi ini.
5. Bapak Drs. Arief Sudartnadji, selaku Human Reeorces >
Divion P.T. MX“ beoerta seluruh otaff karyavrannya yang telah membantu momborikan dan memperoiapkan data-data yang diperlukan penulis dalam penyusunan skripsi.
6. Semua rekan yang telah banyak membantu dalam meyeleeaikan skripsi ini.
Akhir kata, dengan keterbataaan dan keeederhanaan atas penulisan skripsi ini, penulis berharapa somoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan, khususnya dibidang akuntansi.
Surabaya, November 1991 Penulis
Halaman
HALAMAN J U D U L ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR I SI ... v
DAFTAR GAMBAR ... ... vi
BAB I PENDAHULUAN 1. Latar Belakang Masalah ... ... 1
2. Perumuaan Masalah ... ... . 5
3. Tujuan Penelitian ... 7
4. Manfaat Penelitian ... ,.... 7
5. Sistematika Skripai ... ,... . .. 8
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 1. Landasan Teori ... 13
t 2. Penelitian Sebelumnya . ... 45
3. Hipotesio ... 46
4. Motode Penelitian ... 47
BAB III A N A L I S I S 1. Gambaran Umum ... ... 51 '
2. Pembahaaan ... 76
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN *1. Kesimpulan ... 84
2. Saran ... 06
DAFTAR PUSTAKA ... 87
Halaman
GAMBAR 1 STRUKTUR ORGANISASI ... 54
GAMISAR 2 PROSES PR0DUKS1 ... 59
GAMHAR 3 SURAT PERM1NTAAN KARYAWAN BARU ... 65
GAMHAR 4 SURAT HASIL EVALUASI CALON TENAGA KERJA .... 67
GAMliAR h SURAT PI-RNYATAAN ... ... 60
GAMHAR ti SURAT REKOMENDASI ...69
GAMBAR 7 SURAT PERNYATAAN PERPANJANGAN ... 70
MASA PERCOBAAN ... 70
BAB I PKNDAJIULUAN
X . Latar-Balakacui-iSlaatilah
Dewasa ini perkembangan dunia usaha semakin maningkat, nehingga peraain^an diantara para ponguoaha guria mempcrcbutkon pasor ba/»i haesi] produksinya semakin tftjam, oleh karena itu para penguaaha berusaha menekan biaya produksi, dimana tenaga kerja juga merupakan salah satu unour dari pada biaya produksi. Sehingga diharapkan para konsumen tertarik untuk rnembeli produk perusahaan. Dongan adanya persaingan tersebut para pengusaha terdorong untuk bekerja seefisien dari seofektif mungkin, sehingga tercapai titik terendah dari biaya produksi.
Industri rokok di Indonesia mempunyai pangsa pa3ar yang sangat baser . Pertumbuhan indubtri ini bukan caja merupakan aktualiaasi jiwa kewiraswastaan dari pengusahenya, tetapi juga morupakan tumpuan kehidupan berbagai lapisan, mulai dari pengusaha sampai kepada tonaga kerja, petani, pedagang, bahkan tenaga ahli dari berbagai disipilin ilmu.
secara positif merupakan inriustri yang menyerap lebih banyak tenaga kerja (labour intonaivo) dibanding dengan industri menufaktur lainnya. Hal ini disebabkan karena banyaknya proses pembuatan rokuk masih secara manual. Kini Industri rokok di Indonesia menghadapi berbagai tantangan. Tantangan tersebut dapat disebut pertama, kampanye anti rokok yang sekarang begitu gencar dikampanyekan. Kedua Departemen Perdagangan membuat tata niaga cengkih yang baru. Ketiga naiknya cukai tembakau dan ketentuan baru Menkeu tentang jumlah isi rokok dalam bungkus.
Mulai dari distributor, agen, sub agen, pengecer, pedagang asongan, petani dan para pekerja yang terlibat
langsung di dalamnya memperoleh manfaat dari dinamika industri rokok. Keterlibatan tenaga kerja baik langsung maupun tidak langsung dalam Industri rokok, diperkirakan bahwa tenaga kerja langsung di pabrik rokok dan pengolahan tombakau menyerap 150.000 orang. Tenaga kerja oektor perdagangan diperkirakan 1 juta orang. Petani tembakau lebih dari 1,5 juta petani dan pemetik cengkih kurang lebih moncapai 1,15 juta, tenaga kerja pendukung lainnya yang bergerak disektor tranaportasi, periklanan dan lain-lain mencapai 350.000 sehingga seluruhnya berjumlah lebih dari 4 juta tenaga kerja yang terkait
borarti 4 x 4 juta tenaga kerja = 16 juta orang atau hampir 10% dari penduduk Tndonenia, torgantung pada industri rokok drng^n scluruh anpek pendukungnya (data dari seminar industri rokok oleh SPSI baru-baru ini).
Prospek industri rokok di Indonesia di masa datang tetap cerah, meskipun kampanye anti rokok dilancarkan. Namun proapek penyorapnn tpnrif'a kerja disektor rokok tidak secerah prospek industrinya, karena mesinisasi pada industri ini lebih dibutuhkan.
Mengenai maaalah ketenaga kerjaan ini, pemerintah Indonesia telah memberikan perhatian khusus karena banyaknya potensi sumber tenaga kerja yang tidak diimbangi dengan teruedianya lapangan kerja. -Oleh karena itu pemerintah merasa perlu mengeluarkan kebijakoanaari pffrl iridunjtnn ket.onai'a korj/jan, ini ditunjeng dengan paraturan-peraturan pemerintah yang akhirnya diwujudkan dalam kitab undang-undang hukum perburuhan. Semua ini dimaksudkan agar pihak manajemen tidak melaku- kan sewenang-wenang terhadap karyawannya. • Oleh sebab itu pihak manajemen harua dapat mengelola serta memperhatikan karyawannya sebaik mungkin, terutama dalam hal kesejah- teraannya yang dapat mendorong atau meningkatkan produk- tivitas kerja mertika.'
produkriya dapat bersaing d«nga produk lain dari industri nojeni n .
Dalam peruuahrian keoii pimpinan dapat langsung turun tangan men/?uru.;i pekorjaan eeti.ap bagian/ departemen. Apabila perusahaan sudah berkembang menjadi beear, make peruaahaan haruj meninjau kembali terhdap cistern dan prosedur yang ada dalam perusahaan,' kebutuh'an tenaga kerja dan hal lain yang diperlukan* sebab seorang pimpinan sudfih tidak mungkin lagi menjalankan fungsi manajemen secara langsung- Agar supaya pimpinan dapat menjalankan fungsinya dengan baik, pimpinan harus mempunyai informasi yan^ lengkap mengenai perusahaan atau bagian lain dari perusahaan. Oleh karenanya perlu mendolegasikan wewenangnya sebagian wewenangnya kepada bawahan yang terrjennin dalam s^ruktur organisa3i perusahaan, tetapi tanggun& jawab atas keberhaeilan perusahaan tetap berada ditangan pimpinan.
don penyalah gunaan wewenann yantf merugikan perusahaan. I Suatu perusahaan didirikan dengan makaud untuk memenuhi kebutuhan koncur.ieri. baik kebutuhan barang atau jasa. Dalam memproduksi suatu barang akan dibutuhkan euatu tenaga kerja, yang maria tenaga kerja ini merupakan selah oat.u bagian penting dalam kegiatan proses produksi. ^ A g u r proses produksi ini dapat berjalan dengan baik maka
/
dibutuhkan suatu alat bantu yang sangat penting dalam suatu puruwahaan, yaitu Si stem dan Prosedur pencatatan waktu dan penggajian yang momadai sesuai dengan situasi dan koadiui p^nmahaan tersebut.
z'
Sedangkan pengert Ian si stem penggaj ian adalah suatu oiotem dan pronedur pencatatan‘ waktu yang digunakan untuk menetapkan sucara cepnt dan teliti berapa gaji/upah yang harus diterima setiap karyawan. Sistem akuntansi ini penting karena selain untuk memenuhi faktor ofisiensi dan ketelitian juga untuk mengetahui jumlah karyawan dan kualifikasi serta informasi untuk manajemen dalam perusahaan itu.
2. Perumusan niaqalah
Permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan ini adalah oiotem dan prosedur dalam menangani bidang kepegawaian dan pencatatan waktu dan pembayaran gaji/upah saat ini dirasakan kurang memadai sehingga pengendalian intorn yang ada pada perusahaan kurang momuaokan. Hal- ini
>
Bagian personalia d'llam [n^nurimci tambahan karyawan- baru kurang selektif, karena dalam menerima karyawan baru masih m-. nt'^i.ji.ikar. i .vt,»-in koluarga, sehingga karyawan v-inK. dit.<?rima mur./»kin tidnk sesuai dengan pprsyarat.an.
Tidak adanya petugaa khiifui.i yang mengawasi pada saat karyawan meinar.ukkan kartu hadir kedalam mesin penc&tat waktu, 'karena di perusahaan ini tidak ada petugas khusus yaiii.i niPtiangani dari menguwasi pencatatan waktu hadir. Sehingga eelama ini satpam perusahaan merangkap uabagoi I'-etugas yang mengawasi pencatatan waktu. Perangknpan fungsi yang demikian ini akan menyebabkan mereka kurang burtanggung jawab sepenuhnya terhadap tugasnya. Hal ini terlihat oleh penulis pada saat m<;lakukari pengamatan terhadap pencatatan waktu hadir tersebut, satpam tidak mengawasi ' proses pencatatan waktu hadir tersebut dengan sekcama dan inembiarkan para pekerja/karyawan untuk berebut mengecapkan kartu hadir kedalam time attendance clock. Kejadian-kejadian 3eperti ini tentunya dapat menyebabkan terjadinye kecurangan/penye 1 ewengan. M.isalnya dengan mengecapkan kartu hadir temannya yan*? tidak masuk.
perangkaptfn fungsi yang demikian tidak dibenarkan. Hal ini mc.-nunjukkan lemahnyu pengendalian intern perusahaan t^rr^but.
d. Profiedur yang dipakai dr* iam pr-ncocokan waktu hadir dan waktu kerja tidak etisien, karena formulir- formulir yang belum dicek kebenarannya langsung dibukukan o]eh bagian pnmbukuan, sehingga apabila terjadi kesalahan/ korekni bagian pembukuan direpotkan dengan tindakan pombetulan atas kesalahan-kesalahan, hal ini berarti terjadi kutidak efiaiensian.
3. liiluarL^i^uiliLiazi
Adapun tujuan penelitian kami adalah sebagai berikut;
3.1. Untuk misnj'etahul apakah perusahaan tersebut telah menerapkun sis tern dan prosedur pencatatan waktu dan
i
penggajian, .-;t.srta untuk memperoleh gambaran sampai aejuuh ifk«ria telah diterapkan dalam perusahaan.
3.2. Untuk membandintfkun tf-ori-teori yang telah dipela- jari dibangku kuljah dengan praktek yang seoungguh- nya dalam perusahaan tersebut.
3.3. Sebagai salah safcu perayaratan dalam menyelesaikan stud I di Un.iversit.as A 5 rlangga Surabaya.
4 . M t m f a a t - - E f l n a l l t l J i a
Adapun manfaat penelitian ini terutama untuk:
yang beroangkulau untuk mengevaluasi apakah prosedur pencatatan waktu yang digunakan telah memadai dan baik. Apakah prosedur pembayaran /■jaji dan upah tolah pfoktif dan ©fisien serta memuaskan para karyawan sesuai dengan sistem dan prosedur yantf tc.'lah ditetapkan oleh Pimpinan/ Manajenicn.
4.2. Piharapkan penelitian ini dapat berguna bagi para pembaca skripsi.
5 . S i a t o n a t l k a - S k r i p a i
Untuk memberikan gambaran tentang isi dari pada ponuliaan skripsi ini, penulis membagi materi pembahasan menjadi 4 bab, adapun sistematika pembahasan adalah
Ejebtiflai beri.kut:
Bab T. Pendahuluan 1
Dalam bab ini ak&n dijelaskan hal-hal
sebagai berikut:
1. Lat.ar B e i a k a n g M a « a l a h
Berisi tontang ide penulisan skripsi ini oecara kesolaruhan.
Perumuwan Maualah
n«riui uraian permasalahan yang dihadapi o]uh peruskhaan.
3. Tujuan Penelitian
yang dapat diperoleh karena disusunnya skripsi ini.
4. Manfaat Penelitian
Pada bagian ini disebutkan manfaat- manfaat yan^ dapat diperoleh karena disu3unnya skripsi ini baik manfaat bagi puriulis maupun bagi pembaca skripsi.
5. S iul<;mat j ka Skripsi
Pada banian ini dikemukakan urut-urutan pembahasan yang terdapat dalam skripsi ini. Untuk iwnunjukkan bahwa ekripei ini telah disusun soecara sistematis.
Bab II. Tinjauan Punt.-jka
Dalam bagian ini berisi hal-hal sebagai berikut:
1. Landasan Teori ■
Dalam bagian ini penulis menguraikan teori-teori yang berhubungan dengan penggunaan sistem dan prosedur pencatatan waktu dan penggajian. Yang meliputi : Pengertian Sistem dan Proaodur, Tujuan Sistem Akuntanai, Prosedur Pomona Lia, Prosedur Pencatatan Waktu, Prooodur Penggajian, Peralatan untuk mencatat waktu dan Pengendalian
2. Penelitian Cebelumnya
Mengemukakan hasil-hasil penelitian yang didapat dari peneliti terdahulu dan berhubun/.'an dongan penelitian yang dilakukan.
3. Hipotesis
Berini pernyataan singkat yang di r.impulkan dari landasan teori,
tLnjauan piu;Utka dan tujjuan penelitian, aorta merupakan jawaban sementara terhadap niasalah yang dihadapi. Oleh karena itu masih harus dibuktikan kobonarannyn.
4. Mf'tnde Ponulitian, terdiri dari :
4.1. Dofinisi operaoional, menjelaskan pengertian judul'1 secara terperinci kata doin:i kata, kemudian diringkas menjadi ;;atu pengertian yang utuh dan bulal..
4.2. Idfentilikasi variabel, mengelompok- kan permasalahan kedalarn variabel bebas dan variabel terikat.
4.3. Jenis dan suniber data, menguraikan si fat dan sumber data yang digunakan dalam penelitian.
menun-jukkan langkah-langkah kerja dalam rangka inencari, mendapatken, dan mtingumpu 1 kan aerta mengolah data untuk dijadikan bahan dalam puriu 1 i:-./m karya ilmiah ini.
4.5. Tckriik analisio, menjelaskan prose- rhir dalam menganalica data hingga hipotuja yang dikemukakan terbukti kcbenarannya.
Bab 113. Aiuiiijin
3. 1. Gambaran Umum/Diskripsi Hasil Peneliti-.'\n, uu.11 i.p\i I. i :
3.1.1. Sojarah pendirian, menjelaskan awal berdirinya perusahaan, perubahan bentuk.
i
3.1.2. Aktivitas pirusahaan, mengurai- kan jenis usaha, jenis produk yang dihasilkan dan urutan prosew produksi yang dijalankan. 3.1.3. Klasifikasi karyawan, prosedur
penerimaan dan pemberhentian karyawan, pencatatan waktu hadir karyawan serta pembayaran gaji/upah.
Bob i
Pada bagian ini diuraikan lebih lanjut mengenai pembahasan dan cars P^r.yo;^: -i *in p^rmasalahan yang dihadapi o]eh perusahaan* pembuktian masalah, akibat uiasalah, alternatif pemecahan masalah serta langkah-langkah pemecahan masalah.
/. Kesinypulan dan iviran
Merupakan hub penutup skripsi ini maka
BAB II TINJAIJAN PUSTAfCA
Untuk mempermudah pembahasan, berikut penulis mengutip beberapa definisi Sistem dan Prosedur Akuntansi. Definisi sistem Menurut Soemitha Adikoesoma :
\
"Sistem adalah suatu jaringan 3ejumlah proaedur yang oaling berhubungan yang dikembangkan sesuai dengan suatu- pola (rencana) guna melaksanakan aktivitas perusahaan”.^
Prosedur adalah operasi tulie-menuliB yang berurutan, biasanya menyangkut beberapa orang dalam satu/ beberapa bagian, guna menjamin keseragaman pelaksanaan suatu tranoakai perusahaan yang berulang-ulang.
Sedangkan menurut Zaki Baridwan pengertian sis -tern dan prosedur adalah sebagii berikut:
Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur- prosedur yang saling berhubungan yang diouaun eesuai dengan eatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.
Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani (clerical), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk
^R.Soemitha Adikoesoema, Sistem Akuntanal. penerbit Sinar Baru, Bandung, 1901, hal2.
2IMd^.hal.2
men j ami n adanya i 1 ahuan yan^ seragain terhadap transaksi-tranoaksi perusahaan yang terjadi.
redan^kan mpuurul. So^mardjo T,i itrosidojo % dalam buku "Accounting System1', pcntfortLan sistem dan prosedur adalah sebagai berikul :
. Sistem ialah suatu jarin/V*n mcnyeluruh dalam suatu pei'usahaan (inslansi., Kmbaga) yang terdiri dari berbagai prosedur yan^ masing-masing terjalin erat dan rears} s.-itu sama lain, yang disusun sebagai alat untuk menyelength ruUan suatu perusahaan secara ofisien , dan efekti f . w'
Prosedur- ialah suatu urutan tindakan atau kegiatan tat.a-usaha yanjf meyantfkut hnburapa petugaa dalam aatu atau bebe-rapa buj;ian dan yang ditetapkan untuk pel aksanaan suaf,u transaksi perusahaan yang terjadi horu 1 ang-u .1 at ig.
Pada masa seperti .-.ckarang ini semua jenis P*;rusa!'uvin» baik yang sedan/; brrkembang maupun yang sudah maju berkepentingari untuk inen/-’.etahui sampai seberapa jauh
I
keberhasilan yang diperolehnya dalam menangani perueahaannya.
Pada perusahaan yang masih kecil, segala kegiatan dapat diikutj dan diawasi secara larigesung oleh pimpinan perusahaan. Akan tetapi apabila perusahaan tersubut sudah oemakin besar, maka pimpinan perusahaan akan tidak mampu
'lXbid..,hal . 1
Soemardjo Tjitrosidojo, Accounting Svste^. jilid catu» bagian prsnerbit. Akademi Akuntansi YKPN, Jalan Sala
lag! mengawasi. secara langcung keseluruhan jalannya porusahaan yang dipimpinnya.
Dalain keadaan soperl.i ini lah yang memaksa seorang pimpinan untuk mendelegaaikan r,cjbagitin wewenangnya kepada para karyawan yang dianggap mampu menjalankan tugas yang diberikan. Akan tetapi meskipun telah dilaksanakan pendolegasian wewenang, tanggung jawab atas keberhasilan operaoi perusahaan tetap berada pada pundak pimpinan perusahaan yamg bersangkutan.
Oleh karena itu pimpinan perusahaan rr^merlukan alat yang dapat mengawasi semua kcgi atari operasi perusahaan oorta mengamnnkan aktjva puruuahaan. Hal tersebut dapat ditanggulangi dongan menggunakan sistem akuntansi yang dirancang cecuai dengan keadaan perusahaan itu sendiri. Jadi oiotein akuntansi yang digunakan pada beberapa
\
porusahaan tidak selalu tiamu.
Dari definisi-definisi sintem tersebut diatas dapat ditarik suatu kesimpulan, bahwa pada pokoknya sistem akuntansi itu terdiri dari beberapa uneur yaitu:
1. Formulir 2. Buku catatan 3. ProGL-dur 4. Alat
besar. Formulir harus dirancang sedemikian rupa sehingga dapat dimanfaatkan cepenuhnya.
Fungsi formulir adalah:
1. Untuk mencvtapkon hasil operasi.
2. Untuk mrjnf'ontrol nktiva dan hutanrt perusahaan.
3. Untuk mulakukan uufsuatu, miualnya memboli naham baru atau barang dagangan untuk dijual kembali.
4. Untuk mempermudah perencanaan aktiva perusahaan, lanjutan pelaksanaan dan penyesuaian rencana.
Buku Cacatiin yann digunakan dalam aiatem akuntansi adalah:
1. Buku jurnal harian yang berfung3i rnencatat transaksi harian.
2. Buku beaar, dimana inforrna^i yang dicatat dalam buku- buku jurnal harian dijabrkan kedalam perkiraan- perkiraan khuauo yang fcerdapat dalam buku besar.
3. Laporan-laporan yang meliputi neraca saldo, kutipan- kutipan buku besar, daftar r/c dan'^heraca.1
Prosedur seperti yang telah didefinisikan dimuka, yang akan banyak diteinukan dalam sistem akuntansi.
Alat yang dimaksudkan dalam sistem akuntnasi adalah alat-alat yang digunakan dalam melakukan pencatatan. Mifial: komputer, alat pencatat waktu, kallulator, dan
lain-lain.
1.1. Tujuan Penyuounan Si 3ten»
Dalam penyusunan 3istem akuntansi untuk suatu
7
perusahaan mempunyai beberapa tujuan yang harus dipertimbangkan baik-baik agar tidak mnyimpang dari tiga prinsip yang ada yaitu: cepat.aman, dan murah.
Tujuan Penyusunan Sistem Akuntansi adalah sebagai berikut:
1. Sistem Akuntansi yang dicuaun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yan;; diperlukan tepat waktunya, dapat memenuhi kebutuhan dan dengan kualitas yang sesuai.
2. Siotem Akuntnnoi yrtng disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan, maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-^rinsip pengawasan
intern. ^
3. Sistem Akuntansi yang disu3un itu harus memnuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaye untuk mnyelenggarakan uiatom akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain dipertimb&ngkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informal.
Jadi dengan dipakainya sistem akuntansi diharapkan bahwa :
informasi yang lebih baik, dalam kualitas, ketepatan waktu dan struktur informasi dari pada yang oekarang diberikan oleh sistem yung ada.
2. Sistem Akuntansi dapat mwmberikan pengendalian intern
yang lebih baik demi keamanan harta milik perusahaan. 3. Sistem Akuntansi dapat inencegah pemborosan waktu,
tenaga dan biaya.
Dari ketiga tujuan diatas h a m s dipertimbangkan secara bersama-sama pada saat penyusunan sistem akuntansi perusahaan, sehingga jangan 3ampai ada salah satu dari prinsip-prina.ip diatas yang ada tertinggal, karena kutiganya mompunyai hubungan yang erat.
1.2. Langkah-langkah dalam Penyusunan Sistem Akuntansi Sistem akuntansi yang digunakan dalam suatu perusahaan mempunyai "umur" yang terbatas. Makeudnya
I
adalah bahwa kebutuhan informasi dalam suatu perusahaan akan berkembang sesuai dengan perkembangan kebutuhan informasi pihak-pihak yang berkepentingan (baik ekotern maupun intorn), Disamping itu kemajuon teknologi,
terutama alat-alat untuk memprosea data dapat juga mengakibatkan sistem akuntansi yang sekarang berlaku oudah tidak efisiensi lagi. Daiam keadaan seperti ini p«rlu diadakan penyusunan kombali sistem akuntansi yang ada dalam j^erusahaan.
1. Analisa sistem yang ada. Langkah ini dimaksudkan untuk mengetahui kebaikan clan kelemahan sistem yang berlaku. Dalam praktcknya analisa sistem ini dilakukan dengan mengadakan penelitian (survey). Apabila pekerjaan penyusunan nistoin ini dilakukan oleh pihak luar (konsultan), penelitian pendahuluan ini diperlukan untuk:
a. Mengetahui ruang lingkup (luasnya) pekerjaan. Dengan mengetahui kelumahan dan kebaikan sietem yang ada, dapat diketahui pekerjaan ,apa saja yang diperlukan untuk meriyusun cistern yang baru.
b. Meroncanakan jangka waktu penyusunan sistem yang baru, jangka waktu penyusunan aistem aangat tergantung pada luasnya pekerjaan penyusunan aistem.
c. Monentukan jumlah fee yang akan'diminta raehubungan
dengan pekerjaan penyusunan sistem.
2. Meroncanakan sistem akuntansi (system design). Langkah ini merupakan pukerjaan menyuuun sistem yang baru, atau mengubah sistem yang lama agar kelemahan- kelemahan yang ada dapat dikurangi atau ditiadakan. Pekerjaan merencanakan sistem baru ini dapat dilakukan dengan dua pendekatan yang berbeda, yaitu Top down dan Bottom up approach.
monggantikan saisLem lama. sobaiknya sistem yan baru ini dimulai penggunaannya pada awal periode akuntansi, hal ini dilakukan untuk mengurangi beban pekerjaan yang timbul. karena perubahan-perubahan yang akan mempengaruhi saldo-saldo rekening dan penggunaan prosedur-prosedur baru ditengah-tengah periode.
4. Pongawanan Sinte*m Baru. Langkah ini adalah untuk mengawasi penerapan cistern baru, yaitu mengecek apakah sistem baru itu dapat berfungsi. Apabila ada kesalahan-kesaiahan, maka selama masa p.engawasan itu perlu dilakukan pcrbaikan-perbaikan. ^ Vang perlu diperhatikan adalah bahwa sistem baru itu tidak mengulangi kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem
lama.(
Dalam hubungannya dengan pekerjaan perbaikan ataui penyusunan cistern akuntansi, manajemen bertanggung jawab urit.uk selalu melakukan kegiatan follow up, yaitu kegiatan mengeCek jalannya sistem akuntansi. Pengecekan perlu dilakukan untuk mengetahui apakah keluaran (output) dari slatem itu sesuai dengan kebutuhan akan informasi. Pihak intern dan ekstern memerlukan informasi yang sesuai dengan kapentingannya maaing-maaing. Apabila kebutuhan maeing-masing pihak berubah, maka diperlukan informasi yang oeouai dengan pcrubahan-perubahan tersebut.
timbul dan kemudian mengadakan perubehan-perubahan dalam sistem akuntansi dapat dilakukan dengan sistem approach yaitu:
1. Manajemen menemukan masalah-masalah yang dihadapi organisasinya secara garis beoar.
2. Menggunakan jasa konsultan untuk melaksanakan system ntudy terhadap masalah-macalah itu.
Hasil studi dari konsultan dan rekomendasi untuk perubahan-perubahan yang perlu dilakukan merupakan dasar bagi manjemen untuk mengubah sistem.yang berlaku.
1.3. Macam-macam Sistem Akuntansi
Dalam suatu perusahaan akan terdapat beberapa macam sistem yang merupakan kumpulan dari beberapa prosedur. Dan banyaknya sistem yang dipakai dalam tiap perusahaan tidaklah sama jumlahnya, karena tergintung dari sifat- sifat/ furigsi-fungsi perusahaan tersebut. Pada hakekatnya sistem akuntansi, csebagaimana yang dikemukakan oleh Zaki Baridwan terdiri dari:
Sistem Akuntansi Utama
1. Klaoifikasi rekening, riel dan normal 2. Buku besar (unium dan pemb&ntu)
3. Jurna.l
4. Bukti transakni
Sistem Penjualan dan Penerimaan Uang
1. Order penjualan, perinfcah pengiriman dan pembu- tan fuktur
2. Distribusi penjualan
3. Hutang
4. Penerimaan uang dan pengawasan kredit Sistem Perobelian dan Pengeluaran Uang
3. Hutang (voucher)
4. Prosedur pengeluaran uang
Sistem Pencatatan Waktu dan Pengajian 1. Personalia
2. Pencatatan waktu 3. Penggajian
4. Distribusi gaji dan upah
Sistem Produksi dan Biaya Produksi 1. Order produksi
2. Pengawasan prodgksi 3. Akuntansi biaya 1.4. Jenis-jenis Sistem
.1.4.1. Abstrak system and Physical system
a. Sistem Abstrak: adalah susunan yang ter- atur dari gaga3an yang satu sama
lain berada dalam ketergantungan.
b. Sistem Fisik : adalah satu perangkat unsur yang secara borsama-sama beroporaei untuk mencapai suatu tujuaru
1.4.2. Deterministic system and Probabilistic system a. Sistem Deterministik : adalah sistem yang
dalam operasinya dapat menentukan hasil secara pasti.
Contoh: Program komputer.
b. Sistem Probabilistik : adalah sistem yang dalam operasinya tidak dapat diduga hasilnya secara pasti.
1.4.3. Closed system and Open system
a. Sistem Tertutup : adalah sistem dimana tidak terjadi pertukaran bahan, informasi atau energi dengan lingkungan.
b. Sistem Terbuka : adalah si3tem yang memu- ngkinkan terjadi pertukaran bahan, ingor- masi atau energi dengan lingkungannya.
1.5. Pengertian Pengendalian Intern
Pengertian "Pengendalian Intern'* terus mengalami perkembengan dari masa kemasa. Ia dapat mempunyai arti sempit ataupun luas. Dalam arti yang sempit pengendalian
8
Zaki Baridwan, clt..hal.5
S U R a b a v ^
intern merupakan pengecekan punjuinldhuw -Maik mendatar (cross footing) maupun penjumlahan menurun (footing). Sodangkan dalam arti luao, pengendalian intern tidak hanya meliputi pekerjaaan pongecekan tetapi juga meliputi aemua alat-alat ynng ditfimakan oleh manajemen untuk mengadakan pengawasan.
Morni ru t’. "o t.M t.f.-iiiiM) t < >n Aud i l. i n/; Procedure (!-'AP) No.33", clef inisi "Pengendal ian Intern" adalah sebagai berikuL:
Interim] Control mencakup rencano organisasi semua prosedur dan mutode aorta tindakan (measures) yang dijalin dan dipakai dalam perusahaan untuk mengamankan kekeyaan, mericek ketelitian, dan dapat dipercayinya data akuntansi, meningkatkan efisiensi operasi dan mendorong kopatuhan terhadap kebijaksanaaa pimpinan (management) yang telah di t.et.apkan. •
Sedangkan menurur, Theodorua M. Tuanakotta dengan menyadur terjemahan bebas dari brosufr yang disuaun oleh suatu panitia prosedur pemeriksaan AICPA tahun 1949, memberikan definisi pengendalian intern sebagai berikut :
Pengendalian intern meliputi rencana organisasi dan oemua melody »f*rta kebijaksanaan yang torkoordinir dalam tsuatu perusahaan, untuk mengamankan harta kekuynmmya, menguj i kotepatan, diporcaya, meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya -. ke*bi jaksanaan pimpinan yang tclah digariskan.
Natan mit/mi r*» * nj ■ nrlr*i 1. i rm akuntanei dan pengendalian admin i.'itrat i f di da lain otruktur organisaai dan inetode reerta proisedwr i -en^'-nda! iun sangat tergantung
kepada perusahaan yang bersangkutan.
Dalam arti yang .luao, pengendalian intern mencakup pongawasan yang dapat dibedakan menjadi:
1. Pengedali an akxintansi (,accounting control)
2. Pengendalian administratif (administrative control)
f>uatu i 'ini^Hiu 1,11 i an int. <-rn baru dapat dikatakan ii)».-incnuh i Myarat sebaj a i pcrnvnda] i an intern yang baik, bila momiliki 4 -karakter i :;t. i k oopr-rti dibawah ini:
1. Cuatu renf-ana organinarfi yang memungkinkan adanya poniisahan ptsrta/iggung jawabanifungs L secara tepat.
2. Suatu aisl.L-m otbrirjasji dan prosedur pencatatan yang tepat untuk memungkinkan accounting control yang memadai t.erhadap aktiva, hutang, peridapatan dan biaya.
3. Praktek yang sehat di.ikut.i dengan pclakoanaan tugas
dan funsi dari setiap organiaasi. ^
4. Kualitas ^9pegawai yang cocok dengan tanggung jawabnya.
Ad 1. Didalam uetiap perusahaan, terdapat suatu struktur organisaai yang borbeda anLara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya. Perbedaan ini diaebabkan oleh beberapa hal seperti:
Jenis perusahaan, hecar keciinya perusahaan, dan «ebnb-3ebab lain yan? ada. Walaupun beflitu, struktur organisasj yang dipakai oleh perusahaan
12
harus]Mil merupakan struktur yang paling tepat. aesuai dengan perusahaannya. Dimana struktur organisasi tersebut harus]ah secara jelas dan tegao jenis wewenang dan tanggung jawab yang ada dengan tujuan menghindari adanya overlap dalam fungsi dari masing-masing bagian. Agar dapat memenuhi persyaratan adanya suatu pengendalian intern yang baik, maka didalam struktur organisasi hendaknya ter dapat pemisahan fungsi.-fungsi operasi, pony impanan, pencatatan dan pengawasan intern. Pemiuahan fungsi.-i’un/»t.1 ini diharapkan akan dapat mencef'ah, atau pa 1 ing ti dak mwitfurangi kemungki nan- keinungkinan terjadinya penyimpangan/ kecurangan di dalam perusahaan.
ayat-ayat yantf harun digolongkan kedalam perkiraan-perkiraan tersebut.
Ad 3* Praktok-praktek yang .u.hat adalah pelaksanaan tugas oleh setiap karyawan perusahaan yang sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Apabila semua karyawan melakukan pokfcrjaan sesuai dengan prosedur yang ada , dapat diharapkari akan tercipta suatu peniienddl iari intern yan/i cukup mernuaskan. Praktek-praktek yang sehat ini akan ditemui bila seluruh pru.-iedur y.-r.u- ada ’t.eWih d i laksanakan sehirign** pekerjaan wualu bagi.m akan dieek secara langsung oleh b.e’.i'in lainnya. ii.il ini dapat dleapai bila d.idalam .jtmkt.-jr up/»an i ;;ao i dan prosedur yang telah diauaun terdapat suatu peminahan fungal dan
tang^ung jnwab yanf' m M i p u t i seluruh tingkatan
I
didalain organi rjanj wohingtfa ' tidak ada oafcu «
bagianpun didalam perusahaan yang mongerjakan suatu transaaktn dari awaI nampai akhir. Dengan demikian terdapatiah suatu pengecokan atas kecermatan pekerjaan dan juga mempertinggi kemungkinan ditemukannya keaalahan atau kecurangan dengan sogera.
Ad.4 Suatu pengendalian intern yang baik tidak akan tercapai bila hanya didukung oleh struktur organioasi y&ng utektif dan prouedur-prosedur yang
peranan tingkat kecakapan pelaksana-pelaksananya juga berpengaruh atas sukses tidaknya pengendalian intern toruobut« Untuk munghindarkan kemugnkinan- kemungkinan terjadi hal seperti itu haru3lah dimulai dengan mumikirkan iangkah-langkah pertama didalam proses penerimaan pegawai baru agar diperoleh karyawan dengan tingkat kecakapan yang cukup. Hendaknya diadaken seleksi. dan tes-tes yang diperlukan oebelum seorang ealon pegawai diterima. Pegawai yarn? diterima bekerja di perusahaan, perlu diadakan Int ihan-J at ilian agar kecakapan pegawai
teruebut dapat d i t in^ka tkan. Pegawai yang cakap at.'i.'-i pfker jaannya t i dak I ah lie lalu berarti pegawai dengan tingkat pendidikan tinggi sehingga gaji/ upahnya be.sar tetapi mungkin dengan tingkat pendidikan menengah nudah cukup. Ini perlu dipertirnbangkan agar dapat diperoleh karyawan yang cukup cakap tetapi juga ekonomia.
1.6. Tujuan pengendalian Intern
Dalam suatu perusahaan yang kecil, dimana seorang pimpinan dapat. langsung nw.*nangani dan mengawasi segala aktivitftti* dan kegiatan yang terjadi dalam perusahaannya. Tetapi bila perusahaan ini nantinya berkembang menjadi
be3ar dan seorang pimpinan tidak mampu lagi untuk
pengendalian intern yang baik. Adapun tujuan pengendalian intern adalah :
1. Mengatnankan harta perusahaan
Dalam pengertian yang uempit berarti mencegah usaha- unaha penyelewengan yang disongaja. Sekarang pengerti.annya diperluan t»?rmacuk mencegah kesalahan- koua-lahan -idinin itra t i f ynn*.j tidak dieengaja, misalnya perkalian salah, penjuniiahan kurang dalam faktur dan aemacamnya. Demikian juga u.oaha-usaha mencegah ker-’alahan dalam pongambilan keputuwan manajemen, yang terakhi.r ini lihan nintem, metode-metode yang dipakai dalam pro.c3oa pen^ambilan keputusan merupakan bagian dari pada pengendalian intern.
2. Memperoleh data yang dapat dipercaya
Dipercaya karena dapat dipakai oleh pihak ekstern, dan juga oleh berbagai pihak yang kepentingannya berbeda. Data dapat dipercaya karena dapat dipakai untuk keperluan intern perusahaan, data dapat dipakai untuk inenuntukan tindak lanjut tentang produksi, penjualan* pon<*gajjan, p^ngukurun ot'ieiensi dan lain* lain. Bila data tidak dapat dipercaya suatu analisa tidak perlu dilakukan, karena hanya akan menghacilkan kesimpulari yang ..-jalah.
3. Mel&ncarkan operasi dan ofisiensi
bo lain di imbanci dengan kemajuan-kemajuan dalam pelayanan, penyempurnaan-penyempurnaan dalam bidang organisasi dan prosedur-prosedur selalu dilakukan. Setiap periodik selalu dievaluasi kelemahan- kolemahannya dan memberikan pcrbaikan-perbaikan yang diperlukan. Mungkin oekali tidak meliputi semua 'jktivitas dan prosedur yang disempurnakan, tetapi hanya sebagian saja atauuebafuan demi sebagian menurut kebutuhan. Organicasi lain beri'ungsi melancarkan operasiona 1 juga berfungp.i pengendalian ef isiensi. Denman di tetapkarmya divir.i divini yang ada di dalam i;w:iLu organ i; ;/i;; i inj'ai | *u: .a t-puua t pcrtanggungjawa-
baru maka k«>pala divisi at.au kepala bagian memperoleh tugan pon^uw;man e f i .1 i oru: i .
MeMKkirontf di tnat j nya kebi jak:;anaan-kc*b J. jaksanaan Mana-I
i
j emen
Tujnan perunahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang akan mudah dicapai apabila kebijakan-kebijakan manajemen yang ditetapkan telah dipatuhi atau dilaksanakan dengan baik oleh semua pihak yang ada pada organisasi tersebut. Kepatuhan melaksanakan kebijakan-kebijakan manajemen tidak muncul dengan sendirinya, me.l.ajnkan melalui suatu proses pembinaan. Bagaimana pimpinan perusahaan menciptakan suatu kondisi didalam perusahaan yaitu:
bukan hariya untuk konrdinar.i, melainkan juga, independent^ bagaimana brr int.erakai bila bagian lain melakukan peny impungan. jVir^kLan juga tentang prosedur yang ada dalam perusahaan.
Bahwaoannyo suatu organi uaa i dan prosodur-proaedur itu berlaku semua untuk aomua tingkatan, mulai dari bawahan sampai kepada pimpinan perusahaan wajib menbaatinya. Naniun Jemik inn cont.oh keteladanan dari tingkat ntnsun meinpnnyai dampak yang besar terhadap bawahan untuk ikut montaati semua peraturan dan k cb i j a kan mai1aj nie ri.
1.7. Keterbatasan Pengendalian Intern
Pengendalian intern tidak menjamin 100% dalam mencegah penyeleweng&n dan pemborosan. Bahkan sistem pcntfendalinn intern yan<-> hoik kurang bVrrwmfaat. terhadapf
hal-hal berikut: 1 . Peroekongkolnn
pengendalian intern tidak menjamin bahwa persekongkolan tidak terjadi.
2. Biaya
Sistem pengendalian intern yang memuaskan akan dapat. menekan terjadinya kiv^alahan dan penyelewengan dalam batas-batas biaya yang layak dan kalaupun kesalahan dan pBy^lowongan torjadi da par. diketahui dan diatasi dengan cepat. Jadi jelasnya da] am merencankan sesuatu harur.; metnpertimbangkan antara biaya dan manfaat.
. 3. Kelemahan manu^ia
hanyak kecurangan/penyimpangan yang ter jadi pada pengundalian intern yang t»ecara ttjoritia sudah baik karena pelakoanaannya adalah manusia yang mempunyai bariyak keltmahan. , misainya ada pejabat ynag harus memerikaa atau membubuhkan tanda tangannya secara rutin
L
dan otomatirs t.anpa benar-bmar mulakukan pengawasan. Kejadian jni mendorong karyawan yang tidak jujur menorusakan kecurangannya.
1.8. Pengendalian Intern atas Gaji dan Upah
Pengendalian intern at.aa gaj 1 dan upah mempunyai tujuan yaitu:
1. Pembay^ran gaji yang die*tat adalah untuk pekerjaan yang bonar-benar dilakukan oleh pegawai bukan fiktif. 2. Transakei penggajian diotorianai dengan memadai.
3. Seluruh tranaaski prnggajian telah dicatat.
4. Transaksi penggaj ian yang ada dengan jumlah jam kerja yang benar, dengan tarip upah yang benar, potongan dihitung dengan b*inar.
6. Tr&naaksi pungagajiun dical.at tepaL waktu.
7. Transaski penggajian t^lah dimasukkan dalam catatan pendapatan pr-gawai, t.y^naaski tersebut telah diikhtiaarkan dontjan balk.
Supaya pengendalian intern gaji dan upah dapat muncapai fcujimnnya inaka uial.cm pfn^ondalian gaji dan upah harus mempunyai:
1. Struktur organises: yang momitsahkan fungsi-fungsi pongangkatan pugawai/ pengikat hubungan kerja, bagian pencatatan waktu/ p^i-hitungan gaji dan upah dan begian pembayartui gaj .1 .
2. Sistem wewenang dan prosfdur yang momungkinkan penga- wanan terhadap biay« gaji. dan upah.
3. Praktojk ketelitian dan kujujuran dalam penyusunan kartu- kart.u kerja.
4. Bahian poncatatan waktu yan/'. dapat; dipercaya dan yang efiaiansi ditempat kerja. I
Menurut R. Socmitha Tujuan dari pengendalian intern dari prosedur-prosedur akuntansi gaji dan upah adalah:
1. IJntuk menetapkan jumlah yang benar yang seharusnya' dibayarkan kepada tiap karyawan dan untuk meyakinkan bahwa jumlah-jumlah uang itu dibayarkan kepada orang- orang yang benar-benar berhak menerima.
2. Untuk mencegah pembayaran-pembayaran gaji dan upah kepada orang (karyawan) fiktif, atau pembayaran gaji dan upah molebihi-jumlah yang seharusnya dan 'jumlah- jumlah yang salah.
13ALvin A. Arens dan james K. Loebbecke, Audi ting Suatu Pendekatfin TBrnadu.Penerblt ErJangga, Edisi ketiga jilid 2, 1986, hal. 164.
Dari pernyataan - pernyataan diatas kita dapat menyimpulkan bahwa akuntanui penggajian/ pengupahan taoliputi:
1. Mengefcahui sucara tepat dan cepat beaarnya gadi dan upah yang h a m s dibayark.iri pada tiap karyawan.
2. Menyoleng^.arakan catat.an-catat&n yang eficinfii dan tc 1 it. i mfjhnf»na j upah . pnfcongan-potongan pajak dan potongan Jainnya.
3. Mnmbayar gaji dan upah kepada para karyawan dengan cara n>«muaakan.
A. Menyusun secara cepat dan t.^liti semua laporan pajak
V
pendapatan dan pajak upah yang dibuthkan oleh inspekoi pajak,.
5. Menotapkan dan meuiggunakan aualu aiatcm pengondalian intern untAik mencegoh kenalahari-kesalahan dan kfccura-4 ngan-kecurangan.
1.9. Proecjdwr Personal ia
Pada ©istem akuntariui pencatatan waktu dan pengflujian, proaedur yan^ digunakan pertama kalinya adalah prooedur personalia. Yang mana prosedur personalia adalah proBedur yang brhubungan dengan kepegawaian, dari pros©F> pengangkatannya uarnpai. dengan proses pomberhentionnya. Fungui bag inn personalia antara lain : 1. Recruiting, terdiri dari kegiatan :
b. Memelihara hnbung^n dungan number-aumber karyawan. c. Memasang advertensi.
2. Interview
Yang gunanya untuk mengetahui pengalaman, keahlian, pondidikan dan Lain- lain.
3. Processing, meliputi :
a. Mencari data pribadi karyawan. b. Menyclenggarakan test kesehatan.
c. Membuat formulir penerimaan yang digunakan untuk menempatkan nama pegawai dalam daftar gaji.
4. Molakukan bermacam-macam fungai yaitu : \
a. Membuat catatan mengenai potongan-potongan fiaji yang diminta pihak luar.
b. Membuat catatan mengenai lokasi. karyawan.
c. Membuat catatan rnengenai. sebab-sebab berhontinya
karyawan. \
d. Membuat catatan untuk menentukan cuti karyawan. g . Membuat catatan sejarah karyawan.
Diaamping meng^rjakan tugao-tugao diatas bagian personalia membuat laporan kepada manajemen (managerial information) aocara berkula mengenai :
1. Statiotik turn over (masuk keluarnya) karyawan.
perusahaan karena hai-haJ yang tidak diinginkan.
3. Industri wane rate yaitu tarif upah yang berlaku untuk perusahaan 3ejenis.
4. Local area wage rate yaitu tarif upah oetempat. 5. kemampuan karyawan.
Adapun prosedur penerirnaan karyawan adalah sebagai berikut :
1. Mandor/ bagian yang membutuhkan tambahan karyawan mengajukan permintaan ini bisa melalui telpon, oecara lisan, utau penggunaan formulir permintaan karyawan. Apabiia digunakan formulir, maka dibuat
v
rangkap 2 dan distribusinya sebagai berikut : Lembar 1 untuk bagian personalia.
Lembar 2 untuk bagian yang membutuhkan tambahan karyawan baru.
Permintaan tambahan karyawan harus disetujul oleh kepaia bagian yan*: membutuhkan atau pejabat yang ditunjuk.
2. Berdaaarkan formulir permintaan tambahan karyawan maka bagian personalia melakukan kegiatan mencari karyawan bnru dengon lanflkah-langkah :
tx. Mencari karyawan yang saat ini sudah bckerja
dalam perusahaan, yang dinilai marnpu mengisi lowongan yang tersedia.
c. Menghubung.i sumber-sumber tenaga kerja.
3. Berdasarkan lamaran yang masuk bagian personalia menyelenggarakan tcs-t untuk memiliki kemampuan
colon karyawan.
4. Etordaoarken basil tent djumumkan beberapa karyawan yang lul.ufj.
Ii. Calon yang Juluo dieerahkan kebagian yang membutuh- kan tambahan karyawan, untuk diwawancarai.
6. Berdasarkan wawancara ini. bagian yang membutuhkan tambahan karyawan mc?mutuukan calon . karyawan yang diterima.
7. Bagian personalia berdasarkan keputusan dari bagian yang membutuhkan tainbahan karyawan, membuat surat prjngangkatan atau surat perjanjian rangkap 3 dan didistribusikan sebagai berikut :
Lembar 1 untuk karyawan baru p Lembar 2 untuk bagian gaji dan upah Lembar 3 untuk arsip bagian personalia
8. Bagian personalia membuat kartu pegawai karyawan baru, yang menunjukkan informasi t.entang karyawan tersebut.
1.10. Penoetat^an waktu
Dewaaa ini alat yang paling tepat, untuk mengawasi woktu hadir setiap karyawan adalah time clock. Time clock ini merupakan ouatu alat dimana informaai yang dihaoilkan dapat dijamirl keakuratannya, sehingga alat ini biea
dipercaya baik oleh karyawan maupun oleh perusahaan itu. Disamping itu, dengan time clock, perusahaan akan lebih mudah untuk mengetahui kc,f: Jakhadiran seorang karyawan dan dapat dipakai dalam perusahaan besar dan luas.
Kerugian dari time clock adalah bila pengawas pencatat waktu tidak mengawasinya dengan ketat, sehingga mudah timbul kecurangan dari pihak karyawan. Misalnya seorang karyawan yang sudah biasa atau sering terlambat masuk ak&ri dapat menyuruh kawannya untuk memasukkan clock cardnya, sehingga karyawan torsebut seolah-olah masuk porusahaan tepat pado waktuny-i.
Time clock harganya cukup mahal sehingga maoih banyak perusahaan besar yang tidak memakai alat mekanis ini. Alat control lain yang lebih aederhana adalah menggunakan daftar hadir. Jika perusahaan menggunakan daftar hadir, maka setiap karyawan harus membubuhi paraf dalam daftar hadir itu, setelah waktu kerja dimulai maka daftar hadir tersebut diambil. Alat sederhana ini oayangnya hanya Besuai untuk perusahaan keeil dengan jumlah karyawan oedikit, sehingga pengawaoannya akan lebih mudah dilakukan.
monggantungkan penningnya pa cl a papan yang disediakan seouai dengan nomornya. Saat pekerjaan dimulai, petugas berwenang mencari penning V'T.f* **dak ada dan mencatatnya kedalam daftar absen. Bagi karyawan yang terlambat harus menyerahkan penning kepada petugas yang ditunjuk. Walaupun cara ini cukup baik, namun dalam prakteknya marjih kurang memuaskan.
Dari ketiga cara diatas , ternyata yang terbaik adalag dengan penggunaan time clock, walupun harganya cukup mahal, tetapi informasi/data yang yang dihasilkan cukup akurat.
\
Pekerjaan pencatatan waktu pada dasarnya dapat dibudakan mcnjadi 2 bagian :
1. Pencatatan waktu kehadiran (attandance time keeping)* Adalah pfjncatatan mengenai jumlah^jam hadir karyawan dalam auatu periodo pembayaran at&u merupakan tarif upah untuk pekfcr.iaan yang dilakukan.
2* Pencatatan waktu kerja (shop time keeping). Adalah pencatatan jam kerja sesungguhnya yang digunakan oleh karyawan dalam setiap pekerjaan, Catatan waktu ker,ja dapat dipergunakan sebagai alat internal chek terhadap pencatatan waktu kehadiran, dan juga untuk mendapatkan data produksi yang di.perlukan untuk diotribusi gaji den upah serta perhitungan insentif.
1.11. Formulir
formulir-formulir sebagai berikut: 1. Catatan waktu hadir.
a. Clock card, yaitu kartu yang dibuat untuk, masing- masing karyawan yang menunjukkan jam datang dan jam pulang. Kartu ini dimasukkan kedalam attendance time recorder pada waktu karyawan datang/ maauk maupun pulang/ keluar. Suaunan kolom kartu ini dapat dibuat inentlaUir ataupun menurun.
2. Catatan waktu kfirja.
Dapat dikumpulkan oleh petugasnya dari: .
a. Buku catatan mandor (foremen's book atau time
V
cards).
b. Daftar hadir (jobcard/job ticket).
3. Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja.
Catatan waktu hadir dan waktu kerja dapat dibuat dalam bentuk satu lembar untuk tiap karyawan setiap hari.
Lembar tersebut monunjukkan waktu yang digunakan pegawai untuk mengerjakan pekerjaannya pada hari itu dan Juga dlaudiakari kolom untuk nu*ncatat Jam datang/ masuk dan jam waktu pulang/ keluar ada pada oelembar kertas, maka pencocokan akan lebih mudah dilakukan.
Proetfdur penc<-itatan waktu dalam auatu parueahaan induotri dengan jumlah karyawan yang cukup bosar pada dasarnya meliputi kegiatan-kegiatsn coperti dibawah ini.
1. Menyuaun kartu.
yang berissi naina karyawan dan nomor kartu aerta keterangan lain yang periu.
2. Mengawaui pcngecapan kartu.
Petugaa poncutatan waktu hadir perlu mengttwasi karyawan pada waktu karyawan memasukkan kartu kedalam attendanco tirm? recorder. Hal. ini dilakukan untuk inencGgah useha-usaha kccurangan seperti menitipkan
kartu padn karyawan lain.
3. Melakukan pemeriksaan (auditing).
Petugas pencatatan waktu hadir mempvmyai fungsi sebagai auditor yang memerikca kegiatan , bagian-bagian
% lain untuk hal-hal berikut :
a. Pongisian daftar gaji dan upah karena nama-nama karyawan untuk penyusunan daftar gaji dan upah baraaal dari petugas pencatatan waktu ini.
b. Mementukan jam kerja yang hilang^ layak atau tidak, dengan cara mengecok kuryawan-karyawan dalam tiap bagian pada unat dimulainya pekerjaan. hal tni dilakukan agar pegawai yang oudah momaeukkan kartu hadir kedalam attendance time recorder betul-betul borada dalam peruaahaan.
4.. Menghitung dan menjutnlahkan jam hadir menurut catatan yang tortera dalam kartu hadir untuk mempcroleh jam hadir setiap minggunya.
5. Petugaa pisncatatan waktu hadir dapat diserahi tugas untuk mencocokkan kartu hadir dengan catatan waktu kerja, kemudian membuat penyesuaian terhadap perbodaan-perbedaan yang ada. Tugaa ini dapat juga dioerahkan kepada petugas pencatat waktu kerja.
6. Melaporkan jumlah jam hadir kebagian gaji dan upah yang akan digunakan sebagai dasar perhitungan gaji
dan upah. • _
V
7. Mendap&tkan jumlah perhitungan gaji dan upah dimuka. Perhitungan gaji dan upah dicek oleh petugaa pencatat waktu dengan menghitung gaji dan upah masing-ma3ing karyawan berdaaarkan catatan
kartu hadir. ^
8. Mengawasi lemari-lemari pakaian pekerja dan juga badge. Ini nierupakan alat pengawaean tambahan atas kohadiran karyawan. Dari laporan mengenai lemari- lemari yang tidak dipakai, dapat diperoleh suatu alat pengontrol pekerja-pekerja yang tidak masuk. 1.12. Pengertian gaji dan upah.
Menurut Peraturan Pernerintah RI no.8 Th 1981 tentang perlindungan upah, disebutkan bahwa :
diniiai daiam b^ntuk i.ian/' yang ditetapkan menurut □ uatu persetujuan atau peraturan perundang-undangan dan dibayarkan ataa daccir perjanjian kerja antara pengusaha dan buruh, termasuk tunjangan baling untuk buruh itu cendiri maupun untuk keluarganya.
Sedangkan dalam buku Eaklopedia Ekonomi Keuangan »
dan perdaganngan diaebutkan bahwa :
Gaji (salary) adalah kompensasi, ganti kerugian yang dibayarkan pada waktu tertentu untuk jasa-jasa yang teldh diberikan. Istilah ini berarti untuk pekerjaan beraifat eksekutif atau adminJstratif.
1.12. Pembayaran gaji/upah.
Pekerjaan membuat daftar gaji/upah mencakup kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1. Mcsrighitung gaji dan upah dengan langkah-langkah soba- gai berikut :
a. Mengumpulkan catatan waktu hadir dari petugae pen- catat waktu hadir.
b. Mengumpulkan data yang diporluk^n untuk menghitung pendapatan karyawan.
c. Menambahkari tunjangan-tunjangan pada gaji/upah. d. Mengalikan jumlah jam hadir dengan tarif upah.
e. Memperhitungkan potongan-potongan pada gaji dan upah ceporti angauran pinjaman, aauransi.
15 'Muelich Nitiamidjojo,"Fungsi dan Arti Upah dalam
V 1985, hal.13.
2. Membuat formulir-formu)ir dan laporan-laporan seperti dibawah ini :
a. Daftar gaji dan upah serta check register.
Daftar ini menunjukkan perhitungan gaji dan upah maoing-maoing karyaw/in Hclaraa poriode tertontu. Dalam daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karyawan dengan menunjukkan nama, nomor kartu hadir, jumlah jam knrja biasa dan lombur, tarif gaji/upah. Jumlah gaji/upah biasa dan lembur, tunj angan-tunj angan, po tongan-potongan, dan jumlah gnji yang bf-rsih.
% b. Cok gaji/upah atau aniplop gaji/upah.
Cek gaji/ upah dibuat bila pembayaran gaji/upah menggunakan celt. Bila gaji/ upah dibayar dengan uang tunai, maka akan digunakan amplop gaji/ upah. c. Paystubb atau Employee's Earning statement (laporan
gaji/ upah karyawan).
Mot-upakan formulir yang berisi data gaji/ upah kotor dan potongan-potongan serta gaji/ upah bersih. Laporan ini diserahkan pada karyawan bersama dengan gaji/ upah.
o . I'brmulir at.au Inpornn yarij; diperlukan untuk porhi- tungan pajak atau asuransi.
3. M o n yuBun k t.al.!:-t i k
i*ny\
!*in upah.4. Maniolih«r«i arsip-arcip yang perlu.
Pembayaran gaji/ upah dapat dengan mudah dijadikan aasaran kecurangan bagi petugas yang tidak jujur, misal dengan mcmperbesar (padding) pendapatan yang diterima pegawai, mymasukkuri nama pukwrja fiktif, menahan gaji/up ah yang tidak diambil oleh yang berhak, sengaja tidak mencatet perigurangan atas gaji/ upah karyawan, juru bayar akan dapat dengan mudah mengambil uang yang seharusnya dictator kembttli dari kolybihan pomboyaran'! Oleh karena itu dibutuhkan pengawasan intern yang bener-benor efektlf dalam pembuatan dal'tar gaji dan upah agar keben&rannya dapat lebih terjamin serta menghindari kemungkinan kecurangan dengan jalari : \
1. Harus dicek bahwa nama pegawai yang nampak pada daftar gaji/ upah itu inemang berhak dicantumkan didalam daftar gaji/ upah yang bersangkutan dengan terif sebagaimana meetinya.
2. Haruo dicwk bahwa pegawai tersebut telah bekerja, menurut jam yang dipakai sybagi dasar perhitungan gaji/ upahnya. Untuk itu tersedia kartu jam hadir yang kebenarannya dapat dicocokan dengan kartu jam kerja. 3. Harus dicek bahwa untuk petugas-petugas ^ang dibayar
4. Harua dicek bahwa tarit yans* b^rlaku bagi pegawai ter^ebut adalah tepat, disetujui dan sesuai dengan pekerjaan yang di lakukonriya.
0 . Ilaruc; dicok hahwu p o t c m n a n -j-ni origan yang dilakukan adalah benar dan dapal. d \ i'm • r t . mi'tjungj a w a b k a n .
6. Hunin diperikna k<*t>t:ivirannya dari pfjrkalian jam kerja r]f>ni^-ui 1,ari f upah yanj' U-rl/iku don kobonaran foat.ingnya .
7. Harus ada keyakinari bahwa pcmbayaran yang dilakukan pada pihak yaruj bonar-bonar ada dan tidak ditahan oloh neueorang yang ikut ;>erto didalam pembuatan daftar gaj i dan upah. l.Uasanya untuk urit.uk pembayaran ga j1/ upah ditunjuk r.uorang juru bayar (pay mater) dimana juru bayar- ini harunlah orang lain dari petugas yang menyunun daftar gaji/ upah yang bersangkutan. Yang
1 U.dnk boleh dirangkap tugasriya adalah : a. Juru bayar dengan mandor.
b. Juru bayar dengan pembuat daftar gaji dan upah. c. Juru bayar dengan pencatot waktu.
Dengan aktivil.an interna] eok oeperti diatao dapat diharapkan bahwa prm^onda 1 ian intern didolam peruaohaan akan Itibih dapat iiit.'meriuhi pfM*t yarotari flf-bagai pengendali- an intorn yaripj m*?nma^kan.
2. Pone 1 i tian Sabo 1 umnya
"Sistem dan Prosedur Kepegawaian, Pencatatan Waktu dan Penggajian Untuk Meningkatkan Pengendalian Intern*'. Penelitian dilakukan terhadap ^uatu perusahaan di Surabaya. Haoi 3 ponelitian ini menunjukkan bahwa oitem dan prosedur yang baik akari dapat meningkatkan pengendalian intern dan hipoteaa tersebut bisa diterima.
Pencil tian lonjutan jui».a di lakukan oleh penulis dengan masalah yang masih burkaitan dengan sistem dan prosedur puriratatan waktu dan penggajian. Hasil pengujian penelitian ini menunjukkan bahwa memang terdapat kaitan yang erat antara sistem dan prosedur yang baik dengan poningkatan internal control, meakipun sistem dan prosedur yang baik tidak berguna bila terjadi peraekongkolan dan pumborosan biaya. Jadi hipotesa yang menyatakan bahwa oictom dan prosedur yang baik dapat mi ningkatkari p«m»Hn<la 1 ian intern dapat diterima.
3. Hipoteaio
4. Metode penelitian.
Judul penu. ^.kripsi ini adalah Pontingnya oiulfin dan I’rosedur Pencatatan Waktu dan Ponggajion untuk meningkatkan Pengendalian Intern pada Perusahaan rokok PT ”X“ Malang.
Untuk m e m p orjola^ arti clan guna m e n g hindari adanya koua lahpahamari mak/i, tnaka judul torsebut diartikcui t.orper i no i uat.u persatu yaitu r.fibagui berikut :
Siftt.Hm : merupakan t»uatu jaringan prose- dur-prosedut- yang erat hubungannya satu ®ama
lain, yang disusun menjadi satu kesatuan untuk nielakoanakan aktivitar-; perusahaan.
Prostidur : merupakan su^tu urutan tindakan atau kegiatan t.ata uoaha yang' biaoanya menyangkut beberapa putugas dalam jjat.u atau heberapa bagian dan ditetapkan untuk pelukaanaan suatu transaksi yang berulang-u J.ang.
Pencatatan Waktu : perbuatan mencatat waktu dalam suatu media tertentu. Dalam hal ini meliputi p<-ncatatan wnktu hadir dan pencatatan woktu kurja.
Pengendalian Intern : merupakan suatu
metode dan ketentuan yang terkoordina3i yang
diarr.i* )i' *,T 1 rw— .• -.’-■aon untuk molindungi
harta mlliknya, mencuk kucermatan dan keandalan
data akuntanai.
P.T. ”X" : morupakan nama perusahaan dimana
pfjimlir. ni!‘ 1 .'tkuk.’in i><-n<‘1 i (. j an .
4.2. Identilikjiuil -vari&h&l
Dalam periyu.sunan fjkripsi ini atao permasa lahmi yang rlihadapi porlu dibedakan anatara v.iriaboJ l>L*bar. (independent) dan variabel tergantung (dependent). Vnriabel bebas diidenti- Hkaaikflri sehagai suatu masalah yang tidak dipongaruhi oUjIi masalah lain. Dalam hal ini
masalah yang memenuhj syarat demikian yaitu mengonai nictom dan prosedur pencatatan waktu dan pengga j ian.
Sedangkan variabel tergantung lebih tepat diidentifikasikan pada peningkatan pengendalian
intern.
Sehingga apabila £jii3tem dan prosedur tersebut tidak di.terapkan aecara baik dan thenar, mftka dengan 3 ^ n d i r i n y a pengendalian internnya
proS'sriur.
4 . 3 . Jj 2 i u ^d a i i _ ^i u i i b e x _ i k t t i i
Po/if.l i
i
i<ni
... i *11 l.a!;uk/iu aecara empiristerhadap data yang terkumpul mulai terjadinya poneatatan waktu hlngga pembayaran gaji/ upah. Dengan data y&ng, dipakai bersifat kualitatif dan
bersumber dari. data primer yaitu data yang diperoleh dari obytk p<-*nelitian.
4.4. Prcu?edur„ifgiiaumI'Ulan data
4 .4 . .1 . fmrvfy Pendahuluan
Hertujuan untuk memperoleh gambaran mengenai keadaan perusahaan, dalam rangka mengetahui permasalahan yang terjadi. dalam perusahaan.
4.4.2. Survey Lapangan
Bertujuan memperoleh data-data yang diperlukan dalam rangka penulisan ini. Dalam nurvey lapangan ini ponulio menggunakan dua cara. yaitu :
4.4.2.1.. Interview
Yaitu metode pengumpulan data donjon jalan tanya jawab langsung dengan para pejabat perusahaan. 4.4.2.2. Obsevaai
dengan jalan mengadakan pengamatan langsung terhadap
a k t i v i t a u pencatatan dan
pelaporan
-4.4.3. StAuli KcptiHLakaan
Penali b mompoJ ajari literatur-literatur
yang ado, guna rn^ndapatkun teori-teori yang dapat digunakan oebagai bahan pf,*nii'^;ahan ma ja 1 ah .
Pari dai.ri yanj' i.** 1 ah dikumpulkan pada aaat ourvey lapangan. S*ptu*t j pencatatan waktu dan l»rn»(*dur p^ng.^nj i an . Kr?mudi an diolah, dianalisa dan r! i perhand i ngkan dengan londafsan toori yang diperoleh dari hasil kepustakaan.
porbandingan tersebut ditarik ouatu kesimpulan yang mendukung kebenaran a t a3 hipotesa yang
diajukan. Sebagoi langkah perbaikan diberikan beberapa saran yang sekiranya dapat dilakukan dan bermanfaat bagi porusahaan untuk masa mendatang.
BAB 111 ANALLSIS
1 * Ga m ba rim JJiiuiin
1.1. Sojar'ih Poruaahaan.
Perusahaan Rokok P.T. "X" - Malang pada mulanya morupakan suatu perusahaan pero»jorangan. Pendirinya adalah Bapak Widjajanf.o Wihowo. Perusahaan tersebut didirikan tepatnya pada t.anggal 27 September 1978 dan meniulai aktivitasnya hanya dengan 15 orang tenaga kerja.
Sejak saat didirikan sanipai dengan awal Januari 1979, pwrueahaan tersebut, masih belum beroperasi dengan ofekbif. Karena seiain tenaga kerjanya kurang, juga peralatart yang digunakan kurang memenuhi syarat. Baru mulai awal April 1979 perusahaan'dapat berjalan dengan lancar aer*uai dengan harapan yang diinginkan.
Produktivitas awal dari perusahaan ini mula-mula maaih herd lot. kenil, namun dalam tahun-tahun selanjutnya ujaha rokok ini mulai menampakkan kemajuan, dimana hal ini tampak pada volume produkoi yang makin meni n^.ka tkan di karnnakan makin meningkatnya permintaan koni’.umen. Sehinp/ja pada tanggal 27 November 1982, Bapak Widjajant'.o Wibowo beruama para pesero- peaero lalnnya mendirikan suatu perseroan terbatas dengan nama P.T. "X” Malang.
perseorangan, dan melihat perkembangan yang begitu penat dari tahun ketahun, rnaka semakin banyak tantangan yang ‘harus dihadapi. Dengan keadaan yang dcmikian dan s r s uai d f ? n g a r t nktc junl beli yang
dilakukan kedua belah pjhak, maka mulai tanggal 1 Januari 1984 d e n g a n resmi P.R. "X" diambil alih oleh
P.T. "X" t seiv lah terjadi p*.*nyerjuaian antara pemilik
P.K. "X" dengan P.T. "X".
Dengan dikeluarkannya ;jurat. ijin perindustrian dengan nomer 006/MI. - 08/Pdf Ik/Xl/83/62 di Malang, maka dengan r*»5«ni Perusahaan Rokok P.T. “X“ mulai beroperasi.
1.2. Lokasi Perusahaan
P.T. "X" Malang, baik tempat kedudukan maupun tempat kediaman pabriknya dijadikon eatu yaitu di desa Mulyorojo Kooamatan Wagir, Kabupnten Malang. Kalau dilihnt dalam peta Jntaknya adalah dioebelah barat Kota Malang k.tra-kira nejauh dna kilometer.
Dalam pemillhari l.okani, P.T. "X" Malang meinporti tnbangkan boberapa i'aktor antara lain :
a. Fakfcor bahan baku b. Fakfcor tenaga kerja c. Faktor transpurtasi d. Faktor ekspansi
IJsahcj perusahf-ian rokok P.T. I,X,‘ Malang bermula dari pembelian bahan baku, ponoampuran, penggilingan, penyortiran, perig^paKan L.erta pemasarannya sehingga perusahaan rokok P.T. "X", Malang digolongkan sebagai poruoahaan yang borgorak dalam bidang usaha produkoi.
1.4. Bontuk Badan Hukum iVruyahaan
Bentuk badan hukum perusahaan adalah perseroan terbatas. dengan susunan pr
Komiaario Direka.i
ngurus sebagai berikut ; Bpk. Widjajanto Wibowo. Bpk. Widjajanto Wibowo. Bpk. Nugroho Notosusanto. Bpk. Handoko Wibowo.
Pemegang sah*m : Rpk. Widjajanto Wibowo. Bpk. Nugroho Notosusanto. Bpk. Handoko Wibowo.
Rpk- Pujo Harsono. 1.5. Struktur Organisasi
P.T. "X" Malang mempargunakan bontuk struktur organisasi garis. Dimana kekuasaan dan tanggungjawab d.ibagi menurut tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan kedalam satuari-srituan yang bulat mulai dari pucuk pimpinan hingga bawahan. Untuk lebih jelasnya struktur organisasi taraebub dapat dilihat pada gambar 1.
I.'
J
1. Dewan Komi saris
a. Mengawasi jalannya perseroan secara keseluruhan. b. Mengangkat Jan memberheritikan
direktur.-c. Mengawriai (Jan mumbantu memberikan naaehat terha- dap segal a pekf.Tjaan yang dilakukan oleh d i
roktur-. Direktur Utama
a. Meuentukan segala kebi.iaksanaan perusahaan yang berkaitan dengan tu.juan yang diharapkan.
b. Bert.anggung jawab penuh kepada dewan komisaris ataa jalannya perusahaan.
c. Be-rtindak untuk dan at as nnma perusahaan didalam menjalankart tugas, baik maoalah intern maupun ekotern.
3. Departemen Sumber Daya Manusia*
a. Menyelenggarakan sistem tati kepegawaian, baik masalah penerimaan, penempatan dan pemberhentian pegawai.
4. DoparLumon f.ogistik
a. Borhak melakukan pembelian bahan-bahan yang di- perlukan peruaahaan dengan x-errjotujuan diroktur. b. Wajib menyel enggarakan pengadaan earana kebutuh-
an produkni ata» rrtncann yang toloh dltetspkan tordahulu.
5. Departemen Pengolahan
dengan bidang yang dibawahinya.
b. Bertindak melakukan pengawasan terhadap pengola- han tembakau, cengkeh dan blending kretek atas mutu yang dihasilkan 3esuai dengan standart yang ada.
G. Departemen Produksi
a. Melakukan pengawasan terhadap proses produkal rokok yang dihasilkan berkaitan dengan masalah kualitas dan kuantitas.
7. Departemen Pem&Karan
a. Bertanggung jawab atas pemasaran produk yang dihasilkan perusahaan.
b. Menyelenggarakan laporan kepada direktur atas perkembungan daerah pemauaran yang ada dan bertindak atas nama perusahaan untuk meninjau daerah-daerah pemasaran. ^
8. Departemen Administrasi dan Keuangan
a. Bertanggung jawab atas kelancaran administrasi keuangan yang berkaitan dengan masalah pengadaan dana dan pemafaatan dana perusahaan.
h. Dengan perstttujunn direktur, me laktsanakan keper- luan pajak dan cukai ' berkaitan dengan masalah- ma«alah yantf dihadapi.
citan hasil usaha perusahaan yang berbentuk norncft dim ru>'i Laba.
9. Ijopart^mtfu Umum
a. b(-rhak molakukan hubungan kuluar atau kepada instansi lain yang bc-rhubungan dengan masalah perusahaan unfcuk Han atas nama perusahaan.
b. Monyediakan napan^ -nar-ana yang dibutuhk&n oleh perusahaan 6<.*lain kepentingan kegiatan produksi. c. Bertanggung jawab kopada direktur atas tugas-
tugas yang dibebankan. 1.6. Aktivitaa Peruwahaan
a. Bahan yang digunakan
Bahan-bahan yang diperlukan dalam pembuatan rokok pada P.T. "X” Malang terdiri dari bahan baku dan bahan pembantu. Pemakaian kedua macam bahan tertu-but harus diai'3u*Akan dengan standar minimal yang tel ah diWtapkan yaitu :
1. Pemilihan kualitas/ mutu yang torbaik. 2. Menyumbangkan aroma tertentu.
3. Tidak nienimbuJkan rasa ampek atau serik.
