BENTUK DAN TATA KELOLA
KELEMBAGAAN PENGADAAN
BARANG/JASA YANG KREDIBEL,
PROFESIONAL, EFEKTIF DAN EFISIEN
UNIT PENGELOLA PENGADAAN BARANG
DAN JASA
INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
DIREKTORAT LOGISTIK
SEKILAS SEJARAH DIREKTORAT
LOGISTIK
INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
Unit Urusan Logistik (U2L)
dan
Proyek
Pengembangan (PP)
atau lebih dikenal
dengan P2T-ITB dibentuk pada bulan Mei 2003
U2L ITB dan P2T ITB, pada tanggal 3
September 2004, digabungkan menjadi
Pusat
Logistik (Puslog)
ITB yang memiliki fungsi
sebagai suatu unit pengadaan terpusat di ITB
(SK Rektor ITB No. 173/SK/K01/OT/2004).
Puslog berubah nama menjadi
UPT Logistik
(SK Rektor ITB No. 290/SK/K01/KP/2005)
pada bulan Januari 2006.
UPT Logistik berubah nama menjadi
*
Tantangan Pengadaan di Lingkungan
Pemerintahan
•
Persepsi ULP hanya sebagai pelaksana proses pemilihan
•
Peran ULP yang kurang strategis
•
ULP belum permanen
•
Pokja ULP masih bekerja paruh waktu dengan kompetensi manajerial
yang terbatas
•
Belum ada pihak yang mengkonsolidasikan informasi pengadaan
secara lengkap
•
Kualitas kerja Penyedia yang belum memenuhi harapan
•
Perencanaan PBJ masih bersifat administratif dan belum berorientasi
kinerja
•
Banyaknya pemangku kepentingan PBJ dan masing-masing berfokus
pada peran PBJ secara mikro
•
Sistem imbal jasa yang tidak mendukung peningkatan kinerja PBJ
•
Perlindungan hukum pelaku PBJ
•
Fokus kegiatan PBJ hanya terbatas pada kepatuhan pada peraturan
•
Terdapat peraturan atau kebijakan di luar PBJ yang kurang kondusif
dengan PBJ sehingga efisiensi dan efektifitas PBJ sulit dicapai
Center of
Excellence
Praktik Pengadaan berbasiskan Kepatuhan
Praktik Pengadaan berbasiskan Kinerja
Integrasi
Perbaikan Berkelanjutan
Berfikir Strategis Kolaborasi dan
Kerja Sama Tim Berfokus pada Target dan Tujuan
Pola Pikir Terkotak-kotak
Pemikiran Operasional Individualistis
Hanya terbatas pada Peraturan
CoE
Tingkat Kematangan Organisasi yg.
Dibutuhkan
*
Sebagai CoE di Bidang Pengadaaan Menciptakan
Pergeseran Pola Pikir
•
Merubah dari pola pikir yang reaktif dan hanya terbatas pada kepatuhan terhadap peraturan
menjadi unit layanan yang lebih proaktif
•
Merencanakan perkembangan tingkat kematangan organisasi sehingga memiliki kinerja
pengadaan yang berkelanjutan melalui keunggulan dalam tataran opersional dan pelayanan
Perbaikan Kinerja Pengadaan yang
Berkelanjutan
*
Meningkatkan Tingkat Kematangan
Level 1 REACTIVE
Level 1 REACTIVE
Level 2 COMPLIANCE
Level 2 COMPLIANCE
Level 3 PROACTIVE
Level 3 PROACTIVE
Level 4 STRATEGIC
Level 4 STRATEGIC
Level 5 INNOVATIVE
Level 5 INNOVATIVE
ULP masih dalam proses pengembangan tahap awal, dimana SDM dan proses cenderung pasif serta menunggu adanya permintaan pengadaan
ULP sudah mulai proaktif dalam memastikan proses pengadaan yang lebih baik dan tidak lagi sebatas pada yang diamanatkan dalam regulasi
ULP sudah mewujudkan kesesuaian dengan yang diisyaratkan dalam PerPres dan juga menjaga kepatuhan pada regulasi terkait pengadaan sektor publik
ULP melalukan berbagai pendekatan inovatif pada proses pengadaan secara berkelanjutan sehingga dinilai sebagai ahli tekait praktik unggulan pengadaan barang/jasa pemerintah Indonesia.
*
Karakter Pusat Unggulan PBJ - SKOPPer
Strategis
Menjadikan peranan fungsi pengadaan yang STRATEGIS
sehingga mampu berkontribusi pada pencapaian tujuan
organisasi
Kolaboratif
Membangun KOLABORASI dan sinergi di antara pemangku
kepentingan untuk kinerja fungsi pengadaan yang optimal
Orientasi Kinerja
Membangun budaya fungsi pengadaan berbasis KINERJA di 4
area (biaya, mutu, waktu, dan tingkat layanan)
Proaktif
Menjalankan aktifitas pengadaan yang FOKUS PADA
LAYANAN PELANGGAN (internal dan eksternal) dengan
memperkuat fungsi perencanaan dan pengelolaan risiko
pengadaan
Perbaikan Berkelanjutan
Menjadikan unit pengelola pengadaan sebagai ORGANISASI
PEMBELAJAR dengan mengadopsi PRAKTIK UNGGULAN serta
membangun JEJARING pengadaan secara nasional
Se-koper | a Briefcase
Menggambarkan wadah
berisi berbagai aset berharga
(alat bantu, paradigma,
pengetahuan, kemampuan,
dan lainnya) yang perlu
dibawa/dikembangkan dalam
perjalanan penciptaan
nilai
tambah
dalam dunia
pengadaan di seluruh
VISI UPPBJ - ITB
•
Mendukung terwujudnya ITB
sebagai World Class University,
melalui pelaksanaan proses bisnis
dalam sistem logistik ITB secara
strategis, proaktif, akuntabel dan
professional,
dengan
tingkat
pelayanan yang tinggi kepada
seluruh
unit
kerja
di
ITB
Terciptanya fungsi pengadaan yang strategis dengan memberi
layanan yang proaktif dan kinerja yang baik kepada seluruh unit
kerja di ITB
2
Terciptanya praktik unggulan dengan berinovasi dan
berkelanjutan secara akuntabel untuk meningkatkan kepuasan
pelanggan
3
4
Sebagai lembaga pelayanan proses logistik institusi pendidikan
tinggi yang profesional untuk mendukung visi misi ITB sebagai
institusi terpandang di Asia dan berperan aktif dalam
mengembangkan serta melaksanakan proses pengadaan secara
nasional
Melakukan pengembangan dan pembinaan kepada seluruh
pemangku kepentingan yang kompeten, berintegritas dan
profesional
MISI UPPBJ - ITB
Terciptanya sistem informasi yang handal secara
terintegrasi untuk mewujudkan pengadaan publik
yang kredibel
5
1
*
DASAR HUKUM PENGADAAN DI
ITB
Peraturan Presiden RI Nomor 54 Tahun 2010
Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Jo.
Peraturan Presiden RI Nomor 70 Tahun 2012
Tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Presiden
RI Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
Perka LKPP
Peraturan Rektor ITB Nomor :
218/PER/I1.A/SP/2015, Pengadaan Barang/Jasa
yang Dibiayai dari Dana Bukan Penerimaan
TATA KELOLA
•
BUSSINESS
PROCESS
•
ORGANIZATI
ON
*
INTEGRATED
PROCUREMENT
STRATEGY &
MANAGEMENT
DIREKTORAT
LOGISTIK
INSTITUT TEKNOLOGI
BANDUNG
ALIRAN PROSES YANG TERINTEGRASI
LOGISTIC
DIRECTORATE
AND FINANCE
DIRECTORATE
LOGISTIC
DIRECTORATE
AND FINANCE
DIRECTORATE
LOGISTIC
DIRECTORATE
AND
INFRASTRUCTUR
E DIRECTORATE
LOGISTIC
DIRECTORATE
AND
INFRASTRUCTUR
E DIRECTORATE
LOGISTIC
DIRECTORATE
LOGISTIC
DIRECTORATE
PLANNING
DIRECTORATE
AND LOGISTIC
DIRECTORATE
PLANNING
DIRECTORATE
AND LOGISTIC
DIRECTORATE
e-
BUDGETING
e-DELIVERY
&
e-INVENTORY
e-DELIVERY
&
e-INVENTORY
e-PAYMENT
• E- PROCUREMENT PLANNING
• WORKING PAPER SYSTEM
• E-PROCUREMENT
• E- CONTRACT HANDLING
• E- MONITORING
• SUPPLIER
MANAGEMENT SYSTEM
• ORACLE PURCHASING
• REÇEIPT SYSTEM • ORACLE INVENTORY • ASSET MANAGEMENT
SYSTEM
• SPP SYSTEM • SISTEM SPM KKPN
• APLIKASI SPAN • ORACLE PAYABEL
e-PLANNING
e- MONEV
e- MONEV
e-
• IMPLEMENTATION PLAN
• MASTER OF GOOD AND SERVICE LIST
INTERNAL
INSPECTORAT
E
INTERNAL
INSPECTORAT
DIREKTUR
DIREKTUR
WAKIL DIREKTUR
WAKIL DIREKTUR
SUBDIREKTORAT TEKNIS PEMERIKSAAN PEKERJAAN DAN
PENGENDALIAN KONTRAK SUBDIREKTORAT TEKNIS PEMERIKSAAN PEKERJAAN DAN
PENGENDALIAN KONTRAK SUBDIREKTORAT
PEMILIHAN PENYEDIA SUBDIREKTORAT PEMILIHAN PENYEDIA SUBDIREKTORAT TEKNIS
PERENCANAAN, KEUANGAN & MONITORING PENGADAAN
SUBDIREKTORAT TEKNIS PERENCANAAN, KEUANGAN & MONITORING PENGADAAN
SEKSI TEKNIS
PEMERIKSAAN BARANG SEKSI TEKNIS
PEMERIKSAAN BARANG SEKSI PENGADAAN
BARANG
SEKSI PENGADAAN BARANG
SEKSI HUKUM & PENGENDALIAN KONTRAK
SEKSI HUKUM & PENGENDALIAN KONTRAK
SEKSI TEKNIS PEMERIKSAAN JASA SEKSI TEKNIS PEMERIKSAAN JASA SEKSI PENGADAAN
JASA
SEKSI PENGADAAN JASA
SEKSI TEKNIS
PERENCANAAN BARANG SEKSI TEKNIS
PERENCANAAN BARANG
SEKSI TEKNIS
PERENCANAAN JASA SEKSI TEKNIS
PERENCANAAN JASA
SEKSI KEUANGAN & MONITORING PENGADAAN SEKSI KEUANGAN & MONITORING PENGADAAN
KEPALA SEKRETARIAT BIDANG ADMINISTRASI OPERASI, PENGEMBANGAN SDM & HUBUNGAN
EKSTERNAL
KEPALA SEKRETARIAT BIDANG ADMINISTRASI OPERASI, PENGEMBANGAN SDM & HUBUNGAN
EKSTERNAL
KEPALA SEKRETARIAT BIDANG PENGEMBANGAN KEBIJAKAN, STRATEGI DAN EVALUASI
KEPALA SEKRETARIAT BIDANG PENGEMBANGAN KEBIJAKAN, STRATEGI DAN EVALUASI
KEPALA SEKRETARIAT BIDANG PENGEMBANGAN SISFO & E-PROCUREMENT KEPALA SEKRETARIAT BIDANG PENGEMBANGAN SISFO & E-PROCUREMENT
PENGEMBANGAN ORGANISASI FUNGSIONAL UPPBJ ITB
TIM TEKNIS
PEMERIKSAAN,
PENERIMAAN DAN UJI
FUNGSI BARANG/JASA
TIM TEKNIS
PEMERIKSAAN,
PENERIMAAN DAN UJI
FUNGSI BARANG/JASA
PANITIA / POKJA
PEMILIHAN PENYEDIA
BARANG DAN JASA
PANITIA / POKJA
PEMILIHAN PENYEDIA
BARANG DAN JASA
TIM TEKNIS
PERENCANAAN
PENGADAAN BARANG
DAN JASA
TIM TEKNIS
PERENCANAAN
PENGADAAN BARANG
DAN JASA
PEJABAT
PENERIMA HASIL
PEKERJAAN
PEJABAT
PENERIMA HASIL
PEKERJAAN
LPSE
LPSE
PPK
PPK
KETUA POKJA/
PEJABAT
PENGADAAN
KETUA POKJA/
PEJABAT
PENGADAAN
PENANGGUNG JAWAB
ANGGARAN
PP
PRP
PRP
USUL PERSETUJUAN HPSPP
USUL PENGELUARAN SPPBJPPK
PPHP
USUL PERSETUJUAN BASTUNIT
KERJA/
SATUAN
KERJA
PERENCAN
A
PENGADAA
N
PEMILIH
PENYEDIA
HUKUM
DAN
PENGENDA
GAMBAR, SPEK, DRAFT KONTRAK)PENYUSUNAN DOKUMEN PENGADAAN
UPLOAD DOK.
PENGADAAN
LPSE
RAPAT
PENJELASA
N
TINJAUAN
LAPANGA
N
RENCANA
IMPLENTASI
ANGGARAN
PENYUSUNAN DOK.KEBUTUHAN (HPS, BoQ, KAK, GAMBAR, SPEK)
EVALUASI
DOKUMEN
SURVEY
PASAR
DOKUMENPENAWARAN PENGADANN & DOKUMEN PENAWARAN
POST BID
MEETING
PELAKSANAA
N KONTRAK
DOKUMEN PENGADANN
& PENAWARAN
WEEKLY
MEETING
PEMERIKSA AN PEKERJAAN
VERIFIKASI DOK PEMBAYARAN
PENYUSUNA N DOKUMEN
BAPP &BAST
PENYERAHAN DOKUMEN HASIL
VERIFIKASI KE DIREKTORAT
KEUANGAN DOKUMEN PENGAJUAN PEMBAYARAN ,
BAPP &BAST MONITORING DAN
EVALUASI
PENYELENGGARAAN
KONTRAK PAYUNG DAN
*
Kontrak Payung Barang, untuk pekerjaan pengadaan :
1.
Kertas.
2.
Tinta HP.
3.
Kemikalia.
4.
Komputer dan Laptop HP, DELL dan Lenovo.
5.
Air Conditioner Daikin dan Panasonic.
*
Kontrak Payung Jasa, meliputi pengadaan :
1.
Jasa Pembuatan Kalung Wisuda Program Sarjana, Magister dan Doktor ITB.
2.
Jasa Pembuatan Pakaian dan Toga Wisuda Program Sarjana, Magister dan Doktor ITB.
3.
Jasa Pembuatan Jaket Almamater Untuk Mahasiswa Baru ITB.
4.
Jasa Pembuatan Pakaian Olahraga dan Training Suit Untuk Mahasiswa Baru ITB.
5.
Jasa Pemeliharaan Gedung/Bangunan Di Lingkungan ITB.
6.
Jasa Penyedia Konsumsi Wisuda dan Rapat di Institut Teknologi Bandung Tahun 2017
*
Kontrak Jangka Panjang, meliputi pengadaan :
1.
Jasa Outsourching Personil Satuan Pengamanan ITB.
2.
Jasa Outsourching Layanan Kebersihan ITB.
3.
Jasa Layanan Internet (Bandwith)
4.
Jasa Penyelenggaraan Test Potensi Akademik (TPA) Program Magister dan Doktor ITB.
5.
Jasa Percetakan Di Lingkungan ITB.
6.
Jasa Asuransi Kendaraan Parkir Di Lingkungan UPT Olah Raga ITB.
7.
Jasa Langganan Database E-Journals dan E-Books.
8.
Jasa Pemeliharaan Lift Otis, Kone, Hyundai, Mitsubishi Di Lingkungan ITB.
9.
Jasa Pemeriksaan Kesehatan Untuk Pejabat dan Guru Besar ITB
10.
Jasa Asuransi Kesehatan Pegawai ITB.
DAMPAK
KONTRAK
PAYUNG- 3
Semester I; 40.68% Semester II; 59.32%
1 90%
95% 100% 105% 110% 115%
KENAIKAN SERAPAN ANGGARAN SEMESTER 1 2016
ITB sebagai center of excellent dalam pengadaan barang dan
jasa
2016 s/d Maret 2017 0
Jumlah Kunjungan Kementrian/ Lembaga/ Daerah ke Direktorat Logistik ITB
Ju
2015 2016
0.00%
Proses Pengadaan Selesai Tepat Waktu
2015 2016
78.00%
Kesesuaian penyelesaian pekerjaan dengan jangka waktu pelaksanaan kontrak
Dana BPNBP Dana DIPA JICA Total -
50,000,000,000 100,000,000,000 150,000,000,000 200,000,000,000 250,000,000,000 300,000,000,000 350,000,000,000 400,000,000,000 450,000,000,000
No.
Bagian
Seksi
Jenis SOP
01 Subdirektorat TeknisPerencanaan, Keuangan & Monitoring Pengadaan
00.Perencanaan
Barang/Jasa 0_SOP Pemilahan Jalur Kewenangan Pengadaan Barang/Jasa0_SOP Pengalihan Jalur Kewenangan Pengadaan Barang/Jasa
0_SOP Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa dengan pelaksanaan melampaui tahun anggaran
01.Perencanaan
Barang 1_ SOP Pengajuan Daftar Barang Baru2_SOP Pemaketan dan Penetapan HPS Barang 02.Perencanaan
Jasa 1_SOP Usulan Pekerjaan dan Penetapan HPS Pengadaan Jasa
03.Keuangan 1.a_SOP Proses Pengajuan Pembayaran Termin dan Pekerjaan Selesai (Pengadaan
Jalur Logistik)
1.b_SOP Proses Pengajuan Pembayaran Di Muka Pengadaan Jalur Logistik 1.c_SOP Pengajuan Pembayaran Jasa Lainnya Pengadaan Jalur Logistik 1.d_SOP Akuntansi Payables Pengadaan Jalur Logistik
2.a_SOP Persetujuan SPP Atas Pengadaan Jalur Unit Kerja
2.b_SOP Persetujuan SPP Atas Pengadaan Jalur Unit Kerja UYHD UMK
3.a_SOP Keterlambatan Pembayaran Setoran Denda Oleh Penyedia Barang/Jasa
04.Monitoring 1_SOP Permintaan Data Informasi
2_SOP Collecting Data Monitoring 02 Subdirektorat Pemilihan
Penyedia 00.Pengadaan Barang/Jasa 1_SOP Serah Terima Dokumen Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa2_SOP Pengadaan Barang/Jasa, Metoda : Pelelangan 3_SOP Pengadaan Barang/Jasa, Metoda : Pengadaan Langsung
4_SOP Pengadaan Barang/Jasa, Metoda : Penunjukan Langsung dan Pembelian Langsung
5_SOP Percepatan Pengadaan Barang/jasa
6_SOP Serah Terima Dokumen Pengadaan Barang Jasa ke Bagian Kontrak
7_SOP Evaluasi Penetapan Pemenang Pengadaan
8_SOP Penyelesaian Sanggah
01.Pengadaan Barang
1_SOP Pengadaan Barang Kontrak Payung
2_SOP Perubahan Spesifikasi Barang Selama Masa Kontrak
02.Pengadaan Jasa 1_SOP Pengadaan Jasa Kontrak Payung Selain Konstruksi dan Pemeliharaan 2_SOP Pengadaan Jasa Kontrak Payung Konstruksi dan Pemeliharaan Pekerjaan Desain dan Fisik
3_SOP Pengadaan Jasa Kontrak Payung Konstruksi dan Pemeliharaan Pekerjaan Fisik
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) TAHUN 2017 (2)
No.
Bagian
Seksi
Jenis SOP
03
Subdirektorat Teknis
Pemeriksaan Pekerjaan
dan Pengendalian
Kontrak
01.Pengendalian
Kontrak
1_SOP Penyusunan Dokumen Kontrak
2_SOP Administrasi Dokumen Addendum Kontrak
4_SOP Pemutusan Kontrak dan Dafar Hitam
5_SOP Penunjukkan Langsung-Repeat Order (Kontrak
Lanjutan)
02.Pemeriksaan Barang 1_SOP Proses Kick Of Meeting Dan Penerbitan SPMK
2_SOP Proses Pengiriman Barang dan Pemeriksaan
Barang
3_SOP Proses Pembuatan BAPP dan BASTP
4_ SOP Proses Serah Terima Barang Ke Direktorat Sarana
dan Prasarana ITB
5_SOP Proses Perubahan Spesifikasi
6_SOP Proses Penyusunan Dokumen Penerimaan dan
Pemeriksaan Barang
7_SOP Proses Pengembalian Barang Rusak Dalam Masa
Garansi
03.Pemeriksaan Jasa
1_SOP Pemeriksaan Jasa Konstruksi
2_SOP Pemeriksaan Jasa Konsultasi
3_SOP Pemeriksaan Jasa Konstruksi (Kontrak Payung
Desain)
4_SOP Pemeriksaan Jasa Lainnya (Ceklis Bersama)
5_SOP Pemeriksaan Jasa Lainnya (Non Ceklis Bersama)
6_ SOP CC0 dan Perubahan Spesifikasi
7_SOP Pelaksanaan Pekerjaan Dimasa Pemeliharaan
8_SOP Penyelesaian Pekerjaan Dimasa Denda
9_SOP Pemeriksaan Dokumen Pembayaran Pengadaan
Unit Kerja
STANDARD OPERASIONAL PROCEDURES (SOP) TAHUN 2017
(3)
No.
Bagian
Seksi
Jenis SOP
04
Sekretariat
01.Sekretariat Bidang
Administrasi Operasi,
Pengembangan SDM &
Hubungan Eksternal
1_SOP Pencatatan Keuangan Kantor
2_SOP Pengelolaan Keuangan Operasional Kantor
3_SOP Pengelolaan Manajemen Pengetahuan
4_SOP Pengelolaan Kegiatan Front Office Kantor
5_SOP Pengajuan Honor PKWT Kantor
6_SOP Penggunaan Kendaraan Kantor
7_SOP Penggunaan Ruang Rapat dan Konsumsi
8_SOP Pengajuan Perjalanan Dinas
9_SOP Permintaan Dokumen dan Data Informasi
10_SOP Hubungan Masyarakat
02.Sekretariat Bidang
Pengembangan Sisfo &
E-Procurement
1_SOP Bantuan Penggunaan Sistem Oracle EBS
2_SOP Pengembangan Sistem
03.Sekretariat Bidang
Pengembangan
Kebijakan, Strategi dan
Evaluasi
1_SOP Pembuatan Laporan Kinerja
2_SOP Pembuatan Laporan KPI/SOP
3_SOP Pembuatan Kebijakan/Strategi/Evaluasi Pengadaan
4_
SOP
Manajemen Kontrak Pengadaan
SOP MANAJEMEN KONTRAK TERINTEGRASI
P-1
P-2
P-3
*
Pengelolaan Kinerja Pengadaan
1.
Tingkat Kecepatan Pengadaan
Barang/Jasa
2.
Tingkat Penghematan/Efisiensi
Pengadaan Barang/Jasa
3.
Peningkatan Kualitas
Pengadaan Barang/Jasa
4.
Peningkatan SDM untuk
menjadi Center of Excellent
5.
Tingkat Pelayanan Pengadaan
Barang/Jasa
Program Kerja Utama
Outcome Pengadaan
Timeliness
Cost
Quality
*
Alur Proses Pengelolaan Kinerja Pengadaan
ke KPI
Program Kerja Utama
Tingkat Kecepatan
Pengadaan
Barang/Jasa
Outcome Pengadaan
Timeliness
KPI Pengadaan
Proses Pengadaan
Selesai Tepat
Waktu
Efisiensi Waktu
Pelaksanaan
Pengadaan
Kesesuaian
dengan jangka
waktu
pelaksanaan
Alur Proses Pengelolaan Kinerja Pengadaan ke
KPI
Program Kerja Utama
Tingkat
Penghematan/Efisie
nsi Pengadaan
Barang/Jasa
Outcome Pengadaan
KPI Pengadaan
Penghematan
Anggaran dalam
proses Pengadaan
barang dan jasa
(Value for Money)
Implementasi Total
Biaya Kepemilikan
atau
Total Cost of
Ownership (TCO)
*
Alur Proses Pengelolaan Kinerja
Pengadaan ke KPI
Program Kerja Utama
Peningkatan
Kualitas Pengadaan
Barang/Jasa
Outcome Pengadaan
KPI Pengadaan
Kualitas Rencana
Pengadaan
Partisipasi
Penyedia
Barang/Jasa
Quality
Kesesuaian dengan
persyaratan
pengadaan
Kesesuaian
dengan
spesifikasi
kontrak
Peningkatan
jumlah kontrak
*
Alur Proses Pengelolaan Kinerja
Pengadaan ke KPI
Program Kerja Utama
Peningkatan SDM
untuk menjadi
Center of Excellent
Outcome Pengadaan
KPI Pengadaan
Mengikuti
pelatihan
kompetensi
(Tersertifikasi)
Menjalankan
Sistering dan
pendampingan
*
Alur Proses Pengelolaan Kinerja
Pengadaan ke KPI
Program Kerja Utama
Tingkat Pelayanan
Pengadaan
Barang/Jasa
Outcome Pengadaan
KPI Pengadaan
Kepuasan
Pelanggan
Internal
Kepuasan
Penyedia
Barang /Jasa
Area No. Nama Indikator Definisi 2015 Tahun2016 2017
Timeliness
1 Proses Pengadaan Selesai Tepat Waktu
Persentase paket pengadaan (dari segi jumlah dan nilai) yang
diselesaikan dalam waktu yang sesuai dengan perencanaan di dalam Rencana Implementasi (RI)
74.1% 75.3% 88.7% 91.2% 90% 95%
2 Efiseinsi waktu pelaksanaan pengadaan Pengerjaan kontrak per hari 2.5 1.7 1
3 Kesesuaian dengan jangka waktu pelaksanaan kontrak
Persentase barang dan jasa yang diselesaikan sesuai dengan kriteria
jangak waktu pelaksanaan kontrak 84.4% 93.8% 95%
Efisiensi Biaya 4
Implementasi Total Biaya Kepemilikan atau Total Cost of Ownership (TCO)
Persentase paket pengadaan kompleks (dari segi nilai) di mana konsep TCO diterapkan dalam kriteria Spesifikasi, Evaluasi dan Penentuan Pemenang
100% 100% 100%
Kualitas
5
Kualitas rencana pengada an
(1). Kedekatan antara nilai hasil pengadaan dengan HPS
Persentase nilai hasil pengadaan
dibanding nilai HPS 95% 96.3% 97%
(2). Persentase paket pengadaan di mana jadwal di Pemaketan selaras dengan jadwal Rencana Implementasi (RI)
Persentase waktu penyelasaian seluruh pemaketan pada satu triwulan dari ditutupnya jadwal RI (diluar jadwal RI tambahan)
58.1% 91.9% 95%
(3). Perbandingan antara metode pemilihan
menurut regulasi dan aktual
Indikator ini mengukur Perbandingan antara metode pemilihan menurut
regulasi dan aktual . 75.4% 100% 100%
(4). Ketepatan /Kesesuaian implementasi dengan RKA
Indikator ini mngukur presentase kesesuaian dieksekusinya
paket-paket pengadaan sesuai RKA ITB 100% 100% 100%
6 Partisipasi Penyedia Barang/Jasa Rata-rata jumlah penyedia barang/jasa yang berpartisipasi
dalam pelelangan umum 4.13 6.60 7
7 Kesesuaian dengan persyaratan pengadaan
Presentase jumlah penawaran yang memenuhi persyaratan administratif
dan teknis dalam pelelangan umum 73.68% 75.2% 100%
8 Kesesuaian dengan spesifikasi kontrak Persentase Kinerja penyedia barang dan jasa berdasarkan manajemen penilaian kinerja
(belum dilakukan
mjmn.kinerja) 84.29% 85%
9 Peningkatan jumlah kontrak payung
Peningkatan jumlah kontrak payung dalam rangka efisiensi waktu dan
sumberdaya 7 24 27
Tingkat Layanan
10 Kepuasan pelanggan internal
Nilai pelanggan yang menyatakan puas terhadap pelayanan dari fungsi
pengadaan (skala 1 s.d 5) 4.03 3.85 4.05
11 Kepuasan penyedia barang /jasa
Nilai penyedia barang/jasa yang menyatakan puas terhadap pelayanan dari fungsi pengadaan (skala 1 s.d 5)
KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) TAHUN 2017 (1)
No
.
Nama Indikator
(hari kerja)
Lead Time
KPI 2017
Target
PERENCANAAN BARANG/JASA
1 Presentase pemilahan Jalur Kewenangan Pengadaan Barang/Jasa tepat waktu
2 & 3
100%
2 Presentase pengalihan Jalur Kewenangan Pengadaan Barang/Jasa tepat waktu
3 & 4
100%
3 Persentase paket pelelangan barang/jasa yang sudah direview tepat waktu
7
90%
4 Presentase pembuatan dokumen HPS tepat waktu
1
90%
5 Persentase penyerahan dokumen perencanaan ke ULP tepat waktu
1
90%
6 Persentase dok. perencaaan yang gagal (dikembalikan oleh ULP)
90%
7 Persentase approval pengajuan master barang/jasa baru
1
100%
8 Kedekatan nilai pengadaan/kontrak dengan HPS
97%
PEMILIH PENYEDIA
1
Persentase pengadaan barang/jasa tepat waktu yang menggunakan metode
pelelangan
20 & 25
90%
2
Persentase pengadaan barang/jasa tepat waktu yang menggunakan metode
pelelangan terbatas
10
3
Persentase pengadaan barang/jasa tepat waktu yang menggunakan metode
penunjukan langsung
6
4
Persentase pengadaan barang/jasa lainnya tepat waktu yang menggunakan
metode kontrak payung
2
5
Persentase pengadaan jasa pemeliharaan tepat waktu yang menggunakan
metode kontrak payung
4
6 Persentase pengadaan barang/jasa "URGENT" tepat waktu
1
7 Persentase penetapan BA perubahan setelah aanwijzing
2
8 Presentase pembuatan PO tepat waktu
2
80%
9 Presentase pembuatan PO Realease (Kontrak Payung) tepat waktu
2 jam
10 Persentase penyerahan dokumen pengadaan ke Bag. Kontrak tepat waktu
2
90%
11 Jumlah pengadaan yang menggunakan TCO
2
12 Jumlah penyedia barang/jasa yang mengikuti pelelangan
7
13
Persentase jumlah penawaran yang sesuai dengan persyaratan pengadaan dalam
pelelangan
90%
14 Jumlah penyedia barang/jasa terkena Black List
2
15 Jumlah penyedia barang/jasa terkena Sanggahan
2
16 Jumlah kontrak payung baru
4
17 Penghematan anggaran terhadap Pagu
10%
18 Discount Rate untuk kontrak payung
15%
KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) TAHUN 2017 (2)
No
. Nama Indikator (hari kerja)Lead Time Target KPI 2017 KONTRAK DAN PENGENDALIAN HUKUM
1 Presentase penyerahan SPPBJ tepat waktu 6 90%
2 Presentase penyerahan SPK/Kontrak tepat waktu 14 90%
3 Persentase Pembuatan BA Addendum tepat waktu 3 90%
4 Jumlah addendum perubahan administrasi 90%
5 Jumlah SPPBJ secara offline 10
6 Jumlah Kontrak Yang tidak ada dalam sisfo 100%
7 Jumlah Dokumen Kontrak Yang Belum Bisa diarsipkan 100%
8 Jumlah temuan oleh auditor 0
9 Jumlah perselisihan antara ITB dan penyedia barang/jasa yang terselesaikan 100%
10 Jumlah Dokumen Hukum lengkap yang terarsipkan 100%
PEMERIKSAAN BARANG/JASA
1 Persentase jumlah pengaduan oleh user 0
2 Persentase kesesuaian dengan biaya, mutu, dan waktu yang ada dalam kontrak 90%
3 Persentase penerbitan SPMK 5 90%
4 Persentase pembuatan BA perubahan ruang lingkup (CCO/MC0) 3 90%
5 Persentase pembuatan BA addendum perubahan admin, spek, dan waktu tepat waktu 3 90%
6 Persentase pembuatan BAPP tepat waktu 3 90%
7 Persentase pembuatan BAST tepat waktu 2 90%
8 Persentase dokumen SPP dari unit kerja yang direview tepat waktu 1 90%
9 Jumlah Surat Rekomendasi Teguran/ SP/Blacklist 12
KEUANGAN
1 Presentase proses administrasi penagihan tepat waktu 1 90%
2 Presentaseproses verifikasi penagihan 1 90%
3 Presentase input dan pengolahan data akuntansi payables 1 90%
4 Presentase proses administrasi pengajuan pembayaran, dan pemberkasan 2 90%
5 Presentase proses verifikasi berkas persetujuan pembayaran atas pengadaan jalur unit kerja DKO 1 90%
6 Presentase proses verifikasi berkas persetujuan pembayaran atas pengadaan jalur unit kerja non DKO 2 90%
MONITORING
1 Persentase penyediaan data untuk pihak ekternal tepat waktu 2 90%
2 Persentase penyediaan laporan berkala per tanggal 5 setiap bulan secara tepat waktu 90%
3 Jumlah laporan konsolidasi 4
4 Jumlah laporan monitoring oracle & sisfo 4
5 Jumlah format laporan 4
